2015
PENGANTAR MANAJEMEN
David Indra Gunawan
Akuntansi A 2015
7211415003
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat hidayah dan
inayahNYA, penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul “Pengantar Manajemen”
ini tanpa halangan yang berarti. Modul ini merupakan suatu ringkasan mata kuliah
pengantar manajemen, adapun tujuan penggunaan modul ini adalah untuk mempermudah
mahasiswa (khususnya mahasiswa baru) dalam mempelajari mata kuliah pengantar
manajemen. Ada beberapa bab yang akan dibahas dalam modul ini mulai dari dasar-dasar
manajemen hingga pembahasan mengenai pelaksanaan manajemen dalam dunia usaha.
Dalam penyusunan modul ini tentu tidak terlepas dari adanya halangan dan rintangan,
maka penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Ibu Nina OktariA, S.Pd. M.Pd. dan Ibu Hana Neti Purasani, S.Pd. M.Pd selaku dosen
pengantar manajemen yang telah membimbing selama proses pembelajaran pengantar
manajemen di dalam kelas
2. Orang tua yang telah mendukung proses perkuliahan baik materi maupun nonmateri
sehingga proses perkuliahan berjalan tanpa halangan
3. Teman yang telah membantu dalam penyusunan modul sehingga modul ini dapat
diselesaikan dengan baik
Penulis berharap modul ini dapat mempermudah mahasiswa dalam mempelajari mata
kuliah pengantar manajemen, tentunya modul ini masih jauh dari kesempurnaan maka kritik
dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.
Semarang, 8 Desember 2015
Penulis
i
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................................ i
KATA PENGANTAR ........................................................................................................... ii
BAB 1 Pengertian Manajemen dan Manajer serta Evolusi Teori Manajemen. .................... 1
BAB 2 Menganalisis Kekuatan Lingkungan, Globalisasi dan Manajemen serta Tanggung
Jawab Sosial dan Etika Manajemen ....................................................................... 10
BAB 3 Fundamental (Dasar-Dasar) Perencanaan ............................................................... 21
BAB 4 Pembuatan Keputusan Manajerial .......................................................................... 29
BAB 5 Dasar-Dasar Pengorganisasian ............................................................................... 40
BAB 6 Desain Pekerjaan dalam Manajemen ..................................................................... 53
BAB 7 Manajemen Sumber Daya Manusia serta Mengelola Perubahan Organisasi dan
Inovasi .................................................................................................................... 60
BAB 8 Dasar-Dasar Kepemimpinan .................................................................................. 78
BAB 9 Motivasi Kerja dalam Manajemen .......................................................................... 86
BAB 10 Komunikasi dan Ketrampilan Interpersonal ........................................................... 93
BAB 11 Tim dan Teamwork ............................................................................................... 105
BAB 12 Prinsip-Prinsip Pengendalian ................................................................................ 115
BAB 13 Sistem Informasi dalam Pengendalian ................................................................. 121
BAB 14 Manajemen Operasi dan Jasa. .............................................................................. 127
ii
1
BAB 1
PENGERTIAN MANAJEMEN, MANAJER
DAN EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
A. Pengertian Manajemen
Seperti ilmu-ilmu yang lain manajemen sulit didefinisikan, adapun pengertian
yang ada hanya pengertian dari para ahli manajemen. Dalam kenyataannya tidak ada
pengertian manajemen yang dapat diterima secara umum di masyarakat. Berikut ini
diuraikan pengerian manajemen dari para ahli:
1. Marry Parker Follet
Manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Pengertian ini memberikan penjelasan bahwa manajemen dapat dilaksanakan
dengan adanya campur tangan orang lain, tanpa bantuan orang lain manajemen
sulit untuk dilaksanakan.
2. Stoner
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
3. George R. Terry
Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan
atau
pengarahan
suatu
kelompok
orang-orang
ke
arah
tujuan-tujuan
organisasional maksud yang nyata.
4. Hilman
Manajemen ialah sebuah fungsi yang bertujuan untuk mendapatkan sesuatu
dengan kegiatan orang lain & mengawasi berbagai usaha individu agar mencapai
tujuan yang sama. Manajemen merupakan kolektivitas dari berbagai orang yang
melakukan suatu aktivitas manajemen. Jadi bisa dikatakan, bahwa beberapa orang
yang sedang melakukan suatu aktivitas manajemen dalam suatu organisasi
tertentu disebut manajemen.
Dari pengertian beberapa ahli di atas kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen
merupakan suatu proses yang terdiri dari empat unsur pokok yaitu: perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan yang dilakukan kepada orangorang dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa dalam manajemen ada 4 unsur pokok
yaitu:
1. Perencanaan (Planning)
Para manajer memikirkan perencanaan-perncanaan terlebih dahulu sebelum
melaksanakan suatu kegiatan. Tentunya perencanaan ini adalah hasil
pemikiran yang mendalam dan bukan merupakan suatu firasat tertentu.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Orang-orang, sumber daya dan hal lain yang ada dalam suatu perusahaan harus
diorganisasikan sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
3. Pengarahan (Actuating)
Manajer tidak dapat mencapai tujuan dengan usaha yang dilakukan oleh
seorang diri akan tetapi manajer membutuhkan orang lain dalam artian tenaga
kerja dalam mencapai tujuan. Tujuan akan tercapai apabila ada pengarahan
dari manajer, pengarahan ini berguna sebagai panduan dasar bagi para tenaga
kerja dalam melaksanakan tugasnya dalam rangka pencapaian tujuan.
2
4. Pengawasan (Controlling)
Suatu usaha membutuhkan pengawasan dari manajer, pengawasan ini
bertujuan untuk membatasi kegiatan/tindakan yang menyimpang dari tujuan
perusahaan. Bila ada satu unsur yang menyimpang manajer harus
membetulkannya.
B. Konsep Dasar Manajemen
1. Manajemen sebagai ilmu
Dalam Ilmu Pengetahuan (science) manajemen selalu berusaha secara sistematis
agar dapat memahami bagaimana dan mengapa manusia harus bekerja bersama
agar dapat mencapai tujuan & membuat sebuah sistem kerjasama ini bisa
bermanfaat bagi kepentingan kemanusiaan.
2. Manajemen sebagai seni
Manajemen merupakan sebuah seni untuk tercapainya suatu hasil yang optimal
dengan usaha yang standar, dan juga agar tercapainya sebuah kebahagiaan dan
kesejahteraan yang optimal bagi sebuah pemimpin maupun pekerja serta mampu
memberikan layanan yang sangat baik bagi masyarakat.
3. Manajemen sebagai profesi
Ialah suatu bidang pekerjaan atau kegiatan yang dikerjakan oleh banyak orang
yang mempunyai keterampilan dan keahlian sebagai pemimpin, manajer atau
leader pada sebuah perusahaan atau organisasi tertentu.
4. Manajemen sebagai proses
Manajemen merupakan sebuah proses khas yang terdiri dari sebuah tindakan
yang direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan dan dikendalikan dimana pada
masing-masing bidang tersebut menggunakan ilmu pengetahuan dan skill yang
3
diikuti secara urut dalam usaha untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah
ditentukan
C. Pengertian Manajer
Manajer berarti setiap orang yaang mempunyai tanggung jawab atas bawahan
dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Manajer ini sebagai pusat dari
unsur-unsur manajemen yang telah dijelaskan. Manajemen dapat ditemukan di semua
organisasi manusia begitu juga dengan manajer, manajer ada di berbagai organisasi
dengan peran utama memimpin dan menggerakan unsur-unsur manajemen agar tujuan
erusahaan/organisasi tercapai.
Dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen antra lain sebagai berikut:
1. Manajemen lini-pertama. Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang
memimpin dan mengawasi tenaga operasional. Para manajer yang menduduki
posisi ini biasanya disebut kepala, mandor, penyelia (supervisor). Contoh: mandor
dalam suatu pabrik, kepala seksi yang membawahi tenaga pengetik dan
pembukuan
2. Manajer menengah. Manajemen menegah dapat membawahi dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan terkadang juga berperan sebagai
karyawan operasional. Pada kenyataannya manajer yang berada pada posisi ini
disebut sebagai manajer departemen, kepala pengawas, dan sebagainnya. Contoh:
kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi, kepala sub divisi yang
membawahi beberapa bagian.
3. Manajemen puncak. Tingkat manajemen tertinggi dalam suatu organisasi.
Manajer yang berada pada posisi ini bertanggung jawab atas keseluruhan
4
manajemen organisasi. Sebutan untuk manajer pada posisi ini yaitu: direktur,
presiden, kepala devisi, dan sebagainnya.
Apa yang dikerjakan manajer? Manajer mmbuat rencana, mengorganisasikan,
mengarahkan dan mengawasi kegiatan-kegiatan orgaisasi. Fungsi-fungsi ini
dilakukan dalam bbentuk kegiatan-kegiatan organisasi yang saling tegantung,
saling berinteraksi, dan saling berhubungan dari penetapn tujuan sampai
pengawasan. Berikut ini beberapa kegiatan manajer:
a) Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain
b) Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling
bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas
c) Manajer bertanggung jawab dan memepertanggungjawabkan
d) Manajer harus berpiir analitis dan konsepsual
e) Manajer adalah seorang mediator
f) Manajer adalah seorang politisi
g) Manajer adalah seorang diplomat
h) Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit\
Agar semua kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, seorang manajer
perlu memiliki keterampilan-keterampilan manajerial antara lain :
Manajemen puncak
Manajemen puncak
Manajemen menengah
Manajemen menengah
Tingkatan manajemen
Tingkatan manajemen
Manajemen lini (pertama)
Manajemen lini (pertama)
5
1. Keterampilan konsepsual (Consepsual Skills)
Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh
kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini mncakup kemampuan manajer untuk
melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami bagian-bagian
organisasi yang saling bergantung serta mendapatkan, menganalisa dan
mengintrepetasikan informasi yang diterima dari bermacam-macam sumber.
2. Keterampilan kemanusiaan (Human Skills)
Kemampuan untuk bekerj dengan memahami dan memotivasi orang laain baik
sebagai individu maupun kelompok. Manajer membutuhkan keterampilan ini
agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya dalam
pencapaian tujuan
3. Keterampilan administratif (administratve Skills)
Seluruh
keterampilan
yang
berhubungan
denagn
perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan. Keterampialn
ini mencakup kemampuan untuk mengikuti kebijaksanaan dan prosedur,
mengelola dengan anggaran terbatas dan sebagainya. Manajer melaksanakan
keputusan-keputusan melalui penggunaan keterampilan administratif
4. Keterampilan teknik (Technical Skills)
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur, atau
suatu teknik dari suatu bidang tertentu seperti akuntansi, produksi, penjualan
permesinan dan sebagainnya.
Kemampuan mana yang lebih penting? Kemampuan yang paling penting
untuk dimiliki seorang manajer tergantung pada posisi manajer tersebut,
apakah berada pada posisi manajemen lini pertama, menegah atau puncak.
6
Manajer lini pertama lebih cenderung menggunakan keterampilan teknik
karena fungsinya yang berhubungan langsung dengan proses pengorganisasian
organisasi. Mengapa manajer lini pertama tidak cenderung menggunakan
keterampilan konsepsual? Jawabannya adalah bahwa keterampilan konsepsual
lebih tepat digunakan oleh manajer yang berada pada posisi manajemen
puncak, karena tugas manajer puncak meliputi pengambilan-pengambilan
keputusan dalam suatu organisasi.
D. Perkembangan Toeri Manajemen
Dalam modul ini akan dibahas tiga aliran pemikiran manajemen yaitu: aliran klasik
(yang dibagi menjadi aliran manajemen ilmiah dan aliran manajemen teori organisasi
klasik), aliran hubungan manusiawi (aliran neoklasik) dan aliran manajemen modern.
1. Teori manajemen klasik
a) Perkembangan awal teori manajemen
Robert Owen pada permulaan tahun 1800-an menekankan pentingnya unsur
manusia dalam produksi. Dia mengemukakan bahwa melalui perbaikan kondisi
karyawanlah yang akan menaikkan produksi dan keuntungan serta investasi
yang paling menguntungkan adalah karyawan. Charles Babbage (1792-1871)
mencurahkan waktunya untuk membuat operasi-operasi pabrik menjadi lebih
efisien. Dia prcaya bahwa aplikasi-aplikasi prinsip ilmiah dalam proses kerja
akan meningkatkan produktifitas dan menurunkan biaya.
b) Manajemen ilmiah
Frederick W. Taylor (1856-1915) mengembangkan manajemen ilmiah pertama
kali sekitar tahun 1900-an. Dia mengartikan manajemen ilmiah sebagai
penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalaah
7
organisasi, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau
teknik-teknik untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.
c) Teori organisai klasik
Henri Fayol (1841-1925) dalam teori administrasinya Fayol merinci manajemen
menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah,
pengkoordinasian dan pengawasan. Fayol membagi operasi-operasi perusahaan
menjadi enam kegiatan, yang semuanya saling tergantung satu dengan yang
lain. Kegiatan-kegiataan tersebut adalah: teknik; produksi dan manufacturing
produk, komersial; pembelian bahan baku dan penjualan produk, keuangan;
perolehan dan penggunaan modal, keamanan; perlindungan karyawan dan
kekayaan, akuntansi; pelaporan dan pencatatan biaya, laba dan utang, pembuata
neraca dan pengumpulan data statistik.
2. Aliran hubungan manusiawi
Aliran ini muncul karena ketidakpuasan atas apa yang dikemukakan mengenai
pendekatan klasik karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan
efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para manajer masih menghadapi
kesulitan-kesulitan karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku
yang rasional. Sehingga pembahasan “sisi perilaku manusia” dalam organisasi
menjadi penting.
Hugo
Munsterbeg
menguraikan
penerapan
(1863-1916)
sebagai
pencetus
psikologi
peralataan-peralatan
psikologi
untuk
industri
membantu
pencapaian tujuan produktifitas. Dia menyarankan penggunan teknik-teknik
teknologi eksperimen. Sebagai contoh berbagai metode tentang psikologi dapat
digunakan untuk memilih karakteristik tertentu yang cocok dengan kebutuhan
8
suatu jabatan. Untuk mencapai peningkatan produktifitas dapat dilakukan melalui
penemuan best possible person, penciptaan best possible work, penggunaan best
possible effect untuk memotivasi karyawan.
3. Aliran manajemen modern
Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur
pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal
sebagai perilaku organisasi, dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah,
dikenal sebagai aliran kuantitatif (operation search dan management science atau
manajemen operasi.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian manajemen secara umum
2. Sebutkan unsur-unsur manajemen yang anda ketahui
3. Jelaskan pengertian manajemen sebagai ilmu
4. Jelaskan pengertian manajer menurut pendapat anda
5. Sebut dan jelaskan 3 keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer
9
BAB 2
MENGANALISIS KEKUATAN LINGKUNGAN, GLOBALISASI DAN
MANAJEMEN SERTA TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA
MANAJEMEN
A. Pengertian Analisis Lingkungan, Lingkungan Global dan Globalisasi
Analisis lingkungan merupakan proses pengawasan terhadap lingkungan yang
ada di sekitar organisasi, dari analisis ini akan ditemukan peluang (opportunities)
dan tantangan (threats) yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai
tujuannya. Lingkungan global adalah faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan
perusahaan untuk melakukan bisnis global untuk menjual barang dan jasa guna
mencapai tujuan perusahaan. Globalisasi dapat diartikan sebagai suatu pergeseran
kegiatan ekonomi kearah yang lebih terintegrasi dan saling ketergantungan dalam
dunia ekonomi.
B. Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi, yang mana
lingkungan eksternal ini tak dapat dikendalikan dan mempengaruhi pembuatan
keputusan oleh manajer. Dengan adanya faktor eksternaal organisasi mendapatkan
masukan-masukan yang dibutuhkan seperti bahan baku, dana tenaga kerja dan
energi dari lingkungan eksternal, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, dan
kemudian memberikan sebagai keluaran-keluaran kepada lingkungan eksternal
1. Lingkungan ekstern mikro
Beberapa komponen penting dalam lingkungan eksternal mikro antara ain sebagai
berikut:
10
a. Para pesaing (comeptitors)
Memahami para pesaing merupakan hal yang penting daalam suatu
perusahaan.
Dengan
pemahaman
akan
lingkungan
persaingan
yang
dihadapinya, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga
lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya. Pemahaman arena, sifat
persaingan serta kekuatan dan kelemahan para pesaing memungkinkan
perusahaan dapat mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan
efisien
b. Langganan (customers)
Langganan dan situasi pasar berpengaruh terhadap strategi, kebijaksanaan dan
taktik-taktik pemasaran perusahaan. Analisa langganan ini berguna untuk
mengantisipasi perubahan perilaku pasar atau langganan dan mengarahkan
pengalokasian sumber dayanya sesuai kebutuhan dan keinginan langganan.
c. Pasar tenagaa kerja
Suatu organisasi membutuhkan para pekerja dengan berbagai macam
keterampilan semakin berdiferensiasi keterampilan yang dimiliki semakin
cepat pula pencapaian tujuan, maka dari itu diperlukan suatu cara untuk
merekrut karyawan. Kemampuan menarik dan mempertahankan karyawan
yang cakap merupakan kebutuhan prasyarat bagi perusahaan yang sukses. Ada
tiga faktor yang berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan
perusahaan, yaitu :
1) Reputasi perusahaan di mata angkatan kerja
2) Tingkat pertumbuhan angkatan kerja
3) Tersedianya tenaga kerja sesuai persyaratan yang dibutuhkan.
11
d. Lembaga-lembaga Keuangan
Organisasi/perusahaan dalam usahanya bergantung pada lembaga keuangan
dalam rangka peminjaman dana. Perusahaan akan meminjam sejumlah dana
dari lembaga keuangan seperti bank-bank komersial, bank-bank instansi, dan
perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal, untuk membeli bahan
baku, perlatan, menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya.
e. Para penyedia (suppliers)
Setiap organisasi sangat tergantung pada sumber daya-sumber dayanya untuk
memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan,
energi dan peralatan, yang digunakan untuk memproduksi keluaran. Oleh
karena itu setiap organisasi tergantung pada penyedia bahan-bahan dan
peralatan-peralatan diatas.
f. Perwakilan-perwakilan pemerintah.
Hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang
semakin
kompleks.
Perwakilan-perwakilan
pemerintah
ini
biasanya
menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam
operasinya, prosedur-prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya
untuk melindungi masyarakat. Di samping itu perwakilan-perwakilan
pemerintah sering merupakan atau menjadi para penyedia dan kreditur besar
bagi perusahaan.
2. Lingkungan ekstern makro
a. Perkembangan teknologi
Tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti dalam penentuan
produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan
12
bagaimana bermacam-macam operasi akan dikelola. Kemajuan teknologi dapt
menjadi penyebab persaingan dalam industri-industri yang berbeda. Misalnya :
1. Pengembangan produksi jam digital elektronik telah menimbulkan
persaingan baru bagi perusahaan-perusahaan jam mekanik tradisional;
2. Kemajuan industri mesin fotocopy menimbulkan kesukaran-kesukaran bagi
perusahaan-perusahaan kertas karbon.
Dengan demikian Manajer perlu senantiasa menaksir arah perkembangan
teknologi dan memperkirakan pengaruhnya pada organisasi atau melakukan
peramalan teknologi.
b. Variabel-variabel ekonomi
Manajer senantiasa perlu menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor
ekonomi seperti kecenderungan inflasi atau deflasi harga barang-barang dan
jasa-jasa, kebijaksanaan-kebijaksanaan moneter, devaluasi atau revaluasi, dan
yang menyangkut tingkat bunga, kebijaksanaan-kebijaksanaan fiskal,
keseimbangan neraca pembayaran, dan harga-harga yang ditetapkan oleh
pesaing dan penyedia. Jadi, manajer-manajer perusahaan harus mencurahkan
waktu dan sumber daya-sumber daya untuk melakukan peramalan ekonomi
dan antisipasi perubahan-perubahan harga.
c. Lingkungan sosial kebudayaan
Lingkungan ini mencakup kepercayaan, nilai-nilai, sikap, pandangan serta
pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis,
ekologi, demografis, geografis, serta agama dan kepercayaan dari sekelompok
atau seluruh masyarakat tertentu. Manajer perlu menyadari dan mengantisipasi
13
perubahan-perubahan
iklim
sosial
dan
mengembangkan
cara-cara
mengembangkannya.
d. Variabel-variabel poitik-hukum
Manager tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan
pemerintah maupun konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap
pemerintah dalam pembuatan keputusan. Batasa-batasan yang ditetapkan
pemerintah
bermaksud
melindungi
konsumen,
lingkungan,
ataupun
perusahaan, dan menghilangkan perlakuan tidak adil dalam pembayaran
kepada karyawan dan sebagainya. Beberapa contoh adalah kebijaksanaankebijaksanaan pemerintah dalam bidang perdagangan, undang-undang antitrus,
undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak paten, dan
lain-lain
e. Dimensi internasional
Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui perkembangna
poitik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup
serta transfer teknologi. Lebih sempit lagi, kekuatan-kekuatan ini berwujud,
misal ketergantungan suber daya import, keadaan resesi atau recovery
perekonomian dunia, persaingan dengan perusahaan-perusahaan mitinational,
perubahan pola kehidupan menjadi lebih materialistik dan individualistik,
tingkat pertukaran mata uang asing dan sebagainya. Manager hendaknya
mampu menganalisa dan mengantisipasi untuk kemudian meletakan dasar
yang kuat dalam menghadapi perkembangan dunia internasional.
14
C. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
Tanggung
Jawab
Sosial
Perusahaan
atau
Corporate
Social
Responsibility adalah bentuk kepedulian perusahaan terhadap lingkungan eksternal
perusahaan melalui berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka penjagaan
lingkungan, norma masyarakat, partisipasi pembangunan, serta berbagai bentuk
tanggung jawab sosial lain.
Sebagai bagian dari masyarakat, maka organisasi bisnis perlu memiliki
tanggung jawab bahwa kegiatan yang dilakukannya membawa kearah perbaikan
lingkungan masyarakat pada umumnya, dan bukan sebaliknya.Sebagai contoh,
perusahaan yang membuang limbah sembarangan pada dasarnya kurang
bertanggung jawab terhadap lingkungan masyarakat. Dengan demikian, sudah
semestinya organisasi bisnis atau perusahaan perlu menyadari bahwa dirinya
memiliki apa yang dinamakan tanggung jawab sosial.tanggung jawab social ini
dapat berupa tanggung jawab kebersihan, dan kesehatan lingkungan, keadaan
ekonomi masyarakat pada umumnya , partisipasi perusahhan dalam pembangunan
lingkungan dan sebagainya. Terdapat dua pandangan tentang kepada siapa
organisasi bertanggung jawab social, yaitu sebagai berikut :
1. Model pemegang saham (Shareholder)
Pandangan tentang tanggung jawab social yang menyebutkan bahwa sasaran
organisasi yang utama adalah memaksimalkan keuntungan bagi manfaat para
pemegang saham. Lebih spesifik lagi, apabila keuntungan meningkat, maka nilai
saham perusahaan yang dimiliki oleh pemegang saham akan meningkat juga.
2. Model pihak yang berkepentingan (Stakeholder)
15
Teori tentang tanggung jawab social perusahaan yang mengatakan bahwa
tanggung jawab manajemen yang terpenting, kelangsungan hidup jangka panjang
(bukan hanya memaksimalkan laba), dicapai dengan memuaskan keinginan
berbagai pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (bukan hanya
pemegang saham).
3. Strategi pengelolaan tanggung jawab sosial perusahaan
a. Strategi reaktif
Kegiatan bisnis yang melakukan strategi reaktif dalam tanggung jawab sosial
cenderung menolak atau menghindarkan diri dari tanggung jawab social.
Contohnya,
perusahaan
tembakau
di
masa
lalu
cenderung
untuk
menghindarkan diri dari isu yang menghubungkan konsumsi rokok dengan
peluang penyakit kanker. Akan tetapi, karena adanya peraturan pemerintah
unuk mencantumkan bahaya rokok setiap iklan, maka hal tersebut dilakukan
oleh perusahaan rokok
b. Strategi defensif
Strategi defensif dalam tanggung jawab sosial yang dilakukan oleh perusahaan
terkait dengan penggunaan pendekatan legal atau jalur hukum untuk
menghindarkan diri atau menolak tanggung jawab sosial .Perusahaan yang
menghindarkan diri dari tanggung jawab limbah saja berargumen melalui
pengacara yang disewanya untuk mempertahankan diri dari tuntutan hukum
dengan berargumen bahwa tidak hanya perusahaannya saja yang membuang
limbah ke sungai ketika lokasi perusahaan tersebut beroperasi, terdapat juga
perusahaan lain yang beroperasi.
c. Strategi Akomodatif
16
Strategi Akomidatif merupakan tanggung jawab sosial yang dijalankan
perusahaan dikarenakan adanya tuntutan dari masyarakat dan lingkungan
sekitar akan hal tersebut.Tindakan seperti ini terkait dengan strategi
akomodatif dalam tanggung jawab sosial. contoh lainnya,perusahaan
perusahaan besar pada era orde baru dituntut untuk memberikan pinjaman
kredit lunak kepada para pengusaha kecil, bukan disebabkan karena adanya
kesadaran perusahaan, akan tetapi sebagai langakah akomodatif yang diambil
setelah pemerintah menuntut para korporat untuk lebih memperhatikan
pengusaha kecil.
d. Strategi proaktif
Perusahaan memandang bahwa tanggung jawab sosial adalah bagian dari
tanggung jawab untuk memuaskan stakeholders. Jika stakeholders terpuaskan,
maka citra positif terhadap perusahaan akan terbangun. Dalam jangka panjang
perusahaan akan diterima oleh masyarakat dan perusahaan tidak akan khawatir
akan kehilangan pelanggan, justru akan berpotensi untuk menambah jumlah
pelanggan akibat citra positif yang disandangnya. Langkah yang dapat diambil
oleh perusahaan adalah dengan mengambil inisiatif dalam tanggung jawab
sosial, misalnya dengan membuat khusus penanganan limbah, keterlibatan
dalam setiap kegiatan sosial lingkungan masyarakat atau dengan membarikan
pelatihan terhadap masyarakat di sekitar lingkungan masyarakat.
D. Manfaat Tanggung Jawab Perusahaan
1. Manfaat bagi Perusahaan
Kegiatan perusahaan dalam jangka panjang akan dianggap sebagai kontribusi
positif di masyarakat. Selain membantu perekonomian masyarakat, perusahaan
17
juga akan dianggap bersama masyarakat membantu dalam mewujudkan keadaan
lebih baik di masa yang akan datang. Akibatnya, perusahaan justru akan
memperoleh tanggapan yang positif setiap kali menawarkan sesuatu kepada
masyarakat. Perusahaan tidak saja dianggap sekedar menawarkan produk untuk
dibeli masyarakat, tetapi juga dianggap menawarkan sesuatu yang membawa
perbaikan masyarakat
2. Manfaat bagi masyarakat
Selain
dengan
kepentingan
masyarakat
terakomodasi,
hubungan
masyarakat
perusahaan akan lebih erat dalam situasi win-win solution. Artinya
terdapat kerjasama yang saling menguntungkan ke dua pihak. Hubungan bisnis
tidak lagi dipahami sebagai hubungan antara pihak yang mengeksploitasi dan
pihak yang tereksploitasi, tetapi hubungan kemitraan dalam membangun
masyarakat lingkungan kebih baik. Tidak hanya di sektor perekonomian, tetapi
juga dlam sektor sosial, pembangunan dan lain-lain.
3. Manfaat bagi pemerintah
Memiliki partner dalam menjalankan misi sosial dari pemerintah dalam hal
tanggung jawab sosial. Pemerintah pada akhirnya tidak hanya berfungsi sebagai
wasit yang menetapkan aturan main dalam hubungan masyarakat dengan dunia
bisnis, dan memberikan sanksi bagi pihak yang melanggarnya. Pemerintah
sebagai pihak yang mendapat legtimasi untuk mengubah tatanan masyarakat agar
ke arah yang lebih baikakan mendapatkan partner dalam mewujudkan tatanan
18
masyarakat tersebut. Sebagian tugas pemerintah dapat dilaksanakan oleh anggota
masyarakat,dalam hal ini perusahaan atau organisasi bisnis.
E. Etika manajemen
Etika (ethic) adalah kode prinsip dan nilai moral yang membangun perilaku
seseorang atau sebuah kelompok yang berhubungan dengan benar dan salah. Etika
adalah penentu standar-standar dari mana yang baik atau buruk dalam tindakan atau
keputusan. Perilaku manusia terbagi dalam tiga kategori, yaitu :
1. Wilayah hukum yang ada (standar hukum)
Dimana nila-nilai dan standar-standar ditulis dalam sistem hukum dan
diselenggarakan di pengadilan. Dalam area ini, pihak pembuat undang-undang
membuat peraturan-peraturan yang harus dipatuhi semua orang dan perusahaaan
dengan cara tertentu, seperti mendapatkan surat izin mengemudi atau membayar
pajak perusahaan.
2. Wilayah etika (standar sosial)
Wilayah ini tidak memiliki hukum yang spesifik, tetapi terdapat standar-standar
tingkah laku berdasarkan prinsip dan nilai yang dipegang tentang tingkah laku
moral yang menuntun individu atau sebuah perusahaan.
3. Wilayah pilihan bebas (standar pribadi)
Banyak perusahaan dan individu bermasalah dengan pandangan yang
disederhanakan bahwa pilihan-pilihan dibangun baik oleh hukum atau oleh
pilihan bebas. Pandangan ini membuat orang-orang memiliki asumsi yang salah
bahwa jika suatu hal tidak ilegal maka pastilah hal itu tidak melanggar etika,
seakan wilayah ketiga tidak ada. Pilihan yang lebih baik adalah mengenali
19
wilayah etika dan menerima nilai-nilai moral sebagai daya yang kuat untuk
kebaikan yang dapat mengatur perilaku baik di dalam maupun di luar organisasi.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian etika manajemen
2. Sebutkan faktor eksternal makro yang mempengaruhi analisis lingkungan
3. Apa manfaat dari corporate social responsibility (CSR)
4. Bagimana manfaat tanggung jawab perusahaan terhadap pemerintah
5. Sebutkan program corporate social responsibility (CSR) dari salah satu
perusahaan yang anda ketahui
20
BAB 3
DASAR-DASAR PERENCANAAN
A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan merupakan langkah atau unsur pertama dalam pengelolaan
manajemen, perencanaan merupakan hal yang penting karena hasil-hasil dalam
perencaan akan dilakukan dengan kegiatan pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan. Perencanaan merupakan pemilihan sekumpulan kegiataan dan
pemutusan selanjutnya mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, bagimana dan
oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi
di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan
akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Mengapa perlu adanya perencanaan? Ada dua alasan dasar perlunya
perencanaan yaitu untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari
pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan
positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Adapun manfaat perencanaan antara lain :
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
2. Membantu dalam pembentukan kesesuaian pada masalah-masalah utama
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
21
B. Tujuan Perencanaan
Tujuan perencanaan antara lain:
1. Untuk mengurangi ketidakpastian
Untuk mengurangi ketidakpastian seorang manajer harus membuat rencana
dengan memandang jauh kedepan, kemudian harus mampu
meramalkan
perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana
untuk menghadapinya
2. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan
nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,
dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin
akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi
kurang efesien
3. Untuk meminimalisir pemborosan
Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien
dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga
dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan
inefesiensi dalam perusahaan
4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang
digunakan
dalam
fungsi
selanjutnya,
yaitu
proses
pengontrolan
pengevalusasian.
22
dan
Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana
dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat
menilai kinerja perusahaan.
Dalam suatu organisasi rencana diperinci melalui tingkatan-tingkatan yang
membentuk hierarki dan paralel dengan struktur organisasi. Pada setiap
tingkatan, rencana mempunyai dua fungsi: menyediakan peralatan untuk
pencapaian serangkaian sasaran dari rencana tingkatan di atasnya, dan
sebaliknya menunjukan sasaran yang harus dipenuhi rencana tingkatan
dibawahnya. Rencana dari manajemen puncak akan dibuat menjadi rencanarecana yang lebih terperinci oleh satuan-satuan manajemen menengah dan ini
pertama.
Ada dua tipe rencana utama antara lain:
1. Rencana strategik
Rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih
luas mengimplementasikan misi yang memberikan alsan khas keberadaan
organisasi
2. Rencana-rencana operasional
Rencana yang menguraikan secara lebih terperinci bagaimana rencanarencana
strategik akan dicapai. Rencana operasional dibagi
menjadi dua tipe:
a) Rencana sekali pakai
Rencana sekali pakai merupakan serangkaian kegiatan terperinci yang
keungkinan tidak berulang dalma bentuk yang sama di waktu mendatang.
Contoh rencana perusahaan membuat gudang baru karena adanya
23
perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus untuk
proyek tersebut, walaupun perusahaan telah membangun sejumlah gudang
lain di waktu yang lalu.
b) Rencana tetap
Wujud umum rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan.
Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu
diubah (modifikasi) atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap
memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk
perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi yang sama
ditangani secara konsisten.
C. Empat Tahap Dasar perncanaan
Ada beberapa tahap dasar perencanaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang
manajer antara lain :
Tahap pertama adalah menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan
dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi
atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan tujuan sumber daya-sumber daya nya secara tidak efektif
Tahap kedua adalah merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi
perusahaan sekarang dari tujuan, yang hendak dicapai atau sumber-sumber daya
yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal yang penting, karena tujuan
dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan perusahaan
dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik
Yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
24
Tahap ketiga mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Kekuatan,
kelemahana, kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui
faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi
mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah.
Tahap keempat adalah mengembangkan rencana atas serangkaian kegiatan
untuk pencapaian tujuan . Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi
pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paing memuaskan) di
antara berbagai alternatif yang ada
D. Hambatan-hambatan perencanaan efektif
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama
adalah penolakan internal dari para perencana terhadap penetapan tujuan
dan
pembutan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain hambatan ini bersumber
pada ketidaksediaan dan ketidakmampuan individu–individu perencana utuk
melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan. Hambatan yang kedua berasal dari
eksternal suatu organisasi yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk
menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang
ditimbulkannya.
Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalaam perncanaaan,
para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak
mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak
manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi
organisasi atau kelompok /satuan kerja mereka, yaitu :
25
1. Kurang pengetahuan dalam organisasi. Dengan kurangnya pengetahuan akan
organisasi menyebabkan para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang
berarti bagi satuan-satuan kerja .
2. Kurang pengetahuan tentang lilngkungan. Pengetahuan tentang lingkungan
tersebut antara lain pengetahuan mengenai persaing, penyedia, lembaga-lembaga
pemerintah, langganan dan sebagainya. Dengan kurangnya pengetahuan akan
lingkungan membuat para manajer bingung tentang arah yang diambil dan
enggan menetapkan tujukan yang pasti.
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana-rencana dibuat
tidak hanya didasarkan pada pengalaman masa lalu tetapi juga peramalan
kondisi-kondisi di masa yang akan datang.
4. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber daya
keuangan , fisik dan manusia.
5. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman
terhadap
keamanan
jabatannya,
penghargaan
dan
respek
orang
lain
terhadapdirinya. Hal ini membuat para manajer enggan mengambil resiko dan
menetapkan tujuan tertentu.
6. Kurang peraya diri. Dengan kurangnya percaya diri menjadikan para manajer
ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang. Manajer harus merasa bahwa
mereka dan kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut.
7. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Yang dimaksud
tujuan alternatif adalah tujuan-tujuan lain selain tujuan pokok usahanya, manajer
26
sering sulit menghilangkan tujuan-tujuan alternatif tersebut sehingga tujuan
pokok tidak tercapai.
E. Kriteria penilaian efektivitas rencana
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu
mencakup : kegunaan, ketepatan dan obyektivitas, ruang lingkup, efektivitas,
akuntabilitas dan ketepatan waktu. Kesemuanya diuraikan sebagaai berikut:
1. Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya
yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan
sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencaan strategik. Hal
ini
memerlukan
analisa,
peramalan,
pengembangan
rencana
dengan
mempertimbangkan segalaa sesuatu dan pembuatan perencanaan sebagai proses
yang berkesinambungan. Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian
secara cepat dan lancar terhadap perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan
efektivitas.
2. Ketepatan dan obyektivitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui
apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan
manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat
3. Ruang lingkup. Perencanaan memerlukan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan
dan konsistensi. Berapa luas cakupan rencana? Menyngkut kegiatan-kegiatan apa
saja? Bagaimana kerangka hubungan antar kegiatan? Satuan-satuan kerja atau
departemen-departeman mana yang terlibat?
4. Efektivitas biaya. Efektivitas dalam perencanaan ini menyangkut waktu, usaha
dan aliran emosional. Salah satu pedoman pedoman penting dalam perencaan:
27
jangan lakukan perncanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau
mengurangi biaya lebih kecil daripada niaya perencanaaan dan implementasinya
5. Akuntabilitas.
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: tanggung jawa atas
pelaksanaan perencanaaan dan tanggung jawab atas implementasinya rencana.
Suatu rencana harus mencakup keduanya
6. Ketapatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencaanaan.
Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana
tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaaan waktu.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian perencanaan menurut pendapat anda
2. Sebutkan manfaat perencanaan bagi proses usaha suatu perusahaan
3. Apa perencanaan anda selama 5 tahun ke depan?
4. Bagaimana pendapat anda jika perencanaan yang dibuat tidak terlaksana?
5. Sebutkan hambatan perencanaan efektif
28
BAB 4
PEMBUATAN KEPUTUSAN MANAJERIAL
Pembuatan keputusan merupakan bagian penting dari kegiataan manajer.
Kegiatan ini memiliki peran penting ketika seorang manajer membuat
perencanaan. Dalam perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi
yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan dan siapa
yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan . Seluruh proses
perencanaan itu melibatkan para manajer dalam serangkaian situasi pembuatan
keputusan . Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektivitas
rencana yang disusun.
A. Pengertian Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai suatu proses penilaian
dan penentuan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melakukan beberapa
perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan , ada
beberapa tahap yang dapat dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan itu bisa
saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih
dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Pengertian pengambilan
keputusan adalah sebagai berikut :
1. Claude S. George, Jr
Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan
manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk
pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.
29
2. G. R. Terry
Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan
yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin
3. P. Siagian
Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu
masalah, pengumpulan fakta dan data, penilaian yang matang atas alternatif
dan tindakan.
4. Horold dan Cyril O‟Donnell
Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan
diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari
perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak
terdapat keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau
reputasi yang telah dibuat
B. Tipe-tipe keputusan
Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan
kondisi dan situasi yang ada. Salah satu metode pengklasifikasian yang banyak
digunakan adalah dengan menentukan apakah keputusan itu diprogram atau
tidak. Keputusan-keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang
dibuat di bawah kondisi kepastian, risiko dan ketidakpastian.
1. Keputusan-keputusan yang diprogram
Keputusan yang diprogram adalah keputusan yang dibuat menurut
kebiasan, aturan atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang-ulang.
Setiap organisasi mempunyai kebijaksanaaan-kebijaksanaan tertulis atau
tidak tertulis yang memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam
30
situasi yang berulaang dengan membatasi dan menghilangkan alternatifalternatif. Sebagai contoh: manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji
karyawan baru, karena organisasi mempunyai proporsi gaji tersendiri
untuk semua posisi, Manajer juga tidak perlu memikirkan masalahmasalah harian yang akan dihadapi karena prosedur-prosedur untuk
menangani masalah-masalah rutin telah tersedia.
2. Keputusan-keputusan yang tidak diprogram
Keputusan ini merupakan keputusan yang berkenaan dengan masalahmasalah khusus, khas atau tidak biasa. Bila suatu masalah yang timbul
tidak dapat diselesaikan oleh satu kebijakan atau sangat penting sehingga
perlu penanganan khusus , maka masalah tersebut dapat diselesaikan
dengan keputusan yang tidak terprogram. Beberapa contoh masalah yang
memerlukan keputusan-keputusan yang tidak diprogram antara lain: cara
pengalokasian sumber daya organisasi, penenganan lini produk yang jatuh
di pasaran atau cara perbaikan hubungan masyarakat.
Teknik-teknik pembuatan keputusan
Tipe-tipe
keputusan
Diprogram:
1. Kebiasaan
Keputusan rutin
2. Kegiatan rutin
Tradisional
Modern
1. Teknik-teknik riset
opersi : analisa
dan berulang.
(prosedur-prosedur
matematik, model-
Organisasi
pengoperasian
model simulasi
mengembangkan
standar
komputer
proses-proses
3. Struktur organisasi,
2. Pengolahan data
31
khusus bagi
pengharapan umum,
penanganannya
sistem tujuan,
elektronik
saluran-saluran
informasi yang
disusun dengan
baik.
Tidak
diprogram:
1. Kebijakan intuisi
dan kreatifitas
Teknik pemecahan
masalah yang
Keputusan-
2. Coba-coba
diterapkan pada :
keputusan sekali
3. Seleksi dan latihan
a. Latihan membuat
pakai, disusun
para perencana
tidak sehat,
keputusan
b. Penyusunan
kebijaksanaan
program-program
ditangani
komputer
dengan proses
pemecahan
masalah umum
C. Proses pembuatan keputusan
Proses pembuatan keputusan terdiri dari dua tahapan yaitu: tahapan
perumusan keputusan dan tahapan implementasi keputusan. Setiap tahapan
terdiri dari berbagai langkah atau kegiatan yang secara sistematik dan runtun
32
perlu diikuti oleh setiap pembuat keputusan. Keseluruhan rincian tahapan dan
kegiatan pembuatan keputusan tersebut tercantum di bawah ini.
1. Perumusan Keputusan
a.
Identifikasi masalah
Keputusan diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah.
Langkah pertama harus diputuskan. Menurut Peter Drucker, seorang
eksekutif yang efektif tidak membuat keputusan untuk setiap masalah.
Masalah yang harus mendapat perhatian adalah masalah-masalah
mendasar yang mempunyai dampak luas dan menyeluruh bagi anggota
biasa tidak perlu diputuskan oleh eksekutif, tapi cukup oleh pimpinan
tingkat yang lebih rendah berdasarkan aturan organisasi yang berlaku.
Identifikasi masalah generik ini tidak perlu ditunjang oleh data yang
lengkap, sebab bila data yang lengkap harus terkumpul dahulu, maka
tidak akan ada suatu keputusan. Keputusan dapat dimulai dari
judgment rasional dari pemimpin.
b.
Perumusan tujuan
Tujuan apakah yang harus dicapai melalui pemecahan
suatu
masalah? Asumsi dasar untuk setiap keputusan adalah bahwa suatu
keputusan dibuat oleh seorang pemimpin untuk mencapai tujuan
tertentu. Ini berarti tidak hanya masalah yang dipecahkan saja yang
perlu jelas, tapi juga tujuan yang akan dicapainya harus labih jelas lagi.
Kejelasan tujuan ini diperlukan sebagai pedoman untuk menentukan
pilihan-pilihan keputusan yang paling tepat untuk suatu masalah.
Keberhasilan suatu keputusan ditentukan oleh “apakah tujuan yang
33
sudah ditetapkan itu akhirnya dapat dicapai atau tidak”. Tujuan untuk
masalah-masalah yang generik harus dirumuskan secara umum dan
mendasar, yang kemudian diterjemahkan kedalam tujuan-tijuan yang
lebih operasional yang disebut dengan objektif. Setiap objektif perlu
pula dijabarkan kedalam target-target baik yang bersifat kuantitatif
maupun kualitatif. Suatu “decision tree” perlu dikembangkan sehingga
jangkauan dampak dan lingkup suatu keputusan dapat diketahui dengan
jelas.
c.
Identifikasi Alternatif Solusi
Alternatif solusi atau pemecahan untuk suatu masalah sangat penting
karena setiap masalah tidak mungkin dipecahkan hanya oleh suatu cara
pemecahan saja. Alternatif-alternatif ini diperlukan untuk sampai
kepada pilihan keputusan yang tepat dengan resiko yang sangat
minimal.
Identifikasi alternatif
belakang
pendidikan,
solusi ini ditentukan oleh: latar
pengalaman
hidup,
tingkat
kecerdasan,
kemampuan antisipatif, kemampuan berfikir kedepan, imaginasi,
cita-cita, kreativitas, dan kemampuan untuk melihat secara jeli setiap
resiko dan dampak serta peluang yang mungkin diciptakan oleh suatu
alternatif keputusan tertentu.
1.4 Penentuan Kriteria Pemilihan Alternatif Solusi
Kriteria suatu alternatif pemecahan sangat sulit dikembangkan secara
pasti, karena sangat bergantung kepada kondisi dan visi pembuat dan
pelaksana keputusan
untuk
mencapai
tujuan
yang
34
telah
ditentukan. Namun demikian kriteria umum dapat diungkap seperti
dibawah ini:
a. Alternatif solusi itu harus tepat untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan
b. Altertnatif solusi itu harus jelas dampak, resiko dan peluang yang
mungkin diciptakan
c. Alternatif solusi itu harus feasible untuk dilaksanakan
d. Alternatif solusi itu harus tidak bertentangan dengan nilai, etika,
moral yang dipegang oleh anggota organisasi dan oleh organisasi.
e. Alternatif solusi itu harus membawa perubahan bagi organisasi
menuju yang lebih baik dari keadaan sekarang
Secara operasional akhirnya kriteria ini sangat ditentukan oleh
pembuat
keputusan.
Alternatif
solusi
yang
dipilih
mungkin
mempunyai resiko tinggi dan sulit dilaksanakan, tapi dapat membawa
perubahan yang diinginkan.
Dalam manajemen acapkali ditemukan
suatu alternatif solusi yang sangat mahal yang harus diambil untuk
suatu hasil yang mempunyai nilai sangat tinggi.
1.5 Penentuan Pilihan Alternatif Solusi (Keputusan)
Penentuan pilihan solusi atau keputusan ini dalam tahapan
pembuatan keputusan merupakan tahapan yang sangat kritis dan
sangat menentukan. Pembuat keputusan atas dasar semua pilihan yang
35
tersedia, dengan berbagai resiko, dampak dan peluang akhirnya harus
sampai pada suatu titik pilihan keputusan. Pilihan ini harus diambil
dengan kecermatan, kejelian, keberanian, tanggung jawab, dan
komitmen yang besar. Tanpa sikap-sikap seperti itu suatu keputusan
tidak akan mempunyai makna apa-apa. Sikap seperti inilah yang
menciptakan
berbagai
dinamika dan perubahan dalam suatu
organisasi.
D. Keterampilan dalam Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan sebagai unsur utama dalam manajemen dan fungsi
esensial dalam kepemimpinan menuntut keterampilan tertentu sehingga
keputusan yang dihasilkan memiliki kualitas sebagai produk pemimpin yang
professional. Keterampilan pembuatan keputusan semakin terasa amat
strategik dalam pembuatan keputusan, pada
abad
informasi,
karena
teknologi informasi dapat menyediakan peluang untuk memperoleh data
yang relevan, yang diperlukan oleh pembuat keputusan yang professional.
Tuntutan kualitas manajemen yang mendorong untuk mengembangkan
kekuatan organisasi dan manajemen dan dalam peran pemimpin dalam proses
tersebut.
Karena itu keterampilan yang diperlukan oleh pembuat keputusan
adalah sebagai berikut:
1. Keterampilan kognitif
2. Keterampilan menghimpun dan mengolah data
3. Keterampilan komunikasi
36
4. Keterampilan mempengaruhi
5.. Keterampilan managerial
Berikut uraian mengenai masing-masing keterampilan:
1. Keterampilan kognitif
Keterampilan ini mencakup: keterampilan dalam mengindentifikasi
masalah,
mengidentifikasi
berbagai
alternatif
solusi,
keterampilan
memutuskan dengan cepat dan tepat, keterampilan analisis, keterampilan
antisipatik,
dan
keterampilan
berikfir
kreatif
terutama
dalam
mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.
2. Keterampilan menghimpun dan mengolah data
Keterampilan ini terutama mencakup keterampilan menguasai
teknologi dengan
sistem informasi
yang dapat
menghimpun
dan
mengolah serta memanfaatkan data yang relevan dengan kebutuhan untuk
membuat keputusan. Ada tiga keterampilan utama yang perlu dikuasai oleh
pembuat keputusan: keterampilan mengembangkan sistem informasi,
keterampilan retrieval data, dan keterampilan seleksi dan utilisasi data
untuk mendukung pembuat keputusan
3. Keterampilan komunikasi
Keterampilan komunikasi mencakup: keterampilan menjelaskan
dengan tepat dan menarik tentang keputusan yang diambil kepada
masyarakat,
keterampilan
membaca
aspirasi
dan
kecenderungan
masyarakat, keterampilan berbicara, dan keterampilan menulis untuk
memaparkan keputusan-keputusan baik secara lisan maupun tertulis
37
4. Keterampilan Mempengaruhi
Keterampilan mempengaruhi adalah keterampilan untuk menjual
keputusan kepada masyarakat dan anggota dengan meyakinkan sehingga
terjadi perubahan untuk mendukung dan ikut melaksanakan keputusan
yang telah diambil. Keterampilan ini biasanya didukung oleh keterampilan
untuk bersosialisasi, keterampilan untuk bergaul dan mendekati orang
lain, keterampilan membaca aspirasi orang lain, keterampilan berbicara
dan berpidato dengan meyakinkan, dan keterampilan membuat orang lain
tertawa, gembira dan menangis sedih.
5. Keterampilan Managerial
Keterempilan managerial yang mendukung prses pembuatan
keputusan adalah: keterampilan pemimpin terutama dalam implementasi
keputusan, keterampilan teknis operasional terutama dalam merumuskan
keputusan, kererampilan hubungan manusia, terutama dalam proses
sosialisasi keputusan, keterampilan konseptual yang diperlukan untuk
merumuskan masalah, identifikasi alternatif solusi, dan memilih keputusan
yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketrampilan lain
yang mendukung pembuatan keputusan ini terutama dalam tahapan
implementasi adalah keterampilan mengembangkan rencana dan program
dan keterampilan memecahkan konflik yang terjadi sebagai akibat
benturan kepentingan. Keseluruhan keterampilan managerial ni merupakan
perangkat esensial untuk keberhasilan keputusan yang bermutu dan
38
generik serta mempengaruhi secara mendasar dan menyeluruh masa depan
organisasi
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan?
2. Keterampilan apa saja yang harus dimiliki oleh seorang pembuat
keputusan?
3. Sebutkan tipe-tipe keputusan yang anda ketahui
4. Jelaskan secara singkat proses pengambilan keputusan
5. Keputusan apa yang anda akan ambil jika anda sebagai seorang
pembuat keputusan (decision maker) ketika terjadi penuntutan kenaikan
upah ?
39
BAB 5
DASAR-DASAR PENGORGANISASIAN
A. Pengertian organisasi dan pengorganisasian
Pengorganisasiaan
merupakan
fungsi
kedua
“Pengorganisasian” merupakan kata yang berasal dari
dalam
manajemen.
kata “organisasi” yang
mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertaama organisasi merupakan
lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit,
perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga Pengertian kedua
berkenaan dengan proses pengorganisasian yang merupakan suatu cara yang mana
kegiataan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar
tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengertian organisasi menurut
Stoner, organisasi merupakan suatu pola hubungan-hubungan melalui orang-orang
di
bawah
pengarahan
manajer
untuk
mengejar
tujuan
bersama.
Dalam
pengorganisasian ada dua batasan, yaitu “organization” sebagai kata benda,
“organizing”sebagai kata kerja yang menunjuk pada serangkaian kegiatan yang
dilakukan secara sistematis. Pengorganisasian merupakan proses penyusunan
struktur organisasi dan pelaksanaaan struktur tersebut diman kedua hal itu sesuai
dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimiliki dan lingkungan
yang melingkupinya. Pengertian pengorganisasian menurut Terry pengorganisasian
merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksnakan untuk mengatur seluruh
sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan dengan sukses.
40
B. Unsur-unsur pengorganisasian
Dalam organisasi ada tiga komponen penting yaitu orang, kerjasama dan tujuan
bersama yang mana ketiga komponen tersebut tidak berdiri sendiri melainkan saling
mendukung sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh. Unsur- unsur organisasi
diuraikan sebagai berikut :
1. Man (orang-orang) dalam kehidupan organisasi atau ketata lembagaan sering
disebut dengan istilah pegawai atau personel. Pegawai atau personnel terdiri dari
semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya
terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur
tertinggi dalam
organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan
fungsinya masing-masing dan para pekerja (non management/workers). Semua
itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
2. Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan
yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh
karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatantingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers),
secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
3. Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan
tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik
akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang
apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan
(policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation)
yang telah ditetapkan
41
4. Peralatan (Equipment), merupakan unsur yang keempat yaitu peralatan atau
equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-
mesin, uang
dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor)
5. Lingkungan(Environment), faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya,
ekonomi dan teknologi.
6. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung
berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau
situasi akan selalu mengalami perubahan
7. Tempat atau lokasi sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan
transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
8. Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi
dibedakan menjadi :
a. Wilayah kegiatan yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa
saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi
b. Wilayah jangkauan atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut
wilayah atau daerah operasi organisasi.
c. Wilayah personil menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang
mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi
C. Struktur organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dari organisasi yang
dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi. Bagian-bagian atau posisi –posisi
maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
42
1. Bentuk struktur organisasi
a) Organisasi lini
Struktur organisasi lini yang diciptakan oleh Henry Fayol ini merupakan
bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini
menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh
manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada karyawannya
untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen
masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi
departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak.
Atau, bisa juga didefinisikan sebagai bentuk organisasi yang
menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak
dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang
dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering
disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam
organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun
tetangga.
Organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1) Jumlah karyawan sedikit
2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
3) Belum terdapat spesialisasi
4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab
penuh atas segala bidang pekerjaan
5) Struktur organisasi sederhana dan stabil
6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
43
7) Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Keuntungan penggunaan organisasi lini antara lain :
1) Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
2) Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
3) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
4) Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
5) Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung
berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat
dimengerti dan dilaksanakan
6) Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
7) Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
8) Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakatbakat pimpinan.
9) Adanya penghematan biaya
10) Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan penggunaan organisasi lini :
1) Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan
tujuan organisasi
2) Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
3) Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor,
cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
4) Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk
mengabil inisiatif sendiri
5) Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
44
6) Kurang tersedianya staf ahli
b) Organisasi Lini dan Staff
Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asas komando dipertahankan
tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff
berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi
yang dibutuhkan. Ciri-ciri dari bentuk oganisasi ini antara lain : Hubungan
atasan dan bawahan tidak bersifat langsung, pucuk pimpinan hanya satu orang
dibantu staff, terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff, jumlah
karyawan banyak, organisasi besar, bersifat komplek, adanya spesialisasi.
Keuntungan bentuk organisasi ini kelemahan tersebut antara lain:
1) Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
1) Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
2) Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan
pada organisasi besar maupun kecil.
3) Pengembalian
keputusan
relatif
mudah,
karena
mendapat
bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
4) Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
5) Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan
spesialisasinya
6) Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
7) Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Selain memiliki kelebihan, organisasi ini juga memiliki kelemahan.
Kelemahan tersebut antara lain:
45
1) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan
bantuan nasihat
2) Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling
mengenal
3) Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap
tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4) Pimpinan lini mengabaikan nasehat staf
5) Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis
dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam
menjalankan wewenang
6) Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7) Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga
menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8) Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan
staf dalam kebijakan dan tugas-tugas
yang diberikan sehingga
menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
c) Organisasi fungsional
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari
pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai
jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai
keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor.
Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai
bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi
perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi
46
atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang
atasan yang berberda-beda. Di lembaga pendidikan khususnya di Indonesia,
pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur
organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan
pengawasan. Bentuk organisasi ini memiliki ciri-ciri: pembidangan tugas
secara tegas dan jelas dapat dibedakan, bawahan akan menerima perintah dari
beberapa atasan, pekerjaan lebih banyak bersifat teknis, target-target jelas dan
pasti, pengawasan ketat, penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi
Keuntungan dari penggunaan struktur organisasi ini antaraa lain:
1) Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
2) Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
3) Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
4) Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga
berjalan lancar dan tertib
5) Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang
sama biasanya cukup tinggi.
6) Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan dari penggunaan struktur organisasi ini antara lain:
1)
Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke
bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi
sendiri saja
3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga
koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
47
d) Organisasi lini dan fungsional
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan
tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan
wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan
operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa
memandang eselon atau tingkatan. Struktur organisasi ini memiliki ciri-ciri:
tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang
bersifat bantuan, terdapat spesialisasi yang maksimal, tidak ditonjolkan
perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja
Kelebihan organisasi lini dan fungsional:
1) Solodaritas tinggi
2) Disiplin tinggi
3) Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
4) Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Kelemahan organisasi lini dan fungsional:
1) Kurang fleksibel dan tour of duty
2) Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan
oleh lebih dari satu orang
3) Spesiaisasi memberikan kejenuhan
e) Organisasi Lini, Fungsional dan Staf
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk
lini dan fungsional.
48
Memiliki ciri-ciri:
1) Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
2) Jumlah karyawan banyak.
3) Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:
a. Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
b. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
c. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)
f) Organisasi matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek
yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana
para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari
kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu
proyek yang harus diselesaikan
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan
lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Untuk mengatasi
masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk
melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer
proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak
Kelebihan struktur organisasi ini antara lain yaitu. Pada fleksibelitas
dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus
maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi
matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan
kekurangannya Manajer proyek tak bisa mengkoordinir berbagai bagian yang
berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang
49
terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masingmasing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka
manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya:
dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia
g) Organisasi komite
Organisasi
komite
adalah
bentuk
organisasi
di
mana
tugas
kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh
sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan
pluralistic manajemen
Organisasi komite terdiri dari :
1) Executive Committe (Pimpinan komite) Yaitu para anggotanya mempunayi
wewenang lini
2) Staff Committee Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :
1) Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah
dengan pemegang saham maupun dewan
2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil
3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
1) Proses decesion making sangat lamban
2) Biaya operasional rutin sangat tinggi
3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung
jawab
50
D. Bagan Organisasi Formal
Struktur organisasi terlalu kompleks untuk dinyatakan secara verbal, maka
manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk
menunjukan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsifungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukan
bagian hubungan diantaranya.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi
antara lain sebagai berikut:
1. Pembagian Kerja
Setiap kotak menunjukan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung
jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan
2. Manajer dan bawahan atau rantai pemerintah. Menunjukan hubungan wewenang
dan tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam
keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang yang tertinggi sampi
karyawan yang terendah dalam organisasi.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak
menunjukan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukan atas
dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional.
5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukan manajer dan
bawahan tetapi juga keseluruhan.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Sebutkan unsur-unsur pengorganisasian
51
2. Jelaskan 3 unsur pengorganisasian yang telah anda sebutkan
3. Jelaskan struktur organisasi lini
4. Sebutkan kelebihan struktur organisasi lini dan staff
5. Buatlah satu struktur organisasi lini himpunan mahasiswa
52
BAB 6
DESAIN PEKERJAAN DALAM MANAJEMEN
A. Pengertian Desain Pekerjaaan
Desain pekerjaan (job design) menurut Gibson dkk. (2006) dinyatakan sebagai
suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun
wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manajerial
yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk
memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari
pekerjaan yang diembannya
Herjanto menjelasakan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara
pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas,
bagaimana tugas itu dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang
diharapkan. Dari dua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa desain pekerjaan
adalah proses seorang manajer memutuskan tugas-tugas tertentu untuk orang-orang
dalam organisasi dalam rangka mecapai tujuan perusahaan.
B. Elemen Desain Pekerjaan
Menurut Handoko ada 3 elemen dalam desain pekerjaan. Elemen tersebut akan
diuraikan sebagai berikut :
1. Elemen organisasional
Dalam
menyusun
elemen
organisasional
perlu
memerhatikan
elemen
organisasional ini. Elemen ini berkaitan dengan efisiensi yang merupakan
penggunaan sumber daya dengan pengorbanan yang sekecil-kecilnya. Pekerjaan pekerjaan yang dirancang secara efisien mampu
mendorong pegawai dan
memotivasi mereka untuk mencapai keluaran yang maksimal. Elemen
53
organisasional ini terbagi menjadi tiga sub elemen yaitu pendekatan mekanistik,
aliran kerja dan praktik-praktik kerja.
a) Pendekatan mekanistik
Mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas
dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah
pengidentifikasian tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu
perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi
waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini
masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama
efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai
pengalaman.
b) Aliran kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau
jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan
pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.
c) Praktek-praktek kerja
Merupakan cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode
praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para
pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini
mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaanperkerjaan.
54
2. Elemen lingkungan
Elemen lingkungan merupakan pengaruh ekseternal yang mempengaruhi
desain pekerjaan. Kemampuan dan ketersediaan pegawai potensial serta
pengharapan-pengharapan sosial merupakan elemen lingkungan pokok yang
berperan dalam pembentukan desain pekerjaan. Pertimbangan efisiensi harus
diselaraskan dengan
kemampuan dan tersedianya pegawai
yang akan
melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang
sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai
kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh
pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun
tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan
kerja. Disamping itu masyarakat yang mempunyai keterampilan mempunyai
pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun
aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan
tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan
masyarakat.
3. Elemen-elemen Keperilakuan
Hal yang perlu diperhatiakan dalam elemen keperilakuan adalah sebagai berikut :
a) Otonomi
Dalam melaksanakan tugas, seorang pegawai diberi wewenang untuk
memutuskan keputusan yang berhubungan dengan tugasnya.
Dengan
diberikannya wewenang untuk mengambil keputusan maka berarti akan
bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan
perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan
55
pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan
mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan
tugasnya.
b) Variasi
Variasi pekerjaan dibuat dengan tujuan agar para pekerja tidak merasa bosan
dengan pekerjaannya. Jika seorang pekeja telah merasa bosan dengan
pekerjaanya kemungkinan pekerja tersebut membuat kesalahan akan besar,
jika kesalahan benar-benar terjadi tentunya pekerja yang bersangkutan akan
mendapatkan teguran. Dengan teguran ini maka soerang pegawai dapat merasa
tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.
c) Identitas tugas
Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi
dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas,
maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya.
Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan)
para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat
menurun
d) Umpan balik
Umpan balik berupa nilai prestasi atas apa yang telah dikerjakan oleh seorang
pekerja. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya
haruslah
diberitahukan
sehingga
dapat
memperbaikinya
atau
dapat
meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.
56
C. Teknik Desain Pekerjaan
1. Penyedarhanaan pekerjaan
Pekerjaan dibagi-bagi ke dalam bagian-bagian kecil sehingga memungkinkan
bagian-bagian tersebut untuk dikerjakan bersama.
2. Rotasi pekerjaan
Mempermudah seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke
posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi, dengan ini dapat
menjadikan pegawai tidak merasa bosan dan akan mengetahui pekerjaan yang
telah dilalui. Tetapi terdapat kelemahan yaitu Produktivitas akan rendah karena
setiap pegawai akan menyesuaikan diri terlebih dahulu setiap memasuki
pekerjaan yang baru.
3. Pemekaran pekerjaan
Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan
erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian.
4. Pemerkayaan pekerjaan
Merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab kepada pegawai, dilakukan
untuk mengurangi kebosanan. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi
untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan serta meningkatkan
tanggung jawab.
D. Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,
mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127). Analisa jabatan akan mencoba
mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa
57
yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut
harus dilakukan. Beberpa studi yang dapat digunakan untuk melakukan analisis
jabatan : kuesioner, menuliskan cerita singkat, pengamatan dan wawancara.
E. Deskripsi jabatan
Deskripsi Jabatan merupakan hasil pertama dari analisis jabatan. Deskripsi
jabatan dapat diartikan sebagai suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan
kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu
jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.
Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini
mungkin bisa dipergunakan:
1. Identifikasi jabatan
2. Ringkasan jabatan
3. Tugas yang dilaksanakan
4. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima
5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain
6. Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan
7. Kondisi kerja
8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
9. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.
Didalam pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau
membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu
kita bisa mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan
“apa” dan “mengapa” kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik
dimulai dengan kata kerja.
58
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian desain pekerjaan
2. Sebutkan elemen desain pekerjaan
3. Jelaskan rotasi pekerjaan dalam teknik desain pekerjaan
4. Apa perbedaan analisis jabatan dengan deskripsi jabatan
5. Apa yang dimaksud dengan pemekaran jabatan
59
BAB 7
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA SERTA MENGELOLA
PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVASI
A. Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia
Sumberdaya manusia merupakan salah satu elemen penting dalam suatu
organisasi. Melalui sumberdaya manusia proses dalam perusahaan/organisasi dapat
berjalan. Dalam pelaksanaannya proses suatu organisasi dalam mencapai tujuannya
menghadapi berbagai masalah yang berhubungan dengan sumberdaya manusia.
Karena hal itulah manajemen sumberdaya manusia dalam suatu organisasi sangat
penting untuk dilaksanakan.
Melayu SP Hasibuan menyatakan bahwa manejemen sumberdaya manusia
merupakan ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar
efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan
masyarakat. Sedangkan menurut Achmad S. Rucky manejemen sumberdaya
manusia adalah penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis,
pendayagunaan, pengembangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah
organisasi secara efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya
manusia yang optimal oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya.
Dari pengertian diatas dapat ditarik elemen-elemen dalam manajemen
sumberdaya manusia : Sasaran manajemen sumberdaya manusia adalah personil
dalam suatu organisasi atau perusahaan, manajemen sumberdaya manusia
dilaksanakan agar proses yaang terjadi dalam organisasi terlaksana dengan efektif
dan efisien, manajemen sumberdaya manusia mendukung perusahaan untuk
mencapai tujuannya
60
B. Tujuan Manajemen Sumberdaya Manusia (MSDM)
Manajemen sumber daya manusia bertujuan untuk merumuskan kebutuhan
pegawai, mengembangkan dan memberdayakan pegawai untuk memperoleh nilai
optimal bagi individu pegawai yang bersangkutan, organisasi dan masyarakat yang
dilayaninya. MSDM dilaksanakan untuk mewujudkan organisasi yang sehat, yaitu
organisasi yang memiliki jumlah dan kualifikasi pegawai sesuai dengan beban dan
tugas-tugas organisasi yang ada di dalamnya. MSDM harus mendukung tingkat
ketahanan organisasi, pertumbuhan, produktivitas dan kompetisi.
C. Model Manajemen Sumberdaya Manusia
Dalam memahami berbagai permasalahan pada manajemen sumber daya manusia
dan sekaligus dapat menentukan cara pemecahannya perlu diketahui lebih dahulu
model-model yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola sumberdaya
manusia.
Untuk menyusun berbagai aktifitas manajemen sumber daya manusia ada 6 (enam)
model manajemen sumber daya manusia yaitu:
1. Model Klerikal
Dalam model ini fungsi departemen sumber daya manusia yang utama adalah
memperoleh dan memelihara laporan, data, catatan-catatan dan melaksanakan
tugas-tugas rutin. Departemen sumber daya manusia menangani kertas kerja yang
dibutuhkan, memenuhi berbagai peraturan dan melaksanakan tugas-tugas
kepegawaian rutin.
2. Model Hukum
Dalam model ini, operasi sumber daya manusia memperoleh kekutan dari
keahlian di bidang hukum. Aspek hukum memiliki sejarah panjang yang berawal
61
dari hubungan perburuhan. Di masa negosiasi kontrak, pengawasan dan
kepatuhan merupakan fungsi pokok yang disebabkan karena adanya hubungan
yang sering bertentangan antara manajer dengan karyawan.
3. Model Finansial
Aspek finansial manajemen sumber daya manusia belakangna ini semakin
berkembang karena para manajer semakin sadar akan pengaruh yang besar dari
sumber daya manusia ini meliputi biaya kompensasi tidak langsung seperti biaya
asuransi kesehatan, pensiun, asuransi jiwa, liburan dan sebagainya, kebutuhan
akan keahlian dalam mengelola bidang yang semakin komplek ini merupakan
penyebab utama mengapa para manajer sumber daya manusia semakin
meningkat.
4. Model Manajerial
Model manajerial ini memiliki dua versi yaitu versi pertama manajer sumber
daya manusia memahami kerangka acuan kerja manajer lini yang berorientasi
pada produktivitas. Versi kedua manajer ini melaksanakan beberapa fungsi
sumber daya manusia. Departemen sumber daya manusia melatih manajer lini
dalam keahlian yang diperlukan untuk menangani fungsi-fungsi kunci sumber
daya manusia seperti pengangkatan dan evaluasi
5. Model Humanistik
Ide sentral dalam model ini adalah departemen sumber daya manusia dibentuk
untuk mengembangkan dan membantu perkembangan nilai dan potensi sumber
daya manusia di dalam organisasi. Spesialis sumber daya manusia harus
memahami
individu
karyawan
dan
membantunya
memaksimalkan
pengembangan diri dan peningkatan karir. Model ini menggabarkan tumbuhnya
62
perhatian organisasi terhadap pelatihan dan pengembangan karyawan mereka.
6. Model ilmu perilaku
Model ini menganggap bahwa, ilmu perilaku seperti psikologi dan perilaku
organisasi merupakan dasar aktivitas sumber daya manusia. Prinsipnya adalah
bahwa sebuah pendekatan sains terhadap perilaku manusia dapat diterapkan pada
hampir semua permasalahan sumber daya manusia yang didasarkan pada prinsip
sains meliputi teknik umpan balik, evaluasi, desain program dan tujuan pelatihan
serta manajemen karir
D. Fungsi-fungsi Manajemen Sumberdaya Manusia
Ada beberapa fungsi-funngsi dalam Manajemen Sumberdaya Manusia antaraa lain
sebagai berikut:
1. Perencanaan Manajemen Sumberdaya Manusia
Perencanaan SDM adalah kegiatan menaksir/menghitung kebutuhan SDM
organisasi dan selanjutnya merumuskan upaya-upaya yang perlu dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Upaya tersebut mencakup kegiatan
menyusun dan melaksanakan rencana agar jumlah dan kualifikasi personil yang
diperlukan itu tersedia pada saat dan posisi yang tepat sesuai dengan tuntutan
organisasi.
2. Analisis pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah suatu proses menjelaskan dan mencatat tujuan-tujuan
pekerjaan, kewajiban dan tanggung jawab utama pekerjaan tersebut dan kondisi
di mana pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan merupakan bagian
dari perencanaan SDM yang membantu menjelaskan spesifikasi pekerjaan dan
spesifikasi kompetensi serta karakteristik kepribadian yang tepat untuk
63
mengerjakan pekerjaan itu.
3. Rekrutmen pegawai
Rekrutmen (pengadaan) pegawai adalah seperangkat kegiatan dan proses yang
dipergunakan untuk memperoleh sejumlah orang yang bermutu pada tempat dan
waktu yang tepat sesuai dengan ketentuan hukum sehingga orang dan organisasi
dapat saling menyeleksi berdasarkan kepentingan terbaik masing-masing dalam
jangka panjang maupun jangka pendek.
4. Seleksi pegawai
Seleksi pegawai adalah suatu proses mengeumpulkan informasi untuk menilai
dan memutuskan siapa yang diangkat, dengan berpedoman pada hukum, demi
kepentingan jangka panjang dan pendek, perorangan dan organisasi
5. Orientasi, penempatan dan penugasan
Orientasi, penempatan, dan penugasan merupakan kegiatan yang dilakukan
serempak. Orientasi ditujukan untuk mempercepat sosialisasi pegawai dan
penerimaan lingkungan kerja sehingga pegawai tersebut dapat segera beradaptasi
dalam sistem, prosedur, serta budaya kerja. Penempatan dan penugasan adalah
keputusan kepegawaian yang berazaskan “the right men on the right job”
6. Kompensasi (termasuk kesejahteraan)
Kompensasi adalah apa yang diterima pegawai karena ia telah memberikan
kontribusi pikiran, perhatian, kemampuan, dan kinerjanya terhadap organisasi.
Kompensasi terdiri dari hal berupa uang dan bukan uang. Kompensasi sangat
penting untuk memperoleh, memelihara, dan mempertahankan angkatan kerja
yang produktif.
64
7. Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja yaitu suatu proses mempertimbangkan kinerja pegawai pada
masa lalu dan sekarang yang dikaitkan dengan latar belakang lingkungan
kerjanya serta memperhatikan potensi yang dimiliki pegawai tersebut bagi
kepentingan organisasi di masa yang akan datang. Penilaian bertujuan membantu
pegawai yang bersangkutan mencapai hasil bagi dirinya sendiri dan organisasi
8. Pengembangan karir
Pengembangan karir adalah proses mencermati potensi, kemampuan, kinerja dan
komitmen pegawai untuk diposisikan dalam struktur organisasi secara tepat,
sehingga pegawai dan organisasi memperoleh maslahat dan nilai tambah optimal
9. Pelatihan dan Pengembangan Pegawai
Pelatihan dan pengembangan pegawai adalah upaya memperbaiki kinerja
pegawai di masa kini maupun di masa depan dengan meningkatkan kemampuan
pegawai untuk bekerja, melalui pembelajaran, biasanya dengan meningkatkan
pengetahuan, mutu sikap dan keterampilan. Pelatihan berbeda dengan
pengembangan. Pelatihan adalah segala kegiatan yang dirancang untuk
memperbaiki kinerja pegawai dalam suatu pekerjaan di mana pegawai tersebut
sedang
atau
akan
diangkat
menjabat
pekerjaan
yang
bersangkutan.
Pengembangan adalah upaya membantu pegawai secara individual menangani
tanggung jawabnya di masa depan
10. Penciptaan Mutu Lingkungan Kerja
Menciptakan lingkungan kerja adalah upaya yang berkaitan dengan mewujudkan
pengawasan yang suportif, kondisi kerja yang baik, gaji dan penghargaan yang
merangsang, serta menjadikan pekerjaan sebagai sesuatu yang menantang dan
65
memberikan kepuasan
11. Perundingan Kepegawaian
Perundingan pegawai adalah kegiatan yang berkaitan dengan menempatkan hak
dan kewajiban pegawai dan organisasi menjadi jelas, merumuskan kesepakatankesepakatan menangani perselisihan kepegawaian, dan menyepakati konsekuensi
yang akan diperoleh pegawai sebagai akibat pelanggaran hubungan kerja
12. Riset Pegawai
Riset atau penelitian sumber daya manusia adalah upaya untuk menemukan
tindakan-tindakan kepegawaian secara empirik yang dimaksudkan untuk
memperbaiki
tindakan-tindakan
kepegawaian
pada
masa
kini,
dan
pengembangannya di masa depan. Riset SDM dapat dilakukan dalam lingkungan
internal organisasi maupun di luar organisasi. Riset SDM dapat dilakukan oleh
unit yang ada dalam organisasi itu atau dilakukan oleh lembaga-lembaga khusus
yang menaruh perhatian pada pengembangan dan pemberdayaan SDM atau
MSDM pada umumnya.
13. Pensiun dan Pemberhentian Pegawai
Pensiun merupakan hak pegawai. Fungsi MSDM ini berkaitan dengan
merumuskan
syarat-syarat
dan
kondisi-kondisi
yang
memberikan
kejelasan/pedoman bagi pemenuhan hak pensiun. Pemberhentian pegawai terjadi
atas permohonan sendiri atau karena diberhentikan organisassi akibat sangsi
tertentu yang berkaitan dengan keswepakatan hubungan kerja. Pemberhentian
pegawai dalam arti ini biasanya dilakukan dalam periode kontrak kerja (work
service)
66
E. Perubahan Organisasi
Proses merubah organisasi yang dilakukan secara terus-menerus sebagai reaksi
dari keadaan pasar yang senantiasa berubah. Perubahan tersebut berkenaan dengan
arah, struktur dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari
pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri. Sifat dari perubahan organisasi
(Organization Change) merupakan modifikasi substanstive pada beberapa bagian
organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hampir semua aspek dari
suatu organisasi seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk pembagian departemen,
rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, orang-orang didalam
organisasi itu sendiri dan lain sebagainya. Setiap perubahan yang terjadi dalam
organisasi memiliki dampak yang besar bagi organisasi itu sendiri. Dan tentunya
perubahan itu diharapkan mampu memberi dampak positif yang membuat organisasi
bisa berjalan secara efektif dan efisien.
Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap
tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikitdemi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat
perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan
mikro dan makro. Formulir pendaftaran direvisi untuk mempermudah calon
mahasiswa .Program pelatihan peningkatan pelayanan pelanggan dilakukan setiap
enam bulan. Perubahan reaktif lebih ditekankan pada perubahan yang bersifat rutin
dengan cakupan yang lebih sempit.
Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi
structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan
67
sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui
pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk
mengubah cara-cara operasi organisasi.
F. Faktor Pemicu Perubahan
1. Faktor pemicu dari lingkungan
Terdapat beberapa pengaruh lingkungan yang menyebabkan perubahan dalam
organisasi antara lain sebagai berikut:
a. Pasar yang dilayani perusahaan ( klien atau konsumen )
b. Globalisasi
c. Pemasok
d. Reformasi politik
e. Lembaga Pemerintah dan Parlemen
f. Serikat pekerja
g. Asosiasi niaga
h. Perubahan status perusahaan dari milik negara
i. Pesaing menjadi swasta atau sebaliknya
j. Lembaga keuangan
k. Perubahan demografis dan struktur keluarga
l. Pemasok tenaga kerja
m. Tingkat pengangguran
n. Kondisi perekonomian
o. Kemajuan teknologi
p. Perkembangan system computer dan informasi
q. Perkembangan e-commerce
68
2. Pengaruh PETS (Politik, Ekonomi, Teknologi dan Sosial)
PETS berperan sebagai faktor dari berubahnya suatu organisasi, PETS
mempengaruhi strategi, struktur dan kebijakan perusahaan.
a. Pengaruh teknologi
Internet merupakan factor terpenting dan menyentuh hampir semua aspek
operasional perusahaan. Penggunaan internet bukannya tanpa masalah, karena
staf menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja mencemaskan para
atasan sebab penggunaan e-mail menyimpang dari pekerjaannya
b. Pengaruh politik
Perubahan lingkungan politik tidak saja langsung mempengaruhi perusahaan,
tetapi juga berimbas pada perubahan lingkungan ekonomi. Contohnya
kebijakan pemerintah dalam pengurangan subsidi BBM, dangan dikuranginya
subsidi BBM membuat harga BBM naik sehingga menyebabkan daya beli
masyarakat rendah. Jika daya beli masyarakat rendah akan berpengaruh pada
pemintaan produk perusahaan, permintaan produk akan menurun yang
menyebabkan pendapatan perusahaan akan berkurang
c. Pengaruh sosial dan budaya
1) Harapan kenaikan standar hidup secara terus-menerus, sementara peluang
pekerjaan permanen yang aman makin langka.
2) Faktor demografis membuat berlimpahnya jumlah kaum muda memasuki
pasar kerja.
3) Perubahan struktur keluarga dimana kaum perempuan juga berharap dapat
meniti karir seperti layaknya suami mereka.
4) Perusahaan juga dituntut meningkatkan perhatian pada aspek kreatifitas
69
karyawan dengan melakukan penataan system untuk mendorong inovasi
d. Pengaruh ekonomi
1) Pesaing
2) Kurs mata uang
3) Pajak
4) Perijinan
5) Standar Gaji Minimum
6) Serikat buruh yang makin berpengaruh
7) Pergantian direktur atau manager
8) Perubahan struktur administrasi
9) Penataan kelompok kerja Perubahan tata ruang kantor / pabrik
G. Proses Perubahan Organisasi
Edgar H. Schein mengemukakan tiga langkah proses efektif perubahan
organisasi sebagai berikut :
1. Unfreezing (pencairan)
Membuat kebutuhan terhadap perubahan demikian jelas sehingga individu,
kelompok dan organisasi siap melihat dan menerima bahwa perubahan perlu
terjadi. Langkah ini biasanya dikaitkan dengan diagnosis, yang menggunakan
pakar eksternal yang disebut agen perubahan yaitu spesialis OD (organizational
development) yang melaksanakan diagnosis sistematis atas organisasi dan
mengidentifikasi
masalah-masalah
yang berhubungan
dengan
pekerjaan.
Diagnosis membantu karyawan menyadari masalah-masalah perilaku mereka.
2. Changing (pengubahan)
70
Menemukan dan mengadopsi sikap, nilai dan tingkah laku baru dengan
bantuan agen perubahan terlatih memimpin individu, kelompok dan seluruh
organisasi melewati proses tersebut. Individu-individu bereksperimen dengan
perilaku-perilaku baru dan mempelajari keahlian-keahlian baru yang dapat
digunakan dalam lingkungan kerja.
3. Refreezing (pemantapan)
Transformasi pola tingkah laku menjadi norma baru melalui penguatan dan
dukungan mekanisme. Di sini individu-individu menerapkan sikap dan nilai baru
dan organisasi memberi imbalan untuk itu. Dampak dari perilaku baru dievaluasi
dan diperkuat.
H. Sumber Utama Penolakan Terhadap Perubahan Organisasi
1. Budaya Organisasi
Budaya merupakan kekuatan untuk mengarahkan tingkah laku karyawan.
Karyawan termotivasi bekerja dalam organisasi karena pekerjaan itu membantu
mereka memenuhi sasaran kehidupan mereka dan karena kepribadian, sikap dan
keyakinan mereka sesuai dengan budaya organisasi. Budaya yang telah tertanam
mempengaruhi sikap kerja sehingga mereka merasa terancam dengan usaha untuk
melakukan perubahan radikal dalam budaya organisasi dan “cara kami bekerja”
yang dirasa akan menyulitkan mereka untuk melakukan penyesuaian terhadap
budaya baru.
2. Kepentingan individu
Kebutuhan karyawan terhadap hasil kerja sebagai imbalan dari bekerja
dengan baik, adanya pengharapan terhadap gaji yang memadai, kondisi kerja
yang memuaskan, kepastian adanya pekerjaan, dan penghargaan sampai tingkat
71
tertentu menjadi faktor penolakan perubahan. Dalam hal ini perubahan
menyebabkan kekhawatiran karyawan menghadapi periode yang secara potensial
tidak menyenangkan untuk menyesuaikan dengan struktur organisasi yang baru
atau pekerjaan yang didesain ulang yang akan menimbulkan hilangnya beberapa
kepentingan yang selama ini dimiliki karyawan.
3. Persepsi Sasaran dan Strategi Organisasi
Sasaran dan strategi sangat penting untuk mengorganisasikan dan
mengkoordinasikan usaha organisasi. Sasaran dan strategi yang menjadi pedoman
dan telah dipegang sebagai pendorong stabilitas organisasi, sangat sulit dirubah
karena terkadang karyawan tidak mengetahui kebutuhan untuk sasaran baru
karena mereka tidak mempunyai cukup informasi yang sama dengan manajer.
Mereka masih berpijak pada stabilitas masa lalu. sementara lingkungan berubah
secara dinamis dan menuntut perubahan.
I. Cara Menangani Penolakan Terhadap Perubahan Organisasi
Ada enam pendekatan dalam menangani penolakan terhadap perubahan yang
dapat dilakukan organisasi.
1. Pendidikan dan Komunikasi.
Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari
perubahan kepada individu, kelompok dan organisasi keseluruhan. Pendekatan ini
digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang tidak tepat serta
kekurangan analisanya.
2. Partisipasi dan penyertaan.
Meminta atau mengikutsertakan anggota organisasi untuk membantu mendesain
perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa tidak mempunyai
72
semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain perubahan dan orang lain
mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak perubahan.
3. Memberi fasilitas dan dukungan.
Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan
memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang dapat
digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian.
4. Negosiasi dan persetujuan.
Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat
pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau organisasi
dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan.
5. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota.
Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam
mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini
digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal.
6. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung.
Menakut-nakuti
dengan
kehilangan
pekerjaan
atau
pemindahan,
tidak
dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam
proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan yang
cukup besar.
J. Inovasi Kreativitas
kemapuan untuk menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik atau membuat
hubungan yang tidak biasa diantara ide-ide. Inovasi adalah proses mencari ide
kreatif dan mengubahnya menjadi produk atau jasa atau metode kerja yang inovatif.
1. Bentuk Kreativitas
73
a. Inovasi Radikal (Radical Inovation) adalah perubahan produk atatu jasa dalam
proses manajemen dimana produk dan jasa atau teknologi yang dikembangkan
oleh suatu organisasi disusun, dibangun, dan diberikan kepada konsumen.
yang sepenuhnya menggantikan produk, jasa atau teknologi yang ada dalam
suatu industri.
b. Inovasi Produk (Product Innovation) adalah perubahan produk, jasa, atau
teknologi baru yang dimodifikasi dalam karakteristik atau kinerja dari produk
atau jasa yang produk, jasa, atau teknologi yang ada. ada atau pernciptaan dari
produk atau jasa yang sama sekali baru.
c. Inovasi Technical (Technical Inovation) adalah perubahan dalam cara
produksi dan jasa dibuat, diciptakan, dan dalam penampilan fisik atau kinerja
dari suatu produk atau didistribusikan. Inovasi proses secara langsung
mempengaruhi manufaktur, jasa atau proses fisik dimana suatu produk atau
jasa dibuat.
Memenangkan bisnis sekarang ini memerlukan inovasi itulah
kenyataan yang dihadapi oleh manajer sekarang ini. Dalam dunia e-bisnis
yang dinamis dan kacau serta persaingan global, organisasi harus menciptakan
produk dan jasa yang mempunyai teknologi yang canggih jika mereka ingin
bersaing. Ada tiga variabel yang ternyata mampu merangsang inovasi yaitu:
Variabel Struktur, Variabel Budaya dan Variabel SDM
1) Variable struktur
a) Struktur organic karena jenis organisasi itu rendah formlisasi,
sentralisasi dan spesialisasi kerjanya, struktur organic memudahkan
74
fleksibilitas, kemampuan beradaptasi dan pemupukan silang yang
dibutuhkan untuk memunculkan inovasi.
b) Sumber daya melimpah. Melimpahnya sumber daya berarti manajemen
mempu membeli inovasi, mampu membayar biaya melembagakan
inovasi dan mampu menyerap kegagalan.
c) Komunikasi. Tim lintas fungsi, satuan tugas dan desain organisasi
semacam itu mampu memperlancar interaksi dan komunikasi antar
departemen
d) Manajemen tekanan waktu. Organisasi yang inovatif mencoba
meminimalkan tekanan waktu yang ekstrem pada kegiatan kreatif
dengan mengesampingkan permintaan lingkungan
2) Variable Budaya
a) Menerima ambiguitas. Terlalu banyak penekanan pada obyektivitas dan
kekhususan dapat menghambat kreatifitas
b) Menolerir hal yang tidak praktis. Janganlah mencegah orang-ornag yang
mengutarakaan pemikirannya tentang “bagaimana seandainya”. Apa
yang mulanya kelihatan tidak praktis, dapat menghasilkan solusi yang
inovatif.
c) Pengendalian eksternal yang rendah. Aturan atau kebijakan dan kendali
organisasi semacam itu dibuat sesedikit mungkin
d) Menolerir resiko. Para karyawan didorong untuk bereksperimen tanpa
rasa takut terhadap akibatnya. Kesalahan diperlukan untuk modal
pembelajaran.
75
e) Menolerir konflik. Keragaman pendapat didorong. Keselarasan dan
kesepakatan diantara individu tidak diasumsikan sebagai petunjuk
tingginya kinerja
f) Berfokus pada hasil bukan cara. Sasaran dibuat jelas dan orang-orang
didorong untuk memikirkan jalan alternatef menuju sasaran organisasi.
g) Berfokus pada sistem terbuka. Para manajer memantau dengan ketat
lingkungannya dan menanggapi perubahan ketika perubahan itu terjadi.
h) Umpan balik yang positif. Manajer memberikan umpan balik yang
positif, dorongan dan dukungan sehingga karyawan merasa ide kreatif
mereka mendapat perhatian.
3) Variabel Sumber Daya
Variabel Sumber Daya Manusia Organisasi yang inovatif itu secara
aktif memajukan pelatihan dan pengembangan anggotanya agar pengetauan
mereka senantiaa mutakhir, memberi karyawan mereka rasa aman kerja
yang tinggi untuk mengurangi rasa takut dipecat karena melakukan
kesalahan dan mendorong individu menjadi “ jagoan “ perubahan. Jagoan
ide secara aktif dan penuh semangat mendukung ide baru, membangun
dukungan, mengatasi penolakan dan memastikan diterapkannya inovasi itu.
Ciri-ciri jagoan ide : Rasa percaya diri yang tinggi, tahan banting, penuh
semangat, penuh tenaga, Cenderung mengambil resiko. Para jagoan ide
juga memiliki jiwa kepemimpinan yang dinamis. Mereka mampu
mengilhami dan menyemangati orang lain melalui visi mereka tentang
inovasi dan keyakinan pribadi yang kuat akan misi mereka. Mereka juga
mendapatkan persetujuan orang lain untuk mendukung misi mereka. Selain
76
itu, para jagoan ide juga biasanya mempunyai jabatan yang memberi
mereka kebebasan cukup besar untuk pengambilan keputusan.
EVALUASI
Jawablah pertayaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen SDM?
2. Jelaskan model klerikal dalam manajemen SDM?
3. Sebutkan 5 fungsi manajemen SDM?
4. Sebutkan faktor-faktor pemicu perubahan
5. Jelaskan tahap pencairan dalam proses perubahan
77
BAB 8
DASAR-DASAR KEPEMIMPINAN
A. Pengertian Kepemimpinan
Stoner mendefinisikan pemimpin sebagai kepemimpinan manajerial yaitu suatu
proses penghargaan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari
sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Sedangkan menurut John
D. Pfiffner, Robert Presthus kepemimpinan adalah seni mengkoordinasikan dan
memahami. Dari kedua pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa
kepemimpinan merupakan suatu proses pengkoordinasian pada orang-orang yang
ada dalam suatu organisasi agar mereka saling bekerja sama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
B. Pendekatan Studi Kepemimpinan
Ada tiga pendekatan dalam studi kepemimpinan yaitu pendekatan kesifatan,
perilaku, dan situasional yang mana pendekatan ini ditemukan berdasarkan
penelitian-penekitian
dan
teori-teori
kepemimpinan.
Pendekatan
pertama
memandang kepemiminan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak.
Pendekatan kedua bermaksud mengidentifikasikan perilaku-perilaku (behaviours)
peribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan yang efektif. Kedua pendekatan
ini mempunyai anggapan bahwa seorang individu yang memiliki sifat-sifat tertentu
atau memperagakan perilaku-perilaku tertentu akan muncul sebagai pemimpin
dalam situasi kelompok apapun dimana dia berada.
Pemikiran dan penelitian sekarang mendasarkan pada pendekatan ketiga yaitu
pandangan situasional tentang kepemimpinan. Pandangan ini menganggap terdapat
beberapa kondisi yaang bervariasi yang menentukan efektifitas kepemimpian
78
dengan situasi tugas-tugas yang dilakukan, keterampilan dan penghaaraapan
bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan,
lingkungan organisasi, dan sebagainya.
C. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
1. Fungsi Perencanaan
Seorang pemimpin perlu membuat perencanaan yang menyeluruh bagi
organisasi dan bagi diri sendiri selaku penanggung jawab tercapainya tujuan
organisasi. Manfaat – manfaat tersebut antara lain:
a. Perencanaan merupakan hasil pemikiran dan analisa situasi dalam pekerjaan
untuk memutuskan apa yang akan dilakukan
b. Perencanaan berarti pemikiran jauh ke depan disertai keputusan – keputusan
yang berdasarkan atas fakta – fakta yang diketahui
c. Perencanaan berarti proyeksi atau penempatan diri ke situasi pekerjaan yang
akan dilakukan dan tujuan atau target yang akan dicapai.
Perencanaan meliputi dua hal, yaitu:
a. Perencanaan tidak tertulis yang akan digunakan dalam jangka pendek, pada
keadaan darurat, dan kegiatan yang bersifat terus menerus.
b. Perencanaan tertulis yang akan digunakan untuk menentukan kegiatan –
kegiatan yang akan dilakukan atas dasar jangka panjang dan penentukan
prosedur – prosedur yang diperlukan.
2. Fungsi Memandang ke Depan
Seorang pemimpin yang senantiasa memandang ke depan berarti akan mampu
mendorong apa yang akan terjadi serta selalu waspada terhadap kemungkinan.
Hal ini memberikan jaminan bahwa jalannya proses pekerjaan ke arah yang dituju
79
akan dapat berlangusng terus menerus tanpa mengalami hambatan dan
penyimpangan yang merugikan. Oleh sebab seorang pemimpin harus peka
terhadap perkembangan situasi baik di dalam maupun diluar organisasi sehingga
mampu mendeteksi hambatan-hambatan yang muncul, baik yang kecil maupun
yang besar.
3. Fungsi Pengembangan Loyalitas
Pengembangan kesetiaan ini tidak saja diantara pengikut, tetapi juga unutk
para pemimpin tingkat rendah dan menengah dalam organisai. Untuk mencapai
3
kesetiaan ini, seseorang pemimpin sendiri harus memberi teladan baik dalam
pemikiran, kata-kata, maupun tingkah laku sehari – hari yang menunjukkan
kepada anak buahnya pemimpin sendiri tidak pernah mengingkari dan
menyeleweng dari loyalitas segala sesuatu tidak akan dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
4. Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan merupakan fungsi pemimpin untuk senantiasa meneliti
kemampuan pelaksanaan rencana. Dengan adanya pengawasan maka hambatan –
hambatan dapat segera diketemukan, untuk dipecahkan sehingga semua kegiatan
kembali berlangsung menurut rel yang elah ditetapkan dalam rencana.
5. Fungsi Mengambil Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan fungsi kepemimpinan yang tidak
mudah dilakukan. Oleh sebab itu banyak pemimpin yang menunda untuk
melakukan pengambilan keputusan. Bahkan ada pemimpin yang kurang berani
mengambil keputusan. Metode pengambilan keputusan dapat dilakukan secara
80
individu, kelompok tim atau panitia, dewan, komisi, referendum, mengajukan
usul tertulis dan lain sebagainya.
6. Fungsi Memberi Motivasi
Seorang pemipin perlu selalu bersikap penuh perhatian terhadap anak
buahnya. Pemimpin harus dapat memberi semangat, membesarkan hati,
mempengaruhi anak buahnya agar rajinbekerja dan menunjukkan prestasi yang
baik terhadap organisasi yang dipimpinnya. Pemberian anugerah yang berupa
ganjaran, hadiah, piujian atau ucapan terima kasih sangat diperlukan oleh anak
buah sebab mereka merasa bahwa hasil jerih payahnya diperhatikan dan dihargai
oleh pemimpinnya.
Di lain pihak, seorang pemimpin harus berani dan mampu mengambil
tindakan terhadap anak buahnya yang malas dan yang telah berbuat salah
sehingga merugikan organisasi, dengan jalan memberi celaan, teguran, dan
hukuman yang setimpal dengan kesalahannya. Untuk melaksanakan fungsi fungsi
ini sebaik- baiknya, seorang pemimpin perlu menyelenggarakan daftar kecakapan
dan kelakuan baik bagi semua pegawai sehingga tercatat semua hadiah maupun
hukuman yang telah diberikan kepada mereka.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar kepemimpinan dapat
berperan dengan baik, antara lain:
1. Yang menjadi
dasar
utama dalam
efektivitas
kepemimpinan
bukan
pengangkatan atau penunjukannya, melainkan penerimaan orang lain terhadap
kepemimpinan yang bersangkutan
2. Efektivitas kepemimpinan tercermin dari kemampuannya untuk tumbuh dan
berkembang
81
3. Efektivitas kepemimpinan menuntut kemahiran untuk “membaca” situasi
4. Perilaku seseorang tidak terbentuk begitu saja, melainkan melalui pertumbuhan
dan perkembangan
5. Kehidupan organisasi yang dinamis dan serasi dapat tercipta bila setiap anggota
mau menyesuaikan cara berfikir dan bertindaknya untuk mencapai tujuan
organisasi.
D. Gaya-Gaya Kepemimpinan
Para peneliti telan mengidentifikasikan dua gaya kepemimpinan: Gaya
kepemimpinan dengan orientasi tugas (task oriented) dan gaya kepemimpinan
orientasi karya (employee oriente). Pemimpin berorietasi tugas mengarahkan dan
mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan
sesuai dengan yaang diinginkannya. Pemimpin lebih memperhatikan pelaksanaan
pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.
Pemimpin yang berorientasi pada karyawan berorientasi pada proses
memotivasi bawahan dibanding mengawasi mereka. Mereka mendorong anggota
kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan
bawahan untuk berpartisipasi dalam pembutan keputusan, menciptakan suasana
persahabatan serta hubungan-hubungan saling mempercayai dan menghormati antar
anggota kelompok. Selain gaya kepemimpinan di atas masih terdapat gaya lainnya.
1. Otokratis
Kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam
mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Kekuasaan sangat dominan
digunakan. Memusatkan kekuasaan dan pengambilan keputusan bagi dirinya
sendiri, dan menata situasi kerja yang rumit bagi pegawai sehingga mau
82
melakukan apa saja yang diperintahkan. Kepemimpinan ini pada umumnya
negatif, yang berdasarkan atas ancaman dan hukuman. Meskipun demikian, ada
juga beberapa manfaatnya antaranya memungkinkan pengambilan keputusan
dengan cepat serta memungkinkan pendayagunaan pegawai yang kurang
kompeten.
2. Partisipasif
Lebih banyak mendesentrelisasikan wewenang yang dimilikinya sehingga
keputusan yang diambil tidak bersifat sepihak.
3. Demokrasi
Ditandai adanya suatu struktur yang pengembangannya menggunakan pendekatan
pengambilan keputusan yang kooperatif. Di bawah kepemimpinan pemimpin
yang demokrasis cenderung bermoral tinggi dapat bekerjasama, mengutamakan
mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri.
4. Kendali Bebas
Pemimpin memberikan kekuasaan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi
bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif. Yaitu Pemimpin menghindari kuasa
dan tanggung – jawab, kemudian menggantungkannya kepada kelompok baik
dalam menetapkan tujuan dan menanggulangi masalahnya sendiri.
E. Perbedaan Kepemimpinan dan Manajemen
Substansi
1. Penyusunan Rencana
Manajemen
Kepemimpinan
Perencanaan dan
Penentuan Arah Kegiatan.
Penganggaran Penentuan
Menyusun visi atau tujuan
rencana spesifikasi dari
jangka panjang yang akan
kegiatan untuk
83
pencapaian tujuan serta
diraih oleh organisasi serta
mengalokasikan segala
strategi
sumber daya yang
perubahan
yang
harus dilakukan
dibutuhkan.
2. Membangun Relasi
Pengorganisasian dan
Mengkoordinasikan visi
antar Manusia atau
Penempatan SDM.
kepada orang-orang serta
Kelompok Kerja untuk
Menyusun struktur
membangun kerjasama
Merealisasikan
organisasi, prosedur
dengan orang-orang yang
Rencana
kerja, tanggung jawab
siap untuk mewujudkan
dari setiap bagian
visi secara bersama-
organisasi serta metode
sama.
implementasi.
3. Implementasi Rencana
Pengawasan dan
Memotivasi dan
Pemecahan Masalah.
Memberikan inspirasi.
Pada tahap implementasi
Peran yang dilakukan
tugas manajemen adalah
pada saat implementasi
melakukan pengawasan
adalah memotivasi
dan pengendalian atas
orang-orang yang telah
berbagai kendala yang
sepakat bekerjasama
mungkin ditemui.
untuk melakukan
implementasi dari apa
yang telah dibangun
sebagai upaya
pencapaian visi.
4. Hasil yang diperoleh
Sesuatu yang telah
diperkirakan atau
Suatu perubahan yang
akan mendukung
pencapaian visi.
ditargetkan sebelumnya
84
EVALUASI
1. Menurut anda bagaimanakah kepemiminan yang baik itu?
2. Jelaskan fungsi memberi motivasi dalam kepemimpinan
3. Jelaskan gaya kepemimpinan otokratis
4. Jelaskan perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan dalam hal penyusunan
rencana
5. Menurut anda bagaimana kepemimpinan komting kelas anda?
85
BAB 9
MOTIVASI KERJA DALAM MANAJEMEN
A. Pengertian Motivasi Kerja
George R. Terry mendefinisikan motivasi kerja sebagai suatu keinginan
dalam diri seseorang yang mendorongnya untuk bertindak sesuatu. Sedangkan
menurut John R. Schemerhom, motivasi kerja yaitu mengacu pada pendorong di
dalam individu yang berpengaruh atas tingkat, arah dan gigihnya upaya seseorang
dalam pekerjaannya. Menurut Ellen A Benowits, motivasi kerja adalah kekuatan
yang menyebabkan individu yang bertindak dengan cara tertentu. Orang punya
motivasi tinggi akan lebih giat bekerja, sementara yang rendah sebaliknya. Dari
beberapa pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja
adalah suatu dorongan dalam diri seseorang yang berpengaruh pada tindakantindakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi (motivation) atau
motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan
dorongan (drive). Dalam hal ini akan digunakan istilah motivasi yang diartikan
sebagai keadaan dalam pribadi seseorang dalam mendorong keinginan individu
dalam melakukan kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi yang ada
pada seseorang merupakan kekuatan pendorong yang akan mewujudkan suatu
perilaku guna mencapai tujuan kepuasan dirinnya. Motivasi merupakan masalah
kompleks
dalam
organisasi,
sehingga
banyak
ahli
telah
mencoba
mengembangkan berbagai teori dan konsep.
86
B. Pandangan Berkaitan dengan Motivasi dalam Organisasi
1. Model Tradisional
Pandangan ini menganggap bahwa pada dasarnya para pekerja malas dan
hanya dapat dimotivasi dengan uang, maka dari itu digunakan sistem
pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja, lebih banyak berproduksi
lebih banyak menerima penghasilan.
2. Model Hubungan Manusiawi
Model ini memberikan suatu pandangan bahwa kontak-kontak sosial karyawan
pada pekerjaannya juga penting. Manager dapat memotivasi bawahan melalui
pemenuhan kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa berguna
dan penting. Sebagai hasilnya karyawan diberi berbagai kebebasan untuk
membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya.
3. Model Sumber Daya Manusia
Model ini menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak faktor
tidak hanya uang atau keinginan mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan
untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Mereka beralasan
bahwa kebanyakan orang telah dimotivasi untuk melakukan pekerjaan secara
baik dan mereka tidak secara otomatis melihat pekerjaan sebagai sesuatu yang
tidak dapat menyenangkan.
C. Faktor yang Mempengaruhi Motivasi Kerja
1. Faktor Kebutuhan Manusia
a. Kebutuhan Dasar
Kebutuhan dasar merupakan hal yang vatal dalam kehidupan manusia.
Kebutuhan dasar ini meliputi kebutuhan akan pangan, papan dan sandang.
87
Jika salah satu kebutuhan tersebut tidak dipenuhi maka akan terjadi
gangguan dalam kelangsungan hidup manusia. Karena sifatnya yang vatal
maka timbul motivasi tersendiri untuk mengusahakan pemenuhan
kebutuhan dasar ini sla.
b. Kebutuhan rasa aman
Termasuk kebutuhan akan status, pengakuan, penghargaan dan lain-lain.
Seorang karyawan yang menginginkan status bukan saja karyawan harus
mempunyai kesempatan lebih banyak, tetapi harus bersedia menerima
kewajiban lebih banyak.
c. Kebutuhan sosial
Menurut Robert Carison, satu cara meyakinkan karyawan betah bekerja
adalah meyakinkan bahwa dirinya memiliki banyak mitra di organisasi.
2. Faktor kompensasi
Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas
jasa bekerja. Apabila kompensasi di berikan secara benar, para karyawan akan
lebih terpuaskan dan motivasi untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi.
Kompensasi penting bagi karyawan karena kompensasi mencerminkan nilai
karya karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat.
3. Faktor Komunikasi
Dalam suatu organisasi komunikasi perlu dijalin secara baik antara atasan
dengan bawahan atau sesama bawahan, karena dengan komunikasi yang lancar
maka arus komunikasi akan berjalan lancar pula serta tidak terjadi adanya
miskomunikasi
yang
akan
mengakibatkan
kesimpang
siuran
88
dalam
melaksanakan pekerjaan dalam organisasi. Dengan komunikasi yang lancar
kebijakan organisasi akan dapat lebih mudah dimengerti.
4. Faktor Kepemimpinan
Menurut Arep dalam manajemen personalia ( 2003: 93 ), kepemimpinan adalah
kemampuan seseorang untuk memguasai atau mempengaruhi orang lain atau
masyarakat yang berbeda–beda menuju pencapaian tertentu. Dalam mencapai
tujuan yakni untuk dapat menguasai atau mempengaruhi serta memotivasi
orang lain, maka dalam penerapan manajemen sumber daya manusia digunakan
beberapa gaya kepemimpinan, seperti demokratis, diktator dan paternal.
5. Faktor Pelatihan
Pelatihan merupakan suatu sarana untuk meningkatkan kemampuan karyawan
dalam suatu organisasi.Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya
manusia setiap organisasi perlu melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi
karyawannya, baik yang diselenggarakan di dalam maupun di luar organisasi.
6. Faktor Prestasi
Penilaian prestasi kerja karyawan bagi organisasi merupakan sarana untuk
mengembangkan sumber daya manusia. Sedangkan bagi karyawan penilaian
prestasi dapat memacu semangat kerja, guna peningkatkan kinerja selanjutnya.
Karena dengan penilaian prestasi ini akan merasa bahwa hasil kerja mereka
diakui oleh pihak organisasi dan kemudian menimbulkan harapan untuk
memperoleh kompensasi dari organisasi. Ha ini merupakan sumber motivasi
kerja yang sangat mempengaruhi kinerja karyawan.
89
D. Cara Meningkatkan Motivasi Kerja
Ada beberapa cara dalam meningkatkan motivasi kerja antara lain sebagai
berikut:
1. Motivasi karyawan dengan membangun kepuasan
Cara untuk memperoleh keuntungan yang berkelanjutan adalah dengan
membangun sebuah lingkungan kerja yang nyaman dan menarik, selalu fokus,
dan menjaga karyawan yang berbakat. Maksudnya adalah mereka harus bisa
termotivasi supaya siap menunjukkan kemampuan dan mendapatkan
komitmen
agar
mampu
tampil
di
tingkat
yang
maksimal.
Motivasi kerja berhubungan erat dengan tingkat kepuasan diri pekerja atau
karyawan dan hal ini dapat tercipta dengan adanya lingkungan kerja yang
menyenangkan. Sebab, jika kita fokus pada menciptakan kepuasan karyawan,
lalu fokus pada motivasi karyawan, maka akan tercipta suatu hubungan kerja
yang baik, karena karyawan yang puas akan mengurus pelanggan dengan baik.
2. Motivasi karyawan melalui apresiasi
Memberikan
apresiasi
kepada
karyawan
sangatlah
penting
agar
membangkitkan perilaku positif dan prestasi karyawan, sehingga mereka dapat
melakukan pekerjaan dengan baik. Manajer yang cerdas dapat meningkatkan
motivasi kerja karyawan dengan memberikan perhatian secara personal,
seperti memberikan tepukan di punggung, catatan tulisan tangan, atau
komentar singkat di aula. Dan menunjukkan atau memberikan penghargaan,
usahakan agar mengatakannya dengan lebih spesifik. Dengan menjadi spesifik,
karyawan menyadari tindakan mereka benar-benar diawasi. Dan, motivasi
tingkat tinggi karyawan akan didapatkan melalui hasil yang alami.
90
3. Motivasi Karyawan Melalui Pengakuan
Sebagian orang mampu melakukan apapun hanya untuk mendapatkan
pengakuan, mereka juga dengan senang hati akan melakukan hal tersebut
tanpa imbalan atau bayaran. Hal ini bisa menjadi senjata rahasia seorang
manajer untuk memotivasi kerja karyawannya. Pengakuan merupakan 'hadiah
emosional' untuk kerja mereka, sepeti mengakui keunggulan karyawan di
tempat kerja, memberikan penghargaan atas keberhasilannya mencapai target
penjualan atau bahkan penghargaan untuk kehadiran dan kedisiplinannya. Hal
ini dapat dikatakan sangat efektif dalam upaya memotivasi karyawan.
4. Motivasi Karyawan Melalui Inspirasi
Inspirasi terlahir dari kepemimpinan. Motivasi kerja karyawan melalui
inspirasi ini meliputi misi perusahaan, serta maksud dan tujuannya. Dengan
memiliki misi yang jelas, orang yang bergabung dalam sebuah perusahaan /
organisasi akan tahu kemana akan pergi, sehingga dengan misi tersebut akan
membuat para karyawan menjadi bersemangat dan begairah dalam bekerja.
Pastikan setiap orang dalam organisasi perusahaan dapat memahami dan
mengkomunikasikan misi, dan ini dilakukan dalam proses pemenuhan misi
perusahaan atau organisasi. Sehingga hubungan antara misi-misi dan nilainilai individu serta tujuan dari karyawan tercipta dengan baik.
5. Motivasi Karyawan Melalui Kompensasi
Sebagian besar orang akan termotivasi oleh uang. Karena itu, motivasi
karyawan melalui kompensasi, bisa dalam bentuk kenaikan gaji, pemberian
bonus kinerja, komisi, bagi hasil, dan pembagian hadiah lain seperti, mobil,
motor, liburan, atau barang-barang lainnya yang dapat digunakan sebagai
91
hadiah. Apapun metode yang dipilih, harus memiliki sistem yang baik di
tempat orang atau manager yang membangun motivasi kerja karyawan.
Namun, tidak semua orang dapat termotivasi oleh faktor yang sama, atau harus
ada kombinasi faktor.
EVALUASI
Jawablah pertayaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian motivasi kerja
2. Jelaskan model hubungan manusiawi dalam konsep motivasi
3. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi kerja
4. Apa yang dimaksud memotivasi karyawan dengan munumbuhkan
kepuasan?
5. Menurut anda motivasi terbesar berasal dari mana? Berikan alasan
mengenai pilihan anda?
92
BAB 10
KOMUNIKASI DAN KETRAMPILAN INTERPERSONAL
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang
bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi
menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang
atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy,
2000 : 13). Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk
gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2002:30).
Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi : pentransferan
makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna
dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan.
Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus
juga dipahami (Robbins, 2002 : 310).
Jadi dapat diambil suatu kessimpulan bahwa komunikasi adalah proses
penyampaian ide atau gagasan dari seseorang kepada orang lain dalam
bentuk lambang-lambang yang dapat dimengerti oleh kedua pihak dengan
menggunakan media tertentu.
B. Bentuk-bentuk Komunikasi
Komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang berada dalam suatu
organisasi
membentuk
pola/bentuk
tertentu,
sehingga
mudah
diidentifikasikan. Bentuk-bentuk komunikasi tersebut antara lain sebagai
berikut:
93
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari
bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari
bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Komunikasi ini mengikuti pola
airan perintah jadi bersifat formal.
2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya
komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering
kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal
yang terjadi secara formal.
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang
yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya
berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17)
C. Unsur-unsur Komunikasi
1. Pesan
Pesan adalah ide atau gagasan yang diterjemahkan ke dalam simbolsimbol untuk kemudian dikirimkan atau dipindahtangankan. Pesan ini
dapat mempengaruhi si pnerima pesan karena memiliki maksud
tersendiri.
2. Komunikator
Komunikator merupakan pihak yang menyampaikan pesan kepada si
penerima pesan. Komunikator menggunakan media tertentu dalan
menyampaikan pesan.
94
3. Komunikan
Orang yang menerima pesan dari komunikator
4. Media
Alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke
komunikan. Alat ini dapat berupa telepon, email, fax dan lain-lain
5. Umpan Balik
Reaksi yang ditimbulkan oleh komunikan setelah menerima pesan.
Biasanya komunikan memberitahukan umpan balik tersebut kepada
komunikator. Umpan bailk dapat berupa kesetujuan/ketidaksetujuan,
dukungan, saran terhadap pesan yang disampaikan.
D. Proses Komunikasi
1. Sumber atau komunikator ketika hendak
menyampaikan pesan
komunikator menentukan macam pesan yang dikirim, susunan pesan dan
saluran yang digunakan.
2. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding)
Langkah kedua ini mengubah berita kedalam berbagai bentuk simbolsimbol verbal atau nonverbal yang memindahkan pengertian,seperti katakata pencakapan atau tulisan,angka,gerakan ataupun kegiatan.
3. Pengiriman berita
Mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran
distribusi”. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang
harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau
sesuai bagi pengiriman berita tertentu.
95
4. Penerimaan berita
Pada dasarnya orang-orang meneriman berita melalui panca inderanya
seperti pendengaran, penglihatan, pengecap, peraba dan penciuman.
Pengiriman berita beum lengkap jika peneriman pesan belum menerima
pesan tersebut.
5. Pengertian atau penerjemahan kembali berita (decoding)
Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Selalu ada
kemungkinan bahwa berita sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan
menghasilkan pengertian yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh
pengirim. Jadi, penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk
efektifitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah.
6. Umpan balik (feedback)
Setelah komunikan menerima pesan kemudian dipahami maksud pesan
oleh komunikan akan muncul tanggapan dari komunikan. Tanggapantangggapan tersebut dinamakan umpan balik.
E. Komunikasi organisasi
Unsur-unsur komunikasi diatas terlibat dalam komunikasi antar
anggota dalam suatu organisasi. Raymond V. Lesikar menguraikan 3 faktor
yang mempengaruhi komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi
formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan.
1. Saluran komunikasi formal
Mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. pertama, liputan
saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan
96
organisasi. kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran
informasi antar tingkat –tingkat organisasi.
2. Struktur wewenang organisasi
Perbedaan kekuasaan dan kedudukan dala organisasi akan menentukan
pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan
ketepatan komunikasi. Sebagai contoh percakapan anntara direktur
perusahaan dengan pegawai akan dibatasi formalitas dan kesopanan,
sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk menyatakan sesuatu
yang tidak penting.
3. Spesialisasi jabatan
Spesilisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam
kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelompok kerja
yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas,
waktu, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok-kelompok
yang sangat berbeda akan cenderung terjadi miskomunikasi
4. Pemilikan informasi
Individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang
pekerjaan mereka. Informasi tersebut terkadang tidak dibagikan kepada
yang lain. Individu-individu yang memiliki informasi khusus ini dapat
berfungsi lebih efektif daripada mereka yang tidak memiliki pengetahuan
tertentu.
5. Jaringan komunikasi dalam organisasi
Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam
berbagai cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku. Jaringan
97
semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas
dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan
statusnya.Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana
individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap
tingkat.
F. Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif
1. Hambatan-hambatan organisasional
Organisasi memiliki suatu struktur mulai dari kedudukan yaang paling
bawah sampai manajer puncak. Pesan yang disampaikan harus melalui
struktur-struktur ini yang menyebabkan waktu yang lebih lama untuk
pesan
sampai
ketepatannya.
pada
tujuannya
dan
Setiap
tingkatan
dalam
cenderung menjadi
rantai
komunikasi
kurang
dapat
menambah, mengurangi, mengubah pesan sehingga pesan yang
disampaikan berbeda dengan berita aslinya.
2. Wewenang manajerial
Keputusan tidak akan dihasilkan apabila tidak ada pengomunikasian
wewenang, banyak atasan tidak dapat sepenuhnnya menerima berbagai
masalah, kondisi atau hasil yang membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang membuat mereka daam kedudukan yang
tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan
dan bawahan.
98
3. Hambatan antar pribadi
Hambatan antar pribadi yang dapat menjadi penghambat komunikasi
antara lain: persepsi selektif; yaitu kemampuan seseorang dalam
mengartikan pesan yang mana persepsi orang-orang terhadap suatu pesan
akan berbeda-beda, status atau kedudukan komunikator; kredibilitas
pesan dilihat dari kedudukan komunikator, manajer harus dipandang
sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya, keadaan membela
diri; perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau
keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi, bila
seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukanya, maka dapat
kehilangan kemampuan untuk mengartikn berita secara tepat dengan
memberi reaksidefersif atau agresif
G. Kemampuan interpersonal
1. Pengertian kemampuan interpersonal
De Vito mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai
komunikasi yang terjadi diantara dua orang yang telah memiliki
hubungan yang jelas, yang terhubungkan dengan beberapa cara
sedangkan menurut Hardjana komunikasi interpersonal adalah interaksi
tatap muka antar dua atau beberapa orang, dimana pengirim pesan dapat
menyampaikan pesan secara langsung dan penerima pesan dapat
menerima dan menggapi secara langsung pula. Dengan demikian,
komunikasi interpersonal adalah penyampaian dan penerimaan pesan
antara dua orang secara tatap muka langsung atau melalui berbagai media
dengan menggunakan bahasa verbal dan non verbal. Komunikasi
99
interpersonal merupakan komunikasi yang paling efektif, karena para
perlakunya dpat terus menyesuaikan diri agar tujuan komunikasi tersebut
tercapai.
2. Tujuan komunikasi interpersonal
Marhaeni Fajar (2009:78) mengemukakan bahwa tujuan komunikasi
interpersonal sebagai berikut:
a. Mengenal diri sendiri dan orang lain
Dari komunikasi interpersonal kita dapat mengetahui siapa dia dan
mengetahui pendapat dia tentang diri kita. Semakin sering kita
berkomunikasi semakin banyak kita mengenal orang dan semakin
mengenal diri kita sendiri.
b. Mengetahui dunia luar
Komunikasi antar pribadi memungkinkan kita untuk memahami
lingkungan kita secara baik yakni tentang objek dan kejadian-kejadian
orang lain.
c. Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna
Manusia diciptakan sebagai mahluk sosial, sehingga dalam kehidupan
sehari-hari manusia tidak lepas dari komunikasi dengan manusia lain.
Manusia tidak dapat hidup sendiri, maka manusia berkomunikasi agar
dapat menciptakan dan memelihara hubungan sosial dengan orang
lain.
d. Mengubah sikap dan perilaku
100
Komunikasi antar pribadi secara langsung maupun tidak langsung
dapat mengubah sikap dan perilaku bahkan pendapat seseorang yang
saling berkomunikasi.
e. Bermain dan mencari hiburan
Dalam komunikasi antar pribadi, seseorang memperoleh kesenangan
dan bisa saling bermain dan mencari hiburan karena bisa memberi
suasana yang lepas yang penting bagi keseimbangan emosi dan
kesehatan mental.
f. Membantu orang lain
Sifat komunikasi interpersonal yang tatap muka dan interaktif
memungkinkan proses pemecahan masalah bahkan motivasi orang
yang membutuhkan bantuan.
Dari enam poin di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi
interpersonal dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sosial seseorang
mengingat bahwa manusia merupakan mahluk sosial yang selalu
berinterkasi dengan orang lain.
3. Ciri-ciri komunikasi interpersonal
Ciri-ciri efektivitas komunikasi antar pribadi menurut DeVito (Fajar,
2009: 84-86) adalah sebagai berikut:
a. Keterbukaan (Openess)
Adalah kemampuan menanggapi dengan senang hati informasi yang
diterima di dalam menghadapi hubungan antar pribadi. Dalam situasi
ini diantara pelaku komunikasi akan tercipta keterbukaan perasaan dan
101
pemikiran, serta masing-masing pihak bertanggungjawab atas apa
yang disampaikannya.
b. Empati (Empathy)
Adalah ikut merasakan apa yang orang lain rasakan tanpa kehilangan
identitas diri sendiri. Empati harus diketahui lawan bicara agar dapat
meningkatkan efektivitas komunikasi.
c. Dukungan (Supportivenees)
Adalah suasana yang mendukung adanya komunikasi interpersonal
yang efektif. Dukungan tersebut akan tercipta apabila proses
komunikasi bersifat deskriptif dan tidak evaluatif serta lebih fleksibel
dan tidak kaku.
d. Rasa Positif (Positivenes)
Adalah sikap yang positif dan menghargai keberadaan orang lain
sebagai seseorang yang penting (stroking).
e. Kesetaraan (Equality)
Adalah penerimaan dan persetujuan terhadap orang lain yang menjadi
lawan bicara. Kesetaraan dalam komunikasi interpersonal harus
ditunjukan dalam proses pergantian peran sebagai pembicara dan
pendengar.
4. Faktor-faktor yang menumbuhkan komunikasi interpersonal
Agar tercapai komunikasi interpersonal yang efektif, diperlukan faktorfaktor yang dapat menumbuhkan komunikasi interpersonal dengan baik
Faktor-faktor tersebut dijelaskan sebagai berikut:
102
Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan komunikasi interpersonal
dalam komunikasi interpersonal menurut Ruffner dan Burgoon (1978)
adalah :
a. Percaya (Trust)
Adalah faktor yang paling penting. Sejak tahap pertama dalam
hubungan interpersonal (tahap pengenalan) sampai pada tahap
peneguhan, percya menentukan efektivitas komunikasi secara ilmiah.
Sikap ini dibentuk berdasrkan pengalaman dengan komunikan,
karena sikap percya berubah-ubah bergantung kepada komunikasi
yang dihadapi.
b. Sikap Suportif
Adalah sikap yang mngurangi sikap defersif dalam komunikasi.
Sikap defensif adalah sikap tidak menerima, tidak jujur dan tidak
empati. Komunikasi akan gagal apabila orang dengan sikap defentif
lebih banyak melindungi diri dari ancaman yang ditanggapinya
dalam situasi komunikasi daripada memahami pesan orang lain.
c. Sikap terbuka (Open-Mindedness)
Adalah sikap yang amat besar pengaruhnya dalam menumbuhkan
komunikasi interpersonal yang efektif. Ketiga faktor tersebut
mendorong timbulnya saling pengertian, saling menghargai dan yang
terpenting adalah salaing mengembangkan kualitas hubungan
interpersonal.
5. Tahap-tahap komunikasi interpersonal
a. Membuat kontak
103
Ada beberapa macam persepsi alat indera yan digunakan seperti
melihat, mendengar dan membahui seseorang. Tahap ini berlangsung
selama 4 menit dan merupakan penentu apakah akan melanjutkan
hubungan atau tidak.
b. Keterlibatan
Tahap ini merupakan tahap pengenalan lebih jauh, untuk lebih
mengikat diri dan mengenal orang lain juga mengungkapkan diri kita.
c. Keakraban
Tahap ini ada kemungkinan membina hubungan primer, seseorang
akan lebih meningkatkan diri lebih jauh pada orang lain.
d. Perusakan
Tahap dimana ketika ikatan antara kedua pihak melemah, dan
perusakan mulai dirasakan.
e. Pemutusan
Tahap dimana ikatan yang mempertalikan kedua belah pihak putus.
EVAUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian komunikasi menurut pengertian anda
2. Jelaskan komunikasi horizontal
3. Sebut dan jelaskan unsur-unsur komunikasi
4. Apa yang dimaksud dengan encoding dan decoding?
5. Apa pengaruh komunikasi terhadap perusahaan?
104
BAB 11
TIM DAN TEAMWORK
A. Pengertian Tim
Tim/kelompok dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari orang-orang
yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok dapat
dibagi dua yaitu kelompok formal dan kelompok informal. Kelompok
formal yaitu kelompok yang tersusun dengan struktur organisasi dan
memiliki tugas yanng sesuai dengan struktur tersebut. Kelompok informal
adalah kelompok yang tidak begitu mementingkan struktur tetapi kelompok
ini lebih menekankan pada aspek keakraban antar anggota kelompok.
B. Manfaat dan Fungsi Teamwork
Bekerja dalam suatu tim memberikan manfaat dalam penyelesaian
suatu masalah. Dalam tim orang-orang saling melengkapi dengan pendapatpendapat mereka, mereka menambahkan apa yang sekiranya perlu
ditambahkan dalam keputusan sementara yang teah dibuat. Perincian lebih
detail sebagi berikut:
1. Manfaat bekerja dalam tim
a. Bagi organisasi tim
1) Meningkatkan produktivitas kerja.
2) Meningkatkan kualitas kerja.
3) Meningkatkan mentalitas kerja.
4) Meningkatkan kemajuan organisasi
b. Bagi anggota tim
1) Tanggung jawab atas pekerjaan ditanggung bersama.
105
2) Sebagai media aktualisasi diri.
3) Stres atau beban kerja berkurang.
C. Tujuan Bekerja Dalam Tim
1. Kesatuan Tujuan
Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja.
2. Efisiensi
Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara
cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan kecerobohan.
3. Efektif
Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki keterampilan
yang memadai, memiliki komitmen, saling percaya, memiliki komunikasi
yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi, dan memiliki kemampuan
yang tepat.
D. Jenis Teamwork
Menurut Daft (2000) jenis teamwork terdiri dari enam jenis, yaitu:
1. Tim Formal
Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi sebagai
bagian dari struktur organisasi formal.
2. Tim Vertikal
Tim vertikal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari seorang
manajer
dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando
organisasi formal.
3. Tim Horizontal
Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa
karyawan dari tingkat hierarki yang hampir sama tetapi berasal dari area
keahlian yang berbeda.
106
4. Tim dengan Tugas Khusus
Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang dibentuk di luar
organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan
atau kreativitas khusus.
5. Tim Mandiri
Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh
orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi
pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap,
dan pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih.
6. Tim Pemecahan Masalah
Tim pemecahan masalah biasanya terdiri dari lima hingga dua belas
karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana
mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas,
efisiensi, dan lingkungan kerja.
E. Efektifitas Teamwork
Efektifitas tim kerja didasarkan pada dua hasil: hasil produktif dan kepuasan
pribadi. Kepuasan berkenaan dengan kemampuan tim untuk memenuhi
kebutuhan pribadi para anggotanya dan kemudian mempertahankan
keanggotaan serta komitmen mereka. Hasil produktif berkenaan dengan
kualitas dan kuantitas hasil kerja seperti yang didefinisikan oleh tujuan tujuan tim. Di bawah ini ciri-ciri tim yang efektif:
107
1. Tujuan yang sama
Dengan kesamaan tujuan, anggota tim akan melaksanakan tindakantindakan yang diarahkan utuk mencapai tujuan yang sama dalam artian
tidak ada tindakan yang menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.
2. Antusiasme yang tinggi
Pencapaian tujuan akan lebih mudah jika adanya antusiasme yang tinggi
dari para anggota. Antusiasme tinggi bisa dibangkitkan jika kondisi kerja
juga menyenangkan: anggota tim tidak merasa takut menyatakan
pendapat, mereka juga diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian
mereka dengan menjadi diri sendiri, sehingga kontribusi yang mereka
berikan juga bisa optimal.
3. Peran dan tanggung jawab yang jelas.
Setiap anggota tim harus mempunyai peran dan tanggung jawab masingmasing yang jelas. Tujuannya adalah agar mereka tahu kontribusi apa
yang bisa mereka berikan untuk menunjang tercapainya tujuan bersama
yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Komunikasi yang efektif
Dalam suatu tim para anggota harus menjalin komunikasi yang efektif.
Dalam membuat suatu keputusan janganlah berasumsi tetapi tanyakan
langsung kepada yang bersangkutan, berikan informasi yang mereka
perlukan serta jelaskan cara penyelesaiannya. Komunikasi juga perlu
dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya: sudah
seberapa jauh tugas diselesaikan) dan correcting (misalnya: apakah ada
108
kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah
ditentukan)
5. Resolusi konflik
Dalam bekerja sama adanya suatu konflik merupakan hal yang wajar.
Jika terjadi suatu konflik janganlah dihindari apalagi didiamkan tetapi
dikelola dengan baik sehingga dapat dijadikan senjata ampuh untuk
melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda dan bisa
diperoleh cara baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang
diperlukan untuk melaju lebih cepat ke arah tujuan.
6. Shared power
Ketika proses pencapaian tujuan dalam suatu tim sedang berlangsung
terkadang terdapat anggota tim yang sangat memainkan peran dan
sebaliknya ada pula yang menganggur tanpa ada tugas tertentu, hal ini
janganlah dibiarkan karena dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam
pencapaian tujuan. Jadi, tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan
untuk menjadi ”pemimpin”, menunjukkan ”kekuasaannya” di bidang
yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masing-masing.
Sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan
tercapainya tujuan bersama.
7. Keahlian
Tim yang terdiri dari anggota-anggota dengan berbagai keahlian yang
saling menunjang akan lebih mudah bekerja sama mencapai tujuan.
Berbagai keahlian yang berbeda tersebut dapat saling menunjang
sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat diselesaikan.
109
Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas
perspektif and memperkaya keahlian masing-masing. Tiap anggota yang
telah berhasil melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan
baik atau telah memberikan kontribusi positif bagi keuntungan tim,
pantas mendapat apresiasi. Tentu saja apresiasi yang diberikan dengan
tulus akan lebih terasa dampaknya.
F. Perbedaan tim kerja dan kelompok kerja
Tim Kerja
1. Peran kepemimpinan dibagi
2. Akuntabel bagi individu dan tim
3. Tim menciptakan tujuan yang
spesifik
4. Pekerjaan diselesaikan secara
kolektif
5. Rapat dicirikan dengan
pembahasan terbuka dan
pemecahan masalah secara
kolaboratif
6. Kinerja diukur langsung dengan
mengevaluasi output kerja kolektif
7. Pekerjaan diputuskan dan
diselesaikan bersama
Kelompok kerja
1. Satu pemimpin bertanggung
jawab penuh
2. Akuntabel hanya terhadap
individu
3. Tujuannya sama dengan
organisasi
4. Pekerjaan diselesaikan secara
individu
5. Rapat dicirikan dengan
efisiensi, tidak ada diskusi
terbuka atau kolaboratif
6. Kinerja diukur secara tidak
langsung menurut pengaruh
individu terhadap anggota lain
7. Pekerjaan diputuskan oleh
pemimpin kelompok dan
didelegasikan kepada anggota
kelompok masing-masing
Sumber. J. R. Katzenbach dan D. K. Smith, “The Wisdom Of Teams,”
Harvard Business Review, Juli-Agustus, hal. 161.
110
G. Tahap perkembangan teamwork
Ada empat tahap perkembangan tim, yaitu :
1. Undevelopment
Tahap undevelopment ini adalah tahap yang paling sering dijumpai pada
suatu organisasi. Salah satu ciri dari tahap ini adalah :
a. Terlihat sekelompok orang mengerjakan suatu tugas tetetapi mereka
tidak bersepakat tentang bagaimana seharusnya mereka bekerja.
Contohnya antara lain dalam rapat atau pertemuan lebih sering terjadi
antrian lontaran gagasan dan bukan diskusi. Gagasan yang sebenarnya
bersifat membangun, tidak mereka utarakan. Mereka tidakut jika
„gagasan itu‟ akan mengganggu keseimbangan organisasi.
b. Tidak melibatkan perasaan individu karena dianggap tidak pada
tempatnya untuk membicarakan perasaan orang lain secara terbuka.
Contohnya yaitu setiap orang sibuk dengan tugasnya masing-masing
dan atasan yang membuat hampir semua keputusan. Sehingga roda
organisasi menggelinding sesuai aturan dan prosedur dari atasannya.
Perlu diketahui disini bahwa banyak tim yang tidak efektif
menunjukkan ciri-ciri di atas, dan biasanya terjadi jika atasan memiliki
kearifan, energi dan waktu untuk membuat semua keputusan. Ini
bukan kerjasama kelompok yang benar, karena dengan cara ini
kekuatan yang ada didalam tim tidak dimanfaatkan sehingga lebih
terpusat pada pemimpinnya.
111
2. Experimenting
Tahap ini dimulai ketika tim secara bersungguh-sungguh mulai meninjau
ulang metode operasional yang berlaku selama ini. Pada tahap
Experimenting, tim berkemauan untuk melakukan eksperimen dan uji
coba. Mereka berani menghadapi berbagai kemungkinan dengan
memasuki daerah yang belum dikenal.
Pada tahap perkembangan ini, bahwa berbagai masalah dihadapi dan
dibahas secara lebih terbuka serta mempertimbangkan berbagai
kemungkinan yang lebih luas sebelum membuat suatu keputusan.
Contohnya yaitu, suatu permasalahan pribadi dibicarakan secara terbuka,
perasaan individu dipertimbangkan dan diselesaikan sampai tuntas. Pada
tahap ini walaupun tim telah menjadi lebih terbuka dan mempunyai
potensi untuk menjadi lebih efektif, masih kurang untuk disebut sebagai
tim yang efektif yang menghasilkan keuntungan.
3. Consolidating
Setelah berhasil menyelesaikan masalah antar pribadi di tahap 2, tim
mulai memiliki kepercayaan diri, keterbukaan dan dipercaya untuk
mencoba cara kerjanya. Biasanya tim akan memilih cara kerja yang lebih
sistematik atau bermetode. Aturan dan cara kerja yang kaku diubah
dengan aturan baru yang disepakati bersama, dimana setiap anggota
memiliki peran agar tujuan dapat dicapai. Walau hubungan antar pribadi
telah mejadi lebih erat, mereka sadar akan pentingnya aturan-aturan dasar
dan cara kerja yang akan dipakai oleh tim. Bukti nyata dari tahap ini
adalah cara untuk mencapai suatu keputusan, yaitu adanya kejelasan
112
tujuan dari aktivitas atau tugas, adanya penetapan sasaran, pengumpulan
informasi yang dibutuhkan, adanya kemauan memikirkan kemungkinan
yang ada pada tim, adanya perencanaan rinci mengenai apa yang harus
dilakukan, kemauan meninjau kembali hasil kerja dan menggunakannya
sebagai dasar untuk memperbaiki cara kerja di masa yang akan datang.
Hubungan antar pribadi yang lebih baik pada tahap 2 ini tetap
dipertahankan, tetetapi mereka membangun aturan dasar dan cara kerja
yang akan dipakai oleh tim.
4. Mature
Setelah mengetahui penjelasan dari tahap 3, maka tersusunlah dasar bagi
terbentuknya suatu tim yang matang. Keterbukaan, kepedulian dan
peningkatan hubungan pribadi pada tahap 2 serta pendekatan yang
sistematik dari tahap 3 merupakan modal dasar bagi terbentuknya tim
yang benar-benar matang. Fleksibilitas menjadi hal yang utama, karena
setiap kebutuhan memiliki prosedur kerja yang berbeda. Seseorang tidak
lagi khawatir untuk mempertahankan posisi mereka. Tim mengenali tipe
kepemimpinan yang dibutuhkan saling percaya, jujur, terbuka dan
pemimpin mengenali kebutuhan untuk melibatkan anggotanya. Saling
percaya, keterbukaan, kejujuran, kerja sama dan konfrontasi maupun
review berkala terhadap hasil kerja, menjadi gaya hidup tim. Tim akan
selalu bersedia untuk membantu tim lain yang mengalami kesulitan
maupun yang belum sampai ke tahap mereka. Tetetapi lebih dari itu, tim
ini adalah tempat yang menyenangkan dan membawa hasil.
113
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Menurut anda apakah pengertian teamwork itu?
2. Apa manfaat bekerja dalam tim bagi anggota tim?
3. Sebutkan jenis-jenis teamwork yang anda ketahui
4. Bagaimana peran saudara ketika bekerja dalam suatu teamwork?
5. Apa yang dimaksud shared power dalam konsep teamwork?
114
BAB 12
PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan merupakan penemuan dan penerapan cara dan perlatan
untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif. Pengendalian positif
mencoba untuk mengetahui apakah tujuan orgnisasi diicapai dengan efektif
dan efisien. Pengendalian negatif mencoba untuk menjamin bahwa
kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau tidak
terjadi kembali. Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata
dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi untuk
menjamin semua sumber daya perusahaan digunakan dengan efektif dan
efisien dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
B. Tipe-Tipe Pengendalian
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan
menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan
Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang
diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi.
Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna
115
memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan
hasilnya
dibandingkan
dengan
hasil-hasil
yang
direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasideviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan
pada organisaorganisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi
syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang
bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan,
prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya
perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa
depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan
kebijaksanaan merupakan pedoman pedoman yang baik untuk tindakan
masa mendatang. Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan
pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahanbahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan
sumber-sumber daya financial.
2. Pengawasan saat kerja berlangsun
Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan.
Memonitor
pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran
telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan
para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu
mereka berupaya untuk: Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana
cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat,
116
mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana
mestinya.
3. Pengawasan umpan balik
Pengawasan umpan balik yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah
dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau
tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja
organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses
pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari
metode-metode pengawasan umpan balik (feed back) adalah bahwa
dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk
mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah
metode pengawasan umpan balik yang banyak dilakukan oleh dunia
bisnis yaitu:
a. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
b. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
c. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
d. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
C. Perancangan proses pegendalian
Menurut William H. Newman ada lima langkah dasar yang dapat diterapkan
untuk semua tipe kegiatan pengendalian:
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin
disamping itu hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu
yang bertanggung jawab atas pencapaiannya
117
2. Menetapkan penunjuk hasil
Tujuan pengendalian sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah
agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum
kegiatan diselesaikan yaitu dengan menemukan sejumlah indikatorindikator terpecaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu
diambil atau tidak.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Penetapan standar penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting
perancangan proses pengendalian. Tanpa penetapan standar manajer
mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan
kecil atau tidak beraksi terhadap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Hal ini adalah sebagai sarana untuk mengumpulkan informasi dan
pembandingan penunjuk terhadap standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah ini digunakan untuk menentukan apakah koreksi perlu diambil
dan kemudian pengambilan tindakan.
D. Karakteristik pengendalian yang efektif
Pengendalian yang dilaksanakan haruslah seefektis mungkin, pengendalian
harus dapat memberikan solusi pada masalah yang ada. Berikut ini dirinci
mengenai karakteristik pengendalian yang efektif:
118
1. Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak
akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil
tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang
sebenarnya tidak ada.
2. Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya
bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh
Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di
mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi
atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis.
Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling
tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional.
Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataankenyataan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,
karena (1)
setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi
sukses atau kegagalan keseluruhan operasi,
dan (2)
informasi
119
pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memer.
lukannya
8. Fleksibel.
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan
atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.
Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi
dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi.
Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para
anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi,
tanggung
jawab dan berprestasi .
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian pengendalian
2. Sebutkan 3 tipe pengendalian menurut Donnely
3. Bagaimana perencanaan proses pengendalian?
4. Seperti apa pengendalian yang efektif itu?
5. Apa pengaruh pengendalian terhadap perusahaan?
120
BAB 13
SISTEM INFORMASI DALAM PENGENDALIAN
A. Sistem Informasi Manajemen dalam Pengendalian Organisasi
Sistem
informasi
manajemen
memiliki
lapisan-lapisan
tersendiri, lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen seharihari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk
membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk
pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya
informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh
tingkat
manajemen.
Informasi
sangat
dibutuhkan
bagi
sebuah
perusahaan mengingat bahwa informasi di dalam sebuah perusahaan
sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu
perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam
bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan
bisnis
operasional,
menunjang
manajemen
dalam
pengambilan
keputusan dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi.
Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis
dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk
121
mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung
standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan
berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya.
Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web
mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.
B. Sistem Informasi Manajemen bagi Peningkatan Kinerja Organisasi
Salah satu faktor yang dapat menentukan sukses atau tidaknya
suatu perusahaan adalah dengan memiliki sumber daya manusia (SDM)
yang kompeten. Namun SDM saja tidak cukup untuk terus bertahan dari
terpaan persaingan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu
untuk selalu melakukan peningkatan ataupun perbaikan sistem informasi
dalam upaya untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehinga perusahaan
dapat terus bertahan dalam kondisi apapun. Banyak factor yang
mempengaruhi kinerja organisasi, diantaranya penerapan sistem
informasi manajemen yang diberlakukan pada organisasi yang
bersangkutan. Dalam penerapan sistem informasi manajemen yang
diberlakukan dalam organisasi dapat digunakan alat bantu berupa
program komputer yang paling tepat untuk mempermudah penerapan
sistem informasi. Bila penerapan sistem informasi manajemen pada
organisasi publik tepat, maka kinerja individu dan kinerja organisasi
tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi publik
tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan meningkatkan
kepercayaannya kepada pemerintah.
122
C. Sistem Informasi Manajemen Bagi Efektivitas dan Efisiensi Organisasi
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi
Manajemennya sendiri dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi
ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah:
struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi
keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai,
dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam
bentuk
keikutsertaan
para
manajer
dalam
merancang
sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh
personil yang terlibat.
Sistem Informasi Manajemen merupakan serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara
rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi
dengan
berbagai
cara
guna
meningkatkan
produktivitas
yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer
D. Pengendalian Manajemen Atas Sistem Informasi
Ada dua tipe dalam pengendalian: pengendalian struktur; Yaitu
melihat apakah komponen sistem yang berupa perangkat keras,
perangkat lunak, file, prosedur, dan personalia pengoperasian sudah
mendukung. Artinya dengan prasarana ini akan menciptakan pengolahan
sistem informasi yang operasional, pengendalian fungsi pengolahan;
Yaitu meninjau apakah fungsi pengolahan yang meliputi pengolahan
transaksi, memelihara file historis, menghasilkan laporan dan keluaran
lain, dan interaksi dengan pemakai. Dengan melaksanakan pengendalian
123
tersebut maka diharapkan sistem informasi dapat mendukung sistem
pengendalian
manajemen
dengan
menghasilkan
informasi
yang
mempunyai karakteristik sebagai berikut :
1. Menjamin lancarnya arus aliran informal, sehingga informasi akan
sampai tepat pada waktunya pada pemakai informasi.
2. Menghasilkan informasi yang relevan dalam tujuan penggunaannya.
Misalnya untuk pemecahan masalah, pengambil keputusan, perbaikan
atau koreksi atas penyimpangan tindakan, penentuan standar yang
tepat, keseragaman tindakan penilaian prestasi, dan lain sebagainya.
3. Tidak mengandung noise dan entropy serta gangguan informasi yang
lain.
4. Menghasilkan informasi yang akurat dan up to date
E. Pentingnya pengendalian sistem informasi
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan
(input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum sistem
informasi
manajemen
adalah
menyediakan
informasi
yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan
lain
yang
diinginkanmanajemen.
Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan
perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan
keputusan.
Proses
manajemen
didefinisikan
sebagai
aktivitas-
aktivitas:Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan
124
akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan.
Beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :
1. Suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini
besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma
keputusan.
2. Suatu ukuran prestasi aktual.
3. Suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
4. Suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya
seorang manajer.
5. Suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk
mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang
menguntungkan
disertai
serangkaian
aturan
keputusan
untuk
pemilihan jawaban yang tepat.
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi
derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai
contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,
akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah
investasi akan dilakukan.
3. Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan
125
sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya
dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasny.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan pengertian sistem informasi manajemen
2. Bagaimana
sistem
informasi
manajemen
mempengaruhi
manajemen
mempengaruhi
pengendalian organisasi?
3. Bagaimana
sistem
informasi
peningkatan kerja organisasi?
4. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi efektivitas
dan efisiensi organisasi?
5. Apa pendapat anda tentang sistem informasi yang ada di
Universitas Negeri Semarang?
126
BAB 14
MANAJEMEN OPERASI DAN JASA
A. Organisasi sebagai Sistem Produksi
Organisasikan dapat kita misalkan sebagai suatu sistem yang memiliki
proses mengolah input menjadi output. Dalam proses pengolahan tersebut
tedapat beberapa inti meliputi teknis sumber daya manusia, tanah, peralatan,
bangunan dan teknologi hasil dari inti teknis adalah barang dan jasa yang
akan diberikan untuk para pelanggan dan klien.
Manajemen operasi secara resmi didefinisikan sebagai bidang
manajemen yang mengkhususkan pada produksi bidang dan jasa serta
menggunakan alat-alat khusus untuk memecahkan masalah-masalah
produksi. Hal ini meliputi
keputusan mengenai dimana
kita dapat
menempatkan fasilitas dan peralatan yang digunakan di dalamnya. Tetapi,
seperti halnya dengan semua bidang manajemen, manajemen operasi juga
membutuhkan kemampuan untuk memimpin orang-orang.
B. Operasi manufaktur dan jasa
Organisasi/ perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang mengolah
bahan baku menjadi barang jadi sedangkan perusahaan jasa adalah
perusahaan yang memiliki produk berupa pelayanan kepada konsumen.
Berikut ini perbedaan diantara keduanya :
Organisasi manufaktur
Organisasi jasa
Memproduksi barang barang fisik
Memproduksi hasil-hasil non fisik
Barang barang yang disediakan untuk
Produksi dan konsumsi yang
127
pemakaian kemudian hari
terjadi bersamaan
Kualitas diukur secara langsung
Kualitas dirasakan dan sulit diukur
Hasil yang terstandardisasi
Hasil disesuaikan dengan
keinginan pelanggan
Proses produksi jauh dari pelanggan
Pelanggan berpartisipasi dalam
proses produksi
Tempat fasilitas cukup penting bagi
keberhasilan bisnis
Tempat fasilitas sangat penting
bagi keberhasilan perusahaan
Padat modal
Padat karya
Contoh : pabrik pembuat mobil, perusahaan
baja, perusahaan minuman ribgan
Contoh : hotel, firma hukum,
perusahaan penerbangan
C. Strategi Operasi
Cara terbaik untuk mengendalikan operasi adalah melalui perencanaan
strategis. Strategi operasi (Operations Strategy) adalah pengakuan
pentingnya operasi dalam keberhasilan organisasi dan keterlibatan para
manajer operasi dalam perencanaan strategis organisasi. Efektivitas operasi
yang tinggi dapat mendukung strategi yang sudah ada dan memberikan
kontribusi untuk petunjuk -petunjuk strategis baru yang sulit ditiru oleh
para pesaing. Ketika efektivitas operasi organisasi didasarkan pada
kapabilitas yang mendarah daging dalam diri para karayawan, budaya
organisasi, dan proses pengoperasiaannya, perusahaan sulit untuk di
kalahkan. Ada empat tingkat strategi yang akan dijelaskan di bawah ini :
1. Tingkat pertama strategi bisnis
ditentukan tanpa mempertimbangkan
kapasitas operasi. Departemen operasi hanya mengurus biaya buruh dan
efisiensi opersional.
128
2. Tingkat ke-2, departemen operasi menetukan tujuan-tujuan sesuai dengan
praktik
industri.
Organisasi
berusaha
untuk
selalu
mengikuti
perkembangan teknik manajemen operasi, serta memandang investasi
modal dalam pabrik dan peralatan, pengendalian kualitas, atau
manajemen persediaan sebagai cara cara untuk menjadi kompetitif.
3. Tingkat 3, manajer operasi lebih aktif secara strategis. Strategi operasi
bertindak bersamaan dengan strategi perusahaan, dan departemen
operasi akan mencari teknik dan teknologi operasional baru untuk
meningkatkan daya saing.
4. Tingkat 4, manajer operasi dapat menggunakan teknologi baru mereka
sendiri untuk melakukan pekerjaan untuk pengiriman produk atau jasa
sebaik munkin. Pada tingkat ini, operasi dapat menjadi senjata
kompetitif yang sejati. Departemen operasi mengembangakan sendiri
konsep-konsep strategi yang baru. Dengan menggunakan teknologi baru,
manajemen operasi menjadi angkatan utama dalam perencanaan
strategis perusahaan secara keseluruhan. Operasi dapat menciptakan
produk dan proses baru yang akan memberi tambahan untuk atau
mengubah strategi perusahaan.
D. Mendesain Sistem Manajemen Operasi
1. Desain produk dan jasa
Dengan mendesain produk dan jasa akan menambah daya tarik konsumen
terhadap produk dan mempengaruhi harga produk. Dalam mendesain
produk dan jasa diperlukan sebuah metode kesederhanaan dimana dalam
membuat sebuah produk haruslah mudah dan tidak mahal untuk dibuat
129
DFMA – design for manufacturibility and assembly, desain yang
digunakan untuk kesesuaian manufaktur dan perakitan. Penggunaan
DFMA sama sekali tidak mahal. DFMA sering mengharuskan operasi
penyusunan ulang
yang menciptakan tim-tim yang terdiri atas para
desainer, pembuat dan perakit yang harus berkerja sama. Mereka
berkolaborasi untuk mencapai empat objektif dari desain produk, yakni :
a. Fisibilitas produksi ( producibility), sejauh mana produk atau jasa
dapat benar-benar diproduksi untuk pelanggan dalan kapasitas
operasional perusahaan yang ada.
b. Biaya , jumlah material, buruh, desain, transportasi dan pengeluaran
tambahan yang berkaitan dengan sebuah produk atau jasa.
Memperjuangkan kesederhanaan dan sedikit suku cadang membuat
desain produk dan jasa tetap memiliki biaya yang masuk akal.
c. Kualitas, keunggualan produk atau jasa- fisibilitas jasa dan nilai yang
didapat dari para pelanggan dengan membeli produk tersebut.
d. Keandalan , sejauh mana pelanggan dapat mengandalkan produk atau
jasa tersebut untuk memenuhi fungsi yang diharapkan. Produk
tersebut harus berfungsi seperti yang di desain selama jangka waktu
yang pantas. Produk-produk yang sangat kompleks sering memiliki
keandalan yang lebih rendah karena labih banyak hal yang bisa salah.
Tujuan dari penerapan proses ini adalah memindahkan pemilihan tema
sampai pada pembuatan massal dalam jangka waktu yang singkat dan
mengurangi biaya pengembangan secara dramatis
130
2. Pengadaan
Pembelian pasokan, jasa dan bahan baku untuk digunakan dalam proses
produksi, yang dikenal sebagai pengadaan (procurement), telah
meningkat kepentingannya dalam operasional. Rata-rata perusahaan
manufaktur menghbiskan 50 sampai 60 persen pendapatannya untuk
membeli material dan pasokan. Pengeluaran untuk material, pasokan dan
jasa juga mempresentasikan pengeluaran yang besar untuk perusahaan
jasa. Mempunyai material yang tepat dari desain dan kualitas yang benar
merupkan hal yang penting agar perusahaan jasa dapat berfungsi denga
lancar dalam proses produksi.
Internet dan perdagangan bisnis-ke-bisnis ( business-to-business-B2B)
memiliki pengaruh yang sangat besar pada pengadaan. Para karyawan
departemen pembelian sekarang dapat menggunakan internet untuk
mencari sumber material baru, memasukkan pesanan, melakukan
penawaran via pasar B2B, dan berpartisipasi dalam pelelangan secara
online. Para karyawan mempunyai akses cepat untuk mendapatkan lebih
banyak informasi mengenai ketersediaan dan biaya. Mereka bisa sering
memasukkan pesanan pembelian secara online dan melacak status
pesanan lewat WEB, memotong biaya operasi, dan mempecepat waktu
yang dibutuhkan untuk melakukan pengadaan ( procurement lead time).
Organisasi yang ingin melakukan pengadaan secara online sering kali
harus melihat inisiatif pengadaan langsung mereka (yaitu material dan
pasokan yang masuk ke produk perusahaan) secara terpisah dari
pengadaan tidak langsung ( seperti kertas , pena, peralatan kantor, dan
131
meja konferensi). Hal ini dikarenakan kebutuhan pengadaan tidak
langsung tersebar di seluruh organisasi , tidak hanya dalam area produksi.
Dengan
memulai
pengadaan
tidak
langsung,
perusahaan
dapat
menghindari dari mengacaukan bisnis perusahaan sehari-hari dan
mengimplementasikan sebuah proyek yang akan bertindak sebagai model
untuk orang yang meragukan e-business dalam sebuah perusahaan.
3. Tata letak fasilitas
Setelah produk atau jasa didesain dan sistem ditentukan untuk pengadaan
bahan, pertimbangan selanjutnya adalah perencanaan produksi yang
aktual lewat tata letak fasilitas. Empat jenis tata letak yang paling umum
adalah tata letak proses, produk, sel, dan posisi yang tetap.
a. Tata letak proses ( process layout )
Suatu tata letak dimana semua mesin yang melakukan fungsi atau
tugas yang serupa dikelompokkan bersama. Organisasi jasa juga
melakukan tata letak proses . Di bank, para petugas pinjaman ada di
satu area, para kasir berada di satu area yang lain, dan para manajer di
bagian ketiga. Kelebihan tata letak proses adalah tata letak ini
memiliki potensi untuk penghematan sebagai hasil dari perkerjaan
yang dikerjakan secara massal atau skal ekonomis ( economies of
scale ) dan biaya yang lebih rendah. Sebagai contoh, menyelesaikan
semua lukisan di satu area lukisan semprot berarti dibutuhkan lebih
sedikit mesin dan orang untuk melukis semua produk untuk organisasi
tersebut. Di bank, menempatkan semua kasir di satu tempat yang
terbatas memberikan keamanan yang lebih baik. Menempatkan semua
132
ruang pengoperasian di satu lokasi dalam sebuah rumah sakit
memungkinkan pengendalian lingkungan di semua ruangan rumah
sakit secara bersamaan. Kekurangan dari tata letak proses adalah alur
aktual penerimaan sebuah produk atau jasa bisa jadi lama dan rumit.
Sebuah produk mungkin membutuhkan adanya beberapa proses yang
berbeda, sehingga harus melewati banyak jalur yang berbeda sebelum
produksi tersebut selesai.
b. Tata Letak Produk ( Product layout ) adalah sebuah tata letak dimana
mesin dan tugas diatur sesuai dengan langkah progresif dalam
pembuatan sebuah produk. Lini perakitan mobil merupakan contoh
yang klasik, karena lini tersebut memproduksi produk yang dimulai
dari bahan baku sampai hasil akhir. Banyak restoran cepat saji
menggunakan tata letak produk, dengan aktivitas yang diatur sesuai
untuk membuat hamburger atau ayam goreng, tergantung pada
produk-produk yang tersedia. Tata letak produk sangat efisien ketika
organisasi membuat produk yang sama dalam jumlah yang sangat
besar. Duplikasi fungsi bisa ekonomis apabila jumlahnya cukup
tinggi untuk membuat setiap area proses produksi tertentu sibuk
mengerjakan sebuah produk khusus.
c. Tata letak sel
tata letak inovatif yang berdasarkan pada prinsip tekhnologi kelompok
dimana mesin-mesin yang diperuntukkan bagi urutan operasi yang
dikelompokkan dalam sel-sel. Teknologi kelompok dalam sel
memberikan beberapa efesiensi dari tata letak proses dan tata letak
133
produk. Bahkan yang lebih penting, sel berbentuk U memberikan
efisiensi dalam penanganan bahan dan alat serta pergerakan bahan
persediaan. Satu manfaat adalah para pekerja berkerja dalam
kelompokyang memudahkan kerjasama tim dan pemecahan masalah
bersama. Fleksibilitas susunan kepegawaian ditingkatkan karena satu
orang dapat mengoperasikan semua mesin di dalam sel dan jarak
berjalan yang pendek.
d. Tata Letak Posisi Tetap ( fixed-position layout ) adalah tata letak
dimana produk tetap berada di satu lokasi, serta para karyawan dan
peralatan dibawa kepadanya. Tata letak posisi tetap digunakan untuk
menciptakan sebuah produk atau jasa yang sangat besar atau unik,
seperti pesawat terbang , kapal dan bangunan. Produk tersebut tidak
dapat dipindahkan dari satu fungsi ke fungsi lain atau bersamaan
dengan lini perakitan. Selain itu, manusia, bahan baku dan mesin
semuanya dibawa ke posisi yang tetap untuk kepentingan peraakitan
dan pemrosesan. Tata letak ini tidak baik untuk volume yang tinggi,
tetapi penting untuk produk yang besar dan memakan banyak tempat
sera pesanan biasa. Karena kebutuhan akan kecepatan dan
responsivitas telah meningkat, beberapa organisasi mendesain tata
letak fasilitas yang memungkinkan fleksibilitas tingkat tinggi.
E. Manajemen persediaan
Perusahaan manufaktur membutuhkan manajemen persediaan yang lebih
daripada jenis perusahaan lainnya karena dalam perusahaan manufaktur
persediaan terbagi menjadi tiga yaitu: persediaan bahan baku; persediaan
134
yang belum mengalami proses produksi, persediaan bahan setengah jadi;
persediaan yang telah mengalami proses produksi tetapi belum siap untuk
digunakan, harus melalui proses produksi lagi agar siap dipakai, persediaan
barang jadi; perusahaan yang proses produksinya telah selesai dan siap
digunakan.
1. Teknik manajemen persediaan
Ada tiga teknik yang dapat dilakukan perusahaan dalam mengatur
persediaannya antara lain sebaagai berikut :
1) Perencanaan kebutuhan material
Persediaan yang bergantung pada permintaan (dependent demand
inventory) adalah persediaan dimana permintaan atas suatu barang
bergantung pada permintaan terhadap barang-barang persediaan
lainnya. Sebagai contoh, jika Ford Motor Company membuat 100.000
mobil, Ford Motor Company juga akan membutuhkan 400.000 ban,
400.000 pelek dan 400.000 dop roda. Permintaan terhadap ban
tergantung pada permintaan mobil. Perencanaan kebutuhan material
(material requirements planning-MRP) adalah sistem pengendalian
dan perencanaan persediaan yang bergantung pada permintaan yang
menjadwalkan jumlah yang tepat dari semua material yang dibutuhkan
untuk mendukung produk akhir yang diinginkan. Tingkat persediaan
tidak berdasarkan pada estimasi pada pemakaian di masa lalu tetapi
berdasarkan pada estimasi yang sangat tepat mengenai kebutuhan
produksi di masa depan. Dengan MRP, manajer dapat memastikan
135
material yang tiba tepat waktu kira-kira berapa jumlahnya ketika
material itu dibutuhkan dalam proses produksi.
2) Persediaan just in time/ sistem tanpa persediaan
Didesain untuk mengurangi tingkat persediaan organisasi dan biaya
yang berkaitan, serta bertujuan untuk menekan sampai nol jumlah
waktu bahan baku dan barang-barang jadi berada dalam pabrik,
diinspeksi, atau dalam perjalanan. Sebagai contoh, pabrik Dell di
Austin, Texas menggunakan pertukaran informasi secara online yang
efektif sehingga Dell dapat memesan hanya bahan yang dibutuhkan
untuk membuat produksi tetap berjalan untuk dua jam berikutnya.
Koneksi Web pada perusahaan-perusahaan pengiriman berarti bahwa
persediaan barang jadi seringnya bisa masuk ke truk dalam waktu
kurang dari 15 jam setelah seorang pelanggan memasukkan pesanan.
3) Manajemen logistik dan distribusi
Logistik (logistic) merujuk pada pengelolaan pergerakan material
didalam fasilitas, pengiriman masuk material yang datang adri
pemasok dan pengiriman produk ke pelanggan. Contohnya, Wal-Mart
menggunakan pusat distribusi regional, seperti sebuah pusat distribusi
yang berada di New Braunfels, Texas yang memiliki luas lantai dari 1
juta kaki persegi, 96 pintu dok untuk membuat dan membongkar
muatan-muatan truk gandeng dan alat-alat pembawa barang sepanjang
5,62 mil untuk memindahkan barang dagangan. Para karyawan pusat
distribusi mengkoordinasi semua sistem dan menjadwalkan truk yang
datang dari para pemasok dan truk milik perusahaan yang pergi
136
menuju toko ritel. Dengan computer sistem menjadi dapat
dikoordinasikan dengan tepat sehingga toko tidak membutuhkan
gudang. Distribusi (distribution) atau pemenuhan pesanan adalah
kegiatan memindahkan barang jadi untuk para pelanggan. Semakin
cepat dan semakin akurat perusahaan memenuhi pesanan pelanggan
berarti semakin rendah biaya untuk organisasi dan semakin besar
kemungkinan pelanggan kembali lagi.
F. Memperbaiki produktivitas
Ada 3 faktor yang harus diperhatikan organisasi dalam memutuskan untuk
memperbaiki produktivitas yaitu :
1. Produktivitas teknologi
Merujuk pada penggunaan mesin, robot, computer, dan teknologi
lain yang lebih efisien untuk meningkatkan hasil.
Pengontrakan keluar (outsoucing) juga dapat meningkatkan produktivitas
karena sebuah perusahaan khusus mampu untuk menginvestasikan
teknologi yang paling modern yang berkaitan dengan jasa yang disediakan
oleh perusahaan tersebut.
2. Produktivitas pekerja
Berarti memiliki pekerja yang memproduksi lebih banyak hasil
dalam periode waktu yang sama. Perusahaan dapat memperbaiki
produktivitas pekerja dengan memotivasi karyawan yang ada untuk
bekrja lebih keras atau memperbaiki proses kerja. Perusahaan dapat
mengganti karyawan dengan karyawan dengan keahlian yang lebih baik
137
atau mengontrakkab keluar operasi tertentu dengan perusahaan yang
memiliki keahlian di bidang tersebut.
3. Produktivitas manajerial
Berarti manajer melakukan pekerjaan menjalankan bisnis yang
lebih baik. Para ahli produktivitas dan kualitas menyatakan bahwa sebab
yang nyata dari
masalah produktivitas di Amerika Serikat adalah
manajemen yang buruk.
Produktivitas manajemen menjadi lebih baik ketika para manajer lebih
menekankan kualitas daripada kuantitas, meniadakan hambatan dan
memberikan kekuasaan kepada para karyawan dan tidak mengelola
secara berlebihan berdasarkan angka-angka. Para manajer dapat belajar
untuk menggunakan sistem penghargaan, keterlibatan karyawan, kerja
sama tim, dan teknik-teknik manajemen lain. Penting bagi manajer untuk
mempertimbangkan hubungan antara teknik-teknik ini dengan strategi
perusahaan dalam aktivitas organisasi. Contohnya, walaupun sudah
mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan, usaha manajer sering
gagal karena karyawan tidak melihat manfaat apa pun dan mereka
kehilangan minat. Sebaliknya, usaha manajemen pengetahuan berhasil
ketika manajer fokus pada strategi tentang informasi apa yang harus
dibagi, lalu mengukur hasilnya.
EVALUASI
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan organisasi sebagai sistem produksi
138
2. Sebutkan 3 perbedaan antara orgaanisasi manufaktur dengan organisasi
jasa
3. Apa yang dimksud DFMA (design for manufacturibility and assembly) ?
4. Apa yang harus dipertimbangkan dalam penentuan tata letak fasilitas
5. Jelaskan pengendalian persediaan just in time
139
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T. Hani.1984.Manajemen.Bulaksumur:BPFE
Robbins, Stephen P.2010.Manajemen.Jakarta:Erlangga
Daft, Richard L. 2010. New Era of Manajement. Jakarta : Salemba Empat
Anonim. 2013. Defenisi Pengorganisasian. Artikel.( toube.wordpress.com )
diunduh 29 Agustus 2013.
Ali Akbar Yulianto dan Krista.Pengantar Bisnis.Jakarta : Salemba Empat. 2007.
Sule, Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah.2005.Pengantar Manajemen Edisi
Pertama.Jakarta:Kencana Prenada Media Group
Marno dan Triyo Suprayitno. 2008.Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan
Islam.Bandung:PT. Refika Aditama.
Handoko,
Hani
T.1993.Manajemen
Personalia
dan
sumber
Daya
Manusia.Yogyakarta
Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia:
Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara
Richard L. Daft. (2006). Management Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.
http://ochisl.blogspot.co.id/2013/11/makalah-pengorganisasian-dasardasar.html
http://hildaagustina.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-manajemen-sumberdaya.html
https://sumberbelajarsmkn10.wordpress.com/
http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html
http://tanggungjawabsosialdanetikamanajemen.blogspot.co.id/
140
https://papacindy.wordpress.com/2015/05/16/makalah-kerjasama-tim-teamworkdalam-meningkatkan-kinerja-karyawan/
http://fitritrind.wordpress.com/2014/04/19/perencanaan-pengantar-manajemen
file:///C:/Users/user/Downloads/p.%20manajemen.htm
http://novitriretno28.blogspot.co.id/2015/05/materi-perencanaan.html
Putra,
Indrawan.”Teknik
Desain
Kerja”.23
Februari
2015.
http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2014/05/01/teknik-desain-kerja652919.html
Ramli,
Dewi.
“Desain
Pekerjaan”.
23
Februari
2015.
http://dewiramli.blogspot.com/2011/11/desain-pekerjaan-dan-recruitment.html
Hidayatun, Nurul. “Contoh Analis Pekerjaan”. 26 Februari 2015.
http://hidayatunnurul9.blogspot.com/2013/04/contoh-analisispekerjaan.html
Fialam, Alif. “Desain Pekerjaan dan Pengembangan Peran”. 27 Februari
2015
https://www.academia.edu/7053843/Desain_Pekerjaan_dan_Pengembangan
_Peran
Elf, Dechielova.”Megelola Perubahan Organisasi dan Inovasi”.27 Oktober 2015.
https://www.academia.edu/7083891/MODUL-10-MENGELOLA-PERUBAHANORGANISASI-DAN-INOVASI
141
http://ikanteri89.blogspot.co.id/2014/06/makalah-pengantar-manajemenkepemimpinan.html
https://emperordeva.wordpress.com/about/makalah-tentang-kepemimpinan/
http://www.kompasiana.com/wahyurinda/makalah-kepemimpinan-pengantarmanajemen_552925dbf17e61a7418b45b1
http://Jeffy-louis.blogspot.com/2012/04/makalah-motivasi-kerja.html
diakses
16/09/15
http://putriagustia.blogspot.co.id/2010/11/manajemen-dan-organisasi.html
http://irwanxlite.blogspot.co.id/2014/11/makalah-pengertian-dan-fungsipengawasan.html
http://denihasri.blogspot.co.id/2013/06/makalah-fungsi-pengawasan-dalam.html?m=1
http://layla-innocent.blogspot.com/2012/11/makalah-peranan-si-dalammenunjang.html
Hj. Dedeh Maryani_sistem informasi manajemen dalam mendukung kinerja
organisasi publik
http://linsie46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/06/06/jaringan-komputer/
http://bobbyfiles.wordpress.com/2008/01/12/komunikasi-data/
142