KURSUS INDUKSI (KISSM)
PENGURUSAN AM
1. Faktor
dorongan adalah merupakan salah satu faktor yang boleh mempengaruhi kecekapan
dan mutu perkhidmatan awam. Huraikan tiga (3) faktor galakan (motivator factor)
dan tiga (3) faktor penyelenggaraan (hygiene factor) sebagaimana yang
dimaksudkan di bawah factor dorongan tersebut.
Jawapan:
Faktor-faktor galakan:
i.
pencapaian tugas
ii.
pengiktirafan
iii.
kemajuan kerjaya
iv.
tanggungjawab
v. status
kerja
vi. kerja
itu sendiri
Faktor-faktor penyelenggaraan:
i.
penyeliaan rakan sejawat dan orang bawahan
ii. dasar
organisasi
iii.
jaminan kerja
iv. keadaan
pejabat
v. upah
atau gaji
vi.
komunikasi dua hala
vii.
personel life
2. Pihak
pengurusan boleh mengambil tindakan untuk meningkatkan persekitaran kerja,
persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman. Huraikan secara ringkas bagaimana meningkatkan
mutu persekitaran tersebut. ( Atau soalan yang membawa jawapan yang sama adalah
seperti berikut : Pihak pengurusan boleh mengambil tindakan untuk meningkatkan
produktiviti melalui gaya pengurusan, persekitaran kerja,teknologi, bahan-bahan
dan kelengkapan modal. Huraikan secara ringkas tindakan-tindakan tersebut )
Jawapan:
a. Gaya
pengurusan
i. mewujudkan
wawasan dan objektif jabatan/pejabat serta meyebarkannya kepada kakitangan
ii.
merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan
kemudahannya mengukur pencapaian sebenar.
iii.
Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti
b.
Persekitaran kerja
i.
mewujudkan susunatur jabatan/pejabat yang sesuai dengan operasi kerja
ii.
melengkapi pejabat dengan kemudahan asas
iii.
menjaga kebersihan dan perhiasan di tempat kerja
iv.
menyediakan kemudahan-kemudahan untuk kakitangan
c.
Teknologi
i. mengkaji
proses-proses kerja yang dijalankan sekarang untuk mengenalpasti aspek-aspek
yang sesuai untuk diautomasi atau dimekanisasikan.
d.
Bahan-bahan
i.
menjalankan pemeriksaan kualiti pada peringkat awal ke atas bahan-bahan
input yang diperolehi daripada pembekal.
ii.
Memberi Pendidikan kualiti kepada pembekal
iii.
Mengamalkan system inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok
yang berlebihan bagi bahan-bahan.
e.
Kelengkapan modal
i.
menyelenggara kelengkapan modal mengikut jadual
ii.
menentukan kelengkapan modal berada dalam persekitaran operasi yang
baik.
iii.
Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan
optimum.
3.
Seseorang pemimpin sama ada di peringkat jabatan atau mana-mana
organisasi perlu memiliki sifat-sifat murni kepimpinan. Jelaskan sifat-sifat murni kepimpinan yang
seharusnya dipunyai oleh seseorang pemimpin supaya dianggap pemimpin yang
berwibawa.
Jawapan:
i. pandai menggunakan
kuasa tanpa menimbulkan syak wasangka di kalangan pekerja atau tidak gila
kuasa.
ii.
bersih,cekap dan amanah.
iii.
Kerelaan untuk menghadapi risiko dan mencuba yang baru untuk kebaikan
organisasi.
iv. Sikap
hormat menghormati sambil mengambil berat dan bertanggungjawab.
v.
Sentiasa bertimbang rasa dan mengambil pendekatan penyertaan dalam
pengurusan.
vi.
Kerelaan berkongsi kuasa dengan pekerja-pekerja.
vii.
Menyedari kekuatan dan kelemahan diri sendiri.
viii.
Menyedari mengenai kemajuan diri sendiri dan kemajuan pekerja-pekerja
bawahan.
ix.
Sentiasa berfikiran terbuka dan mengalu-alukan nilai-nilai positif di
kalangan pekerja-pekerjanya.
x.
Mempunyai emosi seimbang dan pandai berjenaka.
xi.
Sentiasa memberi teladan yang baik kepada pekerja-pekerja.
xii.
Sentiasa bertenaga dan menggalakkan serta memberi dorongan kepada
pekerja-pekerja. Sentiasa mengiktiraf dan menghargai setiap sumbangan pekerja.
xiii.
Sentiasa mewujudkan mutu kehidupan bekerja yang baik dan selesa.
xiv. Tidak
cuba sentiasa mengawal pekerja sehingga menimbulkan ketegangan.
xv. Sentiasa
terbuka kepada kritikan yang membina
xvi. Bertindak
dengan tegas, sabar dan adil iaitu tidak pilih kasih.
4.
Huraikan pendekatan-pendekatan berikut yang dapat meningkatkan
keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi.
a. Latihan
kepimpinan
b.
Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan
c.
Perubahan sikap dan nilai
d.
Maklumbalas dari pekerja-pekerja bawahan
e.
Pengalaman dan pusingan kerja.
f.
Kemajuan kerjaya dan kemajuan individu
Jawapan:
Meningkatkan keberkesanan kepimpinan ialah
a. Latihan
kepimpinan
Setiap individu yang baru menganggotai sesebuah jabatan
perlu diberi kursus orientasi supaya mereka memahami akan peranan dan
tanggungjawab masing-masing. Latihan kerohanian perlu diberi penekanan dan
diadakan dari masa ke semasa.
b. Penerapan
nilai-nilai murni kepimpinan
Ini boleh dilaksanakan dengan menerapkan nilai-nilai Islam
di dalam pentadbiran. Memberi kesedaran kepada individu tentang pandangan Islam
terhadap kepimpinan akan memberi kesan kepada diri individu itu sendiri.
c. Perubahan sikap
dan nilai
Ini boleh dilakukan melalui latihan kederiaan di mana
seseorang itu diberi peluang untuk mengenal diri sendiri dan memberi peluang
kepada orang lain untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan dirinya sebagai
pemimpin.
d. Maklumbalas dari
pekerja-pekerja bawahan
Untuk menilai sama ada kepimpinan pegawai atasan itu
berkesan atau disenangi, satu system maklumbalas perlu diadakan di mana
pekerja-pekerja bawahan diberi peluang untuk menilai prestasi pegawai atasan
tanpa ada rasa dendam di kalangan yang dinilai.
e. Pengalaman dan
pusingan kerja.
Tiap-tiap individu dalam jabatan hendaklah diberi peluang
yang meluas untuk menjawat jawatan yang tanggungjawabnya mencabar. Ini boleh
dilakukan dengan system pusingan kerja dan penglibatan mereka dalam Kumpulan
Meningkat Mutu Kerja (KMK).
f. Kemajuan
kerjaya dan kemajuan individu.
Individu perlu dipermajukan dengan memberi peluang untuk
menambah ilmu pengetahuan dan kemahiran atau menyediakan anugerah
cemerlang,Hari Q sebagai menghargai sumbanagan mereka.
5. Salah
satu aspek dalam kemahiran berkomunikasi ialah kemahiran mendengar. Mengikut
Thomas Gordon(1970) ,pendengaran yang aktif merupakan kemahiran berkomunikasi
yang boleh menolong orang lain meyelesaikan masalahnya. Jelaskan tanda-tanda
pendengar yang kurang baik.
Jawapan:
Tanda –tanda kebiasaan pendengar yang kurang baik
i.
Beranggapan bahawa perkara yang diperbincangkan tidak menarik.
Angapan daripada pendengar mengatakan bahawa perkara yang
sedang dibincangkan itu tidak menarik adalah merupakan penghalang yang besar
kepada pendengar yang berkesan.
ii.
Mengkritik penyampaian penceramah
Satu lagi kebiasaan seseorang yang tidak berminat ialah
dengan cara mengkritik penyampaian penceramah. Kritikan adakalanya juga
menyentuh kualiti bantuan alat pandang dengar.
iii.
Mendengar secara memilih
Mendengar secara memilih sesuatu topic atau tajuk
perbincangan yang diminta sahaja. Pendengar menapis maklumat-maklumat.
iv.
Mencelah
Pendengar yang kerap mencelah menunjukkan bahawa ia adalah
seoraang pendengar yang kurang baik. Keadaan ini berlaku kerana pada hakikatnya
kita boleh berfikir lebih pantas dari bercakap. Jadi pendengar cuba membuat
andaian.
v. Mimpi
di siang hari
Mimipi di siang hari menunjukkan bahawa seseorang itu adalah
seorang pendengar yang kurang baik. Pada hakikatnya memang sukar untuk
memikirkan dua perkara dalam satu masa yang sama. Oleh itu pendengar yang sedang
bermimpi di siang hari akan menumpukan pemikirannya kepada perkara-perkara yang
sedang difikirkannya, sedang dibuai mimpi, dan tidak kepada perkara yang
didengar.
vi.
Gangguan luar.
Gangguan ini boleh berupa kerusi yang tidak selesa, kebisingan,
panas atau sejuk yang keterlaluan. Pendengar yang baik akan dapat mengatasi
gangguan ini, sebaliknya seseorang pendengar yang kurang baik akan membiarkan
gangguan-gangguan itu menguasainya dan tidak memusatkan pendengarannya kepada
perbincangan.
vii.
Mengelakkan perkara yang susah dan teknikal.
Apabila seseorang itu cuba mengelak untuk memahami
perkara-perkara yang susah dan teknikal, ini menunjukkan bahawa ia seorang
pendengar yang kurang baik.
viii.
Tertidur
Pendengar yang tertidur menunjukkan bahawa ia tidak berupaya
mendengar dengan baik. Pendengar yang aktif memerlukan tidur yang cukup
sebelumnya. Inilah suatu kenyataan yang sering dikebelakangkan oleh pendengar
yang kurang baik. Keletihan juga akan mengakibatkan kurang tumpuan.
6.
Nyatakan mengapakah perancangan dan kawalan perlu bagi sesuatu
organisasi mencapai objektifnya.
Jawapan:
a.
Perancangan
i. untuk
memastikan keberkesanan dengan memilih tindakan-tindakan yang terbaik untuk
mencapai objektif
ii.
sumber-sumber yang terhad manusia,wang,bahan mentah,mesin dan tanah dan
membuat perancangan yang bijak untuk mengelakkan pembaziran.
iii. Untuk
mengurus perubahan persekitaran yang tidak menentu.Ini mendesak pengurus menjangkakan
perubahan dan bagaimana hendak menyesuai denganya.
iv. Untuk
memudahkan kawalan. Perancangan dan kawalan saling berkait rapat.
b. Kawalan
i.
akauntabiliti untuk memastikan objektif organisasi tercapai.
ii. manusia membuat kesilapan. Kawal
untuk pastikan apa yang sedang berlaku.
iii.
Berlakunya banyak perubahan di dalam dan di luar organisasi semasa
perlaksanaan tindakan.
iv.
Mengelak berlakunya pembaziran sumber.
7. Pengaruh yang dipunyai oleh seseorang itu
pada kebiasaannya dikaitkan dengan Kuasa(Power) yang dimilikinya dan tanpa
kuasa seseorang itu tidak mempunyai kemampuan atau kurang berkesan untuk
mempengaruhi orang lain untuk melakukan sesuatu ke arah pencapaian matlamat.
Huraikan jenis-jenis kuasa yang dimiliki oleh seseorang individu itu.
a. Kuasa
yang sah (Legitimate Power)
i. Kuasa yang diperolehi
melalui proses perundangan
ii. Melalui pengundian
iii. Dilantik memenuhi sesuatu
jawatan atau kedudukan
iv. Tidak kekal kerana ianya
boleh diambil semula jika individu tidak menggunakannya dengan bijaksana
b. Kuasa
Ganjaran (Reward Power)
i. Individu yang mempunyai
kuasa ini mampu memberi ganjaran atau hadiah atau wang ringgit
ii. Pengiktirafan kpd individu lain
iii. Dikaitkan dengan kuasa
legitimate yang dipunyai oleh seseorang
c. Kuasa
Paksaan (Coercive Power)
i. Membolehkan seseorang memberi ganjaran dan
hukuman
ii. Berkaitrapat dengan
kedudukan dan kuasa yang sah
iii. Boleh menyekat daripada
memberi ganjaran atau perakuan yang baik adalah dilihat sebagai penggunaan
kuasa paksaan
iv. Sukar mendapat sokongan
yang ikhlas daripada individu lain
v. Sentiasa di takuti dan
sentiasa dijauhi
vi. Beliau merasa terasing dan tidak disegani
d. Kuasa
Maklumat (Information Power)
i. Apb seseorang mempunyai
maklumat penting dan maklumat ini adalah diperlukan oleh pihak tertentu bagi melaksanakan tugas
ii. Beliau juga dianggap
sebagai orang yang berkuasa
iii. Menyembunyi atau berkongsi
maklumat akan memberi kesan kepada organisasi
e. Kuasa
Hubungan (Connection Power)
i. Individu dianggap berkuasa
dengan melihat kebolehan beliau berhubung dan dengan siapakah dia membuat
perhubungan
ii.
Dengan kedudukan yang tinggi, peluang untuk membuat perhubungan dengan
individu lain yang berkuasa akan menyebabkan seseorang itu boleh mempengaruhi
orang lain
f. Kuasa
Rujukan (Referent Power)
i.
Seseorang dijadikan rujukan oleh individu yang lain untuk mempengaruhi
orang lain bagi melaksanakan tugas
ii. Individu yang mempunyai
kuasa rujukan adalah merupakan seorang yang mempunyai nilai moral yang tinggi
keperibadian yang mulia dan sentiasa menjadi sumber inspirasi kepada yang lain
g. Kuasa
Kepakaran (Expert power)
i. Dengan ilmu pengetahuan,
kemahiran, latihan serta pengalaman, seseorang individu mampu mempengaruhi
orang lain.
ii. Kepakaran seseorang dalam
bidang yang tertentu adalah sangat penting dari segi pembangunan fizikal
seperti pembinaan
iii. Kepakaran dalam bidang
keagamaan akan dapat mempengaruhi seseorang kearah jalan yang baik.
8. En.
Rizal telah dilantik sbg seorang ketua pengarah di sebuah jabatan kerajaan.
a.
Bagaimana dapat ditentukan bahawa beliau mempunyai sifat kepimpinan yang
unggul
b. Jelaskan
ciri-ciri bahawa seorang KJ itu telah dpt memberikan kepimpinan yg berkesan
c.
Huraikan cara2 utk mengelakkan perbuatan pilih kasih dlm tindakan2
dikalangan pemimpin/ketua organisasi/jabatan
Jawapan
a. sifat
kepimpinan yang unggul
i) tidak menggunakan kuasa yg ada padanya sewenang2nya tanpa
memikirkan akibatnya
ii) menggunakan kuasa yg ada utk meningkatkan prestasi,
produktiviti dan reputasi jabatannya
iii) dpt mendorong pekerja bawahan meningkatkan prestasi dan
produktiviti mereka
iv) memiliki penampilan diri sbg pemimpin yg dihormati dan
bukan ditakuti
v) bertindak adil, bijaksana, tegas, berani, bertangung
jawab , sabar dan baik hati
vi) dpt mengembelingkan sumber2 manusia di organisasinya ke arah
mencapai objektifnya
vii) dpt memberikan teladan yg baik kpd org bawahannya.
b)
ciri-ciri bahawa seorang KJ itu telah dpt memberikan kepimpinan yg
berkesan
i. matlamat organisasi dpt
dicapai sepenuhnya
ii. dpt mewujudkan suasana
harmoni dan tenteram dlm organisasi ke arah peningkatan kreativiti dan inovasi
dlm jabatan
iii. organisasi dipercayai oleh
pelanggan,orang ramai dan pihak atasan
iv. berjaya meningkatkan
kemahiran dan kecekapan pekerja2nya dgn program latihan berterusan
v. dpt mengelakkan pertembungan
kepentingan peribadi dengan tugas rasmi jabatan
vi. sesuatu keputusan dibuat
secara mesyuarah
vii. dpt mewujudkan k/sama dan
kerja berpasukan dlm organisasi
c) cara2
utk mengelakkan perbuatan pilih kasih dlm tindakan2 dikalangan pemimpin/ketua
organisasi/jabatan
i. bersikap adil dlm semua
tindakan dan keputusan
ii. memilih individu yg benar2
layak dan berkebolehanbagi sesuatu jawatan
iii. mengesahkan jawatan
pekerja2 yang telah layak dan memenuhi syarat2 yg ditetapkan sahaja
iv. mengetahui dengan jelas
tugas2 yg dijalankan oleh pekerja2 bawahannya sebelum membuat penilaian
prestasi dengan adil
v. pekerja yg berkelayakan
sahaja dipertimbangkan kenaikan pangkat, memangku, kursus dan angerah khidmat
cemerlang.
vi. Tidak memilih pekerja2 yg
rapat dengannya sahaja utk sesuatu anugerah/penilaian prestasi yg tinggi
vii. Tidak mengabaikan pengambilan tindakan
tatatertib kpd pekerja2 yang sengaja melanggar peraturan dikalangan yang rapat
dengannya dan sebaliknya
viii. Tidak hanya menaikkan
pangkat pekerja bawahannya yg sealiran dengannya sahaja.
9.
Kerajaan bertangungjawab membangunkan negara utk kepentingan dan
kesejahteraan rakyat dgn melaksanakan dasar dan rancangan yg cekap dan
berkesan. Usaha berterusan sentiasa sentiasa dijalankan bagi mengoptimumkan
penggunaan segala sumber yg ada dan mencegah pembaziran serta
penyalahgunaannya. Nyata dan huraikan tumpuan dan keutamaan khusus yg harus
dibuat oleh KJ
Jawapan
Setiap KJ adalah dikehendaki mentadbir agensi dgn cekap dan
berkesan dgn memberi tumpuan kpd
· Menyedia dan mempamerkan visi, misi, objektif,
fungsi, slogan Q, piagam pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan,
bahagian, cawangan sehingga ke peringkat struktur yg lebih rendah mengikut
kesesuaian
· Memastikan
semua pegawai memahami dan menghayati Visi, misi, objektif, fungsi, slogan Q,
piagam pelanggan jabatan dan tangung jawab pegawai terutama kpd anggota yg baru
ditempatkan di jabatan itu.
· Menyediakan
sasaran kerja tahunan dan memastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing2
· Memaklumkan
kpd semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kpd peraturan2 berkaitan
dengan pengurusan sumber manusia (spt urusan perkhidmatan, tatatertib dan
kemajuan kerjaya) pengurusan kewangan dan peraturan2 lain yg berkuatkuasa dari
masa ke semasa
· Mengutamakan
penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat
· Menggalakkan
hubungan yg sihat di antara pegawai dan menyediakan suasana kerja yg harmonis
· Menggunakan
aplikasi psikologi dlm pengurusan sumber manusia
· Menyediakan
dan melaksanakan program kualiti jabatan
·
Mewujud dan
memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta
Koleksi Nota, Soalan dan Jawapan
Mungkin ada yang akan tercari-cari nota-nota yang sesuai untuk tujuan ke kursus ini.