RENCANA MANAJEMEN PROYEK

RENCANA MANAJEMEN PROYEK Project Objectives Tujuan merupakan penjabaran dari misi. Tujuan adalah peryataan tentang apa yang akan dituju dalam periode tertentu. Project objectives (tujuan proyek) adalah sebuah misi yang harus dicapai dalam pembuatan sebuah proyek. Sedangkan gambaran proyek(proyek overview) merupakan pendeskripsian gambaran umum proyek dari sebuah sistem informasi. Didalam project objectives terdapat istilah initial scope (awal lingkup). Syarat dari initial scope adalah: Data Proses Interface Work Breakdown Structure (WBS) Pengertian Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama waktunya.Sebagai gambaran, Work breakdown structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti diagram blok berikut: WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik. WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Wok Breakdown Structure. Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah : Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal. WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan. WBS merupakan elemen penting, karena memberikan kerangka yang membantu, antara lain dalam : Penggambaran program sebagai ringkasan dari bagian-bagian yang kecil. Pembuatan perencanaan Pembuatan network dan perencanaan pengawasan. Pembagian tanggung jawab. Penggunaan WBS ini memungkinkan bagian-bagian proyek terdefinisi dengan jelas. Adapun 3 manfaat utama WBS dalam proses perencanaan dan pengendalian proyak sebagai berikut : Analisa WBS yang melibatkan manajer fungsional dan personel yang lain dapat membantu meningkatkan akurasi dan kelangkapan pendefinisian proyek. Menjadi dasar anggaran dan penjadwalan. Menjadi alat control pelaksanaan proyek, karena panyyimpanan biaya dan jadwal paket kerja tertentu dapat dibandingkan dengan WBS. Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain : Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek Perbedaan Level Dan Tingkat Kedetailan WBS Setiap organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase), entri (entry) dan aktifitas (activity). WBS mungkin saja disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek ( the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling rendah dalam hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable” tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik. Melakukan rincian sebuah proyek ke dalam bagian-bagian komponen yang lebih kecil akan memudahkan pembagian alokasi sumber daya dan pemberian tanggung jawab individual. Perlu kiranya memberi perhatian pada penggunaan detail level yang layak ketika hendak membuat WBS.Dalam kondisi ekstrim, detail level yang sangat tinggi akan menyerupai hasil dalam manajemen mikro. Sedangkan kondisi ekstrim kebalikannya, tugas-tugas mungkin akan menjadi demikian lebar untuk bisa di-manage secara efektif. Kendati demikian, menetapkan tugas-tugas dalam pekerjaan yang berdurasi beberapa hari maupun beberapa bulan merupakan hal yang baik di hampir kebanyakan proyek. Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek WBS merupakan pondasi untuk perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum ketergantungan diidentifikasi dan lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule). Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas. Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time). Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan : Most optimistic : Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna. Most likely : Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal. Most pessimistic :Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi. Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan. Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP. Problem Statement Rumusan masalah (problem statement) adalah fokus dari perhatian peneliti dalam menjalankan proses penelitiannya. Rumusan masalah adalah gambaran yang jelas tentang isu yang ingin diselesaikan atau diperbaiki melalui penelitian. Rumusan masalah merupakan hasil dari penelahaan yang lebih mendalam dari isu yang muncul dilapangan yang biasanya hanya berupa tanda-tanda (symptoms) yang terasa atau terlihat yang dalam laporan penelitian diuraikan dalam latar belakang penelitian. Sehingga rumusan masalah haruslah tersambung dengan latar belakang penelitian dan objek penelitian, atau dengan kata lain memiliki benang merah. Proses penelaahan isu dalam latar belakang penelitian juga harus disertai proses pencarian apakah isu yang ada telah dibahas oleh pihak lain atau belum, jika telah ada pembahasan sebelumnya apakah memadai atau tidak, sehingga masalah masih tetap muncul. Contoh rumusan masalah sebagai kelanjutan dari contoh latar belakang penelitian (yang telah ditulis sebelumnya dalam kategori Research Methodology) adalah sebagai berikut: Layanan dan teknologi 3G telah mampu memberikan layanan yang memiliki nilai dan keuntungan yang lebih baik dari pada generasi-generasi sebelumnya, layanan 3G telah secara komersial diimplementasikan di Indonesia sejak tahun 2006,  dan para operator telah melakukan investasi yang cukup besar dalam pengadaan teknologi ini. Namun, di Indonesia jumlah penggunaan layanan multimedia berbasis 3G masih belum memuaskan, karena jumlah pelanggan belum banyak. Faktor-faktor yang menjadi pertimbangan konsumen dalam menggunakan layanan multimedia berbasis 3G di Indonesia belum dipahami secara baik. Beberapa studi terdahulu yang terkait dengan masalah adopsi 3G ini tidak diperhatikan karena skup penelitian yang terbatas dan faktor-faktor yang menjadi pertimbangan konsumen dalam mengadopsi 3G belum bisa dipastikan. Project Methodology Tahapan dalam melakukan project methodology yaitu: Tahap Pendahuluan Tahap Analisis Masalah Tahap Analasis Kebutuhan Tahap Analisis Kebutuhan Tahap Design Problem Analysis Problem analysis atau analisis masalah merupakan salah satu tahap dalam pengembangan sebuah sistem ataupun penelitian. Tahapan yang terjadi pada analisis masalah ini antara lain: Identifikasi masalah (utama) Mendeskripsikan masalah secara visual (diagram) Menguraikan sebab-akibat masalah Pendekatan yang umum digunakan dalam masa analisis masalah adalah diagram Ishikawa. Diagram Ishikawa atau disebut juga diagram tulang ikan merupakan diagram yang menunjukan penyebab-penyebab dari sebuah event yang spesifik. Seperti namanya, diagram ini ditemukan oleh Kaoru Ishikawa (1968). Diagram Ishikawa dapat membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang signifikan memberikan efek terhadap sebuah event. Contoh diagram Ishikawa untuk permasalahan informasi.