Charte de confidentialité d’IKOULA

La présente charte de confidentialité a pour objet de décrire les différents traitements de données qu’IKOULA met en œuvre dans le cadre de sa relation avec ses clients, avec les personnes qui s’inscrivent à la newsletter d’IKOULA et dans le cadre d’une demande d’information via le formulaire « contactez-nous ».

IKOULA attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et s’assure de la conformité de ses traitements à la législation et la réglementation applicable et notamment le Règlement 2016/679 du 27 avril 2016.

La présente charte de confidentialité entre en vigueur à compter de sa publication, s’applique à l’intégralité des données à caractère personnel qu’IKOULA collecte / a collecté dans le cadre de sa relation avec les personnes qui lui communique des données à caractère personnel et / ou qui contracte avec elle.

La présente charte de confidentialité est susceptible d’évoluer et d’être modifiée : nous vous invitons donc à venir la consulter régulièrement.

Pour toute question, n’hésitez pas à consulter notre DPO, Jean-Maxime Peyrat, dont les coordonnées figurent au point 8 de la présente charte.

1. Objet des traitements de données clients et prospects Ikoula

Dans le cadre de ses services et sur son site internet, IKOULA propose aux prospects et clients qui le souhaitent de remplir des formulaires en vue d’adresser/recevoir des informations et/ou des sollicitations commerciales et/ou contracter avec IKOULA.

Sur le site internet d’Ikoula, il s’agit des formulaires suivants :

Noms des formulaires par lesquels IKOULA collecte des données

Formulaire « Contactez-nous »
Formulaire d’inscription à la newsletter
Formulaire « s’enregistrer »
Formulaire de commande

1.1 Finalités

Les traitements de vos données a pour objet la gestion de vos commandes, la gestion de la relation contractuelle avec le client, la personnalisation de nos services, la gestion de l’envoi d’information de la part d’IKOULA, permettre d’adresser une demande/question à IKOULA, l’envoi de sollicitations commerciales, la mise en place d’enquêtes de satisfaction.

Ces traitements permettent à IKOULA de :

Réaliser les opérations nécessaires à la gestion de votre commande et au développement de nos relations commerciales, d’exécuter notre relation contractuelle,
De répondre aux demandes/questions envoyées par l’internaute via le formulaire de contact
D’adresser des sollicitations commerciales à l’internaute lorsque celui-ci l’accepte expressément en s’inscrivant à la newsletter, étant entendu que l’internaute peut se désinscrire à tout moment de la newsletter en cliquant sur le lien « se désinscrire » présent dans chaque mail de sollicitation,
L’élaboration d’enquête de satisfaction auprès de ses clients,
Lutter contre la fraude,
L’organisation de jeux ou de concours le cas échéant
Utilisation de vos données dans le cadre d’un intérêt légitime, pouvant être l’évaluation et l’amélioration de nos produits et services, et toute action permettant de vous apporter le meilleur service.

1.2 Base légale

Article 6(1) a, b, c et f le cas échéant, du règlement général sur la protection des données - RGPD

Les données sont collectées parce que la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques que sont la demande et la réception d’informations et/ou le souhait de recevoir des sollicitations commerciales de la part d’IKOULA et/ou adresser une demande/question et/ou procéder à des enquêtes de satisfaction à IKOULA et/ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie et / ou est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle IKOULA est soumis et / ou est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement.

2. Données traitées

Données techniques

Exemples de données traitées pour le formulaire « Contactez-nous »

Nom
Prénom
Email
Société
Téléphone
Provenance
Commentaire

Exemples de données traitées pour le formulaire d’inscription à la Newsletter

Titre
Prénom
Nom
Email
Société
Newsletter que vous souhaitez recevoir ( possibilité de choisir une ou plusieurs newsletters)

Exemples de données traitées pour le formulaire de création de compte client / formulaire à remplir lors d’un passage de commande sur le site Ikoula

Type de compte (compte personnel /compte société)
Société
N° TVA
Nom
Prénom
Adresse e-mail
Mot de passe
Adresse 1
Adresse 2
Ville
Etat/Région
Code postal
Pays
Numéro de téléphone fixe
Numéro de téléphone portable

Ces données collectées permettent à Ikoula de vous identifier, d’assurer la facturation, d’assurer l’exécution des contrats qu’elle conclu avec vous et d’une manière générale, d’assurer le suivi de la relation contractuelle.
Nous appelons votre attention sur le fait que dans le cadre de paiement en ligne, vous pouvez utiliser une technologie tierce pour payer (par exemple Paypal, Paybox, etc.) : ces sociétés traitent directement vos données et sont donc les responsables de traitement vers lesquels il faut vous tourner.
En cas de difficulté, contactez notre DPO dont les coordonnées figurent dans la présente charte de confidentialité.

2.1 Source des données

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées dans le cadre des différents formulaires de collecte du site internet d’IKOULA (https://www.ikoula.com) ou via les échanges avec les équipes commerciales d’Ikoula.

2.2 Caractère obligatoire du recueil des données

Les champs de recueil des données prévues par les formulaires auprès desquels apparaissent un astérisque sont obligatoires : sans ces données, nous ne pouvons pas vous répondre et/ ou nous ne pouvons pas exécuter les contrats.

2.3 Prise de décision automatisée

Des décisions automatisées seront prises sur la base des données collectées en cas de suspicion de fraude. La logique sous-jacente de ces décisions automatisées est la suivante : permettre une lutte active contre la fraude afin de sécuriser vos commandes et ainsi vous assurer un service optimal. Ces mesures auront pour effet de suspendre l’exécution de la commande, voire, si la décision automatisée ne permet pas de garantir la sécurité de la commande, de l’annuler en indiquant le message suivant « Notre système automatique à détecté une fraude, nous ne pouvons pas donner suite à votre commande ».
Afin d’en savoir plus sur vos droits concernant la prise de décisions automatisées, consultez le point 8 de la présente Charte.

3. Personnes concernées

Le traitement de données concerne uniquement les personnes qui souhaitent recevoir des informations et/ou s’inscrire à la newsletter et/ou devenir client d’IKOULA en souscrivant à l’une des offres proposées sur le site internet d’IKOULA ou une offre conclu avec un commercial d’Ikoula.

4. Destinataires des données

4.1 Catégories de destinataires

Sont destinataires des données :

Au sein d’IKOULA :

Le service marketing
Le service des ventes /sales
Le service commercial
Le service comptabilité
La direction administrative et financière
La direction générale

Les partenaires d’IKOULA concernés et qui peuvent être :

Les sociétés réalisant des enquêtes de satisfaction
Les sociétés qui assistent IKOULA dans la lutte contre la fraude
Les sociétés de qualification de données et de re-ciblage commercial
Les sociétés de facturation et de paiement

4.2 Transferts des données / Transfert des données hors UE

Dans le cadre de l’exécution des contrats que vous concluez avec IKOULA via le site internet d’IKOULA, de l’inscription à une newsletter et dans le cadre d’une demande d’information faite auprès d’IKOULA, aucune donnée n’est transférée en dehors de l’Union Européenne.
Nous pouvons toutefois être parfois amenés à transférer des données à des partenaires tiers aux fins de réalisation de missions ponctuelles pour notre compte et par exemple, dans le cadre d’enquêtes de satisfaction et de campagnes mailing.
Lorsqu’un partenaire fait appel à d’autres partenaires se trouvant dans un pays qui n’a pas été reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat, IKOULA lui impose de se conformer à ses exigences de sécurité et de confidentialité de vos données personnelles et à ne traiter vos données qu’aux fins qu’elle a déterminées. Ces partenaires auront préalablement signé les Clauses contractuelles types de la Commission Européenne.

5. Durée de conservation des données

IKOULA conserve les données collectées conformément aux durées légales et règlementaires et conformément aux durées de conservation recommandées par la CNIL.
S’agissant des contrats, les données sont conservées pendant toute la durée du contrat, et pour la durée de prescription des actions (durée qui est, sauf exception, de 5 ans).
IKOULA conserve les données collectées via le formulaire newsletter tant que la personne ne se désinscrit pas (via le lien désinscription intégré dans chaque newsletter).
IKOULA conserve les données du compte client conformément aux règles applicables aux durées de prescriptions et aux dispositions légales et règlementaires applicables en la matière.
Les données concernant les décisions automatisées sont uniquement conservées si celles-ci ont donné lieu à un contentieux avec Ikoula ou s’il existe des motifs sérieux de croire à un futur contentieux.

6. Sécurité

IKOULA met en œuvre les moyens nécessaires à la sécurité et la confidentialité de vos données et notamment :

Un accès sécurisé des données par le personnel habilité
Une journalisation des connexions
Le chiffrement des données

7. Cookies

Des informations relatives aux cookies sont accessibles via l’adresse suivante : https://www.ikoula.com/fr/cookies

8. Vos droits sur les données vous concernant

Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement de vos données.
Outre les droits exposés ci-dessus lorsqu’un traitement de données est réalisé, pour le cas particulier de prise de décision automatisée, toute personne ayant fait l’objet d’une telle décision peut demander qu’une personne humaine intervienne, notamment afin d’obtenir un réexamen de sa situation, d’exprimer son propre point de vue, d’obtenir une explication sur la décision ou de la contester
Comprendre vos droits
Vous disposez également du droit de formuler des directives spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem.
La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de ces droits s’effectuent par l’envoi d’un courrier par voie postale au DPO dont les coordonnées sont précisées ci-dessous. Les demandes s’agissant du sort des données post mortem doivent être accompagnées d’une copie d’un titre d’identité afin d’être traitées.

8.1 Exercer ses droits

Le délégué à la protection des données (DPO) de IKOULA est votre interlocuteur pour toute demande d'exercice de vos droits sur ce traitement.
Contacter le DPO par voie électronique : rgpd@ikoula.com
Contacter le DPO par courrier postal :
Jean-Maxime PEYRAT
H&P Avocats,
26 rue Saussier Leroy,
75017 PARIS
Téléphone : +33 (0)1 86 95 08 58

8.2 Réclamation (plainte) auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.