Processo civile telematico: differenze tra le versioni

Dal deposito cartaceo alla busta telematica

Nonostante il suo carattere tradizionalista e formalistico, anche il processo civile si è aperto alle innovazioni tecnologiche: e nel giro di pochi anni, da una fase “sperimentale” e limitata a pochi uffici giudiziari, è diventato una diffusa realtà. Dal 31-12-2014, infatti, gli atti processuali (con la sola eccezione, al momento, degli atti introduttivi) possono essere depositati soltanto con modalità telematica in tutti i procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione avanti il Tribunale. Specificamente, il deposito telematico è obbligatorio: - per i ricorsi per ingiunzione di pagamento e consegna, e dei relativi documenti (l'unica eccezione è costituita dall'ipotesi che, per disfunzione dei sistemi informatici del dominio giustizia ed indifferibile urgenza, il presidente del tribunale autorizzi il deposito cartaceo); - per tutti gli atti del processo di cognizione successivi alla costituzione delle parti (con esclusione, quindi, della citazione o del ricorso, e della comparsa di risposta o della memoria difensiva), e ciò non solo per difensori delle parti, ma anche per gli ausiliari del Giudice (per es., consulenti tecnici d'ufficio); - per tutti gli atti del processo esecutivo successivi al deposito dell'atto con cui si inizia l'esecuzione; - nelle procedure concorsuali, per tutti gli atti e documenti prodotti dai curatori, dai commissari giudiziali, dai liquidatori, dai commissari liquidatori e dai commissari straordinari. Tale modalità di deposito sarà estesa, a partire dal 30-06-2015, ai giudizi civili innanzi alla Corte d'appello, ed è verosimile che - in tempi brevissimi - il deposito telematico venga esteso anche agli atti di costituzione delle parti, oggi depositabili telematicamente in molti uffici giudiziari sia di primo che di secondo grado. La obbligatorietà della modalità telematica comporta - ovviamente - la esclusione del tradizionale deposito cartaceo di atti e documenti.

Come visionare i documenti informatici del processo civile

Il difensore costituito (e presto anche la parte personalmente) può agevolmente visionare i documenti informatici del processo, e addirittura scaricarne copia (senza il pagamento dei relativi diritti di copi a e conformità) che provvederà ad autenticare sotto la propria responsabilità (ad eccezione, ovviamente, dei provvedimenti in forma esecutiva) accedendo al fascicolo telematico attraverso il portale dei servizi telematici, ovvero attraverso un punto di accesso. Tale consultazione - per ovvi motivi di tutela dei dati sensibili - è però consentita ai soli difensori che risultino costituiti nello specifico procedimento. Accade normalmente, peraltro, che anche l'avvocato non ancora costituito abbia la necessità di esaminare i documenti prodotti per via telematica dall'attore o dal ricorrente: siano essi i documenti su cui si fonda la domanda di ingiunzione, oppure quelli allegati alle memorie istruttorie, o ancora quelli della causa iscritta (facoltativamente) a ruolo per via telematica. E' prevista, per ovviare a tali necessità, la possibilità di richiedere una temporanea visibilità del fascicolo: per ottenere la quale l'avvocato, attraverso il software “redattore atti”, depositerà la procura conferitagli dal Cliente, ed un apposito “atto di richiesta visibilità”, indicando il numero di ruolo del procedimento; l'autorizzazione, che ha durata limitata nel tempo, viene normalmente concessa in tempi assai rapidi.

La ristrutturazione degli studi legali

L'introduzione del processo civile telematico ha determinato per gli avvocati la necessità di utilizzare nuovi strumenti informatici. 1 - Il collegamento INTERNET, ormai diffusissimo ed indispensabile, consente non solo l'invio e la ricezione di messaggi email (consentendo di comunicare, ad esempio, con altri colleghi senza interrompere il proprio lavoro al computer), ma altresì la consultazione - attraverso il servizio PolisWeb - dei registri di cancelleria e dei fascicoli telematici. 2 - La SMART-CARD (comunemente detta “chiavetta” svolge la duplice funzione di identificare l'utilizzatore del servizio PolisWeb, per la consultazione di fascicoli contenenti dati sensibili (e per l'accesso a numerosi altri servizi, ad es. quelli forniti dall'Agenzia delle Entrate), e di consentire la sottoscrizione digitale di documenti, indispensabile per procedere al deposito telematico. La smart-card può consistere in una tessera del tutto simile alle tessere bancomat (da utilizzare con un apposito lettore, del costo di pochi euro), oppure in una più tecnologica “business key”, simile ad una grossa penna USB, che contiene al proprio interno anche il software necessario, e pertanto non necessita di alcuna installazione, con il vantaggio di poter essere utilizzata su qualsiasi computer, anche in un internet-point. La “smart card” può essere acquistata in diversi modi: o presso i Consigli dell’Ordine che la forniscono ai propri iscritti, od hanno stipulato convenzioni con un fornitore, o rivolgendosi alla Camera di Commercio o ad altri “enti certificatori”: l’importante è assicurarsi che la smart card sia conforme alla caratteristiche C.N.S. (carta nazionale dei servizi). La smart card – o meglio, i certificati in essa contenuti – ha una durata limitata nel tempo: occorrerà pertanto tenere presente la sua scadenza, e procedere per tempo al suo rinnovo, per non rimanere privi della possibilità di effettuare depositi telematici. 3 - Il mezzo attraverso il quale debbono eseguirsi i depositi telematici è l'indirizzo di P.E.C. (posta elettronica certificata) che l'avvocato ha l'obbligo di comunicare al proprio Ordine professionale, ed attraverso cui - conseguentemente - riceve le comunicazioni di cancelleria. A differenza della e-mail “ordinaria”, che non offre nessuna garanzia dell’effettivo recapito, e nessuna ricevuta giuridicamente valida, la e-mail certificata consente non solo la prova legale dell’invio (e perfino del suo contenuto), ma addirittura garantisce che il messaggio si ha per ricevuto (ad ogni effetto di legge) semplicemente quando è posto a disposizione del gestore del servizio PEC del destinatario, indipendentemente dal fatto che il destinatario legga effettivamente il messaggio (art. 45 D.L.vo 82/2005 comma 2). E’ importante tenere presente che l'abbonamento ad una casella PEC – a differenza della e-mail ordinaria - ha durata normalmente annuale e si rinnova previo pagamento del relativo canone; nel caso che il contratto non venga rinnovato alla scadenza,, la casella smetterà di ricevere le comunicazioni di cancelleria ed ogni altro messaggio, e non sarà possibile effettuare alcun deposito telematico. L'archiviazione sicura delle “ricevute di accettazione" e delle "ricevute di avvenuta consegna” (queste ultime contenenti anche l'intero messaggio ed i suoi allegati) è obbligatoria (cfr. art. 20, co. 3, DM 44/2011) ed indispensabile: sia perché la cancellazione dei messaggi più vecchi eviterà la saturazione della casella, sia perché potrebbe ricorrere la necessita' – anche a distanza di anni – di provare la tempestività di un deposito, o l'effettivo contenuto di un invio. 4 - Per il deposito dei documenti, qualora essi non siano già in formato digitale, occorre utilizzare uno “scanner”: un dispositivo – spesso integrato nelle moderne stampanti multifunzione e quasi sempre presente nelle moderne fotocopiatrici – in grado di prelevare l'immagine “fotografica” di un documento cartaceo, e di trasformarla in documento digitale. 5 - La preparazione della “busta telematica”, contenente il deposito, necessita di un apposito software “imbustatore”, impropriamente chiamato “redattore”(ciò perchè, agli albori del PCT, l'atto doveva essere “redatto” in formato XML, mentre oggi l'atto viene creato con un normale programma di scrittura e poi esportato in formato PDF, mentre il software provvede ad incapsulare in un file XML i soli dati relativi al procedimento ed alle parti, nonchè a creare un file crittografato con estensione .enc (decifrabile solo dall'ufficio destinatario) chiamato “busta”. La creazione della “busta telematica” richiede, infatti, una rigida strutturazione dei dati contenuti negli atti giudiziari informatici (al fine di consentire l’automatica annotazione del deposito nei registri di cancelleria informatici, e l’automatica inserzione dell’atto nel fascicolo telematico).

L'introduzione dei depositi telematici richiede (pur essendo temporaneamente ammesso l'utilizzo delle “vecchie” marche lottomatica, del mod. F23 e del versamento in c/c postale) l'effettuazione del pagamento telematico, allorquando l'atto da depositare comporti il versamento del contributo unificato di cui all'art. 9 del DPR 115/2001. L'esecuzione di tali pagamenti puo' essere effettuata tramite il servizio presente su alcuni punti di accesso, oppure tramite il portale del Ministero, attraverso alcuni canali bancari (sui quali, anche senza essere correntisti, si può utilizzare una carta di credito).

Il momento del deposito non coincide - a rigore - con l'invio della busta, bensì con il momento (quasi immediatamente) successivo in cui viene "generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia"; ne consegue che un deposito effettuato all'ultimo minuto – magari in un momento di particolare affollamento della rete - potrebbe risultare tardivo.

Mentre le Cancellerie hanno un orario di chiusura, i depositi telematici possono essere effettuati anche di notte, o nei giorni festivi, tenendo però presente che «Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'articolo 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile.»

Come ogni messaggio PEC, il nostro deposito sara' riscontrato: - dalla ricevuta di accettazione (che attesta che il messaggio è pervenuto al nostro gestore di posta certificata, e - dalla successiva ricevuta di consegna (che attesta che il messaggio è pervenuto al gestore di posta certificata del destinatario). Tale seconda ricevuta è quella che determina la data e l’orario del deposito, e che rileva ai fini della sua tempestivita'. Perchè il nostro deposito possa dirsi andato a buon fine, occorrono pero' altri due passi, ciascuno dei quali ci verra' comunicato a mezzo PEC: - l’esito dei controlli automatici (che, se positivo, vuol dire poco, e se negativo significa che il deposito presenta dei problemi, alcuni dei quali rimediabili dal cancelliere); - l’esito dei controlli manuali da parte del Cancelliere.

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