AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE AUDITORIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO ÍNDICE INTRODUCCIÓN 5 1. Objetivo 7 2. Alcance 8 3. Marco Legal 9 4. Normas de Auditoría 11 4.1. Normas Generales 11 4.2. Normas de Ejecución 14 4.3. Normas para la Elaboración de Informes 17 5. Tipos y Técnicas de Auditoría 19 5.1. Tipos de Auditoría 19 5.1.1. Auditorías Financieras 20 5.1.2. Auditorías de Sistemas 21 5.1.3. Auditorías de Obra Pública 21 5.1.4. Evaluación de Programas 22 5.1.5. Auditorías de Legalidad 22 5.2. 6. Técnicas de Auditoría 23 Papeles de Trabajo 27 6.1. Concepto 27 6.2. Objetivos 27 6.3. Naturaleza y Características 28 6.4. Propiedad y Confidencialidad 29 6.5. Clasificación de los Papeles de Trabajo 30 6.5.1. Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría 30 6.5.2. Papeles de Trabajo del Periodo 31 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 7. 8. 6.6. Estructura de las Cédulas de Auditoría 33 6.7. Formulación de los Papeles de Trabajo 35 6.8 Reglas para elaborar Cédulas de Auditoría 35 Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría 37 7.1. Concepto de Índices de Auditoría 37 7.2. Propósitos de los Índices de Auditoría 37 7.3. Índices de Auditoría 38 7.4. Concepto de Marcas de Auditoría 44 7.5. Propósitos de las Marcas de Auditoría 44 7.6. Clasificación de las Marcas de Auditoría 44 7.7 Llamadas de Auditoría 47 7.8. Reglas Generales de Aplicación 47 Fases de la Auditoría 49 8.1. Planeación 49 8.1.1. Estudio Previo 49 8.1.2. Selección del Ente, Programa, Sistema o Rubro por Auditar 52 8.1.2.1. 52 8.2. Criterios de Selección 8.1.3. Establecimiento de los Objetivos y Alcance de la Revisión 55 8.1.4. Análisis General del Área 56 8.1.5. Estudio Preliminar del Sistema de Control Interno 56 8.1.6. Elaboración del Programa Específico de Auditoría 58 8.1.7. Supervisión en la Fase de Planeación 59 Ejecución 60 8.2.1. 60 Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno 8.2.1.1. Concepto 61 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 8.2.1.2. Objetivos 61 8.2.1.3. Responsabilidad del Auditor en el Examen y Evaluación del Sistema de Control Interno 61 8.2.1.4. 8.2.2. 8.3. Metodología para el Examen y Evaluación del Sistema de Control Interno 62 8.2.1.4.1. Investigación Previa 63 8.2.1.4.2. Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno 65 8.2.1.4.3. Evaluación Final del Sistema de Control Interno 89 8.2.1.4.4. Información de Resultados 71 Aplicación de Pruebas y Obtención de Evidencia 71 8.2.2.1 Recopilación de Datos 72 8.2.2.2. Registro de Datos 73 8.2.2.3. Análisis de Datos 73 8.2.2.4. Evaluación de Datos 74 8.2.3. Determinación de Resultados y Formulación de Recomendaciones 74 8.2.4. Supervisión en la Fase de Ejecución 76 Elaboración de Informes 77 8.3.1. Atributos de los Resultados de Auditoría 77 8.3.2. Supervisión en la Fase de Elaboración de Informes 83 ANEXOS 1. 86 Cédula Sumaria 87 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 2. Cédula Analítica 89 3. Cédula Subanalítica 91 4. Cédula para la Evaluación del Ambiente de Control 93 Interno 5. Matriz de Control 95 EXPEDICIÓN 98 ACUERDO 98 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO INTRODUCCIÓN En su carácter de órgano técnico del Poder Legislativo del Estado de Zacatecas, la Auditoría Superior del Estado, Entidad de Fiscalización Superior, tiene como principal atribución fiscalizar la gestión del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios; para ello, requiere instrumentos técnicos que le permitan cumplir los objetivos de los trabajos de auditoría. La fiscalización de gestión gubernamental se define como el conjunto de métodos y procedimientos técnicos que se aplican a un ente público, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad a que éste se encuentra sujeto; determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se utilizan los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas y objetivos programados; y llevar a cabo las acciones procedentes con objeto de mejorar la gestión gubernamental. Derivado de lo anterior, y en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 17 fracciones I y II de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas, corresponde a la Entidad de Fiscalización Superior, establecer las normas, técnicas y procedimientos a que deberán sujetarse las visitas, inspecciones, auditorías y evaluaciones que practique la Auditoria Superior del Estado, con objeto de eficientar sus funciones de control y fiscalización gubernamental. El presente manual se integra por ocho capítulos, además de esta introducción; en los tres primeros se mencionan, respectivamente, el objeto del documento, su alcance y las disposiciones jurídiconormativas en que se fundamentan su elaboración, expedición, difusión y aplicación. En los capítulos cuarto, quinto, sexto y séptimo, se enumeran las normas de auditoría, que son los requisitos mínimos que deberán cumplir los auditores para garantizar el desarrollo y la calidad de las auditorías y de los informes correspondientes; las características básicas de los tipos de auditoría que practica la Auditoría Superior del Estado para cumplir sus atribuciones de fiscalización; las técnicas que los auditores deberán emplear para obtener evidencia suficiente y ASE/MA/01 CLAVE 5 PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO competente que sustente sus resultados, opiniones y recomendaciones; las normas y criterios generales que deberán aplicarse en la elaboración de los papeles de trabajo; y su identificación utilizando los índices, marcas y llamadas de auditoría. En el octavo capítulo, se presentan los procedimientos que deben aplicarse en las fases de la auditoría como son la planeación, ejecución y elaboración de informes y; se indican las actividades por realizar en cada una de ellas. Finalmente, se presentan como anexos los formatos para la elaboración de cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas y para la evaluación del ambiente de control interno, así como la matriz de control. La preparación del presente Manual se basó fundamentalmente en el elaborado por la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, vigente a partir de marzo del año 2001. Es de interés primordial para el Encargado del Despacho, dotar, aplicar y establecer el presente manual y otras guías que normarán la actuación del personal adscrito a la Dependencia. M.A. y C.P. Vicente Jaime Hernández y León. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales a que deberán sujetarse las acciones de fiscalización que efectúen los auditores de la Auditoría Superior del Estado y, en su caso, los despachos externos que contrate este Órgano de Fiscalización Superior, a fin de que en las auditorías practicadas se cumpla con la normatividad aplicable y con los fines institucionales. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 7 2. ALCANCE Los lineamientos de este manual son de aplicación obligatoria para todo el personal adscrito a este órgano de fiscalización y, en su caso, para los auditores externos que contrate la Auditoría Superior del Estado. Para facilitar su consulta, este manual permanecerá bajo custodia y responsabilidad de cada uno de los auditores y de los mandos medios y superiores, quienes tendrán la obligación de difundirlo entre el personal a su cargo, mediante grupos de estudio, discusión, equipos de trabajo, etc. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 8 3. MARCO LEGAL 9 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas.Artículos 65 fracción XXXI, 71, 74, 84, 118 fracción II y 119 fracciones III y IV. 9 Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas.Artículos 1, 2, 3, 4, 5, 7, 12, 17 fracciones I y II,21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 64, fracciones I, VIII, X y XI. 9 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Zacatecas.- Artículos 1, 5 Párrafo Tercero, 38, 39, 40, 42, 43, 44 y 45. 9 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Zacatecas.Artículos 160, 162, 163, 164, 168, 170, 171, 173, 174, 175, 176, 177, 178, 182, 184, 185, 186, 187, 188, 189, 190. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 4. NORMAS DE AUDITORIA 9 Las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo. 4.1. NORMAS GENERALES Las normas generales se refieren a la capacidad profesional de los auditores de la Auditoría Superior del Estado, y al cuidado, diligencia profesional e independencia con que deberán proceder para practicar las auditorías y preparar los informes correspondientes. 1. Capacidad Profesional El personal designado para practicar las auditorías y preparar los informes correspondientes deberá poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para ello; a saber: a) Pleno conocimiento de las normas y procedimientos en materia de auditoría gubernamental, así como la formación profesional, experiencia y capacidad necesarias para su adecuada aplicación. b) Amplio conocimiento de los principios de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable al registro de las operaciones económicas que realizan las entidades sujetas a fiscalización. c) Suficientes conocimientos de la administración pública y disciplinas afines para comprender adecuadamente la estructura orgánica del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios; las funciones a cargo de sus dependencias, organismos descentralizados y entidades; y la legislación que regula sus operaciones en general. d) Formación profesional acorde con la naturaleza y complejidad de las revisiones (por ejemplo el dominio de técnicas de muestreo estadístico, procesamiento electrónico de datos, ingeniería, arquitectura, etc.) ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO e) Aptitud para comunicarse eficazmente con sus superiores jerárquicos y/o subordinados, auditores de otras organizaciones y 11 personal de las dependencias, organismos descentralizados y entidades del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios respecto a los asuntos relacionados con las auditorías. La naturaleza y grado de formación profesional y experiencia que requieran individualmente los auditores, dependerán de sus funciones y responsabilidades. 2. Cuidado y Diligencia Profesional Los Auditores deberán proceder con el debido cuidado y diligencia profesional al planear y ejecutar las auditorías, preparar los informes correspondientes y dar seguimiento a las recomendaciones formuladas por la Auditoría Superior del Estado y a las acciones que promueva como resultado de sus auditorías. Esta norma implica que los auditores deben observar estrictamente las Normas de Auditoría de esta Entidad de Fiscalización Superior; su Código de Conducta Profesional y demás normatividad aplicable a las auditorías. Además, deberán emplear objetivamente su juicio profesional para determinar el alcance de la auditoría, seleccionar las técnicas y procedimientos que habrán de aplicarse, practicar dichas pruebas y procedimientos, evaluar los resultados de la auditoría e informar al respecto. Para ello, deberán considerarse entre otros: a) Los objetivos de la auditoría. b) La importancia y el riesgo de las áreas o materias por revisar. c) La suficiencia de los controles internos. d) La magnitud y complejidad del trabajo por realizar. e) Los recursos humanos disponibles y los plazos en que deberán presentarse los informes respectivos. Por tanto, la calidad del trabajo y de los informes de auditoría dependerá de que: ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO a) El alcance de la revisión y las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se apliquen permitirán tener una seguridad razonable 12 de que se cumplirán sus objetivos. b) Los resultados y recomendaciones que se presenten en los informes estén claramente sustentados en una evaluación objetiva de la evidencia obtenida en la auditoría. c) La evidencia obtenida en la auditoría sea suficiente y competente. d) La auditoría se haya ejecutado conforme a las normas aplicables. e) Se supervise debidamente el trabajo de los auditores. 3. Independencia El personal de la Auditoría Superior del Estado deberá estar libre de impedimentos para proceder con entera autonomía en todos los asuntos relacionados con las auditorías a su cargo. Esta norma impone a los auditores la responsabilidad de preservar su independencia a fin de que sus opiniones, juicios y recomendaciones sean imparciales y así sean considerados por terceros. La credibilidad de los informes de resultados emitidos por la Auditoría Superior del Estado está sustentada en su autonomía de criterio, que es indispensable para el cabal cumplimiento de sus responsabilidades de fiscalización como órgano técnico de la Legislatura del Estado. Esta autonomía, a su vez, descansa en las amplias facultades que confieren a la Auditoría Superior del Estado su Ley de Fiscalización Superior y demás ordenamientos aplicables para revisar toda clase de documentos, libros, registros y objetos; practicar auditorías, visitas e inspecciones y, en general, recabar todos los elementos de información necesarios para el desempeño de sus funciones. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 4.2. 13 NORMAS DE EJECUCIÓN Las normas de ejecución se refieren a la necesidad de planear y supervisar debidamente todo el proceso de auditoría; estudiar y evaluar el control interno con objeto de determinar tanto el alcance de la revisión como la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría y demás procedimientos que habrán de aplicarse; y obtener evidencia suficiente y competente para sustentar debidamente los resultados de la auditoría. 1. Planeación Las auditorías deberán planearse adecuadamente para asegurarse de que se cumplan sus objetivos, y de que las revisiones se efectúen conforme a la normatividad aplicable, con la debida oportunidad, eficiencia y eficacia. Planear la auditoría implica determinar y plasmar en un programa de trabajo el ente y rubro por auditar; el alcance y objetivos de la revisión; la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos que se aplicarán; el personal que debe intervenir en el trabajo: y el tiempo estimado para cubrir o realizar cada fase de la auditoría. Este programa de trabajo deberá revisarse durante la auditoría y, en caso necesario, deberá ser modificado. La planeación comprenderá normalmente lo siguiente: a) Reunir información sobre el ente en revisión y su organización con el fin de determinar los riesgos y valorar la importancia relativa. b) Definir los objetivos y el alcance de la fiscalización. c) Efectuar un estudio preliminar del sistema de control interno para determinar su efectividad, deficiencias y la selección de la muestra a revisar. d) Asignar prioridades a las áreas o materias por revisar, de acuerdo con su importancia y nivel de riesgo. e) Determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse. f) Establecer los requerimientos de personal y elaborar el Programa Específico de Auditoría. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 2. Supervisión 14 La auditoría deberá supervisarse en cada una de sus fases y en todos los niveles del personal para garantizar el cumplimiento de sus objetivos. El responsable de la supervisión deberá ser cuidadoso y tener siempre presente que en los trabajos de auditoría se deben aplicar las normas de auditoría y que la opinión que se vaya a emitir esté justificada y debidamente sustentada por el trabajo realizado. La supervisión es esencial para asegurarse de que se cumplan los objetivos de la auditoría y el trabajo se ejecute con la calidad necesaria. En general, la supervisión deberá estar orientada a verificar que: a) Los miembros del grupo de auditoría tengan una comprensión clara y consistente del programa de auditoría. b) La auditoría se efectúe conforme a la normatividad que la Auditoría Superior del Estado haya establecido en la materia. c) El programa de auditoría se cumpla en todas sus etapas, con las modificaciones que se hayan autorizado. d) Los papeles de trabajo se elaboren con claridad y contengan evidencia suficiente y competente que sustente debidamente los resultados de la auditoría. e) Los objetivos de la auditoría se cumplan cabalmente. f) 3. El informe de auditoría contenga todos los resultados y recomendaciones que procedan. Estudio y Evaluación del Control Interno Se deberá evaluar el sistema de control interno para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos que habrán de aplicarse para lograr el objetivo de la auditoría. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO El estudio y evaluación del sistema de control interno se efectuarán de acuerdo con el tipo de auditoría. En el caso de las auditorías financieras y de sistemas, se examinarán principalmente los controles que contribuyan a la salvaguarda de los recursos, la exactitud y 15 confiabilidad de los registros y la observancia de la normatividad aplicable. Por lo que respecta a los demás tipos de auditoría, se estudiarán y evaluarán los controles establecidos para garantizar que las operaciones de la dependencia, órgano descentralizado o entidad se efectúen con economía, eficiencia y eficacia; se cumplan las estrategias y políticas del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios y se cuente con información oportuna y confiable. El alcance y profundidad del estudio y evaluación del sistema de control interno permitirán orientar los objetivos de la auditoría y la confiabilidad de dicho sistema. 4. Evidencia de Auditoría Todos los resultados y recomendaciones de la auditoría deberán sustentarse en evidencia suficiente y competente. La evidencia obtenida en la auditoría deberá documentarse debidamente en los papeles de trabajo, principalmente con el objeto de: a) Contar con una fuente de información para sustentar los informes de auditoría y, en su caso, efectuar aclaraciones con el ente auditado u otras partes interesadas. b) Verificar que se hayan observado las normas de auditoría de la Auditoría Superior del Estado y demás normatividad aplicable. c) Facilitar la planeación, ejecución y supervisión de la auditoría. d) Dejar constancia del trabajo realizado para futura consulta y referencia. Los auditores deberán considerar que el contenido y disposición de sus papeles de trabajo reflejarán el grado de su competencia y experiencia. Los papeles de trabajo deberán ser tan completos y ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO detallados que posteriormente un auditor experimentado, aunque no haya tenido ninguna relación con la auditoría, pueda servirse de ellos para conocer el trabajo en que se sustente el informe de auditoría. 4.3. NORMA PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES 16 Al término de cada auditoría, deberá presentarse el informe correspondiente, en el cual deberán exponerse todos los resultados y recomendaciones que deban comunicarse a Honorable Legislatura del Estado. La información deberá sustentarse en evidencia suficiente y competente, y presentarse con toda independencia, objetividad e imparcialidad. El contenido de los informes dependerá del tipo de auditoría y de sus objetivos, por lo cual podrá referirse a materias tan diversas como el cumplimiento de la normatividad aplicable a la contabilidad del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios; la razonabilidad de su información financiera y presupuestal; la confiabilidad del sistema de control interno; la observancia de las leyes, reglamentos y normas aplicables a las obras públicas; la eficacia y eficiencia con que se alcanzaron los objetivos y metas de los programas, etc. Sin embargo, los informes deberán contener como mínimo: 1. Los antecedentes que determinaron la revisión. En el caso de que la auditoría se derive por mandato expreso del pleno de la Honorable Legislatura del Estado, se hará mención del Acuerdo u Oficio correspondiente. 2. El objetivo y alcance de la revisión. 3. En su caso, las circunstancias que hayan limitado el alcance de la revisión. 4. Los resultados de la revisión. 5. Las recomendaciones que procedan como resultado de la auditoría. Los informes de auditoría de la Auditoría Superior del Estado, deberán cumplir lo establecido en el Procedimiento para la Revisión y Autorización del Informe Final de Auditoría. Por lo que se refiere a los ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA 17 AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO aspectos formales de los informes, deberá observarse lo dispuesto en la Guía para la Presentación de Informes y en las Normas y Criterios para la Redacción de Informes. (En proceso), y/o en el modelo de informe de revisión de cuenta pública, aprobado por la Comisión de Vigilancia de la H. Legislatura del Estado. 5. TIPOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA 5.1. TIPOS DE AUDITORIA Para el ejercicio de las atribuciones que le otorgan los artículos 4º y 5º de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas, la Auditoría Superior del Estado podrá practicar auditorías a los Poderes del Estado, los entes públicos las dependencias, organismos descentralizados y entidades del Gobierno y Municipios del Estado de Zacatecas, las cuales, conforme al artículo 15 del mismo ordenamiento comprenderán enunciativamente las siguientes actividades: En la auditoría efectuada determinar: 9 Si los programas y su ejecución se ajustaron a los términos y montos aprobados. 9 Si aparecen discrepancias entre las cantidades correspondientes a los ingresos o a los egresos, con relación a los conceptos y a las partidas respectivas. 9 El desempeño, eficiencia, eficacia y economía, en el cumplimiento de los programas con base a los indicadores aprobados en los presupuestos. 9 Si los recursos provenientes del financiamiento se obtuvieron en los términos autorizados, y se aplicaron con la periodicidad y forma establecida por las leyes y demás disposiciones aplicables, y si se cumplieron los compromisos adquiridos en los actos respectivos. 9 Si en la gestión financiera se cumple con las leyes, decretos, reglamentos y demás disposiciones aplicables en materia de registros y contabilidad gubernamental; contratación de servicios, obra pública, adquisiciones, arrendamientos, conservación, uso, ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles e inmuebles; almacenes y demás activos y recursos materiales. 9 Si la recaudación, administración, manejo y aplicación de recursos estatales y municipales, los actos, contratos, convenios, concesiones u operaciones que las entidades fiscalizadas celebren o realicen, se ajustaron a la legalidad, y si no han causado daños o 19 o al perjuicios contra el estado y municipios en su Hacienda Pública patrimonio de los entes públicos. 9 Las responsabilidades a que haya lugar y 9 La imposición de las sanciones resarcitorias correspondientes en los términos de Ley. 5.1.1. Auditorías Financieras En general, las auditorías financieras estarán orientadas fundamentalmente a comprobar que en la recaudación de los ingresos y en la aplicación del gasto se haya observado lo dispuesto en la Ley de Ingresos, el Presupuesto de Egresos, así como en la demás legislación aplicable. En materia de gasto, se verificará que en la adquisición de bienes y en la contratación de servicios se hayan aplicado los procedimientos que establecen la Ley de Arrendamientos, Adquisiciones y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles y la Ley de Obras Públicas ambos ordenamientos para el Estado de Zacatecas, y las disposiciones reglamentarias vigentes en el ejercicio fiscal correspondiente a la Cuenta Pública sujeta a revisión; que los bienes y servicios se hayan adquirido oportunamente, a precios razonables, en la cantidad y con la calidad pactadas y en las condiciones estipuladas en los contratos; que las erogaciones se hayan ajustado a las presupuestadas, que los recursos se hayan destinado a los programas para los que fueron aprobados y, en su caso, que las modificaciones presupuestales se hayan autorizado conforme a la normatividad aplicable; y que las operaciones se hayan registrado en la contabilidad conforme a la naturaleza del gasto y respaldo con la documentación justificativa y comprobatoria correspondiente. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Adicionalmente, en los casos en que proceda se promoverá el ejercicio de la facultad de comprobación fiscal y se investigarán los indicios de intermediación dolosa en perjuicio de la Hacienda Pública del Gobierno del Estado y sus Municipios. Por lo que se refiere específicamente al Sector Paraestatal, se comprobará que los ingresos propios de las entidades correspondan a los bienes vendidos o a los servicios prestados; que las transferencias 20 coincidan con las reportadas en la Cuenta Pública y se hayan destinado a los fines para los que se otorgaron; y que los financiamientos se hayan obtenido, registrado y aplicado conforme a la legislación y normatividad vigentes en la materia. 5.1.2 Auditorías de Sistemas El propósito principal de las auditorías de sistemas es evaluar el control interno, tanto para opinar al respecto como para fines de planeación de auditorías financieras de otra índole. Con este propósito, se verificará que la dependencia, órgano descentralizado o entidad haya establecido formalmente sistemas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de los objetivos de control y que tales mecanismos sean idóneos y se apliquen en forma adecuada. Las auditorías de sistemas que practique la Auditoría Superior del Estado se referirán necesariamente al diseño y aplicación de los sistemas y procedimientos en uso y nos a los que operaron o debieron operar en el ejercicio sujeto a revisión. Sin embargo, en la medida en que aporten suficientes elementos de juicio respecto al ambiente de control, permitirán opinar fundadamente sobre la operación en general y, en su caso, identificar áreas de riesgo susceptibles de revisarse con otros enfoques y criterios. 5.1.3. Auditorías de Obra Pública. En las dependencias, organismos descentralizados y entidades del Gobierno del Estado y Municipios que hayan ejercido gasto de inversión en obras públicas, se revisarán los contratos correspondientes o una muestra representativa de ellos, principalmente con objeto de verificar que en su adjudicación se hayan ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO observado los procedimientos y las disposiciones previstos en la Ley de Obras Públicas del Estado de Zacatecas y demás legislación aplicable; que se hayan realizado todos los estudios previos necesarios para la ejecución de los trabajos; que las obras se hayan ejecutado de conformidad con los programas y proyectos respectivos y de acuerdo con las normas generales y específicas de construcción de la dependencia, órgano descentralizado o entidad; que las erogaciones correspondan a las presupuestadas y a los volúmenes de obra ejecutados; que los precios unitarios coincidan con los estipulados en los contratos y, en su caso, que los precios unitarios extraordinarios y los ajustes de costos se hayan calculado y aplicado correctamente; y que las obras se hayan supervisado por las entidades, en y donde su ejecución para garantizar su calidad. 5.1.4. Evaluación de Programas De conformidad con su Ley, la Auditoría Superior del Estado podrá practicar auditorías dirigidas a comprobar si las dependencias, organismos descentralizados y entidades alcanzaron con eficiencia y eficacia los objetivos y metas fijados en los programas y subprogramas a su cargo; y a verificar tanto el estado que guardan los programas y los presupuestos como los resultados de su ejecución en función de los objetivos, estrategias y prioridades de los programas sectoriales e institucionales, en su caso, de corto y mediano plazos. Para la evaluación de programas se aplicarán criterios fundamentales, como eficiencia, eficacia y congruencia. Se entenderá por eficiencia la relación que exista entre las metas alcanzadas y los recursos erogados en su consecución; por eficacia, el grado en que se cumplan las metas programáticas; y por congruencia, la correspondencia que deberán guardar los objetivos y metas de los programas evaluados tanto con los programas institucionales y sectoriales de corto y mediano plazos como las prioridades establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y en Plan Estatal de Desarrollo para el Estado de Zacatecas. 5.1.5. Auditorías de Legalidad Si bien la verificación de la observancia del marco legal aplicable es inherente a toda auditoría, sin importar su naturaleza, las auditorías de ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO legalidad se orientarán específicamente a comprobar que las dependencias, organismos descentralizados y entidades del Gobierno del Estado y sus Municipios, cumplan con las disposiciones legales que les sean aplicables, sobre todo por lo que corresponde a sus instrumentos jurídicos básicos (de creación, organización, representación, etc.) a efecto de constatar la legalidad de sus actuaciones, el correcto funcionamiento de sus órganos jurídicos y la adecuada protección de sus intereses. Es deseable que las auditorías de legalidad, al igual que las de sistemas, se efectúen como complemento de las auditorías financieras y de otra índole, a fin de que los resultados de las distintas revisiones permitan formarse una opinión más cabal de las materias examinadas. 5.2. TÉCNICAS DE AUDITORIA Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas que debe emplear el auditor para cumplir satisfactoriamente los objetivos de la revisión. Las técnicas de auditoría son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza con el objeto de obtener la información básica de comprobación, necesaria para emitir los resultados de su revisión. A continuación se describen las técnicas de auditoría que se emplean comúnmente y que los auditores de la Entidad de Fiscalización deberán aplicar a fin de obtener evidencia suficiente y competente que se requiera para sustentar debidamente sus resultados y recomendaciones. 1. Estudio general El estudio general es el proceso por el cual el auditor obtendrá y examinará la información necesaria para formarse una idea general de la dependencia, organismo descentralizado, entidad, área o materia por revisar. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Será el punto de partida de la auditoría y estará orientado fundamentalmente a determinar tanto las áreas o materias por auditar como las técnicas de auditoría que habrán de aplicarse para cumplir los objetivos de la revisión. Según el tipo de auditoría, el estudio general comprenderá, entre otros, los siguientes aspectos: a) Estructura orgánica y funciones de la dependencia, órgano descentralizado, entidad o unidad administrativa susceptible de revisar. b) Legislación y demás normatividad aplicables a las operaciones 23 por auditar. c) Objetivos, metas y resultados obtenidos de los programas correspondientes. d) Sistema de control interno. e) Grado de atención y respuesta a las recomendaciones formuladas por la Auditoría Superior del Estado con motivo de las revisiones anteriores. 2. Análisis El análisis se define como el examen de los distintos componentes de la información o de sus interrelaciones, con el objeto de arribar a conclusiones respecto a las materias sujetas a revisión. En las auditorías financieras, el análisis se orientará principalmente al examen de indicadores, tendencias, variaciones y relaciones que sean inconsistentes con otra información pertinente o con las previsiones respectivas. Los procedimientos analíticos comprenderán desde simples comparaciones hasta análisis complejos que requieran técnicas avanzadas de estadística y de procesamiento electrónico de datos. Como las demás técnicas de auditoría, el análisis rara vez podrá utilizarse como fuente única de evidencia, pues normalmente se empleará en combinación con otras técnicas de auditoría, en todas las fases de la revisión y con distintos fines (como identificar las áreas de riesgo en la etapa de planeación, obtener evidencia en la fase de ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO ejecución de la auditoría y llegar a una conclusión respecto a la razonabilidad de la información financiera para efectos del informe de auditoría), En cuanto a la evaluación de programas, el análisis será una técnica indispensable para determinar la congruencia de los programas, objetivos y metas con los previstos en el marco general de planeación, la eficacia y eficiencia obtenidas. 3. Inspección 24 La inspección es el examen físico de bienes materiales o documentos con el propósito de verificar la existencia de un activo o la autenticidad de una operación registrada en la contabilidad o en la información financiera, las condiciones de las obras realizadas, su calidad y funcionalidad. 4. Confirmación La confirmación consiste en obtener constancia por escrito de las transacciones realizadas con empresas o personas ajenas a la dependencia, órgano descentralizado o entidad auditado, respecto a la autenticidad de la información relacionada con las operaciones sujetas a revisión. La confirmación podrá ser: a) Positiva. Se enviará información y se solicitará respuesta, independientemente de que la información sea confirmada. b) Negativa. Se enviará información y se solicitará contestación sólo en caso de que la información no sea confirmada. c) Indirecta, ciega o en blanco. No se enviarán datos y se solicitará información sobre saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. 5. Investigación ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO La investigación implica obtener información de empresas, particulares y del personal del ente auditado. Mediante esta técnica, que incluirá entrevistas formales e informales al personal de las áreas examinadas, el auditor podrá formarse un juicio respecto a ciertas operaciones de la dependencia, órgano descentralizado o entidad donde se efectúe la revisión; sin embargo, deberá asegurarse de que la información obtenida por este medio sea veraz e importante para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. 6. Declaración 25 Esta técnica permite respaldar las investigaciones realizadas con el personal del ente auditado mediante documentación avalada con su firma de conformidad. No obstante, la validez de la declaración estará limitada por el hecho de que generalmente los informantes habrán participado en las operaciones sujetas a revisión o en la elaboración de los informes correspondientes. 7. Certificación La técnica de certificación consiste en confirmar un hecho en documento, que por lo general se legaliza con la firma de una autoridad; por ejemplo, cuando es necesario que una autoridad gubernamental, nacional o extranjera, confirme la autenticidad de determinada documentación, transacción o evento específico. 8. Observación La observación implica presenciar el desarrollo de las operaciones o procedimientos a cargo del personal del ente auditado, a fin de constatar la forma en que se realizan. 9. Cálculo Esta técnica tiene por objeto verificar la exactitud aritmética de la información relacionada con las operaciones sujetas a revisión. Como el cálculo sólo permite comprobar la exactitud de las cifras, será ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO preciso emplear técnicas adicionales para determinar la validez de éstas. 6. 6.1. PAPELES DE TRABAJO 26 CONCEPTO Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. 6.2. OBJETIVOS Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos: 1. Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor. 2. Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia. 3. Proporcionar la base para la rendición de informes. 4. Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría. 5. Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 6. Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría de la Auditoría Superior del Estado y demás normatividad aplicable. 7. Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones. 6.3. NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS 27 Los papeles de trabajo deberán: 1. Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados. 2. Contener índices, marcas y referencias adecuados, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios. 3. Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado. 4. Ser supervisados e incluir constancia de ello. 5. Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. 6. Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales. 7. Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 8. Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado). En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, deberá cumplir los siguientes requisitos: 1. Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. 2. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de las materias examinadas. 28 3. Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar. 4. Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. 6.4. PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD Los papeles de trabajo serán propiedad de la Auditoría Superior del Estado, por contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría deberán archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave. La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán proceder los auditores de la Auditoría Superior del Estado. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y archivados, se formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en carpetas tipo “lefort” tamaño carta. Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás papeles de trabajo. Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un período de cinco años, en el archivo general a cargo de la Unidad General de Administración con excepción de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendación, permanezcan en la Dirección de Auditoría correspondiente, que será responsable de custodiarlos. 29 6.5. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO. Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A continuación, se señalan las características de cada uno de ellos. 6.5.1. Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal de las dependencias, actas y documentos de entrega recepción organismos descentralizados o entidades del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios. Esta información, debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias auditorías. La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la auditoría, cuando se obtenga información general sobre la dependencia, órgano descentralizado o entidad por auditar (organización, funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.) ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integración deberá sujetarse a lo dispuesto en el Procedimiento para la Integración y Actualización del Archivo Permanente, emitido por la Auditoría Superior del Estado. (en proceso). 6.5.2. Papeles de Trabajo del Período 30 Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas. Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría se clasifican en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, de informe y de seguimiento de recomendaciones. 1. Cédulas sumarias o de resumen En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales. Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO requieran explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento, antes de concluir con la revisión (véase el anexo No. 1). 2. Cédula Analítica Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación. 31 Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria. En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o producción percápita, la determinación del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales, representados por las observaciones o irregularidades (véase el Anexo No. 2). 3. Cédulas Subanalíticas Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión correspondientes (véase el anexo No. 3). 4. Cédula de Informe ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender. 5. Cédula de seguimiento de recomendaciones Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de Observaciones). 6.6. ESTRUCTURA DE LAS CEDULAS DE AUDITORIA 32 Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce. 1. Encabezado El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes datos: a) Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica los papeles de trabajo. b) Siglas de la Auditoría Superior del Estado y de la Dirección a cargo de la auditoría; y nombre de la dependencia, organismo descentralizado, entidad o unidad administrativa revisada. c) Cuenta Pública revisada. (Periodo o ejercicio) d) Tipo de cédula. e) Procedimiento o técnica de auditoría aplicado, junto con una descripción de su contenido y del alcance de la prueba. f) Iniciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO g) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula. 2. Cuerpo El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes elementos: a) Cifras y conceptos sujetos a revisión. b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en la dependencia, órgano descentralizado o entidad. c) Referencias. 33 d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas. e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas. f) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el ente auditado. g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto de los hechos e irregularidades detectados. h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cédulas relacionadas o complementarias. 3. Pie o calce El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan principalmente los siguientes datos: ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO a) Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales. b) Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para ello). c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula. Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.) 6.7. FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 34 Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados. A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido: 1. Ser objetiva, es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión. 2. Ser de fácil lectura, para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla. 3. Estar completa en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 4. Relacionar claramente los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad, 5. Ser pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto. 6.8. REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA A efecto de que las cédulas que integrarán los papeles de trabajo reúnan los requisitos mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o principios que servirán de guía general para su diseño y elaboración. 1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados. 2. Efectuar un diseño previo a su elaboración. 35 3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a revisión. 4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible. 5. Anotar los datos en forma de columna. 6. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes. 7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula. 8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras. 9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los correctos se escribirán en la parte inmediata superior. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión. 11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente. 12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas. 7. ÍNDICES, MARCAS Y LLAMADAS DE AUDITORÍA 36 7.1. CONCEPTO DE ÍNDICES DE AUDITORÍA Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfabético-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta. Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan a manera de “cruces” o “referencia cruzada”; de esta manera, se podrá vincular la información contenida en dos o más cédulas. 7.2. PROPÓSITOS DE LOS ÍNDICES DE AUDITORÍA Los índices persiguen los siguientes propósitos: ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 1. Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular. 2. Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente. 3. Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría. 4. Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión. 7.3. ÍNDICES DE AUDITORÍA 37 A continuación y a manera de ejemplo, se mencionan los índices de uso más frecuente, con carácter enunciativo, mas no limitativo; por ello cuando se requiera un índice que no esté incluido en este manual, se podrá utilizar en el entendido de que su significado se explicará en el documento correspondiente: Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con los capítulos de la clasificación presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de construcción, se pueden elaborar índices para cédulas sumarias o cédulas analíticas que muestren un contenido más detallado. ÍNDICES DE AUDITORIA ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE I I-1 I-2 I-3 INFORMES Cédula o Pliego de Observaciones Informe preliminar Informe definitivo (borrador para discusión) OF OF-1 OFICIOS Y ACTAS Oficio de Comisión o de presentación ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO OF-2 OF-4 OF-5 OF-6 OF-7 Acta de inicio de la Auditoria Oficio de solicitud de documentación o información Oficios de respuesta de la Unidad sujeta a revisión sobre la solicitud de documentación o información Oficios de observaciones y recomendaciones Oficios de seguimiento de las observaciones y recomendaciones PL PL-1 PL-2 PL-3 PLANEACIÓN Cuestionarios de Control Interno Programas de Auditoria Calendarización de trabajos de la auditoria D D-1 DOCUMENTACIÓN Objetivos y funciones de la Unidad sujeta a revisión, relativos a programas, presupuestos, convenios, contratos de fideicomiso. Estructura Orgánica (Organigrama) Catálogo de firmas autorizadas: para contrataciones, en cuentas de cheques, para liberación de recursos de la Secretaría de Finanzas. Directorio telefónico personal directivo. Relación de Marco Legal aplicable Resumen de auditorías realizadas por organismos diferentes a la ASE D-2 D-4 D-5 D-6 D-7 38 INGRESOS Para el Gobierno del Estado de Zacatecas INDICE IN IN.10 IN.10-1 DESCRIPCION INGRESO INGRESOS PROPIOS IMPUESTOS 01. Predial 02. Sobre Adquisición de Bienes Muebles 03. Hospedaje 04. Sobre nóminas 05. UAZ IN.10-2 DERECHOS IN.10-3 PRODUCTOS IN.10-4 APROVECHAMIENTOS 01. Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal 02. Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 03. Fondo para la Infraestructura Social 04. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios 05. Fondo de Aportaciones Múltiples 06. Fondo de Aportaciones para la Educación Tecnológica y de Adultos 07. Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública 08. Fondo para el Fortalecimiento a las Entidades Federativas IN.10-5 IN.10-5.1 INGRESOS COORDINADOS PARTICIPACIONES 01. Fondo General 02. Fomento Municipal 03. IEPS 04. Tenencia o Uso de Vehículos 05. Automóviles Nuevos 06 Multas Federales 07. Otros Ingresos IN.10.6 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 01. Apoyos Extraordinarios 02. Empréstitos 03. Aportaciones Especiales 39 Ingresos para el Municipio INDICE IN. IN.10 IN.10-1 DESCRIPCION INGRESOS INGRESOS PROPIOS IMPUESTOS 01. Predial 02. Sobre Adquisición de Inmuebles 03. Sobre Anuncios y Propaganda 04. Juegos Permitidos IN.10-2 DERECHOS IN.10-3 PRODUCTOS IN.10-4 APROVECHAMIENTOS IN.10-5 PARTICIPACIONES 01. Fondo General 02. Fomento Municipal ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 03. IEPS 04. Tenencia o uso de vehículos 05. Automóviles Nuevos 06. Multas Federales IN.10-6 OTROS INGRESOS 01. Empréstitos IN.10-7 10-7.1 INGRESOS FEDERALES RAMO GENERAL 33 01. Fondo de Aportaciones para el Desarrollo Social Municipal 02. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento Municipal RAMO 20 10-7.2 IN.10-8 10-8.1 10-8.2 DEUDA PUBLICA Préstamos Bancarios a Largo Plazo 01. Banobras Préstamos a Corto Plazo 01. Instituciones Bancarias 02. Gobierno del Estado 03. Particulares INDICE G G.10 G.10-1 G.10-2 G.10-3 G.10-4 G.10-5 DESCRIPCION GASTO SERVICIOS PERSONALES Remuneraciones al personal de carácter permanente Remuneraciones al personal de carácter transitorio Remuneraciones adicionales y especiales Pagos por concepto de seguridad social Pagos por concepto de otras prestaciones sociales G.20 G.20-1 G.20-2 G.20-3 MATERIALES Y SUMINISTROS Materiales y útiles de administración Alimentos y utensilios Combustibles y lubricantes G.30 G.30-1 G.30-2 G.30-3 G.30-4 SERVICIOS GENERALES Servicios de arrendamiento Servicios de asesoría, informáticos, etc. Servicios de mantenimiento y conservación Servicio Telefónico G.40 G.40-1 AYUDAS, SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS Ayudas 40 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO G.40-2 G.40-3 G.40-4 G.40-5 Subsidios Transferencias para apoyo de programas Transferencias para pago de intereses, comisiones, etc. Transferencias para pago de pasivos G.50 G.50-1 G.50-2 G.50-3 G.50-4 BIENES MUEBLES E INMUEBLES Mobiliario y equipo de administración Vehículos y equipo de transporte Herramientas y refacciones Bienes Inmuebles G.60 G.60-1 G.60-2 G.60-3 G.60-4 OBRAS PUBLICAS Por contrato Por administración Por licitación Por convenio G.70 G.70-1 G.70-2 G.70-3 FONDOS DE APORTACIONES FEDERALES Para educación básica y normal Servicios de Salud Fondo para la Infraestructura Social Estatal 01. Fondo para la Infraestructura Social Municipal INDICE G.70-4 G.70-5 G.70-6 G.70-7 G.70-8 DESCRIPCION Fondo para el Fortalecimiento Municipal De Aportaciones Múltiples Educación tecnológica y de adultos Seguridad Pública Fortalecimiento a las entidades federativas G.80 PARTICIPACIONES A MUNICIPIOS G.90 01. 02. DEUDA PUBLICA A Corto Plazo A Largo Plazo BC BC-A BC-A-1 BC-A-2 BC-A-3 BC-A-4 BC-A-5 BC-A-6 BC-A-7 BC-A-8 BALANZA DE COMPROBACIÓN Activo Caja, efectivo, valores de inmediata realización Bancos Deudores Diversos Cuentas y documentos por cobrar Inventarios y almacenes Mobiliario y equipo Vehículos Maquinaria, herramientas y aparatos 41 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO BC-A-9 BC-A-10 BC-A-11 Colecciones científicas y literarias Obras en proceso Inmuebles BC-P BC-P-1 BC-P-2 BC-P-3 BC-P-4 BC-P-5 Pasivo Adeudos de años anteriores Cuentas y documentos por pagar Proveedores Acreedores Impuestos por pagar BC-E BC-E-1 BC-E-2 BC-E-3 BC-E-4 BC-E-5 BC-E-6 BC-E-7 BC-E-8 BC-E-9 Enlace Reintegros presupuestales del año en curso Reintegros presupuestales de años anteriores Recuperación por bienes inventariables Recuperación por inversiones Ministraciones ley del año en curso Ministraciones ley de años anteriores Presupuesto de ingresos del año en curso Presupuesto de ingresos de años anteriores Ministraciones ajenas del año en curso INDICE BC-E-10 BC-E-11 BC-E-12 DESCRIPCION Ministraciones ajenas de años anteriores Presupuesto de egresos-ley del año en curso Presupuesto de egresos-ley de años anteriores BC-R BC-R-1 BC-R-2 BC-R-3 BC-R-4 BC-R-5 Resultados Ingresos Costo de operación de programas Costo de operación de programas de años anteriores Gastos de operación Remanente o pérdida BC-OR BC-OR-1 BC-OR-2 BC-OR-3 BC-OR-4 Órden Presupuesto ejercido Presupuesto por ejercer Presupuesto comprometido Principales variaciones presupuestales 42 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 43 7.4. CONCEPTO DE MARCAS DE AUDITORÍA Las marcas de auditoría son símbolos convencionales que utiliza el auditor para dejar constancia de las pruebas y técnicas de auditoría que se aplicaron; generalmente se registran con lápiz rojo. 7.5. PROPÓSITOS DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA Las marcas de auditoría cumplen los siguientes propósitos: 1. Dejar constancia del trabajo realizado. 2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 3. Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. 7.6. CLASIFICACIÓN DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA Por sus características, las marcas pueden ser de dos tipos: 1. Estándar Las marcas estándar se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorías y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. 2. Específicas Las marcas específicas no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Para las Direcciones de Auditoría de la Entidad de Fiscalización 44 Superior, se han establecido las marcas de auditoría que a continuación se muestran: MARCAS DESCRIPCIÓN Operaciones aritméticas verificadas Sumas Cuadradas Importe no considerado en la suma Υ W Confrontado con documentación comprobatoria Cotejado con registros autorizados Verificado físicamente presupuestales Cotejado con registros contables @ Cotejado con la Cuenta Pública ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Punto pendiente Ø Punto pendiente aclarado Incluir en el informe Conector de datos en la misma cédula (llamada de auditoría) Partida presupuestal afectada que no cumple la normatividad aplicable Notas aclaratorias (llamada de auditoría) © DE: N/A Fuente de datos No aplicable Va a otra cédula Viene de otra cédula Operación aritmética incorrecta MARCAS DESCRIPCIÓN Suma de registro auxiliar igual a saldo de45 mayor Sin comprobante A Comprobante sin requisitos fiscales Cumple requisitos fiscales Adicionalmente, y por sus características, la Dirección de Auditoría a Obra Pública ha implantado las siguientes marcas, cuya aplicación es estricta para el personal que se encuentre adscrito a la misma: MARCAS DESCRIPCIÓN Verificado con tabulador de precios unitarios X Se contrapone al precepto legal (citar ley y artículo) ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Confirmación por compulsa Comentar con el superior Cumple Continúa al reverso de la cédula Cotejado con normatividad Pago indebido Diferencias Documento que no cumple DO Documento original FD Faltante de documentación AP Conexión con el archivo permanente MARCAS DESCRIPCIÓN P Planos que sirven de soporte G Números generadores GASE GE E 46 Números generadores de la Auditoría Superior del Estado Números generadores del ente auditado Estimaciones FE ïndices de actualización PU Precios unitarios sujetos a revisión V+ Volumen de más ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Dt 7.7. Deductiva LLAMADAS DE AUDITORÍA Las llamadas de auditoría son letras o números por los cuales se relacionan conceptos o cifras de la misma cédula o se remite a las notas de pie para explicaciones o aclaraciones. 7.8. REGLAS GENERALES DE APLICACIÓN Todo el personal de la Auditoría Superior del Estado que realice trabajos de auditoría deberá observar las siguientes reglas para el empleo de índices, marcas y llamadas de auditoría: 1. Los índices de auditoría deberán anotarse en el extremo superior derecho de los papeles de trabajo, con lápiz rojo. 2. Las marcas y llamadas de auditoría deberán anotarse con lápiz rojo e inmediatamente después de las cifras o conceptos a los que se refieran. 3. Los índices, marcas y llamadas de auditoría se anotarán en el momento en que se realice el examen. 47 4. Cuando se relacionen datos de la misma cédula, la llamada tendrá una letra mayúscula. Cuando se trate de notas aclaratorias, se utilizarán número arábigos. 5. La fuente de información se anotará invariablemente al calce del papel de trabajo y deberá contener todos los datos necesarios para su identificación. 6. Un índice cruzado a la izquierda de una cifra o concepto indicará la cédula de donde provenga la información; a la derecha, significará que se trata de una cédula fuente de los datos y que se remite a otra cédula. 7. Todas las cédulas que contengan información homogénea se numerarán en forma consecutiva abajo del índice. Por ejemplo, si ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO son 30 hojas relacionadas con el capítulo 1000 de Ingresos, se numerarán IN-1/30, 2/30 . . . 30/30. 8. Cuando sea necesario utilizar un índice, marca o llamada de auditoría que no se haya establecido en la guía respectiva, su significado se explicará al calce del papel de trabajo correspondiente. 8. 8.1. 48 FASES DE LA AUDITORÍA PLANEACIÓN Antes de ejecutar el trabajo de auditoría, el auditor deberá realizar una investigación para definir los objetivos de la revisión, su alcance, los procedimientos y recursos necesarios, y la oportunidad para aplicarlos; y precisarlos en el programa de auditoría. Para efectos del Informe de Resultados sobre la Revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios, la planeación de las auditorías se efectuará en las siguientes etapas: 1. Estudio previo ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 2. Selección del ente, programa, sistema o rubro por auditar 3. Establecimiento de los objetivos de la revisión 4. Análisis general del área a auditar 5. Estudio preliminar del sistema de control interno 6. Elaboración del Programa Específico de Auditoría 7. Supervisión de la fase de planeación 8.1.1. Estudio Previo Como parte del trabajo de gabinete, se deberá obtener y analizar la información financiera, patrimonial, programática y presupuestal contenida en la documentación que a continuación se describe, y formular cuadros y matrices de ésta: 1. Cuenta Pública a) Examinar los principales programas de la dependencia, órgano descentralizado o entidad, impactos financieros, administrativos y su grado de cumplimiento. 49 b) Establecer si las explicaciones de las variaciones programáticopresupuestales que se consignan en la Cuenta Pública son congruentes. c) Precisar los conceptos o capítulos presupuestales en que existan indicios de errores e irregularidades cometidos en el manejo del presupuesto o en el cumplimiento de la normatividad aplicable. d) Identificar los principales cambios de políticas contables, analizar las notas de los estados financieros para establecer líneas de investigación, examinar la dinámica de las cuentas y precisar las partidas más significativas o relevantes. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO e) Con base en el dictamen del auditor externo y, en su caso, en el dictamen fiscal, determinar la existencia y recurrencia de salvedades (cuando se trate de entidades). 2. Informe de Resultados. a) Examinar las revisiones practicadas en años anteriores y precisar su enfoque. b) Determinar si los rubros auditados en años anteriores requieren revisiones respecto a la Cuenta Pública en revisión, o si existen otros aspectos que ameriten nuevas auditorías. c) Analizar los resultados y evaluar las recomendaciones formuladas. 3. Informe Previo a) Verificar si la Auditoría Superior del Estado se comprometió a revisar una operación, concepto, rubro o programa específicos de alguna dependencia, órgano descentralizado o entidad. b) Analizar las respuestas de los cuestionarios sobre el cumplimiento de los Principios de Contabilidad Gubernamental y de procesos jurídico-normativos; y clasificar las respuestas por áreas, funciones, operaciones, etc., a efecto de que, en su caso, se cuente con elementos de juicio adicionales para desahogar una línea de investigación. 4. Información estadística 50 a) Obtener índices de gestión (servicios proporcionados, inversiones realizadas, proyectos realizados y ejecutados, camas ocupadas en hospitales, suministro de agua potable en pipas, viviendas asignadas, etc.) de la dependencia, órgano descentralizado o entidad. b) Elaborar cuadros y gráficas de tendencias (Gantt, pastel, barras, puntas, etc.) de los conceptos y cifras más significativos. c) Analizar los criterios y políticas que utiliza la dependencia, órgano descentralizado o entidad para medir la eficiencia y eficacia de sus áreas. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 5. Programa anual de auditoría interna a) Definir el grado de cobertura y cumplimiento del programa. b) Analizar si el programa prevé acciones tendentes a mantener y mejorar el sistema de control interno referente a las operaciones de la dependencia, órgano descentralizado o entidad. c) Tipos de auditorías realizadas y sus resultados. d) Seguimiento a las observaciones y recomendaciones, aclaraciones y aplicación. 6. Archivo permanente a) Decreto de creación o escritura constitutiva o contrato de fideicomiso, según sea el caso; sus modificaciones y documentación de carácter informativo. Determinar el propósito que persigue la dependencia, órgano descentralizado o entidad, y su actividad principal. b) Actas e informes del consejo u órgano de gobierno y de las asambleas. Identificar los aspectos o conceptos más relevantes, correlacionar dichos aspectos con los detectados en el análisis de otros documentos o en otras actividades de planeación (plática de inducción, recorridos, etc.) y verificar el cumplimiento de los acuerdos del órgano de gobierno. c) Manual general de organización. Estudiar la estructura orgánica 51 de la dependencia, órgano descentralizado o entidad. d) Manuales de procedimientos autorizados. Verificar la existencia y aplicación de los manuales de procedimientos establecidos en la dependencia, órgano descentralizado o entidad. 7. Informes de evaluación dirigidos por el titular de la dependencia, órgano descentralizado o entidad a la Auditoría Superior del Estado. a) Identificar los aspectos o conceptos más relevantes de dichos informes. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO b) Correlacionar dichos aspectos con los detectados en el análisis de otros documentos en otras actividades de planeación (plática de inducción, recorridos, etc.) 8.1.2 Selección del Ente, Programa, Sistema o Rubro por Auditar Una vez analizada la información y documentación antes mencionada, se determinarán tanto las dependencias, organismos descentralizados, entidades, unidades, programas, sistemas y rubros por auditar como las estrategias y políticas generales para la revisión. Dada la magnitud del universo por auditar, la revisión se debe hacer de manera selectiva, por muestreo, por lo que es imperativo aplicar una serie de criterios que permitan seleccionar de manera eficiente y objetiva los aspectos prioritarios y de mayor impacto en el uso de los recursos públicos; y garantizar que en la ejecución de las auditorías se cumplan los requisitos de importancia, suficiencia, propiedad y confidencialidad. 8.1.2.1. Criterios de Selección Los criterios de selección de las auditorias son aquellos lineamientos, directrices o indicadores que permiten identificar y ubicar los rubros o áreas por revisar, a fin de orientar la tarea fiscalizadora. 1. Criterios Generales 52 Los criterios generales que se apliquen permitirá orientar la selección de los entes, programas, rubros o sistemas por revisar, Dichos criterios son los siguientes: a) Importancia relativa. Mediante este criterio, se consideran los rubros de ingreso, gasto e inversión, los programas y los sistemas que involucraron recursos considerables, que presentaron variaciones cuantiosas entre los montos presupuestados y los ejercidos, que implicaron observaciones importantes, o bien, que ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO incumplieron las actividades institucionales de impacto relevante en los diferentes objetivos previamente establecidos. b) Exposición al riesgo. Con base en este criterio, se identifican los rubros propensos a ineficiencias, irregularidades e incumplimientos de objetivos y metas. c) Interés general. Este criterio permite elegir los programas institucionales y rubros de mayor importancia por su naturaleza, impacto social o trascendencia para la ciudadanía. d) Presencia y cobertura. En función de estos dos criterios, se incorporan programas y entes con asignaciones presupuestales no significativas, a fin de garantizar que, eventualmente, todos los entes y conceptos susceptibles de auditar (por estar contenidos en la Cuenta Pública) sean objeto de fiscalización. 2. Criterios específicos Los criterios específicos delimitan el ámbito por revisar y son los siguientes: a) Monto significativo en el gasto o ingreso público. b) Incremento o reducción presupuestales significativos en relación con el ejercicio anterior. c) Diferencias significativas entre los presupuestos estimados o autorizados y los montos recaudados o ejercidos. d) Variaciones importantes en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos. 53 e) Exposición a riesgos de ineficiencia, desperdicio e irregularidades por la naturaleza y características del procedimiento, actividad u operación. f) Vinculación de los objetivos y acciones de los programas seleccionados con las prioridades establecidas. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO g) Participación del monto erogado por programa y su comparación con el gasto programático del Gobierno del Estado de Zacatecas y sus Municipios. h) Importancia de la variación del monto erogado por programa en la variación del gasto programático de dependencias, organismos descentralizados o entidades del Gobierno del Estado y sus Municipios i) Relevancia de las variaciones que registró la participación del programa en la estructura del gasto por ámbito de acción. j) Magnitud de las variaciones registradas en las metas o gastos de los programas respecto a lo aprobado en los respectivos Presupuestos de Egresos. k) Cobertura de los ámbitos programáticos. l) Problemas recurrentes en el rubro por auditar e importancia de éste en relación con los objetivos de la Administración Pública del Estado y Municipios. m) Observaciones derivadas de revisiones anteriores que no se hayan solventado en el tiempo pertinente. n) Factibilidad de realización de los programas en términos de tiempo y de recursos. o) Recomendaciones que se hayan implementado relativas al sistema de control interno determinadas en auditorías anteriores. Se exceptúan de estos criterios las auditorías que, por su importancia, 54 de económica, financiera, política o social, soliciten la Comisión Vigilancia y/o el Pleno de la H. Legislatura del Estado. 8.1.3. Establecimiento de los Objetivos y Alcance de la Revisión El objetivo primordial de las auditorías que realiza la Auditoría Superior del Estado es verificar el resultado de la gestión financiera del Gobierno y Municipios del Estado de Zacatecas y si éste fue congruente con lo dispuesto en la Ley de Ingresos y el Presupuesto de ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Egresos, así como con normatividad aplicable. los programas aprobados y demás Los objetivos específicos de la revisión deberán estar vinculados con el objetivo general descrito en el párrafo anterior, enunciarse en forma explícita y concisa, ser factibles y susceptibles de medir, y expresar resultados concretos. En el establecimiento de estos objetivos deberán participar los auditores con mayor experiencia, debidamente supervisados por su Director de Área. Para formular un objetivo de auditoría debe considerarse lo siguiente: 1. Determinar claramente el objeto o materia de auditoría, de acuerdo con la terminología financiera, administrativa, contable, programática, jurídica, de obra pública, etc., y sujetarse a los términos que se establezcan en el alcance de la auditoría. 2. Establecer de manera objetiva, clara y precisa con qué finalidad se analizará la materia u objeto de auditoría, considerando el alcance de la revisión. 3. Identificar las operaciones, actividades, sistemas o procedimientos que serán revisados, a fin de delimitar el campo por auditar. Una vez que sea determinado el objetivo, se precisará el alcance de la auditoría, en el cual se indicará, en términos cualitativos, y cuantitativos, la extensión y profundidad (cobertura) del trabajo de revisión; se delimitará la materia u objeto de la auditoría; y se enunciarán, en términos generales, los principales medios, técnicas y procedimientos que se emplearán en la revisión. Luego de seleccionar el ente, programa, sistema o rubro por auditar, y 55 el una vez establecido el objetivo de la revisión y de determinar alcance, las Direcciones de Auditoría elaborarán el Proyecto de Auditoría, que es el documento en el cual se presentan, además del ente y los objetivos, el alcance, la justificación y la aprobación de la auditoría. 8.1.4. Análisis General del Área. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO El propósito de esta fase es delimitar el campo de interés e identificar las áreas de auditoría. Esto se obtiene mediante dos etapas de investigación: 1. Acopio de información. 2. Trabajo de gabinete. En la primera etapa se reúne toda la información de fuentes tales como archivo permanente, leyes y normas aplicables, informes de auditorías anteriores, manuales, procedimientos, boletines, estructuras orgánicas y plantillas de personal autorizadas, contratos celebrados y demás información inherente al ente y rubro por auditar. La segunda etapa incluye la revisión, selección y análisis de la información; la definición y uniformidad de los criterios de auditoría, se basan en la información obtenida. 8.1.5. Estudio Preliminar del Sistema de Control Interno El sistema de control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que adopta la dependencia, órgano descentralizado o entidad para salvaguardar sus recursos; obtener información suficiente, oportuna y confiable; promover la eficiencia operacional; y asegurar la observancia de las leyes, normas y políticas en vigor, con objeto de lograr el cumplimiento de las actividades institucionales y los objetivos establecidos. El auditor debe evaluar la suficiencia y efectividad del sistema de control interno establecido por el ente por auditar, con el propósito de verificar que los procedimientos, políticas, mecanismos, registros, etc., que lo integra sean efectivos y funcionen de acuerdo con lo previsto, y que los objetivos de control que persigue el propio sistema se estén cumpliendo. 56 En la planeación se efectúa un estudio preliminar del sistema de control interno para definir la oportunidad y alcance de las pruebas que habrán de efectuarse. Tal estudio se profundizará en la etapa de ejecución. Por tanto, la finalidad del estudio preliminar del sistema de control interno es identificar los procedimientos que aplica el ente en relación ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO con el rubro, sistema, programa o concepto por revisar; después, se evalúa el diseño de dichos procedimientos para verificar si garantizan el adecuado control interno. Asimismo, mediante entrevistas y cuestionarios al personal del ente, se evalúan los procedimientos que se aplican en la práctica para el control del rubro, sistema, programa o concepto en revisión; se realiza una descripción de las actividades y se elaboran los diagramas de flujo correspondientes. Lo anterior permite comparar los procedimientos utilizados por el ente con los establecidos en sus manuales, y señalar las diferencias detectadas. Con base en el análisis y evaluación de la documentación e información obtenidas, se determina el grado de confianza que se depositará en el control establecido, así como la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Con ello inicia la elaboración del Programa Específico de Auditoría. En el estudio y evaluación del sistema de control interno, el auditor de la Auditoría Superior del Estado deberá determinar en qué grado puede apoyarse en el trabajo de los auditores internos o contralores para tener una seguridad razonable de que el sistema de control funciona correctamente y, de ese modo, evitar la duplicación de esfuerzos. 8.1.6. Elaboración del Programa Específico de Auditoría 57 Las Direcciones de Auditoría elaboran un programa específico de auditoría por cada revisión comprendida en el Programa General de Auditoría: Todos los programas específicos serán firmados por el Director de Área respectivo. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO En dichos programas se indica lo siguiente: ente. rubro, programa o sistema por auditar; clave de la auditoría, fechas de inicio y término, tipo, objetivo y fases; fechas de inicio y término de cada fase; cantidad de días requeridos; nombres de los servidores públicos comisionados, líder del proyecto y total de días de la revisión. Por lo anterior, el Programa Específico de Auditoría se integra conforme a una secuencia lógica, acorde con las fases de la revisión, y en él, se indica la oportunidad y el tiempo requerido para llevarlo a cabo. Por ello, es la base del seguimiento que la Auditoría Superior del Estado realiza del programa general de auditoría. Para designar al personal que llevará cabo los trabajos de planeación, se tomará en cuenta el grado de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participarán en la revisión, se fijarán las cargas de trabajo de modo que no resulten excesivas para el personal ni le permitan permanecer ocioso, y se determinarán los recursos técnicos y materiales requeridos. Los servidores públicos responsables de la planeación integrarán un expediente con el soporte documental de los trabajos reportados como resultado de la planeación, el cual servirá para elaborar el programa detallado de ejecución. En su caso, se integrará o actualizará el archivo permanente de la dependencia, órgano descentralizado o entidad. La planeación de la auditoría no debe tener un carácter rígido. El auditor debe estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo de éste se encuentre con circunstancias no previstas, y cuando los resultados del trabajo hagan necesario variar o ampliar el programa establecido previamente. Por tanto, la planeación no debe entenderse únicamente como una etapa inicial anterior a la ejecución del trabajo, sino que debe continuar durante el desarrollo de la auditoría. 8.1.7. Supervisión en la Fase de Planeación 58 En la fase de planeación, la actividad de supervisión se enfocará a lo siguiente: ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 1. Verificar que en la formulación de los proyectos de auditoría se hayan tomado en consideración los criterios de selección, que son las directrices, lineamientos o indicadores que permiten identificar o ubicar los rubros, programas o sistemas a revisar. 2. Confirmar que en el Programa General de Auditoría se hayan incorporado los proyectos de auditoría seleccionados. 3. Vigilar que en la elaboración de los Programas Específicos de Auditoría estén claramente definidos los objetivos de las revisiones, ya que con base en ellos se determinarán los procedimientos, técnicas, personal y alcance de la auditoría. 4. Constatar que en el alcance de la auditoría se delimite claramente el grado de profundidad de la revisión, para alcanzar los objetivos de ésta. 5. Cuidar que se haya realizado una investigación preliminar a fin de definir los entes, rubros, programas, denuncias o sistemas por auditar; los objetivos, alcances, procedimientos y metodologías de las revisiones; los recursos humanos y materiales por emplear; y la oportunidad para llevar a cabo las revisiones. 6. Verificar que en la selección del personal que integrará el equipo de auditoría se hayan tomado en cuenta la experiencia, capacidad y habilidad de los auditores. 7. Vigilar que los miembros del grupo de auditoría tengan una comprensión clara y precisa del trabajo por realizar. 8.2. 59 EJECUCIÓN La fase de ejecución de la auditoría comprende la aplicación de pruebas, la evaluación de controles y registros, y la recopilación de evidencia suficiente, competente, confiable y pertinente para ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO determinar si los indicios de irregularidades detectados en la fase de planeación son significativos para efectos del informe. Las conclusiones estarán relacionadas con los resultados de pruebas sustantivas practicadas para evaluar el desempeño del ente auditado; la exactitud o razonabilidad de la información que éste genera; la confiabilidad de los sistemas, controles y procedimientos clave que aplica; y el cumplimiento de las disposiciones que regulan su actividad. La ejecución de una auditoría comprende las siguientes actividades: 1. Estudio y evaluación del sistema de control interno. 2. Aplicación de pruebas y obtención de evidencia. 3. Determinación de hallazgos y formulación de recomendaciones. 4. Integración de los papeles de trabajo. 5. Supervisión en la fase de ejecución. 8.2.1. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno El estudio y evaluación del sistema de control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma de ejecución de la auditoría, de establecer el grado de confianza que se va a depositar en esa actividad, y de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que se dará a los procedimientos aplicables en la revisión. 8.2.1.1. Concepto 60 El examen y evaluación del sistema de control interno es la investigación y análisis que el auditor realiza del sistema de control interno establecido en las dependencias, organismos descentralizados o entidades del Gobierno del Estado y sus Municipios y la prueba a ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO que se somete ese sistema. Lo anterior, con el propósito de verificar que los procedimientos, políticas y registros que lo integran sean suficientes, efectivos y funcionen de acuerdo con lo previsto, y que se estén cumpliendo los objetivos que persiguen. 8.2.1.2. Objetivos Los objetivos del examen y evaluación del sistema de control interno son los que se mencionan a continuación: 1. Definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas que habrán de practicarse para efectos de una auditoría. 2. Evaluar la idoneidad del sistema que se emplea para realizar cierto programa, servicio, actividad o función. 3. Determinar la causa por la cual no se haya logrado un desempeño satisfactorio. 8.2.1.3. Responsabilidad del Auditor en el Examen y Evaluación del Sistema de Control Interno La responsabilidad del auditor es verificar si el sistema de control interno contribuye al logro de los objetivos y metas organizacionales, para lo cual deberá realizar las actividades que se enumeran enseguida: 1. Cerciorarse de la existencia y funcionalidad de los procedimientos y mecanismos para la salvaguarda de los recursos en general, así como del debido uso y funcionamiento de éstos últimos. 2. Verificar si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las operaciones y si los métodos y procedimientos utilizados permiten confiar en que la información financiera y operacional que de ellos emana refleja adecuadamente lo referente a la obtención y empleo de los recursos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas de los programas. 3. Cerciorarse de la existencia e idoneidad de los criterios 61para identificar, clasificar y medir los datos relevantes de la operación, y de que se hayan adoptado parámetros adecuados para evaluar la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 4. Comprobar que los procedimientos establecidos garanticen el cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas, políticas y otras disposiciones de observancia obligatoria. 8.2.1.4. Metodología para el Examen y Evaluación del Sistema de Control Interno El examen y evaluación del sistema de control interno forma parte de la planeación y ejecución de una auditoría. La metodología para el examen y evaluación del sistema de control interno se compone de las siguientes etapas. 1. Investigación previa 2. Evaluación preliminar 3. Evaluación final 4. Información de resultados Cada etapa debe centrarse en la identificación de los aciertos y debilidades del sistema de control interno. La metodología para el examen y evaluación del sistema de control interno es de carácter enunciativo, mas no limitativo, por tanto, se podrán adoptar otros procedimientos complementarios, de acuerdo con las características particulares y la naturaleza de las dependencias, organismos descentralizados o entidades. 8.2.1.4.1. Investigación Previa 62 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO La investigación previa consiste en recabar toda la información que se requiera para realizar el examen y evaluación del sistema de control interno. Las actividades por realizar en esta etapa son dos: 1. Recopilación y análisis de información general del área. El auditor deberá conocer los datos generales del área (objetivos, políticas, estructura orgánica y marco jurídico) que será sujeta a revisión o de aquella en que se desarrolla el procedimiento por revisar. 2. Identificación de los riesgos del procedimiento y de los objetivos específicos de control. El reconocimiento de los riesgos del procedimiento y de los objetivos específicos de control, ofrecerá al auditor un primer punto de referencia para determinar la suficiencia y efectividad del sistema de control interno empleado en el área o en el procedimiento por revisar. Una vez identificados los riesgos y los objetivos específicos de control, el auditor debe conocer el procedimiento que se sigue para el desarrollo de las operaciones, a fin de que identifique posteriormente los elementos del sistema de control interno que se haya establecido. Para la obtención de información, se pueden utilizar los siguientes medios: 1. Entrevista. Es una conversación que se realiza con un propósito definido, en la cual participan el entrevistador y el o los entrevistados. Se hacen cuestionamientos o preguntas al personal que ejecuta las operaciones, con el objeto de conocer con precisión el desarrollo del procedimiento en estudio, además de cerciorarse de que el personal responsable conoce las políticas y procedimientos vigentes. 2. Cuestionario. Constituye una herramienta estructurada con preguntas orientadas a obtener información acerca del tema que se proponga investigar (qué controles existen, qué actividades se desarrollan y quién ejecuta cada una de ellas). Es conveniente que las preguntas se agrupen conforme a criterios que faciliten el análisis y la interpretación adecuada de los datos. 63 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 3. Recopilación de documentos. Implica la obtención, por parte del auditor, de la documentación (como manuales de organización y procedimientos) que contribuye al desarrollo de las operaciones de la entidad. 4. Observación. Es el acto de presenciar, de inicio a fin, una o más operaciones seleccionadas para formarse una idea propia y más objetiva del procedimiento estudiado. Es importante no omitir datos que posteriormente se consideren necesarios, ni perder tiempo en detalles irrelevantes que sólo desvíen los recursos de la auditoría. Los tres métodos que se conocen para registrar la información derivada de dicho examen y evaluación se exponen enseguida: 1. Método gráfico. Consiste en esquematizar el procedimiento que se revisa, mediante el empleo de símbolos y barras. El diagrama de flujo es un modelo gráfico que muestra las operaciones que integran un procedimiento o proceso, el flujo de la información y documentación que se originan en éstos, y las unidades organizacionales encargadas de llevarlo a cabo. 2. Método descriptivo. Se refiere a la narración escrita de un procedimiento y de los aspectos específicos del sistema de control interno que intervienen en él. Puede contener en detalle un procedimiento completo o sólo parte de éste, y elementos que integran el sistema de control o puntos específicos. 3. Cuestionarios de control interno. Son documentos basados en preguntas, que presentan los puntos claves del procedimiento y de los elementos que componen el sistema de control interno establecido. El cuestionario puede constituirse por preguntas abiertas (aquellas cuyas respuestas pueden ser amplias) o cerradas (aquellas que se contesten con sí o no). Esta evaluación brindará al auditor el primer elemento para confiar o no en el sistema de control interno del área o procedimiento sujeto a examen. La información que obtenga deberá incluir lo siguiente: 64 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 1. Las operaciones del proceso y el flujo general de éstas. 2. Los departamentos o áreas, y el personal responsables del procedimiento, los documentos y registros correspondientes. 3. Los resultados o productos que se obtengan en el procedimiento examinado. 4. Los principales controles incluidos en el procedimiento. 8.2.1.4.2. Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno La evaluación preliminar del sistema de control interno, consiste en el trabajo que el auditor realiza para determinar la suficiencia y efectividad de ese control. Los pasos a seguir se indican enseguida: 1. Evaluación del ambiente del sistema de control interno El ambiente de control interno representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de un ente, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son la actitud del titular del ente auditado, la competencia e integridad del personal y la vigilancia y evaluación del sistema de control. Sobre el particular, el auditor deberá evaluar lo que se menciona a continuación: a) La actitud del titular de la dependencia, órgano descentralizado o entidad respecto a la importancia, utilidad y necesidades del control interno. Para ello, verificará los puntos que se exponen enseguida: - Que sea oportuno el establecimiento por escrito de políticas, procedimientos y registros. - Que la comunicación del área sea descendente y ascendente, de manera que permita la retroalimentación respecto a la operación y vigilancia del sistema de control. 65 ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO - Que las actividades y transacciones se efectúen con la autorización correspondiente; que la persona que autoriza las operaciones tenga el nivel jerárquico adecuado, así como los conocimientos suficientes para determinar si aquellas proceden. - Que el formato, creación y uso de los documentos y registros estén definidos claramente en la organización. b) Competencia e integración del personal Para que un ente logre sus objetivos y metas, debe contar con recursos humanos que reúnan las características requeridas de competencia profesional e integridad personal. Por lo anterior, el auditor observará si, para mejorar la calidad de los recursos humanos en la organización, el titular del ente auditado promueve acciones como las siguientes: - Determinación e implantación de procedimientos efectivos para reclutamiento y selección del personal. - Establecimiento de un sistema de estímulos que contribuya a mejorar el desempeño de sus empleados. - Evaluación periódica del personal para determinar las necesidades de capacitación y el grado de supervisión y motivación. Implantación de programas de capacitación. Vigilancia y evaluación del sistema de control interno c) El auditor determinará si el titular del ente en revisión verifica periódicamente la efectividad del sistema del control interno, los criterios de evaluación que utiliza y las acciones que promueve, en caso de encontrar ineficiencias. En el Anexo No. 4, se muestra un ejemplo de cédula para la evaluación del ambiente de control interno de un ente. 2. Identificar tanto los elementos que integran el sistema de control interno como las debilidades de éste por lo que respecta al procedimiento. ASE/MA/01 CLAVE 66 PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO El auditor debe analizar la información de los papeles de trabajo, con el fin de identificar los elementos del sistema de control interno y las debilidades de éste por lo que concierne al procedimiento. Identificar una actividad que esté relacionada con alguno de los riesgos del procedimiento se constituye en una actividad de control. Las condiciones o características del área, así como sus políticas, son factores de control que facilitarán la aplicación de éste. La ausencia de algún elemento necesario del sistema de control o la presencia de alguna actividad que pudiera repercutir negativamente en el logro de los objetivos específicos del sistema, se constituirá en una debilidad o deficiencia de éste. 3. Relacionar los elementos del sistema de control con los riesgos y los objetivos específicos de control. El siguiente paso, consiste en elaborar una matriz de control, la cual constituye el principal papel de trabajo derivado del examen y evaluación del sistema de control interno y se integra por: a) Objetivos específicos de control. b) Riesgos del procedimiento. c) Controles. d) Factores que promueven la aplicación del control. La matriz debe permitir que los controles sean relacionados con los riesgos que se pretende reducir con ellos, y tener un espacio para asentar el resultado de la evaluación de cada riesgo (véase el Anexo No. 5). 4. Determinar si el sistema de control interno, aparentemente, hace administrables los riesgos y coadyuva al logro de los objetivos de control. ASE/MA/01 CLAVE 67 PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO El producto de la evaluación inicial se obtiene cuando el auditor determina si es administrable cada riesgo y si es factible el logro de los objetivos específicos de control. Para realizar esa evaluación, es necesario que el auditor analice los controles relacionados con cada riesgo, a fin de verificar: a) La medida en que cada control puede hacer administrable el riesgo. b) La forma en que el conjunto de controles puede hacer administrable el riesgo. c) Si algunos controles son aparentemente innecesarios. d) La forma en que las deficiencias disminuyen la efectividad del sistema de control interno. El auditor evaluará el sistema de control respecto a cada riesgo en particular, con base en los siguientes aspectos: a) El sistema de control interno, aparentemente, sí hace factible la administración del riesgo. b) Aparentemente, es parcialmente factible el logro de los objetivos de control. c) Aparentemente, no es factible el logro de los objetivos de control. 5. Decidir si se deben aplicar pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas (las primeras, a los controles durante las transacciones; y las segundas, a las operaciones y los resultados que producen). Las pruebas de cumplimiento se aplican en las auditorías de sistemas; y las sustantivas se aplican en los demás tipos de auditoría, como se detallará en el apartado 8.2.2., “Aplicación de Pruebas y Obtención de Evidencia”. Con la evaluación de riesgos y objetivos, se determinará si procede aplicar pruebas de cumplimiento a los controles, o bien, pruebas sustantivas a las operaciones. Para ello, debe considerarse lo siguiente: ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO a) Si un objetivo, aparentemente, puede ser cumplido en forma parcial mediante el sistema de control interno, procede la realización de 68 pruebas de cumplimiento a los controles aplicables a los riesgos ubicados en los incisos a) y b); y pruebas sustantivas a las operaciones de los situados en el inciso c), del punto 4 anterior, excepto cuando estos últimos no sean representativos en el procedimiento global. b) Si un objetivo, aparentemente, no puede ser cumplido mediante el sistema de control interno, procede realizar pruebas sustantivas a las operaciones. c) Si un objetivo, aparentemente, puede ser cumplido, pero existe exceso de controles, procede efectuar pruebas de cumplimiento. Se considera necesario mencionar las consecuencias de que el auditor se forme un juicio equivocado sobre el resultado de su trabajo: a) Si en una primera evaluación, el auditor opina que el sistema es adecuado cuando en realidad no lo es, invertirá tiempo y recursos en probar su buen funcionamiento, en vez de efectuar pruebas sustantivas para determinar si las debilidades han producido desviaciones o deficiencias en las operaciones. b) Ahora bien, si el auditor estima que el sistema es malo cuando en realidad es bueno, invertirá tiempo y recursos en diseñar y aplicar pruebas sustantivas muy profundas a las operaciones, en vez de haber practicado una revisión más superficial. 8.2.1.4.3. Evaluación Final del Sistema de Control Interno Si en la evaluación preliminar se determina que, aparentemente, el sistema de control interno contribuye a que los objetivos de control se cumplan y que los riesgos sean administrados, se debe probar que dicho sistema funciona en la práctica y que opera según lo planeado. La evaluación final se hace mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA 69 MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Las pruebas de cumplimiento son los procedimientos que un auditor aplica para recabar evidencia de que el sistema de control interno funciona o no, la cual servirá de apoyo para emitir una evaluación final. El auditor debe decidir cuáles y cuántos controles verificar; para ello tomará en cuenta estos factores: 1. La dificultad de mantener en funcionamiento algunos controles. 2. La importancia de los riesgos que se están administrando, así como de los objetivos específicos de control dentro del procedimiento. 3. El peso o importancia que cada elemento del sistema tiene para el logro del objetivo específico de control. 4. La confianza que tenga en el sistema de control. Existen dos tipos de pruebas de cumplimiento: 1. Pruebas detalladas. Son aplicables a los controles que constan en documentos y se realizan de la siguiente forma: a) Mediante muestreo, con base en el conocimiento y experiencia del auditor, se selecciona la información de los documentos que se deben verificar. b) Se comprueba si consta en los documentos la aplicación del control. 2. Pruebas de observación. Son aplicables a los controles que se aplican sin dejar evidencia documentada y sólo pueden ser efectuadas cuando el auditor observa la operación. Las pruebas de cumplimiento deben encaminarse a determinar quién aplica el control, en qué momento y con qué calidad. Las pruebas de cumplimiento proporcionan al auditor los elementos necesarios para determinar el grado de confianza que puede depositar en el sistema de control interno. Los resultados a que se pueden llegar son los siguientes: ASE/MA/01 CLAVE 70 PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 1. El sistema de control interno se aplica de acuerdo con lo planeado. 2. El sistema de control interno se aplica en algunas ocasiones de acuerdo con lo planeado. 3. El sistema de control interno no se aplica de acuerdo con lo planeado. Con base en los resultados de la evaluación final, el auditor puede opinar sobre la suficiencia y efectividad del sistema de control interno del área auditada. 8.2.1.4.4. Información de Resultados El auditor presentará un informe de resultados como producto del examen y evaluación del sistema de control interno; en él incluirá aspectos como los que se mencionan a continuación: 1. Situaciones que denoten vulnerabilidad ante los riesgos a los que está sujeta la dependencia, órgano descentralizado o entidad. 2. Oportunidades de mejora para el sistema de control interno. 3. Elementos de control que, adicionados al procedimiento, promuevan la eficiencia de las operaciones. 4. Elementos de control que apoyen el cumplimiento de las disposiciones legales. 5. Elementos de control que deban ser eliminados por considerarse innecesarios o excesivos. Dicho informe puede presentarse como parte del informe de auditoría o por separado, con los resultados definitivos. 8.2.2. Aplicación de Pruebas y Obtención de Evidencia Con base en el resultado del examen y evaluación del sistema de control interno, se determinarán la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas sustantivas que se aplicarán para la obtención de evidencia apropiada. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO La evidencia deberá ser suficiente y competente para formarse71 una opinión sobre la razonabilidad y exactitud de las cifras presentadas por el ente auditado, la observancia de la normatividad en sus operaciones, y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a sus actividades. Con objeto de obtener evidencia suficiente y competente, el auditor deberá aplicar los procedimientos de auditoría apropiados para sustentar su opinión respecto a los hechos, situaciones, causas y efectos de los cuales haya tenido conocimiento, y que se refieran a las operaciones revisadas. A fin de reunir los suficientes elementos de juicio, el auditor aplicará los procedimientos que juzgue necesarios de acuerdo con los objetivos de la revisión, la amplitud del universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo. La aplicación de pruebas y la obtención de evidencia suficiente y competente deben seguir una secuencia lógica, que en términos generales es la siguiente: 1. Recopilación de datos. 2. Registro de datos. 3. Análisis de datos. 4. Evaluación de datos. 8.2.2.1. Recopilación de datos Para la recopilación de datos, el auditor puede valerse del estudio documental, la observación directa o entrevista, entre otros medios. Dado el volumen de las operaciones que se llevan a cabo en las dependencias, organismos descentralizados y entidades, el auditor se ve obligado a emplear el muestreo en sus revisiones; para ello, recurre a pruebas selectivas. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Al igual que el muestreo, la prueba selectiva tiene por objeto obtener información acerca del conjunto o universo, mediante el examen de una o varias partes de éste. 72 El muestreo puede ser dirigido o estadístico. El muestreo dirigido, con base en su criterio y experiencia profesional, el auditor elige el tamaño y las características de la muestra. El muestreo estadístico es aquel en que el tamaño y características de la muestra se determinan por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades. 8.2.2.2. Registro de Datos Una vez recopilada la información, se debe registrar ésta, para asentar por escrito los hechos en el momento en que se detectan. En esta etapa, el auditor puede auxiliarse de gráficas, tablas, descripciones, organigramas, diagramas y árboles de decisiones, entre otros recursos gráficos. Este registro se efectuará en los papeles de trabajo. Es importante mencionar que el registro no se limita a los datos recopilados, sino que debe abarcar también el resultado obtenido del análisis y de la evaluación de resultados. 8.2.2.3. Análisis de Datos Cuando se termina la recopilación y registro de datos, se procede al análisis de éstos. En este proceso, la información obtenida se somete a una crítica objetiva, previa descomposición del todo en sus partes, con el fin de formarse un juicio sobre el modo en que se desarrollan las operaciones auditadas. El análisis debe satisfacer principalmente los siguientes requisitos: 1. Conocer el hecho al que se aplica. 2. Describir el hecho analizado. 3. Examinar críticamente su objeto. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 4. Establecer comparaciones. 5. Definir las relaciones que el hecho analizado guarda con otros elementos. 73 6. Identificar y explicar las deficiencias, sus causas y sus efectos. Para el análisis de datos, es muy eficaz la actividad interrogativa, es decir, la sucesión de preguntas para comprender los hechos, por ejemplo: qué, cómo, cuándo, dónde, por qué, para qué, cuánto. 8.2.2.4. Evaluación de Datos Al concluir la etapa de análisis, se debe proceder a la evaluación de los resultados a que ha llegado el auditor. En primer instancia, será necesario comprobar si los objetivos de la auditoría ya han sido cumplidos y si el auditor tiene elementos de juicio suficientes para que forme una opinión profesional sobre los hechos y situaciones que ha examinado. En este punto, el auditor debe considerar que ya han sido analizadas las operaciones y se han determinado las observaciones (deficiencias e irregularidades), así como las causas (que dan origen a las observaciones) y sus posibles efectos (repercusión o riesgos a los que están expuestas las operaciones) que alteran el proceso y que evitan su adecuado funcionamiento. Seguidamente, se plantearán una o varias recomendaciones, a fin de que se corrijan los hechos observados y se ataquen las causas. 8.2.3. Determinación de Recomendaciones Resultados y Formulación de En una auditoría, debe expresarse la consideración de las causas y efectos del resultado de una prueba para fundamentar la recomendación correspondiente. Para ello, el auditor debe tomar en cuenta lo siguiente: ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 1. El análisis de la información estará orientado a la solución de problemas, e implicará formular deducciones lógicas y juicios de valor acerca de los datos obtenidos tanto en la fase de planeación como en la de ejecución. 74 2. Cualquier elemento adverso de las deficiencias de los controles y registros deberá ser cuantificado, cuando esto sea posible. 3. La relación causa-efecto puede ser una ocurrencia aislada o parte de un patrón que indica un posible quebrantamiento del sistema. 4. Las causas pueden ser externas al sistema y organización revisados; asimismo, los efectos pueden extenderse más allá del ente auditado. La relación causa-efecto deberá ser lo más clara posible para el auditor, con objeto de que éste pueda formular recomendaciones que permitan mejorar la gestión administrativa y financiera. Considerar las causas y efectos de las pruebas de auditoría será un paso necesario antes de determinar los resultados y de elaborar las recomendaciones. Las recomendaciones tendrán un carácter eminentemente preventivo o correctivo y deberán indicar qué parte de los procesos del ente auditado requiere mejoras. Las recomendaciones habrán de ser precisar y prácticas, y deberán orientarse a eliminar las irregularidades detectadas. Al formular las recomendaciones, se considerarán los elementos que aparecen a continuación: 1. La dependencia, órgano descentralizado o entidad a la cual esté adscrita la unidad administrativa auditada. 2. Las opciones de acción que sean viables para el ente auditado, y la factibilidad de aplicar las medidas sugeridas. 3. Los efectos positivos y negativos que la implementación de esas recomendaciones tendría en las operaciones del ente auditado. Todas las recomendaciones se deberán analizar correctamente para garantizar que sean aplicables, costeables y consistentes. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 8.2.4. Supervisión en la Fase de Ejecución 75 En la fase de ejecución, la supervisión cobra gran relevancia, dado que aquí se enfatiza su función, ya que el jefe de departamento asume la responsabilidad de vigilar el trabajo de otros y de evaluar constantemente el avance de la auditoría. En su desarrollo, el supervisor deberá atender, entre otros, los aspectos siguientes: 1. Que el líder del proyecto de la auditoría haya presentado al titular del área por revisar el oficio de comisión del personal designado, para que se facilite el inicio de la revisión y el acceso de las instalaciones del ente auditado. 2. Que los papeles de trabajo contengan la información que el auditor obtuvo en su revisión, pues con ellos sustentará las observaciones y resultados que presente el informe. Es necesario que el supervisor participe con el auditor en el diseño de las cédulas de auditoría; y que formule aclaraciones y comentarios acerca de los índices, marcas y llamadas, del contenido de los papeles de trabajo y de los documentos que, como mínimo, debe contener el expediente de auditoría. 3. Que los papeles de trabajo reúnan las siguientes características: claridad, pulcritud, exactitud, suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia; además que contengan índices, marcas y llamadas que faciliten su lectura e interpretación. 4. Que el equipo de trabajo lleve a cabo la revisión de acuerdo con los objetivos y alcance de la auditoría, en su caso, aclare las dudas que surjan durante la revisión y, sobre todo, que compruebe la aplicación de las técnicas de auditoría. 5. Que el equipo de trabajo de auditores, haya preparado adecuadamente los documentos a su cargo; dejará evidencia de la supervisión con marcas en los papeles de trabajo o con la elaboración de una cédula de puntos o asuntos pendientes (memorándum de pendientes). ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 8.3. ELABORACIÓN DE INFORMES 76 La última fase del proceso de revisión corresponde a la elaboración de informes. Esta comprende la realización de un proyecto de informe, la confronta de aquellos resultados que, a juicio del Director de Auditoría, lo requieran, así como la elaboración del Informe Final de Auditoría (IFA). Los informes de auditoría deberán estar sustentados en evidencia suficiente, competente y pertinente de los hechos observados; su redacción habrá de ser clara, concisa y precisa, de acuerdo con las Normas y Criterios para la Redacción de Informes, el Procedimiento para la Revisión y Autorización del Informe Final de Auditoría, la Guía para la Presentación de Informes y la Guía para la Confronta de Resultados de Auditoría. (En proceso) 8.3.1. Atributos de los Resultados de Auditoría En el apartado de resultados del IFA, se exponen los hallazgos que resultan de aplicar pruebas de auditoría, se formulan las recomendaciones y, en su caso, la promoción de acciones correspondientes. Los resultados de auditoría deberán ser relevantes en cuanto a monto, incidencia, objetivos y metas del rubro sujeto a revisión, y habrán de ser congruentes con el objetivo y el alcance de la revisión correspondiente, conforme a las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y demás normatividad aplicable al ente auditado. En los resultados, no se deben incluir descripciones largas y detalladas, ya que el lector perderá la visión del conjunto, además, los comentarios no le servirán para formarse un criterio objetivo sobre una situación específica. Para precisar un resultado de auditoría, es necesario que el auditor identifique los siguientes atributos: 1. Criterio 2. Condición ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 3. Causa 4. Efecto 5. Recomedación 77 ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA 1. CRITERIO Lo que debería ser (según leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, manuales, procedimientos, prácticas recopiladas en descriptivas, normas aplicables, etc.) 5. RECOMENDACIÓN Acciones necesarias para prevenir y corregir la causa (para evitar la recurrencia de deficiencias y la inobservancia de normas) 4. EFECTO La diferencia y significado entre lo que es y lo que debería ser (consecuencia financiera o administrativa) 2. CONDICIÓN Lo que es (representado por la observación o resultado) 3. CAUSA Origen de la condición (acción u omisión que origina la observación o resultado; puede derivarse de una deficiencia de control interno o una inobservancia de normas aplicables ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Cuando estos atributos no se identifican claramente, el resultado se 78 convierte en un conjunto de datos sin sentido que poco o nada aportan al informe de auditoría. En cambio, si los atributos se precisan, el lector del informe de auditoría comprenderá la posición asumida por los auditores. Una vez que el grupo de auditores haya identificado el resultado de acuerdo con los lineamientos anteriores procederá a determinar el atributo que soporta cada parte de la evidencia obtenida; asimismo cada dato asentado en los papeles de trabajo tendrá que estar relacionado con el tipo de atributo que le corresponda. 1. Criterio El criterio es el estándar (o norma) con que el auditor mide o compara las cifras, las actividades o el desempeño del ente auditado. El criterio se puede establecer con base en las leyes y reglamentos, los Principios de Contabilidad Gubernamental o la normatividad interna del ente auditado (manuales de procedimientos, políticas, descriptivas, etc.). En un hallazgo de auditoría, es factible identificar más de una fuente de criterios. Con lo anterior, se tienen elementos necesarios para calificar la observación mediante la definición de la normatividad infringida. 2. Condición La condición es la determinación objetiva de un hallazgo, como consecuencia de la aplicación de procedimientos de auditoría; se identifica en la práctica de la revisión y responde a objetivos específicos de ésta, en sentido positivo o negativo, según los estándares establecidos en el criterio. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Este atributo está constituido por la observación o resultado, que puede derivarse de deficiencias de control interno, inobservancia de normas aplicables, etc., y que deberá documentarse con evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste en información y documentación que el auditor fundamenta en la razonabilidad y confiabilidad de las operaciones 79 de financieras y presupuestales del ente auditado, así como el grado cumplimiento de los Principios de Contabilidad Gubernamental y demás normatividad aplicable. 3. Causa Este atributo es el hecho que origina la observación o resultado; por tanto, el auditor deberá tener conocimiento de la razón o el porqué de una condición, a fin de entender la causa del hallazgo y estar en posibilidad de formular recomendaciones que la administración del ente auditado pueda atender para corregir el problema y, en lo sucesivo, prevenirlo. Cada condición puede tener una o más causas que involucren al ente auditado y sus decisiones. Por consiguiente, el origen de la condición estará relacionado directamente con las políticas, procedimientos y prácticas establecidos por la administración del ente. La condición deberá explicarse en forma que su recurrencia se remedie o prevenga con la enmienda de la causa. El análisis de la causa deberá incluir una descripción de lo siguiente: a) Acciones correctivas específicas o suspensión de aquellas acciones que originaron que la condición se desviara respecto al criterio. b) Niveles de participación en que se realizan acciones impropias. c) Debilidades del control interno. Con base en la identificación de las causas, se establecerán los lineamientos para formular las recomendaciones. 4. Efecto ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Una vez identificada la diferencia entre lo que es (condición) y lo que debería ser (criterio), el auditor determinará el impacto que esa discrepancia tiene en el rubro, programa, actividad o función auditados. En el análisis del efecto, se detallarán los siguientes puntos: 80 a) La diferencia significativa, en términos cuantitativos y cualitativos. b) El método utilizado para efectuar el cálculo cuantitativo del impacto. c) El impacto problemático (administrativo, operativo, económico, etc.) de cualquier situación adversa. d) La determinación de si el impacto en el programa, rubro o función es recurrente o único, en función de la efectividad del control interno que opera. Estas consideraciones permitirán al lector del informe de auditoría formarse un juicio sobre la relevancia de las acciones incorrectas y la necesidad de atender la recomendación. 5. Recomendación La recomendación es una declaración que se formula respecto a las actividades indispensables para prevenir y corregir el problema que se haya identificado (deficiencia, error, inobservancia de normas, etc.) mediante la auditoria (resultado); debe enfocarse a la causa y ser específica, viable y procedente en términos de costo-beneficio (véase el Cuadro No. 1). ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA Resultan en: A lo cual se hace referencia como: 1.- Hechos y análisis de “lo que es” y de l”lo que debe ser” Se observa y se describe una condición (qué es), la cual se compara con el criterio (qué debe ser). Hallazgos de la auditoría 2. Evaluación de variaciones Conclusiones de la Auditoría CLAVE Se identifican y evalúan posibles acciones preventivas o correctivas (por ejemplo, mediante la consideración del costobeneficio de los controles adicionales propuestos) y se seleccionan y justifican propuestas específicas para llevar a cabo las mejoras necesarias. Recomendaciones de la Auditoría Recomendaciones 81 PAGINA INICIO DE VIGENCIA MAYO DE 2001 ASE/MA/01 3. Resolución (“qué mejorar”) AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Se evalúan las variaciones (por ejemplo, mediante la identificación de riesgos; la medición de efectos, donde sea factible; la determinación y prueba de las causas subyacentes; la búsqueda de controles compensatorios; o la discusión de los resultados con el ente auditado) y se considera su importancia Resultados CUADRO 1 Significado, interrelación y uso de los términos “Resultados” y “Recomendaciones” Actividades que se llevan a cabo y juicios que se forman AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO Al establecer los resultados y recomendaciones en los IFA, se considerarán las 82 causas y efectos de las variaciones de los criterios. Las recomendaciones se orientan a “qué” requiere mejoras y no a “cómo” lograrlo específicamente; esto último es responsabilidad de la administración del ente auditado. Además, al formular las recomendaciones, se considerarán los siguientes aspectos: a) Las circunstancias que determinan la causa; es decir, factores que restringen la adhesión a los criterios y aquellos que la promueven. b) Las opciones de acción. c) Los efectos, positivos y negativos, que sobre el ente auditado pudiera tener la atención de las recomendaciones. d) La factibilidad de llevar a cabo la opción sugerida. El auditor se asegurará de que todas las recomendaciones propuestas se han considerado y revisado cabalmente para garantizar su aplicabilidad, consistencia y factibilidad de atención. Finalmente, es pertinente aclarar que, la esencia de una observación depende de la capacidad técnica, la práctica, la inteligencia, la percepción y la persistencia del auditor. 8.3.2. Supervisión en la Fase de Elaboración de Informes En la fase de elaboración de informes, el supervisor deberá verificar los siguientes aspectos: 1. Que los papeles de trabajo estén completos y se haya cumplido la normatividad aplicable en la revisión. 2. Que los resultados y observaciones se hayan registrado con claridad en los papeles de trabajo y se cuente con evidencia suficiente y competente. 3. Que los informes de auditoría contengan los antecedentes, el objetivo, el alcance, los resultados y las recomendaciones de la revisión. 4. 83 Que el informe proporcione suficiente información respecto a la magnitud e importancia de los hallazgos, la frecuencia de éstos en el número de casos o transacciones revisadas, y la relación que tengan con las operaciones del ente auditado. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 5. Que el informe reúna los requisitos de confiabilidad, objetividad, fundamentación, idoneidad, claridad, concisión y precisión. 83 ANEXOS ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 1. CEDULA SUMARIA O DE RESUMEN (Ejemplo) Auditoria Superior del Estado (1) Elaboro (6) Indice: (12) BC-A-12-5-4 Nombre del Ente Auditado (2) Supervisó (7) Fecha (8) Periodo o Ejercicio (3) Clase de Cédula (4) Procedimientos o Técnica (5) Subcuenta (9) Saldo Inicial Mes (10) Saldo Movimientos Debe Haber 75,879.63 23,785.56 25,785.69 Febrero 73,879.50 31,285.23 29,659.01 Marzo 75,505.72 45,789.51 48,789.23 Abril 72,506.00 46,658.56 51,235.60 Mayo 70,928.96 52,356.95 50,245.50 Junio 73,040.41 54,585.40 57,988.20 Julio 69,637.31 50,635.26 49,825.65 Agosto 70,446.92 51,200.35 48,758.25 Septiembre 72,889.02 65,789.58 58,745.25 Octubre 79,933.35 63,589.45 57,896.25 Noviembre 85,626.55 65,258.55 56,795.62 Diciembre 93,989.48 74,525.25 84,135.13 Enero BC-A-12-5 Observaciones Total √ De: (11) Balanza de Comprobación √ √√ (13) √√ Sumas cuadradas √ Operaciones aritméticas verificadas ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO INSTRUCTIVO DE LLENADO 87 Para el llenado del formato “Cédula Sumaria”, en los espacios en blanco se anotarán o asentarán con tinta y letra de molde los datos que se indican a continuación: 1. Nombre de la unidad administrativa auditora. 2. Nombre de la dependencia, descentralizado auditado. 3. Periodo o ejercicio sujeto a revisión. 4. Tipo o clase de cédula 5. Procedimiento o técnica aplicada, y descripción de su contenido y alcance. 6. Iniciales y rúbrica de la persona que formuló la cédula. 7. Iniciales y rúbrica de la persona que revisó o supervisó la cédula. 8. Fecha de elaboración de la cédula. 9. Nombre de la subcuenta por revisar. entidad u organismo 10. Nombre del mes en el que se registra el movimiento. 11. Nombre del documento fuente de los datos. 12. índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad establecida. 13. Marcas y llamadas de auditoría que fueron utilizadas en la cédula y que no se encuentran contempladas en este manual. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 2. CEDULA ANALÍTICA 88 (Ejemplo) Auditoría Superior del Estado (1) Elaboró (6) Índice: (12) BC-A-12-5 Nombre del Ente Auditado (2) Supervisó (7) Fecha (8) Periodo o Ejercicio (3) Clase de Cédula (4) Nombre de la Cuenta (9) Procedimiento o técnica (5) 1106-1 (10) Número de Cuenta Saldo Inicial Saldo Movimientos % 015 14557898-2 75,879.63 Debe 628,459.35 Haber 619,959.38 84,379.60 67.0 020 1789899-1 36,982.56 425,899.75 438,879.75 26,002.56 21.1 025 4789652-0 58,896.85 226,895.00 285,791.85 0.00 0.0 026 7896852-2 10,966.24 245,843.86 244,406.91 15,406.19 12.0 Observaciones Referencia BC-A-12-5-1/4 Cuenta cancelada en octubre de 1995 Cuenta nueva en noviembre de 1995 Total з De: (11) Auxiliares Contables Balanza de Comprobación з з з з (13) з Sumas cuadradas з Operaciones aritméticas verificadas ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO INSTRUCTIVO DE LLENADO 89 Para el llenado de la “Cédula Analítica”, en los espacios en blanco se anotarán o asentarán con tinta y letra de molde los datos que se indican a continuación: 1. Nombre de la unidad administrativa auditora. 2. Nombre de la dependencia, entidad u organismo descentralizado auditado. 3. Periodo o ejercicio sujeto a revisión. 4. Tipo o clase de cédula. 5. Iniciales y rúbrica de la persona que formuló la cédula. 6. Iniciales y rúbrica de la persona de la persona que revisó o supervisó la cédula. 7. Iniciales y rúbrica de la persona que revisó o supervisó la cédula. 8. Fecha de elaboración de la cédula. 9. Nombre de la cuenta por revisar. 10. Número y nombre de la cuenta, subcuenta, concepto, partida, etc. 11. Nombre del documento fuente de los datos. 12. Índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad establecida. 13. Marcas y llamadas de auditoría que fueron utilizadas en la cédula y cuando no se encuentran contempladas en este manual. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 3. CEDULA SUBANALITICA 90 (Ejemplo) Auditoría Superior del Estado (1) Elaboró (6) Nombre del Ente auditado (2) Supervisó (7) Índice (11) 12 . BC-A- Fecha (8) Periodo o Ejercicio (3) Clase de Cédula (4) Nombre de la Sub-Cuenta (9) Procedimiento o técnica (5) Inversiones Total Saldo Inicial % Saldo Final % Variación % 1106-01 184,725.28 39.1 125,785.35 28.3 (58,939.93) 209.7 1106-02 87,258.32 18.5 98,275.55 22.1 11,017.23 (36.2) 1106-03 78,899.65 16.7 115,258.89 26.0 36,359.24 (129.4) 1106-04 95,458.31 20.2 78,895.33 17.8 (16,562.98) 58.9 1106-05 25,875.69 5.5 25,897.65 5.8 21.96 0.0 472,217.25 100.0 444,112.77 100.0 3 3 3 3 (28,104.48) Observaciones Referencia BC-A-12-5 100.0 3 (12) 3 Sumas cuadradas De: (10) Balanza de comprobación 3 Operaciones aritméticas cuadradas Cotejado con registros contables ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO INSTRUCTIVO DE LLENADO 91 Para el llenado del formato “Cédula Subanalítica” en los espacios en blanco se anotarán o asentarán con tinta y letra de molde los datos que se indican a continuación: 1. Nombre de la Unidad Administrativa auditora. 2. Nombre de la dependencia, entidad u organismo descentralizado auditado. 3. Periodo o ejercicio sujeto a revisión. 4. Tipo o clase de cédula. 5. Procedimiento o técnica aplicada, y descripción de su contenido y alcance. 6. Iniciales y rúbrica de la persona que formuló la cédula. 7. Iniciales y rúbrica de la persona que revisó o supervisó la cédula. 8. Fecha de elaboración de la cédula. 9. Nombre de la subcuenta por revisar. 10. Nombre del documento fuente de datos. 11. Índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad establecida. 12. Marcas y llamadas de auditoría que fueron utilizadas en la cédula, cuando no exista una cédula específica. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA (1) Clave: (3) Fecha: (4) Elaboró (5) (2) Hoja 1 de 1 Cédula para la evaluación del Ambiente de Control Interno Indicadores (7) Factor de Evaluación (6) 1. Importancia que se da al control interno. Valor (8) - Alta Moderada Baja 3 2 1 Procedimientos escritos - Específicos, sin dejar lugar al criterio Flexibles, y dan lugar al criterio No existen 3 2 1 3. Especificación de metas - Establecidas formalmente Usados informalmente Necesarias, pero no establecidas 3 2 1 4. Ámbito de autorización escrita - Claro Se requiere clarificarlo Deficiente 3 2 1 5. Recursos Humanos - Personal suficiente y calificado Personal suficiente, pero requiere capacitación Personal insuficiente y que necesita capacitación 3 2 1 6. Evaluación periódica del personal - Se evalúa periódicamente al personal en aspectos claros y precisos Los sistemas de evaluación no son claros ni consistentes No existen sistemas de evaluación 3 2 1 - Los informes son precisos y oportunos Los informes son algunas veces imprecisos, incompletos y/o retrasados Los informes son usualmente inadecuados y retrasados 3 2 1 8. Observancia del presupuesto asignado - Estricta Generalmente se cumple lo presupuestado Necesidad constante de efectuar regularizaciones presupuestales 3 2 1 Valoración del Ambiente de Control Bueno: Mayor de 21 puntos Regular: de 18 a 20 puntos (10) Malo: Menor a 17 puntos Suma (9) 92 Adecuación de los informes a las necesidades del área PAGINA 7. AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO CLAVE INICIO DE VIGENCIA MAYO DE 2001 ASE/MA/01 2. 3. CEDULA PARA LA EVALUACIÓN DEL AMBIENTE DEL CONTROL INTERNO (Ejemplo) AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO DE ZACATECAS AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO INSTRUCTIVO DE LLENADO 93 Para el llenado del formato “Cédula para la Evaluación del Ambiente de Control Interno”, en los espacios en blanco se anotarán o asentarán con tinta y letra de molde los datos que se indican a continuación: 1. Nombre de la dependencia, organismo descentralizado o entidad que se audita. 2. Rubro o concepto que se audita en la dependencia, organismo descentralizado o entidad. 3. Clave de la auditoría. 4. Fecha de elaboración de la cédula. 5. Iniciales del auditor responsable de la elaboración de la cédula. 6. Factores que se consideren necesarios para la evaluación del ambiente de control interno. 7. Descripción de los indicadores que correspondan según el factor de evaluación. 8. Se asigna un valor a cada indicador que se marca con “X”, dependiendo de la evaluación que se le dé a cada factor. 9. Suma de los valores asignados a los factores 10. Valoración del ambiente de control interno, como bueno, regular o malo, con base en el total obtenido. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA (7) Objetivos (7) Riesgos 9 9 9 9 9 9 Controles (8) (10) MATRIZ DE CONTROL Clave (4) Elaboró (5) Fecha (6) Nombre del Ente Auditado (1) Rubro (2) Denominación del Procedimiento (3) 5. (Ejemplo) Auditoría Superior del Estado de Zacatecas Matriz de Control (10) (8) (10) (8) (10) (8) (10) (8) (8) (8) CLAVE (11) (11) (11) (11) (11) (11) Factores que promueven la aplicación del control (12) 94 PAGINA INICIO DE VIGENCIA MAYO DE 2001 ASE/MA/01 El sistema de control hace aparentemente factible la administración del riesgo AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO (8) AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO INSTRUCTIVO DE LLENADO 95 Para el llenado del formato “Matriz de Control”, en los espacios en blanco se anotarán o asentarán con tinta y letra de molde los datos que se indican a continuación: 1. Nombre de la dependencia, organismo descentralizado o entidad que se audita. 2. Rubro o concepto que se audita en la dependencia, organismo descentralizado o entidad. 3. Procedimiento que se somete a revisión. 4. Clave de la auditoría. 5. Iniciales del auditor responsable de la elaboración de la cédula. 6. Fecha de elaboración de la cédula. 7. El o los objetivos que persigue el procedimiento por revisar. 8. Descripción de los controles que se utilizan en el procedimiento para lograr el o los objetivos. 9. Descripción de los posibles riesgos que afectan el procedimiento y que impiden el logro de el o los objetivos. 10. Resultado de evaluar cada control de cada riesgo, según la siguiente escala: a) Si aparentemente, el control hace factible la administración del riesgo, se califica con 1. b) Si aparentemente, el control hace factible la administración del riesgo en forma parcial, se califica con 2. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO c) Si aparentemente, el control no hace factible la administración del riesgo, se califica con 3. 11. Resultado de evaluar si el total de riesgos se administra por el número de controles que se aplican al procedimiento, con base en las siguientes calificaciones: 96 a) Si aparentemente, es factible el logro del o de los objetivos del procedimiento, se califica con 1. b) Si aparentemente, es factible el logro del o de los objetivos del procedimiento en forma parcial, se califica con 2. c) Si aparentemente, no es factible el logro del o de los objetivos del procedimiento, se califica con 3. 12. Listado de todos los factores que promueven la aplicación del control en el procedimiento. ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 INICIO DE VIGENCIA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO EXPEDICIÓN 97 La Auditoría Superior del Estado, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 17 fracciones I y II, 64 fracción VIII de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas, expide para su debida observancia y aplicación el presente manual, en la Ciudad de Zacatecas, Zac., a los _______ días del mes de ______ del año dos mil uno. ACUERDO SE EXPIDE EL PRESENTE MANUAL GENERAL DE AUDITORÍA, PARA OBSERVANCIA Y CUMPLIMIENTO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS ADSCRITOS A LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO, Y CON BASE EN LO DISPUESTO POR EL ARTÍCULO 64, FRACCIÓN VI DE LA LEY DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR, ESTE MANUAL SE PUBLICARÁ EN EL PERIÓDICO OFICIAL, ÓRGANO DEL GOBIERNO DEL ESTADO PARA SU DEBIDA DIFUSIÓN. ___________________________________________ C.P. Y M.A. VICENTE JAIME HERNÁNDEZ Y LEÓN ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA AUDITORIA SUPERIOR DEL ESTADO ASE/MA/01 CLAVE PAGINA MAYO DE 2001 98 INICIO DE VIGENCIA