Valoración documental

2. Valoración Documental.

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Desde la importancia de conservar en los archivos públicos latinoamericanos, sólo documentos históricos o con alto valor para la administración pública y para la investigación, trataré de desarrollar los conceptos de la Valoración Documental.

"En definitiva, la valoración documental se concibe como una función archivística que forma parte de la gestión documental y por la cual se evalúan las series a partir de sus valores primarios y secundarios para fijar el tiempo de su conservación y destino final.

En este sentido, los valores primarios se relacionan con la génesis del documento, con su finalidad o su uso (fiscal, judicial, legal, administrativo); mientras que los valores secundarios responden en términos informativos, trascienden el motivo por el cual se originó el documento (para la investigación, la historia, etc.).

Podemos afirmar, entonces, que la identificación precede a la valoración y a la selección. El objeto del proceso de valoración son las series documentales, a pesar de que los documentos son los que tienen valores. Sin embargo, los valores repercuten en las series documentales, puesto que, tal como ya lo señalamos, ellas son testimonio de una misma actividad repetida en el tiempo.

La evaluación deberá sustentarse a partir criterios valorativos trazados teniendo en cuenta inicialmente tanto el ciclo de vida de los documentos como el funcionamiento de la institución productora y, posteriormente, su función informativa. Al respecto, Cermeno Martorell (2011) afirma que la atribución de valor a los documentos se realiza esencialmente mediante la asignación de criterios. Estos no son más que una medida, una norma o una pauta que se emplea para discernir las series documentales valiosas de aquellas que no lo son tanto (p. 215 y ss.).

Por lo cual, la atribución de criterios para la conservación documental resulta fundamental en materia archivística, en tanto determina la valoración de los documentos y, como alega Cermeno Martorell (2011), serán los que acaben configurando parte de la memoria futura de nuestra sociedad (p. 216).

En nuestro país, las herramientas legales que enmarcan la labor archivística son escasas, sin embargo, el problema mayor no está en la carencia de legislación específica o en su antigüedad, sino más bien en la falta de cumplimiento de las mismas. Sobre este punto le sugerimos la lectura de La valoración documental: situación en la administración pública nacional de Argentina, de Cipolleta y Pak Linares. Aun así, esencialmente, la resultante de la tarea de valoración debe ser la determinación del tiempo o de los plazos que los documentos detentan, su valor primario y, si poseen, su valor secundario.

2.1 Valores primarios y secundarios.

Ya expresamos que el valor primario es el valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activa y semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora como instrumento y referencia para el desarrollo de la gestión institucional (Roig Alvarado, 2008, p. 6). Esta valoración está estrechamente vinculada con la finalidad por la cual fue generado el documento; así, los valores primarios pueden ser administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables, técnicos, etc.

Ahora bien, el valor secundario se relaciona con la finalidad histórica, científica, informativa de aquellos documentos que una vez concluida su utilidad primaria son valiosos para la historia, la investigación y/o para la sociedad en general. Observemos en un esquema cómo se relacionan los valores al ciclo vital de los documentos.

Una última observación. Roig Alvarado (2008) señala que el valor secundario, se define como el que tiene un documento (serie o grupo) para la investigación o la historia, una vez agotado el interés que presentaba para la entidad productora. Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la información con fines de investigación y consulta pública (p. 8). Así, los documentos de valoración secundaria se clasifican en evidencial, informativo y testimonial. Veamos un ejemplo de valoración en un archivo público.

A propósito, lo invitamos a la lectura de un caso de valoración documental en Colombia. Allí podrá identificar las características de gestión de un programa de valoración documental, los criterios utilizados y las tablas de retención elaborada. Luego, puede continuar analizando los objetivos y ventajas de la valoración de documentos. Valores primarios y secundarios

Ya expresamos que el valor primario es el valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activa y semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora como instrumento y referencia para el desarrollo de la gestión institucional (Roig Alvarado, 2008, p. 6). Esta valoración está estrechamente vinculada con la finalidad por la cual fue generado el documento; así, los valores primarios pueden ser administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables, técnicos, etc.

Ahora bien, el valor secundario se relaciona con la finalidad histórica, científica, informativa de aquellos documentos que una vez concluida su utilidad primaria son valiosos para la historia, la investigación y/o para la sociedad en general. Observemos en un esquema cómo se relacionan los valores al ciclo vital de los documentos.

Una última observación. Roig Alvarado (2008) señala que el valor secundario, se define como el que tiene un documento (serie o grupo) para la investigación o la historia, una vez agotado el interés que presentaba para la entidad productora. Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la información con fines de investigación y consulta pública (p. 8). Así, los documentos de valoración secundaria se clasifican en evidencial, informativo y testimonial. Veamos un ejemplo de valoración en un archivo público:

A propósito, lo invitamos a la lectura de un caso de valoración documental en Colombia. Allí podrá identificar las características de gestión de un programa de valoración documental, los criterios utilizados y las tablas de retención elaborada.

Luego, puede continuar analizando los objetivos y ventajas de la valoración de documentos.

2.2 Objetivos y ventajas.

La valoración documental, de acuerdo con la Norma UNE-ISO 15489-1 (en Cermeno Martorell, 2011, p. 217/218), tiene como objetivos responder a las necesidades presentes y futuras de la actividad; cumplir con las exigencias legales para garantizar que se ha documentado, entendido e implementado el marco jurídico y normativo aplicable a la gestión de documentos para las actividades del organismo, y responder a las necesidades presentes y futuras de los interesados tanto internos como externos.

Los beneficios que resultan de la valoración documental, en tanto y en cuanto se logren estos objetivos, exceden el mero marco económico. Así, la valoración posibilita conocer toda la documentación que produce la organización a la vez que pueden reconocerse sus  series fundamentales; agiliza los traslados y transferencias entre las fases del archivo racionalizando los recursos de depósito y custodia, al tener que proceder a la eliminación normalizada y sistemáticamente de aquellos documentos considerados prescindibles; y facilita el cumplimiento por parte de las organizaciones del deber de custodia, conservación, tratamiento y servicio del patrimonio documental a su cargo.

No obstante, todo lo anterior, la valoración posibilita el acceso a los documentos al reducir su volumen a aquellos que sólo contienen información esencial. Así, garantiza que a largo plazo se conserven los que en el futuro permitirán explicar el desarrollo de la sociedad. En este sentido, es importante recordar que:

La valoración debe ser realizada antes de la creación de los documentos.

La valoración ha de llevarse a cabo durante la etapa de concepción de los documentos.

Todo proceso de valoración deberá finalizar en una doble toma de decisiones: qué se conserva y qué se elimina y, en el caso de eliminar, la fecha de su ejecución.

Para poder realizar esta toma de decisiones, tomaremos en cuenta algunos principios.

2.3 Principios.

Carol Couture (2003) propone cinco principios a tener en cuenta al momento de llevar adelante la valoración, los que se reflejan en cinco aspectos a considerar en los documentos:

La valoración debe permitir que los documentos a conservar pueden probar, a lo largo del tiempo, en lo legal, financiero, administrativo o patrimonial, que son reflejo de actividades de una persona física o jurídica; facilitando la comprensión del rol que desempeña la organización en la sociedad a la que pertenece y proporcionando una idea exacta sobre el conjunto de dicha sociedad.

Debemos tener en cuenta la época en que fueron creados los documentos que estamos valorando, a fin de dar objetividad al proceso. Es preciso dejar constancia de cómo y por qué se tomaron las decisiones para valorarlos.

El tercer principio pretende establecer las relaciones existentes entre el proceso de valoración y los procesos archivísticos previos, como, por ejemplo, la relación estrecha entre identificación y valoración.

El cuarto principio plantea la necesidad de respeto al equilibrio entre los valores primarios (finalidades de gestión, prueba) y los valores secundarios (finalidades patrimoniales, históricas).

El equilibrio que debe existir entre las consideraciones referidas al contexto de creación de los documentos y los fundamentos relativos a su posterior uso.

Por ejemplo, en Francia, todas las historias clínicas referidas a patologías neurológicas son de conservación permanente por ley, valoración que radica en su importancia para la investigación científica.

En Argentina, en el caso de documentos que por su valor informativo o por el tipo documental sean considerados de relevancia, como las leyes, son de conservación permanente.

Es importante saber que siempre se han de conservar documentos originales, por lo que las copias y duplicados pueden ser destruidos. Sin embargo, se consideran posibles excepciones, ya que a veces será necesario conservar las copias ante la pérdida o destrucción de originales. Por ejemplo, si el Rectorado de una Universidad Nacional de Córdoba emite una Resolución (original), puede ser consultada en el Digesto Electrónico a la vez que imprimir una copia para su consulta en la oficina. En este caso, es válido preguntarse si el archivo de la dependencia debe conservar dicha copia: está claro que no, pero debe ser resuelto por una comisión interdisciplinaria organizada para tal fin.

La etapa siguiente a la valoración es la de selección, que no es más que la segunda etapa de la evaluación en la que se separan las series documentales a conservar de las que se deben eliminar (Fenoglio, 2013, p.3). Pero antes de pasar a las tablas de retención y destino final, que son el resultado de la selección, le proponemos realizar un Alto en el camino."[1]

3. Principios Archivísticos.

[2]

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Los principios archivísticos debemos observarlo en todo momento para saber el lugar de cada documento, por eso, debemos partir de una organización archivística de los documentos para que podamos trabajar la etapa de la valoración documental, que comenzará con la selección documental para ubicar a los documentos en el momento archivístico que deben estar, así tendremos que contar con el inventario general de los documentos y los fondos documentales deben estar reunidos por cada área o dependencia productora de los documentos, respetar el orden original de cada documento y conocer perfectamente el ciclo vital del documento y tener a la mano el organigrama de funciones y responsabilidades para tener bien claro que un documento debe estar bien ubicado en las áreas productoras o archivo la de concentración.

La valoración documental será una actividad fundamental en todo archivo general y el archivo de concentración junto con el archivo histórico tendrán que vigilar que en cada área o dependencia se observen los principios archivísticos de tal manera que cuando se realice la transferencia primaria se encuentren sólo documentos originales, sin ninguna copia y que todos tengan valores secundarios para que el Comité de Valoración Documental, grupo interdisciplinario que junto con el Consejo de Archivo sesione para determinar el valor histórico de los documentos o su eliminación del acervo del archivo de concentración.

Los criterios desde mi punto de vista, deben ser archivísticos y no historicistas pues no se pueden conservar todos los documentos producidos o recibidos por una dependencia de gobierno federal, estatal o municipal. Nunca habrá espacio suficiente para resguardar todos los documentos producidos en una gestión pública. Por ello, los países desarrollados sólo conservan el 5% de la producción de una gestión pública, en Latinoamérica casi todos los documentos se conservan, en muchos casos desorganizados y sin criterios archivísticos válidos.

3.1 Alfabetización Archivística: rescate y organización de los documentos públicos latinoamericanos

Ante esta realidad lamentable, es que planteamos la propuesta de Alfabetización Archivística: rescate y organización de los documentos públicos latinoamericanos. Pronto saldrá publicado el libro y lanzaremos a Latinoamérica nuestra propuesta, espero que sea aceptada por los diversos países latinoamericanos, en donde proponemos capacitación para instructores y que estos a su vez capaciten a jóvenes en sus países para rescatar y organizar los documentos públicos latinoamericanos.

Nuestra aspiración más alta es conformar un Sistema Latinoamericano de Archivos y un Consejo Latinoamericano de Archivos para la organización archivística de nuestros países y así trabajar en un mismo sentido. Puesto que los archivos nacionales no hacen lo suficiente para que todos los documentos públicos latinoamericanos se organicen archivísticamente.  De qué nos sirve un archivo nacional que es modelo a nivel internacional pero que al interior de la república existen documentos históricos valiosos abandonados en bodegas que si no los rescatamos y organizamos se perderán indefectiblemente.

"La Gestión Documental y la Administración de Archivos en las instituciones u organismos de la administración pública son compromisos que deben cumplirse para el correcto manejo de la documentación y así poder garantizar el acceso a la información.

La Gestión Documental, es el área que garantiza el control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, y el cual también incluyen procesos de registro, organización, descripción, acceso, consulta y disponibilidad de la información.

Por otro lado, la Administración de Archivos corresponde a las tareas que se realizan durante la implementación de todos de servicios que se ofrecen en los archivos, tanto de manera interna como externa. No se podría pensar en una correcta Administración de Archivos sin una correcta Gestión Documental.

Ambas actividades, son complementarias durante el ciclo de vida de los documentos y deben contar con personal que tenga conocimientos archivísticos.

3.2  Beneficios:

Identificación de los documentos con carácter histórico.

Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.

Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.

Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.

Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a