Documentos¶
O Odoo Documentos permite que você armazene, visualize e gerencie arquivos no Odoo.
Você pode fazer upload de qualquer arquivo (máximo de 64 MB por arquivo no Odoo Online) e organizá-los em vários espaços de trabalho.
Configuração¶
Ao ir para , você pode ativar a centralização de arquivos anexados a uma área específica de sua atividade. Por exemplo, ao marcar a opção Recursos humanos, seus documentos de RH ficam automaticamente disponíveis no espaço de trabalho de RH, enquanto os documentos relacionados à folha de pagamento ficam automaticamente disponíveis no subespaço de trabalho da folha de pagamento. Você pode alterar o espaço de trabalho padrão usando o menu suspenso e editar suas propriedades clicando no botão de link interno (➔).
Nota
If you enable the centralization of your accounting files and documents, it is necessary to click on Journals and define each journal independently to allow automatic synchronization.
If you select a new workspace, existing documents aren’t moved. Only newly created documents will be found under the new workspace.
Espaços de trabalho¶
Workspaces are hierarchical folders having their own set of tags and actions. Default workspaces exist, but you can create your own by going to and clicking on Create.
Nota
Workspaces and Sub-workspaces can be created, edited, or deleted by clicking on the gear icon ⚙ on the left menu.
Gerenciamento de documentos¶
Ao selecionar ou abrir um documento, o painel direito exibe diferentes opções. Na parte superior, opções adicionais podem estar disponíveis: Baixar, Compartilhar, Substituir, Bloquear ou Dividir. Também é possível Abrir chatter ou Arquivar o documento.
Em seguida, você pode modificar o nome do seu arquivo clicando em Documento. É possível atribuir um Contato ou um Proprietário pode ser atribuído. O Espaço de trabalho relacionado pode ser modificado e é possível acessar o Lançamento no diário relacionado ou adicionar marcadores.
Nota
The Contact is the person related to the document and assigned to it. He can only view the document and not modify it. I.e.: an existing supplier in your database is the contact for their bill.
A pessoa que cria um documento é, por padrão, o Proprietário do documento e tem todos os direitos sobre ele. É possível substituir o proprietário de um documento. Ou seja, um funcionário deve ser o proprietário de um documento para poder vê-lo em “Meu perfil”.
Finally, different Actions are available at the bottom of the right panel, depending on the workspace where your document is stored.
Workflow actions¶
Workflow actions help you streamline the management of your documents and your overall business operations. These are automated actions that can be created and customized for each workspace. For example, create documents, process bills, sign, organize files, add tags to a file or move it to another workspace with a single click etc. These workflow actions appear on the right panel when it meets the criteria you set.
Create workflow actions¶
Para criar ações de fluxo de trabalho, vá para e clique em Criar.
Nota
An action applies to all Child Workspaces under the Parent Workspace you selected.
Set the conditions¶
You can Create a new Action or edit an existing one. You can define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the action button (▶) on the right-side panel when selecting a file.
There are three basic types of conditions you can set:
Marcadores: você pode usar as condições Contém e Não contém, o que significa que os arquivos devem ter ou não devem ter os marcadores definidos aqui.
Contact: the files must be associated with the contact set here.
Owner: the files must be associated with the owner set here.
Dica
Se você não definir nenhuma condição, o botão de ação aparecerá para todos os arquivos dentro do espaço de trabalho selecionado.
Advanced condition type: domain¶
Importante
Recomenda-se ter conhecimento de desenvolvimento de Odoo para configurar corretamente os filtros de Domínio.
To access the Domain condition, the developer mode needs to be activated. Once that’s done, select the Domain condition type, and click on Add Filter.
To create a rule, you typically select a field, an operator, and a value. For example, if you want to add a workflow action to all the PDF files inside a workspace, set the field to Mime Type, the operator to contains, and the value to pdf.
Click on Add node (plus-circle icon) and Add branch (ellipsis icon) to add conditions and sub-conditions. You can then specify if your rule should match ALL or ANY conditions. You can also edit the rule directly using the Code editor.
Configure the actions¶
Select the Actions tab to set up your action. You can simultaneously:
Set Contact: add a contact to the file, or replace an existing contact with a new one.
Set Owner: add an owner to the file, or replace an existing owner with a new one.
Move to Workspace: move the file to any workspace.
Create: create one of the following items attached to the file in your database:
Product template: create a product you can edit directly.
Task: create a Project task you can edit directly.
Signature request: create a new Sign template to send out.
Sign directly: create a Sign template to sign directly.
Vendor bill: create a vendor bill using OCR and AI to scrape information from the file content.
Customer invoice: create a customer invoice using OCR and AI to scrape information from the file.
Vendor credit note: create a vendor credit note using OCR and AI to scrape information from the file.
Credit note: create a customer credit note using OCR and AI to scrape information from the file.
Applicant: create a new HR application you can edit directly.
Set Tags: add, remove, and replace any number of tags.
Activities - Mark all as Done: mark all activities linked to the file as done.
Activities - Schedule Activity: create a new activity linked to the file as configured in the action. You can choose to set the activity on the document owner.
Digitize documents with AI and optical character recognition (OCR)¶
Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document you want to digitize, click on Create Bill, Create Customer Invoice or Create credit note, and then click on Send for Digitization.
Veja também