Utiliser des contrats-cadres pour créer des conventions d’achat avec des fournisseurs¶
Les contrats-cadres sont des conventions d’achat à long terme entre une société et un fournisseur pour livrer des produits sur base régulière à un prix prédéterminé. Les contrats-cadres sont utiles lorsque les produits sont toujours achetés auprès du même fournisseur, mais dans des quantités différentes et à des moments différents.
En simplifiant le processus de commande, les contrats-cadres permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de l’argent, puisqu’ils peuvent être avantageux lors de la négociation de prix de gros avec les fournisseurs.
Pour plus d'infos
Créer des demandes de prix alternatives pour plusieurs fournisseurs
Créer un nouveau contrat-cadre¶
Pour créer des contrats-cadres, vous devez d’abord activer la fonctionnalité Conventions d’achat dans les paramètres de l’application Achats. Pour ce faire, allez à et dans la section Commandes, cochez la case à côté de Conventions d’achat. Vous pourrez ainsi créer des contrats-cadres et des demandes de prix alternatives.
Pour créer un contrat-cadre, allez à et cliquez sur Nouveau. Cela permet d’accéder à un formulaire de contrat-cadre vierge.
À partir de ce nouveau formulaire de contrat-cadre, il est possible de configurer plusieurs champs et paramètres, de manière à ce qu’il y ait des règles prédéterminées que la convention récurrente à long terme doit respecter :
Responsable des achats : il s’agit de l’utilisateur assigné à ce contrat-cadre en particulier. Par défaut, il s’agit de l’utilisateur qui a créé la convention ; il est possible de modifier l’utilisateur directement dans le menu déroulant à côté de ce champ.
Type de convention : il s’agit du type de convention d’achat dans laquelle ce contrat-cadre est classé. Dans Odoo, les contrats-cadres sont les seules conventions d’achat officielles.
Fournisseur : il s’agit du fournisseur auquel cette convention est liée, soit une fois, soit de manière récurrente. Le fournisseur peut être sélectionné directement dans le menu déroulant à côté de ce champ.
Devise : il s’agit de la devise convenue qui sera utilisée pour cet échange. Si plusieurs devises ont été activées dans la base de données, la devise peut être modifiée dans le menu déroulant à côté de ce champ.
Date limite de la convention : il s’agit de la date à laquelle cette convention d’achat doit expirer (si vous le souhaitez). Si ce contrat-cadre ne doit pas prendre fin, laissez ce champ vide.
Date de commande : il s’agit de la date du contrat-cadre si un nouveau devis est créé directement à partir du formulaire de contrat-cadre. Si un nouveau devis est créé, cette valeur sera automatiquement complétée dans le champ Échéance de commande sur la demande de prix.
Date de livraison : il s’agit de la date de livraison prévue pour les produits figurant sur une demande de prix directement créée à partir du formulaire de contrat-cadre. Si un nouveau devis est créé, cette valeur sera automatiquement complétée dans le champ Arrivée prévue de la demande de prix.
Document d’origine : il s’agit du bon de commande d’origine auquel ce contrat-cadre sera lié. Si ce contrat-cadre ne doit être lié à aucun bon de commande existant, laissez ce champ vide.
Société : il s’agit de la société assignée à ce contrat-cadre spécifique. Par défaut, il s’agit de la société sous laquelle est répertorié l’utilisateur qui a créé le contrat-cadre. Si la date de données n’est pas une base de données multi-sociétés, ce champ ne peut pas être modifié et sera complété par défaut par la seule société répertoriée dans la base de données.
Une fois que tous les champs pertinents ont été complétés, cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des produits dans la colonne Produit. Modifiez ensuite la quantité de chaque produit dans la colonne Quantité (si vous le souhaitez) et définissez un prix dans la colonne Prix unitaire.
Important
Lors de l’ajout de produits à un nouveau contrat-cadre, les prix préexistants des produits ne seront pas ajoutés automatiquement aux lignes de produits. Les prix doivent être assignés manuellement en modifiant la valeur dans la colonne Prix unitaire pour qu’elle corresponde à un prix convenu avec le fournisseur sélectionné. Sinon, le prix restera 0.
Pour afficher et modifier les paramètres par défaut des contrats-cadres directement à partir du formulaire du contrat-cadre, cliquez sur le lien interne (icône de flèche) à côté du champ Type de convention où est complété Contrat-cadre. Vous accéderez ainsi aux paramètres du contrat-cadre.
De là, vous pouvez modifier les paramètres des contrats-cadres. Dans la section Type de convention, le nom du Type de convention peut être modifié (si vous le souhaitez), ainsi que le Type de sélection de la convention. Deux options peuvent être activées pour le type de sélection :
Sélectionner une seule demande de prix (exclusif) : lorsqu’un bon de commande est confirmé, les autres bons de commande seront annulés.
Sélectionner plusieurs demandes de prix (non exclusif) : lorsqu’un bon de commande est confirmé, les autres bons de commande ne seront pas annulés. En revanche, il est autorisé d’avoir plusieurs bons de commande.
Dans la section Données pour nouveaux devis, les paramètres relatifs à la manière dont les lignes de produits et les quantités seront renseignées sur les nouveaux devis utilisant cette convention d’achat peuvent être modifiés à côté des champs Lignes et Quantités.
Deux options peuvent être activées pour les Lignes :
Utiliser les lignes de la convention : lors de la création d’un nouveau devis, les lignes de produits seront précomplétées avec les mêmes produits que ceux du contrat-cadre, si ce dernier est sélectionné dans le nouveau devis.
Ne pas créer des lignes de demande de prix automatiquement : lors de la création d’un nouveau devis et la sélection d’un contrat-cadre existant, les paramètres seront repris dans le nouveau devis, mais les lignes de produits ne seront pas complétées.
Deux options peuvent être activées pour les Quantités :
Utiliser les quantités de la convention : lors de la création d’un nouveau devis, les quantités de produit répertoriées sur le contrat-cadre seront précomplétées dans les lignes de produits, si ce contrat-cadre est sélectionné sur le nouveau devis.
Définir les quantités manuellement : lors de la création d’un nouveau devis et la sélection d’un contrat-cadre existant, les lignes de produits seront précomplétées, mais toutes les quantités seront mises à 0. Les quantités devront être définies manuellement par l’utilisateur.
Une fois que les modifications souhaitées ont été effectuées (le cas échéant), cliquez sur Nouveau (via le fil d’Ariane en haut de la page) pour revenir au formulaire de contrat-cadre et cliquez sur Confirmer pour enregistrer cette nouvelle convention d’achat. Une fois confirmé, le contrat-cadre passe de Brouillon à En cours, ce qui signifie que cette convention peut être sélectionnée et utilisée lors de la création de nouvelles demandes de prix.
Astuce
Après la création et la confirmation d’un contrat-cadre, il est toujours possible d’modifier, d’ajouter et de supprimer des produits, quantités et prix de la convention d’achat.
Créer une nouvelle demande de prix à partir du contrat-cadre¶
Après avoir confirmé un contrat-cadre, de nouveaux devis peuvent être créés directement à partir du formulaire de contrat-cadre qui utilisera les règles définies sur le formulaire et complétera le nouveau devis avec les informations correctes. De plus, ce nouveau devis sera automatiquement lié à ce formulaire de contrat-cadre via le bouton intelligent Demandes de prix/Commandes en haut à droite du formulaire.
Pour créer un nouveau devis à partir du formulaire de contrat-cadre, cliquez sur Nouveau devis. Ceci permet d’accéder à une nouvelle demande de prix vierge, qui est précomplété avec les informations correctes, en fonction des paramètres configurés sur le formulaire de contrat-cadre.
À partir du nouveau formulaire de demande de prix, cliquez sur Envoyer par email pour écrire et envoyer un email au fournisseur répertorié ; cliquez sur Imprimer la demande de prix pour générer un PDF imprimable du devis ; ou, une fois prêt, cliquez sur Confirmer la commande pour confirmer le bon de commande.
Une fois que le bon de commande a été confirmé, revenez au formulaire de contrat-cadre (via le fil d’Ariane en haut de la page). Sur le formulaire de contrat-cadre figure désormais une demande de prix dans le bouton intelligent Demandes de prix/Commandes en haut à droite du formulaire. Cliquez sur le bouton intelligent Demandes de prix/Commandes pour voir le bon de commande qui vient d’être créé.
Créer un nouveau contrat-cadre à partir d’une demande de prix¶
Pour créer une nouvelle demande de prix, allez à l’application et cliquez sur Nouveau.
Ajoutez ensuite les informations au formulaire de demande de prix : ajoutez un fournisseur dans le menu déroulant à côté du champ Fournisseur et cliquez sur Ajouter un produit pour sélectionner un produit dans le menu déroulant dans la colonne Produit. Ensuite, définissez la quantité que vous voulez acheter dans la colonne Quantité et modifiez le prix d’achat dans la colonne Prix unitaire, si vous le souhaitez.
En cliquant sur l’icône des options supplémentaires (deux points), des options de visibilité supplémentaires peuvent être ajoutées à la ligne. Répétez ces étapes pour ajouter autant d’options supplémentaires que vous le souhaitez, y compris l”UdM (Unité de mesure) dans laquelle vous achetez les produits et la date d”Arrivée prévue.
Avant de confirmer le nouveau devis et de créer un bon de commande, cliquez sur le menu déroulant à côté du champ Contrat-cadre et saisissez un nouveau nom pour le nouveau contrat-cadre. Ceci permet de créer une toute nouvelle convention d’achat et de enregistrer les informations saisies dans les champs du formulaire de bon de commande, ainsi que les informations sur le produit saisies dans les lignes de produits.
À partir du nouveau formulaire de demande de prix, cliquez sur Envoyer par email pour écrire et envoyer un email au fournisseur répertorié ; cliquez sur Imprimer la demande de prix pour générer un PDF imprimable du devis ; ou, une fois prêt, cliquez sur Confirmer la commande pour confirmer le bon de commande.
Note
Pour voir le contrat-cadre nouvellement créé, allez à et cliquez sur le nouveau contrat-cadre. De là, vous pouvez modifier les paramètres et les règles si vous le souhaitez.
Contrats-cadres et réassort¶
Une fois qu’un contrat-cadre est confirmé, une nouvelle ligne fournisseur est ajoutée à l’onglet Achat des produits figurant sur le contrat-cadre. Cela rend les contrats-cadres particulièrement utiles pour le réassort automatisé, car les informations relatives au fournisseur, au prix et à la Convention sont reprises dans la ligne fournisseur. Ces informations sont utilisées pour déterminer où, quand et à quel prix ce produit peut être réapprovisionné.