JPH10303892A - 会議運営方法及びその支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 関連性のある複数の議題に関与する状況が刻
々と変化する会議を円滑に運営する方法及びその支援装
置を提供すること。 【解決手段】 議題毎に会議を分割して会議グループを
構成し、各会議グループにおける議論を同時に進行させ
るとともに、その間、発生する情報を適切な会議に報告
することにより、各会議の情報量を減少させ、また、会
議グループを構成する参加者のうちの一人のみを、各会
議グループ間の情報交換を行う情報伝達者とすることに
より、混乱を招くことなく会議全体の状況の把握を可能
とし、さらに分割前の会議グループを上位会議グループ
とし、分割後の会議グループを下位会議グループとする
階層構造を採ることにより、効率的な議論を可能とす
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、関連性のある複数
の議題を議論する会議を円滑に運営する会議運営方法及
びその支援装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、会議において関連性のある複数の
議題を議論する場合、事前に議題を整理し、それらを１
つ１つ議論していく会議運営方法が採られていた。

【０００３】しかし、前述した方法では、議題に関与す
る状況が刻々と変化する場合、１つの議題について会議
中に出された結論が次の議題を議論している間に不適切
なものとなる可能性があるため、それぞれの議題に関す
る情報を会議と並行して収集し、その情報をもとに議論
を進めて行き、状況の変化にいつでも対応できるように
備える必要があった。このような特徴を有する会議の例
として、進行中の災害や事故に対する対策を検討する会
議のように、発生するイベントに対して適切な対処を速
やかに決定するための会議がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】このような会議を運営
するに当って、以下の問題があった。

【０００５】・日常、行われる会議と比較して、新規に
到着する情報が多く、状況の進行に伴う新しい情報がい
つ発生するか予測できず、情報の重要性や緊急性も不明
確なので、それらの情報は発生時に常に報告される必要
がある。

【０００６】・従って、いくつもの議題に対する議論が
同時に進行する。現在進行中の議題を中断して対処しな
ければならない程、緊急性の高い情報が発生する可能性
があるが、議論の中断が度重なると会議進行の効率が悪
化したり、会議の緻密性を欠くこととなる。

【０００７】本発明の目的は、関連性のある複数の議題
に関与する状況が刻々と変化する会議を円滑に運営する
方法及びその支援装置を提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明では、会議の混乱
を防ぎ、秩序ある会議を進行させるため、議題毎に会議
を分割し、各会議を同時に進行させる。そして、その
間、次々と発生する情報を適切な会議に報告することに
より、各会議の情報量を減少することを可能とする。

【０００９】以下では分割された会議の場を会議グルー
プと呼ぶ。会議グループは複数の参加者により構成さ
れ、参加者は同じ会議グループ内の全ての参加者と情報
を交換する手段を有するものとする。

【００１０】しかし、複数の会議グループの議論が独立
して進行した場合、会議グループ間の情報流通が遮断さ
れ、全体の状況を把握することが困難になるという問題
が発生する。従って、会議グループ間で情報を交換する
ことが必要となるが、会議グループ間での情報交換を無
制限に許すと、逆に会議の混乱を招き、会議を分割した
意味がなくなる。

【００１１】そこで、本発明では、会議の秩序を保った
まま会議グループ間で情報を交換するため、会議グルー
プを構成する参加者のうちの一人のみを、各会議グルー
プ間の情報交換を行うという、特別な役割を有する参加
者（以下、情報伝達者という。）とし、この情報伝達者
を通して情報を流通する。

【００１２】各会議グループに集められる情報は情報伝
達者が他の会議グループに報告するまで当該会議グルー
プにおいて整理される。そして、集められた情報は会議
グループにおいて議論の対象となり、行動の意志決定が
なされる。この時、情報が他の会議グループの議論に影
響を及ぼすことが考えられる場合、情報伝達者を通して
他の会議グループにもその情報を報告する。

【００１３】このような構造を持った会議から与えられ
る情報には、次のような特徴を持たせることができる。

【００１４】・情報は緊急度、重要度の観点で評価さ
れ、区別されている。

【００１５】・多数の詳細な情報は少数の情報に集約さ
れている。また、重要な情報はさらに別の情報を集める
ことで詳細化されている。

【００１６】・ある会議グループしか利用しない情報を
他の会議グループに対して遮断することができる。

【００１７】・他の会議グループに公開が好ましくない
情報を遮断することができる。

【００１８】また、会議グループは議題毎に分割される
が、さらに議題を分類し、それに合わせて会議グループ
を分割したいことがある。このようにして分割された会
議グループは分割する前の会議グループの議事内容に密
接な関係を持ち、両者の間の情報交換の頻度は他の会議
グループとの間に比べて多い。また、分割された会議グ
ループの情報を集約するための別の会議グループが必要
となる。

【００１９】そこで、本発明では、図１に示すように、
分割前の会議グループを上位会議グループ、分割後の会
議グループを下位会議グループとする階層構造を導入す
る。

【００２０】下位会議グループではそれぞれの情報を収
集し、会議を行い、そして報告すべき情報を上位会議グ
ループに通知する。上位会議グループでは下位会議グル
ープの情報を収集し、会議を行い、報告すべき情報を下
位会議グループ及び他の会議グループに通知する。この
時、下位会議グループの情報伝達者は同時に上位会議グ
ループの参加者でもあり、上位会議グループと下位会議
グループとの情報交換を行うとともに、上位会議グルー
プの議論にも参加することで、より確実に情報を伝達す
る。

【００２１】ここで、１つの最上位会議グループを導入
し、最初に分割された会議グループが最上位会議グルー
プ直下の下位会議グループとなるように配置すれば、図
２のように、全ての会議グループを１つの階層構造で表
現できる。図２において、議長とは、各会議グループに
一人のみ存在し、その会議グループの情報伝達者である
とともに、議事進行を制御する役割を有する。

【００２２】最下位層に属する会議グループの主な役割
は、情報の収集と行動中に発生する些細な問題を解決し
ながら会議を行うことである。一方、最上位会議グルー
プでは下位会議グループからの情報を集め、全体の状況
を把握し、適切な指示を下位会議グループに出す。中間
層においては、情報及び指示の中継と分配を行うが、下
位層に位置する程、その会議グループでの会議内容は具
体的かつ詳細になる。

【００２３】また、前述したように、本発明が対象とし
ている会議は計画的な議事に従っておらず、状況に応じ
て変化する可能性が常にある。例えば、緊急に調整を行
わなければならない事態が発生し、新しい議題が発生す
ることが予想され、これに伴って新たな会議グループの
設置を考慮する必要が生じたり、また、情報収集の結
果、それまで不明であった状況が明らかになり、状況の
変化が判明することにより、現状の会議グループの構成
が不適切になってしまうこともある。

【００２４】そこで、本発明では、このような状況の変
化に柔軟に対処するため、会議進行中に会議グループの
構成を変更する、次のような機能を備える。

【００２５】［新設］一の会議グループにおいて、新た
に議論すべき議題が発生した時、該一の会議グループの
下位層に別の下位会議グループを新設する。新設は一の
会議グループの議長が行う。

【００２６】［廃止］一の会議グループの下位会議グル
ープにおける議論が問題の解決等により不要になった
時、その下位会議グループ及びそれより下位層の全ての
下位会議グループを廃止する。廃止は一の会議グループ
の議長が行う。

【００２７】［分割］一の会議グループの議論から別の
議題が派生した時、該一の会議グループと同じ層に新た
な会議グループを新設する。新設（分割）は一の会議グ
ループの上位会議グループの議長が行う。

【００２８】前述した［新設］との違いは、分割前の会
議グループの参加者の一部が別の会議グループに移動
し、分割前の議論が継続されることである。

【００２９】［併合］同じ上位会議グループを有する複
数の会議グループにおける議論の内容に重複が発生し、
１つの会議グループで議論する方が良いと判断された
時、該複数の会議グループを併合する。併合は複数の会
議グループの上位会議グループの議長が行う。

【００３０】前述した会議グループの構成変更のうち、
［新設］及び［廃止］のようすを図３(a) に、また、
［分割］及び［併合］のようすを図３(b) にそれぞれ示
す。

【００３１】

【発明の実施の形態】ここまで説明した会議を運営する
には、議長が複数の会議グループに同時に参加できるこ
とと、会議グループの構成変更とそれに伴う参加者の移
動を迅速に行えることが必要である。これらを可能とす
るため、ネットワークを利用した会議運営を支援する装
置の一例を図４に示す。

【００３２】図４において、１０は複数の参加者装置、
２０は複数の会議装置、３０は会議構成制御装置、４０
はデータベースであり、参加者装置１０、会議装置２０
及び会議構成制御装置３０はネットワーク５０に接続さ
れている。これらの装置はそれぞれ識別子を有してお
り、ネットワークを通じて識別子で指定する装置と相互
に情報を交換したり、他の装置を制御することができ
る。

【００３３】参加者装置１０は情報入力装置１１、情報
表示（出力）装置１２及び制御装置１３で構成され、会
議の参加者毎に１台用意される。

【００３４】会議装置２０は一つの会議グループを構成
する複数の参加者装置１０をネットワーク５０を介して
収容するもので、該収容した一の参加者装置１０からの
情報をネットワーク５０を通して受け取り、これを収容
した他の全ての参加者装置１０にネットワーク５０を通
して送ることにより、情報を参加者間で共有させる。な
お、１つの会議装置２０は１つの会議グループに対応す
る。

【００３５】会議構成制御装置３０は参加者装置１０や
会議グループの構成をデータベース４０を使用して管理
する。また、会議構成制御装置３０は任意の参加者装置
１０に対し、指定する会議装置２０と接続するよう、通
信により制御する。また、会議構成制御装置３０は参加
者装置１０からの要求により、データベース４０に対す
る問い合わせ結果を返却する。なお、会議グループへの
参加や退出、会議グループの構成変更は参加者装置１０
から制御される。

【００３６】データベース４０は、 (1) 会議グループ識別子 (2) 当会議グループと対応する会議装置識別子 (3) 当会議グループに参加している参加者装置識別子の
リスト (4) 当会議グループの下位会議グループの識別子のリス
ト からなる会議グループデータを会議グループ毎に管理
し、また、 (1) 会議装置識別子 (2) 当会議装置の使用あるいは未使用を区別するフラグ からなる会議装置データを会議装置毎に管理する。

【００３７】図５は図４の装置において一の参加者装
置、例えばＡが一の会議グループ、例えばＢに参加する
時の動作フローチャートを示す。会議構成制御装置３０
は、まず、データベース４０より、会議グループＢに対
応する会議グループデータ、例えばＣを検索し、その参
加者装置識別子リストに参加者装置Ａを追加する。ここ
で、参加者装置Ａが参加者装置識別子リスト中の唯一の
要素でなければ、会議グループデータＣ中の会議装置識
別子、例えばＤに対応する会議装置Ｄと接続するように
参加者装置Ａを制御する。一方、参加者装置Ａが参加者
装置識別子リスト中の唯一の要素であれば、データベー
ス４０より、現在未使用状態にある、任意の会議装置デ
ータを検索し、使用中に更新する。この際、この会議装
置データの会議装置識別子が、前記同様Ｄであるとする
と、会議装置Ｄを会議グループデータＣの会議装置識別
子としてデータベース４０に登録し、会議装置Ｄと接続
するように参加者装置Ａを制御する。

【００３８】図６は図４の装置において一の参加者装
置、例えばＡが一の会議グループ、例えばＢから退出す
る時の動作フローチャートを示す。会議構成制御装置３
０は、まず、データベース４０より、会議グループＢに
対応する会議グループデータ、例えばＣを検索し、その
参加者装置識別子リストから参加者装置Ａを削除し、さ
らに会議グループデータＣ中の会議装置識別子、例えば
Ｄに対応する会議装置Ｄとの接続を切断するように参加
者装置Ａを制御する。ここで、会議グループデータＣ中
の参加者装置識別子リスト中に要素が残っていればその
まま終了し、残っていなければ、データベース４０より
会議装置Ｄに対応する会議装置データベースを検索し、
使用状態を未使用に更新する。

【００３９】図７は図４の装置において現在使用されて
いない会議グループ識別子、例えばＡを有する会議グル
ープを既存の会議グループ、例えばＢの下位会議グルー
プとして新設する時の動作フローチャートを示す。会議
構成制御装置３０は、会議グループ識別子をＡ、参加者
装置及び下位会議グループをなしとして、会議グループ
データをデータベース４０に登録し、さらに、会議グル
ープＢに対応する会議グループデータ中の下位会議グル
ープ識別子リストにＡを追加し、データベース４０を更
新する。

【００４０】図８は図４の装置において一の会議グルー
プ、例えばＡを廃止する時の動作フローチャートを示
す。会議構成制御装置３０は、まず、データベース４０
より、会議グループＡに対応する会議グループデータ、
例えばＢを検索する。ここで、会議グループデータＢの
下位会議グループ識別子リスト中に要素がなければその
まま、要素があれば該リスト中の全ての会議グループを
廃止する。次に、会議グループデータＢの参加者装置識
別子リスト中に要素がなければそのまま、要素があれば
該リスト中の全ての参加者装置を会議グループＡから退
出させる。次に、データベース４０より、会議グループ
Ａを下位会議グループ識別子リスト中に有する会議グル
ープデータを検索し、該リスト中から会議グループＡを
削除し、更新する。最後に、データベース４０より、会
議グループデータＢを削除する。

【００４１】図９は図４の装置において一の参加者装
置、例えばＡが一の会議グループ、例えばＢから他の会
議グループ、例えばＣに移動する時の動作フローチャー
トを示す。会議構成制御装置３０は、参加者装置Ａを会
議グループＢから退出させ、さらに、参加者装置Ａを会
議グループＣに参加させる。

【００４２】図１０は図４の装置において一の会議グル
ープ、例えばＡを該会議グループＡと新規に作成する会
議グループ、例えばＢとに分割し、会議グループＡ中の
参加者装置のうち会議グループＢに移動する参加者装置
識別子リスト、例えばＣに従って参加者装置を移動する
時の動作フローチャートを示す。会議構成制御装置３０
は、データベース４０より、会議グループＡを下位会議
グループ識別子リスト中に持つ会議グループデータ、例
えばＤを検索し、該会議グループデータＤに対応する会
議グループ、例えばＥの下位会議グループとして会議グ
ループＢを新設し、さらに、参加者装置識別子リストＣ
中の参加者装置を全て、会議グループＡから会議グルー
プＢに移動させる。

【００４３】図１１は図４の装置において一の会議グル
ープ、例えばＡと他の会議グループ、例えばＢとを併合
する時の動作フローチャートを示す。会議構成制御装置
３０は、まず、データベース４０より、会議グループＢ
に対応する会議グループデータ、例えばＣを検索する。
次に、会議グループデータＣの参加者装置識別子リスト
中の各参加者装置について、会議グループＢから会議グ
ループＡへの移動を行う。最後に、会議グループＢを廃
止する。

【００４４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
議題毎に会議を分割して会議グループを構成し、各会議
グループにおける議論を同時に進行させるとともに、そ
の間、発生する情報を適切な会議に報告させたことによ
り、各会議の情報量を減少させ、また、会議グループを
構成する参加者のうちの一人のみを、各会議グループ間
の情報交換を行う情報伝達者としたことにより、混乱を
招くことなく会議全体の状況の把握を可能とし、さらに
分割前の会議グループを上位会議グループとし、分割後
の会議グループを下位会議グループとする階層構造を備
えたことにより、効率的な議論が可能になる等の利点が
ある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の会議運営方法における会議グループの
分割のようす示す説明図

【図２】本発明の会議運営方法における会議グループの
階層構造を示す説明図

【図３】本発明の会議運営方法における会議グループの
構成変更のようすを示す説明図

【図４】本発明の会議運営支援装置の実施の形態の一例
を示す構成図

【図５】参加者装置Ａが会議グループＢに参加する時の
動作フローチャート

【図６】参加者装置Ａが会議グループＢから退出する時
の動作フローチャート

【図７】未使用の会議グループ識別子Ａを有する会議グ
ループを既存の会議グループＢの下位会議グループとし
て新設する時の動作フローチャート

【図８】会議グループＡを廃止する時の動作フローチャ
ート

【図９】参加者装置Ａが会議グループＢから会議グルー
プＣに移動する時の動作フローチャート

【図１０】会議グループＡを該会議グループＡと新規に
作成する会議グループＢとに分割する時の動作フローチ
ャート

【図１１】会議グループＡと会議グループＢとを併合す
る時の動作フローチャート

【符号の説明】

１０…参加者装置、１１…情報入力装置、１２…情報表
示装置、１３…制御装置、２０…会議装置、３０…会議
構成制御装置、４０…データベース、５０…ネットワー
ク。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 山本 修一郎 東京都新宿区西新宿３丁目19番２号 日本 電信電話株式会社内

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 関連性のある複数の議題を議論する会議
   を運営する会議運営方法において、 会議を議題毎に分割して会議グループを構成し、各会議
   グループにおける議論を同時に進行させるとともに、そ
   の間、発生する情報を適切な会議グループに報告するこ
   とを特徴とする会議運営方法。
2. 【請求項２】 会議グループを構成する参加者のうちの
   一人のみを、各会議グループ間の情報交換を行う情報伝
   達者とすることを特徴とする請求項１記載の会議運営方
   法。
3. 【請求項３】 分割前の会議グループを上位会議グルー
   プとし、分割後の会議グループを下位会議グループとす
   る階層構造を備えたことを特徴とする請求項１または２
   記載の会議運営方法。
4. 【請求項４】 下位会議グループの情報伝達者は同時に
   上位会議グループの参加者であることを特徴とする請求
   項３記載の会議運営方法。
5. 【請求項５】 一の会議グループにおいて新たに議論す
   べき議題が発生した時、該一の会議グループの下位層に
   別の下位会議グループを新設することを特徴とする請求
   項３または４記載の会議運営方法。
6. 【請求項６】 一の会議グループの下位会議グループに
   おける議論が不要になった時、その下位会議グループ及
   びそれより下位層の全ての下位会議グループを廃止する
   ことを特徴とする請求項３または４記載の会議運営方
   法。
7. 【請求項７】 一の会議グループの議論から別の議題が
   派生した時、該一の会議グループと同じ層に新たな会議
   グループを新設することを特徴とする請求項３または４
   記載の会議運営方法。
8. 【請求項８】 同じ上位会議グループを有する複数の会
   議グループにおける議論の内容に重複が発生し、１つの
   会議グループで議論する方が良いと判断された時、該複
   数の会議グループを併合することを特徴とする請求項３
   または４記載の会議運営方法。
9. 【請求項９】 請求項１乃至８いずれか記載の会議運営
   方法を支援する会議運営支援装置であって、 ネットワークに接続された複数の参加者装置、複数の会
   議装置及び会議構成制御装置からなり、 参加者装置は参加者毎に設けられ、少なくとも情報入力
   手段及び情報表示（出力）手段を備え、 会議装置は一つの会議グループを構成する複数の参加者
   装置をネットワークを介して収容し、該収容した一の参
   加者装置からの情報を収容した他の全ての参加者装置に
   送り、 会議構成制御装置は参加者装置や会議グループの構成を
   管理することを特徴とする会議運営支援装置。