Suivi et facturation du temps¶
Odoo Assistance permet aux équipes de suivre le nombre d’heures qu’elles passent sur un ticket et de facturer ce temps à un client. Grâce aux intégrations avec les applications Ventes, Feuilles de temps et Comptabilité, les clients peuvent être facturés une fois le travail terminé ou même avant d’entamer le travail.
Avertissement
Puisque la fonctionnalité Suivi & Facturation du temps requiert l’intégration avec d’autres applications, leur activation peut entraîner l’installation de modules (ou applications) supplémentaires.
L’installation d’une nouvelle application sur une base de données Une App Gratuite déclenche une période d’essai de 15 jours. À la fin de la période d’essai, si aucun abonnement payant n’est ajouté à la base de données, elle ne sera plus active ou accessible.
Configurer les fonctionnalités Suivi & Facturation du temps¶
Avant qu’un client puisse être facturé pour les services d’assistance, il convient d’activer les fonctionnalités Suivi & Facturation du temps. Ces fonctionnalités doivent être activées sur chaque équipe d”assistance où elles seront utilisées.
Activer le suivi et la facturation du temps sur une équipe d’assistance¶
Pour afficher et activer les fonctionnalités Suivi & Facturation du temps sur une équipe d”Assistance, allez d’abord à . Sélectionnez ensuite une équipe dans la liste ou créez-en une nouvelle. La page des paramètres de l’équipe s’affiche.
Sur la page des paramètres de l’équipe, faites défiler jusqu’à la section Suivi & Facturation du temps. Cochez les cases intitulées Feuilles de temps et Facturation du temps.
Une fois que la case Feuilles de temps est cochée, un nouveau champ apparaît, intitulé Projet.
Le projet sélectionné dans ce champ est l’endroit où toutes les feuilles de temps pour les tickets de cette équipe seront enregistrées. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner un Projet.
Pour créer un nouveau projet dans lequel les feuilles de temps seront enregistrées, cliquez sur le menu déroulant, tapez un nom pour le projet, puis cliquez sur Créer.
Configurer des produits de service¶
Lorsque la fonctionnalité Facturation du temps est activée, un nouveau produit est créé dans l’application Ventes, intitulé Services sur Feuilles de temps. Ce produit peut être trouvé via . Recherchez Services sur Feuilles de temps dans la barre de Recherche…. C’est le produit qui sera utilisé pour facturer les services d’assistance post-payés une fois qu’ils ont été effectués.
Sélectionnez Services sur Feuilles de temps sur la page du produit. Le formulaire détaillé du produit s’affiche. Le produit est configuré avec le Type de produit sur Service et la Politique de facturation sur Basé sur les feuilles de temps.
Afin de facturer des services d’assistance avant que le travail n’ait été effectué (également connus sous le nom de services d’assistance prépayés), il faut créer un produit séparé avec une politique de facturation distincte.
Pour créer un nouveau produit de service, allez à et cliquez sur Nouveau. Un formulaire détaillé de produit vierge s’affiche.
Sur le formulaire du nouveau produit, ajoutez un Nom du produit et définissez le Type de produit sur Service. Ensuite, définissez la Politique de facturation sur Prépayé/Prix fixe. Ceci signifie qu’une facture peut être générée et que le paiement peut être reçu pour ce produit avant qu’aucune entrée de feuilles de temps n’ait été enregistrée pour ces services.
Enfin, définissez le Prix de vente et confirmez que l”Unité de mesure est définie sur Heures.
Facturer des services d’assistance prépayés¶
Lorsque les services d’assistance sont facturés sur la base d’un prix fixe, une facture peut être créée avant que le travail ne soit achevé. Dans ce cas, un produit de service dont la politique de facturation est définie sur Prépayé/Prix fixe sera utilisé, comme dans la section ci-dessus.
Créer une commande avec un produit prépayé¶
Pour facturer à un client des services d’assistance prépayés, créez d’abord un bon de commande avec le produit de services d’assistance. Pour ce faire, allez à , ce qui fait apparaître un formulaire de devis vierge.
Ensuite, complétez le formulaire de devis avec les informations relatives au client.
Allez à l’onglet Lignes de la commande du devis et cliquez sur Ajouter un produit. Sélectionnez ensuite le produit de services prépayés configuré dans les étapes ci-dessus. Mettez à jour le champ Quantité avec le nombre d’heures.
Après avoir mis à jour toutes les autres informations nécessaires, confirmez le devis. Cette opération convertit le devis en une commande.
Créer et envoyer un facture pour des services prépayés¶
Une fois la commande confirmée, cliquez sur le bouton Créer une facture. Cette action fait apparaître une fenêtre contextuelle Créer les factures.
Si aucun acompte n’est perçu, l’option Créer une facture peut rester sur Facture normale. Si un acompte doit être perçu, choisissez entre Acompte (pourcentage) ou Acompte (montant fixe).
Lorsque les informations nécessaires ont été saisies, cliquez sur Créer une facture brouillon.
La facture peut ensuite être envoyée au client pour paiement.
Créer un ticket d’assistance pour des services prépayés¶
Pour créer un ticket d”Assistance pour des services prépayés, allez à et cliquez sur le bouton Tickets pour afficher le pipeline d’une équipe spécifique. Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau ticket.
Sur le formulaire de ticket vierge, donnez un Titre au ticket et saisissez les informations relatives au Client.
Après avoir ajouté le nom du client, le champ Article du bon de commande se remplit automatiquement avec l’article du bon de commande prépayé le plus récent qui a du temps restant.
Suivre les heures sur un ticket d’assistance¶
Le temps passé à travailler sur un ticket d”Assistance est suivi dans l’onglet Feuilles de temps du ticket en question.
Sur le formulaire détaillé du ticket, cliquez sur l’onglet Feuilles de temps et cliquez sur Ajouter un ligne. Choisissez un Employé, ajoutez une Description de la tâche et saisissez le nombre d”Heures passées.
Au fur et à mesure que de nouvelles lignes sont ajoutées dans l’onglet Feuilles de temps, le champ Heures restantes sur le bon de commande est automatiquement mis à jour.
Note
Si le nombre d’heures dans l’onglet Feuilles de temps dépasse le nombre d’heures vendues, le champ Heures restantes sur le bon de commande deviendra rouge.
Au fur et à mesure que des heures sont ajoutées à l’onglet Feuilles de temps, elles sont également automatiquement mises à jour dans le champ Livré sur le bon de commande.
Facturer des services d’assistance post-payés¶
Lorsque des services d’assistance sont facturés en fonction du nombre d’heures passées sur une intervention, il n’est pas possible de créer une facture avant que le nombre total d’heures nécessaires à la résolution du problème n’ait été saisi sur une feuille de temps. Dans ce cas, un produit de service dont la politique de facturation est définie sur Basé sur les feuilles de temps doit être utilisé, comme celui créé ci-dessus.
Créer un bon de commande avec un produit suivi dans le temps¶
Pour facturer à un client des services d’assistance post-payés, créez d’abord un bon de commande avec le produit de services d’assistance. Pour ce faire, allez à .
Complétez le devis avec les informations relatives au client.
Sur l’onglet Lignes de la commande, cliquez sur Ajouter un produit. Sélectionnez le produit de services post-payés configuré dans les étapes susmentionnées. Après avoir mis à jour toutes les autres informations nécessaires, confirmez le devis.
Note
Contrairement au devis des services prépayés, Odoo ne permet pas de créer une facture à ce stade. Cela est dû au fait qu’aucun service n’a été effectué : en d’autres termes, rien n’a été livré et il n’y a donc rien à facturer.
Créer un ticket d’assistance pour les services suivis dans le temps¶
Pour enregistrer une entrée de Feuilles de temps pour des services suivis dans le temps, allez à et sélectionnez l’équipe appropriée pour laquelle ces services s’appliquent.
S’il existe déjà un ticket pour cette intervention, sélectionnez-le dans la vue kanban. Cette action fait apparaître le formulaire de détails du ticket. S’il n’y a pas de ticket existant pour ce problème client, cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau ticket et saisissez les informations nécessaires relatives au client sur le formulaire détaillé du ticket vierge.
Après avoir sélectionné ou créé un ticket, allez au menu déroulant Ligne de commande. Sélectionnez le bon de commande créé lors de l’étape précédente.
Suivre les heures d’assistance sur un ticket¶
Afin de créer une facture pour un produit basé sur des feuilles de temps, il faut suivre et enregistrer les heures. À ce stade, le service est considéré comme livré. Pour enregistrer les heures pour ce service d’assistance, cliquez sur l’onglet Feuilles de temps du ticket.
Cliquez sur Ajouter une ligne pour enregistrer une nouvelle entrée. Sélectionnez une fiche d”Employé dans le menu déroulant et enregistrez les heures passées dans la colonne Heures passées.
Répétez ces étapes si nécessaire jusqu’à ce que toutes les heures passées sur le problème aient été enregistrées.
Créer une facture pour les heures suivies sur un ticket¶
Une fois que le problème du client a été résolu et qu’il a été déterminé qu’aucune nouvelle entrée de feuilles de temps ne sera effectuée, une facture peut être créée et le client peut être facturé.
Pour ce faire, retournez au bon de commande en cliquant sur le bouton intelligent Bon de commande en haut du ticket.
Avant de créer la facture, confirmez que le nombre dans la colonne Livré correspond au nombre total d”Heures passées indiqué dans l’onglet Feuilles de temps du ticket.
Cliquez ensuite sur Créer une facture. Cette action permet d’ouvrir une fenêtre contextuelle Créer les factures. Si aucun acompte n’est perçu, l’option Créer une facture peut rester sur Facture normale. Si un acompte doit être perçu, choisissez entre Acompte (pourcentage) ou Acompte (montant fixe).
Important
Utilisez le champ Période des feuilles de temps si cette facture doit uniquement inclure des feuilles de temps d’une certaine période. Si ce champ est laissé vide, toutes les feuilles de temps applicables qui n’ont pas encore été facturées seront incluses.
Lorsque les informations nécessaires ont été saisies, cliquez sur Créer une facture. La facture peut ensuite être envoyée au client pour paiement.
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