Kolumbien¶

Das kolumbianische Lokalisierungspaket von Odoo bietet buchhalterische, steuerliche und rechtliche Funktionen für Datenbanken in Kolumbien wie Kontenplan, Steuern und elektronische Rechnungsstellung.

Darüber hinaus ist eine Reihe von Videos zu diesem Thema verfügbar. In diesen Videos erfahren Sie, wie Sie bei Null anfangen, Konfigurationen einrichten, gängige Arbeitsabläufe abschließen und auch einige spezielle Anwendungsfälle eingehend betrachten können.

Konfiguration¶

Modulinstallation¶

Installieren Sie die folgenden Module, um alle Funktionen der kolumbianischen Lokalisierung zu erhalten:

Unternehmenskonfiguration¶

Um Ihre Unternehmensinformationen zu konfigurieren, gehen Sie zur App Kontakte und suchen Sie Ihr Unternehmen.

Alternativ können Sie den Entwicklermodus aktivieren und zu Allgemeine Einstellungen ‣ Unternehmen ‣ Info aktualisieren ‣ Kontakt navigieren. Bearbeiten Sie dann das Kontaktformular und konfigurieren Sie die folgenden Informationen:

• Unternehmensname.

• Adresse: einschließlich der Stadt, der Bezirk und PLZ.

• Identifikationsnummer: Wählen Sie die Identifikationsart (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.) aus. Wenn der Identifikationsart ist NIT, die Identifikationsnummer muss die Prüfzahl am Ende der ID mit einem Bindestrich-Präfix (-).

Konfigurieren Sie nun das Feld Steuerinformation im Reiter Verkauf & Einkauf:

• Obligaciones y Responsabilidades: Wählen Sie die steuerliche Verantwortung für das Unternehmen (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

• Gran Contribuyente: Wenn das Unternehmen ein Gran Contribuyente ist, sollte diese Option ausgewählt werden.

• Steuerregelung: Wählen Sie den Tributnamen für das Unternehmen (IVA, INC, IVA e INC oder No Aplica)

• Handelsname: Wenn das Unternehmen einen bestimmten Handelsnamen verwendet und dieser in der Rechnung angezeigt werden muss.

Konfiguration von Carjaval-Anmeldedaten¶

Sobald die Module installiert sind, müssen die Benutzeranmeldedaten konfiguriert werden, um eine Verbindung mit dem Carvajal-Webservice herzustellen. Navigieren Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Kolumbianische elektronische Rechnungsstellung. Geben Sie dann die von Carvajal bereitgestellten Konfigurationsinformationen ein.

• Benutzername und Passwort: Benutzername und Passwort des Unternehmens (zugeordnet von Carvajal).

• Unternehmensregister: Die NIT-Nummer des Unternehmens ohne die Prüfziffer.

• Konto-ID: NIT-Nummer des Unternehmens gefolgt von by _01.

• Kolumbien Vorlagencode: Wählen Sie eine der beiden verfügbaren Vorlagen (CGEN03 oder CGNE04), die im PDF-Format der elektronischen Rechnung verwendet werden soll.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Testmodus, um eine Verbindung mit der Carvajal-Testumgebung herzustellen.

Sobald Odoo und Carvajal vollständig konfiguriert und für die Produktion bereit sind, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Testmodus, um die Produktionsdatenbank zu verwenden.

Konfiguration der Berichtsdaten¶

Die Berichtsdaten können für den Steuerabschnitt und die Bankinformationen in der PDF-Datei als Teil der konfigurierbaren Informationen definiert werden, die in der XML-Datei gesendet werden.

Navigieren Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und scrollen Sie zum Abschnitt Kolumbianische elektronische Rechnungsstellung, um die Felder Berichtskonfiguration zu finden. Hier können Sie die Kopfzeilendaten für jeden Berichtstyp konfigurieren.

• Gran Contribuyente

• Tipo de Régimen

• Retenedores de IVA

• Autorretenedores

• Resolución Aplicable

• Actividad Económica

• Bankdaten

Konfiguration der Stammdaten¶

Partner¶

Partnerkontakte können in der Kontakte-App erstellt werden. Navigieren Sie dazu zu Kontakte, und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Benennen Sie dann den Kontakt und wählen Sie über die Optionsfelder den Kontakttyp aus, entweder Einzelperson oder Unternehmen.

Geben Sie die vollständige Adresse an, einschließlich der Stadt, Bundesland und PLZ. Vervollständigen Sie dann die Identifikations- und Steuerinformationen.

Identifikationsinformationen¶

Die durch DIAN definierten Identifikationsarten sind im Partnerformular als Teil der kolumbianischen Lokalisierung verfügbar. Kolumbianische Partner müssen ihre Identifikationsnummer (MwSt.) und Belegart eingestellt haben.

Steuerinformation¶

Die Verantwortungscodes des Partners (Abschnitt 53 im RUT-Dokument) sind Teil des elektronischen Rechnungsstellungsmoduls, da sie von der DIAN gefordert werden.

Die erforderlichen Felder finden Sie unter Partner ‣ Verkauf & Einkauf ‣ Steuerinformationen.

• Obligaciones y Responsabilidades: Wählen Sie die steuerliche Verantwortung für das Unternehmen (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple oder R-99-PN No Aplica).

• Gran Contribuyente: Wenn das Unternehmen ein Gran Contribuyente ist, sollte diese Option ausgewählt werden.

• Steuerregelung: Wählen Sie den Tributnamen für das Unternehmen (IVA, INC, IVA e INC oder No Aplica)

• Handelsname: Wenn das Unternehmen einen bestimmten Handelsnamen verwendet und dieser in der Rechnung angezeigt werden muss.

Produkte¶

Um Produkte zu verwalten, navigieren Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Produkte, und klicken Sie dann auf ein Produkt.

Wenn Sie im Produktformular allgemeine Informationen hinzufügen, muss entweder das Feld UNSPSC-Kategorie (Reiter Buchhaltung) oder Interne Referenz (Reiter Allgemeine Informationen) konfiguriert sein. Stellen Sie sicher, dass Sie das Produkt nach der Konfiguration Speichern.

Steuern¶

Um Steuern zu bearbeiten oder zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Steuern und wählen Sie die entsprechende Steuer aus.

Wenn Verkaufstransaktionen Produkte mit Steuern enthalten, muss das Feld Werttyp im Reiter Erweiterte Optionen pro Steuer konfiguriert werden. Steuerrückbehaltsarten (ICA, IVA, Fuente) sind ebenfalls enthalten. Diese Konfiguration wird verwendet, um die Steuern in der PDF-Datei der Rechnung korrekt anzuzeigen.

Verkaufsjournale¶

Sobald die DIAN die offizielle Sequenz und das Präfix für die elektronische Rechnungsresolution zugewiesen hat, müssen die Verkaufsjournale für Ihre Rechnungsdokumente in Odoo aktualisiert werden. Navigieren Sie dazu zu Buchhaltung —> Einstellungen —> Konfiguration —> Journale und wählen Sie ein bestehende Verkaufsjournal aus oder erstellen Sie ein neues über die Schaltfläche Neu.

Geben Sie im Verkaufsjournalformular im Reiter Journalbuchungen den Journalnamen, den Typ und einen eindeutigen Kurzcode ein. Konfigurieren Sie dann die folgenden Daten im Reiter Erweiterte Einstellungen:

• Elektronische Rechnungsstellung: UBL 2.1 (Kolumbien) aktivieren.

• Rechnungsresulotion: Von der DIAN für das Unternehmen ausgestellte Resolutionsnummer.

• Resolutionsdatum: Ursprüngliches Datum des Inkrafttretens der Resolution.

• Enddatum der Resolution: Enddatum der Gültigkeit der Resolution.

• Nummernkreis (Minimum): Erste autorisierte Rechnungsnummer.

• Nummernkreis (Maximum): Letzte autorisierte Rechnungsnummer.

Rechnungssequenz¶

Die Rechnungssequenz und das Präfix müssen korrekt konfiguriert sein, wenn das erste Dokument erstellt wird.

Einkaufsjournale¶

Sobald die DIAN die offizielle Sequenz und das Präfix für den Referenzbeleg im Zusammenhang mit den Lieferantenrechnungen zugewiesen hat, müssen die Einkaufsjournale im Zusammenhang mit ihren Supportdokumenten in Odoo aktualisiert werden. Der Prozess ist ähnlich wie bei der Konfiguration der Verkaufsjournale.

Kontenplan¶

Der Kontenplan wird standardmäßig als Teil des Lokalisierungsmoduls installiert. Die Konten werden automatisch in ihren entsprechenden Steuern und den Standardfdebitoren- und -kreditorenkonten abgebildet. Der Kontenplan für Kolumbien basiert auf dem PUC (Plan Unico de Cuentas).

Hauptarbeitsablauf¶

Elektronische Rechnungen¶

Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung des wichtigsten Arbeitsablaufs für elektronische Rechnungen in der kolumbianischen Lokalisierung:

1. Absender erstellt eine Rechnung.

2. Der Anbieter der elektronischen Rechnung erstellt die legale XML-Datei.

3. Der Anbieter der elektronischen Rechnung erstellt den CUFE (Elektronischen Rechnungscode) mit der elektronischen Signatur.

4. Der Anbieter der elektronischen Rechnung sendet eine Benachrichtigung an DIAN.

5. DIAN validiert die Rechnung.

6. DIAN akzeptiert die Rechnung oder lehnt sie ab.

7. Der Anbieter der elektronischen Rechnung generiert die PDF-Rechnung mit einem QR-Code.

8. Der Anbieter der elektronischen Rechnung sendet eine Rechnung an den Dienstleister.

9. Die abrechnende Bank sendet eine Empfangsbestätigung und akzeptiert die Rechnung oder lehnt sie ab.

10. Der Absender lädt eine .zip-Datei mit dem PDF und XML herunter.

Erstellung von Rechnungen¶

Elektronische Rechnungen werden über die Webservice-Integration von Carvajal erstellt und sowohl an den DIAN als auch an den Kunden gesendet. Diese Dokumente können aus Ihrem Verkaufsauftrag oder manuell generiert werden. Um eine neue Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen und klicken Sie auf Neu. Konfigurieren Sie auf dem Rechnungsformular folgende Felder:

• Kunde: Kundeninformationen.

• Journal: Journal für elektronische Rechnungen.

• Elektronische Rechnungstyp: Wählen Sie die Art des Dokuments. Standardmäßig ist Factura de Venta ausgewählt.

• Rechnungszeilen: Geben Sie die Produkte mit den richtigen Steuern an.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen.

Rechnungsvalidierung¶

Nach der Rechnungsbestätigung wird eine XML-Datei erstellt und automatisch an Carvajal gesendet. Die Rechnung wird dann asynchron durch den Service für elektronische Rechnungsstellung UBL 2.1 (Kolumbien) verarbeitet. Die Datei wird auch im Chatter angezeigt.

Das Feld Name der elektronischen Rechnung wird jetzt im Reiter EDI-Dokumente mit dem Namen der XML-Datei angezeigt. Außerdem wird das Feld Status der elektronischen Rechnung mit dem Anfangswert Zu versenden angezeigt. Um die Rechnung manuell zu verarbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt verarbeiten.

Empfang von legalen XMLs und PDFs¶

Der Lieferant der elektronischen Rechnung (Carvajal) empfängt die XML-Datei und validiert ihre Struktur und Informationen.

Nachdem Sie die elektronische Rechnung validiert haben, generieren Sie eine legale XML-Datei, die eine digitale Signatur und einen eindeutigen Code (CUFE) enthält. Außerdem wird eine PDF-Rechnung generiert, die einen QR-Code und den CUFE enthält. Wenn alles korrekt ist, ändert sich der Wert des Feldes Elektronische Rechnungsstellung in Gesendet.

Eine .ZIP-Datei, die die legale elektronische Rechnung in XML- und PDF-Format und die Rechnung in PDF-Format enthält, wird heruntergeladen und im Chatter der Rechnung angezeigt:

Der Status der elektronischen Rechnung ändert sich in Akzeptiert.

Gutschriften¶

Der Prozess für Gutschriften ist derselbe wie für Rechnungen. Um eine Gutschrift mit Bezug auf eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen. Klicken Sie in der Rechnung auf Gutschrift hinzufügen und füllen Sie die folgenden Informationen aus:

• Kreditmethode: Wählen Sie die Art der Kreditmethode.

  • Teilrückerstattung: Verwenden Sie diese Option, wenn es eine Teilrückerstattung ist.

  • Vollständige Rückerstattung: Verwenden Sie diese Option, wenn es sich um eine Gutschrift über den Gesamtbetrag handelt.

  • Komplette Rückerstattung und neuer Rechnungsentwurf: Verwenden Sie diese Option, wenn die Gutschrift automatisch validiert und mit der Rechnung abgestimmt wird. Die ursprüngliche Rechnung wird als neuer Entwurf dupliziert.

• Begründung: Geben Sie den Grund für die Gutschrift ein.

• Stornodatum: Wählen Sie, ob Sie ein bestimmtes Datum für die Gutschrift wünschen oder ob es das Datum der Journalbuchung ist.

• Spezifisches Journal verwenden: Wählen Sie das Journal für Ihre Gutschrift oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie dasselbe Journal wie die Originalrechnung verwenden möchten.

• Erstattungsdatum: Wenn Sie ein bestimmtes Datum gewählt haben, wählen Sie das Datum für die Erstattung.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren.

Lastschriften¶

Der Prozess für Lastschriften ist derselbe wie für Gutschriften. Um eine Lastschrift mit Bezug auf eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen. Klicken Sie in der Rechnung auf Gutschrift hinzufügen und füllen Sie die folgenden Informationen aus:

• Begründung: Geben Sie den Grund für die Lastschrift ein.

• Datum der Lastschrift: Wählen Sie die spezifischen Optionen aus.

• Zeilen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Lastschrift mit denselben Rechnungszeilen registrieren möchten.

• Spezifisches Journal verwenden: Wählen Sie die Druckstelle für Ihre Lastschrift oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie dasselbe Journal wie die Originalrechnung verwenden möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Lastschrift erstellen.

Belege für Lieferantenrechnungen¶

Wenn Sie Stammdaten, Anmeldedaten und das Einkaufsjournal für Belege zu Lieferantenrechnungen konfiguriert haben, können Sie mit der Verwendung von Referenzbelegen beginnen.

Belege für Lieferantenrechnungen können aus Ihrem Einkaufsauftrag oder manuell erstellt werden. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen und geben Sie die folgenden Daten ein:

• Lieferant: Geben Sie die Daten des Lieferanten ein.

• Rechnungsdatum: Wählen Sie das Rechnungsdatum aus.

• Journal: Wählen Sie das Journal für Belege im Zusammenhang mit den Lieferantenrechnungen.

• Abgerechnete Zeilen: Geben Sie die Produkte mit den richtigen Steuern an.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen. Nach der Bestätigung wird eine XML-Datei erstellt und automatisch an Carvajal gesendet.

Häufige Fehler¶

Bei der XML-Validierung sind die häufigsten Fehler in der Regel auf fehlende Stammdaten (Ust-IdNr. des Kontakts, Adresse, Produkte, Steuern) zurückzuführen. In solchen Fällen werden die Fehlermeldungen nach der Aktualisierung des elektronischen Rechnungsstatus im Chatter angezeigt.

Nachdem die Stammdaten korrigiert wurden, ist es möglich, die XML-Datei mit den neuen Daten erneut zu verarbeiten und die aktualisierte Version über die Wiederholen-Schaltfläche zu versenden.

Finanzberichte¶

Certificado de Retención en ICA¶

Bei diesem Bericht handelt es sich um eine Bescheinigung für Lieferanten über die Einbehaltung der kolumbianischen Industrie- und Handelssteuer (ICA). Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en ICA.

Certificado de Retención en IVA¶

Bei diesem Bericht handelt es sich um ein Zertifikat über den von Lieferanten einbehaltenen Betrag für MwSt.-Einbehaltung. Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en ICA.

Certificado de Retención en la Fuente¶

Dieses Zertifikat wird den Partnern für die von ihnen geleistete Quellensteuer ausgestellt. Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en Fuente.