Vertical Expense

Découvrir Vertical Expense

Vertical Expense est un logiciel de gestion des notes de frais conçu pour répondre aux besoins des entreprises et administrations de toutes tailles. Il vise à simplifier le processus d’approbation, depuis la création de la note de frais jusqu’au paiement, tout en garantissant la conformité aux règles fiscales et sociales. Le logiciel s’intègre facilement aux plateformes RH et systèmes d’information financiers existants, permettant ainsi une centralisation des données et une intégration native de vos règles. Le logiciel est disponible en mode SaaS ainsi que sous forme d’application mobile iOS et Android.

Une plateforme intuitive pour dématérialiser vos notes de frais

La solution permet aux collaborateurs de scanner simplement leur reçu à partir d’une photo prise avec leur smartphone. Grâce à un OCR intelligent, le logiciel détecte et retranscrit les différentes informations présentes sur la note : date, montant, devise, TVA, fournisseur et type de dépense. Le reçu est directement rattaché à la note de frais, pour être envoyée pour approbation auprès du manager. Les salariés peuvent ensuite accéder facilement à leurs informations, avec une vision claire des dépenses en attente de solde.

En complément, un calcul automatique des frais kilométriques, en conformité avec le barème de référence, est proposé. La plateforme est dotée d’une grande modularité, permettant notamment de définir différents circuits de confirmation avec des niveaux de validation spécifiques pour les collaborateurs ou les équipes projets.

Des fonctionnalités pour piloter vos dépenses

Vertical Expense vous offre la possibilité de maîtriser vos dépenses professionnelles. En effet, il est possible de paramétrer entièrement la plateforme en définissant des règles et des plafonds de dépenses par type et par entité, afin d’éviter les dépenses non conformes.

La surveillance du flux de trésorerie est également disponible. Une vue par équipe, salarié, centre de coûts, imputation ou catégorie peut être exportée au format FEC pour être transmise aux équipes de comptabilité. Grâce à des outils de reporting, vous pouvez accéder à une vision en temps réel de vos dépenses professionnelles (en cours, validées, payées) et contrôler le volume de dépenses par imputation. Vous aurez alors la capacité d’évaluer les dépenses engagées dans votre entreprise et d’identifier les zones de surcoûts.

Une solution pleinement intégrée à votre écosystème

Vertical Expense peut être facilement intégré avec les outils et applications métier existants, permettant une synchronisation en temps réel des données. Compatible avec les principaux systèmes du marché tels que SAP, HR Access, Talentsoft, IFS, ORACLE, et intégré à Microsoft 365, il facilite la gestion des dépenses en relation avec l’agenda de l’utilisateur.

Grâce à ses API « full scope », Vertical Expense supprime les doubles saisies et réduit les erreurs, assurant l’accès à des informations toujours actualisées et précises. Son API « evolutive by design » maintient une compatibilité ascendante, garantissant ainsi la conformité de la circulation des flux d’information sur la chaîne métier RH, comptable, finance ou IT.

Des tarifs adaptés à vos besoins

Vertical Expense a opté pour une grille de tarifs simple et lisible, intégrant 3 formules en fonction des besoins de votre organisation :

• À 3,60 € par mois par utilisateur : types de dépenses prédéfinis, 1 plan comptable, circuit de validation prédéfini,
• À 4,50 € par mois par utilisateur : types de dépenses personnalisés, jusqu’à 3 plans comptables, circuits de validation multiples, gestion des avances ponctuelles, gestion des alertes et notifications,
• À 6,50 € par mois par utilisateur : personnalisation des dépenses illimitée, plans comptables illimités, circuits de validation multiples illimités, gestion des avances ponctuelles, gestion des alertes et notifications, gestion des véhicules & RIB salariés, connecteur Microsoft Office 365, chat intégré, et responsable de compte dédié.

Au moment de l’implémentation, vous pouvez bénéficier d’un accompagnement pour adapter la solution à vos process internes.