고객에게 경비 재청구하기¶

클라이언트를 위해 프로젝트를 진행하는 과정에서, 프로젝트와 관련된 여러 가지 비용을 직원 본인의 돈으로 지출해야 하는 경우가 많이 생깁니다.

예를 들어, 직원이 고객에게 현장 서비스를 하는 동안 호텔 비용을 지불하기 위해 본인의 돈으로 결제해야 할 수 있습니다. 회사에서 이 비용은 고객에게 재청구되어야 하는 경비입니다. Odoo를 사용하면 이러한 종류의 경비를 프로젝트와 관련된 고객에게 신속하게 재청구할 수 있습니다.

경비 신청¶

고객에게 비용을 재청구하려면 경비 애플리케이션을 반드시 설치해야 합니다.

경비 애플리케이션을 설치하려면 :menuselection:`Odoo 기본 현황판 –> 앱`으로 이동하여 경비 애플리케이션 블록 :guilabel:`설치`를 클릭합니다. 클릭하면 Odoo에 애플리케이션이 설치되고 페이지를 새로고침하여 Odoo 기본 현황판으로 돌아갑니다.

판매주문서에 경비 추가하기¶

시작하려면, 판매 앱에서 판매주문서를 확인하며 재청구된 비용을 추가할 수 있습니다. 또는 새로운 판매주문서를 기초부터 생성합니다. 진행하려면 :menuselection:`판매 앱 –> 새로 만들기`로 이동합니다. 그렇게 하면 빈 견적서 양식이 나타납니다.

그런 다음 고객`을 추가하고 :guilabel:`주문서 내역 탭에서 :guilabel:`품목 추가`를 클릭하여 품목을 추가합니다. 다음으로 드롭다운 메뉴에서 품목을 선택합니다.

마지막으로 :guilabel:`확인`을 클릭하여 판매주문서를 확정합니다.

With the sales order confirmed, it’s time to create an expense.

To do that, navigate to the Expenses application, by going to main Odoo dashboard ‣ Expenses.

Then, from the Expenses dashboard, click New to reveal a blank expenses form.

On the expenses form, add a Description to easily reference the expense.

Then, in the Category field, select one of the following options from the drop-down menu:

• Communication: any form of communication related to a project/order.

• Others: expense that doesn’t fit into any other categories.

• Meals: any form of meal costs related to a project/order.

• Gifts: any form of gift costs related to a project/order.

• Mileage: any form of mileage (gas) costs related to project/order.

• Travel & Accommodation: any travel or accommodation costs related to a project/order.

팁

New expense categories can be created from an expense form, by clicking the Category field drop-down menu, selecting View All, and clicking New from the Search:Category pop-up window.

For this sample workflow, which will reinvoice a customer for a brief hotel stay, the Category for this example is [TRANS & ACC] Travel & Accommodation.

카테고리 항목 아래에 있는 총계 항목에 지출 금액을 입력합니다.

다음으로 총계 가 세금 포함 으로 되어 있는지 지정합니다. 세금 포함 필드에 미리 설정되어 있는 세액을 선택하면 Odoo에서는 총액 필드에 입력되어 있는 금액을 기준으로 과세 금액을 자동 계산합니다.

Then, choose which Employee was responsible for the expense, and choose an option in the Paid By field: Employee (to reimburse) or Company.

In this case, our employee paid for the hotel with their own money, so the Employee (to reimburse) option is chosen.

On the right-hand side of the expenses form, the option to add a Bill Reference is available. Beneath that, the auto-populated Expense Date and Account fields are available.

다음으로, 청구서 재발행 대상 고객 필드에서 빈 필드를 클릭하면 드롭다운 메뉴가 나타납니다. 이 드롭다운 메뉴에서 경비를 기재할 알맞은 판매주문서를 선택합니다. 고객에게 경비 청구서를 재발행하려면 이 필드를 반드시 입력해야 합니다.

마지막으로 분석 배포 및 회사 항목을 선택하여 수정할 수 있습니다. 이 내용은 고객에게 비용을 재청구하는 데 있어서 필수 사항은 아니지만 필요한 경우 수정할 수 있습니다.

Also, at the bottom of the expense form, there is a Notes… section, wherein any notes related to this expense can be added, if needed.

At the top of the expense form, there are buttons to Attach Receipt, Create Report, and Split Expense.

If there is a physical or digital receipt that should be attached to the expense, click Attach Receipt.

해당 경비에 소요된 금액을 분할해야 하는 경우에는 경비 분할 을 클릭합니다. 이 기능은 여러 가지 사유에 대해 이용할 수 있습니다 (다른 직원과 경비를 분할하거나 세율이 다른 경우 등).

If neither of these options are necessary, click Create Report to lock in the expense report that was just configured.

Doing so reveals an Expense Report Summary for the new expense.

여기에서 경비 관련 내용을 확인한 후 :guilabel:`관리자에게 제출`을 클릭합니다. 이렇게 하면 경비를 검토할 결재권자인 관리자에게 지출결의서가 전송됩니다.

경비를 검토하고 결재하는 관리자는 경비와 관련된 세부 사항을 확인하고 문제가 없는 경우 승인 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 직원이 관리자에게 제출한 :guilabel: `지출결의서 요약`관리자 화면에 한해서만 표시됩니다.

승인되면 지출결의서 요약 상단에 있는 버튼이 다시 변경됩니다. 이때 지출결의서 요약 상단에 나타나는 버튼은 전표 항목 발행, 다음 급여명세서에 보고, 반려 및 초안으로 재설정 버튼입니다.

관리자가 지출결의서 요약 확인을 완료했으면, :guilabel:`전표 항목 발행`을 클릭합니다.

전표 항목 발행`을 클릭하면 해당 버튼은 사라지고 :guilabel:`경비 탭의 분석 배포 열에 처음에 :guilabel:`재청구할 고객`에 경비를 입력한 판매주문서로 채워집니다.

경비 재청구¶

이와 같은 단계가 끝나면 판매주문서로 돌아가서 고객에게 경비 재청구를 완료합니다.

진행하려면 :menuselection:`Odoo 기본 현황판 –> 판매 앱`으로 이동하여 비용에 대해 재청구할 판매주문서를 알맞게 선택합니다.

판매 양식에서 새로 설정한 경비는 이제 배송 완료 열이 입력된 상태로 주문서 내역 탭에서 확인할 수 있으며 청구서를 발행할 준비가 완료되었습니다.

경비 내역을 확인한 후, 판매주문서 상단에 있는 청구서 만들기`를 클릭합니다. 클릭하면 :guilabel:`청구서 만들기 팝업 창이 나타납니다.

이 팝업 창에서 :guilabel:`청구서 만들기`를 기본 :guilabel:`일반 청구서`로 선택하고 :guilabel:`청구서 초안 만들기`를 클릭합니다.

이렇게 하면 청구서 내역 탭에서 오직 비용만 표시되는 :guilabel:`고객 청구서 초안`이 나타납니다.

경비 관련 내용이 모두 정확하면 :guilabel:`확인`을 클릭하여 청구서를 확정합니다. 이렇게 하면 청구서 상태가 :guilabel:`초안`에서 :guilabel:`발행 완료`로 변경됩니다.

고객에게 청구서를 보내려면 전송 및 인쇄`를 클릭합니다. 그러면 메시지 본문에 미리 설정해놓은 메시지와 PDF 청구서를 함께 보내도록 :guilabel:`보내기 팝업 창이 나타납니다. 필요한 경우 메시지를 검토하고 수정할 수 있습니다.

준비가 완료되면 :guilabel:`전송 및 인쇄`를 클릭하여 고객에게 청구서를 보냅니다. 클릭하면 팝업창이 사라지고, Odoo는 고객에게 메시지/청구서를 보냅니다. 또한 기록 보관 및/또는 인쇄를 할 수 있도록 PDF 청구서가 자동으로 다운로드됩니다.

고객 청구서`에서 고객이 청구된 경비를 결제하려면 :guilabel:`결제 등록 버튼을 클릭합니다.

결제 등록`을 클릭하면 팝업으로 :guilabel:`결제 등록 창이 나타납니다. 팝업 창에서 필요한 항목은 알맞은 내용으로 자동 입력됩니다. 내용을 확인한 후 :guilabel:`결제 생성`을 클릭합니다.

결제 생성`을 클릭하면 팝업 창이 사라지고 청구서가 전액 지불되었음을 나타내는 초록색 :guilabel:`결제 중 배너가 청구서 오른쪽 상단에 표시됩니다. 이에 따라 작업 흐름이 완료됩니다.