DIAGRAMA DE FLUJO DIAGRAMA DE FLUJO

D IA GRA MA D E FLUJO 1. - INTRODUCCIÓN Est e document o proporciona la secuencia de const rucción de un Diagrama de Fluj o. pasos necesarios para la Muest ra la import ancia de dos aspect os clave en est e proceso: - La planif icación previa a la const rucción requiere la def inición clara del obj et ivo de su desarrollo y el est ablecimient o, a priori, del result ado de dicho proceso. - El Diagrama de Fluj o debe expresar f ielment e el proceso real en est udio. g r o . q Dot a de una simbología y una met odología comunes para t odos los diagramas, por lo que se simplif ica la int erpret ación de los mismos y se homogeneiza la paut a de comport amient o de t odos los responsables de su desarrollo. e ib d n 2. - OBJETIVO Y ALCANCE Def inir las reglas básicas a seguir para la const rucción y la correct a int erpret ación de los Diagramas de Fluj o, resalt ando las sit uaciones en que pueden, o deben, ser ut ilizados. u f . Es de aplicación a t odos aquellos est udios en los que un grupo de t rabaj o necesit a conseguir un conocimient o sobre el f uncionamient o de un proceso det erminado que sirva como base común para t odos sus component es o se debe real izar un anál isis sist emát ico del mismo. w w w Su ut ilización será benef iciosa para el desarrollo de los proyect os abordados por los Equipos y Grupos de Mej ora y por t odos aquellos individuos u organismos que est én implicados en la mej ora de la calidad. Además se recomienda su uso como herramient a de t rabaj o dent ro de las act ividades habit uales de gest ión. ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 1 3. - RESPONSABILIDADES a) Gr upo de t r abaj o o per sona r esponsabl e del est udi o: - Seguir las reglas que se señalan en el procedimient o para su correct a const rucción, int erpret ación y ut ilización. b) Di r ecci ón de Cal i dad: - Asesorar, a aquellos que así lo solicit en, en las bases para la const rucción y ut ilización del Diagrama de Fluj o. g r o 4. - DEFINICIONES / CONCEPTOS 4. 1. - DIAGRAMA DE FLUJO . q Definición e ib El Diagrama de Fluj o es una represent ación gráf ica de la secuencia de pasos que se realizan para obt ener un ciert o result ado. Est e puede ser un product o, un servicio, o bien una combinación de ambos. d n Caract eríst icas principales u f . A cont inuación se coment an una serie de caract eríst icas que ayudan a comprender la nat uraleza de la herramient a. Capaci dad de Comuni caci ón Permit e la puest a en común de conocimient os individuales sobre un proceso, y f acilit a la mej or comprensión global del mismo. w w w Cl ar i dad Proporciona inf ormación sobre los procesos de f orma clara, ordenada y concisa. 4. 2. - SÍMBOLO Definición Imagen o f igura con la que se represent a un concept o. ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 2 5. - PROCESO 5. 1. - DIAGRAMA DE FLUJO g r o . q e ib d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 3 5. 2. - CONSTRUCCIÓN 5. 2. 1. - Simbología Para la const rucción de los Diagramas de Fluj o se ut ilizarán los siguient es símbol os: Símbol os par a l a const r ucci ón de un di agr ama de f l uj o g r o . q e ib d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 4 5. 2. 2. - Preparación de la const rucción del diagrama Paso 1: Est ablecer quiénes deben part icipar en su const rucción. El grupo de t rabaj o, o la persona responsable del est udio ident if icará los organismos implicados en el proceso, o part e del mismo, que debe ser analizado. Se invit ará a un represent ant e de dichos organismos a part icipar en la const rucción del Diagrama de Fluj o. g r o El número de part icipant es en la sesión de const rucción del Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea operat ivo y ef icaz. . q Paso 2: Preparar la logíst ica de la sesión de t rabaj o. Con obj et o de que el rit mo de la sesión de t rabaj o sea el adecuado se debe prever: e ib - Dar la inf ormación necesaria a los part icipant es en la reunión sobre el obj et o de la misma y sobre est e procedimient o. - Preparar superf icies y mat erial de escrit ura que permit an t ener a la vist a cont inuament e el t rabaj o desarrollado. d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 5 5. 2. 3. - Desarrollo de la const rucción Paso 3: Definir clarament e la ut ilización del Diagrama de Fluj o y el result ado que se espera obt ener de la sesión de t rabaj o. a) En primer lugar, es necesario clarif icar el obj et ivo de la const rucción del Diagrama de Fluj o y escribirlo de f orma que sea visible para los part icipant es durant e t oda la sesión. b) Est a clarif icación permit irá def inir el grado de det alle y la est ruct ura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho obj et ivo. g r o Paso 4: Definir los límit es del proceso en est udio. . q La mej or f orma de def inir y clarif icar dicha def inición de los límit es del proceso es decidir cuáles son el primer y últ imo pasos del Diagrama de Fluj o. e ib El primer paso es la respuest a a la pregunt a: ¿Qué nos indica que empieza el proceso? El últ imo paso debe cont est ar a la pregunt a: ¿Cómo sabemos que el proceso ha t erminado? d n Escr ibir est os pasos expr esándolos de f orma clara y concisa e incluirlos en la superf icie de escrit ura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la misma y el últ imo paso en el borde derecho o inf erior). u f . w w Ej emplo: w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 6 Paso 5: Esquemat izar act ividades. el proceso en grandes bloques o áreas de Ident if icar los grupos de acciones más relevant es del proceso y est ablecer su secuencia t emporal. Est a esquemat ización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar el proceso de const rucción del diagrama. Ej empl o: g r o . q e ib d n Paso 6: Ident ificar y document ar los pasos del proceso. u f . Est a act ividad puede comenzar, t ant o por el primer paso del proceso, como por el últ imo, no exist iendo ningún crit erio que indique mayor ef icacia en alguno de los dos enf oques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se considera út il, realizar una revisión en la dirección cont raria. w w Las pregunt as a realizar para la ident if icación y document ación de los pasos del proceso son l as siguient es: w - ¿Exist en ent radas signif icat ivas asociadas con est e paso, t al es como mat erias primas, inf ormación, et c?. Señalar est as ent radas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama. - ¿Exist en result ados signif icat ivos como consecuencia de est e paso, t ales como inf ormación, et c?. Señalar est os result ados, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama. - Una vez realizado est e paso, ¿cuál son las act ividades inmediat ament e siguient es que debemos realizar?. Señalar est as act ividades, mediant e el símbolo apropiado, en el diagrama. ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 7 Part iendo del primer paso, realizar est e proceso hast a alcanzar el últ imo o viceversa. Dibuj ar el proceso con exact it ud disponiendo el f luj o principal siempre de arriba abaj o o de izquierda a derecha. Ej empl o: g r o . q e ib d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 8 Paso 7: Realizar el t rabaj o adecuado para los punt os de decisión o bif urcación. Cuando se llega a un paso en el que exist e un punt o de decisión o de bif urcación: a) Escribir la decisión o alt ernat iva de acuerdo con la simbología ut ilizada e ident if icar los posibles caminos a seguir mediant e la not ación adecuada. En general, cuando se t rat a de una t oma de decisión, se incluye dent ro del símbolo una pregunt a y la not ación de las dos ramas posibles correspondient es se ident if ican con la not ación SI/ NO. g r o b) Escoger la rama más nat ural o f recuent e de la bif urcación y desarrollarla, según lo dispuest o en el "Paso 6", hast a complet arla. . q c) Ret roceder hast a la bif urcación y desarrollar el rest o de las ramas de igual modo. e ib Paso 8: Revisar el di agrama complet o. Comprobar que no se han omit ido pasos, pequeños bucles, et c. y que el proceso t iene una secuencia lógica. d n En caso de que exist an dudas sobre part e del proceso represent ado, realizar una observación direct a del proceso o cont act ar con expert os de ese área para su aclaración. u f . w w El result ado f inal de est e paso es el Diagrama de Fluj o del proceso en est udio. w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 9 5. 3. - INTERPRETACIÓN 5. 3. 1. - Comprensión del proceso Una de las aplicaciones del Diagrama de Fluj o es la obt ención de un conocimient o global y específ ico de un proceso. Est a herramient a posibilit a un conocimient o común que sirva de base para un det erminado est udio, planif icación, et c. 5. 3. 2. - Análisis del proceso g r o Ot ra de las aplicaciones del Diagrama de Fluj o es como herramient a de anál i si s del proceso, f acilit ando inf ormación sobre posibilidades de mej ora del mismo. . q Para el anál isis de procesos mediant e est a herramient a se seguirá l a siguient e secuencia: e ib a) Examinar cada símbolo de t oma de decisión o de act ividad de cont rol. d n Cuando una decisión implica algún t ipo de comprobación, exist e un bucle que hace ret roceder el proceso hast a un paso ant erior en un det erminado porcent aj e de las ocasiones en que est e se realiza. u f . Deberán plant earse pregunt as t ales como: - ¿Es la comprobación necesaria? - ¿Es la comprobación complet a? - ¿Es la comprobación redundant e? w w b) Examinar los bucles de reproceso. w Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y ést os siempre est án asociados a def iciencias, por t ant o el obj et ivo debe ser su eliminación u opt imización. Se examinarán las act ividades del bucle como t ales y la "longit ud" del mismo (número de operaciones que deben repet irse) plant eándose cuest iones t ales como: - ¿Son necesarias t odas las act ividades dent ro del bucle?. - ¿Se podrían det ect ar ant es las def iciencias?. - ¿Evit a el bucle que se repit a el error?. - ¿Cuál es el cost e del reproceso?. - ¿Cuál es la f recuencia de las dist int as def iciencias det ect adas?. ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 10 c) Examinar cada símbolo de act ividad. Est e examen puede poner de manif iest o las def iciencias que arrast ra el diseño del proceso mediant e cuest iones t ales como: - ¿Es necesaria est a operación?. - ¿Cuál es la relación cost e-valor añadido que aport a?. - ¿Es una operación redundant e?. - ¿Es f uent e de errores f recuent e?. d) Examinar los símbol os de document os o bases de dat os. g r o En general, en las empresas, la document ación y las bases de dat os son f uent es de errores, duplicación de t areas y realización de t rabaj o inút il, por ello deberá comprobarse para cada uno de est os element os si: - ¿Es út il la inf ormación que cont iene?. - ¿Es redundant e dicha inf ormación?. - ¿Se mant iene al día?. - ¿Es la única f uent e para est a inf ormación?. - ¿Cómo se puede ut ilizar para el seguimient o y mej ora del proceso? . q e ib Cuant o más sist emat izado sea el anál isis del Diagrama de Fluj o, más sencilla y ef icaz puede result ar la mej ora del proceso en est udio. d n 5. 3. 3. - Posibles problemas y def iciencias de int erpret ación u f . La principal causa de def iciencias en la int erpret ación de los Diagramas de Fluj os es que ést e no r ef lej e la realidad. w w Est o puede ser debido a: - Se represent a el proceso ideal t al y como debería ser realizado, y no la práct ica habit ual de aquellos que lo ej ecut an. - Alguno de los part icipant es no aport a inf ormación sobre part es del mismo, evident ement e ilógicas, por sent irse de alguna f orma responsable de las mi smas. - Se consideran irrelevant es pequeños bucles exist ent es. - Los miembros del grupo de t rabaj o desconocen realment e como opera part e del proceso. - Se ut ilizan Diagramas de Fluj o desf asados que no han sido revisados después de producirse cambios en el proceso. w Para evit ar la aparición de est as sit uaciones se aconsej a, siempre que sea posible, la conf ront ación del diagrama con la realidad, siguiendo en la práct ica la ej ecución del proceso. Cuando est o no sea posible, será út il la revisión del diagrama por personal operat ivo del proceso. ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 11 5. 4. - UTILIZACIÓN Debido a sus caract eríst icas principales, la ut ilización del Diagrama de Fluj o será muy út il cuando: - Se quiere conocer o most rar de f orma global un proceso. - Es necesario t ener un conocimient o básico, común a un grupo de personas, sobre el mismo. - Se deben comparar dos procesos o alt ernat ivas de uno dado. - Se necesit a una guía que permit a un análisis sist emát ico de un proceso. g r o Ut ilización en las fases de un proceso de solución de problemas. El Diagrama de Fluj o es una herramient a de gran aplicación en la solución de probl emas: . q - En la f ase de def inición de proyect os para ident if icar oport unidades de mej ora, guiar la est imación de cost es asociados al problema, ident if icar los organismos implicados en el mismo y est ablecer las f ront eras de la misión del grupo de t rabaj o que debe abordarlo. - En el inicio de cualquier proyect o, para unif icar el conocimient o básico de los part icipant es en el mismo. - En la f ase de diagnóst ico, para la planif icación de las recogidas de dat os y para l a el aboración de t eorías sobre l as causas. - En la f ase de diseño de soluciones, para guiar en el diseño de sist emas de cont rol y para la ident if icación de posibles f ocos de resist encia al cambio. - En la f ase de implant ación de soluciones, para most rar el proceso y los cambios realizados y para ident if icar las necesidades de f ormación exist ent es. e ib d n u f . w w 6. - ANEXOS w Ej emplo 1 La f alt a de herramient as En una empresa de t ransport es, el t aller de mant enimient o t enía f ama de causar muchos ret rasos. Un equipo de mej ora empezó a invest igar y comprobó en primer lugar que el t aller ent regaba los vehículos, en general, con unos días de ret raso respect o a las est imación del t iempo necesario para realizar la reparación. El segundo paso del equipo f ue const ruir un Diagrama de Fluj o para obt ener conocimient os sobre lo que realment e ocurría en el t aller de mant enimient o. El Diagrama de Fluj o cent ró la at ención del equipo en la búsqueda y obt ención de herramient as. ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 12 Post eriores invest igaciones conf irmaron que el problema principal del t aller era la f alt a y la mala gest ión de las herramient as de t rabaj o. g r o . q e ib d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 13 Proceso de vent a de billet es y f act uración de equipaj es Ej emplo 2 En una línea aérea un equipo de mej ora t enía como misión el análisis del proceso que se seguía para emit ir los billet es y las t arj et as de embarque para los pasaj eros que llegaban al aeropuert o sin billet e. Const ruyó a est e f in un Diagrama de Fluj o del proceso. El Diagrama muest ra que el pasaj ero debe hacer dos colas: una en el most rador de billet es para su obt ención y/ o f act urar el equipaj e, y ot ra en la puert a de embarque para obt ener la t arj et a de embarque. g r o . q e ib d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 14 El equipo rediseñó el proceso y consiguió eliminar una de las dos colas, dando acceso a los agent es del most rador de billet es a la base de dat os del sist ema de asignación de pl azas. g r o . q e ib d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 15 7. - UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA La herramient a es muy út il para: - Ident if icación de problemas Anál isis de sínt omas Ident if icación de Posibles Soluciones Diseño de soluciones y cont roles La herramient a es út il para: - Def inición de Equipos - Formulación de Teorías Sobre las Causas - Evaluación de posibles soluciones - Evaluación de la solución implant ada g r o 8. - RELACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS La herramient a est á fuert ement e relacionada con: . q La herramient a est á débilment e relacionada con: - AMFE - Diagrama de Flechas e ib - Diagrama de Relaciones - Diagrama Mat ricial - Diseño de Experiment os d n u f . w w w ©Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organización responsable de su difusión y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigación..) 16