Utilize activities for sales teams¶

Activities are follow-up tasks tied to a record in an Odoo database. Activities can be scheduled on any page of the database that contains a chatter thread, Kanban view, list view, or activities view of an application.

Types d’activité¶

A set of preconfigured activity types is available in the CRM app. To view the list of available activity types, navigate to the CRM app ‣ Configuration ‣ Activity Types.

The preconfigured activity types for the CRM app are as follows:

• Email: adds a reminder to the chatter that prompts the salesperson to send an email.

• Call: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to call the contact.

• Meeting: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to have a meeting with the contact.

• To Do: adds a general reminder task to the chatter.

• Upload Document: adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.

Create a new activity type¶

To create a new activity type, click New at the top-left of the page to open a blank form.

At the top of the form, start by choosing a Name for the new activity type.

Paramètres des activités¶

Action¶

Le champ Action précise l’intention de l’activité. Certaines actions déclenchent des comportements spécifiques après avoir planifié une activité.

• Si vous sélectionnez Charger un document, un lien pour charger un document s’ajoute directement à l’activité planifiée dans le chatter.

• Si vous sélectionnez Appel téléphonique ou Réunion, les utilisateurs ont l’option d’ouvrir leur calendrier pour programmer une heure pour cette activité.

• Si vous sélectionnez Demander une signature, un lien est ajouté à l’activité planifiée dans le chatter permettant d’ouvrir une fenêtre contextuelle de demande de signature.

Utilisateur par défaut¶

Pour assigner cette activité automatiquement à un utilisateur spécifique lorsque ce type d’activité est planifié, choisissez un nom dans le menu déroulant Utilisateur par défaut. Si ce champ est laissé vierge, l’activité est assignée à l’utilisateur qui a créé l’activité.

Résumé par défaut¶

Pour inclure des notes chaque fois que ce type d’activité est créé, saisissez-les dans le champ Résumé par défaut.

Activité suivante¶

Pour suggérer ou déclencher automatiquement une nouvelle activité après qu’une activité a été marquée comme faite, vous devez définir le Type de chaînage.

Suggérer l’activité suivante¶

Dans le champ Type de chaînage, sélectionnez Suggérer l’activité suivante. Le champ situé en dessous devient alors Suggérer. Cliquez sur le menu déroulant Suggérer pour sélectionner les activités à recommander comme tâches de suivi pour ce type d’activité.

Dans le champ Planifier, choisissez un délai par défaut pour ces activités. Pour ce faire, configurez un nombre souhaité de Jours, Semaines, ou Mois. Puis décidez si elle doit avoir lieu après la date d’achèvement ou après la date de fin de l’activité précédente.

Vous pouvez modifier ce champ Planifier avant que l’activité ne soit planifiée.

Lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur Enregistrer.

Note

Si le Type de chaînage de l’activité est défini sur Suggérer l’activité suivante et des activités sont répertoriées dans le champ Suggérer, les utilisateurs reçoivent des recommandations d’activités pour les étapes suivantes.

Déclencher l’activité suivante¶

Le fait de définir le Type de chaînage sur Déclencher l’activité suivante permet de lancer immédiatement l’activité suivante une fois que la précédente est terminée.

Si vous sélectionnez Déclencher l’activité suivante dans le champ Type de chaînage, le champ situé en dessous devient Déclencher. Dans le menu déroulant du champ Déclencher, sélectionnez l’activité qui doit être lancée une fois que cette activité est terminée.

Dans le champ Planifier, choisissez un délai par défaut pour ces activités. Pour ce faire, configurez un nombre souhaité de Jours, Semaines, ou Mois. Puis décidez si elle doit avoir lieu après la date d’achèvement ou après la date de fin de l’activité précédente.

Vous pouvez modifier ce champ Planifier avant que l’activité ne soit planifiée.

Lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur Enregistrer.

Activity tracking¶

To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past due activities.

The pipeline is most effective when it is kept up-to-date and accurate to the interactions it is tracking.

Activity plans¶

Activity types with the Chaining Type set to Trigger New Activity provide the opportunity to preplan a sequence of customized activities. Once an activity is marked as Done, the next activity is automatically scheduled.

The Chaining Type setting on an activity type provides the opportunity to preplan a sequence of events, that can aide in the sales process.

Example

A salesperson adds a new lead to their pipeline, and schedules an Email activity for the following day. The email activity type is configured with the following settings:

• Chaining Type: Suggest Next Activity

• Suggest: Call, Meeting

• Schedule: 2 days after previous activity deadline

After sending an email to the lead, the salesperson clicks DONE & SCHEDULE NEXT on the Schedule Activity pop-up window. This opens a new pop-up window, where the suggested next activities are listed as recommendations for next steps.

The suggested or triggered activities may vary, depending on a variety of factors. See below for some suggested sequences: