Artikelverwaltung¶
Die effektive Verwaltung von Artikeln ist der Schlüssel zur Maximierung des Wertes Ihrer Wissensdaten, egal ob Sie an einem Forschungsprojekt arbeiten, für eine Prüfung lernen oder eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufbauen. Wissensdatenbank ermöglicht Ihnen die vollständige Verwaltung Ihrer Artikel, von der Erstellung bis zur Entfernung, über das Teilen und die Struktur.
Die meisten Tools zur Verwaltung von Artikeln finden Sie, wenn Sie auf die vertikale Ellipsen-Schaltfläche (⋮) rechts in der oberen Leiste klicken. Von dort aus können Sie einen Artikel verschieben, sperren, löschen oder duplizieren.
Erstellung, Teilen und Entfernung von Artikeln¶
Erstellung¶
Um Artikel zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu auf der rechten Seite der oberen Leiste oder auf die Schaltfläche + neben einer Kategorie oder einem anderen Artikel.
Tipp
Erstellen Sie schnell private Artikel mit dem Tastenkürzel Alt/Option + C.
Benutzer einladen¶
Um Artikel mit bestimmten Benutzer (intern oder extern, z. B. Partner oder Kunden) zu teilen, klicken Sie auf Einladen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Berechtigung (d. h. Zugriffsrechte) auswählen und den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben können.
Sie können auch einem bestimmten Benutzer den Zugriff auf den Artikel verwehren, indem Sie die Berechtigung Kein Zugriff wählen.
Online teilen¶
Um Artikel online zu teilen, aktivieren Sie die Schaltfläche Im Web teilen. Dadurch wird ein URL-Link generiert, mit dem jeder den Artikel ansehen kann.
Außerdem zeigt das Teilen-Menü die Standardberechtigung für interne Mitglieder zusammen mit allen Benutzern an, denen eine bestimmte Berechtigung erteilt wurde.
Entfernung¶
Um einen Artikel zu entfernen, können Sie ihn entweder löschen oder archivieren.
Um einen Artikel zu löschen, öffnen Sie ihn und klicken Sie auf die vertikale Ellipsenschaltfläche . Der Artikel wird für 30 Tage in den Papierkorb verschoben, bevor er endgültig gelöscht wird. Um ihn wiederherzustellen, klicken Sie auf Papierkorb öffnen, wählen den Artikel aus und klicken auf Wiederherstellen.
Um Artikel zu archivieren, klicken Sie auf Suchen, wählen Sie den/die Artikel aus und klicken Sie auf . Archivierte Artikel sind aus dem Suchmenü ausgeblendet. Um einen archivierten Artikel abzurufen, fügen Sie einen benutzerdefinierten Filter hinzu (, und setzen Sie Aktiv auf ist Nein). Wählen Sie dann den/die Artikel aus und gehen Sie zu .
Struktur von Artikeln¶
Die Artikel sind in einer hierarchischen Struktur organisiert, wobei der oberste Artikel ein übergeordneter Artikel ist und die darunter liegenden Artikel als verschachtelte Artikel bezeichnet werden. Diese Struktur ermöglicht die Gruppierung von verwandten Artikeln.
Um diese Hierarchie zu erstellen, legen Sie neue Artikel an, indem Sie auf die Schaltfläche + neben dem überzuordnenden Artikel klicken, oder Sie verschieben vorhandene Artikel, indem Sie sie entweder unter den überzuordnenden Artikel ziehen oder indem Sie auf die vertikale Ellipsen-Schaltfläche (⋮) klicken, in der Toolbox auf Verschieben nach klicken und den Artikel auswählen, der als übergeordneter Artikel dienen soll.
Kategorien¶
Außerdem sind die Artikel in vier Kategorien unterteilt, die Sie in der linken Seitenleiste finden. Diese Kategorien geben den Artikeln standardmäßig Zugriffsrechte.
Favoriten: Sie können jeden Artikel, auf den Sie zugreifen können, zu einem Favoriten machen. Klicken Sie dazu auf das sternförmige Symbol (★) im Menü der Artikel oben rechts. Das Markieren von Artikeln als Favoriten ist benutzerspezifisch und hat keine Auswirkungen auf andere Benutzer.
Arbeitsbereich: Die in dieser Kategorie angezeigten Artikel sind für alle internen Benutzer zugänglich. Diese Benutzer haben das Recht, diese Artikel zu lesen, zu ändern oder zu teilen.
Geteilt: In dieser Kategorie werden Artikel angezeigt, die Sie mit internen oder externen Benutzern geteilt oder mit Ihnen geteilt haben.
Privat: Die in dieser Kategorie angezeigten Artikel sind nur für Sie verfügbar.