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公共記錄管理軟件可以幫助政府機構存儲，組織和數字化公共記錄，以支持公民的信息自由（FOI）請求。共同記錄包括土地文件，結婚許可證，出生和死亡證明以及法律合同。這些解決方案會自動化工作流程，以將請求記錄到適當部門，而不管請求是如何提交的，並管理付款處理。它們還通過編輯文檔來防止披露機密細節來確保敏感信息的隱私和安全性。通常，這些平台為公民提供一個面向公共的門戶網站，以搜索記錄和提交請求，並能夠跟踪其從提交到完成的請求狀態。 在內部，這些系統為政府機構提供了與企業信息歸檔軟件相似的功能。自2020年以來，美國的聯邦機構必須以電子方式管理所有記錄，從而使許多政府機構必不可少。這些工具允許代理商以數字方式上傳和存儲記錄，並具有索引功能以快速檢索以響應請求。他們還維護審核步道，以跟踪誰訪問了記錄以及何時訪問記錄。大多數係統都包括報告和分析功能，以監視性能指標並確定記錄請求中的趨勢。
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