Refaturamento de despesas aos clientes¶

Ao trabalhar em um projeto para um cliente, os funcionários muitas vezes precisam gastar seu próprio dinheiro em várias despesas relacionadas ao projeto.

Por exemplo, um funcionário pode precisar usar seu próprio dinheiro para pagar um hotel, enquanto presta um serviço no local para um cliente. Como empresa, essa despesa deve ser faturada novamente para o cliente. Com o Odoo, esses tipos de despesas podem ser rapidamente refaturados para o cliente vinculado ao projeto.

Aplicativo Despesas¶

Para que seja possível refaturar uma despesa para um cliente, o aplicativo Despesas deve estar instalado.

Para instalar o aplicativo Despesas, navegue até painel principal do Odoo ‣ Aplicativos, e clique em Instalar no bloco do aplicativo Despesas. Quando clicado, o Odoo instala o aplicativo, atualiza a página e retorna ao painel principal do Odoo.

Adicionar despesas a pedidos de vendas¶

Para começar, no aplicativo Vendas, confirme um pedido de vendas ao qual a despesa refaturada pode ser adicionada ou crie um novo pedido de vendas do zero. Para fazer isso, navegue até o app Vendas ‣ Novo. Ao fazer isso, você verá um formulário de cotação em branco.

Em seguida, adicione um Cliente e adicione um produto à guia Linhas do pedido, clicando em Adicionar um produto. Em seguida, selecione um produto no menu suspenso.

Por fim, clique em Confirmar para confirmar o pedido de venda.

Com o pedido de vendas confirmado, é hora de criar uma despesa.

Para fazer isso, navegue até o aplicativo Despesas, acessando painel principal do Odoo ‣ Despesas.

Em seguida, no painel Despesas, clique em Novo para revelar um formulário de despesas em branco.

No formulário de despesas, adicione um Descrição para referenciar facilmente a despesa.

Em seguida, no campo Categoria, selecione uma das seguintes opções no menu suspenso:

• Comunicação: qualquer forma de comunicação relacionada a um projeto/pedido.

• Outros: despesas que não se enquadram em nenhuma outra categoria.

• Refeições: qualquer forma de custo de refeição relacionada a um projeto/pedido.

• Presentes: qualquer forma de custos com presentes relacionados a um projeto/pedido.

• Quilometragem: qualquer forma de custos de quilometragem (gasolina) relacionados ao projeto/pedido.

• Viagem e hospedagem: custos de viagem ou acomodação relacionados a um projeto/pedido.

Dica

Novas categorias de despesas podem ser criadas em um formulário de despesas, clicando no menu suspenso do campo Categoria, selecionando Ver tudo e clicando em Novo na janela pop-up Pesquisar:Categoria.

Para essa amostra de fluxo de trabalho, que refaturará um cliente por uma breve estadia em um hotel, o Categoria para esse exemplo é [TRANS & ACC] Viagem e hospedagem.

Abaixo do campo Categoria, insira o valor a ser gasto no campo Total.

Em seguida, designe se há algum impostos incluídos no Total. Se um valor de imposto pré-configurado for selecionado no campo Impostos incluídos, o Odoo calculará automaticamente o valor do imposto, com base no valor inserido no campo Total.

Em seguida, escolha qual Funcionário foi responsável pela despesa e escolha uma opção no campo Pago por: Funcionário (a reembolsar) ou Empresa.

Nesse caso, nosso funcionário pagou o hotel com seu próprio dinheiro, portanto, a opção Funcionário (a reembolsar) foi escolhida.

No lado direito do formulário de despesas, a opção de adicionar uma Referência da conta está disponível. Abaixo disso, os campos Data da despesa e Conta preenchidos automaticamente estão disponíveis.

Em seguida, no campo Cliente a refaturar, clique no campo em branco para exibir um menu suspenso. Nesse menu suspenso, selecione o pedido de vendas adequado ao qual a despesa deve ser anexada. Esse campo deve ser preenchido para que seja possível refaturar uma despesa para um cliente.

Por fim, a opção de modificar os campos Distribuição analítica e Empresa está disponível. Esses campos não são necessários para concluir uma despesa refaturada para um cliente, mas estão disponíveis para modificação, se necessário.

Além disso, na parte inferior do formulário de despesas, há uma seção Notas…, na qual podem ser adicionadas anotações relacionadas a essa despesa, se necessário.

Na parte superior do formulário de despesas, há botões para Anexar recibo, Criar relatório e Dividir despesa.

Se houver um recibo físico ou digital que deva ser anexado à despesa, clique em Anexar recibo.

Se o custo dessa despesa precisar ser dividido, clique em Dividir despesa. Esse recurso pode ser usado por vários motivos (dividir a despesa com outro funcionário, acomodar diferentes taxas de impostos etc.).

Se nenhuma dessas opções for necessária, clique em Criar relatórios para bloquear o relatório de despesas que acabou de ser configurado.

Isso revela um Resumo do relatório de despesas para a nova despesa.

Aqui, depois que os detalhes relacionados à despesa tiverem sido confirmados, clique em Enviar ao gerente. Isso envia o relatório de despesas para o gerente responsável pela aprovação, que analisará a despesa.

O gerente encarregado de revisar e aprovar a despesa inspecionará os detalhes relacionados à despesa e, se não houver problemas, clicará no botão Aprovar - que somente aparece na visualização do gerente do Resumo do relatório de despesas que foi enviado ao gerente pelo funcionário.

Uma vez aprovado, os botões na parte superior do Resumo do relatório de despesas mudam novamente. Nesse momento, os botões na parte superior do Resumo do relatório de despesas são: Lançar entradas de diário, Relatar na próxima folha de pagamento, Recusar e Redefinir para rascunho.

Quando o gerente estiver satisfeito com o Resumo do relatório de despesas, ele clicará em Postar lançamentos de diário.

Ao clicar em Postar lançamentos de diário, esse botão desaparece e a coluna Distribuição analítica na aba Despesa é preenchida com o pedido de vendas que foi inicialmente configurado para a despesa no campo Cliente a refaturar.

Refaturar despesa¶

Com essas etapas concluídas, é hora de retornar ao pedido de vendas para concluir a nova fatura da despesa para o cliente.

Para fazer isso, navegue até painel principal do Odoo ‣ app Vendas, e selecione o pedido de vendas apropriado que deve ser refaturado para a despesa.

No formulário de vendas, a despesa recém-configurada está agora na guia Linhas do pedido, com sua coluna Entregue preenchida e pronta para ser faturada.

Depois de confirmar os detalhes da despesa, clique em Criar fatura na parte superior do pedido de venda. Quando clicada, uma janela pop-up Criar faturas é exibida.

Nessa janela pop-up, deixe o campo Criar fatura na opção padrão Fatura normal e clique em Criar fatura provisória.

Isso revela uma Fatura provisória do cliente mostrando apenas a despesa na guia Linhas da fatura.

Se todas as informações relacionadas à despesa estiverem corretas, clique em Confirmar para confirmar a fatura. Ao fazer isso, o status da fatura passa de Provisório para Lançado.

Para enviar a fatura ao cliente, clique em Enviar e Imprimir. Isso revela uma janela pop-up Enviar, com uma mensagem pré-configurada e uma fatura em PDF no corpo da mensagem. A mensagem pode ser revisada e modificada, se necessário.

Quando estiver pronto, clique em Enviar e Imprimir para enviar a fatura ao cliente. Quando clicada, a janela pop-up desaparece e o Odoo envia a mensagem/fatura para o cliente. Além disso, um PDF da fatura é baixado automaticamente para fins de manutenção de registros e/ou impressão.

De volta à Fatura do cliente, clique no botão Registrar pagamento quando o cliente pagar a despesa faturada.

Quando Registrar pagamento é clicado, uma janela pop-up Registrar pagamento é exibida. Nessa janela pop-up, os campos necessários são preenchidos automaticamente com as informações corretas. Depois de revisar as informações, clique em Criar pagamento.

Quando o Criar pagamento é clicado, a janela pop-up desaparece e uma faixa verde Em pagamento aparece no canto superior direito da fatura, indicando que ela está totalmente paga. Assim, o fluxo de trabalho é concluído.