Arkiv

Ordet arkiv stammer fra gresk ἀρχεῖον (archeíon) viste til bygningen hvor styresmaktene oppbevarte dokumenter. (Sammenlign med ordene an-arki og mon-arki.)

Skillet mellom arkiv, bibliotek og samling (dokumentsamling) kan kort forklares ved at et arkiv består av brev eller dokumenter som er blitt til som ledd i en bedrifts eller et (offentlig) organs virksomhet. Arkivdokumentene er ofte samlet innenfor en sak og er i liten grad mangfoldiggjort (består ofte av unike dokumenter, men rundskriv og andre mangfoldiggjorte dokumenter kan også inngå i et arkiv). Et bibliotek består av en samling av mangfoldiggjorte dokumenter (bøker, tidsskrifter). En samling kan ofte bestå av unike dokumenter, men disse er da samlet ut fra et annet perspektiv enn å dokumentere en prosess eller en saksbehandling. Eksempelvis vil en samling av brev fra en (kjent) person over mange år, normalt ikke kalles et arkiv dersom de er samlet inn i ettertid.

Årlig arrangeres arkivdagen for å gi folk innblikk i hva som finnes i arkiver og vekke interesse for arkivene som samfunnets minne.

Både privatpersoner, bedrifter og offentlige organer har arkiver i varierende grad. Men det er bare offentlige organer som er pålagt å ha arkiv etter bestemte regler for å dokumentere sin virksomhet. Reglene om dette er samlet i arkivloven^[1] og arkivforskriften.^[2]

Arkivet i et offentlig organ (f. eks. en kommune) består av en rekke arkivserier av forskjellig type. De vanligste er:

• Journaler. I arkivsammenheng er dette en betegnelse på oversikt, liste eller register over saksdokumenter. I tidligere tider har journalen vært ført kronologisk i en protokoll eller (etter at saksbegrepet ble innført) på ulike typer kartotekkort. Fra 1990-tallet er journalene vanligvis ført på data i et elektronisk saksbehandlingssystem. Slike systemer har i stor grad forenklet søkemulighetene på saker og dokumenter. Det er lovbestemte minimumskrav til hvilke opplysninger som skal journalføres (navn på avsender/mottaker, dato, saksbehandler, arkivkode osv.).
• Saksarkiver. Selve saksdokumentene i den generelle saksbehandlingen. Inngående og utgående brev, notater, kart, tabeller og andre typer vedlegg. Tradisjonelt har dette vært en samling av papirdokumenter organisert på forskjellig vis opp gjennom tidene (kronologisk eller samlet i saksmapper). I nyere tid er dokumentbegrepet utvidet til å omfatte andre typer av informasjonsbærere enn bare papir, og de siste årene har mange gått over til å lagre saksarkiver bare elektronisk ved f. eks. å skanne inngående brev og lagre dem som PDF- eller TIFF-filer. Siden 1930-årene har saksarkiver vært organisert etter en arkivnøkkel, det vil si en bokstav- eller tallkode (arkivkode) som angir hva saken dreier seg om.
• Objektarkiver og spesialarkiver. På samme måte som saksarkiver er dette saksdokumenter. Men de er samlet og organisert ikke etter sitt innhold, men etter hvem eller hvilket objekt de omhandler. Eksempelvis inneholder et byggesaksarkiv en rekke byggesaker som ikke er sortert etter type sak, men etter adresse. Et kommunalt byggesaksarkiv inneholder gjerne en arkivmappe for hver eiendom sortert på gårds- og bruksnummer i kommunen. Et personalarkiv inneholder gjerne vitnemål, ansettelsesbrev, permisjonssøknader osv. som ikke er sortert etter type dokument, men etter personens navn eller fødselsnummer. Slike objektarkiver holdes gjerne atskilt fra saksarkivet.
• Møtebøker. Inneholder saklister, møtereferater og vedtak fra faste og midlertidige organer. De er ført kronologisk. Eldre møtebøker er ført for hånd i innbundne protokoller, senere er de gjerne ført med skrivemaskin eller på data. Som regel er de da satt i ringperm, heftet eller innbundet i ettertid.
• Kopibøker. Kronologisk samling av kopier av utgående brev. Med innføring av elektroniske systemer har disse arkivseriene mistet mye av sin betydning.
• Lyd, bilde, gjenstander. Et arkiv kan omfatte mye mer enn bare papirdokumenter. Lyd- og videoopptak fra radio- og TV-stasjoner skal også arkiveres som ledd i å dokumentere stasjonens virksomhet.

Et offentlig organ – eksempelvis en kommune – kan ofte ha et arkiv som består av 30–50 arkivserier i aktiv bruk.

Fra gammelt av har arkivdokumenter vært arkivert kronologisk, det vil si i den tidsriktige rekkefølge de kommer inn til arkivskaperen. Utover på 1900-tallet økte mengden av dokumenter og det oppsto et behov for å kunne ha en sammenheng mellom dokumenter som omhandlet samme sak. Dermed oppsto saksbegrepet. Men dette rev på en måte grunnen vekk under det kronologiske prinsippet, og man måtte finne en annen måte å sortere på.

På 1930-tallet tok man i bruk den første arkivnøkkelen – Roalds arkivsystem – oppkalt etter presten Karl Roald fra Stranda, som presenterte sitt arkivsystem i 1935. Prinsippet bygger på at man samler saker etter sitt innhold. Roalds arkivsystem ble for kommunenes del videreutviklet med Norges Herredsforbunds arkivnøkkel på 1950-tallet som er omarbeidet og revidert en rekke ganger av Norske Kommuners Sentralforbund (NKS) og fra ca. 1990 Kommunenes Sentralforbund (KS), nå kalt K-koder. Staten benytter tilsvarende en felles arkivnøkkel for statsforvaltningen.

I hovedsak vil arkiver ha en aktiv fase hvor arkiver skapes og er i daglig bruk. Deretter går de over i en inaktiv fase til s.k. bortsettingsarkiv og arkivdepot hvor det ikke lenger skal legges til nye dokumenter, men hvor det skal være mulig å finne tilbake til tidligere saker og saksbehandling. Et viktig prinsipp i arkivarbeidet er at et avsluttet arkiv skal bevares i den orden det er skapt. Det skal ikke suppleres i ettertid, og den opprinnelige ordningsrekkefølgen skal bevares. Dette grunnfestede prinsippet kalles proveniensprinsippet. Det snakkes om en indre og en ytre proveniens. Å bevare den indre proveniens vil si å bevare ordningsrekkefølgen og den indre orden i arkivet. Å bevare den ytre proveniens vil si å beholde arkivet som en selvstendig enhet som ikke skal blandes sammen med eller sorteres inn i et annet arkiv.

Når et arkiv settes bort som avsluttet, må det alltid være tydelig merket med hvem som har skapt arkivet (arkivskapende organ), i hvilken tidsperiode det er blitt til, og øvrige opplysninger om hva slags arkiv det er. En dokumentsamling – arkiv – uten nøyaktige opplysninger om dette er av liten verdi. For eksempel vil et godt bevart kommunestyrevedtak om en bestemt sak være forholdsvis verdiløs dersom det ikke framgår hvilken kommune det er vedtatt i, eller når vedtaket er gjort. Data som beskriver dokumentene kalles metadata.

For de enkelte saksdokumenter vil det blant annet bevares opplysninger om dato for mottak/utsendelse, brevets påførte dato, navn og adresse på avsender/mottaker, saksbehandler, avdeling, og så videre.

Forskriftene til Arkivloven som ble satt i verk fra 1999 pålegger alle offentlige organ å ha en ordning med arkivdepot, det vil si en oppbevaringsordning for eldre og avsluttede arkiver. For statsetatene har riksarkivet og statsarkivene denne oppgaven, mens kommunene kan opprette egne ordninger. De fleste kommunene i Norge er tilsluttet et Interkommunalt arkiv (IKA-er) som finnes i de fleste fylker eller regioner, men enkelte kommuner (Oslo, Bergen, Trondheim bl.a.) har egne byarkiv.

Utviklingen av datamaskiner og digital lagring av opplysninger har i stor grad revolusjonert arkivarbeidet fra 1990-tallet. Elektroniske journaler har vært i bruk siden slutten av 1980-tallet, og en del standardiserte saksbehandlingtyper har også blitt arkivert elektronisk i ulike typer databaser siden da. Fra 1990-tallet har det blitt utviklet bedre systematikk rundt elektronisk lagring også av saksarkiver. Dette baseres i stor grad på skanning av papirbaserte brev, konvertering til egnet og godkjent filformat (for eksempel TIFF eller JPG-format) og lagring av skannede dokumenter, konverterte HTML-dokumenter, e-poster og brev skrevet i tekstbehandlingssystem (Word) i samme database og med elektronisk kobling til den elektroniske journalen.

Regelverket rundt elektronisk arkiv er i stadig utvikling. Prinsippet er godkjent i arkivverkets tekniske kravspesifikasjon Noark 5 (Norsk Arkivsystem, versjon 5)^[3], som er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. Noark 5 er den siste utgaven av Noark-standarden, og ble publisert sommeren 2008. For tiden^[når?] gjelder at alle arkivverdige dokumenter skal lagres som PDF/A. Dette formatet skal alle som selger Noark-løsninger tilby.

Den norske offentlighetsloven har bestemmelser om at alle saksdokumenter i den offentlige forvaltningen i utgangspunktet skal være offentlige og kunne leses av alle (med en del unntak, blant annet for personlige, taushetsbelagte opplysninger). Dette setter store krav til arkivene i offentlige organer, slik at offentligheten kan ha innsyn i dokumentene og kunne finne fram på en enkel måte.

Alle offentlige organer skal beskrive sine arkiver og sitt arkivarbeid i en arkivplan. Dette er bestemt i arkivforskriften.^[2] Arkivplanen skal vise

• hva arkivet omfatter, det vil si hva slags arkivmateriale som inngår i arkivet
• hvordan arkivmaterialet er organisert, det vil si hvordan det er ordnet eller strukturert, og hvordan og hvor det er oppstilt
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, det vil si en oversikt over gjeldende lover, forskrifter, vedtak, instrukser og rutinebeskrivelser
• hvilke planer som gjelder for arkivarbeidet, det vil si planlagte aktiviteter på kort og lang sikt

Hensikten med å ha en arkivplan er at den skal gi en oversikt over hva organet har av arkivmateriale og på hvilken måte det er organisert slik at ettertiden kan finne fram i det som ellers ville være en utilgjengelig samling av dokumenter.

• Marthinsen, Jørgen H., Arkivdanning, Oslo 1996, ISBN 82-03-16660-1
• Amblie, Svein, Elektronisk dokumentbehandling, Oslo 2001, ISBN 82-446-0622-3
• Thorsen, Alf m.fl., Moderne arkiv, Oslo 1996, ISBN 82-446-0162-0

• (en) Archives – kategori av bilder, video eller lyd på Commons  
• (en) Archive – galleri av bilder, video eller lyd på Commons  
• Utdanning.no sin yrkesbeskrivelse av arkivar
• Arkivverket i Norge