GI I THI U H c ph n Qu n lý d án ph n m m cung c p cho sinh viên các lo i hình công vi c khác nhau c a m t ngư i ho c m t t p th ch u trách nhi m t ch c, qu n lý và tri n khai m t d án. ng th i, h c ph n c ng cung c p cho sinh viên nh ng ki n th c cơ b n nh t v các khía c nh khác nhau c a vi c qu n lý m t d án ph n m m. Qua môn h c này, sinh viên ư c rèn luy n k n ng làm vi c nhóm, k n ng gi i quy t v n , k n ng qu n lý và thuy t trình. Sinh viên c n hoàn thành các môn h c: Ngôn ng l p trình C++, Cơ s d li u, Phân tích thi t k h th ng thông tin, Nh p môn công ngh ph n m m trư c khi tham gia h c môn h c này. ây là m t môn h c tính i m trung bình sau khi k t thúc cu i k h c, trong ó ki m tra cu i k chi m 60%, bài t p l n làm theo nhóm (kho ng 5 ngư i/nhóm) chi m 30%, quá trình tham d trên l p chi m 10%. T ng s g m 3 ơn v h c trình trong ó 33 ti t lý thuy t gi ng trên l p, 6 ti t cho vi c gi ng viên gi i áp th!c m!c v bài t p l n và 6 ti t cu i cùng dùng sinh viên thuy t trình bài t p l n trên l p và trao i v i gi ng viên. Yêu c u c sách chu"n b bài và làm bài t p l n theo hư ng d#n c a gi ng viên trư c m$i bu i tham gia l p h c. Môn h c s% trình bày nh ng y u t cơ b n nh t v qu n lý d án ph n m m, ng th i s% t p trung vào nh ng v n th c t và phương pháp gi i quy t nhanh các v n , m t s tình hu ng qu n lý d án trong th c t . Nói chung sinh viên ư c khuy n khích t các câu h&i và phát bi u ý ki n riêng v i nh ng v n t ra trong quá trình phát tri n m t d án ph n m m, tránh thái th' ng ng i nghe. L(nh v c qu n lý d án ph n m m còn khá m i m) t i Vi t nam nhưng giáo trình b*ng ti ng Vi t chưa phong phú và y . Trên th gi i, m t t ch c chuyên nghiên c u t p trung vào l(nh v c này có tên là vi n qu n lý d án (PMI) t i Hoa K , vi n công ngh ph n m m (SEI), và nhóm phát tri n công ngh ph n m m c a IEEE trong ó vi n PMI có c p ch ng ch+ qu n tr d án qu c t , có tên là PMP. Chúng ta s% tuân th theo nh ng ki n th c chu"n qu c t c a PMI ti n hành vi c qu n tr d án, vì v y yêu c u sinh viên c và làm theo nh ng hư ng d#n trong quy n PMBook, ngoài vi c cung c p nh ng ki n th c cơ b n v l(nh v c này, còn cung c p nh ng thông tin c n thi t và chu"n b trư c m t ph n cho sinh viên sau khi ra trư ng n u có ý nh làm qu n lý d án, s% có kh n ng tham gia thi l y b*ng PMP c a vi n PMI. Công c' ư c s, d'ng trong môn h c là ng d'ng Microsoft Project. Sinh viên s% ư c yêu c u t tìm hi u công c' này làm bài t p l n theo nhóm. N i dung c a môn h c s% ư c trình bày trong 11 bài h c v i n i dung như dư i ây. Bài 1: M u 1 Gi i thi u chung v qu n lý d án, qu n lý d án ph n m m; Nh ng khái ni m cơ b n; Nh ng l$i truy n th ng thư ng g p trong qu n lý d án. Bài 2: Các ti n trình x lý và t ch c d án Gi i thi u các ki n th c cơ b n và các cách t ch c d án Bài 3 và 4: Chu n b , Kh i t o và K ho ch d án Nh!c l i các giai o n phát tri n h th ng; Quá trình chu"n b ; Kh i t o d án; L p k ho ch Bài 5: C u trúc phân rã công vi c, c lư ng Tóm t!t v qu n lý ph m vi; C u trúc phân rã công vi c; Công vi c ư c lư ng trong qu n lý d án; Phân tích tài chính cho d án. Bài 6: L p l ch th c hi n d án Các ki n th c cơ b n; Các k thu t l p l ch; Sơ Bài 7: Qu n lý r i ro và nh ng thay Qu n lý r i ro: Ki m soát nh ng thay m ng; Các k thu t nén. i i; Qu n lý c u hình Bài 8: Qu n lý tài nguyên con ngư i c a d án Các v trí trong nhóm th c hi n d án; C u trúc các nhóm d án; Phát tri n nhóm làm vi c cho d án; Phương pháp lãnh o Bài 9: M t s v n giao ti p liên quan t i quá trình phát tri n và ki m soát d án Ki m soát d án; Phân tích các giá tr thu ư c. Bài 10: Qu n lý ch t lư ng d án m b o ch t lư ng d án Bài 11: K t thúc d án Chuy n sang h th ng m i; H p t ng k t k t thúc d án. 2 M CL C GI-I THI.U ................................................................................................................................................. 1 Bài s 1: M u........................................................................................................................................... 8 Gi i thi u chung v qu n lý d án ph n m m........................................................................................ 8 Các k năng qu n lý d án s đư c trình bày theo th t đ quan tr ng gi m d n ........................ 8 Các v trí qu n lý d án ......................................................................................................................... 9 Đ nh nghĩa qu n lý d án c a PMI ....................................................................................................... 9 Đ nh nghĩa vi c qu n lý d án ............................................................................................................10 Các công c ph n m m dùng trong qu n lý d án ............................................................................11 Các khái ni m cơ n ............................................................................................................................13 Các lĩnh v c tri th c c n quan tâm trong vi c qu n lý d án ...........................................................13 Đ nh nghĩa s thành công c a d án..................................................................................................14 Qu n lý vi c tích h p d án ...................................................................................................................15 Các chi n lư c c n có đ qu n lý d án đư c hi u qu ......................................................................17 Các n n t ng c a quá trình qu n lý d án .............................................................................................18 Các l i truy n th ng ...............................................................................................................................19 Liên quan t i con ngư i .....................................................................................................................19 Liên quan t i ti n trình.......................................................................................................................20 Liên quan t i s n ph m......................................................................................................................20 Liên quan t i công ngh .....................................................................................................................20 Bài 2: Các ti n trình x, lý và t ch c ......................................................................................................... 22 Các ki n th c cơ n.............................................................................................................................22 Gi i thi u quy n sách PMBOK ...........................................................................................................22 Các ti n trình x lý..............................................................................................................................22 N i dung c a qu n lý d án ...............................................................................................................23 Năm nhóm ti n trình qu n lý .............................................................................................................23 T ch c d án theo 4 cách sau...............................................................................................................27 Sơ theo c u trúc ...........................................................................................................................27 Sơ theo tài nguyên con ngư i......................................................................................................27 Sơ theo chính tr ...........................................................................................................................28 Sơ theo bi u tư ng......................................................................................................................28 3 C u trúc c a m t t ch c...................................................................................................................28 Vi c l a ch n d án phù h p ban đ u ..................................................................................................31 Phát bi u bài toán (Statement of Work- SOW) ......................................................................................32 Tôn ch c a d án ...................................................................................................................................32 Bài 3: Chu"n b , Kh i t o và k ho ch d án ............................................................................................. 35 Nh c l i các giai đo n phát tri n h th ng............................................................................................35 Quá trình chu n b ..................................................................................................................................37 Quá trình kh i t o d án........................................................................................................................37 M t s khái ni m c n bi t cho quá trình kh i t o này .....................................................................38 Quá trình l p k ho ch...........................................................................................................................39 Tài li u k ho ch d án ......................................................................................................................40 Bài s 4,5: C u trúc phân rã công vi c (WBS), / c lư ng và l p l ch ...................................................... 43 Tóm t t v qu n lý ph m vi ...................................................................................................................43 C u trúc phân rã công vi c (WBS) ..........................................................................................................46 Đ nh nghĩa chính th c:........................................................................................................................47 Hai lo i c u trúc phân rã công vi c WBS............................................................................................47 Các gói công vi c (work package) .......................................................................................................52 Phươ n đ xác đ nh WBS .............................................................................................52 Các k thu t t o WBS .........................................................................................................................53 M t s hư ng d!n khi t o WBS.........................................................................................................53 Công vi c ư c lư ng trong qu n lý d án ............................................................................................54 Công vi c ư c lư ng cho m t d án bao g m các quá trình cơ Các phươ n sau........................................55 n cho vi c ư c lư ng..................................................................................56 " c lư ng trong trư ng h p d án dùng l i mã ngu n..................................................................58 Các v n đ c a quá trình ư c lư ng nói chung ................................................................................59 Nh n th c v các m c th i gian c n hoàn thành..............................................................................59 Vi c th hi n s ư c lư ng trong tài li u.........................................................................................59 Các y u t khác nh hư ng đ n quá trình ư c lư ng .....................................................................60 Phân tích tài chính cho d án .................................................................................................................60 Phân tích NPV......................................................................................................................................60 Phân tích ROI.......................................................................................................................................61 Phân tích Payback ...............................................................................................................................61 4 Ví d 1 v NPV, ROI, giai đo n Payback..............................................................................................62 Ví d 2 v NPV, ROI, giai đo n Payback..............................................................................................62 L a ch n d án d a trên mô hình đánh tr ng s r i tính đi m .......................................................62 Bài 6: L p l ch th c hi n các công vi c c a d án...................................................................................... 64 N i dung bài h c .................................................................................................................................64 Các ki n th c cơ n.............................................................................................................................64 Khái ni m chung .................................................................................................................................64 B n lo i ph thu c gi#a các công vi c...............................................................................................66 Các k thu t l p l ch ...............................................................................................................................67 Chia làm hai lo i k thu t chính .........................................................................................................67 Sơ m ng........................................................................................................................................68 Thu t toán tính theo hư ng truy n đi (Forward)..............................................................................71 Thu t toán tính toán theo hư ng truy n ngư c l i (Backward) ......................................................72 Nh n xét v th i gian tr$ (Slack) và th i gian d trù (Reserve) ........................................................73 Các lo i phươ d ng sơ m ng: .......................................................74 Các k thu t nén.....................................................................................................................................76 K thu t rút ng n (Crashing) ..............................................................................................................76 K thu t đi đư ng nhanh...................................................................................................................76 Bài s 7: Qu n lý r i ro và nh ng thay i ................................................................................................. 77 Qu n lý r i ro..........................................................................................................................................77 Đ nh nghĩa r i ro .................................................................................................................................77 Các đ%c trư a R i ro c a m t d án .........................................................................................77 Phân lo i r i ro ...................................................................................................................................77 Đ nh nghĩa vi c qu n lý r i ro.............................................................................................................78 Các bư c cho vi c qu n lý r i ro........................................................................................................78 Nh#ng th i đi m c n đánh giá l i r i ro trong quá trình phát tri n d án ......................................84 Gi i thi u thêm m t k thu t làm gi m r i ro- t i thi u hóa các m c milestone ............................85 Ki m soát nh#ng thay đ i ......................................................................................................................85 Đ nh nghĩa b n k ho ch t c th i (baseline).....................................................................................85 Đ nh nghĩa s thay đ i........................................................................................................................86 M c đích c a vi c qu n lý thay đ i....................................................................................................86 Quá trình ki m soát nh#ng thay đ i ..................................................................................................86 5 Tóm t t v quá trình ki m soát nh#ng thay đ i v ph m vi d án ..................................................87 Qu n lý c u hình.....................................................................................................................................87 Ki m soát c u hình .............................................................................................................................88 M t s các thu t ng# dùng khi ki m soát c u hình...........................................................................88 Các công vi c c n thi t c a giám đ c d án qu n lý c u hình..........................................................88 Bài s 8: Qu n lý tài nguyên con ngư i c a d án ..................................................................................... 90 Các v trí trong nhóm th c hi n d án ................................................................................................... 90 C u trúc c a nhóm d án.......................................................................................................................92 Mô hình nhóm làm vi c c a d án.....................................................................................................92 Ma tr n phân chia trách nhi m các vi c trong d án........................................................................93 Phát tri n nhóm làm vi c cho d án ......................................................................................................94 Đ nh nghĩa đ i d án ..........................................................................................................................95 Các giai đo n phát tri n m t đ i d án .............................................................................................95 Nh#ng khó khăn ngăn c n vi c phát tri n đ i d án ........................................................................99 Đ i d án o .....................................................................................................................................100 Phươ o...................................................................................................................100 Khái ni m v s lãnh đ o.................................................................................................................100 Các ki u lãnh đ o .............................................................................................................................101 Đ ng cơ y (motivation)......................................................................................................102 S c m nh..........................................................................................................................................103 Bài s 9: M t s v n giao ti p liên quan t i quá trình phát tri n và ki m soát d án .......................... 105 Ki m soát d án....................................................................................................................................105 Các ho t đ ng chính c a vi c ki m soát d án ...............................................................................105 Nguyên t c c a vi c ki m soát.........................................................................................................105 Theo dõi ti n đ th c hi n công vi c c a d án .............................................................................106 Phân tích nh#ng giá tr thu đư c (earned value analysis) ...................................................................107 Các thu t ng# liên quan t i vi c phân tích các giá tr đ t đư c (earned value analysis). ..............108 M t ví d v phân tích giá tr thu đư c: s li u v d án đư c th hi n trong b ng dư i đây ...111 M t s các lu t có th s d ng khi phân tích các giá tr thu đư c .................................................112 Bài s 10: Qu n lý ch t lư ng d án........................................................................................................ 113 Đ m b o ch t lư ng d án .................................................................................................................113 Tài li u ki m th ...............................................................................................................................114 6 Khái ni m v ki m th .....................................................................................................................115 Quá trình ki m th đư c phân chia thành nh#ng công vi c chính ................................................116 Các lo i ki m th .............................................................................................................................116 Các m c ki m tra c a ngư i ngoài d án ........................................................................................117 N i dung ki m th đư c g i là test script .......................................................................................118 M t s lo i công c ki m th ..........................................................................................................119 Tiêu chí v công su t c a h th ng..................................................................................................119 M t s lư c hi n công vi c ki m th .................................................................................120 Nh#ng tiêu chí ki m th ..................................................................................................................120 Nh#ng thông s c n thi t đ đo l i.................................................................................................120 Vi c ki m soát th c hi n s a l i (Defect tracking)..........................................................................121 Các thông s v l i............................................................................................................................121 Môi trư ng ki m th .......................................................................................................................122 Các v trí c a đ i ngũ cán b đ m b o ch t lư ng d án (QA).......................................................122 Bài 11: K t thúc d án .............................................................................................................................. 123 Chuy n ngư i s d ng sang h th ng m i ........................................................................................123 Các chi n lư c chuy n ngư i s d ng sang h th ng m i ............................................................123 Tri n khai h th ng m i cho khách hàng.........................................................................................124 Khôi ph c d án................................................................................................................................124 H p t ng k t k t thúc d án ................................................................................................................125 Các tiêu chí đ xác đ nh s thành công c a m t d án g m 3 tiêu chí chính ................................. 126 7 Bài s 1: M u N i dung g m các ph n sau: 1. Gi i thi u chung v qu n lý d án, qu n lý d án ph n m m 2. Nh ng khái ni m cơ b n 3. Nh ng l$i truy n th ng thư ng g p trong qu n lý d án Gi i thi u chung v qu n lý d án ph n m m Qu n lý d án ph n m m là m t công vi c òi h&i nhi u k n ng và ki n th c t ng h p. Trên th c t , lương trung bình c a m t giám c d án t i M tính n th i i m n m 2008 là kho ng $81,000/n m. T+ l các h p ng v i v trí là giám c d án là cao trong nh ng n m g n ây, không ch+ trên th gi i mà còn c t i Vi t nam. Thêm n a, n u giám c d án có ch ng ch+ PMP c a vi n qu n lý d án qu c t thì lương bình quân s% t ng 14%. S lư ng ch ng ch+ c a PMI n m 1993 la 1000 b n, n m 2002 la 40.000. S t ng áng k v s lư ng các ch ng ch+ PMP cho th y t m quan tr ng c a nó trong l(nh v c phát tri n ph n m m hi n nay. Các n n t ng cơ b n c n thi t khi tìm hi u l(nh v c qu n lý d án bao g m các k n ng c n thi t, các v trí và vai trò trong qu n lý d án và các ti n trình ư c th c hi n trong quá trình qu n lý d án. Chúng ta s% l n lư t tìm hi u t0ng v n cơ b n có cái nhìn ban u và t ng th cho l(nh v c qu n lý d án. Các k n ng qu n lý d án s! ư c trình bày theo th t quan tr"ng gi m d n Kh n ng lãnh o là k n ng quan tr ng nh t c a m t ngư i giám c d án. Nó bao g m lãnh o m t nhóm làm vi c, kh n ng t ng h p và bao quát các v n , ch+ o và i u hành công vi c. Kh n ng th hai là k n ng giao ti p v i nh ng ngư i khác trong nhóm, k n ng truy n t i ý tư ng, thông tin t i m i ngư i trong i d án m t cách nhanh chóng và hi u qu nh t. K n ng th ba là kh n ng gi i quy t v n ư c t ra cho d án. Giám c d án là ngư i bi t cách phân nh& nh ng v n khó kh n cùng v i nh ng ngư i h$ tr cho d án gi i quy t m t cách tri t nh t. Ngoài nh ng k n ng trên, k n ng quan tr ng ti p theo là kh n ng thương lư ng. Trong quá trình th c hi n d án, s thương lư ng r t c n thi t khi s b t ng hay mâu thu#n x y ra (có th trong quá trình giao vi c cho các thành viên trong ôi d án, bàn b c và th ng nh t yêu c u v i khách hàng hay th m chí ngay giai o n xu t gi i pháp, l a ch n d án và ký h p ng). K n ng c n thi t n a là kh n ng nh hư ng t i t ch c c a ngư i giám c d án. M c nh hư ng càng m nh thì vi c i u hành t ch c càng d1 dàng. Ngoài k n ng lãnh o và i u hành t ch c, ngư i giám c d án còn c n ph i có k n ng hư ng d#n gi ng d y nh ng ki n th c và th c t c n thi t cho các thành viên c a i d án, kém c p nh ng thành viên chưa có kinh nghi m th c hi n t t nhi m v' ư c giao. K n ng có t m quan tr ng 8 cu i cùng là s hi u bi t và tri th c v ti n trình qu n lý và thông th o v k thu t công ngh ư c s, d'ng trong quá trình phát tri n d án. Các v trí qu n lý d án Ngư i ng u i u hành d án là ngư i qu n tr d án hay ngư i giám c d án. Nhi u công ty còn có them ch c danh khác n a la i u ph i d án. Ngư i giúp 2 và h$ tr th c hi n các công vi c qu n lý d án ư c g i là tr lý d án. N u chương trình có nhi u d án thì ngư i ng u m$i d án là Giám c d án, ng u i u hành và ch u trách nhi m cho toàn b chương trình là giám c chương trình. Ngư i quán xuy n các ho t ng và i u hành chúng là giám c i u hành chương trình. Ngư i ph' trách m t ph n công vi c cho giám c i u hành ư c g i là phó giám c phát tri n chương trình. M t s khái ni m liên quan t i qu n lý d án mà sinh viên thư ng hay nh m l#n là qu n lý d án, qu n lý nói chung và qu n lý d án ph n m m. M i quan h gi a chúng ư c th hi n hình v% dư i ây. Hình v% cho th y qu n lý d án là m t l(nh v c con c a qu n lý nói chung và qu n lý d án ph n m m là m t l(nh v c con trong qu n lý d án. Môn h c s% cung c p các ki n th c t p trung vào qu n lý d án ph n m m. # nh ngh$a qu n lý d án c a PMI M t d án là m t nhi m v t m th i ư c th c hi n duy nh t 9 t o ra m t s n ph m ho c d ch v M t d án ho t ng thư ng i kèm v i khái ni m ti n d án: M c hoàn thành c a d án. Quá trình phát tri n m t d án là m t quá trình l p i l p l i m t s các công vi c hay còn g i là các ti n trình. Ngư i i u hành và ch u trách nhi m chính cho d án là giám c d án. ôi khi ngư i ta còn g i giám c d án là ngư i thuy n trư ng, hu n luy n viên hay trư ng nhóm vì t t c các vai trò ó u là các công vi c c a giám c d án t i t0ng th i i m c' th . nh ngh(a c a d án th hi n m t s c tính c' th c a nó. Th nh t d án là m t công vi c t m th i b i vì vi c phát tri n d án không kéo dài vô h n mà ch+ trong m t kho ng th i gian nh t nh. Khi h t kho ng th i gian ó, t ch c c a i d án có th thay i, tan rã ho c chuy n sang tr ng thái khác. Th u hai, d án s% làm ra s n ph"m, d ch v' duy nh t , không gi ng v i b t c m t s n ph"m nào trư c ó. Th ba, d án s% ư c th c hi n b i con ngư i v i s tr giúp c a các công c' trên máy tính, không ư c t o ra m t cách t ng b i các máy móc. Th tư là i u ki n làm vi c và s n xu t ra s n ph"m c a d án b h n ch b i các tài nguyên như ngân sách tài chính, th i gian và l c lư ng nhân công. Th n m, d án là m t công vi c c n ư c l p k ho ch c"n th n t0 trư c, ư c th c thi và ki m soát m t cách ch t ch%, có như v y m i êm l i s thành công cho d án. Cu i c ng m$i d án ph i có m t t ch c riêng, c thù cho m$i d án c' th , có ôi ng thành viên và nh ng ngư i qu n lý riêng. C n phân bi t các ho t ng c a d án bao g m hai lo i chính: ho t s n ph"m cho m t d án (phát tri n d án) và các ho t ng qu n lý d qu n lý này s% t ch c và hư ng d#n các công vi c xây d ng này áp d án. ây c ng chính là n i dung chính c a môn h c. Còn các ho t ư c c p n trong môn h c Phân tích thi t k h th ng. ng cơ b n xây d ng án. Nhóm ho t ng ng ư c các yêu c u c a ng nhóm xây d ng ã # nh ngh$a vi c qu n lý d án Qu n lý d án là vi c áp d ng các tri th c, các k n ng, các công c và các k thu t t i các ho t ng d án t ư c nh ng yêu c u c a d án Nh!c l i các ho t m m nói riêng ng i n hình c a d án công ngh thông tin nói chung và h th ng ph n • Thi t k m t giao diên • Cài • Ki m th, tích h p c a các thành ph n trong h th ng • Hu n luy n ngư i s, d'ng dùng ng d'ng m i • Cài • L p tài li u v các quy t • Giao ti p v i t m t m ng ho v i ngư i s, d'ng a phương t m t t p các l p c a java nh thi t k và mã ngu n i d án, khách hàng và i ng qu n lý 10 • / c lư ng công s c c n thi t th c hi n • Các ho t • So sánh n ng su t làm vi c trên th c t v i theo k ho ch • Phân tích r i ro • Thương lư ng v i khách hàng th c p • Phân b nhân viên ng lên k ho ch và phân ph i tài nguyên Qu n lý d án khác v i qu n lý chương trình b i vì m t chương trình thư ng bao g m nhi u d án liên quan n nhau. i u ó có ngh(a là m t chương trình có kích c2 l n hơn r t nhi u m t d án, có th i gian ho t ng dài hơn. Ví d' qu n lý m t chương trình MS Word g m nhi u d án khác nhau, m$i d án là m t ch c n ng c a chương trình ó. Khái ni m nh ng ngư i tham gia và liên quan n d án (Stakeholders): ó chính là nh ng ngư i liên quan mà m t giám c d án c n làm vi c và ph i h p hoàn thành các công vi c c a d án. Nh ng ngư i ó bao g m: nhà tài tr tài chính cho d án th c hi n, ngư i i u hành các công vi c c a d án hay các ch c n ng trong t ch c d án, i ng nhân viên tham gia quá trình phát tri n d án, khách hàng c a d án, ngư i ký h p ng cho d án, và qu n lý c a các nhóm ch c n ng trong công ty. Các công c% ph n m m dùng trong qu n lý d án • Công c' u cu i m c th p (Low-end) có th cung c p h$ tr các lý các nhi m v' trong quá trình phát tri n d án, và v% các bi u – • n MS Excel, Milestones Simplicity S n ph"m thương m i trung gian (Mid-market) có th ư c dùng qu n lý các d án l n hơn hay qu n lý nhi u d án cùng m t lúc, có bao g m các công c' phân tích – • M t s các công c' lo i này có th k c tính cơ b n, qu n Công c' lo i này có th k n MS Project (chi m x p x+ 50% th trư ng) Công c' u cu i m c cao (High-end) có th dùng cho các d án r t l n, ph'c v' các nhu c u c bi t trong qu n lý d án , và có th ư c dung ph m vi l n như cho toàn t p oàn – Công c' lo i này có th k n h th ng AMS Realtime hay Primavera Project Manager. Ví d': M t công c' trong b Office c a hang Microsoft có tên là Microsoft Project có th v% ư c bi u Gantt ph'c v' cho công vi c l p l ch th c hi n các công vi c phát tri n h th ng ph n m m. Hình v% dư i ây mô ph&ng i u ó 11 M t ví d' khác v công c' bi u di1n l ch th c hi n công vi c theo lư c m ng, m$i công vi c ư c th hi n b i m t nút trong m ng ư c th hi n trong hình v% dư i ây 12 Các khái ni m c& b n Các l$nh v c tri th c c n quan tâm trong vi c qu n lý d án ư c vi n qu n lý d án PMI gi i thi u bao g m: ây c ng chính là các khía c nh mà chương trình môn h c s% c p t i m t cách l n lư t 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Qu Qu Qu Qu Qu Qu Qu Qu Qu n lý tích h p d án n lý chi phí d án n lý giao ti p và truy n thông cho d án n lý ph m vi c a d án n lý ch t lư ng c a d án n lý r i ro c a d án n ý th i gian (l p l ch) th c hi n d án n lý tài nguyên con ngư i trong quá trình phát tri n dư án n lý v vi c mua bán trong phát tri n d án Khi làm d án, giám c u mong mu n d án ư c hoàn thành t t nh t có th v i i u ki n cho phép. M$i d án u có nh ng ràng bu c chung gi a các khía c nh ư c th hi n ơn gi n trong hình v% dư i ây: s ràng bu c giuwac ba chi u th i gian, ph m vi và chi phí. Hi n nhiên ai c ng có th cho r*ng các m'c tiêu c a d án trên các khía c nh là có t m quan tr ng như nhau. ôi khi, m t s khía c nh ư c cho là có t m quan tr ng cao hơn và c n ư c quan tâm nhi u hơn, ương nhiên s% có nh hư ng n các khía c nh khác. Ch3ng h n n u mu n Th i gian c a d án ng!n thì chi phí c a d án s% ph i t ng lên ho c ph m vi c a d án ph i gi m i. S bù tr0 gi a các m'c tiêu c a d án ph i ư c qu n lý c' th và c"n th n. M'c tiêu nào ư c ưu tiên hơn s% ư c khách hàng và nh ng nhà qu n lý xác nh và thông báo cho i d án th c hi n. Ngoài ví d' v s bù tr0 ư c m t c a ba y u t (khía c nh) Th i gian, ph m vi và chi phí, trong th c t m t d án còn nhi u m'c tiêu khác như ch t lư ng, r i ro và s hài lòng c a khách hàng ư c th hi n trong hình v% dư i ây: Vi c xác nh ưu tiên c a các m'c tiêu m t l n n a ph' thu c vào khách hàng và ban giám c, nh ng nhà qu n lý quy t nh cho phù h p v i m$i d án và hoàn c nh khác nhau. 13 # nh ngh$a s thành công c a d án M t d án thành công n u các k t qu c th ư c phân ph i v i ch t lư ng yêu c u trong kho ng th i gian xác nh trư c và s d ng tài nguyên trong ph m vi cho phép. Các nhà khoa h c máy tính thư ng có xu hư ng ch+ t p trung vào khía c nh ph m vi và ch t lư ng. N u m t d án ư c hoàn thành v i úng ph m vi yêu c u c a khách hàng, v i ch t lư ng t t, d án ó ư c coi là thành công. i u này là hoàn toàn chưa chính xác vì có th d án ó dùng quá nhi u tài nguyên và th i gian vư t qua gi i h n cho phép t ư c ch t lư ng như v y. Thưc t , m t d án như v y không ư c coi là thành công. Tương t như v y m t ng d'ng hoàn thi n v k thu t không ư c coi là thành công n u chi phí vư t quá s ti n khách hàng chi tr và k t qu d án xu t s!c thư ng không có giá tr n u nó quá mu n ( i v i th trư ng và các m c th i gian bên ngoài) 14 Qu n lý vi c tích h p d án ây là quá trình m b o các y u t c a d án ư c ph i h p v i nhau m t cách úng 'n. Ví d' các vi c ư c lư ng chi phí c a các l a ch n s, d'ng nhân công khác nhau và vi c xác nh nh hư ng c a m t s thay i ph m vi t i vi c l p l ch ư c ph i h p v i nhau như th nào là trách nhi m c a tích h p d án. Quá trình này c ng th c hi n nh ng bù tr0 gi a nh ng m'c tiêu c nh tranh, nh ng l a ch n khác nhau. ây là nhi m v' chính c a giám c d án vì h có trách nhi m và nhìn th y toàn b b c tranh t ng th toàn b các công vi c và giai o n phát tri n d án. Chính vì v y, h m i có kh n ng ph i h p các công vi c v i nhau m t cách có hi u qu . Các công vi c tích h p liên quan t i nh ng quá trình sau: – Phát tri n k ho ch d án bao g m các công vi c tích h p nhi u u ra c a vi c lên k ho ch (th i gian, chi phí, r i ro, v.v…) và s n sinh ra m t v n b n th ng nh t chính th c qu n lý vi c th c thi d án. - Th c thi k ho ch d án là quá trình s n sinh ra các k t qu công vi c th c s - Ki m soát nh ng thay i ư c tích h p là quá trình xác nh xem m t thay i ã x y ra chưa, qu n lý nh ng thay i khi chúng x y ra, qu n lý các k t qu c a quá trình s,a l$i và c p nh t nh ng thay i vào k ho ch c a d án Dư i ây là hình v% gi i thi u t ng quan v các ti n trình liên quan t i vi c tích h p m t d án và lư c mô t lu ng thông tin qua l i gi a các ti n trình này 15 16 Các chi n lư c c n có qu n lý d án ư c hi u qu • Tránh các l$i truy n th ng • N!m v ng các n n t ng cho vi c phát tri n d án • T p trung vào qu n lý r i ro • Th c hi n theo l ch ã t o s4n B ny ut nh hư ng t i qu n lý d án: Con ngư i, Ti n trình, S n ph"m, Công ngh . Con ngư i là y u t quan tr ng nh t, khi qu n lý d án luôn có các v n v qu n lý con ngư i tham gia d án ó. N ng su t làm vi c c a con ngư i ph' thu c vào vi c t ch c nhóm làm vi c hi u qu . Hi u qu có th ư c c i thi n n u l a ch n i d án úng !n, t ch c úng cách và t o ng cơ thúc "y k p th i và duy trì liên t'c. Các y u t liên quan t i con ngư i t o ra s thành công cho d án có th k n vi c phân công úng ngư i th c hi n các nhi m v' phù h p, vi c phát tri n nh hư ng ngh nghi p úng !n cho các thành viên trong i, t o cân b*ng v l i ích cho t0ng cá nhân và c i, t ch c các hình th c giao ti p và truy n thông rõ ràng. 17 Y u t nh hư ng có v trí th hai là ti n trình. M i quan tâm nhi u nh t c a giám c d án là các ti n trình có ư c th c hi n u n hay không. Ti n trình ây có hai lo i: liên quan t i k thu t và liên quan t i qu n lý. M t v n n a là c n m b o các thành viên hi u các khái ni m n n t ng c a quá trình phát tri n d án, hi u vi c m b o ch t lư ng d án là c n thi t, vi c qu n lý r i ro ư c t ra ngay t0 u. L a ch n và lên k ho ch cho quá trình phát tri n c a d án, dùng bi n pháp thương lư ng tránh gây t n thương trong quá trình phát tri n d án. • nh hư ng cho khách hàng • C i thi n tính hoàn thi n c a các ti n trình • Tránh vi c ph i làm l i m t công vi c Y u t th ba nh hư ng t i vi c qu n lý d án là s n ph"m. C n quan tâm t i nh ng khía c nh sau c a s n ph"m m b o qu n lý d án ư c t t. • S n ph"m có ph i là lo i “hình dung ư c” hay quá tr0u tư ng • Kích c2 c a s n ph"m như th nào? • Các • Qu n lý vi c thi u sót c tính và yêu c u c a s n ph"m c tính Y u t cu i cùng là công ngh : thư ng là y u t ít quan tr ng nh t. Bao g m vi c • L a ch n ngôn ng và công c' • Giá tr và chi phí c a vi c dùng l i Các n n t ng c a quá trình qu n lý d án • Lên k ho ch bao g m: Xác nh các yêu c u, Xác nh các tài nguyên, L a ch n chu trình phát tri n c a d án, Xác nh chi n lư c cho các c tính c a s n ph"m. • Theo dõi các công vi c th c hi n v các khía c nh Chi phí, công th c hi n, l ch th c hi n, so sánh n ng su t làm vi c theo k ho ch v i Th c t , gi i quy t các trư ng h p n u không theo úng k ho ch thì s% x, lý th nào. • Các n n t ng v k thu t phát tri n m t d án ph n m m bao g m các giai o n: Xác nh yêu c u, Phân tích, Thi t k , Xây d ng, m b o ch t lư ng, Tri n khai. T t c các d án ư c chia thành các giai o n phát tri n hay các pha. Các giai o n g p v i nhau t o thành m t chu trình phát tri n (s ng) c a d án, m$i pha ư c ánh d u s hoàn thành qua vi c có s n ph"m phân ph i (Deliverables). M t trong nh ng vi c quan tr ng c n th c hi n ngay t0 u là xác nh các giai o n chính c a d án ph n m m. Thông 18 thư ng quá trình xây d ng m t d án bao g m 7 giai o n và các giai o n phát sinh có th mô t như hình v% dư i ây Các l(i truy n th ng g m 36 l$i ư c phân ra làm b n lo i d a trên b n y u t và ư c li t kê dư i ây: nh hư ng ư c trình bày trên Liên quan t i con ngư i 1. ng cơ thúc "y quá th p 2. Cá nhân y u: khác v i vi c các thành viên còn non, chưa có kinh nghi m và chưa ư c hu n luy n 3. Các nhân viên có v n không ki m soát 4. Tính anh hùng 5. Thêm ngư i vào d án mu n 6. V n phòng ông úc và n ào 7. Xung t gi a i phát tri n và khách hàng 8. Nh ng mong i không hi n th c 9. Chính tr vư t quá s ch u ng 10. Suy ngh( theo ư c mu n 11. Thi u s tài tr d án có hi u qu 12. Thi u s cam k t h$ tr c a nh ng ngư i tham gia d án 13. Thi u u vào c a ngư i s, d'ng 19 Liên quan t i ti n trình 1. Các l ch th c hi n l c quan 2. Qu n lý r i ro không y 3. Th t b i i v i vi c ký h p ng 4. Lên k ho ch không y 5. m c k ho ch d án dư i các áp l c 6. Lãng phí th i gian trong quá trình u cu i m 7. Các ho t ng theo chu$i mà thay i nhanh 8. Thi t k thi u 9. m b o ch t lư ng cho thay i nhanh 10. Ki m soát qu n lý không y 11. Hòa nh p thư ng xuyên 12. Thi u m t các nhi m v' c n thi t ngay t0 ph n ư c lư ng 13. Lên k ho ch làm bù sau: ví d' c g!ng làm cho m t m c ki m tra 2 tháng m t công vi c áng l% ph i làm trong 3 tháng. Vi c này s% b!t bu c ph i l p l ch l i. 14. L p trình theo ki u i m t m ch không có xem xét l i và s,a ch a (Code-like-hell programming) Liên quan t i s n ph m 1. 2. 3. 4. 5. 6. T ng yêu c u ph c t p cho s n ph"m (Requirements gold-plating): khái ni m này có th ư c hi u là trư ng h p g p r i ro do ưa ra nh ng yêu c u ph c t p hơn bình thư ng, mà áng lý nên như v y. T ng tính n ng (Feature creep): c ng gi ng như khái ni m t ng yêu c u, ây là trư ng h p g p r i ro (có th v chi phí ho c th i gian th c hi n, ch m ti n …) do thêm vào nh ng tính n ng ph c t p mà áng l% ra không nên có. T ng yêu c u phát tri n h th ng (Developer gold-plating) Nh n th c ư c d án mang tính cá nhân, không ph i do t m quan tr ng hay s c n thi t c a nó. Thương lư ng theo ki u ùa c t (Push-me, pull-me) Phát tri n theo hư ng nghiên c u Liên quan t i công ngh 7. 8. Tri u ch ng “nút xám” (Silver-bullet syndrome): d a vào gi i pháp công ngh gi i quy t v n trong công vi c mà chưa hi u rõ toàn b ph m vi công vi c ó. Ti t ki m quá m c t0 các công c' và phương th c m i 20 9. 10. 11. C nh báo iên r Chuy n i các công c' công ngh tr giúp t i th i i m gi a quá trình th c hi n d án Thi u s ki m soát mã ngu n t ng 21 Bài 2: Các ti n trình x lý và t ch c • • • • • Nh ng ki n th c cơ b n: Các giai o n qu n lý và Các ti n trình x, lý T ch c c a d án L a ch n d án Phát bi u bài toán Project Charter Các ki n th c c& b n Công vi c c a giám • • • • • • • • • • • • • • c d án bao g m nh ngh(a ph m vi c a d án Xác nh ngư i tham gia th c hi n d án, ch+ nh ngư i ra quy t nh, và các th t'c phát sinh Phát tri n danh sách các nhi m v' chi ti t c n th c hi n (c u trúc phân rã- WBS) / c lư ng các yêu c u v th i gian th c hi n Phát tri n bi u lu ng công vi c qu n lý Xác nh ngân sách và tài nguyên c n thi t ánh giá các yêu c u Xác nh và ánh giá các r i ro chu"n b các k ho ch i phó Xác nh s ph' thu c Xác nh và theo dõi các m c ki m tra thi t y u Tham gia vào quá trình xem l i các giai o n c a d án B o toàn các tài nguyên c n thi t Qu n lý ti n trình ki m soát thay i Báo cáo tr ng thái c a d án Gi i thi u quy n sách PMBOK N i dung c a quy n sách ư c c u trúc theo các l(nh v c tri th c (knowledge areas). Ngoài ra vi c qu n lý d án ư c trình bày theo các ti n trình x, lý (processes). Quá trình qu n lý d án là m t chu$i các hành ng (ti n trình) liên ti p nhau, u vào c a ti n trình sau có th là u ra cu ti n trình trư c ó. Nhi u ti n trình có cùng tính ch t, ph'c v' m t m'c ích chung g p vào v i nhau thành nhóm các ti n trình. M$i ti n trình liên quan t i m t l(nh v c hay khía c nh tri th c c a qu n lý d án ví d' như tích h p h th ng, qu n lý chi phí... M t khía c nh tri th c thư ng liên quan t i nhi u ti n trình. Các ti n trình x lý 1. Ti n trình x, lý qu n lý d án là nh ng ti n trình mô t và t ch c các công vi c c a d án. ây là tr ng tâm c a môn qu n lý d án. 2. Các ti n trình theo nh hư ng s n ph"m là các ti n trình xác nh và xây d ng s n ph"m c a d án. Chính là các quá trình tìm hi u, phân tích và thi t k m t h th ng ph n m m, ư c h c m t s môn h c trư c ây. 22 N i dung c a qu n lý d án bao g m 9 khía c nh tri th c ư c mô t hình v% dư i ây Chín khía c nh tri th c liên quan t i qu n lý d án là: Qu n lý ph m vi th c hi n c a d án, Qu n lý v m t th i gian, Qu n lý v chi phí, Qu n lý v ch t lư ng, Qu n lý v tài nguyên con ngư i, Qu n lý r i ro, Qu n lý mua bán, Qu n lý v giao ti p truy n thông, Qu n lý tích h p d án. N m nhóm ti n trình qu n lý 1. Nhóm kh i t o: là nhóm bao g m các ti n trình liên quan t i kh i t o m t d án 2. Nhóm l p k ho ch: là nhóm liên quan t i các ti n trình l p k ho ch cho m t d án 3. Nhóm th c thi: th c thi d án 4. Nhóm theo dõi và ki m soát: theo dõi và ki m soát quá trình th c hi n d án 5. Nhóm k t thúc d án: là nhóm ti n trình liên quan t i k t thúc d án Các ti n trình trong m$i nhóm này có th ươc l p lai trong m$i giai o n phát tri n d án. M$i ti n trình ư c mô t r t chi ti t trong cu n sách v i các thông tin v u ra, u vào, các công c' k thu t và phương pháp th c hi n ti n trình ó. Ti n trình kh i t o c mô t nh sau: u vào u ra Mô t s n ph"m Tôn ch+ c a d án K ho ch chi n lư c Giám Các tiêu chí l a ch n d án Các ràng bu c 23 c d án ư c ch+ nh Các thông tin l ch s, Các gi thi t Các ti n trình l p k ho ch: là các ti n trình nh*m m'c ích thành l p và duy trì m t l ch ho t ng kh thi hoàn thành công vi c mà d án ang nh!m t i. L p k ho ch bao g m các ti n trình ư c li t kê dư i ây: • L p k ho ch r i ro • L p k ho ch v ph m vi • L p l ch th c hi n • nh ngh(a ph m vi • L p k ho ch ch t lư ng • nh ngh(a công vi c • L p k ho ch truy n thông (giao • L p tr t t công vi c ti p) • L p k ho ch t ch c • / c lư ng th i gian th c hi n • áp ng nhân viên công vi c • L p k ho ch mua bán • L p k ho ch qu n lý tài nguyên • Phát tri n k ho ch d án • / c lư ng chi phí • Lên ngân sách 24 Ti n trình th c thi: là các ti n trình nh*m m'c ích ph i h p con ngư i và các tài nguyên khác ti n hành d án theo k ho ch. Nhóm ti n trình này bao g m các công vi c sau: • Th c thi k ho ch c a d án • Phân ph i thông tin • Xác minh l i ph m vi • V n ng • m b o ch t lư ng • L a ch n ngu n • Phát tri n i d án • Th t'c hành chính cho h p ng 25 Ti n trình ki m soát: là các ti n trình nh*m m'c ích m b o t ư c các m'c tiêu c a d án b*ng cách theo dõi và o c ti n và s,a ch a khi c n thi t. Nhóm ti n trình này bao g m các công vi c sau: 26 • • • • • • • Ki m soát nh ng thay i chung Ki m soát thay i ph m vi Ki m soát l ch th c hi n công vi c Ki m soát chi phí Ki m soát ch t lư ng Báo cáo n ng su t Ki m soát vi c áp ng r i ro Ti n trình óng d án: là nhóm ti n trình chính th c hoá vi c ti p nh n d án và ưa d án t i m t k t thúc chu"n. Nhóm này bao g m các công vi c sau: • Các th t'c hành chính óng d án • Thanh lý h p ng T ch c d án theo 4 cách sau S& theo c u trúc cách mô t t ch c d án lo i này t p trung vào các vai trò và trách nhi m trong d án, cách th c ph i h p và ki m soát d án. Sơ c a t ch c giúp nh ngh(a sơ lo i này. S& theo tài nguyên con ngư i: lo i này t p trung vào s g!n k t gi a nhu c u c a t ch c và con ngư i. 27 S& theo chính tr Gi s, t ch c ư c c u thành b i các cá nhân và nhóm ngư i có m i quan tâm khác nhau. V i lo i này thì xung t và quy n l c là các v n cơ b n c n gi i quy t. S& theo bi u tư ng lo i này t p trung vào các bi u tư ng và ng ngh(a liên quan t i các s ki n. V i lo i sơ thì v n hóa r t quan tr ng. này C u trúc c a m t t ch c M t t ch c có th ư c phân chia thành các nhóm theo ch c n ng. Ví d' nhóm k thu t, kinh doanh, thi t k , v.v.. Có th ư c phân chia theo d án bao g m d án A, d án B, và thu nh p t0 các d án có nh hư ng n vi c c u trúc t ch c như v y. Ki u lai gi a hai ki u phân chia t ch c trên là ki u ma tr n, d a trên hai chi u: chi u th nh t theo ch c n ng và chi u th hai là theo d án. Mô hình qu n lý chương trình bao g m nhi u d án s% ph c t p hơn. Mô hình này phù h p v i các d án có chu trình phát tri n ng!n, c n thi t cho quá trình phát tri n nhanh m t h th ng. Ví d v t ch c theo ch c n ng c th hi n hình v d i ây 28 /u i m nh ngh(a quy n h n rõ ràng Lo i b& s trùng l p Khuy n khích s c' th hoá Các bư c phát tri n s nghi p rõ ràng Như c i m Có th nh hư ng c a khách hàng T o ra chu trình ra quy t Xung t gi a các l(nh v c ch c n ng Các Ví d v c u trúc t ch c theo d án i trư ng c a d án có ít quy n l c c mô t nh hình v d /u i m -Công vi c ư c giao duy nh t cho t0ng thành viên - Giao ti p gi a các d án hi u qu Ví d v c u trúc t ch c theo ma tr n nh dài hơn i ây Như c i m -Trùng l p trên nhi u l(nh v c - Con ư ng s nghi p c a các nhân viên không rõ rang c th hi n 29 hình v d i ây /u i m Như c i m -Tích h p d án qua các lu ng ch c n ng - M$i cá nhân có t i hai ngư i qu n lý - S, d'ng hi u qu các tài nguyên - Ph c t p - Xung t tài nguyên và th t ưu tiên -Duy trì các i ch c n ng V i t ch c d ng ma tr n, m c k t h p c a hai chi u d án và ch c n ng s% t o ra các d ng khác nhau c a c u trúc d ng ma tr n này: lo i y u, m nh và cân b*ng. Lo i y u là c u trúc t ch c t p trung vào ch c n ng nhi u hơn, t c là các ch c n ng ư c phân ra chi ti t c' th hơn, còn d án thì ư c g p l i m c t ng quát hơn. Lo i c u trúc m nh là c u trúc d a trên phân chia d án nhi u hơn các b ph n ch c n ng. C u trúc c a t ch c nh hư ng t i các d án ư c th c hi n b i t ch c ó các m c khác nhau. B ng dư i ây th hi n i u ó Lo i t ch c c tính d án Quy n c a giám d án Theo ch c n ng c % th c hi n vi c gán th i gian c a m$i ngư i t i công vi c d án Vai trò c a giám c d án Ma tr n y u Theo ma tr n Ma tr n cân b*ng Th p t i trung bình Trung bình t i Cao Theo d án Ma tr n m nh Ít ho c không có H n ch dư ng như không có 0-25% 15-60% 50-95% M nh t i h u như toàn b 85-100% Bán th i gian Bán th i gian Toàn b th i gian Toàn b th i gian Toàn b th i gian 30 Ch c danh chung cho i u i u vai trò giám c d án ph i/trư ng ph i/trư ng nhóm d nhóm d án án Nhân viên qu n tr Bán th i Bán th i gian cho vi c qu n lý d gian án Giám c d án/Nhân viên d án Giám c d án/ Giám c chương trình Giám c d án/ Giám c chương trình Bán th i gian Toàn b th i gian Toàn b th i gian D ng c a t ch c có nh hư ng c a t ch c t i vai trò c a giám c d án, c ng như nhân viên trong d án. Mu n bi t mình thu c b ph n ch c n ng nào thì c n xác nh xem k n ng nào b n m nh nh t l a ch n cho phù h p. Nói n t ch c d án ph i c p t i khái ni m v n phòng d án dùng qu n lý d án m t cách t p trung, óng vai trò là v n phòng hư ng d#n thông tin cho toàn b i d án. Vi c l a ch"n d án phù h p ban u Thông thư ng công ty có nhi u d án hơn lư ng th i gian và tài nguyên c n th c hi n vì v y c n tuân theo m t quá trình logic l a ch n d án phù h p nh t. Có nhi u phương pháp l a ch n bao g m – T p trung vào nhu c u v( mô – Phân lo i các d án – Các phương th c tài chính – Các mô hình ánh tr ng s • (hai mô hình cu i s% ư c trình bày sau trong chương trình) D a vào các nhu c u v( mô c a t ch c, chúng ta có th ánh giá các d án l a ch n d án nào phù h p nh t. Thưc t là thư ng là r t khó có ư c s ánh giá công b*ng xem d án nào là t t nhưng chúng v#n ư c công nh n là có giá tr l n. Ba tiêu chí quan tr ng cho vi c l a ch n d án là: – Nhu c u c a d án (needs) – Có ti n h$ tr cho d án (funds) – Có s s4n sàng ưa d án t i thành công Phương pháp phân lo i các d án c ng là m t cách M t cách phân lo i là tr l i câu h&i vi c thi t l p d hay là m t cơ h i t t cho t ch c hay là m t nh hư khác là d a trên d án s% kéo dài bao lâu và khi nào d phân lo i d a trên th t ưu tiên chung c a các d án 31 h$ tr cho vi c l a ch n d án phù h p. án ư c coi là m t v n c n gi i quy t ng m i cho công ty. M t cách phân lo i án ư c c n n. M t cách khác n a Phát bi u bài toán (Statement of Work- SOW) Tài li u SOW là m t b n mô t các công vi c c n ư c th c hi n cho d án trong ó có thi t l p các i u ki n ràng bu c và ranh gi i v i bên ngoài ( ư c g i là biên). Phát bi u bài toán ư c chia làm hai lo i phát bi u bài toán theo cách thông thư ng SOW và phát bi u bài toán dư i d ng m t h p ng CSOW. CSOW s, d'ng ngôn ng lu t h p pháp như m t ph n c a ng c nh th u d án. Lo i này có th ư c s, d'ng trong h p ng chính th c cu i cùng vì th khi so n th o nó c n c"n th n, c' th và rõ ràng. Tài li u phát bi u bài toán thư ng ư c hoàn thành ngay sau khi d án ư c ch p thu n và có th có nhi u phiên b n khác nhau có th k n 1. Danh sách các s n ph"m chuy n giao 2. B n chi ti t hơn trong RFP 3. Phiên b n th u t0 h p ng Tôn ch) c a d án Là m t b n mô t d án m c t ng quát v nhu c u công vi c, mô t s n ph"m và các gi thi t c n thi t l p. B n mô t này thư ng ra sau b n phát bi u bài toán SOW và ch+ dài kho ng 2-3 trang (có th dài hơn) M t dàn ý i n hình c a b n tôn ch+ d án bao g m nh ng thành ph n sau – – – – – T ng quan bao g m • Nhu c u công vi c • M'c tiêu c a d án • Các phương pháp và cách ti p c n có th th c hi n thành công d án Ph m vi chung c a công vi c Ngân sách và l ch th c hi n chung chung Trách nhi m và vai trò c a m$i thành viên trong i d án Các gi thi t c n ư c thi t l p cho môi trư ng và h th ng hi n t i có th th c hi n ư c d án và tri n khai s n ph"m sau khi k t thúc M t ví d' v tôn ch+ d án (project charter) • Các gi thi t c n thi t l p – Chúng ta s% s, d'ng l i ki n trúc c a h th ng t hàng trư c ó – H th ng s% ư c xâyd ng s, d'ng m t mô hình ASP – Khách hàng s% cung c p nh ng chuyên gia v nghi p v' khi c n thi t trong quá trình phát tri n – H th ng s% ch y trên các tài nguyên máy tính và m ng s4n có 32 – • Khách hàng s% ký nh n các s n ph"m bàn giao trung gian trong vòng m t tu n sau m$i l n bàn giao – T t c d li u chuy n giao t0 khách hàng s% có s4n d ng XML – ây s% là m t ng d'ng trên Web – i phát tri n d án n i b s% th c hi n các công vi c – Công c' soi chi u s% ư c nh n gi y phép t0 m t t ch c th ba – Chúng tôi s% h p tác v i m t công ty phát tri n nư c ngoài t o các h th ng b o m t Nh ng ngư i tham gia chính – Nhà tài tr : VP of Marketing – Nhà tài tr : Five Star Brokerage Consortium – Nhà tài tr : Bill Smith, CEO – Ngư i dùng: nhân viên tr c i n tho i – Ngư i dùng: các nhà b ng liên quan – Các khách hàng: Các công ty lu t kích c2 v0a và nh& – Các khách hàng: Quý ông t0 30-45 v i thu nh p ít nh t $75K • S n ph"m bàn giao – Trang Web bán l) – quy n catalog y – h th ng gi& hàng mua bán – b máy tìm ki m – h th ng ng ký ngư i s, d'ng • H th ng mua bán – h th ng t hàng – Qu n lý thông tin giao d ch – Công c' th c thi các ơn t hàng – Các h th ng tích h p – Cơ s h t ng cho b o m t • Các s n ph"m bàn giao – 5ng d'ng h p tác • M ng và ph n c ng • qu n lý tài nguyên con ngư i di ng trên Web • K t n i cho m ng riêng o • 5ng d'ng c ng qu n lý tái s n “Asset Management Viewport” • Công c' t o báo cáo tu bi n – Cho phép ngư i dùng truy c p ư c t i kho d li u – Phân ph i dư i d ng HTML và Excel • Tài li u hư ng d#n s, d'ng Ngoài ph m vi d án • 33 • – – – – – cung c p h th ng c p nh t tin t c tính giá ng công c' u giá tích h p v i lu t pháp h th ng tr giúp – – ư c tính th i gian phát tri n h th ng t0 12-14 tháng t ng s D án ư c d nh b!t u trong quý 1 2010 và k t thúc trong quý 3 n m 2010 Phiên b n u tiên ư c d nh bàn giao trong vòng 10 tháng và phiên b n ti p theo d nh sau 4-6 tháng L ch th c hi n – 34 Bài 3: Chu n b , Kh i t o và k ho ch d án N i dung bài h"c 1. Nh!c l i các giai o n phát tri n h th ng ã ư c h c trong môn ngh ph n m m. 2. Chu"n b 3. Kh i t o d án 4. Chu trình L p k ho ch Nh'c l i các giai o n phát tri n h th ng ôn l i nh ng giai o n phát tri n h th ng ã ư c h c trong các môn h c trư c ây, chúng ta tham kh o hai hình v% sau. Các giai o n c a d án ư c th hi n hình v% dư i ây. Các s n ph"m phân ph i c a m$i pha ư c th hi n trong hình v% sau 35 36 Quá trình chu n b ây không ph i là m t ph n c a d án, t c là s% không có kinh phí cho quá trình này khi quy t toán nhưng nó l i là m t quá trình không th thi u ư c trong toàn b chu trình phát tri n d án, có th coi là bư c kh i u quan tr ng c a m t d án. M'c ích c a vi c chu"n b là phát tri n và hoàn thi n nh ng m'c tiêu c a d án xu t phát t0 nh ng ý tư ng mơ h ban u. Nói m t cách khác, quá trình này hi n th c hoá các ý tư ng ưa ra các m'c tiêu c' th . Các s n ph"m phân ph i chính c a quá trình chu"n b này là m t b n phác th o nh ng ý chính c a d án, là các tài li u mang tính quy t nh. Ngư i th c hi n và tham gia vào quá trình này là khách hàng, giám c d án và nhóm phân tích nghi p v'. Giám c d án thư ng xuyên ph i trao i v i khách hàng xác nh ư c các m'c tiêu c a d án và phát bi u ư c bài toán c' th t0 nh ng ý tư ng ban âu. i phân tích nghi p v' tham gia tích c c vào quá trình này xác nh y và rõ ràng nh ng yêu c u c a bài toán. Các công c' và k thu t c n thi t cho quá trình này ch y u d a trên giao ti p và truy n thông: giao ti p gi a i d án (giám c d án và nhóm phân tích nghi p v') v i khách hàng phát bi u bài toán m t cách rõ ràng, m ch l c, xác nh các yêu c u. Ngoài ra, ban giám c c a d án và công ty c n th c hi n các nghiên c u chu"n b cho d án, ví d' phân tích nghiên c u các y u t nh hư ng t i d án, nh ng v n k thu t, con ngư i, v.v... Quá trình kh i t o d án ây là m t ho t ng chính trong vi c qu n lý m t d án. Quá trình này ư c th c hi n ngay sau quá trình chu"n b và n*m trong nhóm các ti n trình kh i t o c a d án. Trong quá trình này, nh ng quy t nh c a các khách hàng và c a i ng qu n lý d án s% ư c ưa ra kh i t o d án. Các quy t nh này liên quan t i t t c các khía c nh tri th c c a quá trình qu n lý d án bao g m các cách ti p c n qu n lý và : • Các quy t nh cho vi c qu n lý tích h p h th ng c a d án bao g m vi c xác nh các gi thi t i v i h th ng, ràng bu c c a d án, các tiêu chí ch p thu n s n ph"m c a khách hàng • Các quy t nh cho vi c qu n lý chi phí bao g m vi c ư c lư ng chi phí cho các công vi c c a d án và phân tích tài chính c a d án (chi ti t s% ư c trình bày trong nh ng bài h c sau) • Các quy t nh cho vi c qu n lý giao ti p • Các quy t nh cho vi c qu n lý ph m vi bao g m vi c xác nh các s n ph"m phân ph i cu i cùng t i khách hàng và nh ng s n ph"m s% không c n ph i bàn giao) • Các quy t nh cho vi c qu n lý ch t lư ng • Các quy t nh cho vi c qu n lý r i ro bao g m vi c xác nh các r i ro c a d án • Các quy t nh cho vi c qu n lý th i gian bao g m ư c lư ng th i gian, xác nh nh ng m c th i gian quan tr ng xem xét l i các công vi c c a d án. 37 • • Các quy t nh cho vi c qu n lý tài nguyên con ngư i bao g m vi c xác nh t ch c c a d án, các vai trò và trách nhi m trong i d án, các trách nhi m c a khách hàng và các yêu c u v ngu n tài nguyên c n thi t cho d án Các quy t nh cho vi c qu n lý mua bán và chi tr cho các h p ng ký v i khách hàng M t s khái ni m c n bi t cho quá trình kh i t o này Gi thi t: là các y u t ư c cho là úng, có th t ho*c ch'n ch'n cho m%c ích l p k ho ch c a d án. Các gi thi t có th nh hư ng t i t t c các khía c nh như qu n lý chi phí, qu n lý r i ro, qu n lý ph m vi ...c a vi c l p k ho ch và ôi khi nó c ng là m t y u t thúc "y ti n c a d án. i d án thư ng xuyên ph i xác nh, l p tài li u và ki m tra tính úng !n c a gi thi t như trong quá trình l p k ho ch. M t lưu ý là m$i gi thi t thư ng liên quan t i m t m c r i ro khác nhau, ch p nh n gi thi t là ch p nh n m t s r i ro n u như gi thi t ó không úng. Ràng bu c: là các y u t làm h n ch s l a ch n c a i d án. M t d án có th có các ràng bu c v chi phí, th i gian, tài nguyên con ngư i, k thu t và các ràng bu c khác.Ví d': – Các m c th i gian xu t phát t0 ngo i c nh – C n trên c a ngân sách dành cho d án – S ph' thu c v i các d án khác, v.v... Nh ng ng i tham gia d án: là các cá nhân và t ch c tham gia tích c c vào d án ho c l i nhu n c a h b nh hư ng t t ho c x u b i quá trình th c thi ho c k t thúc d án; Nh ng cá nhân này có nhi u nh hư ng t i d án và k t qu c a nó. Nh ng ngư i tham gia d án có th k n – Giám c d án – Khách hàng – T ch c th c hi n – các thành viên i d án – Ngư i tài tr Tài li u xác nh d án là m t tài li u t ng quan thi t l p ph m vi c a d án.Nó là cơ s ti n d a trên ó, khách hàng và các nhà qu n lý có th ưa ra m t quy t nh. Quá trình l a ch n m t d án thích h p th c hi n ư c mô t như hình v% sau trong ó ngư i qu n lý c p cao nh n các thông tin t0 tài li u xác nh d án, k t h p v i m t s các thông tin khác như k ho ch chi n lư c c a công ty, các thông tin l ch s, và các tiêu chí l a ch n d án, thi t l p tôn ch+ c a d án 38 Quá trình kh i t o d án c tóm t t nh sau: M'c ích c a quá trình kh i t o là -Chính th c kh i t o m t d án m i ho c kh i t o m t giai o n ti p theo c a m t d án ã có - L p l i quá trình kh i t o t i th i i m b!t vào nh ng nhu c u nghi p v'. u c a m$i pha giúp cho d án t p trung Quá trình l p k ho ch M t trong nh ng công vi c quan tr ng nh t c a qu n lý d án ph n m m là công vi c l p k ho ch. Trong ph n này chúng ta s% tìm hi u lý do t i sao c n l p k ho ch và l p k ho ch c n nh ng công vi c gì, liên quan t i nh ng v n gì. Lý do c n có m t k ho ch cho vi c phát tri n m t d án. ta bi t r*ng làm d án là t o ra m t s n ph"m ho c d ch v' duy nh t nên m$i d án u có nh ng c thù riêng. M t b n k ho ch cho d án chính là m t b n hư ng d#n vi c th c thi d án t0 trư c khi d án ư c th c hi n m b o vi c th c hi n có hi u qu t t theo mong mu n. Công vi c c n thi t c a l p k ho ch là 39 thi t l p và lưu l i các gi thi t cho vi c l p k ho ch d án, ng th i l p tài li u lưu các quy t nh k ho ch liên quan t i các phương án thay th ư c ch n khi th c thi d án. Lý do cu i cùng c a vi c c n có m t b n k ho ch là vì b n k ho ch t o môi trư ng giao ti p thu n l i gi a nh ng ngư i tham gia d án và cung c p b n k ho ch g c cho vi c o ti n và ki m soát vi c th c thi d án. Khi l p k ho ch, chúng ta c n quan tâm t i t t c chín khía c nh tri th c ư c trình bày trên t o ra m t k ho ch hoàn ch+nh. Nh!c l i chín khía c nh ó bao g m: qu n lý tích h p h th ng, qu n lý ph m vi, qu n lý chi phí d án, qu n lý ch t lư ng d án, qu n lý tài nguyên con ngư i c a d án, qu n lý truy n thông giao ti p, qu n lý các r i ro c a d án và qu n lý vi c mua bán và ký k t h p ng. Quá trình l p k ho ch bao g m vi c l p ra b n k ho ch phát tri n d án trong ó g m b n các k ho ch v các khía c nh trên, vi c l p k ho ch cho m$i khía c nh c ng như cho b n phát tri n chung ư c th c hi n l p i l p l i nhi u l n, theo nhi u vòng và ư c c p nh t l i khi có thêm nh ng i u ch+nh. Tài li u k ho ch d án Là s n ph"m c a quá trình l p k ho ch. Nó là m t tài li u chính th c ư c thông qua b i các nhà qu n lý c a d án và c a công ty. Lưu ý m t k ho ch d án không ch+ là m t l ch th c hi n mà ngoài vi c bao g m l ch th c hi n các công vi c c a d án nó còn bao g m: Cách ti p c n qu n lý d án; Ph m vi d án, ư c lư ng chi phí, tài nguyên, trách nhi m; K ho ch qu n lý tài tr cho các khía c nh trên; K ho ch o c n ng su t cho ph m vi, l ch và chi phí; Các v n m chưa gi i quy t và các quy t nh còn b trì hoãn. Các tài li u c a d án ư c chia làm hai lo i: Lo i th nh t là cho qu n lý d án và Lo i th hai là cho s n ph"m. Lo i qu n lý d án bao g m c tài li u cho vi c l p k ho ch, còn lo i cho s n ph"m thì bao g m các tài li u v xác nh yêu c u c a d án, phân tích, thi t k , tri n khai và hư ng d#n s, d'ng ( ã ư c trình bày trong m t môn h c khác). Các tài li u l p k ho ch bao g m B n k ho ch phát tri n ph n m m (SDP) B n k ho ch m b o ch t lư ng ph n m m (SQAP) B n k ho ch qu n lý c u hình ph n m m (SCMP) B n k ho ch qu n lý r i ro c a d án B n k ho ch c i thi n ti n trình làm ph n m m B n k ho ch qu n lý truy n thông và giao ti p B n k ho ch chuy n i h th ng t0 h th ng c sang h th ng m i B n k ho ch v n hành h th ng m i Trên ây li t kê các tài li u k ho ch nói chung, v i m$i d án giám c không nh t thi t ph i t o h t nh ng tài li u này mà c n l a ch n các tài li u thích h p,m$i tài li u không c n quá dài nhưng c n y thông tin và ư c vi t rõ ràng, n u tuân th theo m t m#u chung thì t t hơn. Tài li u c a m t d án có th là m t t p con c a nh ng tài li u trên ví d' như B n k ho ch phát tri n ph n m m B n k ho ch qu n lý r i ro B n k ho ch m b o ch t lư ng ph n m m 40 B n k ho ch qu n lý c u hình ph n m m M t b tài li u l p k ho ch d án khác có th là: Phân tích ROI c a d án: b n phân tích tài chính nh ng giá tr thu ư c c a d án Phát bi u bài toán: nh ngh(a bài toán và ph m vi d án Tôn ch+ d án (Project Charter): K ho ch qu n lý d án ph n m m (SPMP) K ho ch v ggân sách Ma tr n gán trách nhi m (RAM) cho t0ng thành viên trong i d án K ho ch qu n lý r i ro Các tài li u cho s n ph"m bao g m Phát bi u nhu c u: là tài li u mô t c' th các yêu c u ch c n ng c a h th ng c n xây d ng Mô t giao di n h th ng: mô t giao di n v i ngư i s, d'ng c a h th ng Mô t yêu c u ph n m m Mô t thi t k ph n m m: b n thi t k các ch c n ng K ho ch xác th c ph n m m: tài li u k ho ch ki m tra tính úng !n c a ph n m m Tài li u ngư i dùng: tài li u hư ng d#n ngư i s, d'ng ph n m m K ho ch h$ tr : mô t các k ho ch hu n luy n và h$ tr ngư i s, d'ng dùng ph n m m sau khi nó ư c cài t. Tài li u b o dư2ng: hư ng d#n b o dư2ng và s,a ch a nh ng l$i thư ng g p. Tài li u k ho ch qu n lý d án ph n m m (Software Development Plan-SDP/Software Project Management Plan-SPMP) ư c coi là tài li u quan tr ng nh t trong d án (cùng v i b n mô t yêu c u c a d án ph n m m-Software Requirements Specification-SDP) vì nó có th ư c xem như m t b n tích h p các tài li u cơ b n khác và nó u c phát tri n d n qua th i gian b*ng cách thêm t0ng ph n nh& vào. Các thành ph n cơ b n c a tài li u này bao g m T ng quan v nhi m v' và hoàn c nh, ph m vi c a d án Các s n ph"m phân ph i c a d án T ch c d án g m nh ng thành viên nào, gi ch c n ng và nhi m v' gì Các ti n trình qu n lý d án Các ti n trình k thu t c n thi t th c hi n các công vi c c a d án K ho ch chi ngân sách cho d án L p l ch th c hi n d án K ho ch qu n lý truy n thông thư ng là m t ph n n*m trong k ho ch qu n lý d án ph n m m SPMP. Nó th hi n và mô t các lu ng thông tin t i t t c các bên liên quan c a d án như khách hàng, giám c d án, ban lãnh o c a công ty, i th c hi n d án, nhà tài tr v.v.... K ho ch này s% mô t vi c thu th p và phân ph i thông tin trong t ch c d án. Nó lên k ho ch h p hành báo cáo tr ng thái th c hi n các công vi c, ư c th c hi n hàng tháng, hàng tu n hay hàng ngày là tu thu c vào m c kh"n trương và c thù c a t0ng d án, c a t0ng th i i m khác nhau. Các báo cáo tr ng thái c a các nhóm liên quan s% ư c lưu l i và báo cáo t ng h p lên c p 41 qu n lý cao hơn d án vì chúng r t c n thi t i v i xác tính toán ngân sách, và qu n lý tài nguyên nói chung. 42 nh ti n d án, các nh các r i ro, Bài s 4,5: C u trúc phân rã công vi c (WBS), c lư ng và l p l ch N i dung bài h"c • Tóm t!t v qu n lý ph m vi • C u trúc phân rã công vi c Work Breakdown Structures (WBS) • / c lư ng • Cơ b n v m ng • Các k thu t PERT & CPM • Bi u Gantt Tóm t't v qu n lý ph m vi ư c th hi n trong hình v% dư i ây 43 Lu ng thông tin gi a các ti n trình c a quá trình qu n lý ph m vi ư c th hi n trong hình v% dư i ây 44 • Trong ph n này chúng ta bàn lu n v nh ng v n liên quan t i quá trình l p k ho ch, quá trình ư c lư ng cho d án và l p lich th c hi n các công vi c cho d án. th y ư c quan h gi a ba nhi m v' cơ b n này c a quá trình qu n lý d án, chúng ta c n hi u rõ ba nhi m v' ó là gì, khác nhau như th nào. – L p k ho ch là công vi c xác nh các ho t ng c n ư c th c hi n thành d án. Các công vi c nay không có ngày b!t u và k t thúc c' th . – / c lư ng là công vi c xác ho t ng ó. – L p l ch là công vi c g!n thêm ngày b!t u và k t thúc c' th cho t0ng ho t ng. g!n nhãn th i gian m t cách h p lý, chúng ta c n xác nh các m i quan hoàn nh kích c2 và kho ng th i gian c n th c hi n các 45 h gi a các ho t thi t. ng, tr t t th c hi n các ho t ng ó và các tài nguyên c n Quá trình l p k ho ch cho m t d án là m t chương trình g m 12 bư c như sau: 1) Thi t l p m'c ích và ph m vi c a d án 2) L a ch n chu trình phát tri n 3) Thi t l p ki u nhóm /t ch c 4) L a ch n i làm vi c 5) Xác nh các r i ro 6) T o c u trúc phân rã công vi c WBS 7) Xác nh các nhi m v' c' th c a d án 8) / c lư ng kích c2 c a các nhi m v' 9) / c lư ng công th c hi n 10) Xác nh các s ph' thu c công vi c 11) Gán tài nguyên cho t0ng nhi m v' 12) L p l ch th c hi n các nhi m v' Quá trình l p l ch ư c th c hi n như sau: Bư c 1. Xác nh công vi c c n ư c th c hi n cho d án, các công vi c này ư c th hi n trong lư c c u trúc phân rã công vi c (work breakdown structure-WBS). Bư c 2. Xác nh kích c2 c a t0ng công vi c ư c th c hi n. Công vi c này c n dùng các k thu t ư c lư ng kích c2. Bư c 3. Xác nh s ph' thu c gi a các công vi c. Nh ng s ph' thu c này s% ư c bi u di1n b i th ph' thu c, bi u m ng (s% ư c trình bày sau) Bư c 4. / c lư ng t ng th i gian các công vi c ư c th c hi n, sau ó ưa ra l ch th c hi n trong th c t , lo i tr0 nh ng ngày ngh+, l1 t t. C u trúc phân rã công vi c (WBS) Chúng ta s% trình bày quá trình xác nh các công vi c c n th c hi n cho d án trư c hay vi c xác nh WBS. Vi c ư c lư ng cho toàn b d án ph' thu c r t nhi u vào vi c thi t l p WBS có chính xác hay không. B n c m th y sao khi tôi h&i “D án c a b n s% th c hi n trong bao lâu?”. Ch!c ch!n b n s% không d1 dàng có câu tr l i úng ngay c khi b n là khách hàng th t c a m t d án có th c. V y b n có th gi i quy t v n này th nào? M t trong nh ng cách ti p c n gi i quy t v n này là bi n pháp phân nh& d án. B n c n phân chia d án thành nhi u ph n có th qu n lý ư c. T t c các d án u c n bư c này b i ây là m t cách d a trên nguyên lý “Chia tr “. Nguyên nhân chính d#n n s th t b i c a m t d án là do 1) - Quên m t s th thi t y u cho d án và 2) – C g!ng nh!m t i nh ng con s ư c lư ng. Mu n bi n nh ng con s ó thành hi n th c. Chúng ta cùng th, phân tích xem vi c phân nh& d án s% giúp gì cho vi c này. Các nhân t c a m t d án bao g m các ch c n ng, ho t trong hình v% dư i ây 46 ng và công vi c ư c mô t ví d' # nh ngh$a chính th c: M t nhóm phân c p theo nh hư ng các s n ph"m phân ph i c a các nhân t d án t ch c và nh ngh(a toàn b ph m vi c a d án. M$i m c bên dư i th hi n m t nh ngh(a d án m c chi ti t hơn. C u trúc phân rã công vi c là danh sách phân rã các ho t ng c n th c hi n c a d án.C u trúc này g m hai nh d ng, s, d'ng m t h th ng ánh s th p phân vs d' 3.1.5 trong ó 0 thư ng bi u di1n m c cao nh t nh d ng theo d ng các u m'c (outline) nh d ng theo cây h a (bi u t ch c) C u trúc thư ng bao g m các nhi m v' phát tri n ph n m m (s n ph"m cu i cùng giao cho khách hàng), nhi m v' v qu n lý và h$ tr d án. Nó th hi n các m i quan h bên trong c a d án, m i quan h gi a các công vi c c' th và nó không th hi n s ph' thu c v th i gian và kho ng th i gian c n th c hi n m$i công vi c. Hai lo i c u trúc phân rã công vi c WBS 1- WBS d ng h p ng (Contract WBS-CWBS): ch+ g m hai ho c ba m c u tiên, thư ng dùng theo dõi các công vi c m c cao 2- WBS d ng d án (Project WBS- PWBS) ư c nh ngh(a b i giám c d án và các thành viên c a i. V i d ng WBS này, các công vi c ư c g!n li n v i các s n ph"m 47 phân ph i. Lo i này ư c dùng trong trư ng h p c n theo dõi các công vi c nh t M t c u trúc WBS y m c th p có th lên t i 6 m c, thông thư ng s m c n*m t0 3-6 như ví d' sau Trong ví d' trên, 3 m c trên có th ư c s, d'ng b i khách hàng cho vi c báo cáo, 3 m c dư i dùng cho vi c qu n lý các công vi c bên trong c a i d án. Các m c khác nhau có th ư c áp d'ng cho nh ng ngư i s, d'ng khác nhau. Ví d': M c 1 dành cho ngư i trao quy n, m c 2 cho ngư i làm ngân sách, m c 3 cho l p l ch. M t ví d v s Ví d WBS WBS theo d ng cây c mô t d i d ng h a um c c th hi n trong hình v d c th hi n d 0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 48 i ây i ây 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development 4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software 4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing 4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production WBS có nhi u tiêu chí • WBS ư c phân lo i theo ti n trình hay theo • • • • phân lo i, trong ó m t s lo i ư c mô t dư i ây nh hư ng ho t ng Ví d': Yêu c u, Phân tích, Thi t k , Ki m th, i n hình ư c s, d'ng b i giám WBS ư c phân lo i theo s n ph"m hay theo c d án nh hư ng th c th c a d án • Ví d': b máy tài chính, h th ng giao di n, cơ s d li u • Thư ng ư c dùng cho ngư i qu n lý k thu t WBS ư c phân lo i do k t h p gi a hai lo i trên: • Thư ng ít ư c s, d'ng • Ví d': các pha chu trình s ng c' th bên trong m$i pha • thư ng th hi n các ti n trình sinh các s n ph"m Ví d v WBS theo s n ph m 49 m c cao v i các thành ph n ho c c tính Ví d v WBS theo ti n trình Ví d v WBS theo u m c v i bi u Gantt 50 WBS theo các nhóm ti n trình c a PMI Các lo i WBS khác là các lo i thay th ít ư c s, d'ng 51 – WBS phân lo i theo t ch c ch c n ng thành các lo i • Nghiên c u, Thi t k s n ph"m, K thu t, Thao tác • Phân lo i ki u này có th có ích cho các d án mà an chéo cao gi a các ch c n ng – WBS phân lo i theo a lý • Có th có ích v i các i d án phân tán v a lý • Ví d' i NYC (NewYork City), San Jose, i trong nư c (Off-shore) Các gói công vi c (work package) là khái ni m chung cho các nhi m v' riêng bi t v i các k t qu cu i có th nh ngh(a ư c. Thông thư ng, các gói công vi c là các "lá" trên cây bi u di1n c u trúc phân rã ch c n ng. Vi c phân rã n các “lá” này ph i tuân th các nguyên t!c sau • • Lu t "1 t i 2": Thư ng nh& t i m c do 1 ho c 2 ngư i làm trong 1 Làm ti n cho ti n trình theo dõi và báo cáo n 2 tu n • • Có th g!n v i các m'c ngân sách (nh ng con s chi tiêu) • Có th g!n v i các tài nguyên con ngư i ư c gán Lý tư ng hoá, ng!n hơn là dài • Dài thì c n thêm các ư c lư ng ti n • Mang tính ch quan hơn là tính "hoàn thành" • Cho các d án ph n m m, 2-3 tu n là nhi u nh t • 1 ngày là nh& nh t ( ôi khi là n,a ngày) • Không quá nh& t i qu n lý vi mô M t s lưu ý i v i m t b n WBS • Danh sách các công vi c, không ph i các v n • Danh sách các vi c có th l y t0 nhi u ngu n: – Phát bi u bài toán SOW, b n xu t, bu i l y ý ki n, ngư i tham gia, • Mô t các ho t ng s, d'ng "ngôn ng nút" – có ý ngh(a nhưng ư c g!n nhãn (terse labels) • T t c các ư ng d#n trongWBS không ph i i t i cùng m t m c • Không nên mô t chi ti t hơn m c có th qu n lý ư c Phư&ng pháp lu n • • • • • • xác i d án nh WBS PM ph i ánh x các ho t ng t i chu trình vòng i d án ã ư c ch n M$i lo i chu trình có t p các ho t ng khác nhau Các ho t ng c a ti n trình tích h p xu t hi n cho toàn b quá trình – L p k ho ch, qu n lý c u hình, ki m th, Các pha th c hi n và b o trì thư ng không có trong k ho ch ( ư c coi là sau d án) Vài mô hình ư c dùng ương nhiên cho WBS – Mô hình hình xo!n c, và các lo i l p l i khác – Chu$i tuy n tính vài l n Các s n ph"m phân ph i c a các nhi m v' thay i tu theo phương pháp lu n 52 Các k thu t t o WBS • K thu t t0 trên xu ng: B!t u m c cao nh t sau ó phát tri n chi ti t các công vi c m c th p hơn m t cách h th ng. K thu t này t t nh t trong trư ng h p – Bài toán ư c hi u th u áo – K thu t và phương pháp lu n không m i – Gi ng v i m t d án hay m t bài toán trư c ó Tuy v y nó ư c áp d'ng trong h u h t các trư ng h p • K thu t t0 dư i lên: thư ng b!t u t0 m c th p nh t sau ó k t h p các công vi c m c th p thành các công vi c m c cao hơn và t ng quát hơn.Như c i m c a k thu t này là – T n th i gian – C n tìm hi u nhi u yêu c u hoàn thành Nhưng c ng có ưu i m là r t chi ti t • K thu t tương t : là k thu t d a trên WBS c a m t d án tương t , s, d'ng m t m#u s4n có. Tương t c ng có th là ti n cho vi c ư c lư ng. K thu t này có ưu i m là – D a trên kinh nghi m th c t trong quá kh . Như c i m là: – C n có d án tương t • K thu t cu n sóng – Lư t th nh t: i sâu xu ng m c1-3 – Thu th p thêm yêu c u ho c d li u – ưa thêm vào nhi u chi ti t hơn sau ó • K thu t t ng h p ý tư ng: – T o ra t t c các ho t ng c n th c hi n cho d án mà b n có th ngh( n – Nhóm chúng vào thành các lo i khác nhau C hai lo i k thu t trên xu ng và t ng h p ý tư ng có th ư c s, d'ng trên cùng m t WBS. Chú ý r*ng nên kéo t t c nh ng ngư i ang th c hi n công vi c liên quan tham gia k thu t t ng h p các ý tư ng. WBS quan tr ng b i nó là n n t ng c a nhi u quá trình sau ây: L p l ch theo d ng m ng, tính chi phí, phân tích r i ro, c u trúc t ch c, ki m soát, o c tính toán M t s hư ng d+n khi t o WBS • • • • • • • T o WBS nên d1 hi u M t vài công ty có chu"n cho sơ này nên có th dùng chu"n ó to WBS M t vài m'c m c cao nh t như qu n lý d án nên có trong WBS c a m$i d án – Các m'c khác thay i theo t0ng d án V n gây nh hư ng x u nhi u nh t cho d án là cái ang còn thi u trong c u trúc WBS Phân rã các m'c n khi b n có th ưa ra ư c s ư c lư ng chính xác v th i gian và chi phí m b o m$i y u t liên quan t i m t s n ph"m phân ph i Chi ti t nên n m c nào? Không nên quá chi ti t 53 • • – M$i m c không nên có quá 7 m'c – Nó có th t ng trư ng qua th i gian Công c' nào nên ư c s, d'ng? – Excel, Word, Project – Công c' v% sơ t ch c (Visio, Visual Paradigm) – Các ng d'ng thương m i c thù Dùng l i m t m#u tham kh o n u b n có s4n Công vi c ư c lư ng trong qu n lý d án ây là m t công vi c c n thi t cho quá trình l p k ho ch cho d án vì b t k d án nào c ng c n ph i ư c d toán trư c v chi phí, nhân công th c hi n, th i gian th c hi n và tài nguyên c n thi t khác. Công vi c ư c lư ng là m t công vi c r t khó th c hi n vì vi c ư c lư ng thư ng không chính xác và thư ng d a trên m t phương pháp ư c lư ng thích h p ho c d a trên kinh nghi m c a ngư i th c hi n công vi c này. M t ư c lư ng chính xác là m t i u không tư ng. L y m t ví d' b n th, ư c lư ng xem s% t n bao nhiêu th i gian t0 trư ng v n nhà hôm nay. Khó có th ư c lư ng chính xác ư c b i vì r t có th ra ư ng, giao thông t!c ngh%n, hay x u hơn n a là xe b n b x t l p,…D a trên nh ng ti n nào b n ư c lư ng ư c như v y? B n d a trên kinh nghi m? hay tính m t giá tr trung bình d a trên nhi u l n di chuy n. Giá tr b n ưa ra bao gi c ng x y ra v i xác su t nào ó. i v i h u h t các d án ph m m, không có khái ni m "giá tr trung bình" như v y. H u h t các ư c lư ng trong quá trình làm d án ph n m m u sai kho ng 25-100%. S không ch!c ch!n c a vi c ư c lư ng ư c th hi n bi u sau, s không ch!c ch!n gi m d n theo quá trình phát tri n d án, giai o n u tiên có s ư c lư ng không ch!c ch!n nh t, thêm n a s không ch!c ch!n c ng còn ph' thu c vào kích c2 t ng trư ng c a d án, d án càng l n s không ch!c ch!n càng cao. 54 Vi c ư c lư ng có sai s tùy theo kích c2 c a d án. V i d án có kích c2: – nh& (10-99 i m ch c n ng - FPs), thay tìm hi u yêu c u – trung bình (100-999 FPs), thay i 22% – L n (1000-9999 FPs) thay i 38% – R t l n (> 10K FPs) thay i 51% Nh ng con s ư c lư ng ư c t o ra, s, d'ng và chu"n lư c, nghiên c u tính kh thi và/ho c phát bi u bài toán, v trung gian h$ tr cho vi c s n xu t c a d án và h p l p lai c a vi l p k ho ch d án. i kho ng 7% so v i ư c lư ng sau khi hóa trong quá trình l p k ho ch chi n ưa b n xu t c a d án, ánh giá ơn ng th c p v i t ch c d án, quá trình Công vi c ư c lư ng cho m t d án bao g m các quá trình c& b n sau 1) / c lư ng kích c2 c a các s n ph"m phân ph i khi d án k t thúc 2) / c lư ng công s c th c hi n các công vi c nh&(theo công th c hi n trong m t tháng, ho c trong ngày-ngày công) 3) / c lư ng l ch th c hi n cho t0ng công vi c 55 Chú ý: Không ph i t t c các bư c này u luôn ư c th c hi n m t cách tư ng minh, mà có th m t bư c ư c th c hi n m t cách gián ti p trong m t bư c khác. Khi l p l ch th c hi n cho các công vi c c a d án có hai khái ni m chúng ta c n bi t ó là + Ngày m'c tiêu: là ngày ư c xu t b i i làm công vi c kinh doanh và ư c thông báo v i khách hàng. M t i u c n lưu ý là không nên cam k t ngày m'c tiêu quá nhanh, ngay sau khi nh n ư c yêu c u c a khách hàng, hay sau khi nh n công vi c. + Ngày cam k t: là ngày ư c s ng ý c a i d án. Ngày cam k t này ư c ưa ra sau khi b n làm công l ch th c hi n công vi c c a d án và có ch+nh s,a sao cho phù h p v i ti n th c hi n. Các phư&ng pháp lu n cho vi c ư c lư ng Bao g m phương pháp t0 trên xu ng, t0 dư i lên, tương t , dùng s phán oán c a chuyên gia và phương pháp dùng thu t toán ho c tham s (s, d'ng công th c toán h c, xác su t và các bi u th c tính toán) 1. Phương pháp ư c lư ng trên-xu ng: Là phương pháp ư c lư ng nh ng công vi c có kích c2 l n trư c sau ó ư c lư ng nh ng công vi c thành ph n c a chúng sau. M t vài phương pháp khác như phương pháp ư c lư ng tương t , dùng phán oán c a các chuyên gia hay các phương pháp tham s c ng có th là m t d ng phương pháp ư c lư ng trên xu ng. /u i m c a phương pháp này là d1 tính toán và có hi u qu s m, nh t là vi c ư c lư ng các chi phí ban u và có th dùng ư c ngay. Như c i m c a phương pháp này là có th có nh ng mô hình ch+ ư c lư ng m c t ng th ư c nhưng còn nhi u nghi v n ho c không phù h p v i m c nh& hơn. Như c i m n a là kém chính xác vì xu t phát t0 ư c lư ng t ng th , t0 nh ng công vi c có kích c2 l n, không t p trung vào chi ti t (nh ng công vi c có kích c2 nh&). 2. Phương pháp ư c lư ng dư i lên Phương pháp này t p trung vào ư c lư ng nh ng công vi c m c chi ti t trư c sau ó t ng h p nh ng ư c lư ng nh& l i thành ư c lư ng m c l n hơn. Công vi c này ph' thu c r t nhi u vào c u trúc phân rã ch c n ng –WBS, d a vào c u trúc ó t ng h p t0 chi ti t lên ư c lư ng t ng th các công vi c có kích c2 cao hơn. /u i m c a phương pháp này là nó ch+ ho t ng t t n u các ho t ng, công vi c c a d án ư c hi u rõ hay WBS ư c t o chính xác và m$i công vi c nh& ư c ư c lư ng chính xác. Như c i m c a phương pháp này là nó s% không t t n u các công vi c c' th không ư c hi u rõ. So v i phương pháp t0 trên xu ng thì phương pháp này t n th i gian hơn. 3. Dùng phán oán c a chuyên gia ây là phương pháp dùng m t ngư i có kinh nghi m i v i d án tương t như d án ang c n th c hi n và ư c th c hi n g n ây. Ngư i ó s% cung c p nh ng kinh nghi m và ưa ra nh ng ư c lư ng tương t như d án trư c ó. chính các c a vi c ư c 56 lư ng theo phương pháp này ph' thu c vào chuyên gia, hi u bi t th c s c a h v l(nh v c tri th c và d án trư c ó. V i phương pháp này, vi c l a ch n các ng d'ng tương t ph i chính xác, và có tính h th ng. Có th s, d'ng m t h th ng ánh tr ng s l a ch n d án tương t n u như có nhi u d án làm ng c, viên. 4. Phương pháp d a trên tham s Phương pháp này ư c lư ng d a trên m t s tham s và m t s mô hình toán h c ho c mô hình xác su t th ng kê. Chúng ta tìm hi u m t s ơnv o lư ng thu t toán ư c coi là tham s cho lo i phương pháp này. + S dòng l nh- LOC: là t ng s dòng l nh, mã ngu n c a t t c các ch c n ng c a d án + i m ch c n ng-FPs: là t ng s i m m c ch c n ng c a các công vi c trong d án, ây kích c2 c a d án không ư c o b*ng s dòng l nh b i m t s ch c n ng khó thì khi cài t tuy s dòng mã ngu n có th l n nhưng công vi t ra nó có th r t ít, ngư c l i nh ng ch c n ng có ph c t p l n thì khá t n công vi t tuy r*ng s lư ng dòng l nh không nhi u. + Các ơn v khác có th là s lư ng “b t n i” trong m t cây tìm ki m theo chi u sâu, tìm ki m theo thu t toán n i b t hay s lư ng th c th c a mô hình th c th liên k t hay s lư ng các ti n trình trên m t bi u c u trúc. Hai ơn v hay ư c s, d'ng nh t là LOC và FPs và ư c s, d'ng theo các cách ti p c n thu t toán. / c lư ng d a trên LOC có + /u i m là ơn v o lư ng nhìn chung d1 hi u, cho phép so sánh c' th và rõ ràng, d1 o c trong th c t . + Như c i m c a LOC là khó ư c lư ng s m trong chu trình phát tri n d án b i lúc ó chưa có thi t k và l p trình nên chưa bi t s lư ng mã ngu n là bao nhiêu. S lư ng mã ngu n thay i tu theo ngôn ng l p trình. Nhi u chi phí không liên quan t i mã ngu n chưa ư c quan tâm n (ví d' các nhi m v' xác nh yêu c u) mà ch+ t p trung t i vi c phát tri n chương trình ph n m m. Các l p trình viên có th ư c thư ng d a trên # defects/# LOC (s l$i/s mã ngu n). M t như c i m n a là các ph n m m sinh mã ngu n thư ng s n sinh mã th0a nên vi c ư c lư ng có tính n mã th0a này s% không chính xác. M ts v n khi ư c lư ng LOC: • B n không bi t ư c có bao nhiêu dòng l nh ngay t0 u • N u dùng các ngôn ng khác nhau thì s dòng l nh s% khác nhau • M$i ki u l p trình khác nhau s% s n sinh ra s lư ng dòng l nh khác nhau • Con s th ng kê: n ng su t trung bình c a m t l p trình viên 3,000 LOC/n m H u h t các phương th c ti p c n theo thu t toán có hi u qu hơn sau khi quá trình tìm hi u yêu c u (thư ng ph i sau yêu c u) 57 / c lư ng d a trên i m ch c n ng FP có m t s c i m sau • Kích c2 ph n m m ư c o lư ng b i s lư ng và ph c t p c a các hàm th c hi n • Phương pháp lu n t t hơn m LOC • Vi c xác nh i m ch c n ng tương t như i v i ngôi nhà trong ó – Di n tích ngôi nhà ~= s dòng l nh c a ph n m m – S lư ng phòng t!m và phòng ng ~= i m ch c n ng – Con s trư c ch+ là kích c2, con s sau là kích c2 và ch c n ng nên vi c ư c lư ng s% chính xác hơn Các bư c cơ b n ư c lư ng theo phương pháp i m ch c n ng 1. m s ch c n ng nghi p v' c a m$i lo i – Các lo i: u ra, u vào, truy v n d li u, c u trúc t p ho c d li u và giao di n 2. Thi t l p y u t ph c t p cho m$i ch c n ng và s, d'ng – ơn gi n, Trung bình, Ph c t p – Thi t l p m t tr ng s nhân có m$i y u t (0->15) – D#n t i m t t ng s i m ch c n ng không i u ch+nh ư c n a 3. Tính toán m t nhân t nh hư ng và áp d'ng nó cho m$i ch c n ng – Nó ch y t0 0.65 n 1.35, và d a vào các y u t 4. K t qu thành "t ng i m ch c n ng": i u này có th ư c s, d'ng trong vi c ư c lư ng tương thích Các v n c a phương pháp tham s : h u h u h t các d án b n s% g p không s, d'ng nh ng phương pháp này mà phương pháp này có hi u qu hơn i v i nh ng d án l n (Nơi mà m t ti n l ch s, quá kh t n t i), c ng g p v n chính cho h u h t các d án là thi u các d án tương t vì v y thi u d li u tương thích và v n b!t u d án th nào c lư ng trong trư ng h p d án dùng l i mã ngu n Mã ngu n ư c dùng l i không ph i là mi1n phí nên v#n c n tính chi phí cho vi c dùng l i này, không ư c tính mi1n phí. Mã ngu n bao g m các lo i: mã m i, mã s,a i t0 mã c , và mã ngu n dùng l i hoàn toàn. N u mã ngu n mà có l n hơn 50% ư c s,a ch a thì ư c coi là mã ngu n m i ch không ư c coi là mã dùng l i. i v i các mã ư c coi là dùng l i thì c n tìm hi u các lo i ph m vi và tính toán như sau: – Mã dùng l i chi m 30% công c a mã m i – Mã s,a i là 60% mã m i Nhân công cho tích h p h th ng v i mã s,a i v#n nhi u như vi c tích h p v i mã m i. n hi n gi khi b n bi t "kích c2" sau quá trình ư c lư ng kích c2 ư c trình bày trên, ti p n chúng ta c n xác nh "công" xây d ng d án. Vi c này ư c th c hi n d a trên nhi u mô hình khác nhau như d a trên kinh nghi m, trên mô hình toán h c và theo các tác nhân ch quan và ư c th hi n theo ơn v th i gian th c hi n. Ví d' ơn v tính công th c hi n là công m t ngư i làm trong m t tháng hay công c a m t ngư i làm trong m t tu n, trong m t ngày. 58 tính công c n thi t th c hi n sau khi ư c lư ng kích c2, chúng ta s, d'ng m t b ng chuy n i t0 kích c2 ra công. Gi ng như v i ư c lư ng kích c2 b*ng phương pháp d a trên tham s , nh ng k thu t này th c hi n t t hơn n u có d li u l ch s,. L i m t l n n a, 0ng nhìn vào các d án "trung bình", thư ng thì các bư c ư c lư ng kích c2 và công s c ư c k t h p l i làm m t công o n ( i u này không ph i ư c khuy n khích nhưng thư ng x y ra). Lâp l ch “d a trên cam k t" thư ng ư c th c hi n trong ó yêu c u ngư i l p trình cam k t m t ư c lư ng (c a chính ngư i ó) c a quá trình ư c lư ng nói chung Các v n • • • • / c lư ng v ch t lư ng là c n ư c th c hi n s m trong giai o n u c a d án nhưng có khó kh n là trong giai o n u này thông tin b h n ch nên r t khó th c hi n công vi c ư c lư ng. D li u ư c lư ng chính xác có s4n vào giai o n cu i c a quá trình phát tri n d án nhưng lúc này chúng không c n thi t n a vì công vi c c a d án s!p hoàn thành. / c lư ng t t nh t là d a trên kinh nghi m trư c ó Nhi u d án ph n m m thư ng có ít ho c không có nh ng y u t sau ây – Các công ngh thay i – D li u l ch s, không s4n có – S a d ng trong kinh nghi m/ ki u – B n ch t ch quan c a vi c ư c lư ng ph n m m Nh n th c v các m c th i gian c n hoàn thành Các th i h n ó có ph i là "h n th c t " không? Có th xem xét nó có ư c g!n v i m t s ki n bên ngoài hay không. Li u th i h n này c n có hay không m b o d án thành công. Ví d': k t thúc n m tài chính, h t h n h p ng, h n n n m 2000 là nh ng th i h n “th c t ”, do ngo i c nh bên ngoài tác ng và không th thay i ư c. Ho c các th i h n ó có ph i "h n gi " không? Nó có th là th i h n gi hay th i h n m m n u như nó ư c thi t l p b i ngư i có quy n b t k vì th nên có th có m t vài s linh ho t. Vi c th hi n s ư c lư ng trong tài li u Vi c th hi n s ư c lư ng như th nào c ng có nh hư ng r t l n t i k t qu c a d án. S ánh giá k t qu d án có úng v i ư c lư ng ban u hay không ph' thu c nhi u vào vi c mô t ư c lư ng th nào. Ch*ng h n n u ghi con s ư c lư ng m t cách chính xác thì n u k t qu là m t con s c' th khác, se d#n t i k t lu n vi c ư c lư ng sai, nhưng n u ghi ư c lư ng trong m t kho ng nào ó s% ưa ra k t lu n ư c lư ng úng. Các k thu t th hi n s ư c lư ng ư c trình bày dư i ây • Thêm các nhân t c ng ho c tr0 th hi n s sai s cho ư c lư ng ví d' 6 tháng +/-1tháng • • S, d'ng các kho ng th i gian th hi n ư c lư ng ví d': 6-8 tháng Khi nh lư ng r i ro thì thêm +/- v i các thông tin ư c thêm m i vào 59 • • • – +1 tháng v i các công c' m i không làm vi c như mong i – -2 tu n cho kho ng th i gian ch m tr1 thuê l p trình viên m i Nên thêm các ư c lư ng theo các tình hu ng – Tình hu ng t t nh t/ Theo k ho ch/ Hi n t i/ T i nh t Trình bày s ư c lư ng theo các ngày ho t ng – Ví d' cho Q3 02: quí 3 n m 2002 Thêm các y u t kh3ng nh – Ví d' ư c lư ng cho tháng 4 xác su t 1-10%, cho tháng 7 xác su t 1-50% Các y u t khác nh hư ng • • • • • n quá trình ư c lư ng Kinh nghi m và k n ng c a i d án nh hư ng r t l n t i vi c ư c lư ng d án, làm cùng m t công vi c thì các thành viên m c th p thì s% c n ư c lư ng nhi u công hơn so v i các nhân viên m c cao hơn. Trong i d án, s lư ng các thành viên m c th p thư ng c n nhi u hơn m c cao, ví d' như m t ngư i m i hay t p s ư c coi là nh ng thành viên m c th p C n tính toán t i nh ng th i gian không ch+ dành cho các công vi c c a d án mà c n tính c n ng th i gian cho các nhi m v' chung khác ch3ng h n như h p hành, nói chuy n i n tho i, lư t web và các ngày ngh+ Lưu ý và s, d'ng nh ng công c' ư c lư ng thương m i ang có s4n trên th trư ng. Các công c' này thư ng yêu c u d a trên các d li u trong quá kh . Lưu ý và tuân th theo lu t Parkinson “M r ng công vi c trong ph m vi th i gian cho phép”. Có ngh(a là khi ư c lư ng các công vi c b n có th m r ng, thêm vào m t s các công vi c phát sinh toàn b d án ho t ng có hi u qu hơn, nhưng luôn ph i lưu ý ch+ thêm các công vi c m i trong gi i h n th i gian cho phép. B nh sinh viên “Nư c n chân m i nh y” : sát n th i h n n p s n ph"m m i t ng t c làm vi c, s% nh hư ng nhi u n ch t lư ng c a s n ph"m và t o nhi u r i ro. Phân tích tài chính cho d án Bên c nh nh ng y u t khác ã ư c trình bày trong ph n l a ch n d án trên, vi c cân nh!c v tài chính thư ng c ng là m t y u t r t quan tr ng trong quá trình ban u l a ch n d án. Ba phương pháp chính xác nh giá tr tài chính c a các d án: a. Phân tích giá tr th c: Net present value (NPV) b. Phân tích các giá tr thu ư c trên v n u tư: Return on investment (ROI) c. Phân tích giá tr ki m ư c: Payback analysis Phân tích NPV • NPV là m t phương pháp tính toán s ti n mong i ki m ư c ho c s ti n b l$ cho d án b*ng cách l y t ng ti n thu vào tr0 i t ng ti n chi ra tính cho n th i i m hi n t i. 60 Các d án v i m t giá tr NPV dương s% ư c cân nh!c l a ch n n u giá tr tài chính (s ti n ki m ư c t0 d án) là m t tiêu chí quan tr ng v i d án này. • V i ý ngh(a c a NPV như trên thì d án nào t i th i i m k t thúc, giá tr NPV càng cao thì ư c cho là d án càng t t. M t ví d v NPV c th hi n b ng d i ây trong ó • D án 1 (project 1) và d án 2 (project 2) u th c hi n trong 5 n m và v n b& ra (Revenue) và chi phí (costs) trong 5 n m ư c ghi l i trong các trư ng tương ng c a. Hàm npv() c a Excel có th tính giá tr NPV trong ví d' này. Hai d án có s ti n thu ư c cu i cùng u là $5000 nhưng có NPV khác nhau do v n b& ra khác nhau. NPV c a d án (2) t t hơn c a d án (1) nên d án (2) ư c cho là t t hơn. Phân tích ROI • • • Giá tr ROI là t+ l thu nh p trên s ti n u tư cho n th i i m hi n t i: n u th i i m hi n t i là lúc k t thúc d án thì ROI s% ư c tính như sau ROI = (t ng thu nh p - t ng chi phí)/ t ng chi phí Các d án v i giá tr ROI càng cao thì ư c cho là càng t t Nhi u t ch c quy nh m t t+ l ROI c n thi t ho c ch p nh n ư c cho các d án. Các d án v i nh ng giá tr ROI l n hơn ngư2ng ó s% ư c ch p nh n th c hi n, nh& hơn s% b lo i b&. Phân tích Payback • Phân tích giá tr ki m ư c là m t cách cân nh!c tài chính quan tr ng khác. 61 • • Giai o n hư ng giá tr ki m ư c là kho ng th i gian l i nhu n b!t u l n hơn chi phí (lư ng ti n ã u tư) cho d án. Giai o n hư ng th' này x y ra khi t ng tích l y c a l i nhu n và chi phí l n hơn 0. Nhi u t ch c mu n các d án công ngh thông tin có giai o n hư ng th' n s m. Ví d% 1 v NPV, ROI, giai o n Payback Ví d% 2 v NPV, ROI, giai o n Payback L a ch"n d án d a trên mô hình ánh tr"ng s r i tính i m • M t mô hình tính i m theo tr ng s là m t công c' cung c p m t quá trình th ng nh t l a ch n d án d a trên nhi u tiêu chí. Các bư c c n thi t ti n hành mô hình này ư c mô t như sau: 62 Th nh t, xác nh các tiêu chí ư c cho là quan tr ng t i quá trình l a ch n d án. • Sau ó gán tr ng s (ph n tr m) t i m$i tiêu chí sao cho t ng các tr ng s là 100% • Ti p n gán i m cho m$i tiêu chí c a m$i d án d a trên m t h th ng cho i m th ng nh t trong d án. • Nhân các i m v i các tr ng s tương ng tính t ng s i m có tr ng s . D án nào có t ng i m càng cao thì ư c cho là càng t t và s% ư c l a ch n th c thi. Còn các d án v i t ng s i m th p s% b lo i b&. V n khó kh n nh t trong mô hình này là xác nh các tiêu chí quan tr ng và cho i m tương ng v i các tiêu chí. • • Ví d v mô hình tính i m v i tr ng s : c t A th hi n danh sách các tiêu chí, c t B th hi n tr ng s tương ng. K t qu d án (2) có t ng s i m cao nh t nên ư c cho là áng ư c l a ch n th c thi nh t. 63 Bài 6: L p l ch th c hi n các công vi c c a d án N i dung bài h"c 1. 2. 3. 4. Ki n th c cơ b n Các k thu t l p l ch Các nhóm k thu t theo bi u K thu t nén Nh!c l i các ti n trình c a giai o n u bao g m các công vi c sau: • L p k ho ch kh i t o: s% bao g m nh ng công vi c gi i quy t • Câu h&i T i sao c n d án này: lý do s% ư c th hi n trong các tài li u – Phát bi u bài toán (SOW), Tôn ch+ d án (Charter) • Câu h&i d án này là cái gì/ làm như th nào: n i dung ư c th hi n qua – C u trúc phân rã công vi c-WBS – Các tài li u k ho ch khác bao g m b n k ho ch phát tri n ph n m m, k ho ch qu n lý r i ro, k ho ch qu n lý c u hình. • / c lư ng bao g m các công vi c xác nh • Kích c2 (s lư ng/ ph c t p) và công s c th c hi n (kho ng th i gian c n) • Công vi c ư c l p l i nhi u l n • L p l ch bao g m các công vi c ư c th c hi n • B!t u cùng v i s ư c lư ng u tiên • Và c ng ư c l p i l p l i nhi u l n. Quá trình l p l ch s% ư c th c hi n khi các công vi c c a d án ư c xác nh xong trong c u trúc phân rã ch c n ng WBS và kích c2 c a m$i công vi c và nhân công c n thi t ã ư c xác nh y và rõ ràng. M'c tiêu chính c a vi c l p l ch là t n ít th i gian, ít chi phí và ít r i ro. M'c tiêu th y u là ưa ra ư c nh ng l a ch n khác c a l ch th c hi n S, d'ng hi u qu các tài nguyên nh t là tài nguyên con ngư i m b o vi c giao ti p, truy n thông có th th c hi n ươc quá trình làm d án. h$ tr Các ki n th c c& b n Khái ni m chung Khái ni m li n trư c: M t công vi c A ph i ư c th c hi n trư c m t công vi c B khác ư c g i là li n trư c công vi c ó. N u công vi c A không ư c th c hi n, công vi c B s% không ư c th c hi n. 64 Khái ni m ng th i: Các công vi c ng th i là các công vi c có th ư c th c hi n cùng m t lúc (m t cách song song) Khái ni m th i gian trư c (Lead) và tr1 (Lag) i. Th i gian tr1 Là kho ng tr1 gi a các ho t ng c a d án ii. Th i gian c n thi t trư c ho c sau m t công vi c nào ó mà không nh hư ng t i ti n chung c a d án. Khái ni m M c quan tr ng (milestone) là th i i m c bi t c a d án có c tính sau i. Có kho ng th i gian th c hi n là 0 ii. Xác nh các i m c t y u trong l ch th c hi n iii. ư c th hi n b i m t hình tam giác quay ngư c ho c hình thoi trong các lưo iv. Thư ng ư c s, d'ng t i nh ng th i i m "xem xét l i" ho c "chuy n giao s n ph"m" v. Ho c t i th i i m b!t u ho c k t thúc các giai o n.Ví d': Xem xét l i các yêu c u c a ph n m m vi. Có th g!n v i các khái ni m trong h p ng ư c ký v i khách hàng Ví d' v m c th i gian ư c th hi n trong hình v% sau 65 Khái ni m Slack & Float – Float & Slack là hai t0 c a cùng m t khái ni m – Th i gian tr1 t do (Free Slack) là th i gian m t ho t ng có th ư c th c hi n tr1 kho ng th i gian ó mà không làm trì hoãn công vi c ti p theo. – T ng th i gian tr1 (Total Slack) là th i gian m t ho t ng có th tr1 mà không làm trì hoãn toàn b d án – Th i gian tr1 Slack Time TS = TL – TE • TE = th i gian s m nh t m t s ki n có th di1n ra TL = th i gian mu n nh t nó có th di1n ra mà không làm dài thêm quá trình hoàn thành d án. B n lo i ph% thu c gi a các công vi c S ph% thu c b't bu c • • • Các s ph' thu c có “logic c ng” B n ch t c a công vi c là th hi n m t tr t t Ví d': vi t mã chương trình ph i trư c ki m th,; thi t k giao di n ph i trư c cài t giao di n 66 S ph% thu c r i r c Các s ph' thu c “logic m m”, có th m m d)o ư c ư c quy t nh b i i qu n lý d án Theo hư ng ti n trình Ví d': tr t t r i r c c a vi c t o ra các mo un c' th , các mo un có th ư c th c hi n theo m t tr t t do ngư i qu n lý gán cho, không nh t thi t ph i theo m t tr t t c ng. Ph% thu c ngo i c nh bên ngoài c a d án • • • • • Ví d': s ra i c a s n ph"m c a công ty th ba, vi c ký k t h p ng • Ví d': nh ng bên tham gia d án, s ki n n m 2000, n m hi n t i k t thúc S ph% thu c ngu n tài nguyên • X y ra trong trư ng h p hai công vi c ph' thu c vào cùng m t tài nguyên • Ví d': b n ch+ có m t qu n tr cơ s d li u nhưng có nhi u công vi c liên quan t i cơ s d li u M i quan h ph thu c gi a các công vi c phân ra làm các lo i sau K t thúc-r i-b!t u (FS) • B không th b!t u cho t i khi A k t thúc • Ví d': A= xây hàng rào; B= sơn hàng rào B!t u-r i-b!t u (SS) • B không th b!t u t i cho n khi A b!t u • Ví d': A= n n; B= nâng tư ng K t thúc-r i-k t thúc (FF) • B không th k t thúc cho t i khi A k t thúc • Ví d': A= i dây i n; B= ki m tra i n B!t u-r i-K t thúc • B không th k t thúc cho t i khi A b!t u (hi m khi g p) Các k thu t l p l ch Chia làm hai lo i k thu t chính – – Nhóm k thu t dùng nh ng phân tích toán h c bao g m nh ng lo i sau • Dùng sơ m ng có k thu t – PERT: ánh giá chương trình tính toán và dùng k thu t ki m tra l i – Phương pháp ư ng t i thi u (CPM) – GERT Nhóm k thu t dùng bi u thanh (Bar Charts) • Bi u m c th i gian (Milestone Chart) 67 • Bi u Gantt (Gantt Chart) Chúng ta s% tìm hi u k v k thu t dùng sơ m ng và gi i thi u qua các nhóm k thu t khác. Phương pháp sơ m ng ư c phát tri n vào th p k6 1950, nó là m t th hi n ho c a các nhi m v' c n thi t hoàn thành d án. Nó có th tr c quan hoá các lu ng công vi c và m i quan h gi a chúng khi n cho i chúng d1 nh , d1 ki m soát và d1 áp d'ng. M t ví d' v vi c ung sơ m ng trong MS-Project ư c th hi n như hình v% dư i ây trong ó m$i nút m ng màu & th hi n m t công vi c và ư ng k t n i có m i tên th hi n trình t th c hi n và k t n i gi a các công vi c trong d án. S& • m ng Trong sơ m ng, hai thành ph n chính là nút m ng và ư ng k t n i các nút m ng v i nhau. D a trên v trí t các hành ng, sơ m ng ư c phân chia làm hai lo i chính như sau: – – Lo i AOA (activity on arrow) có c i m là m$i hành ng t trên m i tên k t n i gi a các nút m ng. • Các vòng tròn th hi n các s ki n.Ví d' như ‘start’ ho c ‘end’ c a m t nhi m v' nào ó. • Các ư ng n i th hi n các nhi m v' hay công vi c c n th c hi n c a d án. Ví d': Công vi c ư c hoàn thành ‘Build UI’ • Lo i này còn ư c g i là phương pháp bi u m i tên Arrow Diagramming Method (ADM) Lo i AON (activity on node) có c i m là hành ng t trong nút c a sơ . 68 Các nút có th là hình tròn ho c ch nh t (thư ng là ch nh t) Thông tin v nhi m v' ư c vi t trong nút Các m i tên ch+ s ph' thu c gi a các nhi m v' Còn g i là phương pháp lư c li n trư c Precedence Diagramming Method (PDM) M$i công vi cc a d án ư c gán nhãn v i • M t nh danh (thư ng s, d'ng m t ch cái/mã ví d' công vi c A, B, C…) • Kho ng th i gian th c hi n (theo m t ơn v chu"n ví d' theo s gi , theo ngày…) Trên ây ch+ trình bày m t cách gán nhãn cho các công vi c c a d án, ngoài ra còn t n t i các l a ch n khác cho gán nhãn. Trong sơ m ng luôn có m t s ki n b!t u th hi n s b!t u c a m t d ánvà m t s ki n k t thúc là d u hi u k t thúc c a d án. Quy ư c th i gian trong sơ m ng t ng d n t0 trái sang ph i có ngh(a là công vi c B n*m bên ph i công vi c A và ư c n i n b i công vi c A qua m t ư ng k t n i thì B ư c th c hi n sau A, hay A ư c th c hi n trư c B. Mô t các d ng sơ m ng và th hi n gán nhãn cho m t nút trong m ng ư c th hi n ví d' trong hình v% dư i ây trong ó Design UI (Thi t k giao di n) và Build UI (thi t l p giao di n) là tên c a hai công vi c trong d án ang xét. Early Start = th i i m s m nh t có th b!t u th c hi n công vi c Early Finish = th i i m s m nh t có th k t thúc th c hi n công vi c Late Start = th i i m mu n nh t có th b!t u th c hi n công vi c Late Finish = th i i m mu n nh t có th k t thúc th c hi n công vi c Duration = kho ng th i gian th c hi n công vi c Task Name = Tên c a công vi c ang xét Slack = Th i gian tr1 có th c a vi c th c hi n công vi c • • • • • • • • • 69 Phương pháp ư ng thi t y u là m t trong nh ng k thu t thu c nhóm sơ m ng. M t s khái ni m và nh n nh v phương pháp này như sau • ư ng c t y u là “m t chu$i các công vi c c' th liên ti p nhau quy t nh th i gian hoàn thành d án” ho c " ư ng y dài nh t”. ư ng y có ngh(a là c n ph i i qua h t t t c các công vi c thu c ư ng c t y u này thì d án m i có th hoàn thành ươc. M t s công vi c có th ư c th c hi n song song v i các công vi c n*m trên ư ng này nên dài c a ư ng chính là t ng s th i gian ít nh t c n hoàn thành d án. • T t c các d án u có ư ng thi t y u • T ng t c hoàn thành c a các công vi c không thu c ư ng thi t y u không làm ng!n kho ng th i gian hoàn thành d án m t cách tr c ti p mà ch+ nh ng công vi c trên ư ng thi t y u m i nh hư ng tr c ti p n th i gian hoàn thành d án • Ví d' v ư ng thi t y u trong hình v% dư i ây là chu$i ABCE. 70 T ng th i gian nh& nh t c n th c hi n d án là 3 (A) + 2(B) + 2(C) + 4 (E) + 2(I) =13. Các công vi c G, H, D, F có th ư c th c hi n trong khi th c hi n B, C, E mà không nh hư ng gì n dài c a ư ng thi t y u. Khi thay i th i gian th c hi n công vi c B,C,E thì có th ư ng thi y u c a d án s% thay i (có th là AGHI n u dài c a E gi m t0 4 xu ng 2). Phương pháp ư ng thi t y u là quá trình xác nh và t i ưu ư ng thi t y u c a m t d án: • Các công vi c không thi t y u có th b!t u s m hơn ho c mu n hơn mà không nh hư ng t i th i gian hoàn thành d án • Chú ý: ư ng thi t y u có th thay i khi b n làm ng!n ư ng thi t y u hi n t i b*ng cách gi m chi phí c a m t s công vi c n*m trên ư ng hi n t i. • B n nên th c hi n cùng v i ngư i qu n lý theo ch c n ng c a t ch c hay công ty l p l ch theo phương pháp này. Xét m t ví d mô t cách l d án ư c mô t trong sơ nhãn. T i bư c 1, các công vi th c hi n công vi c ó. Tr t t nhãn y . M ng sơ bư p l ch th c hi n các công vi c c a m t d án. Các công vi c c a m ng dư i ây, m$i nút ư c th hi n b*ng phương pháp gán c ư c gán nhãn v i tên công vi c, kho ng th i gian c n thi t th c hi n các công vi c c ng ư c xác nh trư c quá trình gán c 1 ư c th hi n như hình v% dư i ây Thu t toán tính theo hư ng truy n i (Forward) • • Xác nh th i i m b!t u s m nh t có th (ES) và k t thúc s m nh t (EF) có th c a m$i công vi c Vi c tính toán các giá tr trên ư c ti n hành t0 trái sang ph i cho n công vi c cu i cùng. 71 ưa th i gian vào m$i ư ng truy n theo lu t: khi m t s công vi c song song k t thúc, th i gian b!t u s m nh t có th c a công vi c ti p theo là con s l n nh t trong s các EF c a các công vi c trư c ó Sau khi th c hi n quá trình tính toán theo hư ng truy n i t, trái sang ph i ta thu ư c k t qu ư c th hi n trong hình v! dư i ây (bư c 2) • Thu t toán tính toán theo hư ng truy n ngư c l i (Backward) • • • Xác nh th i i m k t thúc mu n nh t (LF) và b!t u mu n nh t (LS) Xu t phát t0 nút cu i r i tính t0 ph i sang trái n nút u tiên Tính c p s bên dư i trong ô hình ch nh t theo lu t: L y th i i m b!t th c a nút k t n i t i tr0 i kho ng th i gian th c hi n công vi c ó Sau khi tính toán theo chi u ngư c l i, ta thu ư c k t qu như hình v% dư i ây 72 u s m nh t có Cu i cùng ta thu ư c k t qu các nút ã ư c gán nhãn m t cách y b!t u vi c l p l ch th c hi n c' th b*ng cách gán m t ngày b!t u d án làm th i i m th c hi n công vi c u tiên c a d án, r i gán d n d n các công vi c ti p theo b*ng cách d a trên các nhãn c a m$i nút công vi c tương ng. Nh n xét v th i gian tr- (Slack) và th i gian d trù (Reserve) • • Th i gian tr1 có bao gi âm ư c không ? có th x y ra, lúc ó th i i m s m nh t th c hi n công vi c sau ngày d ki n k t thúc d án B n có th gi i quy t tình hu ng ó th nào? 73 • u i mc as m ng: – – – – • Th hi n th t trư c sau rõ ràng Th hi n s ph' thu c l#n nhau mà các k thu t khác không có Kh n ng tính ư ng thi t y u Kh n ng th c hi n luy n t p tình hu ng Nh c i m c a s m ng – Mô hình ng m nh là tài nguyên không h n ch • B n c n t ph i h p v i b n thân (nh ng s ph' thu c v tài nguyên) khi xác nh ư ng thi t y u th c s – Khó theo dõi v i d án l n Các lo i phư&ng pháp khác không s d%ng s& m ng: Bi u m c th i gian • ôi khi còn ư c g i là "bi u thanh ngang": tr'c ngang th hi n th i gian t ng d n, tr'c d c th hi n các công vi c • Bi u Gantt ơn gi n – Ho c ch+ th hi n các thanh ngang v i giá tr cao nh t – ho c ch+ các m c th i gian quan tr ng 74 • • • Như c i m c a bi u Gantt – Không ch+ ra s ph' thu c l#n nhau m t cách rõ ràng – Không th hi n s không ch!c ch!n c a m t ho t ng nào ó (như dùng PERT) /u i m c a bi u Gantt – D1 hi u – D1 t o ra và duy trì Chú ý: ph n m m hi n nay th hi n s ph' thu c gi a các công vi c trong bi u Gantt – Trư c ây, bi u Gantt không th hi n nh ng s ph' thu c này, còn bi u thanh ngang thì thư ng là không M t ví d v bi u Gantt c th hi n nh hình v d 75 i ây Các k thu t nén M'c ích c a các k thu t nén là gi m t ng th i gian th c hi n d án. Bao g m các k thu t sau: K thu t rút ng'n (Crashing) v i các m'c ích i. Nh!m vào s bù tr0 c a chi phí và l ch th c hi n các công vi c (tradeoff), n u mu n t ng ti n , gi m th i gian th c hi n thì có cách t ng tài nguyên th c hi n công vi c c a d án. ii. Rút ng!n nhi u nh t v i chi phí th p nh t iii. Thêm tài nguyên t i các công vi c trên ư ng thi t y u ho c iv. H n ch và gi m các yêu c u c a d án (hay ph m vi c a d án) v. Thay i tr t t c a các nhi m v' K thu t i ư ng nhanh vi. Th c hi n các pha, các ho t ng và công vi c an xen nhau m c dù th c ra chúng ph i tu n t . vii. H u qu là s% x y ra m t s r i ro, nên c n quan tâm t i vi c qu n lý nh ng r i ro có th x y ra này. viii. Xác su t có th ph i th c hi n l i m t s công vi c. 76 Bài s 7: Qu n lý r i ro và nh ng thay i N i dung bài h"c bao g m 3 ph n: 1- Qu n lý r i ro 2- Ki m soát nh ng thay i 3- Qu n lý c u hình Qu n lý r i ro #*t v n : R i ro là nh ng v n chưa x y ra t i th i i m kh i u c a d án nhưng có th s% x y ra trong quá trình phát tri n d án. ây là m t v n khó i v i giám c d án b i vì không ai mu n là ngư i mang tin x u n cho ngư i khác c ng như không mu n ón nh n nh ng tin x u ho c ư c coi là ngư i hay lo l!ng. B t ch p nh ng th c t ó giám c d án v#n c n xác nh m t chi n lư c qu n lý r i ro ngay t0 giai o n u c a d án. # nh ngh$a r i ro M t s ki n ho c m t tr ng thái không ch!c ch!n mà n u nó x y ra s% có nh hư ng t t ho c x u i v i các m'c tiêu c a d án. Nh ng công vi c liên quan t i qu n lý r i ro là: Xác nh các r i ro, Phân tích nh ng r i ro và Ki m soát chúng. M'c ích c a nh ng công vi c này là tránh cho d án kh&i b rơi vào tr ng thái kh ng ho ng, nhi u kh n ng d#n t i s th t b i c a d án. Phân bi t qu n lý r i ro v i qu n lý d án: Các công vi c qu n lý r i ro c thù riêng cho t0ng d án c' th và ư c s, d'ng mang tính phòng b , còn các công vi c qu n lý d án ư c thi t k chung cho t t c các d án khác nhau và ư c s, d'ng mang tính ph n ng v i th c t . Các *c trưng c a R i ro c a m t d án - không ch!c ch!n ư c th hi n qua m t xác su t x y ra n*m trong kho ng 0 n 1. - M t h u qu m t mát liên quan ví d' như m t kho n ti n, cu c s ng hay danh d c a m t t ch c, công ty nào ó, v.v… - Kh n ng qu n lý r i ro ó – hay m t s hành - Th hi n m c c a r i ro ư c tính b*ng tích c a xác su t x y ra c a r i ro v i h u qu m t mát ti m n ng. ng có th ki m soát r i ro Phân lo i r i ro Theo tiêu chí là các khía c nh c n qu n lý m t d án, r i ro có th sau - ư c phân lo i thành các lo i R i ro v l ch th c hi n các công vi c c a d án: các r i ro lo i này r t hay x y ra khi giám c d án th c hi n vi c nén l ch (như ã trình bày trong ph n L p l ch) 77 - R i ro v chi phí: x y ra v i trư ng h p m t d án có ngân sách không h p lý - R i ro v qu n lý các yêu c u c a d án: qu n lý các yêu c u c a khách hàng v i d án là m t công vi c r t d1 gây ra các r i ro như xác nh không úng các yêu c u, xác nh không yêu c u, yêu c u không ư c th hi n rõ ràng và không ng nh t, d1 m t. - R i ro v ch t lư ng d án - R i ro v thao tác - R i ro n u d án m!c nhi u l$i cơ b n: H u h t các l$i cơ b n c trong bài 1 n u b m!c thư ng xuyên c ng s% ư c coi là r i ro. Còn m t cách khác i n ư c trình bày phân lo i các r i ro nh sau: - Các r i ro bi t trư c: ví d' như r i ro v yêu c u c a khách hàng không rõ ràng, làm vi c c a d án không có kinh nghi m. i ng - Các r i ro không bi t trư c nhưng có th d oán ư c d a trên kinh nghi m: ví d' như khó kh n trong vi c trao i v i khách hàng, i ng phát tri n d án không v ng ch!c (nhân viên không toàn tâm toàn ý v i d án, hay có ngư i ngh+ m…) - Các r i ro không có kh n ng bi t trư c, tiên oán trư c: ví d' như m t n,a i phát tri n d án b ng c th c n trong b a ti c b!t u d án; ng t quét s ch toàn b nhà máy s n xu t hay công ty nơi nhân viên phát tri n ph n m m. # nh ngh$a vi c qu n lý r i ro các x, lý mang tính h th ng vi c xác nh, phân tích và áp ng t i các r i ro c a d án. Nó c ng bao g m vi c làm t i thi u hóa các h u qu t i m'c tiêu c a d án do r i ro mang l i. Các bư c cho vi c qu n lý r i ro - L p k ho ch qu n lý r i ro - Xác - Phân tích các r i ro tìm ư c - L p k ho ch - Ki m soát và theo dõi vi c x, lý các r i ro ó. nh các r i ro bư c trư c ó gi i quy t nh ng r i ro có th x y ra ó L p k ho ch qu n lý r i ro: m'c ích c a quá trình này là xác ho ch cho các ho t ng qu n lý r i ro cho m t d án. nh cách ti p c n và lên k u vào bao g m: + Chính sách qu n lý r i ro c a m t t ch c + Trách nhi m và vai trò c a các thành viên trong i ã ư c + Kh n ng ch p nh n r i ro c a nh ng ngư i tham gia d án + C u trúc phân rã công vi c c a d án 78 nh ngh(a trư c Công c' và k thu t: L p k ho ch cho các bu i h p th o lu n và trao i u ra bao g m: + Phương pháp lu n + t th i gian + Xác nh m c r i ro thông qua + Các ngư2ng ch u + Các Xác nh lư ng và chuy n sang ng nh d ng báo cáo nh các r i ro: m'c ích c a quá trình này là xác Các y u t nh tính nh các r i ro có th x y ra nh hư ng bao g m: + M'c tiêu c a d án + nh ngh(a s n ph"m + C u trúc phân rã công vi c c a d án + Kinh nghi m c a ngư i tham gia d án + B ng danh sách các r i ro c n ki m tra K! thu t xác nh r i ro: + T ch c các khóa h c nh& nh*m trao + Báo cáo i và th o lu n xác nh r i ro nh k các r i ro + Ph&ng v n nói chuy n v i nh ng thành viên c t y u c a d án + K thu t phân rã nh& c u trúc Các s ki n r i ro: + g!n ch t v i các m'c tiêu c a d án + Liên quan t i c u trúc phân rã công vi c c a d án (WBS) + Vi c xác nh th t ưu tiên ban u. K thu t phân rã xác nh các r i ro m t cách h th ng: Xu t phát t0 ba m'c tiêu cơ b n c a d án là: d án thành công (Win), d án ư c th c hi n trong ngân sách cho phép (Budget), d án làm hài lòng khách hàng (Satisfy). V i m$i m t m'c tiêu cơ b n c a d án, ta s% thi t l p c u trúc phân rã v i phân c p l p ti p theo bao g m các l(nh v c c n quan tâm (focus area). B n ch t c a các l(nh v c c n quan tâm này là các ngu n g c ti m n ng c a các r i ro. M$i ngu n g c c a s r i ro l i ư c phân rã thành các tác nhân gây ra r i ro (risk driver). 79 B n ch t c a các tác nhân gây ra r i ro là i u ki n làm t ng xác su t m t s ki n r i ro s% x y ra. M$i tác nhân gây ra r i ro s% ư c phân rã thành các s ki n r i ro liên quan. M t ví d' v s phân rã c u trúc r i ro này ư c th hi n hình v% dư i ây Phân tích các r i ro: Pha phân tích này còn ư c g i là ánh giá các r i ro. Các công vi c chính c a pha này bao g m: - vi c xác nh xác su t x y ra r i ro - Xác nh nh hư ng c a r i ro ó t i các m'c tiêu c a d án trong trư ng h p r i ro ó x y ra - Xác nh nguy hi m c a r i ro = tích c a xác su t xu t hi n r i ro ó v i m c hư ng c a nó t i các m'c tiêu c a d án. 80 nh Trong s các r i ro c a m t d án, ta c n xác nh thêm r i ro nào có th làm gi m xác su t x y ra, làm gi m h u qu mà nó s% gây ra, r i ro nào không th làm gi m ư c. M'c tiêu là càng gi m b t m c nguy hi m c a các r i ro càng nhi u càng t t. Vi c phân tích r i ro này chia làm hai lo i: nh tính (d a trên các con s ư c lư ng và mô ph&ng) và nh lư ng. Hai cách phân tích này th c hi n có th chuy n i l#n nhau, t c là t0 nh tính sang nh lư ng ho c ngư c l i theo m t quan h s% trình bày dư i ây V tiêu chí xác su t x y ra r i ro: ánh giá v nh tính ánh giá v nh lư ng Mô t R t cao > 84% G n như ch!c ch!n x y ra Cao 60-84% Nhi u kh n ng s% x y ra Trung bình 35-59% Có v) như s% x y ra Th p 10-34% Nhi u kh x y ra V tiêu chí nh h ánh giá v nh tính n ng là không ng Mô t R t cao Nhi u kh n ng gây ra vi c h y b& d án Cao Có v) như s% gây ra s gián o n áng k i v i l ch th c hi n d án, ho c làm t ng chi phí d án ho c làm gi m n ng su t làm vi c m t cách áng k Trung bình Có v) như s% gây ra m t s gián o n v i l ch th c hi n d án, ho c làm t ng chi phí d án ho c làm gi m n ng su t làm vi c Th p Có v) như s% gây ra m t s gián o n không áng k v i l ch th c hi n d án, ho c làm t ng chi phí d án ho c làm gi m n ng su t làm vi c m t cách không áng k B ng dư i ây th hi n m c nghiêm tr ng (nguy hi m) c a m$i m t r i ro ư c xác cách nh tính theo m c nh hư ng và xác su t xu t hi n r i ro M c Xác nghiêm tr ng R t cao M c nh hư ng R t cao Cao Trung bình Th p Không ch p nh n ư c R t cao Cao Cao 81 nh m t su t Cao R t cao Cao Cao Trung bình Trung bình Cao Cao Trung bình Trung bình Th p Cao Trung bình Trung bình Th p Phân h ng các r i ro: Có nhi u cách phân h ng các r i ro d a trên các tiêu chí sau ây +m c nghiêm tr ng c a r i ro + th i gian r i ro b!t u xu t hi n + kho ng th i gian c n thi t làm gi m hay lo i b& r i ro (ch+ là ư c lư ng ban u) + m t s các tiêu chí khác tùy theo t0ng d án Sau khi x p h ng các r i ro ta nên áp d'ng cách ti p c n xác sách x p h ng v i m'c ích + t p trung phát tri n các chi n lư c nh 10 r i ro ng u danh làm gi m ho c lo i b& 10 r i ro ó + ưa danh sách 10 r i ro ó vào các m'c c n bàn lu n trong các bu i h p d án Các thông tin t ng h p liên quan t i qu n lý r i ro ư c th hi n trong b ng dư i ây. Các thông tin trong b ng là các ví d' minh h a, thay i cho t0ng d án c' th . Mã r i ro S hi u trong S ki n r i ro WBS 1 2.04.05 Ngư i ch u Ph m vi nh trách nhi m hư ng (W/B/S) Yêu c u s% t ng Giám nhanh không ki m soát ư c Ngày nh Xác su t xu t 7nh hư ng c a M c hư ng d ki n hi n r i ro r i ro tr ng 20.07.2009 Cao R t cao R t cao 82 c d án Ngân sách (B)/th&a mãn khách hàng(S) nghiêm X p h ng 1 K ho ch gi i quy t r i ro: sau khi phân tích và x p h ng các r i ro, chúng s% ư c gi i quy t theo các bư c th hi n trong sơ dư i ây trong ó Bư c 1 : thi t l p nh ng phương án làm gi m m c c a r i ro Bư c 2: Phát tri n k ho ch th c hi n m t phương án trong s nh ng phương án xác 1 nh bư c Bư c 3: ánh giá l i r i ro ó và các r i ro khác sau khi phương án ư c th c hi n. Sau ó l i l p l i bư c 1 v i t p r i ro v i m c m i. N u sau khi ánh giá các r i ro mà th&a mãn m t s m c ư c coi là ngư2ng t i thi u, thì quá trình l p s% d0ng K ho ch gi i quy t các r i ro như chúng ta th y trên ch y u liên quan t i các phương án làm gi m nh8 các r i ro, chính vì v y k ho ch gi i quy t r i ro thư ng ư c g i là vi c làm gi m nh8 các r i ro. Các chi n l c làm gi m nh" các r i ro - Tránh cách phát tri n d án gây r i ro: gi ng như b n i trên m t con ư ng, b n bi t r*ng ư ng ó có t!c ngh%n giao thông, v y t t nh t là b n tránh i ti p con ư ng ó, thay vào ó chuy n sang i con ư ng khác tránh vi c n công s mu n. - M c k r i ro và ch p nh n nó c ng như nh ng h u qu mà nó gây ra n u r i ro x y ra. Chi n lư c này ch+ dùng trong trư ng h p chúng ta ch u ư c h u qu và không gây nh hư ng quá l n i v i m'c tiêu c a d án ho c là chúng ta không còn cách nào khác làm gi m nh8 r i ro ó. - Chuy n toàn b hay m t ph n r i ro ó sang t ch c khác ch u trách nhi m. Thông thư ng i v i các nư c phát tri n, vi c mua b o hi m cho d án hay m t ph n d án là m t l a ch n c a các công ty làm ph n m m. - Th c hi n m t hành ng c' th c a r i ro t i m'c tiêu c a d án làm gi m xác su t xu t hi n r i ro và/ho c nh hư ng 83 - Thi t l p m t qu phòng b s, d'ng n trong trư ng h p r i ro x y ra. Sau khi xác nh các chi n lư c làm gi m nh8 r i ro thích h p, các tài li u ư c m r ng bao g m các thông tin này theo d ng như b ng dư i ây Mã r i ro Chi n lư c làm Công vi c làm Ngư i ch u Tr ng thái gi m nh8 gi m nh8 Trách nhi m 1 Làm gi m xác S, d'ng vi c Giám su t chia giai o n c d án ang th c hi n Sau khi xác nh xong chi n lư c áp ng v i các r i ro, vi c th c thi các ho t ng làm gi m m c các r i ro. Lưu ý là các nhi m v' làm gi m r i ro này ph i ư c tích h p vào trong b n k ho ch c a d án (c' th là vào b n c u trúc phân rã ch c n ng WBS). Vi c th c thi các công vi c gi m nh8 r i ro này ph i ư c giám sát m t cách ch t ch% tránh nh m l#n và có tác d'ng hi u qu nh t. Các r i ro ph i ư c ánh giá l i sau khi các ho t ng làm gi m nh8 k t thúc ánh giá xem phương án l a ch n có hi u qu không. K t qu mà giám c d án mong i nh t là m c nghiêm tr ng c a r i ro ư c ưa v m c th p nh t. Ki m soát và theo dõi vi c x# lý các r i ro: là bư c cu i cùng c a quá trình qu n lý r i ro. Công vi c bao g m - Vi c cài t, ki m tra t0ng bư c và ánh giá l i các chi n lư c làm gi m nh8 r i ro. - Thông báo tr ng thái k ho ch qu n lý r i ro v i nh ng ngư i tham gia d án - C p nh t các tài li u liên quan Nh ng th i i m c n ánh giá l i r i ro trong quá trình phát tri n d án - Th i i m ánh giá r i ro thông thư ng như ã trình bày - Nh ng s ki n quan tr ng: + B!t nh ng ph n trên u và k t thúc m t giai o n + Các th i i m xem l i d án (milestones) + Các quy t nh quan tr ng - Khi khách hàng th c hi n nh ng thay i v yêu c u c a d án, thay o hay thái i v i nhóm xây d ng d án. - Xu t hi n m t s v n v m t k thu t như vi c áp d'ng công ngh th t b i, không s4n có tài nguyên v công ngh , không tương thích v công ngh . 84 iv i ng lãnh - Khi môi trư ng thay pháp - Khi có s thay i ch3ng h n như có s thay i v chính tr , v xã h i hay v lu t i v tài nguyên, v ph m vi c a d án, và môi trư ng làm vi c. Gi i thi u thêm m t k thu t làm gi m r i ro- t i thi u hóa các m c milestone ây là m t k thu t s, d'ng các m'c tiêu nh& trong l ch ho t ng c a d án: kho ng cách gi a các m c xem xét l i d án rút ng!n l i nhi u nh t có th . ây là m t cách ti p c n r t n nh và tương i d1 dàng l p k hoach và theo dõi quá trình th c hi n, vì v y nó ư c s, d'ng ph bi n trong th c t . Hi u qu c a d án này là làm gi m các lo i r i ro liên quan t i vi c trư t l ch th c hi n các công vi c c a d án, ây là lo i r i ro khó phát hi n ư c ngay t0 u. /u i m c a k thu t này là c i thi n tính tr c quan c a tr ng thái công vi c và t t cho vi c khôi ph'c l i d án ho c m t ph n c a d án. Như c i m c a k thu t này là s% ph i dùng nhi u công theo dõi vi c th c hi n d án. Chính vì nh ng c i m như v y nên k thu t này ư c khuy n cáo dùng cho các d án phát tri n ph n m m t0 u, không dùng cho d án b o trì m t ph n m m ã xây d ng t0 trư c. Và k thu t có ích i v i các ho t ng và phương th c khó qu n lý c a vi c phát tri n d án. M t ví d' là n u phát tri n d án theo mô hình l p m#u phát tri n d n d n (evolutionary prototyping) thì vi c áp d'ng k thuât này là r t h u d'ng. Hơn th n a, k thu t còn làm gi m nh ng b t ng không mong i, và có th c i thi n các m'c tiêu c a d án thông qua nh ng thành t u ã t ư c. th c hi n ư c úng k thu t này, giám như: c d án ph i th c hi n m b o m t s yêu c u + Có m t l ch th c hi n các công vi c r t chi ti t + Có nh ng m c ki m tra xem xét l i d án (milestones) ngay t0 nh ng giai o n + Kho ng cách gi a hai m c xem xét c a d án ư c khuy n cáo là t0 1 kho ng cách này c ng có th t ng dài lên t0 1 n 2 tu n k thu t v#n t t. u c a d án. n 2 ngày, nhưng + R t thích h p v i nh ng d án phát tri n theo mô hình l p i l p l i (iterative) + S, d'ng các m c ki m tra theo ki u nh phân g m hai tr ng thái làm xong ho c chưa xong. Ki m soát nh ng thay i # nh ngh$a b n k ho ch t c th i (baseline) Là nh ng k ho ch ư c thông qua ngay t0 ban ó. u c ng v i nh ng thay i ư c thông qua sau - ư c dùng so sánh n ng su t làm vi c th c t v i s d báo trư c c a d án ư c ghi trong b n k ho ch ban u. 85 # nh ngh$a s thay i M i phát sinh so v i m t b n k ho ch (baseline) ã ư c thông qua trư c ó. Nh ng ngu n thay i n i bên trong d án là s thay phí c a d án, v.v… i v thi t k , v vi c cài t, v chi Nh ng ngu n thay i t0 bên ngoài c a d án là s thay i v ph m vi c a d án, thay i v yêu c u c a khách hàng, v vi c l p l ch các công vi c c n th c hi n c a d án, v chi phí phát sinh do tác ng c a bên ngoài Ngoài ra, còn các ngu n phát sinh các thay i khác ví d' như các v n phát sinh ho c các r i ro xu t hi n trong d án khi n cho d án c n thay i gi m thi u r i ro ti m "n v sau. M%c ích c a vi c qu n lý thay i - Ng n ch n nguy cơ thi u h't ph m vi d án, i u d1 x y ra khi khách hàng yêu c u thêm nh ng ch c n ng m i c a ph n m m ho c thêm nh ng yêu c u v ch t lư ng - Cho phép s nh hư ng c a t t c nh ng thay i ư c hi u rõ và ư c qu n lý , nh t là s nh hư ng tương tác ràng bu c b ba ( ư c trình bày trong bài 1): không th làm th&a mãn t t c các ràng bu c mà ch+ có th th&a mãn m t ho c hai mà thôi. - Cho phép m$i thay i ư c ch p nh n, t0 ch i ho c trì hoãn b i m t ngư i có trách nhi m và kh n ng quy t nh có th là các c p lãnh o trong công ty, khách hàng hay nh ng ngư i tham gia ký h p ng. Quá trình ki m soát nh ng thay i ư c th hi n trong hình v% dư i ây Change Request = yêu c u thay i; Identify impact on activities = xác nh nh ng nh hư ng Identify impact on cost and shedule= xác hi n các công vi c c a d án i v i nh ng công vi c c a d án nh nh ng nh hư ng trên các chi phí và l ch th c 86 Evaluate benefits and costs= ánh giá nh ng l i ích thu ư c và chi phí ph i tr Identify alternatives= Xác nh nh ng phương án l a ch n Accept or reject changes = Ch p nh n ho c t0 ch i nh ng yêu c u thay Implement changes= Th c thi nh ng thay i ó i Các hành đ ng ti p theo 1. N u nh ng thay i ư c ch p nh n: o l p k ho ch ph i h p s thay i ó v i các công vi c c a h th ng o T o m i m t b n k ho ch t c th i (baselines) o Thay i l ch th c hi n các công vi c cho phù h p và c p thêm tài nguyên 2. N u nh ng thay i b t0 ch i: trao nh b*ng v n b n 3. N u nh ng thay i v i khách hàng và ưa ra nh ng quy t i b trì hoãn: o Th c hi n nh ng phân tích thêm o Cân nh!c nh ng l a ch n khác n a o Gi tr ng thái h th ng ó n m t th i i m c' th Tóm t't v quá trình ki m soát nh ng thay i v ph m vi d án M'c ích c a quá trình ki m soát u vào - Phân rã c u trúc công vi c - Các báo cáo v n ng su t - Nh ng yêu c u thay - K ho ch qu n lý ph m vi i Công c' và k thu t: k thu t ki m soát nh ng thay làm vi c, l p các k ho ch thêm u ra: g m nh ng thay s,a theo nh ng thay i i v ph m vi, hành i v ph m vi d án, o lư ng hi u n ng ng s,a ch a l i cho úng, k ho ch ư c ch+nh Qu n lý c u hình Trong quá trình ki m soát nh ng thay i c a h th ng ph n m m, vi c qu n lý c u hình óng m t vai trò khá quan tr ng, nh*m m b o cho h th ng ư c c p nh t và th c hi n m t cách chính xác và khoa h c. i v i nh ng d án nh&, giám c d án thư ng không quan tâm n vi c qu n lý c u hình vì tác d'ng c a nó i v i hi u qu và ch t lư ng c a d án không rõ ràng. Nhưng v i nh ng d án có quy mô l n, vi c qu n lý c u hình là r t c n thi t. V y qu n lý c u hình là gì và nh hư ng c a nó t i d án như th nào, ta s% xét dư i ây. 87 Ki m soát c u hình Là m t ch c n ng h$ tr cho vi c qu n lý d án r t hi u qu khi d án có nh ng s thay i v mã ngu n chương trình (vi c này ch!c ch!n x y ra nh t là trong giai o n vi t mã ngu n cho h th ng, các thành viên c p nh t mã ngu n m i theo t0ng ngày, t0ng gi …), khi có nh ng thay i v yêu c u c a khách hàng và thi t k , khi có nh ng phiên b n m i c a chương trình ph n m m. Vì v y vi c ki m soát c u hình r t thi t y u cho các m'c ư c phát tri n như mã ngu n hay nh ng tài li u c a d án. M t s các thu t ng dùng khi ki m soát c u hình - Các u m'c ki m soát c u hình ph n m m (kí hi u là SCCI là vi t t!t c a software configuration control item): t t c các m'c liên quan t i mã ngu n ư c xây d ng, tài li u phát tri n d án và lư c , v.v… - Ki m soát nh ng thay i là quá trình ki m soát nh ng thay i liên quan t i b n xu t, tài liêu ánh giá, quy t nh thông qua, tài li u v l p l ch d án, v cài t h th ng ph n m m và tài li u ki m soát nh ng công vi c c a d án - Ki m soát phiên b n ph n m m: dùng qu n lý các phiên b n ph n m m c a d án như lưu các phiên b n t i các v trí riêng bi t tránh nh m l#n khi g,i s n ph"m cho khách hàng c ng như c n vi t tài li u th hi n s khác nhau gi a nh ng phiên b n ph n m m ó. - Ki m soát c u hình là quá trình ánh giá, thông qua và không thông qua và qu n lý s thay i c a các u m'c. Ngoài ra vi c qu n lý c u hình ph n m m còn liên quan t i vi c ưa ra nh ng nguyên t!c k thu t chính th c cho toàn b i d án ch3ng h n như th ng nh t v i toàn i cách th c t tên hàm, tên th t'c, chương trình,hay th m chí tên bi n lúc vi t chương trình, các v trí lưu tr các t p d li u và thông tin qu n lý d án, hay phương th c và công c' xác nh và qu n lý các ph n c a d án ph n m m thông qua vi c s, d'ng chúng như th nào. Các công vi c c n thi t c a giám c d án qu n lý c u hình th c hi n vi c qu n lý c u hình m t cách hi u qu , giám s công vi c sau ây: c d án c n ph i th c hi n t t m t - thi t l p quy n qu n lý và ph m vi truy nh p vào h th ng cho các thành viên c a i m t cách c"n th n và rõ ràng, tránh nh ng l$i v ghi è và xóa nh ng tài li u quan tr ng không thu c ph m vi c a mình. - Thi t l p các chu"n ki m soát, các th t'c và hư ng d#n c n thi t (ví d' nh ng tài li u v yêu c u d án, ki m th,, các công c' cài t ư c âu trên máy ch , cách l y thông tin v máy cá nhân và ưa thông tin t0 máy cá nhân lên máy ch th nào…) cho toàn b thành viên trong d án. - Yêu c u cung c p nh ng công c' và cơ s h t ng thích h p c a h th ng 88 - B n k ho ch qu n lý c u hình (thư ng là m t ph n c a b n k ho ch phát tri n ph n m m) ph i ư c hoàn thành ngay trong giai o n lên k ho ch c a d án. Lưu ý là vi c qu n lý c u hình c a h th ng r t quan tr ng cho t t c các giai o n phát tri n c a d án t0 nh ng pha ban u như tìm hi u yêu c u c a khách hàng i v i h th ng c n xây d ng n pha cu i cùng là b o trì b o dư2ng h th ng ph n m m ó. Bài t p v nhà: - c chương v qu n lý tài nguyên con ngư i trong sách PMBook Li t kê 10 r i ro có th h ng cao nh t cho d án trong bài t p l n c a nhóm c ph n giá tr thu ư c (earned value) trong sách 89 Bài s 8: Qu n lý tài nguyên con ngư i c a d án N i dung bài h"c bao g m 3 ph n: 1- Các v trí trong nhóm th c hi n d án 2- C u trúc c a nhóm 3- Phát tri n nhóm 4- Lãnh o Các v trí trong nhóm th c hi n d án - L p trình viên (là các k sư h th ng) phân chia thành nhi u c p qu n lý khác nhau ph' thu c vào k n ng l p trình c a t0ng thành viên + nhóm trư ng k thu t (technical lead) + ki n trúc sư h th ng + l p trình viên và l p trình viên nhi u kinh nghi m - K sư m b o ch t lư ng d án (QA: ngư i ki m tra d án) bao g m v trí qu n lý QA, ph' trách tr c ti p m t nhóm QA (QA lead), nhân viên m b o ch t lư ng (QA) - Ngư i qu n tr cơ s d li u bao g m qu n tr h th ng cơ s d li u, ngư i l p trình cơ s d li u, ngư i thi t k mô hình cơ s d li u - K sư qu n lý c u hình c a h th ng phát tri n d án - K sư m ng, qu n tr h th ng - Nhà phân tích nghi p v' kinh doanh c a h th ng c n xây d ng: ây là ngư i s% làm vi c tr c ti p v i khách hàng l y yêu c u v nghi p v' c n xây d ng cho h th ng ph n m m. - Ngư i thi t k giao di n v i ngư i s, d'ng - Ngư i thi t l p ki n trúc trao - Ngư i vi t tài li u cho h th ng (bao g m v trí biên t p và chuyên gia vi t tài li u) - Giám - Còn m t s v trí c thù khác n a tùy theo t0ng d án ví d' như giám c qu n lý c u hình, ngư i ki m th, h th ng, ngư i ph' trách phân ph i s n ph"m t i khách hàng i thông tin trong h th ng c d án Nói chung t p các v d án. V i nh ng d ba v trí gi m chi th c hi n m t cách trí trong m$i d án là khác nhau tùy thu c vào tính ch t và kích c2 c a án nh& thì thư ng m t thành viên thư ng ph i m nh n m t ho c hai, phí cho d án, b i vì công vi c c a m t v trí không cho m t ngư i u n hàng ngày. V i bài t p l n trong trư ng, sinh viên nên th o lu n quy t nh l a ch n nh ng v trí thích h p cho d án th, nghi m c a nhóm mình. Vi c l a ch n ph' thu c nhi u vào b n ch t 90 c a s n ph"m b n c n xây d ng và ngân sách c a d án. Các câu h&i sau có th làm cho vi c l a ch n ó d1 dàng hơn: + l n c a d án th nào? + D án có thiên v xây d ng giao di n v i ngư i s, d'ng không? Có liên quan d li u không? + D án có qu n lý và cài nhi u t i t ph n c ng không? + B n có c n qu n lý m t trung tâm i u hành cho d án không? + Lo i d án là gì? i ng làm vi c c a d án thư ng không c nh v kích c2 và c u trúc. Thành viên c a nhóm phát tri n d án và s lư ng ngư i c a nhóm thay i tùy theo nhu c u v nhân l c t i t0ng th i i m phát tri n d án. Sinh viên có th tham kh o hình v% dư i ây hình dung ư c nhu c u nhân l c trong các giai o n th c t c a d án so v i b n k ho ch. Giai o n xây d ng chương trình thư ng là chi m nhi u nhân l c hơn d tính nh t, còn các giai o n còn l i có th ít hơn ho c b*ng d tính. Ngoài lý do s lư ng c a i ng d án có th thay i theo nhu c u nhân l c c a các giai o n, s lư ng này còn có th thay i do các thành viên có th xin rút kh&i d án vì m t lý do nào ó và c ng s% có trư ng h p gia nh p d án áp ng nhu c u nhân l c. Giám c d án c n có k ho ch v th i i m và cách th c th c hi n cho vi c rút kh&i d án (roll-off) hay ưa ngư i thêm vào (roll-on). i v i vi c thêm ngư i vào d án, giám c d án có th thuê ho c d tr tài nguyên nhân l c t0 trư c. Khi m t thành viên m i gia nh p nhóm c a d án, m t kho ng th i gian m (ramp-up time) c n ư c xác l p thành viên ó có th i gian h c h&i v công ty và v d án. N u thành viên m i ó là m t ngư i còn ít kinh nghi m thì kho ng th i gian này c n l n m b o r*ng thành viên ó có th i gian, còn v i ngư i nhi u kinh nghi m hơn thi kho ng th i gian ó có th rút ng!n l i. i v i vi c rút kh&i d án c a m t thành viên, m t kho ng th i gian m c n thi t c ng c n 91 ư c thi t l p chuy n i nh ng tri th c v công vi c c a ngư i hi n t i cho ngư i thay th , vi t nh ng tài li u c n thi t hư ng d#n và chuy n giao s n ph"m, k thu t và nh ng hi u bi t c a thành viên hi n t i, d n d8p nh ng th không c n thi t c a thành viên c trư c khi chuy n i. qu n lý ngu n nhân l c m t cách hi u qu , giám c d án c n l p m t b n k ho ch v nhóm làm vi c như m t ph n trong b n k ho ch t ng th ban u cho vi c phát tri n ph n m m. N i dung c a b n k ho ch v nhân l c này bao g m - các v trí c n thi t, s lư ng c n thi t v i m$i v trí, khi nào c n và v trí ó là nhân viên nào. - thông tin v vi c gán nhân viên nào và v trí nào v i ngày b!t cùng v i chi phí/lương tr cho v trí ó u và k t thúc công vi c, - thư m'c d án : ơn gi n là m t b n danh sách li t kê nh ng thành viên trong nhóm phát tri n d án và thông tin ti n liên l c - kích c2 c a nhóm ph' thu c vào ngân sách c a d án và m t s các y u t khác n a. C u trúc c a nhóm d án Vi c thành l p i ng làm vi c cho d án c ng m t khá nhi u công s c (nh t là các nhóm ư c hình thành t0 u, s% ư c trình bày ph n sau), và d a trên m'c tiêu c a nhóm - gi i quy t v n ph c t p, nh ngh(a không rõ ràng hay t p trung vào m t vài v n c' th , hay kh!c ph'c m t l$i nào ó c a chương trình hay gi i quy t m t v n g p gáp. - T p trung vào tính sáng t o : - Th c hi n d án m t c c khéo léo : thư ng ti n hành m t k ho ch ư c xác nh chu"n và rõ ràng, t p trung vào nh ng nhi m v' và xác nh các vai trò trong d án m t cách r t rõ ràng. i v i vi c phát tri n d án trong l(nh v c m i. Mô hình nhóm làm vi c c a d án Hai lo i mô hình xây d ng nhóm làm vi c : không t p trung/dân ch và t p trung/t M t lo i phái sinh t0 hai lo i trên là không t p trung ki m soát ư c. ng. Các mô hình t o nhóm làm vi c : - Nhóm làm vi c theo nghi p v' (Business team) : ây là m tmô hình ph bi n nh t bao g m m t ngư i ng u v k thu t hư ng d#n t t c các thành viên còn l i. Nh ng thành viên này có vai trò và tr ng thái ng u nhau. Mô hình theo ki u phân c p và có m t ngư i ng u t0ng nhóm nh& làm ngư i liên h chính. H th ng này có kh n ng thích nghi và t ng quát hóa lên t0 h th ng nh&. M t phái sinh c a ki u nhóm này là d ng mô hình dân ch trong ó t t c các thành viên c a nhóm u có th ra quy t nh. 92 - Nhóm siêu sao- l p trình : ki u l p nhóm c a hãng máy tính IBM t0 nh ng th p k6 70 và còn ư c g i là ‘nhóm ph#u thu t’. Mô hình này t m t siêu sao lên làm nhân v t chính còn nh ng thành viên còn l i ư c t ch c th c hi n nh ng công vi c ph' tr c' th ph'c v' cho công vi c c a ngư i ng u ó ví d' như l p trình phòng b , d#n ư ng, qu n tr h th ng, lu t sư ngôn ng v.v... Khó kh n c a lo i nhóm này là khó t ư c s th&a mãn c a c hai nhóm ngư i : siêu sao và ph n còn l i c a i. Lo i này ch+ thích h p v i nh ng d án có m'c ích sáng t o ho c th c thi m t cách khéo léo. - SWAT team : nhóm có k n ng cao, các k n ng này phù h p v i m'c tiêu c a d án và các thành viên thư ng làm vi c cùng nhau. Mô hình này ư c áp d'ng i v i i xây d ng chi n lư c an toàn cho SWAT và i ki m tra hi u n ng c a Oracle. V i nh ng i có s lư ng thành viên l n, v n giao ti p c n thi t gi a các thành viên trong i s% t ng theo c p s nhân hay t ng the bình phương s lư ng thành viên. Ví d' có 50 l p trình viên trong m t nhóm thì s kênh giao ti p gi a các thành viên lên t i 1200. Vì th , vi c truy n thông hay giao ti p trong i c n ư c chính th c hóa và chu"n hóa theo mô hình nào ó m b o vi c lan truy n là nhanh nh t, hi u qu nh t và t n ít công s c nh t. M t mô hình lan truy n hay ư c áp d'ng là mô hình phân rã, phân chia nhóm thành nhi u nhóm nh& v i s lư ng thành viên t i ưu, thư ng là nh& hơn 10. Kích c2 t i ưu c a m t nhóm làm vi c là 4-6 ngư i trong ó có m t ngư i qu n lý và còn l i là các l p trình viên. Nhóm nh& có th làm t ng kh n ng hi u l#n nhau và hi u công vi c k càng hơn, các thi t k , công vi c m b o ch t lư ng, th c thi phát tri n h th ng u d a trên kích c2 nhóm l p trình m i d1 qu n lý. Ma tr n phân chia trách nhi m các vi c trong d án Là m t công c' lên k ho ch cho tài nguyên con ngư i c a d án, th hi n s phân công các thành viên c' th trong d án ch u trách nhi m làm công vi c gì. B n phân công này s% ư c dùng cho c vi c l p k ho ch và quá trình ki m soát th c hi n d án. Nó dùng xác nh quy n, ngh(a v' và trách nhi m. ây, vi c phân công có th xác nh cho cá nhân m t thành viên trong nhóm ho c cho m t nhóm nh& ho c m t phòng ban. Và hàng/c t cu i cùng c a b ng phân công luôn luôn có d li u t ng/ tóm t!t (ví d' : t ng s nh ng ngư i tham gia hoàn thành m t công vi c) 93 M t b ng phân chia công vi c &n gi n M t công c' qu n lý tài nguyên khác oc g i là ma tr n k n ng. M t chi u mô t các tài nguyên con ngư i (tên t0ng thành viên c' th c a nhóm), chi u kia dùng mô t các k n ng , có th ư c th hi n m c cao ví d' như kh n ng phân tích, c ng có th ư c mô t m c r t c' th ví d' như k n ng l p trình ngôn ng Java. Giá tr c a các ô trong ma tr n hai chi u ó s% ư c ánh d u là X ho c ư c ánh d u b*ng s th hi n m c hay s n m kinh nghi m. Xem ví d' hình dư i ây Phát tri n nhóm làm vi c cho d án T i sao l i c n ph i xây d ng nhóm làm vi c 94 L i ích i v i t ch c, công ty L i ích i v i t0ng cá nhân T ng hi u qu làm vi c Gi m áp l c trong công vi c T ng ch t lư ng Trách nhi m v i công vi c ư c chia s) T ng tính chân th t c a d án Gi i thư ng và s công nh n ư c chia s) T ng kh n ng gi i quy t v n Cá nhân ch u s T ng tính sáng t o T t c các thành viên ư c tr i nghi m v vi c t ư c thành qu là d án thành công ưa ra nh ng k t lu n t t hơn # nh ngh$a nh hư ng c a ngư i khác i d án M t nhóm nh& ngư i làm vi c có các k n ng b tr nhau, cùng cam k t t ư c m t m'c ích chung, m'c tiêu chung v n ng su t, cùng cách ti p c n và thông qua ó, m$i cá nhân trong nhóm u ư c hư ng quy n l i. Lưu ý là m t nhóm ngư i làm vi c b t k không ư c g i là i d án, ph i nh ng nhóm th&a mãn các tính ch t như nêu trong nh ngh(a trên m i ư c g i là i d án. M t i d án thư ng có t0 7 n 10 ngư i, nhi u nh t là 25 ngư i, n u d án quá to thì s% bao g m nhi u i d án cùng th c hi n. Các giai o n phát tri n m t i d án Các giai o n phát tri n m t d án ư c th hi n trong hình v% dư i ây Forming: giai đoạn hình thành đội dự án Storming: giai đoạn sóng gió ban đầu Norming: giai đoạn bình thường hóa Performing: giai đoạn phát triển tốt V i m$i m t giai o n phát tri n c a i d án, chúng ta s% xem xét nh ng khía c nh liên quan bao g m tr ng thái tinh th n c a các thành viên trong nhóm, các v n n y sinh trong quan h gi a các thành viên d#n n các chi n lư c hành ng c n thi t c a giám c d án và ánh giá kh n ng hoàn thành nhi m v' c a c nhóm. Giai o n hình thành i d án : ây là giai o n Tr ng thái tinh th n c a các thành viên u tiên Chi n lư c hành 95 ng c a giám cd án +C m giác khá nôn nóng v i m t mong i t 8p v công vi c mà i d án s% th c hi n +Thi t l p nh ng m'c tiêu thi t th c +Hình thành các chu"n các thành viên tương tác ư c v i nhau + C m giác hơi lo l!ng v vi c mình s% hòa nh p v i i d án th nào và công vi c c a mình s% làm gì +Làm rõ vai trò và trách nhi m, các m i quan h gi a các thành viên +C m giác lo l!ng v nh ng thành viên khác c a i + ưa ra nh ng quy t nh và cung c p các phương hư ng công vi c + Ph' thu c vào quy n quy t nh phân công và hư ng d#n c a trư ng nhóm + Theo dõi và ưa ra nh ng nh n xét v hi u qu làm vi c c a i + Trình di1n và hư ng d#n các k n ng Nh ng v n gi a các thành viên trong nhóm + G!n k t và tin tư ng nhau Kh n ng hoàn thành công vi c + S4n sàng ngh( n l i ích c a thành viên khác khi ưa ra quy t nh + Kh n ng hoàn thành kh i lư ng công vi c v i m c t0 th p n trung bình + M r ng n vi c m$i thành viên tư ng vào trư ng nhóm + T p trung vào xác nh m'c tiêu, nhi m v' và chi n lư c c a d án Giai o n xung u tin t trong d án : ây là giai o n th hai sau th i gian th m dò Tr ng thái tinh th n c a các thành viên Chi n lư c hành án + Tr i nghi m m t vài s khác nhau gi a mong i ban u và th c t + Xác nh l i m'c tiêu, s mong i, vai trò và các m i quan h c a các thành viên trong nhóm d án + B!t u không hài lòng v i vi c ph' thu c vào nh ng hư ng d#n c a trư ng nhóm + Có c m giác mơ h v m'c tiêu c a d án và nhi m v' c a b n thân và có th ph n ng tiêu c c v i trư ng nhóm ho c nh ng thành viên khác + Có th có c m giác không c nh tranh và l n x n + Có th c nh tranh chú ý ng c a giám cd + Khuy n khích và h$ tr s ph' thu c l#n nhau + Cung c p cơ h i xây d ng k n ng + Ti p nh n nh ng ý ki n khác nhau + Qu n lý nh ng xung t + Khen ng i nh ng thành viên có thái tích c c và xây d ng d án dành quy n l c và s 96 Nh ng v n gi a các thành viên trong nhóm Kh n ng hoàn thành công vi c + Xu t hi n s ki m soát, tranh ch p quy n l c và xung t + Vi c phát tri n d án s% b ng0ng tr b i nh ng c m giác tiêu c c v d án + Có th m r ng n m c các thành viên mu n theo hư ng d#n c m t ngư i khác + S% phát tri n v i t c ch m khi các xung t ư c gi i quy t + C n xác nh ngư i nh hư ng chính hư ng phát tri n c a d án n Giai o n d án phát tri n bình thư ng : ây là giai o n gi a c a chu k s ng Tr ng thái tinh th n c a các thành viên Chi n lư c hành án +S không hài lòng gi m xu ng khi cách th c làm vi c cùng nhau b!t u rõ ràng hơn + Hư ng d#n c i tham gia vào vi c ra quy t nh và gi i quy t v n c a d án + Gi i quy t s khác nhau gi a mong th c t i và ng c a giám cd + H$ tr các thành viên thi t l p các m'c tiêu và các tiêu chu"n + B!t u tôn tr ng s khác bi t c a nh ng thành viên khác và phát tri n c m giác tôn tr ng, yêu thương và tin tư ng l#n nhau + Khuy n khích và thông báo ti n c a toàn i d án + C m giác tho i mái và t ng cư ng th hi n b n thân Nh ng v n gi a các thành viên trong nhóm + các thành viên b!t Kh n ng hoàn thành công vi c u yêu m n nhau + Hi u qu làm vi c t ng + s4n sàng th hi n tình c n b n bè + Các c m xúc tích c c làm h u thu#n cho t c phát tri n c a d án, c ng như k t qu c a d án + Chuy n s quan tâm ki m soát tù trư ng nhóm sang các thành viên trong nhóm + Tránh nh ng suy ngh( v toàn i Giai o n phát tri n t t : ây là giai o n mong c ng s!p chuy n sang o n k t thúc. i nh t c a d án, ti c là úng vào lúc d án Tr ng thái tinh th n c a các thành viên Chi n lư c hành án + Có c m giác ph n khích và mong ngóng + Ho t 97 ng c a giám cd ng như m t thành viên trong ư c tham gia vào các ho t ng c a i d án nhóm d án, h$ tr n u c n thi t + Có thái t ch trong công vi c (không ph' + Theo dõi m'c tiêu và hi u qu làm thu c vào s s!p t c a trư ng nhóm) vi c (n ng su t) thông qua vi c xem xét l i các công vi c ư c th c hi n c a + Ph i h p làm vi c t t v i c i d án các thành viên + C m th y r t t tin v k t qu c a c i + Trao i v i các thành viên khác m t cách c i m , tho i mái, mà không e dè, ph n i vad xung t như trư c + Làm trung gian gi a t ch c cao hơn Nh ng v n Kh n ng hoàn thành công vi c gi a các thành viên trong nhóm Không có v n quan tr ng nào c n ư c c p n trong giai o n này i d án và các S g!n k t ch t ch% c a toàn i và danh d v k t qu c a toàn i ã khi n các công vi c c a d án ư c th c hi n t t nh t có th +Các thành viên ang r t hài lòng v i công vi c c a mình khi k n ng, tri th c và s t tin t ng lên cao Giai o n k t thúc i d án: ây là giai o n k t thúc chu k s ng c a m t i d án. Tr ng thái tinh th n c a các thành viên Chi n lư c hành án + B!t tan rã + Ch p nh n c m giác m t mát u quan tâm t i vi c i d án s!p s,a ng c a giám cd + Chia s) c m nh n m t mát c a nh ng + Có c m giác bu n ho c ti c nu i vì d án s!p thành viên khác k t thúc và ph i chia tay v i các thành viên + T ng ho t ng h$ tr và nh hư ng trong i v i m c thích h p + Có th không mu n nói bông ùa, ho c th hi n s không hài lòng + Có th có c m giác r t hài lòng v i nh ng thành qu mà i d án # t ư c Nh ng v n gi a các thành viên trong nhóm + Có c m giác m t mát và chia ly + C m giác bu n, m t mát, gi n d vì án s!p s,a gi i tán + Có xu hư ng là vi c ít hi u qu hơn Kh n ng hoàn thành công vi c + Nhìn chung là hi u qu gi m id + Nhưng ôi khi ho t ng d án hi u qu t ng khi có h n chót xong d án ho c vư t qua c m giác m t mát 98 S d i ây th hi n nh ng v n i ng$ th c hi n d án n y sinh gi a các thành viên trong quá trình phát tri n T ng k t l i nh ng c i m c a các giai o n phát tri n i d án, các hình th c lãnh ng ư c khuy n cáo dùng ư c th hi n b ng dư i ây Giai o n c i m Hình thành ban u Xung Nh n th c và nh hư ng C nh tranh và mâu thu#n Nhi m v' c n ư c làm rõ Hình th c nh hư ng lãnh o (Directing) t Phát tri n bình thư ng Các nhóm trư ng c n các k n ng gi i quy t mâu thu#n Hu n luy n (Coaching) Phát tri n t t K t thúc H p tác Tin tư ng và Chia r% và chuy n i t ng n ng Nhóm s4n sàng làm vi c su t Toàn i s% cùng nhau và t p trung C it p thi t l p các vào tìm hi u trung vào th t'c h p tác k t qu và s% làm gì ti p theo n ng su t làm vi c H$ tr (Supporting) Nh ng khó kh n ng n c n vi c phát tri n i bi u (Delegating) i d án Giám c d án c n n!m ư c nh ng khó kh n khi xây d ng Nh ng khó kh n ó là : + S tin tư ng vào nhóm trư ng c a o tương i d án + M'c tiêu c a d án không rõ ràng 99 i d án bi t cách tránh. + Thay i m'c tiêu c a d án và th t ưu tiên c a các công vi c + Thi u nh ngh(a và c u trúc c a i + L#n l n v vai trò và trách nhi m + Tuyên dương hi u qu làm vi c c a d án nhưng l i không nh n ra ó là công s c c a toàn + Kích c2 i d án quá l n. # i d án o nh ngh(a i d án o là m t nhóm ngư i làm d án trao i v i nhau ch y u thông qua phương ti n i n t, và th+nh tho ng có g p m t nhau. Lý do phát sinh i d án o bao g m : + T ch c làm d án t t i nhi u nơi trên th gi i (global) + D án ư c tham gia b i nhi u t ch c khác nhau + D án có ngư i làm vi c t i nhà + D án c n làm vi c 24h Qu n lý i d án o c n quan tâm + Phát tri n nhi u m c n nh ng v n sau : quan h và s tin tư ng + Khuy n khích vi c chia s) thông tin gi a các thành viên trong nhóm + C n t ch c g p m t tr c ti p ít nh t m t l n kh i t o + C n t ch c các bu i h p trao + Cung c p nhi u bu i trao i chính th c hơn + Xác nh m t sơ i các v n u tiên c a d án có nh k nhóm d án + Xác nh n và khuy n khích s Phư&ng pháp lãnh Khái ni m v s lãnh a d ng v v trí a lý c a các thành viên o o Lãnh o là kh n ng nh hư ng công vi c nào y. n ngư i khác, khi n ngư i ó s4n sàng th c hi n t t m t Lãnh o còn là kh n ng g!n k t m'c tiêu c a t ch c v i tinh th n nhi t huy t c a thành viên tham gia thông qua vi c chia s) t m nhìn và nh ng hành ng ư c cam k t. Khái ni m lãnh + lãnh o trong quá trình phát tri n m t d án ph n m m bao g m các ph m vi sau : o toàn b d án : vai trò giám c d án + lãnh o v k thu t : vai trò giám c hay trư ng nhóm k thu t, nhóm qu n lý c u hình, nhóm l p trình, nhóm ki m th, d án + Lãnh o các nhóm : vai trò c a nhóm trư ng các nhóm các thành viên c a d án tham gia th c hi n m t ch c n ng hay m t ph n c a d án Nhi m v' c a m t ngư i ch+ o trong môi trư ng phát tri n d án t p trung vào : 100 i + thúc "y các thành viên c a m t nhóm làm vi c + ưa ra nh ng quy t t ư c nh ng k t qu quan tr ng c a d án nh úng !n vào úng th i i m c n thi t + cung c p s liên t'c phát tri n c a d án và t o à phát tri n cho các thành viên khác + thoát kh&i s ép bu c các thành viên trong nhóm Nhi u nhóm trư ng chưa có kinh nghi m thư ng hay nh m l#n công vi c lãnh o v i vi c qu n lý. Hai công vi c này b n ch t hoàn toàn khác nhau, và m t ngư i lãnh o nhóm c n ph i bi t phân bi t và th c hi n c hai lo i công vi c này. S khác nhau gi a chúng ư c th hi n nh ng c tính ư c trình bày trong b ng dư i ây : c tính c a công vi c lãnh o (leading) c tính c a công vi c qu n lý (managing) C n ưa ra nh ng công vi c m i Làm nh ng công vi c qu n tr h th ng C n phát tri n h th ng C n duy trì h th ng ang ư c v n hành Mang tính kh i t o m t lo t công vi c Mang tính th c hi n l i công vi c s4n có D a vào con ngư i D a vào c u trúc c a h th ng Thu hút ni m tin c a thành viên Ph' thu c nhi u vào vi c ki m soát Thư ng h&i c n th c hi n cái gì và t i sao l i c n th c hi n công vi c ó Thư ng h&i th c hi n nh ng công vi c ã xác nh trư c như th nào và khi nào th c hi n C n làm úng vi c C n làm công vi c úng cách Các cách th c lãnh o m t nhóm làm d án ư c phân lo i d a trên hai tiêu chí. Tiêu chí th nh t là m c quan tâm t i các nhi m v' c a d án (m c th p và cao tương ng v i s quan tâm ít hay nhi u), tiêu chí th hai là m c quan tâm t i các cá nhân trong d án (có m c th p và cao tương ng v i vi c nhóm trư ng quan tâm g n g i v i các thành viên ít hay nhi u). Các ki u lãnh Các ki u lãnh o o ư c th hi n trong b ng dư i ây Ít quan tâm n thành viên trong nhóm Quan tâm nhi u n các thành viên trong nhóm Quan tâm nhi u t i công vi c Ch+ Hu n luy n (coaching) Ít quan tâm t i công vi c Tham d (delegating) o (directing) H$ tr (supporting) Vi c áp d'ng ki u lãnh o nào vào vi c qu n lý d án ph' thu c vào 3 y u t : ngư i lãnh thành viên tham gia nhóm, tình tr ng c a d án. o, Lãnh o theo ki u ch% o tr c ti p: cung c p nh ng hư ng d#n c' th v công vi c d án là gì, khi nào th c hi n, th c hi n âu và th c hi n như th nào, ng th i giám sát ch t ch% vi c 101 th c hi n công vi c ó. Ki u lãnh o này thích h p v i các i d án chưa nhi u kinh nghi m trong công vi c và các thành viên ít c nh tranh, và nh t là trong giai o n d án có kh ng ho ng. Lãnh o theo ki u tham d nh i bi u tham d vào d án: chuy n trách nhi m ưa ra nh ng quy t nh hàng ngày cho nh ng ngư i th c hi n d án. Nh ng lãnh o ki u này thư ng không i sâu vào các m i quan tâm t i công vi c c ng như t i nh ng thành viên c a d án, h ch+ lãnh o d án m t t m xa. Ki u lãnh o này thích h p v i nh ng d án mà các thành viên trư ng thành trong các công vi c c a d án, có c nh tranh cao, và có cam k t ch t ch%. Lãnh o theo ki u h& tr : h$ tr công s c hư ng d#n ch+ o thành viên hoàn thành d án và chia s) trách nhi m v i i d án trong vi c ưa ra các quy t nh. Ki u lãnh o này thích h p v i nh ng giai o n cu i c a quá trình làm d án và v i nh ng thành viên có tính c nh tranh cao. Lãnh o theo ki u hu n luy n viên: ho t ng như hu n luy n viên sát cánh cùng i d án th c hi n các công vi c c' th . Gi i thích nh ng quy t nh ư c ưa ra, tìm ki m nh ng xu t t0 các thành viên, h$ tr vi c th c hi n d án trong khi ó v#n ch+ o và giám sát ch t ch% các công vi c c a i. Ki u lãnh o này thích h p v i nh ng giai o n u trong quá trình phát tri n d án, các thành viên c nh tranh m t cách tương i và có ít cam k t v i i d án. # ng c& thúc y (motivation) ' nh ngh(a: ng cơ là lý do mà con ngư i l a ch n th c hi n công vi c này mà không ch n công vi c khác, là lý do mà con ngư i b& nhi u công s c và n ng lư ng vào làm các công vi c c a h M$i ngư i u có nh ng ng cơ thúc "y th&a mãn các nhu c u cá nhân khác nhau. M t s nhu c u ư c coi là quan tr ng hơn, có tr ng s cao hơn nh ng nhu c u khác, ó là các nhu c u cơ b n. Các nhu c u cơ b n s% c n ư c th&a mãn trư c, sau ó các nhu c u còn l i c ng s% có m t chút nh hư ng t i các hành vi c a các thành viên. Khi m t nhu c u ã ư c th&a mãn, các nhu c u khác tr thành các nhân t thúc "y các hành vi ti p theo c a các thành viên trong d án. tìm hi u v các ng cơ thúc "y, chúng ta tìm hi u tháp nhu c u c a con ngư i c a Maslow n!m ư c nh ng nhu c u cơ b n và cao c p c a con ngư i, nh ó phán oán ư c hành vi ti p theo c a các thành viên. M ts i m c n l u ý khi phán oán hành vi c a các thành viên là: + M$i m t ngư i không bao gi có duy nh t m t nhu c u t i m t th i i m. + Tr t t c a các nhu c u không ph n ánh s quan tr ng c a các nhu c u ó các thành viên + Khi m t nhu c u ã ư c th&a mãn thì nó không còn ư c coi là m t n khi nó ư c chu k ư c quay l i i v i m$i cá nhân ng cơ thúc "y n a cho + mô hình c a Maslow cung c p m t s t ng trư ng u n c a m$i cá nhân, trong ó không t n t i m t th i i m nào mà toàn b nhu c u u ư c th&a mãn. 102 S c m nh ' nh ngh(a s c m nh là kh n ng nh hư ng t i ngư i khác. Ch quy n là quy n nh th c hi n nh ng tác ng nh hư ng t i ngư i khác. S c m nh là m t y u t c bi t quan tr ng trong quá trình thương lư ng. Các lo i s c m nh (quy n l c) d a trên v trí c a thành viên trong h th ng d án + Chính th ng theo lu t d a trên các v trí chính th c c a các thành viên trong d án + Khen thư ng là quy n khen thư ng m t thành viên nào ó trong d án + K6 lu t là quy n ph t m t thành viên nào ó trong d án + Quy n ki m soát tài nguyên + Ngư i k t n i các m ng xã h i Các lo i s c m nh d a trên cá nhân c phân thành các lo i d i ây: + Chuyên gia (có tri th c và kinh nghi m) + Ngư i tham kh o t i: thông thư ng m$i cá nhân hay có nh ng ngư i gi i thi u là nh ng ngư i v trí cao hơn ngư i khác có th tham kh o ý ki n v cá nhân khi c n + Danh ti ng (nh ng công vi c th c hi n trong quá kh ) + Toàn v8n th hi n tính trung th c và + Tính v n phòng , công s th hi n áng tin tư ng vi c hi u bi t các lu t, v.v… + Kh n ng giao ti p + n!m nhi u thông tin (n!m nhi u thông tin quan tr ng) Vi c th hi n s c m nh (quy n l c) c a các giám c d án: các giám c d án luôn luôn g p khó kh n trong vi c ph i h p các thành viên trong nhóm th c hi n công vi c c bi t là trong t 103 ch c có mô hình ma tr n xen k% gi a v trí và ch c n ng. Giám c d án ư c khuy n cáo nên dùng nh ng lo i s c m nh sau theo th t gi m d n (cách th c v trí u tiên là t t nh t): chuyên gia, khen thư ng, lu t chính th ng, dùng ngư i tham kh o, k6 lu t (ph t). k t thúc ph n bàn lu n v s lãnh o, chúng ta cùng tham kh o m t câu nói c a Lão t,, m t nhà tri t gia c a Trung Qu c: “Nhà lãnh o t t nh t là không ngư i khác nh n ra s t n t i c a mình, th hai là ngư i khác ca ng i và kính tr ng, th ba là ngư i khác s hãi, t hơn n a là h ghét mình. Khi công vi c c a m t nhà lãnh o t t nh t k t thúc, m i ngư i nói r*ng H ã t làm công vi c ó m t mình” 104 Bài s 9: M t s v n giao ti p liên quan t i quá trình phát tri n và ki m soát d án N i dung bài h"c bao g m 2 ph n: 1- Ki m soát d án và Báo cáo tr ng thái th c hi n phát tri n d án 2- Phân tích nh ng giá tr d án thu ư c (earned value analysis) Ki m soát d án Trong quá trình phát tri n ph n m m, ngoài vi c lên k ho ch và th c thi các công vi c c a d án, vi c theo dõi và ki m soát d án c ng óng m t vai trò quan tr ng, liên quan nhi u n vi c trao i thông tin gi a các thành viên trong d án. Quá trình theo dõi và ki m soát này t n khá nhi u công s c c a i d án nh*m m'c ích m b o cho d án phát tri n úng theo k ho ch và theo tiêu chu"n ch t lư ng ư c t ra ban u. Các ho t ng chính c a vi c ki m soát d án + lên k ho ch v hi u su t th c hi n: vi c th c hi n các công vi c c a d án kèm theo th i gian hoàn thành ư c th hi n trong b n k ho ch phát tri n ph n m m ban u (SDP), trong l ch th c hi n d án, và trong m t quá trình ki m soát. + o c tr ng thái th c t c a các công vi c ang ư c ti n hành: ây chính là các con s và tình tr ng th c t các công vi c ang ư c th c hi n th nào, ch!c ch!n có khác so v i trong b n k ho ch. + So sánh tình tr ng th c t này v i nh ng k ho ch ra (t t nhiên là b n k ho ch ã ư c c p nh t m i nh t- baseline): tính toán nh ng sai khác v i k ho ch. + Ti n hành nh ng ho t ho ch nh t có th . ng s,a sai n u c n các công vi c ư c th c hi n g n v i k Vi c lên m t b n k ho ch y và chính xác ( ư c coi là t t) là i u ki n tiên quy t th c hi n ư c t t vi c ki m soát d án. Chính vì v y m t l n n a giai o n lên k ho ch cho d án ư c kh3ng nh l i là m t giai o n quan tr ng nh t. Nói n vi c ki m soát m t d án, ngư i ta thư ng ngh( n c n có m t ai ó có s c m nh, có ch quy n, ho c có kh n ng th ng tr m t nhóm ngư i m i th c hi n ư c công vi c này, i u này hoàn toàn không úng. Trong th c t , vi c ki m soát d án là hư ng d#n m t lo t các hành ng ư c th c hi n t m t m'c tiêu nào ó. Nguyên t'c c a vi c ki m soát + Ki m soát nh ng ho t ng c a d án, ch không ph i ki m soát ngư i th c hi n nh ng công vi c ó: ki m soát giúp cho các thành viên c a d án th c hi n công vi c hi u qu hơn và hi u su t cao hơn. 105 + Vi c ki m soát d a vào nh ng công vi c ã ư c hoàn thành xong: d a vào nh ng s n ph"m chu"n xác s% em i giao cho khách hàng. + C n cân i m c ki m soát trong quá trình phát tri n d án: không nên ki m soát quá ch t ch% và c ng không nên quá l&ng l)o mà nên ch n m t m c ki m soát thích h p v i nhân l c hi n có c a d án, n u ki m soát quá chi ti t thì s% t n nhi u nhân công, quá l&ng l)o thì s% khó m b o ch t lư ng. Theo dõi ti n theo dõi ti n quy t: th c hi n công vi c c a d án , ngư i ta thư ng t ra 3 câu h&i sau d1 tìm ra nh ng v n c n gi i + Tr ng thái th c s c a d án là gì? + N u có s sai l ch v i k ho ch thì nguyên nhân do âu? + Làm gì v i sai l ch ó Ba cách tr l i các câu h&i trên là: + B& qua nh ng v n gì. phát sinh, m c k s t n t i c a nh ng sai l ch ó không hành + Th c hi n nh ng hành ng ng s,a sai + Xem xét l i k ho ch ban u xem có c n ch+nh s,a gì không ho c có l$i gì không Vi c theo dõi ti n nh ng công vi c c a d án có th ư c th c hi n theo t n su t: hàng ngày, hàng tu n ho c hàng tháng. N u có s c x y ra thì t n su t có th ư c i u ch+nh vì r t có th s c này c n ư c theo dõi sát xao hơn, c' th hơn, có th c n ư c theo dõi liên t'c trong m t kho ng th i gian xác nh nào ó. Và m t vài công vi c liên quan c ng c n ư c theo dõi c' th hơn. Quá trình theo dõi ti n òi h)i vi c làm báo cáo tr ng thái c a công vi c Làm báo cáo tr ng thái c a công vi c là m t ph n ư c trình bày trong b n k ho ch qu n lý s trao i, giao ti p trong i d án, là m t ph n trong b n k ho ch phát tri n d án. Các báo cáo tr ng thái công vi c ư c th c hi n b i các thành viên trong i d án t i giám c d án, và b i giám c d án t i nh ng khách hàng ho c nh ng ngư i tham gia d án khác. nh d ng c a m t báo cáo i n hình bao g m: + ph n tóm t!t báo cáo, + nh ng k t qu t ư c trong giai o n làm báo cáo (v các nhi m v' ư c giao, v nh ng m c th i i m c n hoàn thành, v nh ng ơn v o lư ng) + k ho ch v nh ng công vi c c n làm trong giai o n ti p theo + phân tích nh ng r i ro có th x y ra và xem xét l i k ho ch + các v n liên quan, nh ng khó kh n g p ph i và các hành 106 ng tương ng gi i quy t. M t d án thông thư ng c n t ch c m t bu i h p toàn i d án hàng tu n c p nh t toàn b thông tin cho các thành viên và trao i nh ng v n n y sinh trong quá trình th c hi n nhi m v' c a t0ng thành viên. Trư c m$i bu i h p, giám c d án thư ng g,i thư i n t, n các thành viên thông báo th i gian, a i m và n i dung c a bu i h p, các thành viên s% c n kh3ng nh l i xem có tham d ư c không và c n g,i báo cáo qua email trư c n u c n thi t. N i dung th c t c a bu i h p ư c s% ư c thư ký (ho c cán b m b o ch t lư ng) ghi l i làm tài li u tham kh o cho nh ng ngư i tham gia d án (stakeholders). N u d án trong giai o n kh ng ho ng ho c ang có v n nghiêm tr ng liên quan t i s thành công hay th t b i c a d án thì t n xu t h p c n nhi u hơn. Trong các báo cáo ti n công vi c, báo cáo ti n l p trình là m t trong nh ng báo cáo mà giám c d án hay nh n ư c nh t, sau ó n báo cáo v ti n ki m th, d án. N u m t l p trình viên báo cáo là anh ta ã hoàn thành 90% công vi c, i u ó có ngh(a là gì? Hoàn toàn là báo cáo mang tính nh lư ng, chưa quan tâm t i ch t lư ng công vi c ó th nào. Ví d' m t thành viên báo cáo ã hoàn thành 4000 dòng l nh cho m t công vi c ư c ư c lư ng g m 5000 dòng l nh, như v y có ph i là anh ta ã hoàn thành 80% công vi c r i không? Không th tr l i ư c câu h&i này b i vì anh ta c ng không bi t ch t lư ng công vi c ó th nào, c ng khó có th ư c lư ng ư c công vi c còn l i còn bao nhiêu. N u theo kinh nghi m ư c lư ng c ng có th sai, n u không ư c lư ng ư c ph m vi và ch t lư ng c a công vi c thì thành viên ó khó có th bi t th c t mình ã th c hi n ư c bao nhiêu ph n công vi c. i u duy nh t mà thành viên ó bi t chính xác là chi phí c n th c hi n ph n công vi c ã hoàn thành (tương ng v i s gi mà anh ta ã làm). V y li u có cách nào c i thi n v n báo cáo ti n công vi c nó chính xác hơn. M t trong s nh ng c i ti n vi c ó là làm báo cáo ti n m t gói công vi c nào ó theo ch hai tr ng thái: hoàn thành và chưa hoàn thành, không có tr ng thái làm ư c m t ph n, vì như phân tích trên, vi c báo cáo m t ph n công vi c thư ng không chính xác. Phương th c báo cáo này phù h p v i nh ng d án phân rã c u trúc công vi c theo nh hư ng ch . Các ch ư c phân chia nh&, s, d'ng phân chia công vi c m c th p, các tiêu chí phân chia rõ ràng và nh hình rõ, phân chia công vi c nh& n m c t0 4-80 gi công trung bình cho m t nhi m v'. Phân tích nh ng giá tr thu ư c (earned value analysis) Trong quá trình phát tri n d án, m t công vi c khá quan tr ng liên quan t i v n tài chính mà ngư i giám c d án c n ph i th c hi n là vi c phân tích giá tr thu ư c c a d án t i th i i m phân tích. Công vi c phân tích này còn có tên khác là qu n lý giá tr kinh t thu ư c c a d án hay phân tích s khác bi t gi a th c t và thông tin trong k ho ch ban u. Nó mang m t ý ngh(a quan tr ng b i ây c ng là quá trình nhìn nh n lai nh ng k t qu mà d án t ư c, c ng là m t ơn v o lư ng cho quá trình th c hi n d án, xác nh xem c n ch+nh s,a gì m b o ch t lư ng c ng như ti n c a d án. 107 N i dung chính c a quá trình phân tích này là xác nh xem i d án n th i i m phân tích này ã t ư c nh ng k t qu gì sau khi i d án ã b& ra m t s công s c và chi phí th c t . Hay nói cách khác ây chính là quá trình phân tích ti n v t lý c a d án, không ph i ti n thông qua báo cáo hay ti n ư c ghi trong b n k ho ch. Vì v y, trư c khi th c hi n vi c phân tích này, i d án c n ph i th c hi n m t s công vi c truy n th ng sau: + Xác nh chi phí và th i gian ã s, d'ng ư c ghi trong b n k ho ch + Tính th i gian và chi phí ã s, d'ng trong th c t + Phân tích ti n trong k ho ch b*ng cách so sánh các con s v chi phí và th i gian th c t và các con s ó Trong quá trình phân tích nh ng giá tr thu ư c, m t khía c nh m i ư c thêm vào là các lo i giá tr bao g m: giá tr theo k ho ch, giá tr th c t và giá tr t ư c. Mô hình d oán giá tr t ư c trư c kia ch+ bao g m kinh phí và các lo i chi phí trong khi mô hình hi n nay ã thêm c vi c ư c lư ng v th i gian (l ch th c hi n các công vi c c a d án). Vì th , ơn v o các giá tr t ư c s% ư c xác nh b*ng ng ô la và b*ng gi làm vi c. th c hi n ư c phân tích này, giám c d án c n tham kh o b n k ho ch o n ng su t và hi u qu làm vi c. Trong b n k ho ch này, k ho ch ngân sách dùng cho t0ng giai o n th i gian so sánh v i n ng su t ã ư c ký h p ng v i khách hàng ã ư c tính toán. S thay i v chi phí và l ch ho t ng c ng s% ư c so sánh v i các con s ó trong b n k ho ch, cách t t nh t là thông qua b n k ho ch chi ti t nh t. Các phương pháp báo cáo khác nhau có h$ tr vi c phân tích nh ng k t qu t ư c là phương pháp báo cáo nh phân, hay các phương pháp có ch+ rõ ph n tr m lư ng công vi c ã ư c hoàn thành và các tr ng s tương ng c a chúng i v i các m c ki m tra c a d án. Vi c phân tích nh ng giá tr thu ư c có th c nh báo s sai khác gi a k ho ch và th c t v i i d án khi m c gây l$i nh& nh t là 15%. Các thu t ng liên quan t i vi c phân tích các giá tr t ư c (earned value analysis). Ba thành ph n chính c a vi c phân tích này là: + BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): th hi n chi phí theo k ho ch ngân sách ban c a công vi c ư c l p l ch th c hi n theo k ho ch ban u tính n th i i m hi n t i. u Hi n nay v i mô hình phân tích m i ngư i ta thu t ng này thành PV-Planned Value hay giá tr theo k ho ch. Giá tr này dùng tr l i câu h&i: Lư ng công vi c ư c th c hi n n th i i m hi n t i theo k ho ch là bao nhiêu? Theo k ho ch thì chi phí c n là bao nhiêu? + BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): th hi n chi phí theo k ho ch ngân sách ban c a công vi c ã ư c th c hi n trong th c t tính n th i i m hi n t i. u Hi n nay v i mô hình phân tích m i ngư i ta thu t ng này thành EV-Earned Value hay giá tr t ư c. Giá tr này dùng tr l i câu h&i: Lư ng công vi c th c t ã hoàn thành là bao nhiêu? Lưu ý là BCWP= BCWS* % công vi c ã hoàn thành. 108 + ACWP (Actual Cost of Work Performed): th hi n chi phí th c t c a các công vi c ã ư c hoàn thành trong th c t . Hi n nay v i mô hình phân tích m i ngư i ta thu t ng này thành AC-Actual Cost hay chi phí th c t . Giá tr này dùng tr l i câu h&i: Lư ng công vi c th c t ã hoàn thành ã t n bao nhiêu chi phí? Các giá tr phái sinh khác t0 ba thành ph n cơ b n trên bao g m: + SV( Schedule Variance) = BCWP – BCWS ; th hi n s sai khác v l ch th c hi n công vi c c a d án hay s chênh l ch gi a l ch th c hi n theo k ho ch và th i gian hoàn thành th c t c a các công vi c. + CV (Cost Variance) = BCWP – ACWP; th hi n s sai khác v chi phí theo k ho ch và chi phí th c t c a các công vi c theo k ho ch s4n. + N u các giá tr SV ho c CV < 0 d án s% ư c coi là không thu n l i. + Các giá tr này u có th ư c xác nh trên “ ư ng cong chi phí” (xem hình v% dư i th y i u ó) trong ó các chi phí tính tích l y ư c th hi n tr'c Y, th i gian ư c th hi n tr'c X. ư ng cong tích l y chi phí này thư ng d ng ch “S”. Giám c d án có th dùng nh ng thông s cơ b n và phái sinh trên xác nh tình tr ng hi n t i v chi phí và ti n c a d án. Hình v% dư i ây th hi n ư ng cong chi phí c a d án và s liên quan c a các thông s (giá tr ) trình bày trên v i ư ng cong ó. ây là m t các th hi n tr c quan các thông s v0a trình bày làm cho các con s ó d1 hình dung và theo dõi hơn. Các ch% s phát sinh t* quá trình phân tích các k t qu t c: + SPI (Schedule Performance Index)- ch+ s n ng su t v th i gian = BCWP / BCWS: so sánh chi phí theo k ho ch c a các công vi c ã hoàn thành v i chi phí th c t , th hi n hi u qu c a d án. + CPI (Cost Performance Index)- ch+ s n ng su t v chi phí= BCWP / ACWP: so sánh lư ng công vi c ã th c hi n v i lư ng công vi c c n ư c th c hi n theo k ho ch. Th hi n ti n c a d án trong th c t so v i ti n c a d án theo như trong k ho ch ban u. 109 Các giá tr phái sinh khác ư c sinh ra t0 các ch+ s cơ b n ban u: + BAC (budget at completion): t ng chi phí c a c d án, giá tr = BCWS(t i th i i m k t th c d án theo k ho ch)= chi phí d trù ban u c a d án + EAC (Estimate at Completion): ư c lư ng chi phí cho t . n th i i m k t thúc d án trong th c + CEAC (Calculated Estimate At Completion): các cách tính chi phí n th i i m k t thúc d án trong th c t ph' thu c nhi u vào nh ng ki u sai l ch trong th i i m hi n t i - N u s sai khác t i th i i m hi n t i là i n hình cho giai o n sau thì ngân sách c n ư c thay i cho phù h p v i n ng su t làm vi c th c t . Lúc này EAC= CEAC1= ((BAC – BCWP)/CPI) + ACWP =BAC/CPI. Nhìn vào công th c này ta th y n u CPI < 1 thì EAC > BAC - N u s sai khác t i th i i m hi n t i là không i n hình cho giai o n sau thì chi phí s% b*ng chi phí th c t n th i i m hi n t i c ng v i ngân sách còn l i CEAC2=ACWP + BAC – BCWP hay CEAC2=AC + BAC – EV - N u vi c ư c lư ng ban u hoàn toàn sai thì chi phí s% b*ng chi phí th c t c ng v i chi phí theo cách ư c lư ng m i c a các công vi c còn l i. CEAC3=ACWP + FTG hay AC + FTG 110 + TCPI (To Complete Performance Index): th hi n n ng su t c n th c hi n công vi c còn l i v i kho n ti n còn l i trong ngân sách hoàn thành lư ng TCPI= BAC-BCWP/BAC- ACWP hay TCPI= BAC-EV/BAC-AC + Ch+ s thi t y u CR (Critical Ratio): là tích c a CPI và SPI Ý ngh(a c a các thông s - ch% s phân tích: thông th ng các thông s giá tr này s n (nh n m t giá tr xác nh nào ó) sau kho ng th i gian 20% th i gian th c hi n d án. nh CPI < 1: Chi phí c a d án ang vư t quá ngân sách cho phép CPI >1: Chi phí c a d án ang dùng trong ngân sách cho phép SPI >1: D án ang có ti n nhanh hơn k ho ch SPI <1: D án ang b ch m ti n so v i k ho ch ban u Như v y ho c CPI ho c SPI < 1 th hi n d án ang có v n CR =1 th hi n m i v n tình tr ng bình thư ng. c a d án ho c v chi phí ho c v ti n . u úng theo k ho ch; n u CR > 0.9 ho c < 1.2, d án M t ví d% v phân tích giá tr thu ư c: s li u v d án ư c th hi n trong b ng dư i ây N u ngày hi n t i là ngày 1/7 (1-Jul) thì nh ng thông s và ch+ s c n thi t cho vi c phân tích ư c tính như trong b ng dư i ây Thông s Giá tr t i ngày 1 tháng 7 (1-jul) BCWS hay PV BCWP hay EV ACWP hay AC CV SV 111 Chú thích CI BAC CPI SPI TCPI CEAC M t s lưu ý khi phân tích nh ng giá tr thu ư c: ây là nh ng con s mang tính tích h p do ó có th không ch+ rõ v n c a d án n*m trên. Ví d' con s CR > 1 th hi n d án có v n nhưng không bi t v n n*m vi c vư t quá chi phí ngân sách hay là ti n b ch m so v i k ho ch và v n x y ra trên m t ph m vi c a d án hay là trên nhi u ph m vi c a d án. L i ích c a vi c phân tích giá tr thu ư c em l i: + Giá tr thu ư c này là m t ơn v án + Là m t phương pháp lu n + Cung c p kh n ng d + Có th o lư ng ng nh t cho toàn b các quá trình phát tri n d ng nh t thông qua các chi phí và ho t oán chi phí và l ch th c hi n c a các ho t ng ã hoàn thành ng ưa ra nh ng c nh báo có ích s m. vi c phân tích thành công c n có m t b n c u trúc phân rã công vi c y và hoàn ch+nh (trên t t c các ph m vi c a d án), và nh n th c sâu s!c câu :cái gì n r i nó s% i, an tâm phân tích và i u ch+nh d án cho phù h p. M t s các lu t có th s d%ng khi phân tích các giá tr thu ư c Lu t 1: vi c xác nh các thông s nên ư c ki m tra l i b*ng cách ki m tra l i các s n ph"m c a các công vi c ã ư c th c hi n trên th c t , tránh ki m tra trên gi y t , d1 gây ra sai sót và quan liêu. Lu t 2: i v i nh ng công vi c chưa hoàn thành, vi c ư c lư ng các giá tr thu ư c thư ng là oán, khi ó nên áp d'ng m t trong nh ng lu t sau m t cách th ng nh t v i các công vi c + Lu t 50/50: m t công vi c ư c coi là hoàn thành 50% khi nó ư c b!t hoàn thành 100% khi nó ư c hoàn thi n u và ư c coi là + Lu t 20/80: m t công vi c ư c coi là hoàn thành 20% khi nó ư c b!t hoàn thành 100% khi nó ư c hoàn thi n. u và ư c coi là + Lu t 0/100: m t công vi c oc coi là chưa hoàn thành khi nó ư c b!t u th c hi n ho c ã hoàn thành xong m t ph n nào ó, nó ch+ ư c coi là hoàn thành khi 100% công vi c ư c hoàn thi n. 112 Bài s 10: Qu n lý ch t lư ng d án N i dung bao g m 2 ph n 1. m b o ch t lư ng c a d án 2. Các v n liên quan t i ki m th, h th ng # m b o ch t lư ng d án 7% 29% Requirements 16% Preliminary Design Detailed Design Code & Unit Test 24% Integration & System Test 24% Chi phí cho quá trình ki m th, và tích h p h th ng c a m t d án ph n m m chi m kho ng 29% t ng kinh phí c a d án, nhi u nh t trong s nh ng quá trình còn l i bao g m thi t k ban u, thi t k chi ti t, vi t mã chương trình và ki m th, t0ng ch c n ng, xác nh yêu c u. Quá trình ki m th, và tích h p h th ng th c s chi m m t vai trò quan tr ng trong c qui trình phát tri n ph n m m vì nó c n thi t m b o ch t lư ng d án, m b o nh ng dòng mã chương trình th c hi n úng nh ng yêu c u c a h th ng t ra ban u. Ba ho t ng xây d ng mã chương trình cho h th ng, tích h p các ch c n ng v i nhau và ki m th, h th ng thư ng ư c có m t s các công vi c và l ch th c hi n giao nhau, chính vì th ôi khi tích h p h th ng và ki m th, ư c coi là m t giai o n phát tri n. Trong quá trình này các tính n ng c a h th ng ư c tích h p v i nhau d n d n, và các cán b m b o ch t lư ng c a d án (quality assurance) thư ng xuyên ph i làm vi c song song v i i ng l p trình viên ch y và ki m tra nh ng o n mã chương trình ư c t o ra liên t'c trong d án. Hai cách tích h p h th ng là theo ki u l!p ghép t0 trên xu ng (top-down) và theo ki u ghép t0 dư i lên (bottom-up), ư c c p trong môn h c công ngh ph n m m trư c ây, không c p trong môn h c này. V n ây là ai là ngư i s% th c hi n vi c ki m tra xem h th ng có ư c tích h p úng hay không, câu tr l i là nh ng l p trình viên ho c nhóm m b o ch t lư ng d án ki m tra vi c này. Th i i m này là giai o n c n nhi u nhân l c và kinh phí nh t 113 trong c quá trình phát tri n d án, và c ng là th i i m có nhi u v n nh t vì lúc này áp l c r t l n do ngày giao s n ph"m cu i cùng cho khách hàng ã s!p n trong khi ó chương trình có th v#n còn nhi u l$i không mong i khi ch y th,. Ngoài ra, các v n v vi c t o ng cơ thúc "y cho i d án c ng c n t ra vì s!p k t thúc ho c các v n v gi i quy t nh ng tranh cãi ngư i s, d'ng ch p nh n s n ph"m c a i d án c ng c n thi t. Quá trình ki m th, nh*m m'c ích ki m tra tích úng !n c a k t qu t ư c (verification) ng th i xác nh xem công vi c th c hi n có úng v i yêu c u ban u c a d án không (validation). Các công vi c c a quá trình này bao g m ki m tra các s n ph"m, rá soát l i các công vi c và k t qu , phân tích nh ng k t qu và các con s liên quan. Còn vi c m b o ch t lư ng d án là quá trình dài hơi hơn, bao g m c quá trình ki m th,, c quá trình ki m soát các qui trình th c hi n các giai o n khác nhau trong toàn b quá trình phát tri n d án ph n m m, k t0 quá trình tìm hi u yêu c u ban u c a khách hàng, n quá trình tri n khai và bàn giao và b o trì s n ph"m. m b o ch t lư ng d án là m t trong nh ng n i dung c a chu"n CMM m c 2, m t chu"n hi n nay ư c nhi u công ty áp d'ng phát tri n qui trình qu n lý c a mình. Có th nói vi c m b o ch t lư ng d án là m t cách t t nh t nhìn vào bên trong d án ki m tra, ki m soát, m b o d án phát tri n t t. Tài li u ki m th K ho ch ki m th, d án hay k ho ch m b o ch t lư ng d án ư c mô t ngay giai o n cu i c a quá trình tìm hi u yêu c u h th ng. Tài li u này bao g m nh ng ph n sau: + M'c ích c a m b o ch t lư ng d án; nh ng tài li u liên quan có th tham kh o t i; vi c qu n lý ch t lư ng d án ư c ti n hành như th nào; Các tài li u liên quan; + Các chu"n, các th c t , các lu t ư c t ra cho vi c l p trình ho c ki m th,, c u hình, ơn v o lư ng cho ch t lư ng và vi c th c hi n các ki m th,. + Vi c ki m tra (reviews) và duy t l i (audits) các qui trình th c hi n công vi c c a các giai o n, xem l i các công vi c c' th bao g m xem l i ph n yêu c u c a d án, k ho ch ki m th,, mã ngu n chương trình, và xem l i nh ng kinh nghi m úc k t ư c t0 nh ng d án trư c. + Qu n lý nh ng r i ro c a d án: g!n ph n r i ro c a ho ch qu n lý toàn b các r i ro c a d án. + Báo cáo các v n n y sinh và các hành ng s,a m b o ch t lư ng d án v i b n k i + Li t kê và hư ng d#n các công c', k thu t và phương pháp lu n m b o ch t lư ng d án + Thu th p và lưu tr các báo cáo c a t t c các giai o n Ch t lư ng c a ph n m m ư c ki m soát d a trên hai y u t sau: + kh n ng l n v t tìm ư c m i liên h gi a các s n ph"m khác nhau c a d án. Ví d' tìm ư c xem s tương thích gi a yêu c u c a khách hang v i b n thi t k , v i các trư ng h p ki m th, n m c nào, có hoàn toàn gi ng nhau không. 114 + th c hi n nh ng ki m tra xem xét chính th c cu i m$i giai o n c a chu trình phát tri n h th ng ph n m m ví d' như ki m tra l i SSR, CDR,... Khái ni m v ki m th Vi c ki m th, (testing) là vi c ch y th, chương trình máy tính v i m t s u vào xác nh trư c, sau ó so sánh k t qu u ra c a chương trình i v i các k t qu theo mong i (nh ng k t qu này ã ư c thi t k s4n khi thi t k d li u u vào trư c khi ch y chương trình). Vi c ki m th, này là m t d ng t o m#u ki m tra tính úng !n c a chương trình, không th ch ng minh m t cách chính xác ư c là chương trình không có l$i. Quá trình tìm l$i (bugs) cú pháp và logic c a chương trình ư c th c hi n ngay sau khi vi t mã ngu n, do l p trình viên th c hi n, không ư c th c hi n trong quá trình ki m th, này. Vi c xác nh u vào và u ra mong i chính là m t ph n nhi m v' c a vi c t o các trư ng h p khác nhau ki m tra chương trình. Vi c t o các trư ng h p ki m th, (test case) là n i dung chính c a k ho ch ki m th,. Công vi c thư ng bao g m vi c t o ra các o n nh& chương trình ch y, t o d li u ki m tra, và danh sách nh ng công vi c c n làm th c hi n vi c ki m tra này, thư ng ư c tham chi u t i m t ma tr n ki m tra các trư ng h p này ã ph toàn b yêu c u c a d án chưa. Ma tr n này chính là m t công c' có th dò v t tìm s liên quan gi a yêu c u c a d án v i vi c t o d li u và ng c nh ki m th,. K t qu c a vi c ki m th, s% quy t nh xem chương trình hay s n ph"m c a m t giai o n trư c ó có c n s,a l i cho úng không. Công vi c làm l i chi m m t công s c không nh& trong toàn b quá trình phát tri n d án, chúng ta có th tham kh o i u ó trong hình v% dư i ây: 30% 25% 8% 20% 12% 15% 4% Rew ork Production 10% 1% 5% 19% 16% 12% 12% 10% 6% 0% Requirements Detailed Design Integration & System Test Ngu n g c c a vi c s,a ch a, làm l i các công vi c là nh ng hi u sai yêu c u, thi t k sai, vi t mã ngu n sai và t0 m t s lý do khác n a, s tương quan gi a nh ng ngu n g c này ư c th hi n trong hình v% dư i ây 115 27% Design Other Code 56% 10% Requirements 7% Quá trình ki m th ư c phân chia thành nh ng công vi c chính Ki m tra t0ng ơn v l p trình (t0ng ch c n ng c a d án- unit test), ki m tra tích h p h th ng (integration test), ki m tra toàn b h th ng (system test), ki m tra s ch p nh n c a ngư i s, d'ng (user acceptance test). Các lo i ki m th, ư c phân làm hai lo i chính là ki m th, theo ki u mô hình h p en (Black box testing) và ki m th, theo ki u mô hình h p tr!ng (White box testing). i v i mô hình h p en, các chương trình (ch c n ng) ư c coi là m t h p en có ngh(a là chúng ta không c n quan tâm t i vi c bên trong nó ho t ng như th nào mà ch+ quan tâm t i ch c n ng ó làm cái gì, và ch+ quan tâm t i u vào và u ra c a nó. Lo i này thư ng dùng ki m th, các ch c n ng nghi p v' c a h th ng, vi c thi t k các ng c nh và tr ng thái ki m th, hoàn toàn d a trên b n mô t yêu c u c' th c a d án (SRS). Lo i th hai- h p tr!ng liên quan t i vi c ki m tra c u trúc c a chương trình bao g m ki m tra các câu l nh ư c th c hi n và lu ng th c thi công vi c theo các dòng l nh. Các lo i ki m th Ki m tra t*ng ch c n ng c a h th ng (unit test) hay ư c g i là ki m th, các mo un c a chương trình. ây là lo i ki m tra theo mô hình h p tr!ng nhưng trong m t s trư ng h p thì l i theo mô hình h p en. Ngư i th c hi n vi c ki m tra này là các l p trình viên hay nhóm phát tri n h th ng, thư ng vi t nh ng o n mã ng!n b*ng chính ngôn ng vi t mã chương trình ki m tra. Nh ng o n chương trình ng!n này còn ư c g i là “test driver”, ư c th c hi n trong quá trình vi t mã chương trình và k t thúc m$i ch c n ng. ôi khi vi c ki m th, m t s ch c n ng ư c g p nhóm l i v i nhau ư c g i là m t b ki m th, (test suites). 116 Ki m tra tích h p h th ng (Integration Test) ki m th, giao di n tích h p gi a các ch c n ng khác nhau trong h th ng. ây là bư c ti p theo sau vi c ki m th, t0ng ch c n ng. Vi c ki m th, t0ng ch c n ng chưa y vì có th riêng r% t0ng ch c n ng ch y t t nhưng khi k t h p l i thì l i không ch y ư c b i vì l$i có th ti m n ng trong m t mo un nhưng l i th hi n khi ch mo un khác sau khi tích h p các mo un v i nhau. Lo i ki m th, này là theo mô hình h p en ( ư c mô t ph n trên). Ki m tra toàn b h th ng (System Test) s% th c hi n ki m th, toàn b nh ng ch c n ng c a h th ng thành m t chu$i th c hi n liên hoàn và ki m th, m t s nh ng ch c n ng mang tính ch t h th ng (khi tích h p hai hay nhi u ch c n ng v i nhau thì c tính này chưa th hi n ư c). ây là m t lo i ki m th, theo mô hình h p en. Ki m tra s ch p nh n c a ng i s# d ng i v i h th ng v*a xây d ng ây là m c công vi c cu i cùng trong giai o n ki m th,, trong m t s trư ng h p còn ư c g i là b n ki m th, beta. Trong giai o n này ngư i khách hàng cu i s% ki m th, và ký vào biên b n ch p nh n s n ph"m n u h c m th y hài lòng i v i ph n m m và t t c các yêu c u ban u c a h v s n ph"m bào giao u th&a mãn. Nh ng tiêu chí ch p nh n th c ra ã ư c thi t l p ngay t0 u trong ơn t hàng hay h p ng v i khách hàng. ó chính là nh ng i u ki n mà ph n m m c n th&a mãn khách hàng ch p nh n s n ph"m. M t cách lý tư ng thì nh ng i u ki n này ph i ư c xác nh trư c khi h p ng ư c ký k t và thư ng các i u ki n này ph i o c và tính toán ư c ( nh lư ng ch không nh tính). Ki m th# l i (Regression test) là vi c ch y l i chương trình sau khi th c hi n nh ng thay i t i ph n m m ho c nh ng thay i t i môi trư ng. Ví d' như trư ng h p sau ư c g i là ki m tra l i: cán b m b o ch t lư ng phát hi n ra l$i, l p trình viên s,a l$i, cán b m b o ch t lư ng s% ch y l i chương trình xác nh n l i vi c này. Quá trình ki m th, l i này có th dùng các công c' t ng th c hi n, r t h u ích, 2 t n công s c c a con ngư i. Ki m tra tính t ng thích (Compatibility Test) là vi c ki m tra xem h th ng có tương thích v i các môi trư ng n n khác nhau ch3ng h n như ki m tra xem chương trình có ch y t t trong các trình duy t khác nhau không, có ch y ư c trong Netscape, Internet Explorer, có ch y ư c trong h i u hành Window hay Macintos không. Các m c ki m tra c a ngư i ngoài d án M c th nh t là phiên b n alpha u tiên c a ph n m m, ra i trong nh ng ph n cu i c a giai o n ki m th,, và s% ư c ki m th, b i ngư i bên ngoài t ch c, thư ng là ngư i s, d'ng bình thư ng. Phiên b n alpha này thư ng ư c ưa cho m t nhóm ngư i v i s lư ng nh& vì s n ph"m chưa hoàn thi n y các tính n ng. M c th hai là s ra i c a phiên b n beta cho chính khách hàng ki m th, và ánh giá, bao g m nh ng ch c n ng quan tr ng nh t và thư ng h th ng ph n m m này ã tr ng thái ch y n nh. Vi c ch y th, phiên b n beta có giá tr r t l n vì nh th ph n m m ư c ch y th, nghi m trong th gi i th c, s% nh n ư c nh ng ánh giá, nh n xét chân th c, là m t giai o n gi i thi u s n ph"m v i th trư ng và có kh n ng thu hút 117 thêm nhân viên cho d án. Trong quá trình này chúng ta không nên ưa thêm nh ng tính n ng m i vào ph n m m n a vì giai o n này quá mu n làm nh ng vi c như vây, g n n ngày k t thúc h p ng v i khách hàng. Nhân l c ki m th, b n beta ph i ư c tuy n ch n k t0 ngu n nhân l c cơ b n có s4n, t0 th trư ng, t0 nhóm h$ tr k thu t, t0 các v trí làm vi c khác nhau. Nhóm ch y th, nghi m này c ng c n có m t ngư i qu n lý ng u và các công vi c c a nhóm c n ư c lên k ho ch b i giám c d án. N u vi c ki m th, thành công thì ph n m m s% ư c chính th c ưa t i khách hàng. M'c ích ngư i ngoài ki m tra ph n m m là t o ra m t giai o n n nh cho h th ng tr oc m$i m c th i i m quan tr ng, i d án thư ng quan tâm nhi u nh t t i các m c v ch t lư ng, tích h p h th ng và tính n nh. N i dung ki m th ư c g"i là test script N i dung ki m th, test script có hai d ng. Th nh t là m t t p các hư ng d#n th c hi n t0ng bư c m t v i m'c ích d#n d!t nhân viên ki m th, th c hi n thành công vi c ki m tra ph n m m ó. D ng th hai là m t o n chương trình nh& ph'c v' cho vi c ki m th, m t cách t ng. Ki m th# t(nh (Static Testing) H u h t t t c các tài li u quan tr ng như b n xu t gi i pháp c a d án, h p ng, l ch th c hi n công vi c, yêu c u c a khách hàng i v i h th ng, mã ngu n chương trình, mô hình d li u, các k ho ch ki m th, u c n duy t l i. M t phương th c duy t l i các công vi c trong d án là ki m tra chéo gi a các thành viên (peer reviews). ây là m t phương pháp ki m tra chéo, ngư i này ki m tra k t qu công vi c và s n ph"m c a h th ng c a m t ngư i khác cùng nhóm nh*m xác nh nh ng l$i và nh ng thay i c n s,a. Vi c ki m tra chéo này có tác d'ng gi m các l$i s m và hi u qu , ư c lên k ho ch b i giám c d án và ư c phân công trong các bu i h p và ư c ghi l i trong các v n b n tài li u c a d án. ây là m t ho t ng m b o CMM c p 3. th c hi n vi c ki m th, không em l i Ki m th# t ng Th c t cho th y dùng con ngư i hi u qu cao, hi n nay ngư i ta còn có th th c hi n công vi c ki m th, m t cách t ng thông qua các công c' ki m th,. /u i m c a vi c ki m th, t ng khá nhi u bao g m: t ng chi phí ki m th, th p, các công c' có th th c hi n vi c ki m th, mà không c n s tham gia c a con ngư i, công c' ch y các ki m th, b (g m nhi u ch c n ng liên quan n nhau) nhanh hơn con ngư i th c hi n, r t phù h p v i các công vi c ki m th, l i và ki m tra tính tương thích ( ã trình bày trên), có th gi m s lư ng cán b m b o ch t lư ng d án Như c i m c a vi c ki m th, t ng: không t ng hoàn toàn t c là có m t s công o n v#n c n con ngư i th c hi n; các công c' v#n c n con ngư i xác nh m t s tham s h c ho c m t s tri th c chuyên gia c n thi t, chi phí cho các công c' u cu i m c cao (g n ngư i s, d'ng) thư ng khá cao (các công c' u cu i m c th p giá v#n còn tương i r)). 118 M t s lo i công c% ki m th Bao g m công c' ch'p và chơi l i, phân tích kh n ng bao ph , ki m th, công su t th c hi n, qu n lý các ng c nh và trư ng h p ki m th, Ki m th# quá trình cài +t r t quan tr ng n u như h th ng không ph i là s n ph"m trên web. N u không ki m th, quá trình cài t này thì có th sau ó không nh ng s% ph i t n nhi u công s c và chi phí h$ tr cho ngư i s, d'ng lúc ch y chương trình mà còn không th&a mãn khách hàng xác nh n xem có th&a mãn thu n ti n s, Ki m th# quá trình s# d ng h th ng ph n m m d'ng c a ngư i dùng không v : tính nh hư ng s, d'ng các ch c n ng, tính thân thi n v i ngư i s, d'ng, kh n ng th c hi n các ch c n ng chính c a h th ng Ki m th# v kh n ng t i và ch u áp l c c a h th ng ph n m m Quá trình này s% t h th ng vào tr ng thái ngư2ng ch u t i vàch u áp l c c a yêu c u, thư ng s% th c hi n b*ng vi c ch y m t o n chương trình ng!n t ng ư c th c hi n b i nhóm cán b m b o ch t lư ng khi vi c ki m th, các ch c n ng c a h th ng k t thúc Quá trình này sau khi k t thúc s% có th ch+ ra ư c nh ng v n ti m "n trong các ch c n ng, công su t t i a c a h th ng, nh ng lo i d li u không ư c ch p nh n và nh ng thi u h't v d ch v' c a h th ng, và cu i cùng là xác nh ư c xem li u nh ng yêu c u ban u v hi u n ng c a h th ng ã ư c áp ng y chưa (chú ý là ây là nh ng yêu c u phi ch c n ng c a h th ng) Các thông s o kh n ng này là th i gian áp ng nh& nh t ch p nh n ư c, s lư ng ngư i s, d'ng ng th i nh& nh t ch p nh n ư c và th i gian ng0ng ho c gi m công su t ho t ng c a h th ng nh& nh t ch p nh n ư c. Nh ng nhà cung c p các s n ph"m u cu i o ư c các thông s này có th k n Segue, Mercury, Empirix. Tiêu chí v công su t c a h th ng M cX u Ph i h$ tr ư c 500 ngư i s, d'ng Th i gian áp ng yêu c u là 10 giây M cT t Ph i h$ tr th i ư c 500 ngư i s, d'ng ng Trung bình/ nhi u nh t /90% l n áp ng v i Th i gian là 10 giây Ph i áp ng ư c m t tri u truy c p m$i Ph i áp ng ư c lư ng t i l n nh t là ngày truy c p 28 trang trong m t giây 119 M t s lưu ý khi th c hi n công vi c ki m th - Phân tích Pareto: liên quan t i + lu t 80-20: trong 20% t ng s các dòng l nh ban thư ng có 80% l$i. + xác nh các mo un có l$i. u - Ki m tra l$i các giai o n phát tri n d án tránh làm nh hư ng n các giai o n khác: b o m vi c ó i d án nên chú ý ki m th, th i i m k t thúc m$i giai o n, nh*m m'c ích ng n ng0a có l$i ti m "n t0 giai o n này nh hư ng n các giai o n ti p theo. - Kéo dài th i gian ch y chương trình - T o m t kho ng th i gian ư c g i là “code freezer”, t m ng0ng vi t mã chương trình, mà ch+ t p trung vào công vi c g2 r i các l$i; thư ng x y ra vào các th i i m tích h p các ch c n ng ho c ki m th, ch c n ng c a h th ng. - T+ l cán b ki m th, /l p trình viên trong m t d án thay i tùy theo t0ng d án nhưng thư ng là 1:3 ho c 1:4. Cán b ki m th, có th là cán b m b o ch t lư ng, vì th n u t ng s lư ng c a i ng ki m th, thì c n có m t v trí qu n lý i ng này ngay trong th i gia âud c a d án. ki m tra th, kh n ng ch u áp l c c a h th ng Th i i m k t thúc giai o n ki m th, thư ng rơi vào m t trong hai trư ng h p: th nh t là t t c các l$i u ư c gi i quy t xong, và ph n m m ư c bàn giao chokhách hàng, th hai là th i gian bàn giao s n ph"m cho khách hàng ã n mà v#n chưa gi i quy t h t các l$i. ôi khi n h n cu i cùng ph i bàn giao nhưng t t c các l$i chưa ư c gi i quy t ngo i tr0 nh ng l$i 3 m c cao nh t là r t quan tr ng/cao/trung bình (Critical/High/Medium), giai o n ki m th, v#n ph i d0ng. Khi d0ng thì c n có quy t nh ư c ký b i khách hàng, các k sư công ngh và nhà qu n lý s n ph"m… Nh ng tiêu chí ki m th + Kh n ng ch u t i c a h th ng (Load): th i gian ch p nh n ư c l n nh t áp ng m t yêu c u, s lư ng nh& nh t nh ng ngư i có th ch y h th ng trong cùng m t lúc. + Kho ng th i gian l n nh t cho phép h th ng không làm vi c ho c làm vi c v i t c ch m + Tính tương thích: s lư ng l n nh t và nh& nh t các trình duy t và h th ng có th h$ tr . i u hành mà h + Tính s, d'ng: t+ l ch p nh n nh& nh t c a các nhóm ngư i quan tâm + Tính n ng: bao ph các yêu c u c a h th ng; t+ l thành công c a vi c ki m th, các b ch c n ng m t cách t ng là 100%. Nh ng thông s c n thi t o l(i ây là m t v n quan tr ng i v i ngư i giám c d án. ánh giá các l$i trong quá trình ki m th,, ngư i ta phân lo i các l$i quan tr ng theo m c nghiêm tr ng c a chúng bao g m 120 các c p sau: r t nghiêm tr ng/ Nghiêm tr ng/ khá nghiêm tr ng/ ít nghiêm tr ng và ch+ rõ nh ng ngư i ch u trách nhi m cho vi c ó. Thêm n a, các l$i c a d án c ng s% ư c ánh d u là ã ư c gi i quy t xong (closed) hay v#n chưa xong (opened). Vi c ki m soát th c hi n s a l(i (Defect tracking) • • Công vi c này có th ư c th c hi n nh s h$ tr c a các công c' như Bugzilla, TestTrack Pro, Rational ClearCase. M t s công c' t t thư ng ư c cung c p mi1n phí ho c là v i chi phí r t nh&. m b o t t c nh ng thành viên liên quan u có quy n truy nh p vào h th ng ki m th, • C n t ch c nh ng bu i h p thư ng xuyên xem l i nh ng l$i ã s,a: thư ng là hàng tu n trong quá trình ki m th, thông thư ng và hàng ngày i v i th i i m g p gáp. • Nh ng ngư i có th nh p các l$i phát hi n ư c c a d án vào m t h th ng ki m soát theo dõi l$i c a d án ho c c a chung công ty là cán b m b o ch t lư ng, l p trình viên, nh ng nhà phân tích, nhà qu n lý, và ôi khi có th chính là nh ng ngư i s, d'ng và giám c d án. • C u trúc c a h th ng ki m soát l$i thư ng bao g m nh ng trư ng sau ây: + tr ng thái: m , óng, ang trì hoãn + ngày nh p l$i vào h th ng, ngày c p nh t thông tin và ngày óng l$i + mô t v n c a l$i ư c phát hi n + s hi u phiên b n ph n m m mà l$i xu t hi n + Ngư i phát hi n ra l$i + Th t ưu tiên ư c gi i quy t c a l$i: th p, trung bình, cao, r t cao + Nh ng nh n xét, chú thích ư c th c hi n b i cán b và nh ng thành viên khác liên quan. m b o ch t lư ng, l p trình viên Các thông s v l(i T+ l m (Open rate): liên quan t i s l$i xu t hi n m i trong m t kho ng th i gian nh t nh T+ l óng (Close rate): liên quan t i s l$i ư c s,a xong ( óng) trong cùng kho ng th i gian trên. T+ l thay i (Change rate): s l n cùng m t v n ư c c p nh t S l n s,a l$i sai (Fix Failed Counts): s l$i mà ã ư c th c hi n vi c s,a nhưng chưa ư c s,a úng. ây c ng là m t ơn v o kh n ng giao ng c a d án (vibration). T+ l l$i trung bình do Microsoft nghiên c u qua th ng kê là 10-20 l$i trên 1 KLOC ư c phát hi n trong quá trình ki m th, và 0.5 l$i trên 1 KLOC sau khi bàn giao s n ph"m cho khách hàng. 121 Môi trư ng ki m th Thư ng ư c chia ra làm hai môi trư ng chính ki m th,, ó là môi trư ng ph n c ng và ph n môi trư ng m ng. Vi c ki m th, môi trư ng ph n c ng liên quan t i các nhóm l p trình viên, nhóm cán b m b o ch t lư ng d án, n n xây d ng d án và các s n ph"m. Môi trư ng ki m th, i n hình cho ngư i l p trình viên chính là c u hình ph n c ng mà t i ó ngư i l p trình phát tri n h th ng và ng th i th c hi n quá trình ki m th, các ch c n ng trên ó. Môi trư ng ki m th, cho nh ng cán b ch t lư ng ho c ngư i ki m th, là c u hình ph n c ng cho vi c th c hi n ki m th, tích h p, ki m th, h th ng và ki m th, l i sau khi s,a ch a. Môi trư ng ki m th, ph n c ng còn c n ư c xác nh cho quá trình ki m tra kh n ng ch u t i và quá trình tri n khai cu i cùng c a h th ng ph n m m. Các v trí c a i ng. cán b m b o ch t lư ng d án (QA) - V trí nhóm trư ng: trách nhi m chính là tìm và tuy n ngư i mb o ngu n nhân l c cho i ng QA, t o các k ho ch ki m th,, l a ch n công c' n u c n th c hi n vi c ki m th,, và trách nhi m cu i cùng là qu n lý ho t ng c a c i QA. T i M , tính n th i i m n m 2002, lương trung bình c a nhóm trư ng QA là $50-80 nghìn USD/ n m ho c $50-100 USD/ gi làm vi c - V trí ngư i ki m th, và k sư ki m th,: th c hi n vi c ki m th, các ch c n ng, t o ra các o n chương trình nh& hư ng d#n ki m th, ho c th c hi n vi c ki m th, m t cách t ng. T i M , tính n th i i m n m 2002, lương trung bình c a v trí này là $35-70 nghìn USD/ n m ho c $40-100 USD/ gi làm vi c - V trí qu n tr h th ng: trách nhi m chính là h$ tr cho nhóm QA làm vi c nhưng l i không ph i là m t thành viên chính th c c a nhóm - V trí biên t p b n sao chép và so n th o các tài li u cho d án: trách nhi m chính c ng là h$ tr cho nhóm QA nhưng c ng không ph i là m t thành viên chính th c c a nhóm 122 Bài 11: K t thúc d án N i dung chính g m hai ph n: 1- Chuy n i sang h th ng m i 2- K t thúc d án Chuy n ngư i s d%ng sang h th ng m i Sau khi các công vi c xây d ng m t h th ng m i ã hoàn thi n, vi c ti p theo là chuy n toàn b ngư i s, d'ng h th ng hi n t i sang h th ng m i- ư c g i là giai o n migration. i K ho ch v vi c chuy n ngư i s, d'ng sang m t h th ng m i bao g m nh ng n i dung sau: + Mô t v môi trư ng máy tính, v cơ s d li u, v giao di n v i ngư i s, d'ng + Mô t các d li u ang có c n thi t cho h th ng + Mô t v nh ng ràng bu c v vi c th c hi n s chuy n i ví d' như khi nào thì chuy n sang dùng h th ng m i, ch+ chuy n i vào cu i tu n hay vào tu n cu i cùng c a tháng này .... + Li t kê nh ng t ch c và cá nhân b nh hư ng và thông tin liên h v i h + K ho ch các bư c s% ư c th c hi n + xác nh xem có c n ng!t d ch v', t m th i ng0ng h th ng h th ng s% t m ng0ng ho t ng khi nào và trong bao lâu + Xác nh xem có c n ph i ào t o th c hi n vi c chuy n chuy n i, n u c n thì i không + Có c n ph i có v n b n và i ng h$ tr tr c ti p không? n u c n thì li u h có nh ng tài li u hay o n chương trình m i hư ng d#n không? Các chi n lư c chuy n ngư i s d%ng sang h th ng m i Chi n lư c giao ti p v i khách hàng là r t quan tr ng xác nh cái gì ang x y ra, khi nào và t i sao l i x y ra. Câu h&i t i sao thư ng nh!c nh h v l i ích mà h thu ư c. Khi giao ti p, chúng ta không nên trình bày hay h&i han quá chung chung và c ng không nên quá chi ti t mà nên nói v0a ph i và nên trình bày rõ cho khách hàng bi t nơi có th l y thêm thông tin. Th hai, chúng ta c n h n ch t i a tính t nh p b t thư ng i v i khách hàng. Th ba là c n tìm hi u v nh ng ngày m c quan tr ng i v i khách hàng ví d' như khi nào thì h th ng c n ph i n nh th c s , nh ng m c th i h n quan tr ng c a khách hàng Phương th c chuy n i g m có hai cách. Th nh t là d ng Flash-Cut, s% chuy n i toàn b h th ng c sang h th ng m i theo hai cách chuy n ngay l p t c và chuy n i song song. Cách chuy n i ngay l p t c là cách th c hi n nhanh nh t nhưng v#n c n m t k ho ch phòng b trong trư ng h p vi c chuy n i không i n thành công t t 8p. Phương th c này c n có m t k ho ch và ki m th, c n k%. Cách chuy n i song song có th làm gi m ư c các r i ro, vì 123 th c hi n song song các ti n trình h th ng và ti n trình b*ng tay, s% ch m d t khi h th ng m i không ch u t i ư c n a. Cách th hai là chuy n i theo t0ng giai o n, thay th t0ng ph n c a h th ng hi n t i b*ng ph n ó c a h th ng m i t i m t th i i m. Vi c l a ch n phương th c nào ph' thu c vào m c gián o n công vi c, s không tương thích bên trong c a s n ph"m m i v i s n ph"m c , và m c tho i mái v ch t lư ng c a h th ng. N u s không tương thích này quá l n thì giai o n thích nghi c n kéo dài hơn. Tri n khai h th ng m i cho khách hàng Công vi c u tiên là t o m t danh sách các m'c ki m tra (checklist) cho vi c phân ph i s n ph"m tránh vi c th c hi n thi u m t ho t ng nào ó khi n h th ng b h&ng (có th là không ch y ư c khi ưa cho khách hàng). ây là m t công vi c ư c th c hi n theo nhóm g m k sư l p trình, cán b m b o ch t lư ng, và có th c n các ch ký c a nh ng ngư i qu n lý d án. Vi c tri n khai h th ng c n có m t k ho ch t0 trư c di1n ra trong m t ngày n nh nào ó và các công vi c ư c lên k ho ch m t cách chi ti t. Công vi c th hai c a vi c tri n khai là hư ng d#n khách hàng dùng s n ph"m m i. i tư ng c n hư ng d#n bao g m nh ng ngư i s, d'ng cu i, nhân viên bán hàng và qu ng cáo, nh ng k thu t viên thao tác h th ng, các k sư s% làm công vi c b o trì b o dư2ng h th ng v sau, các k sư ph' trách vi c bán hàng. Công vi c th ba là chu"n b s4n sàng các tài li u cho ngày phân ph i s n ph"m m i. ó là nh ng tài li u cho ngư i s, d'ng cu i có th tham kh o và dùng. Ngoài ra i d án còn c n c p nh t y các tài li u v các thao tác ho t ng c a h th ng, tài li u v vi c phát tri n h th ng, tư li u bán hàng và qu ng cáo, trang web qu ng bá s n ph"m, các báo cáo c a quá trình ki m th,. Công vi c ti p theo là chu"n b cho vi c chuy n s n ph"m n tay khách hàng bao g m óng gói s n ph"m n u là s n ph"m thương m i, làm t rơi qu ng cáo s n ph"m, thi t l p các cơ ch b o m t n u là s n ph"m thương m i bán ra th trư ng, t o môi trư ng thu n l i trao quy n dùng phiên b n c a s n ph"m cho khách hàng (c n ưa ra các l a ch n khách hàng có nhi u cách khác nhau mua quy n dùng các phiên b n cuar s n ph"m). Công vi c cài t h th ng bao g m vi c t o nh ng chương trình nh& thi t l p môi trư ng ch y cho h th ng. N u h th ng không ch y trên môi trư ng Web chương trình lo i b& h th ng kh&i máy tính (uninstall) c ng c n ư c xây d ng. N u h th ng c n cài t, chúng ta không nên ánh giá quá th p kh i lư ng th i gian c n thi t phát tri n vi c cài t này. Quá trình cài t là quan tr ng vì nó gây ra n tư ng u tiên c a khách hàng i v i h th ng. Khôi ph%c d án N u d án ang trong tr ng thái “ch t u i” (tình tr ng không ho t ng), vi c khôi ph'c l i d án là c n thi t nh*m c u d án kh&i tình tr ng này. Ba cách ti p c n th c hi n vi c khôi ph'c l i d án là: 124 + C!t gi m kích c2 c a ph n m m c n xây d ng + T ng hi u su t x, lý các công vi c phát tri n d án + Dãn l ch th c hi n công vi c t0 t0 h th ng ti n hành các công vi c ki m soát các hư h&ng gây ra b i Công vi c khôi ph'c d án là cơ h i cho nh ng hành ng quy t nh c a các nhà qu n lý d án. Th i i m th c hi n vi c khôi ph'c r t quan tr ng, 0ng quá s m và c ng 0ng quá mu n. Các bư c th c hi n vi c khôi ph'c bao g m: + ánh giá tình tr ng c a d án: li u d án có nh ng h n c ng bàn giao s n ph"m không, nh ng v n gì trong d án có th th&a thu n l i ư c v i khách hàng. +Tránh th c hi n các công vi c ã ư c hoàn thành + H&i các thành viên xem nh ng công vi c nào c n hoàn thành. i v i m i ngư i trong d án, c n quan tâm t i tâm tư và o c c a t0ng ngư i (gi i quy t v n khó kh n), và qu th i gian c a t0ng ngư i (nên lo i b& nh ng công vi c không ph i là thi t y u trong lúc này i). i v i quá trình phát tri n d án, c n + s,a ch a nh ng l$i cơ b n trư c như thi t k chưa v.v... y , các ho t ng thay i nhanh quá, + T o nh ng m c th i gian xem l i d án g n nhau nh t có th + Theo dõi ti n m t cách c"n th n + Ki m tra l i toàn b các công vi c c a d án sau m$i kho ng th i gian ng!n + Qu n lý r i ro m t cách r t c"n th n và t+ m+. i v i khía c nh s n ph"m c n: + làm n nh các yêu c u c a khách hàng + ánh d u nh ng yêu c u thay i + c!t b t nh ng t p c tính c a h th ng: xác nh ng c tính m c ưu tiên th p. nh th t ưu tiên c a các c tính và c!t b t + lo i b& nh ng mo un có l$i, ho c thi t k l i + ti n t i m t tr ng thái n nh, bi t trư c. H"p t ng k t k t thúc d án Hay còn ư c g i là bu i ưa ra nh ng bài h c rút ra t0 d án hay phân tích sau d án, phân tích n ng su t c a d án... Công vi c này t p trung vào phân tích các quá trình th c hi n công vi c, không t p trung vào phân tích ngư i th c hi n công vi c ó ưa ra nh ng bài h c kinh nghi m cho nh ng d án tương t trong tương lai, ch+ ra nh ng i m c n lưu ý, c n th c hành thêm,.... Quá trình này u tiên c n g,i thư i n t, n các thành viên trong nhóm t ch c m t bu i h p m t, th hai là có th s, d'ng m t bi u m#u l y ý ki n ph n h i c a các thành viên. Vi c l y ý ki n này nh*m thu th p t t c các d li u liên quan như kích c2, s lư ng các 125 s n ph"m, nh ng l n yêu c u thay i, d li u v th i gian và nhân công b& ra cho công vi c c a d án. Công vi c th ba là ti n hành bu i h p thu th p d li u và các ph n h i r i trao i th o lu n v i nh ng thành viên trong nhóm. Công vi c cu i cùng là tóm t!t l i n i dung bu i h p trong m t báo cáo t ng k t rút kinh nghi m cho d án. Vi c t ng k t d án dư ng như khá ơn gi n nhưng trong nhi u trư ng h p thì không ph i v y. B i vì m t s v n ti m n ng thư ng hay x y ra như khách hàng có nh ng thay i các yêu c u c a h th ng vào lúc ph n m m s!p s,a k t thúc, thư ng là thêm m t tính n ng m i c a h th ng. V n hay x y ra tranh cãi v vi c nghi m thu s n ph"m c a khách hàng i v i i d án là v n th hai thư ng x y ra. Thông thư ng ây là l$i c a vi c phiên d ch sai ho c thi u nh ng yêu c u c a khách hàng v i các thành viên trong i d án. M t v n n a là khó gi ng cơ thúc "y cho toàn i làm vi c v i hi u su t cao trong giai o n cu i này. Và v n cu i cùng là khó kh n chuy n i sang giai o n b o trì b o dư2ng h th ng. Các tiêu chí xác nh s thành công c a m t d án g m 3 tiêu chí chính + D án ư c th c hi n úng theo ti n , hoàn thành úng th i h n yêu c u c a khách hàng. th c hi n ư c i u ó i d án c n th c hi n t t các công vi c l p k ho ch, ư c lư ng, và ki m soát vi c th c thi các công vi c trong h th ng. + D án ư c th c hi n v i chi phí trong ph m vi ngân sách cho phép. M t l n n a tiêu chí này, các công vi c l p k ho ch, ư c lư ng và ki m soát c n ư c th c hi n t t. t ư c + Tuân th theo úng yêu c u c a khách hàng. t ư c tiêu chí này i d án ph i ý th c ư c t m quan tr ng v yêu c u c a bài toán (h th ng) mà c i ang phát tri n. Tìm hi u k và nh n th c t t nh ng khái ni m và nh ng th&a thu n quan tr ng. d án thành công, giám c d án c n n!m ư c nh ng i m m u ch t sau: + H c cách nói “không” , thư ng xuyên nói “không” vào nh ng lúc c n thi t, nhưng v i thái l ch s mà c ng r!n. + Nh n th c giá tr c a các phiên b n trung gian trong quá trình phát tri n d án. T n d'ng các k t qu và dùng chúng (n u có th ) trong nh ng pha phát tri n ti p theo. + Luôn có nhi u phương pháp phòng tránh r i ro khi c n thi t. + Luôn n!m ư c yêu c u c a bài toán (h th ng ang xây d ng) m t cách ch t ch% và t p trung + Th c hi n xem xét m t d án t i m t m c th i gian + Nên gi i quy t m i công vi c theo m t cách càng ơn gi n càng t t nhưng không nên quá ơn gi n mà h&ng chuy n + Phân nh& các công vi c hay yêu c u ra d1 gi i quy t. + i v i thái x, lý các công vi c trong toàn b quá trình phát tri n d án: không nên quá nghiêm kh!c v i các thành viên trong i, c ng không nên ưa ra quá nhi u gi i pháp và ti n hành chúng m t cách quá c n k% vì ngư i ta thư ng nói r*ng “quá nhi u thu c s% gi t ch t b nh nhân”. 126 + i u hành và qu n lý i d án nên và c ng 0ng quá quy c , công th c. tr ng thái cân b*ng là quan tr ng nh t, 0ng quá l n x n Theo th ng kê, t+ l thành công c a các d án trong th c t ư c phân chia theo các ngành, theo kích c2. N u phân chia theo các ngành thì d án cho ngành bán buôn là có t+ l thành công cao nh t, vì nhìn chung nh ng d án này ư c ki m soát v chi phí r t ch t ch%, các d án cho chính ph có t+ l ít thành công nh t b i vì s ki m soát v chi phí r t l&ng l)o. N u phân chia các d án theo kích c2 thì nh ng d án càng nh& có t+ l thành công càng cao b i vì nh ng d án này càng nh& thì càng d1 qu n lý chi phí, th i gian th c hi n và nhân l c làm vi c c a i. 127