Criar solicitações de cotação alternativas para vários fornecedores¶
Às vezes, as empresas podem querer solicitar propostas de vários fornecedores ao mesmo tempo, convidando-os a enviar ofertas de bens ou serviços semelhantes de uma só vez. Isso facilita a seleção de fornecedores com menores preços (e menos demora de atendimento), conforme as necessidades comerciais específicas.
No Odoo, isso pode ser feito adicionando solicitações de cotação (SDCs) alternativas para diferentes fornecedores. Depois de receber a resposta de cada fornecedor, as linhas de produtos das SDCs podem ser comparadas e é possível tomar uma decisão sobre quais produtos devem ser comprados de quais fornecedores.
Às vezes chamado de licitação, esse processo é usado principalmente por organizações do setor público, que são legalmente obrigadas a usá-lo ao fazer uma compra. No entanto, as empresas privadas também podem usar SDCs alternativas para usar seu dinheiro de forma eficiente.
Configurar as definições do acordo de compra e venda¶
Para criar SDCs alternativas diretamente de uma cotação, primeiro o recurso Acordos de compra precisa ser ativado nas definições do aplicativo Compras. Para fazer isso, vá para e, na seção Pedidos, clique na caixa de seleção ao lado de Acordos de compra. Isso habilitará a capacidade de criar SDCs alternativas, bem como a capacidade de criar pedidos genéricos.
Dica
Para economizar tempo em uma licitação, fornecedores, preços e prazos de entrega personalizados podem ser definidos na aba Compra em um formulário de produto. Para isso, navegue até e selecione um produto para editar. No formulário do produto, clique na aba Compra e, em seguida, clique em Adicionar uma linha. No menu suspenso, escolha um fornecedor na coluna Fornecedor e defina um preço e o Prazo de entrega, se desejar. Clicar no ícone de opções adicionais (dois pontos) fornece opções de visibilidade adicionais para adicionar ao item de linha.
Criar uma SDC¶
Para criar uma nova SDC, navegue até o aplicativo e clique em Novo.
Em seguida, adicione informações ao formulário SDC: adicione um fornecedor no menu suspenso ao lado do campo Fornecedor e clique em Adicionar um produto para selecionar um produto no menu suspenso na coluna Produto. Então, defina a quantidade de compra desejada na coluna Quantidade e altere o preço de compra na coluna Preço unitári, se desejar.
Clicar no ícone opções adicionais (dois pontos) fornece opções de visibilidade adicionais para adicionar ao item de linha. Repita essas etapas para adicionar quantas opções desejar, incluindo as UM (unidades de medida) da compra dos produtos e a data de chegada prevista.
Quando estiver pronto, clique em Enviar por e-mail. Isso faz com que uma janela pop-up Escrever e-mail seja exibida, na qual a mensagem para o fornecedor pode ser personalizada. Quando estiver pronta, clique em Enviar. Isso transforma a SDC em um pedido de compra (PC) e envia um e-mail para o fornecedor listado no formulário de pedido de compra.
Nota
O envio de e-mails para cada fornecedor pode ser útil na criação de SDCs alternativas, pois os fornecedores podem confirmar se os preços praticados no passado ainda são válidos hoje, o que pode ajudar as empresas a escolher as melhores ofertas para eles.
Criar alternativas para uma SDC¶
Depois que um PC (pedido de compra) é criado e enviado por e-mail a um fornecedor, é possível criar e enviar :abbr:`SDCs alternativas a outros fornecedores para comparar preços, prazos de entrega e outros fatores para tomar uma decisão sobre a quais fornecedores fazer o pedido de quais produtos.
Para criar SDCs alternativas, clique na aba Alternativas do formulário de pedido de compra e, em seguida, clique em Criar alternativa. Ao clicar, a janela pop-up Criar alternativa é exibida.
Nessa janela, selecione um fornecedor novo/diferente no menu suspenso ao lado do campo Fornecedor para atribuir essa cotação alternativa.
Ao lado, há uma caixa de seleção Copiar produtos que é selecionada por padrão. Quando selecionada, as quantidades de produtos do PC original são copiadas para a alternativa. Nessa primeira cotação alternativa, deixe a caixa de seleção marcada. Quando terminar, clique em Criar alternativa. Isso cria (e navega para) um novo PC.
Como a caixa de seleção Criar alternativa foi deixada marcada, esse novo formulário de pedido de compra já está preenchido com os mesmos produtos, quantidades e outros detalhes que o PC anterior e original.
Nota
Quando a caixa de seleção Copiar produtos é marcada durante a criação de uma cotação alternativa, os produtos adicionais não precisam ser adicionados ao formulário de pedido de compra, a menos que você queira. No entanto, se um fornecedor escolhido estiver listado na coluna Fornecedor na aba Compra em um formulário de produto incluído no pedido de compra, os valores definidos no formulário de produto serão transferidos para o PC e deverão ser alterados manualmente, se desejado.
Quando estiver pronto, crie uma segunda cotação alternativa clicando na aba Alternativas e, mais uma vez, clique em Criar alternativa. Isso faz com que a janela pop-up Criar alternativa seja exibida novamente. Dessa vez, escolha um fornecedor diferente no menu suspenso ao lado de Fornecedor e, dessa vez, desmarque a caixa de seleção Copiar produtos. Em seguida, clique em Criar alternativa.
Dica
Se uma cotação alternativa precisar ser removida da aba Alternativas, remova-a clicando no ícone Remover (X) no final de sua linha.
Isso cria um terceiro e novo pedido de compra. Mas, como as quantidades de produtos do pedido de compra original não foram copiadas, as linhas de produtos estão vazias e novos produtos precisam ser adicionados clicando em Adicionar um produto e selecionando os produtos desejados no menu suspenso. Quando o número desejado de produtos for adicionado, clique em Enviar por e-mail.
Isso faz com que uma janela pop-up Compose Email seja exibida, na qual a mensagem para o fornecedor pode ser personalizada. Quando estiver pronta, clique em Send para enviar um e-mail para o fornecedor listado no formulário de pedido de compra.
Nesse formulário de pedido de compra mais recente, clique na aba Alternativas. Nessa aba, é possível ver os três pedidos de compra na coluna Referência. Além disso, os fornecedores estão listados na coluna Fornecedor, e o total e o status dos pedidos também estão nas linhas.
Vincular uma nova SDC (solicitação de cotação a cotações existentes¶
Criar cotações alternativas diretamente de um formulário de pedido de compra na aba Alternativas é a maneira mais fácil de criar e vincular cotações. No entanto, as SDCs independentes também podem ser vinculadas posteriormente, mesmo que tenham sido criadas completamente separadas no início.
Para criar uma nova SDC, navegue até o aplicativo e clique em Novo.
Em seguida, adicione informações ao formulário SDC: adicione um fornecedor no menu suspenso ao lado do campo Fornecedor e clique em Adicionar um produto para selecionar um produto no menu suspenso na coluna Produto. Então, defina a quantidade de compra desejada na coluna Quantidade e altere o preço de compra na coluna Preço unitári, se desejar.
Quando estiver pronto, clique em Enviar por e-mail. Isso faz com que a janela pop-up Escrever e-mail apareça, na qual a mensagem para o fornecedor pode ser personalizada. Quando estiver pronto, clique em Enviar para enviar um e-mail para o fornecedor listado no formulário de pedido de compra.
Em seguida, clique na aba Alternativas mais uma vez. Como esse novo PC foi criado separadamente, ainda não há outros pedidos vinculados. Para vincular esse pedido com as alternativas criadas anteriormente, clique em Vincular a SDC existente na primeira linha da coluna Fornecedor.
Isso faz com que uma janela pop-up Adicionar: PCs alternativos” seja exibida. Selecione os três pedidos de compra criados anteriormente e clique em :guilabel:`Selecionar. Todos esses pedidos agora são copiados para esse PC na aba Alternativas.
Dica
Se um grande número de pedidos de compra estiver sendo processado e os PCs anteriores não puderem ser localizados, tente clicar em na barra de pesquisa na parte superior da janela pop-up para agrupar pelos fornecedores selecionados nos pedidos anteriores.
Comparar linhas de produtos¶
Quando há várias SDCs vinculadas como alternativas, elas podem ser comparadas para determinar quais fornecedores oferecem as melhores ofertas em quais produtos. Para comparar cada cotação, vá até o aplicativo e selecione uma das cotações criadas anteriormente.
Em seguida, clique na aba Alternativas para ver todas as SDCs vinculadas. Em seguida, na aba Criar alternativa, clique em Comparar linhas de produtos. Isso leva à página Comparar linhas de pedidos.
A página Comparar linhas de pedido, por padrão, agrupa por Produto. Os produtos incluídos em qualquer uma das SDCs são exibidos em seu próprio menu suspenso, juntamente com todos os números dos PCs na coluna Referência.
As colunas adicionais dessa página incluem o fornecedor do qual os produtos foram pedidos, o status da cotação (ou seja, SDC, SDC enviada); a quantidade de produtos pedidos de cada fornecedor; o preço unitário por produto e o preço total do pedido, entre outros.
Nota
Para remover linhas de produtos da página Comparar linhas de pedidos, clique em Limpar na extremidade direita dessa linha de produtos. Isso remove esse produto como uma opção selecionável da página e altera o preço total desse produto na página para 0. No formulário de pedido de compra no qual esse produto foi incluído, sua quantidade pedida também é alterada para 0.
Depois que as melhores ofertas forem identificadas, no final de cada linha, os produtos poderão ser selecionados um a um clicando em Selecionar. Depois que todos os produtos desejados tiverem sido escolhidos, clique em Solicitações de cotação (nas trilhas de navegação, na parte superior da página) para voltar à visão geral de todas as SDCs.
Cancelar (ou manter) alternativas¶
Com os produtos desejados escolhidos com base nos fornecedores que apresentaram a melhor oferta, as outras SDCs (dos quais nenhum produto foi escolhido) podem ser canceladas.
Na coluna Total, na extremidade direita de cada linha, os pedidos dos quais nenhum produto foi escolhido tiveram seu custo total automaticamente definido como 0. Embora ainda não tenham sido cancelados, isso significa que podem ser cancelados sem consequências depois que os pedidos de compra desejados forem confirmados.
Para confirmar uma cotação que contenha as quantidades de produtos escolhidas, clique em uma cotação. Em seguida, clique em Confirmar pedido. Isso faz com que uma janela pop-up Aviso de alteranativa seja exibida. A partir daí, é possível clicar em Cancelar alternativas ou Manter alternativas. Se esse PC não deve ser confirmado, clique em Cancelar.
Cancelar alternativas cancela automaticamente os pedidos de compra alternativos. Manter alternativas mantém os pedidos de compra alternativos abertos, de modo que ainda possam ser acessados caso seja necessário solicitar quantidades adicionais de produtos. Depois que todos os produtos forem pedidos, Cancelar alternativas poderá ser clicado em qualquer PC que estiver aberto.
Para visualizar um formulário detalhado de uma das SDCs listadas, clique no item de linha dessa cotação. Isso abre a janela pop-up Abrir: PCs alternativos”, na qual todos os detalhes dessa cotação específica podem ser visualizados. Clique em :guilabel:`Fechar quando terminar.
Na janela pop-up Aviso de alternativas, clique em Manter alternativas para manter todas as cotações alternativas abertas por enquanto. Em seguida, clique em Solicitações de cotação (nas trilhas de navegação, na parte superior da página) para voltar a uma visão geral de todas as SDCs.
Clique nas cotações restantes que contêm produtos que precisam ser encomendados e clique em Confirmar pedido. Isso faz com que a janela pop-up Aviso de alternativa seja exibida novamente. Dessa vez, clique em Cancelar alternativas para cancelar todas as outras SDCs alternativas vinculadas a essa cotação.
Por fim, clique em Solicitações de cotação (nas trilhas de navegação, na parte superior da página) para navegar de volta a uma visão geral de todas as SDCs. Os pedidos cancelados aperecem em cinza e listados com o status Cancelado na coluna Status, na extremidade direita das linhas.
Agora que todas as quantidades de produtos foram pedidas, é possível continuar o processo de compra até a conclusão, quando os produtos forem recebidos no depósito.