Настройка формы оплаты участия в мероприятии

На портале можно организовать прием платежей за участие в проводимых подразделениями НИУ ВШЭ мероприятиях. Заявка на создание формы приема платежей направляется руководителем подразделения на адрес underground@hse.ru. Срок оказания услуги — 2 рабочих дня с момента получения полного пакета необходимых сведений от заказчика при условии создания стандартной формы.

Что нужно указать в заявке

Обратите внимание, что по требованию финансового блока создание формы для приема платежей возможно только при наличии подписанного приказа на проведение мероприятия. Приказ создает подразделение-организатор мероприятия; документ согласуется с руководителями в соответствии с их полномочиями. Если доходы или расходы по мероприятию требуют проставления финансовых аналитик, в согласовании также участвует Управление экономики. Копию договора необходимо приложить к заявке. В ней нужно указать:

Название мероприятия на русском и на английском (при необходимости) языке;
Номер учетного договора от Управления экономики (регистрационный номер договора оферты из системы БГУ), по которому будет вестись прием средств;
Для учета поступающих средств по мероприятию в ФАС создается управленческий договор. Договор создается подразделением самостоятельно, если подразделение имеет доступ в ФАС с соответствующими правами, либо ответственным работником Управления экономики.
Регистрационный номер учетного договора от Управления экономики (код договора оферты из системы БГУ), по которому будет вестись прием средств;
Наименование подразделения, которое будет осуществлять прием платежей;
Шифр подразделения по ФАС;
Адрес сайта в зоне hse.ru, где будет размещена страница мероприятия (желательно указать также адрес страницы с описанием особенностей оплаты);
Список электронных почтовых адресов ответственных лиц в домене hse.ru для ежедневной выгрузки отчета по произведенным оплатам;
Сроки приема платежей;
Включен ли в сумму платежа НДС или нет;
Требуется ли англоязычная версия формы;
Сумма платежа или список категорий участников (с переводом на английский язык при необходимости создания формы на английском языке) и соответствующие им суммы платежей в рублях;
Текст договора-оферты, который будет размещен на странице формы приема платежей (его можно согласовать с юристами);
При необходимости: бланки платежного извещения для оплаты участниками в валюте (в рублях) через банк для размещения на странице мероприятия;

Если форма платежа нужна не для разового мероприятия, пожалуйста, добавьте в заявку информацию о типе платежа: оплата обучения, оплата проживания, оплата прочих услуг либо новый вид оплаты по договоренности с Управлением экономики и УБУ.

Взаимодействие с участниками мероприятия проводится на основании договора-оферты, который должен быть размещен на странице мероприятия. В случае необходимости предоставления участникам мероприятия каких-либо подтверждающих документов их перечень необходимо в обязательном порядке предварительно согласовать с бухгалтерией НИУ ВШЭ.

Важно!

• Планируйте расценки на участие в мероприятии с учетом того, что на странице сбора платежей суммы к оплате указываются только в рублях, указание сумм в иностранных валютах не допускается, в том числе для иностранных участников.

• Банк удерживает комиссию от суммы платежа. Комиссия с карт Сбербанка не взимается. Актуальный размер комиссии зависит от условий банка-эмитента карты платежа. По требованию банка выделять комиссию в сумме платежа на странице оплаты за мероприятие нельзя.

Варианты форм оплаты

Для стандартной формы оплаты допускается наличие нескольких категорий участников, каждой из которых может быть присвоена отдельная сумма к оплате. Например, для сотрудников НИУ ВШЭ - X руб., для иностранных граждан - Y руб. Автоматическая проверка статуса участника в момент оплаты не производится. Стандартная форма оплаты выглядит так:

Есть возможность присваивать категориям участников несколько пакетов услуг, для каждого из которых будет выставляться отдельная сумма к оплате. Например, сотрудникам НИУ ВШЭ может быть предложено участие в мероприятии с докладом за одну сумму, без доклада - за другую, иностранному гражданину - аналогичный или другой пакет услуг по отличающимся расценкам.