Lieferantenrechnungen verwalten¶

Eine Lieferantenrechnung ist eine Rechnung für Produkte und/oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erworben hat. Lieferantenrechnungen erfassen Verbindlichkeiten, sobald sie von den Lieferanten eingehen, und können Beträge für die gekauften Waren und/oder Dienstleistungen, Umsatzsteuern, Fracht- und Lieferkosten und mehr enthalten.

In Odoo kann eine Lieferantenrechnung an verschiedenen Stellen des Einkaufsprozesses erstellt werden, je nach der in den Einstellungen der App Einkauf gewählten Richtlinie zur Rechnungskontrolle.

Richtlinien zur Rechnungskontrolle¶

Um die Standardrichtlinie für die Rechnungskontrolle anzuzeigen, zu bearbeiten und zu ändern, gehen Sie zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung.

Hier gibt es zwei Richtlinienoptionen zur Rechnungskontrolle: Bestellte Mengen und Erhaltene Mengen. Nachdem Sie eine Richtlinie ausgewählt haben, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Die gewählte Richtlinie ist die Standardrichtlinie für jedes neu erstellte Produkt. Die Definition der einzelnen Richtlinien ist wie folgt:

• Bestellte Mengen: erstellt eine Lieferantenrechnung, sobald ein Einkaufsauftrag bestätigt wird. Die Produkte und Mengen im Einkaufsauftrag werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.

• Bestellte Mengen: Eine Rechnung wird erst erstellt, nachdem ein Teil des gesamten Auftrags eingegangen ist. Die erhaltenen Produkte und Mengen werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.

3-Wege-Abstimmung¶

Die 3-Wege-Abstimmung stellt sicher, dass Lieferantenrechnungen erst dann bezahlt werden, wenn einige (oder alle) der im Einkaufsauftrag enthaltenen Produkte tatsächlich eingegangen sind.

Um sie zu aktivieren, gehen Sie zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung. Markieren Sie dann das Kästchen neben 3-Wege-Abstimmung: Einkäufe, Empfänge und Rechnungen und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Wichtig

3-Wege-Abstimmung ist nur für die Richtlinie zur Rechnungskontrolle mit der Einstellung Erhaltene Mengen vorgesehen.

Lieferantenrechnungen auf Wareneingängen erstellen und verwalten¶

Wenn Produkte im Lager eines Unternehmens eingehen, werden Wareneingänge erstellt. Sobald das Unternehmen die erhaltenen Mengen verarbeitet hat, kann es direkt aus dem Eingangsformular des Lagerhauses eine Lieferantenrechnung erstellen. Je nach der in den Einstellungen gewählten Richtlinie zur Rechnungskontrolle wird die Erstellung der Lieferantenrechnung in verschiedenen Schritten des Beschaffungsprozesses abgeschlossen.

Mit der Richtlinie zur Rechnungskontrolle eingestellt auf bestellte Mengen¶

Um Lieferantenrechnungen auf Wareneingänge zu erstellen und zu verwalten, indem Sie die Richtlinie bestellte Mengen zur Rechnungskontrolle verwenden, gehen Sie zunächst zu Einkauf –> Konfiguration –> Einstellungen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung und wählen Sie Bestellte Mengen unter Rechnungskontrolle. Klicken Sie dann auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Gehen Sie dann zur App Einkauf und klicken Sie auf Neu, um eine neue Angebotsanfrage zu erstellen. Daraufhin erscheint ein leeres Detailformular einer Angebotsanfrage.

Fügen Sie auf dem leeren Detailformular im Feld Lieferant einen Lieferanten zur Anfrage hinzu und fügen Sie Produkte zu den Zeilen Produkt hinzu, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken.

Bestätigen Sie dann die Angebotsanfrage, indem Sie auf die Schaltfläche Auftrag bestätigen oberhalb des Detailformulars klicken. Auf diese Weise wird die Anfrage in einem Einkaufsauftrag umgewandelt.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rechnung erstellen, um eine Lieferantenrechnung für den Einkaufsauftrag zu erstellen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen klicken, wird die Seite Rechnungsentwurf für den Einkaufsauftrag angezeigt.

Klicken Sie auf dem Rechnungsentwurf auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Rechnung zu ändern, und fügen Sie ein Rechnungsdatum in das Feld Rechnungsdatum ein. Fügen Sie bei Bedarf weitere Produkte zu den Zeilen Produkt hinzu, indem Sie im Reiter Rechnungszeilen auf Zeile hinzufügen klicken.

Als nächstes bestätigen Sie die Rechnung, indem Sie auf der Seite des Rechnungsentwurfs auf die Schaltfläche Bestätigen klicken.

Fügen Sie auf der neuen Lieferantenrechnung eine Rechnungsreferenz hinzu, die dazu verwendet werden kann, die Rechnung mit weiteren Dokumenten abzugleichen (wie z. B. der EA). Klicken Sie dann auf Bestätigen ‣ Zahlung registrieren. Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie eine Zahlung Journal, eine Zahlungsmethode und ein Empfängerbankkonto aus einem Drop-down-Menü auswählen können.

Außerdem können Sie in diesem Pop-up-Fenster den Betrag, Zahlungsdatum und Vermerk (Referenznummer) ändern. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung erstellen, um die Erstellung der Lieferantenrechnung abzuschließen. Daraufhin wird im Formular der Angebotsanfrage ein grünes In Zahlung-Banner angezeigt.

Mit der Richtlinie zur Rechnungskontrolle eingestellt auf erhaltene Mengen¶

Um Lieferantenrechnungen auf Wareneingänge zu erstellen und zu verwalten, indem Sie die Richtlinie erhaltene Mengen zur Rechnungskontrolle verwenden, gehen Sie zunächst zu Einkauf –> Konfiguration –> Einstellungen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung und wählen Sie Erhaltene Mengen unter Rechnungskontrolle. Klicken Sie dann auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Gehen Sie dann zur App Einkauf und klicken Sie auf Neu, um eine neue Angebotsanfrage zu erstellen. Daraufhin erscheint ein leeres Detailformular einer Angebotsanfrage.

Fügen Sie auf dem leeren Detailformular im Feld Lieferant einen Lieferanten zur Anfrage hinzu und fügen Sie Produkte zu den Zeilen Produkt hinzu, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken.

Bestätigen Sie dann die Angebotsanfrage, indem Sie auf die Schaltfläche Auftrag bestätigen oberhalb des Detailformulars klicken. Auf diese Weise wird die Anfrage in einem Einkaufsauftrag umgewandelt.

Klicken Sie schlussendlich auf die Schaltfläche Rechnung erstellen, um eine Lieferantenrechnung für den Einkaufsauftrag zu erstellen.

Klicken Sie nun auf die intelligente Schaltfläche Wareneingang, um das Wareneingangsformular zu sehen.

Klicken Sie im Formular für den Wareneingang auf Validieren ‣ Anwenden, um die Erledigte Mengen zu markieren. Navigieren Sie dann zurück zum Einkaufsauftrag (über die Brotkrümelnavigation) und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen auf dem Formular des Einkaufsauftrags.

Auf diese Weise wird der Rechnungsentwurf für den Einkaufsauftrag angezeigt. Klicken Sie im Rechnungsentwurf auf die Schaltfläche Bearbeiten, und fügen Sie ein Rechnungsdatum hinzu. Fügen Sie bei Bedarf weitere Produkte zu den Produkt-Zeilen hinzu, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bestätigen, um den Rechnungsentwurf zu bestätigen.

Fügen Sie auf der neuen Lieferantenrechnung eine Rechnungsreferenz hinzu, die dazu verwendet werden kann, die Rechnung mit weiteren Dokumenten abzugleichen (wie z. B. der EA). Klicken Sie dann auf Bestätigen ‣ Zahlung registrieren. Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie eine Zahlung Journal, eine Zahlungsmethode und ein Empfängerbankkonto aus einem Drop-down-Menü auswählen können.

Außerdem können Sie in diesem Pop-up-Fenster den Betrag, Zahlungsdatum und Vermerk (Referenznummer) ändern. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung erstellen, um die Erstellung der Lieferantenrechnung abzuschließen. Daraufhin wird im Formular der Angebotsanfrage ein grünes In Zahlung-Banner angezeigt.

Lieferantenrechnungen in Buchhaltung erstellen und verwalten¶

Lieferantenrechnungen können auch direkt aus der App Buchhaltung erstellt werden, ohne dass Sie zuerst einen Einkaufsauftrag erstellen müssen. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen, und klicken Sie auf Neu. Daraufhin wird ein leeres Formular für Lieferantenrechnungen angezeigt.

Fügen Sie in diesem leeren detaillierten Formular der Lieferantenrechnung einen Lieferanten in das Feld Lieferant ein und fügen Sie in den Produkt-Zeilen (unter der Registerkarte Rechnungszeilen) Produkte hinzu, indem Sie auf Zeile hinzufügen klicken. Fügen Sie dann ein Rechnungsdatum in das Feld Rechnungsdatum und alle anderen notwendigen Informationen ein. Klicken Sie schließlich auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen.

Klicken Sie hier auf den Reiter Journalbuchungen, um die Konto-Journale anzuzeigen (oder zu ändern), die auf der Grundlage der Konfiguration in den entsprechenden Lieferant- und Produkt-Formularen ausgefüllt wurden.

Klicken Sie dann auf Gutschrift hinzufügen oder Lastschrift hinzufügen, um der Rechnung Gutschriften oder Lastschriften hinzuzufügen. Oder fügen Sie eine Rechnungsreferenz hinzu (im Modus Bearbeiten).

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zahlung registrieren ‣ Zahlung erstellen, um die Lieferantenrechnung abzuschließen.

Tipp

Um den Rechnungsentwurf mit einem bestehenden Einkaufsauftrag zu verknüpfen, klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Autovervollständigung und wählen Sie einen EA aus dem Menü. Die Rechnung wird dann automatisch mit den Informationen aus des EA ausgefüllt.

Sammelabrechnung¶

Lieferantenrechnungen können in der Buchhaltung-App stapelweise bearbeitet und verwaltet werden.

Gehen Sie dazu auf Buchhaltungsapp –> Lieferanten –> Rechnungen. Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen oben links auf der Seite, neben der Spalte Nummer, unter der Schaltfläche Neu. Dadurch werden alle vorhandenen Lieferantenrechnungen mit einem Gebucht- oder Entwurf-Status ausgewählt.

Klicken Sie hier auf das Zahnradsymbol Aktion, um die Rechnungen zu exportieren, zu löschen oder zu versenden und zu drucken. Klicken Sie auf das Symbol Drucken, um die Rechnungen zu drucken, oder klicken Sie auf Zahlung registrieren, um Zahlungen für mehrere Lieferantenrechnungen auf einmal zu erstellen und zu verarbeiten.

Wenn Sie Zahlung registrieren wählen, erscheint ein Pop-up-Fenster. In diesem Pop-up-Fenster wählen Sie im Feld Journal das entsprechende Journal, im Feld Zahlungsdatum ein Zahlungsdatum und eine Zahlungsmethode aus. In diesem Pop-up-Fenster können Sie auch die Option Zahlungen gruppieren wählen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlung erstellen, wodurch eine Liste von Journalbuchungen auf einer separaten Seite erstellt wird. Diese Liste von Journalbuchungen ist mit den entsprechenden Lieferantenrechnungen verknüpft.