Comunicacion

COMUNICACIÓN Bibliografía Comportamiento organizacional, Idalberto Chiavenato, México D.F., Mc GRAWHILL/INTERAMERICANA EDITORES. Concepto: En todos los niveles de actividad de una organización, la persona está adquiriendo y difundiendo información constantemente. La comunicación es un elemento clave, porque los administradores no trabajan con cosas, sino con información acerca de ellas. Además, todas las funciones administrativas, como la planeación, la organización, la dirección y el control, solo pueden funcionar en la práctica mediante la comunicación. Esta es indispensable para el funcionamiento de la organización. A pesar de todos los avances de la informática y las telecomunicaciones, la comunicación entre las personas todavía deja mucho que desear, porque no depende de la tecnología, sino del esfuerzo de la gente y de aquello que las rodea. Es un proceso que ocurre en interior de las personas. La palabra comunicación proviene del latín communicatio y significa hacer común. El comunicador trata de establecer una especie de comunidad con el receptor. Así, la comunicación se refiere a la transmisión de información mediante símbolos comunes, y su comprensión. Los símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales. Así la comunicación es la transferencia de información y de significados de una persona a otra. Es el flujo de información entre dos o más personas y su comprensión, o la relación entre personas por medio de ideas, hechos, pensamientos, valores y mensajes. La comunicación es el punto en el cual convergen las personas cuando comparten sentimientos, ideas, prácticas y conocimientos. Así, toda la comunicación involucra cuando menos a dos personas: la que envía un mensaje y aquella que lo recibe. Una persona sola no puede comunicar nada, porque necesita otra para completar el acto de la comunicación, que implica necesariamente transacciones entre personas. Importancia: Influencia lo que pensamos de nosotros mismos y de los demás, a comunicación nos ayuda a enseñar y a aprender, el pilar de toda relación, herramienta esencial para todos los seres vivos. Funciones de la comunicación: La comunicación es vital e imprescindible para el comportamiento de las organizaciones, los grupos y las personas. En general, la comunicación cumple cuatro funciones básicas en una organización, grupo o persona; Control, motivación, expresión de emociones e información: 1. Control. La comunicación tiene un fuerte componente de control en el comportamiento de las organizaciones, los grupos y las personas. Cuando los individuos siguen normas y procedimientos de trabajo, o cuando comunican un problema laboral a su superior inmediato, provocan que la comunicación tenga una función de control. Deben respetar la jerarquía y las normas formales y la comunicación sirve para comprobar si esto efectivamente ocurre. La comunicación informal también controla el comportamiento cuando un grupo hostiga a otro o cuando alguien se queja porque una persona produce más o menos que la media del grupo. 2. Motivación: La comunicación propicia la motivación cuando se define lo que debe hacer una persona, se evalúa su desempeño y se le orienta sobre las metas y resultados que debe alcanzar. La definición de los objetivos, la retroalimentación sobe el avance alcanzado y el refuerzo del comportamiento deseable estimulan la motivación y requieren comunicación. 3. Expresión de emociones: La comunicación en un grupo representa una alternativa para que las personas expresen sus sentimientos de satisfacción o insatisfacción. La comunicación casi siempre es un medio para la expresión emocional de los sentimientos y de satisfacción de ciertas necesidades sociales. 4. Información: La comunicación facilita la toma de decisiones individuales y grupales al transmitir datos que identifican y evalúan cursos de acción alternativos. El proceso de comunicación: El modelo del proceso de comunicación más utilizado proviene del trabajo de los investigadores Shannon y Weaver y del de Schramm, quienes se enfocaron en describir un modelo general de comunicación que fuese útil en todas las situaciones. Según ellos, la comunicación es un proceso que sigue un flujo bien definido. Los problemas de comunicación se presentan cuando hay desviaciones u obstáculos. El punto de partida del proceso de comunicación es un propósito, que se convierte en un mensaje que será transmitido y que sigue un flujo que va de una fuente (el emisor) a un receptor. Para ello, el mensaje es codificado (convertido a un formato de símbolos) y transmitido a través de un medio (canal) hasta el receptor, quien traduce (decodifica) el mensaje. El resultado es la transferencia de significados de una persona a otra. Así, el proceso de comunicación tiene siete partes. 1. Fuente: Es el emisor o comunicador que inicia la comunicación al codificar un pensamiento. La fuente envía un mensaje. El mensaje es un producto físico codificado por el emisor, como: un discurso, un texto escrito, una pintura o una pieza de música. Cuando gesticulamos, movemos los brazos o usamos expresiones faciales. El código o grupo de símbolos que usamos para transmitir significados afecta el mensaje. Para ser transmitido, cada mensaje debe tener un contenido y un código. 2. Codificación: Para que el mensaje sea transmitido debe ser codificado, es decir, sus símbolos deben ser traducidos a una forma que se pueda transmitir adecuadamente a través del canal escogido. 3. Canal: Es el vehículo por medio del cual se transmite el mensaje. El canal es el portador del mensaje y el emisor lo selecciona. El canal es el medio que existe fuera del comunicador, y puede ser percibido por todos. El menú de opciones para escoger el mejor vehículo para cada mensaje nunca antes fue tan grande y variado. El vehículo puede ser un discurso, que se utiliza la audición; un documento escrito, que utiliza la vista o el tacto, o la comunicación no verbal, que utiliza los sentidos básicos, El fax, el correo electrónico, la internet y el teléfono celular, entre otras tecnologías, han tenido enormes repercusiones en las comunicaciones. El canal puede ser formal, cuando la organización lo selecciona para transmitir mensajes que se refieren al trabajo de sus miembros y siguen la cadena de mando que existe dentro de la organización, o puede ser informal, como las redes sociales o personales, que son espontaneas y no tienen relación alguna con la organización. 4. Decodificación: Para que el mensaje sea comprendido, el receptor debe traducir sus símbolos. La decodificación es el proceso que utiliza el receptor para traducir el mensaje en su mente. Cuando la comunicación es correcta, la idea o la imagen mental resultante corresponderá a las del emisor. Al igual que el emisor, el receptor tiene limitaciones en sus habilidades, actitudes, conocimientos y sistema sociocultural. Así como el emisor debe tener habilidades para hablar o escribir, el receptor también debe tenerlas para escuchar o leer. El conocimiento, las actitudes y la formación cultural de una persona influyen en su capacidad para emitir y recibir mensajes. 5. Receptor: Es el sujeto al cual se dirige el mensaje. Es el destinatario final de la comunicación. 6. Realimentación: La línea final del proceso de comunicación es la realimentación. Cuando la fuente de comunicación decodifica el mensaje y codifica una respuesta tenemos realimentación o feedback, que es el proceso que permite verificar si el mensaje ha sido transmitido con éxito. La realimentación indica si el mensaje fue comprendido. Por lo mismo, se dice que la comunicación eficaz es la que funciona en una doble vía, es decir, del emisor al receptor y de regreso para confirmar la recepción y el significado del mensaje. En el fondo, la realimentación es la reacción del destinatario al mensaje enviado. El emisor puede utilizar la realimentación para asegurar una comunicación exitosa. Si la reacción del destinatario es incorrecta, el emisor puede llegar a la conclusión de que la comunicación no tuvo éxito y el mensaje no fue transmitido en forma adecuada. La realimentación puede ser verbal o no verbal. 7. Ruido: Son los factores que puede distorsionar un mensaje. Se puede presentar en cualquier etapa del proceso de comunicación. Tipos de comunicación: Hay dos tipos de comunicación interpersonal: la verbal y la no verbal. La comunicación verbal utiliza palabras habladas o escritas para compartir información con otros. El idioma es fundamental para la comunicación verbal. La comunicación no verbal consiste en compartir información sin utilizar palabras para codificar los pensamientos. Los elementos utilizados comúnmente para codificar pensamientos en la comunicación no verbal son los gestos, los tonos de voz y las expresiones faciales o corporales. La comprensión del mensaje por parte del destinatario se basa no solo en las palabras, sino también en las imágenes, los gestos y las expresiones faciales y corporales. En la comunicación interpersonal, en que se utilizan los elementos verbales y no verbales, estos últimos parecen tener mayor influencia en el efecto total del mensaje. Se pueden utilizar mensajes no verbales para agregar nuevo contenido a los mensajes verbales, por medio del tono de voz o de otros ingredientes como la ropa y los adornos personales. Muchas veces el destinatario puede mostrar desaprobación por un mensaje verbal y, de manera aparentemente contradictoria, aprobar un mensaje no verbal. Este tipo de situación crea un mensaje ambiguo que produce frustración en el destinatario. Barreras de la comunicación: El proceso de comunicación no siempre funciona correctamente. Depende de los siete componentes que lo constituyen. El mensaje que decodifica el destinatario no siempre es idéntico al que pretendía transmitir el emisor. En todo proceso de comunicación existen barreras que representan obstáculos o resistencias. Son variables no deseadas que interfieren en el proceso y hacen que el mensaje enviado sea diferente al recibido. Podemos distinguir tres tipos de barreras para la comunicación humana: 1. Barreras personales: Son las interferencias que se derivan de las limitaciones, las emociones y los valores de cada persona. Las barreras más comunes en situaciones de trabajo son los hábitos deficientes para escuchar, las percepciones, las emociones, las motivaciones y los sentimientos. Las barreras personales pueden limitar o distorsionar la comunicación con otros. 2. Barreras físicas: Son las interferencias que se presentan en el entorno donde ocurre el proceso de comunicación. Algunos ejemplos son: un acontecimiento que distraiga, una puerta que se abre durante clase, la distancia entre las personas, un canal saturado y congestionado, paredes que se interponen entre la fuente y el destinatario, los ruidos de la estática en la línea telefónica, etc. 3. Barrearas Semánticas: Son las limitaciones o distracciones que se derivan de los símbolos que se utilizan para la comunicación. Las palabras u otros lenguajes, como los gestos, las señales o los símbolos, pueden tener diferentes sentidos para las personas involucradas en el proceso y ello puede distorsionar los significados. Las diferencias del idioma son un ejemplo de barrera semántica.          COMUNICACIÓN EFICIENTE El emisor habla bien. El transmisor funciona bien. El canal no tiene ruido. El canal es el medio más apropiado. El mensaje es claro, objetivo y univoco. El receptor funciona bien. El destinatario oye bien. No hay ruidos ni interferencias internas o externas. La relación entre el emisor y el destinatario es buena.         COMUNICACIÓN EFICAZ El mensaje es claro, objetivo y univoco. El significado es consonante y congruente. El destinatario comprende el mensaje. La comunicación se completa. El mensaje se vuelve común para las dos partes. El destinatario proporciona realimentación al emisor al indicarle que ha comprendido perfectamente el mensaje enviado. El significado del mensaje es el mismo par el emisor y el destinatario. El mensaje transmitido produce una consecuencia. Principios de la comunicación: La comunicación siempre debe ser objetiva, continua, de relación, ética, la comunicación se aprende. El hecho de que las personas se comunicen, siempre tiene un objetivo, puede ser realizar una información acerca de cualquier tema. La continuidad de la comunicación debe ser congruente en cuanto el lenguaje verbal y no verbal. Al comunicarnos fortalecemos nuestra relación con la sociedad por lo cual la comunicación debe ser ética, lo que debe ser de una forma honesta y honorable siempre mostrando nuestra educación, nuestro alto grado de cultura a nivel profesional y nuestra calidad de integración como personas. El hecho de que la persona muestre estas características, es importante, pues el ser humano tiende a aprender siempre de la interacción de los demás, es por esto, que siempre debemos mostrar características positivas, que denoten un buen equilibrio emocional como debe tener todo profesional. El arte de la comunicación: Las comunicaciones interpersonales no se limitan a solamente un aspecto de nuestras vidas. Nos comunicamos de esta forma cada vez que tenemos interacción con otros. De lo bien que hagamos esto dependerá el éxito que alcancemos al final. Comunicarse con otra persona no es una ciencia. Es un arte usar la habilidad y capacidad de interactuar con los demás en cualquier contexto donde se requiera. Lo difícil viene cuando tratamos de persuadir a otros. Es obvio que los elementos visuales, vocales y verbales, al igual que la personalidad, popularidad y sociabilidad son los ingredientes principales para las comunicaciones interpersonales exitosas, pero ¿de qué características y rasgos específicos se componen estos aspectos? Nueve son las habilidades: comunicación visual, postura y movimiento, gestos y expresión de la cara, el vestir y el aspecto, voz y variedad vocal, lenguaje y muletillas, atraer la atención del que escucha, humor y ser uno mismo. El dominio de estas permitirá ser eficaces en el arte de la comunicación. (Tomado de Decker, Bert. El arte de la comunicación. México, 1992) Las 3 P’S de la comunicación Paciencia: Es la capacidad que posee un SUJETO para tolerar, atravesar o soportar una determinada situación sin experimentar nerviosismo ni perder la calma. De esta manera, puede decirse que un individuo con paciencia es aquel que no suele alterarse. Cuando una persona o situación acaba con la paciencia de alguien, consigue que el sujeto alcance un estado de hartazgo, que se canse y que no soporte más esa realidad. Prudencia: Es una virtud de la razón, no especulativa, sino práctica: la cual es un juicio, pero ordenado a una acción concreta. La prudencia nos ayuda a reflexionar y a considerar los efectos que pueden producir nuestras palabras y acciones, teniendo como resultado un actuar correcto en cualquier circunstancia. La prudencia en su forma operativa es un puntal para actuar con mayor conciencia frente a las situaciones ordinarias de la vida. La prudencia es la virtud que permite abrir la puerta para la realización de las otras virtudes y las encamina hacia el fin del ser humano, hacia su progreso interior. Perseverancia: Es el aliento o la fuerza interior que nos permite llevar a buen término las cosas que emprendemos sabiamente en el transcurso de nuestro caminar. Los que son perseverantes tienen una alta motivación y un profundo sentido del compromiso que les impide abandonar las tareas que comienzan, y los animan a trabajar hasta el final. La perseverancia es una cualidad común a las personas de carácter sólido, muchas de ellas líderes en su campo de acción, que lejos de amilanarse frente a las dificultades o a la adversidad, se engrandecen y redoblan sus esfuerzos, con una gran determinación, para conseguir los objetivos reales que se han fijado.