Charges constatées d’avance et acomptes¶
Les charges constatées d’avance et les acomptes sont des coûts qui se sont déjà produits pour des produits non consommés ou des services à recevoir.
Ces coûts constituent des actifs pour l’entreprise qui les paie puisqu’elle a déjà payé pour des produits ou des services qu’elle n’a pas encore reçus ou qui n’ont pas encore été utilisés. L’entreprise ne peut pas les faire figurer sur le Compte de résultat ou Compte de pertes et profits en cours, puisque les paiements seront effectivement comptabilisés en charges à l’avenir.
Ces charges futures doivent être reportées dans le bilan de l’entreprise jusqu’au moment où elles peuvent être comptabilisées, en une fois ou sur une période définie, dans le compte de résultat.
Par exemple, nous payons 1.200 $ en une seule fois pour une année d’assurance. Nous avons déjà payé le coût, mais nous n’avons pas encore utilisé le service. Par conséquent, nous comptabilisons cette nouvelle dépense dans un compte d’acompte et décidons de la comptabiliser sur une base mensuelle. Chaque mois, pendant les 12 prochains mois, 100 $ seront comptabilisés en tant que charge.
Odoo Comptabilité gère les charges constatées d’avance et les acomptes en les répartissant en plusieurs écritures qui sont automatiquement créées en mode brouillon puis comptabilisées périodiquement.
Note
Le serveur vérifie une fois par jour si une écriture doit être comptabilisée. Il peut donc s’écouler jusqu’à 24 heures avant que l’écriture ne passe du statut brouillon à celui de comptabilisé.
Conditions préalables¶
Ces transactions doivent être comptabilisées sur un compte de charges constatées d’avance plutôt que sur le compte des charges par défaut.
Configurer un compte de charges constatées d’avance¶
Pour configurer votre compte dans le Plan comptable, allez à
, cliquez sur Créer et remplissez le formulaire.Note
Ce type de compte doit être soit Actifs circulants, soit Acomptes.
Comptabiliser une charge sur le bon compte¶
Sélectionner le compte sur une facture fournisseur brouillon¶
Sur une facture brouillon, sélectionnez le bon compte pour tous les produits dont les charges doivent être reportées.
Choisir un compte de charges différent pour des produits spécifiques¶
Commencez par éditer le produit, allez à l’onglet Comptabilité, sélectionnez le bon Compte de charges et enregistrez.
Astuce
Il est possible d’automatiser la création des écritures de charges pour ces produits (voir : Automatiser les charges constatées d’avance).
Modifier le compte d’une écriture comptable comptabilisée¶
Pour ce faire, ouvrez votre Journal des achats en allant à
, sélectionnez l’écriture comptable que vous souhaitez modifier, cliquez sur le compte et sélectionnez le compte approprié.Écritures de charges constatées d’avance¶
Créer une nouvelle écriture¶
Une écriture de charges constatées d’avance génère automatiquement toutes les écritures comptables en mode brouillon. Elles sont ensuite comptabilisées une par une au bon moment jusqu’à ce que le montant total de la charge est comptabilisé.
Pour créer une nouvelle écriture, allez à
, cliquez sur Créer et remplissez le formulaire.Cliquez sur sélectionner les achats associés pour relier une écriture comptable existante à cette nouvelle écriture. Certains champs sont alors remplis automatiquement et l’écriture comptable est désormais répertoriée dans l’onglet Charges associées.
Une fois cela fait, vous pouvez cliquer sur Calculer le report (à côté du bouton Confirmer) pour générer toutes les valeurs du Tableau des charges. Ce tableau vous montre toutes les écritures qu’Odoo enregistrera pour comptabiliser votre charge, et à quelle date.
Que signifie « Prorata Temporis » ?¶
La fonctionnalité Prorata Temporis est utile pour comptabiliser vos charges le plus exactement possible.
Grâce à cette fonctionnalité, la première écriture du tableau des charges est calculée sur la base du temps restant entre la Date au prorata et la Première date de comptabilisation, plutôt que sur la base du temps par défaut entre deux comptabilisations.
Par exemple, le tableau des charges présente une première charge d’un montant de 70,97 $ plutôt que 100,00 $. Par conséquent, la dernière écriture est également inférieure et s’élève à 29,03 $.
Écriture à reporter à partir du Journal des achats¶
Vous pouvez créer une écriture à reporter à partir d’une écriture comptable spécifique dans votre Journal des achats.
Pour ce faire, ouvrez votre Journal des achats en allant à Modifier le compte d’une écriture comptable enregistrée).
, et sélectionnez l’écriture comptable que vous souhaitez reporter. Assurez-vous qu’elle est enregistrée dans le bon compte (voir:Ensuite, cliquez sur Action, sélectionnez Créer une écriture à reporter et remplissez le formulaire de la même manière que vous le feriez pour créer une nouvelle écriture.
Modèles de charges constatées d’avance¶
Vous pouvez créer des Modèles de charges constatées d’avance pour créer vos écritures de charges constatées d’avance plus rapidement.
Pour créer un modèle, allez à
, cliquez sur Créer et remplissez le formulaire de la même manière que vous le feriez pour créer une nouvelle écriture.Astuce
Vous pouvez également convertir une écriture de charges constatées d’avance confirmées en un modèle en l’ouvrant depuis
puis, en cliquant sur le bouton Enregistrer le modèle.Appliquer un modèle de charges constatées d’avance à une nouvelle écriture¶
Lorsque vous créez une nouvelle écriture de charges constatées d’avance, remplissez le Compte de charges constatées d’avance avec le bon compte de comptabilisation.
De nouveaux boutons avec tous les modèles liés à ce compte apparaissent en haut du formulaire. En cliquant sur le bouton d’un modèle, le formulaire se remplit en fonction de ce modèle.
Automatiser les charges constatées d’avance¶
Lorsque vous créez ou modifiez un compte dont le type est soit Actifs circulants, soit Acomptes, vous pouvez le configurer pour qu’il crée automatiquement les charges qui y sont créditées.
Vous avez le choix entre trois options pour le champ Automatiser les charges constatées d’avance* :
Non : c’est la valeur par défaut. Rien ne se passe.
Créer en brouillon : chaque fois qu’une transaction est enregistrée sur le compte, une écriture de charges constatées d’avance brouillon est créée, mais pas validée. Vous devez d’abord compléter le formulaire dans
.Créer et valider : vous devez également sélectionner un modèle de charges constatées d’avance (voir : Modèles de charges constatées d’avance). Chaque fois qu’une transaction est enregistrée sur le compte, une écriture de charges constatées d’avance est créée et immédiatement validée.
Astuce
Vous pouvez, par exemple, sélectionner ce compte comme le Compte des charges par défaut d’un produit pour automatiser complètement son achat (voir : Choisir un compte de charges différent pour des produits spécifiques).
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