Rahmenverträge verwenden, um Kaufverträge mit Lieferanten erstellen¶

Rahmenverträge sind langfristige Kaufverträge zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten über die Lieferung von Produkten auf einer wiederkehrenden Basis mit vorher festgelegten Preisen. Rahmenverträge sind sinnvoll, wenn Produkte immer vom selben Lieferanten gekauft werden, aber in unterschiedlichen Mengen und zu unterschiedlichen Zeiten.

Durch die Vereinfachung des Bestellvorgangs sparen Sie durch Rahmenverträge nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da sie bei der Aushandlung von Mengenpreisen mit Lieferanten von Vorteil sein können.

Einen neuen Rahmenvertrag erstellen¶

Um Rahmenverträge zu erstellen, muss die Funktion Kaufverträge zunächst in den Einstellungen der App Einkauf aktiviert werden. Gehen Sie dazu zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und klicken Sie unter dem Abschnitt Aufträge auf das Kontrollkästchen neben Kaufverträge. Auf diese Weise können Sie Rahmenverträge und alternative Angebotsanfragen erstellen.

Um einen Rahmenvertrag zu erstellen, gehen Sie zu Einkauf ‣ Aufträge ‣ Rahmenverträge, und klicken Sie auf Neu. Dadurch wird ein neues Formular für einen Rahmenvertrag erstellt (und Sie gelangen dorthin).

In diesem neuen Formular für Rahmenverträge können verschiedene Felder und Einstellungen konfiguriert werden, sodass es vorher festgelegte Regeln gibt, denen der wiederkehrende langfristige Vertrag folgen muss:

• Einkäufer: ist der Benutzer, der diesem speziellen Rahmenvertrag zugewiesen ist. Standardmäßig ist dies der Benutzer, der die Vereinbarung erstellt hat. Der Benutzer kann direkt über das Drop-down-Menü neben diesem Feld geändert werden.

• Vertragsart: ist die Art des Kaufvertrags, als die dieser Rahmenvertrag definiert wird. In Odoo ist der Rahmenvertrag der einzige offizielle Kaufvertrag.

• Lieferant: ist der Lieferant, an den dieser Vertrag gebunden ist, entweder einmalig oder auf wiederkehrender Basis. Der Lieferant kann direkt aus dem Drop-down-Menü neben diesem Feld ausgewählt werden.

• Währung: ist die vereinbarte Währung, die für diesen Austausch verwendet werden soll. Wenn in der Datenbank mehrere Währungen aktiviert wurden, können Sie die Währung über das Dropd-own-Menü neben diesem Feld ändern.

• Vertragsfrist: ist das Datum, an dem dieser Kaufvertrag auslaufen soll (falls gewünscht). Wenn dieser Rahmenvertrag nicht auslaufen soll, lassen Sie dieses Feld leer.

• Bestelldatum: ist das Datum, an dem dieser Rahmenvertrag erteilt werden soll, wenn ein neues Angebot direkt aus dem Rahmenvertragsformular erstellt wird. Wenn ein neues Angebot erstellt wird, füllt dieser Wert automatisch das Feld Auftragsfrist in der Angebotsanfrage.

• Lieferdatum: ist das voraussichtliche Lieferdatum, an dem die Produkte, die in einer Angebotsanfrage enthalten sind, die direkt aus dem Rahmenvertragsformular erstellt wurde, voraussichtlich eintreffen werden. Wenn ein neues Angebot erstellt wird, füllt dieser Wert automatisch das Feld Erwartete Ankunft in der Angebotsanfrage.

• Referenzbeleg: ist der Referenzeinkaufsauftrag, an die dieser Rahmenvertrag gebunden sein soll. Wenn dieser Rahmenvertrag an keine bestehende EAs gebunden sein soll, lassen Sie dieses Feld leer.

• Unternehmen: ist das Unternehmen, das diesem speziellen Rahmenvertrag zugeordnet ist. Standardmäßig ist dies das Unternehmen, unter dem der Benutzer, der den Rahmenvertrag erstellt, aufgeführt ist. Wenn es sich bei der Datenbank nicht um eine Unternehmensdatenbank handelt, kann dieses Feld nicht geändert werden und wird standardmäßig auf das einzige in der Datenbank aufgeführte Unternehmen gesetzt.

Sobald Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Zeile hinzufügen, um Produkte in der Spalte Produkt hinzuzufügen. Ändern Sie dann die Menge jedes Produkts in der Spalte Menge (falls gewünscht) und legen Sie einen Preis in der Spalte Einzelpreis fest.

Um die Standardeinstellungen für Rahmenverträge direkt aus dem Formular für Rahmenvertäge anzuzeigen und zu ändern, klicken Sie auf den internen Link (Pfeilsymbol) neben dem Feld Vertragsart, in dem Rahmenvertrag aufgeführt ist. Dies führt Sie zu den Einstellungen für den Rahmenvertrag.

Von hier aus können Sie die Einstellungen für Rahmenverträge bearbeiten. Unter dem Abschnitt Vertragsart kann der Name der Vertragsart geändert werden (falls gewünscht), und auch der Vertragsauswahltyp kann geändert werden. Es gibt zwei Optionen, die für die Art der Auswahl aktiviert werden können:

• Nur eine Angebotsanfrage auswählen (exklusiv): Wenn ein Einkaufsauftrag bestätigt wird, werden die übrigen Einkaufsaufträge storniert.

• Mehrere Angebotsanfragen auswählen (nicht-exklusiv): Wenn ein Einkaufsauftrag bestätigt wird, werden verbleibende Einkaufsaufträge *nicht storniert. Stattdessen sind Mehrfachaufträge erlaubt.

Im Abschnitt Daten für neue Angebote können Sie neben den Feldern Zeilen und Mengen einstellen, wie Produktzeilen und Mengen in neue Angebote, die diesen Kaufvertrag verwenden, eingefügt werden sollen.

Es gibt zwei Optionen, die für Zeilen aktiviert werden können:

• Vertragszeilen verwenden: Wenn Sie ein neues Angebot erstellen, werden die Produktzeilen mit denselben Produkten vorausgefüllt, die im Rahmenvertrag aufgeführt sind, wenn dieser Rahmenvertrag im neuen Angebot ausgewählt wurde.

• Angebotsanfragezeilen nicht automatisch erstellen: Wenn Sie ein neues Angebot erstellen und einen bestehenden Rahmenvertrag auswählen, werden die Einstellungen in das neue Angebot übernommen, aber die Produktzeilen werden nicht ausgefüllt.

Und es gibt zwei Optionen, die für Mengen aktiviert werden können:

• Vertragsmengen verwenden: Wenn Sie ein neues Angebot erstellen, werden die im Rahmenvertrag aufgeführten Produktmengen in den Produktzeilen vorausgefüllt, wenn der Rahmenvertrag im neuen Angebot ausgewählt wird.

• Mengen manuell festlegen: Wenn Sie ein neues Angebot erstellen und einen bestehenden Rahmenvertrag auswählen, werden die Produktzeilen vorausgefüllt, aber alle Mengen werden auf 0 gesetzt. Die Mengen müssen vom Benutzer manuell eingestellt werden.

Sobald Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben (falls vorhanden), klicken Sie auf Neu (über die Brotkrümelnavigation oben auf der Seite), um zum Formular für den Rahmenvertrag zurückzukehren, und klicken Sie auf Bestätigen, um diesen neuen Kaufvertrag zu speichern. Nach der Bestätigung wechselt der Rahmenvertrag von Entwurf zu Laufend, d. h. diese Vereinbarung kann ausgewählt und bei der Erstellung neuer Angebotsanfragen verwendet werden.

Eine neue Angebotsanfrage aus dem Rahmenvertrag erstellen¶

Nachdem Sie einen Rahmenvertrag bestätigt haben, können Sie direkt aus dem Rahmenvertragsformular heraus neue Angebote erstellen. Dabei werden die im Formular festgelegten Regeln verwendet und das neue Angebot mit den richtigen Informationen vorausgefüllt. Außerdem wird dieses neue Angebot über die intelligente Schaltfläche Anfragen/Aufträge oben rechts im Formular automatisch mit diesem Rahmenvertragsformular verknüpft.

Um ein neues Angebot aus dem Rahmenvertragsformular zu erstellen, klicken Sie auf Neues Angebot. Dadurch wird eine neue Angebotsanfrage erstellt (und Sie werden zu diesem navigiert), der mit den richtigen Informationen vorausgefüllt ist, je nach den Einstellungen, die im Rahmenvertragsformular konfiguriert wurden.

Klicken Sie im neuen Formular Angebotsanfrage auf Per E-Mail versenden, um eine E-Mail an den aufgelisteten Lieferanten zu verfassen und zu senden; klicken Sie auf Angebotsanfrage drucken, um ein druckbares PDF des Angebots zu generieren; oder klicken Sie, sobald Sie fertig sind, auf Auftrag bestätigen, um den Auftrag zu bestätigen.

Sobald die EA bestätigt wurde, klicken Sie zurück auf das Formular des Rahmenvertrags (über die Brotkrümelnavigation oben auf der Seite). Auf dem Formular des Rahmenvertrags ist jetzt eine Angebotsanfrage in der intelligenten Schaltfläche Anfragen/Aufträge oben rechts auf dem Formular aufgeführt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anfragen/Aufträge, um den soeben erstellten Einkaufsauftrag zu sehen.

Einen neuen Rahmenvertrag aus einer Angebotsanfrage erstellen¶

Um eine neue Angebotsanfrage zu erstellen, navigieren Sie zur App Einkauf und klicken auf Neu.

Fügen Sie dann Informationen zum Formular der Angebotsanfrage hinzu: Fügen Sie einen Lieferanten aus dem Drop-down-Menü neben dem Feld Lieferanten hinzu und klicken Sie auf Produkt hinzufügen, um ein Produkt aus dem Drop-down-Menü in der Spalte Produkt auszuwählen. Legen Sie dann in der Spalte Menge die gewünschte Einkaufsmenge fest und ändern Sie, falls gewünscht, den Einkaufspreis in der Spalte Einzelpreis.

Wenn Sie auf das Symbol Zusätzliche Optionen (zwei Punkte) klicken, können Sie zusätzliche Sichtbarkeitsoptionen zu der Position hinzufügen. Wiederholen Sie diese Schritte, um so viele zusätzliche Optionen wie gewünscht hinzuzufügen, einschließlich der ME (Maßeinheiten), in denen die Produkte gekauft werden sollen, und des Datum der Erwarteten Ankunft.

Bevor Sie das neue Angebot bestätigen und einen Einkaufsauftrag erstellen, klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben dem Feld Rahmenvertrag und geben einen neuen Namen für den neuen Rahmenvertrag ein. Dadurch wird ein völlig neuer Kaufvertrag erstellt und die in die Felder des Formulars des Einkaufsauftrags eingegebenen Informationen sowie die in die Produktzeilen eingegebenen Produktinformationen werden gespeichert.

Klicken Sie im neuen Formular Angebotsanfrage auf Per E-Mail versenden, um eine E-Mail an den aufgelisteten Lieferanten zu verfassen und zu senden; klicken Sie auf Angebotsanfrage drucken, um ein druckbares PDF des Angebots zu generieren; oder klicken Sie, sobald Sie fertig sind, auf Auftrag bestätigen, um den EA zu bestätigen.

Rahmenverträge und Auffüllung¶

Sobald ein Rahmenvertrag bestätigt ist, wird im Reiter Einkauf eine neue Lieferantenzeile für die im Rahmenvertrag enthaltenen Produkte hinzugefügt. Dies macht Rahmenverträge mit Automatischer Auffüllung nützlich, da Informationen über den Lieferanten, Preis und den Vertrag in der Lieferantenzeile referenziert werden. Diese Informationen werden verwendet, um festzustellen, wo, wann und zu welchem Preis dieses Produkt nachbestellt werden kann.