NIVEL SECUNDARIO PARA ADULTOS MÓDULO DE EDUCACIÓN SEMIPRESENCIAL Teoría de la Organización

NIVEL SECUNDARIO PARA ADULTOS MÓDULO DE EDUCACIÓN SEMIPRESENCIAL Teoría de la Organización 1 GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES ING. FELIPE SOLÁ DIRECTORA GENERAL DE CULTURA Y EDUCACIÓN DRA. ADRIANA PUIGGRÓS SUBSECRETARIO DE EDUCACIÓN ING. EDUARDO DILLON DIRECTOR DE EDUCACIÓN DE ADULTOS Y FORMACIÓN PROFESIONAL LIC. GERARDO BACALINI SUBDIRECTORA DE EDUCACIÓN DE ADULTOS PROF. MARTA ESTER FIERRO SUBDIRECTOR DE FORMACIÓN PROFESIONAL EDGARDO BARCELÓ 2 El presente material fue elaborado por los Equipos Técnicos de la Dirección de Educación de Adultos y Formación Profesional de la Dirección General de Cultura y Educación de la Provincia de Buenos Aires. El Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social brindó apoyo financiero para la elaboración de este material en el marco del Convenio Más y Mejor Trabajo celebrado con el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires. Dirección de Educación de Adultos y Formación Profesional de la Provincia de Buenos Aires EQUIPO DE PRODUCCIÓN PEDAGÓGICA COORDINACIÓN GENERAL Gerardo Bacalini COORDINACIÓN DEL PROYECTO Marta Ester Fierro COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN DE MATERIALES Beatriz Alen AUTOR Juan Carlos Seltzer Vanesa Repetto PROCESAMIENTO DIDÁCTICO Alicia Santana ASISTENCIA DE PRODUCCIÓN Florencia Sgandurra CORRECCIÓN DE ESTILO Carmen Gargiulo GESTIÓN Claudia Schadlein Marta Manese Cecilia Chavez María Teresa Lozada Juan Carlos Manoukian Se agradece la colaboración de los docentes y directivos de los Centros Educativos de Nivel Secundario de la provincia de Buenos Aires que revisaron y realizaron aportes a las versiones preliminares de los materiales. 3 Índice Presentación El campo teórico Algunas recomendaciones Objetivos Esquema de contenidos Unidad 1: Las organizaciones como objeto de estudio Concepto de organización Características de una organización Clasificación Organización como sistema social Sistema Los componentes del sistema Fijación de los objetivos Los recursos necesarios La información sobre la realidad La misión Unidad 2: Las organizaciones y su contexto Contexto social, político, cultural, geográfico Marco jurídico normativo de las organizaciones: interno y externo La responsabilidad Cultura y valores organizacionales Un caso para el análisis Relación entre los conceptos Objetivos y metas Programas y presupuestos Responsabilidad social Unidad 3: Evolución de las formas organizacionales Evolución del pensamiento acerca del manejo de las organizaciones Metáforas principales acerca de las organizaciones La organización como máquina La organización como organismo La organización como sistema Unidad 4: Componentes del sistema organizacional Componentes de la organización Recursos materiales y humanos en las organizaciones. Formas básicas de articular tareas 4 Un ejemplo de desarrollo empresarial Departamentalización Delegación Descentralización Los ambientes de trabajo: las relaciones interpersonales El conflicto en las organizaciones Unidad 5: Las organizaciones y la información Los sistemas de información Sistema de procesamiento de transacciones Sistema de información administrativa Cursogramas Documentación usual en el comercio Clasificación: de registro y/o de archivo Unidad 6: Las organizaciones y la decisión La toma de decisiones Estrategias y tácticas Programadas y no programadas Alternativas y Análisis Actividad de integración Bibliografía 5 :::.. Presentación El hombre creyente llegará a su objetivo por el camino de la fe. El hombre económico llegará a su objetivo por el camino más corto. El hombre administrativo llegará a su objetivo por el camino posible. Autor anónimo Este módulo tiene como propósito que usted reconozca la importancia que las organizaciones tienen en múltiples procesos de la vida cotidiana. Las organizaciones son hoy, como en un pasado no muy remoto, protagonistas ineludibles de nuestras vidas y de las generaciones futuras. Durante toda nuestra vida; formamos parte de organizaciones y nos servimos de ellas: desde el nacimiento en una maternidad u hospital, pasando por escuelas, clubes, iglesia hasta los lugares en que trabajamos. Todas son organizaciones. Podríamos preguntarnos: ¿Qué tienen en común las entidades mencionadas?, ¿cómo definirlas?, ¿cómo nacen y se comportan las organizaciones?, ¿por qué lo hacen de ese modo y no de otro? Es necesario poder dar respuesta a estas preguntas. Ayudarlo a contestarlas, es el objetivo principal de este módulo. El módulo comienza presentando un tipo de organización pequeña (microemprendimiento) para ayudarlo a saber qué y cómo son las organizaciones. Un microemprendimiento es una de las tantas organizaciones que un grupo de personas forma para alcanzar determinados fines. :::.. El campo teórico Se preguntará qué es la Teoría de la Organización. La Teoría de la Organización es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de una forma de agrupamiento de los seres humanos: las organizaciones en general. Así como existe la denominación “homo sapiens”, la Teoría de la Organización parte del supuesto de identificar al hombre como un ser que se comporta con relativo sentido común o racionalidad en la búsqueda de resultados satisfactorios (hombre administrativo). Existe también para la disciplina un hombre económico que es reconocido como alguien que actúa también racionalmente pero con otra orientación: busca maximizar el beneficio. 6 La “teoría” intenta aportar a esa racionalidad del hombre administrativo, ya sea a través de su capacitación, incentivación, motivación, o bien rehaciendo o modificando el esquema o trazado en donde se desenvuelve, es decir: la organización. Creemos que los conocimientos que se adquieren en un itinerario de estudio como el que aquí le proponemos lo ayudarán a convertirse en un ciudadano mejor informado. Además, podrá no solamente desarrollar una posición crítica respecto de su participación en las organizaciones, sino también una participación más consciente incrementando su responsabilidad al conocer más acerca de la función de las organizaciones en la sociedad En la primera Unidad se introducirá en el campo teórico, conocerá el sentido de la existencia de las organizaciones, en la segunda Unidad le brindaremos contenidos y actividades para que comprenda cómo los fenómenos que se producen habitualmente en la vida cotidiana a su alrededor se influyen recíprocamente con estas organizaciones. En la tercera Unidad le mostraremos la manera en que han ido evolucionando las formas organizacionales. Esto es importante pues al tratarse de cuestiones que cambian permanentemente para adecuarse a nuevas situaciones, conocer cómo han ido cambiando le permitirá prever los cambios futuros y sobre todo lo habilitará para poder adecuarse a esos cambios y también ayudar a provocarlos para beneficio de la comunidad. Ya en la Unidad 4 estudiará los recursos humanos y materiales que conforman las organizaciones y también la manera en cómo se articulan las tareas dentro de ellas. En las unidades cinco y seis le brindaremos una visión de la organización en movimiento, con dos temas fundamentales para que las organizaciones funcionen: la información y la toma de decisiones. :::.. Algunas recomendaciones En el desarrollo del módulo le presentamos diferentes actividades. Las primeras son para que pueda acercarse al tema, desde lo que ya sabe sobre la cuestión, conocimiento que irá ampliando con la lectura y con la resolución de otras actividades que le propondremos. También encontrará actividades que le permitirán integrar los conocimientos obtenidos. Recuerde ir dejando constancia en su carpeta de todo lo que vaya realizando. Es necesario que lea cuidadosamente todo el material que le ofrecemos y que realice las actividades propuestas. Si se le presentan dudas, consulte con su tutor para que cada tema le quede completamente claro antes de seguir adelante. 7 :::.. Objetivos Pretendemos que al finalizar el módulo alcance los siguientes objetivos generales: • • • • Identificar los conceptos básicos de la teoría de la organización. Desarrollar procesos de observación de organizaciones de diversos tipos. Organizar los conocimientos previos sobre estos contenidos. Ampliar la comprensión de los procesos organizacionales y la capacidad de diseño y creación de organizaciones. Como objetivos específicos le planteamos: • Que identifique organizaciones de acuerdo con diferentes contextos y épocas. Esto es necesario ya que, por tratarse de algo en permanente cambio, han ido variando a través del tiempo, vinculándose e influyéndose recíprocamente con el contexto en el que se desenvuelven. • Que distinga los componentes básicos de las organizaciones ya que al tratarse de un conjunto de elementos, es forzoso conocer sus partes. • Que reconozca los elementos vitales del accionar organizacional, es decir, cual es la energía que la mueve y la hace perdurar y desarrollarse a través del tiempo. • Que vincule la información y las decisiones como elementos esenciales en el desenvolvimiento de las organizaciones, pues saber hacia dónde se dirigen estas entidades que se denominan “organizaciones”, cuáles son los datos y conocimientos que la pueden conducir a “mejor puerto” y cómo elegir entre los diferentes caminos hacen precisamente a su perdurabilidad. • Que analice el factor humano en las organizaciones puesto que está conformado por y para los seres humanos. 8 Así como muestra el dibujo, las organizaciones son un entramado, con hilos conductores que interrelacionan todo lo que en ellas acontece. Tenga presente esta metáfora, pues aunque las vayamos estudiando por partes nunca debemos dejar de lado esta visión integradora. Además, como el módulo corresponde a la orientación Economía y Gestión de las Organizaciones con Especialidad en Gestión de Microemprendimientos, el enfoque se enmarcará fundamentalmente en este ámbito específico. :::.. Esquema de contenidos Para que pueda ver íntegramente los contenidos del módulo se los presentamos en una red conceptual que le recomendamos tenga presente consultar de manera permanente mientras aborda el estudio del módulo ORGANIZACIÓN como objeto de estudio 1 Se transforma Se integra con Se manifiesta COMPONENTES Del SISTEMA ORGANIZACIONAL : Recursos humanos y materiales 4 Se relaciona LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO: social, polìtico, cultural, econòmico y geográfico. EVOLUCION DE LAS FORMAS ORGANIZACIÓNALES 3 9 Influida por Para la organización en movimiento se requiere de 5. La información 6. La decisión UNIDAD 1: LAS ORGANIZACIONES COMO OBJETO DE ESTUDIO :::.. Concepto de organización En nuestros actos cotidianos es permanente el contacto con “organizaciones” ya que el mundo está conformado por ellas. Las organizaciones -conjuntos de personas reunidas con la expectativa de lograr algún objetivo que les es común- están presentes permanentemente en la vida de todos nosotros. Formamos parte de organizaciones y nos servimos de ellas: desde el nacimiento en una maternidad u hospital, pasando por escuelas, clubes, iglesias, hasta los lugares en que trabajamos. Todas son organizaciones. De lo anterior se desprenden algunos elementos fundamentales que caracterizan a una organización: Conjunto de seres humanos o personas Con expectativas comunes de logros Para alcanzar esos logros • • se informan y deciden mueven recursos humanos y materiales. ACTIVIDAD 1 10 Registre las actividades en su carpeta claramente, pues más adelante volveremos sobre ellas. a) Enumere algunas de las organizaciones por las que usted pasó. b) Identifique las características que tienen en común. c) Elabore una definición de organización. d) Cuando asista al encuentro de tutoría compare su definición con la de sus compañeros. En el ensayo de comprender las organizaciones, es acertado preguntarnos: ¿Desde cuando existen las organizaciones? Desde los inicios de la vida humana, los hombres y mujeres, con el fin de satisfacer sus necesidades, descubrieron las diferentes formas de organizarse para alcanzar objetivos comunes. Esta acción, necesaria, lógica y natural tenía como condición para satisfacer esa necesidad hacer cosas en común. Haciendo un recorrido a través de la historia y remontándonos a la prehistoria, podemos mencionar que luego del período glaciar y ya en el paleolítico la adaptación del hombre al medio ambiente ha diferenciado a éste de los otros seres vivos. Desde entonces, la asociación en pequeños grupos o tribus demostró las ventajas del esfuerzo grupal organizado, su materialización a través de la división del trabajo entre los distintos integrantes de estos grupos. Así, podían distribuirse los roles y atender mejor las necesidades de todos los integrantes del grupo, tales como alimento, defensa, vestimenta, etc. Es decir, se creó la organización social de trabajo. Los miembros de los pueblos nómades realizaban tareas de recolección de frutas, pesca y caza de animales para subsistir. Para llevar a cabo las diferentes tareas se organizaban dividiendo el trabajo por sexo y edad. La incorporación definitiva de la agricultura dio lugar a la vida sedentaria y a la formación de pequeñas comunidades. El aumento de la población determinó que el hombre tuviera que organizarse de otros modos y desarrollar formas cada vez más complejas de administración. En la primera Unidad del Libro 5 de Ciencias sociales de EGB encontrará ejemplos de formas de organización de tribus nómades y sedentarias americanas. En la antigüedad los pueblos se organizaban para trabajar de manera conjunta y cooperar con sus semejantes con diversos fines como la conformación de sus 11 ejércitos, la construcción de sus monumentos religiosos o la recaudación de los impuestos. Podemos encontrar gran variedad de ejemplos de organización tanto en los pueblos egipcios, griegos o romanos como así también en las civilizaciones precolombinas de incas, mayas y aztecas. La Gran Muralla China, el Partenón Griego, la Cuidad de Roma, la cuidad maya de Tikal en Guatemala son muestras de que el ser humano supo unir sus voluntades y lograr que los resultados lo trascendieran. Otro ejemplo de organización en la antigüedad lo encontramos en Babilonia, donde el rey Hammurabi reunió en un único código, llamado Código de Hamurabi, las distintas normas jurídicas que regularían las relaciones entre sus súbditos. Este documento nos proporciona una muestra de la organización social y económica de su tiempo. Durante siglos la mayor parte de la población vivió en zonas rurales conformando sociedades de tipo agrario donde la familia y la comunidad tenían una importancia relevante. Relea en las unidades 1 y 2 del Módulo de Historia Mundial Contemporánea la transformación de las sociedades a partir de la Revolución industrial. Posteriormente las sociedades se transforman. Con el avance de la tecnología y la Revolución Industrial desaparecen los talleres de artesanos y se centraliza la producción dando lugar al surgimiento de las fábricas y los centros industriales con el consecuente traslado de la población hacia las zonas urbanas. Al surgir las grandes industrias van apareciendo formas de organización y administración más complejas. Comienza entonces la sistematización de los conocimientos acerca de las organizaciones. A partir de la sistematización histórica de las diferentes formas de resolver las necesidades que el hombre fue adoptando, tanto individual como grupalmente, y las modificaciones que se han ido gestando en su interrelación con el medio ambiente físico, económico y social, podemos ver el desarrollo de la humanidad en lo referente a la cuestión organizativa. Estas sistematizaciones, a través de escritos, estudios y documentos han ido conformando un campo teórico relativo a las organizaciones. 12 Si le interesa conocerlos puede navegar por Internet. Recuerde colocar en su carpeta lo que vaya encontrando. Aspectos de este tema serán retomados en la Unidad 3. El análisis sistemático de las organizaciones y su forma de administración es un enfoque observable a partir de la Revolución Industrial su influencia ha marcado el inicio de los que llamamos las Teorías Administrativas., tema que se estudiara en profundidad en el modulo de administración de empresas. 13 ACTIVIDAD 2 En el siguiente texto se describe una organización de la Edad Media. Al leerlo: a) Identifique ventajas y desventajas de la organización que se describe. b) Puntualice el contexto histórico en el que se desarrolló este tipo de organización. c) Explique los cambios sociales, políticos y económicos que posibilitaron su desarrollo. ! " ! # $ % & ' ( ) *+,+. 14 :::.. Características de las organizaciones Una organización es un grupo humano que trabaja para lograr un propósito común. Peter Druker en su libro “La sociedad poscapitalista “1marca la diferencia entre organización y comunidad o sociedad en general, menciona que la organización esta hecha a propósito, con un objetivo en particular. Una organización se define por su labor. Comunidad y sociedad se definen por un lazo que mantiene unidos a los seres humanos, sea este lazo su lengua, su cultura, su historia o su geografía. Una organización es eficaz si se concentra en una única labor, por ejemplo: una empresa o un emprendimiento se dedica a producir y vender sus productos y no a investigar sobre la problemática de alguna cultura en particular, labor que sí es realizada por el equipo de investigación de una universidad. La función de la organización es hacer que los saberes sean más productivos, o sea que estos saberes le sirvan a la sociedad para elaborar productos o servicios que satisfagan alguna necesidad particular. Toda organización se crea de manera conciente y deliberada y se estructura en función de metas y objetivos que dan sentido a su funcionamiento. Por ejemplo, un emprendimiento es una organización, tiene un objetivo específico: producir y vender determinados bienes, está creada para que sus miembros se sustenten a través de ella, para lo cual se concentra en esa única labor de producción y venta. Por otra parte un hospital es una organización del sistema de salud, esta creado para curar y cuidar a los enfermos, se concentra en ese cometido y sus miembros, cada uno desde su especialidad, se dedican a cumplir con ese propósito. Para que una organización pueda cumplir el cometido que se propuso, es necesario que existan sistemas de actividades, caracterizados por una coordinación conciente y razonable, y que el mismo cree expectativas fijas de comportamiento recíproco entre los miembros de la organización. El conjunto de relaciones entre las actividades de la organización constituyen su estructura. La estructura es de carácter relativamente estable en el tiempo, tiende hacia determinados fines. El proceso de fijación de esos fines, y el grado de cooperación que le acuerden sus miembros variarán según el tipo de organización. 1 Drucker Peter, La sociedad poscapitalista, Ed. Sudamericana. Buenos Aires, 1993. 15 Peter Drucker Nacido en Viena, emigró a Londres para trabajar como economista y luego se instaló en New York para dedicarse a la asesoría de empresas. Escribió varias obras sobre administración sus ideas reflejan los métodos más modernos de dirección aplicados en las empresas de EEUU. Ha sido el escritor de dirección de negocios más influyente desde los años 40. Su obra es tan vasta que incluye prácticamente todos los temas vinculados a la administración, pero la obra que lo lanzó a la fama fue “La gerencia de empresas”, publicado en 1954, en el cual se destacan el enfoque metodológico del proceso de toma de decisiones y las reflexiones acerca del rol de la gerencia. El rigor científico e intelectual y la gran capacidad que posee para interpretar el presente lo diferencian de otros pensadores. Peter Drucker ha escrito de manera clara y concisa la mayor parte de las tendencias en el ámbito de los negocios y se ha convertido en el escritor más influyente de los últimos 50 años, identificando la sociedad del conocimiento como la piedra angular de los modernos modelos de negocio. Fue autor de 39 libros de teoría administrativa, entre los que podemos mencionar "El ejecutivo Eficaz" "Administración y futuro" , "El concepto de la corporación "," El arte de gobernar", "Gestión de conocimiento" "La empresa en la sociedad que viene", "Sobre la profesión del management", "El management del siglo XXIXXI", entre otros. 16 ACTIVIDAD 3 A partir del concepto de organización que hemos desarrollado y de los comentarios de Peter Drucker, identifique cuáles de los siguientes ejemplos son organizaciones y cuáles no lo son: - . / ( ) 0 1 2 . 3 4 2 5 ) 5 6 5 4 ( ) - )7387 2 ) 1 17 ACTIVIDAD 4 Busque información en los módulos de Ciencias Sociales o investigue en la biblioteca de su centro acerca de las organizaciones: a) Prepare un texto que resuma lo que ha encontrado. Inclúyalo en su carpeta. b) De una manera similar a como ha hecho Lajugie, elabore una descripción de alguna institución a lo largo de la historia. c) Determine los cambios que se produjeron en esa organización y establezca su relación con el período histórico en el que se desarrollaron. :::.. Clasificación Los científicos o estudiosos, toman un hecho o fenómeno de la realidad, ya sea natural o social, y para estudiarlo en profundidad lo separan en distintas categorías. Para analizar a las organizaciones, podemos agruparlas a través de distintas clasificaciones a partir de sus características comunes. Existen diferentes criterios para su clasificación, que a fin de una mejor exposición, enunciaremos en el siguiente cuadro: SEGÚN SU…. 1-Actividad 2-Ámbito de actuación 3-Finalidad Sector primario Sector secundario Sector terciario Sector cuaternario Locales Regionales Nacionales Internacionales Imágenes de empresas con esas características, ejemplo: Locales (un negocio chico barrial) Regional (una distribuidora) Nacional (Coto) Internacional (Unilever) Con fin de lucro (lucrativas) Sin fin de lucro (no lucrativas) 1 18 4-Tamaño 5-Origen del capital 6-Forma jurídica Pequeñas Medianas Imagen de un pyme o pequeño taller Grandes Públicas Privadas imagen de una empresa Sociedad anónima Sociedad de responsabilidad limitada Sociedades de hecho Cooperativa Imágenes de carteles con los nombres de la empresa y su denominación (ejemplo Sancor S.A) Para comprender la clasificación que hemos visto en el cuadro vamos a ver concretamente cada una de ellas según los diferentes criterios: 1- Actividad: Se clasifican según el sector económico en el que se enmarca la actividad que la organización desarrolla. Se pueden distinguir empresas del: • Sector primario: se refiere a la producción relacionada con la cría de animales, cosecha, minería y pesca. Ej. empresas agrícolas, ganaderas, mineras, pesqueras. • Sector secundario: se refiere a la elaboración de productos, es decir a las industrias. • Sector terciario: referido a las empresas comerciales o de servicios. Como por ejemplo un almacén, una proveeduría, etc. • Sector cuaternario: referido a las actividades de servicio de alta tecnología. Como por ejemplo empresas dedicadas a la investigación y/o desarrollo de nuevos productos. 2-Ámbito de actuación: se clasifican de acuerdo a la extensión de su cobertura, como locales, nacionales o regionales o internacionales y/o globales. 3- Finalidad: la finalidad y razón de ser de toda organización es satisfacer necesidades sociales de diversa índole, su clasificación depende de la existencia o no de fines de lucro • Lucrativas: ponen énfasis y tienen como objetivo el logro de los resultados económicos tales como utilidades o beneficios económicos para sus miembros, ejemplo: empresas. • No lucrativas: su fin no es el lucro de sus miembros, sino el logro de objetivos no económicos. Como ejemplo podemos mencionar a las organizaciones destinadas a defender los derechos del consumidor, cuyo objetivo no es generar ingresos, sino que funciona con el fin de defender 1 19 los derechos ciudadanos. También forman parte de este grupo las organizaciones religiosas, sociales (clubes), culturales (museos, zoológicos), intelectuales (escuelas, centros de investigación), filantrópicas (asilos, hospitales) políticas (partidos políticos), etc. 4- Tamaño: las organizaciones también pueden clasificarse según el capital invertido, la superficie ocupada y la cantidad de empleados que ocupa. En general, una ley provincial o nacional regula las variables a tener en cuenta para que se consideren pequeñas, medianas, grandes, etc. A continuación, a modo de ejemplo transcribimos una parte del texto de la reglamentación de la ley Nº 11.936 de la provincia de Buenos Aires referida a las microempresas. )9 :8 1 7 0 )5 9;)3189 6 ) < 6 .78583189 6 51378 5.7 2)2 ** +>? < 9= )7;13/ 8 *=@ 5 6 . 2 5 7 . 5 . A # $ # # @ # ! *B$ $ CDEB BBB$ $ F C*BB BBB$ # 3 ' HHH A A DBG I**+>? 5-Origen del capital: Dependiendo de quien es el aportante del capital. • Publicas: Entidad institucional con personería jurídica propia, constituida con capital de titularidad estatal en su totalidad o de modo parcial, cuya finalidad es la realización de actividades productivas o la prestación de un servicio público. Como ejemplo más relevante tenemos al PAMI 2 20 (Programa de Atención Médica Integral) el que por el origen de sus aportes, provenientes de los jubilados (a cargo del estado, Sector público) y de los trabajadores en actividad, se lo considero como una persona de derecho público no estatal. • Privadas: Entidad que desempeña una actividad económica dentro del sector privado. La empresa privada y el sector privado son términos que se pueden emplear de una forma indiferenciada. El acto que distingue ambos términos es que el sector privado se refiere a la totalidad del segmento de la economía que no pertenece al estado y la empresa privada se refiere de un modo mas concreto a una empresa individual que corresponde a dicho sector, estas, pueden ser con fines de lucro (comerciales)o sin fines de lucro en las cuales el principal fin es el bien común. 6- Forma jurídica He aquí una clasificación que sigue diferentes normas legales vigentes en la Argentina. Desarrollaremos el siguiente cuadro a fin de brindarle información. Solo se mencionan los distintos tipos de agrupaciones, sin ahondar en cuestiones del ámbito jurídico ya que no es la temática central de este Módulo. PERSONAS JURÍDICAS DE CARÁCTER PRIVADO Un grupo de personas reunidas con Asoci intención de realizar una actividad acion Principal fin: el común, por ej.:deportiva, aportando un es bien común. patrimonio, el cual administran. Actividades: que se Son personas jurídicas Asociaciones culturales, constituyen con objeto del bien común, Y fundaciones políticas, sin propósito de lucro, mediante el (Art.45 Código religiosas, Funda aporte patrimonial de una o más Civil) científicas, cione personas, destinados a hacer posibles recreativas, sus fines. No tiene miembros s deportivas. pertenecientes a ella, sino beneficiarios que van a obtener un beneficio o ventaja de la entidad. 2 21 Quienes la conforman Existen distintos tipos, realizan entre ellas: aportes para o Colectiva aplicarlos a o En comandita la simple o por producción o acciones intercambio o De Capital e de bienes o comer industria servicios ciales o De participando Responsabilidad de los Limitada beneficios y Sociedades o Anónima Realizan actos soportando civiles y o Anónima con civiles o las pérdidas comerciales. Y participación comerciales otras estatal mayoritaria para lograr sus entidades fines. Civile No realizan “actos de comercio” s Cooperativas Otras Son entidades fundadas en el esfuerzo entida propio y la ayuda mutua para organizar des y prestar servicios. Uniones transitorias de Empresas Es importante saber las distintas posibilidades que da el marco jurídico para que las organizaciones, de acuerdo con sus fines, adopten una forma u otra. Para mejor comprensión de este tema, desarrollaremos algunas definiciones incluidas en el cuadro en la clasificación de Sociedades civiles y comerciales y otras entidades. • Sociedades anónimas: es una “persona jurídica” formada por socios que aportan el capital. Se los denomina “accionistas” porque el capital integrado se representa por acciones. 2 22 • Sociedades de responsabilidad limitada: es también una “persona jurídica” en la que sus socios frente a quiebra u otras contingencias limitan su responsabilidad al capital que ha invertido cada uno de ellos en la sociedad. La denominación de la sociedad podrá incluir el nombre de uno o más socios, agregándose la indicación “Sociedad de responsabilidad limitada”" o "S.R.L." (código civil-Art. 146) • Sociedad de hecho: es aquella que funciona como sociedad sin haberse inscripto en ningún registro pero está sujeta a las normas que rigen para las sociedades irregulares. A diferencia de la SRL la responsabilidad por los actos realizados en nombre de la sociedad recae en todos los socios de manera solidaria e ilimitada, es decir, los socios responden con todos sus bienes. En general la mayoría de los emprendimientos se enmarcan dentro de esta forma jurídica. • Cooperativas: A diferencia de la sociedad anónima no es una “sociedad de capitales” es una “asociación de personas” basada en el esfuerzo propio y la ayuda mutua. Los socios integran cuotas sociales y los ingresos que perciben son en función de las operaciones que efectúan (si se trata de cooperativas de comercialización, consumo o servicios). En las cooperativas de trabajo los socios obtienen sus ingresos en función de los trabajos realizados. ACTIVIDAD 5 En la Actividad 1 usted señaló organizaciones por las que pasó a lo largo de su vida. Indique en el siguiente cuadro cómo las clasificaría, explicando su elección en la última columna. Organización en la participa o participó que Sus argumentos... 1-Actividad (Social o Económica) 2-Ámbito de actuación (Local, regional, nacional, internacional etc.) 2 23 3-Finalidad (Con fin de lucro – lucrativas- o sin fin de lucro -no lucrativas-). 4-Tamaño (Pequeñas, medianas grandes) 5-Origen del capital (Públicas o privadas) :::.. Organización como sistema social Las organizaciones han sido estudiadas para poder entenderlas, conocerlas para hacerlas más eficientes, es decir, ayudarlas a que alcancen sus objetivos más racionalmente. Existen diferentes formas de explicar las organizaciones, en especial las que tienen fines socioeconómicos, que son el eje de la especialización. En la Unidad 3 veremos la evolución de estas explicaciones. Antes de abordar esas explicaciones y para poder continuar adentrándonos en el conocimiento de las organizaciones, las explicaremos ahora como sistema social. :::.. Sistema Usted ya ha estudiado qué es un “sistema”. ¿Recuerda como se lo definió en la Unidad 1 del Módulo de Biología dedicado a los Ecosistemas? ¿Qué es un sistema? “Un sistema se construye simplificando alguna parte de la realidad mediante la selección de un número determinado de elementos y relaciones. Esta selección nos permite explicar hechos y darles una interpretación” ¿Y en el Módulo de Física? 2 24 “Un sistema es una porción del universo cuyos límites y elementos que lo integran se eligen arbitrariamente para su estudio. En todo sistema los elementos que lo constituyen están relacionados entre sí” En general, los sistemas pueden ser abstractos (disposición ordenada de ideas y conceptos: sistemas sociales, culturales) o físicos (conjunto de elementos materiales que operan orgánicamente: un sistema educativo, un sistema de información, de contabilidad). La teoría de sistemas es una metodología para analizar, observar y estudiar la organización. Este modo de ver la realidad organizacional pone su eje en la idea de estructuras dinámicas y se basa en el concepto de relaciones y de interrelaciones. El enfoque de sistemas implica un complejo de componentes funcionalmente relacionados. De esta manera una organización empresarial es un sistema social. Veamos las reflexiones de algunos autores sobre la organización como sistema social: El sociólogo George Hommans, manifiesta que una organización esta comprendida por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones, los cuales son mutuamente interdependientes. Manifiesta que tres elementos están presentes en un sistema social: las actividades; que son las tareas que ejecutan las personas; las interacciones que ocurren mientras las personas están realizando esas tareas, y los sentimientos desarrollados entre las personas.2 Philip Selznick, utiliza el enfoque de sistemas en sus estudios sobre las organizaciones, y considera a la organización como un sistema dinámico, constantemente cambiando y adaptándose a las presiones internas y externas y en un continuo proceso de evolución.3 2 George Hommans, El grupo humano, Harcourt, Brace & World, New York, 1950. Philip Selznick, Fundamento de las teorías de las organizaciones- Editorial: La visión sociología americana, California, Febrero 1948. 3 2 25 Entonces, si los elementos presentes en un sistema social son las actividades, las tareas, y las interacciones, y estos elementos se relacionan entre sí y con el medio externo podríamos definir a la organización como: ! " En la definición podemos encontrar los siguientes elementos a partir de los cuales se pueden caracterizar las organizaciones: -Objetivos -Valores -Recursos humanos y materiales. -Información Podemos graficarlo de la siguiente manera: 2 26 Contexto Los seres humanos tienen necesidades Para satisfacerlas se unen con otros que tengan similares valores y objetivos. C O N Desarrollan distintos tipos de Actividades T E Se forman diferentes tipos Incorporan recursos: de • Humanos • Materiales ORGANIZACIONES toman DECISIONES X Requieren SISTEMA DE INFORMACIÓN T I O Contexto En el grafico se puede ver como el contexto hace explícitas distintas necesidades de los seres humanos quienes para satisfacerlas se unen con otros que tienen similares valores y objetivos, de esta manera se forman diferentes tipos de organizaciones, que incorporan recursos humanos y materiales, desarrollan distintos tipos de actividades, y para cumplir su objetivo toman información del contexto. Así podemos ver cómo las organizaciones tienen íntima relación con el contexto al cual pertenecen. Esta concepción le adjudica a las organizaciones responsabilidades con sus integrantes y con el medio en el que se encuentran, por eso hablamos de sistema integrado entre la organización y su contexto. 2 27 Las características, comportamiento y objetivos de las organizaciones son profundamente influenciadas por las características del medio económico, político, cultural, social, etc., donde se desenvuelven. Tienen una relación de interacción mutua con el medio; son determinadas por él en aspectos importantes, y a su vez con su acción contribuyen a modelar los rasgos del medio. Avancemos un poco más dando a estas definiciones una complejidad creciente. En tanto sistema, la organización está expresamente diseñada para la concreción de algún propósito tendiente a la satisfacción de las necesidades de sus integrantes, como así también a las del medio ambiente que lo rodea. Para la concreción de ese propósito, se necesitan miembros dentro de la organización que posean conocimientos profesionales y/o técnicos para la realización de las actividades necesarias, por eso la concepción de la organización como un sistema socio técnico integrado. Esta postura, fue desarrollada por dos autores llamados West Churchman y Michael Verhulst4 ,miembros del instituto de Relaciones humanas de Londres, principales exponentes de la teoría de sistemas, que luego de numerosas investigaciones en industrias mineras, textiles y manufactureras de Inglaterra, han desarrollado el concepto de sistema socio-técnico en razón de la necesaria existencia de miembros dentro de la organización que aporten sus conocimientos profesionales y/o técnicos para el cumplimiento de los objetivos organizacionales ACTIVIDAD 6 Busque en su carpeta la definición que esbozó en el punto c de la Actividad 1 a) Reelabórela incluyendo los conceptos anteriores. b) Analice con su profesor tutor esta definición. 4 West Churchman y Michael Verhulst, Socio-technical systems, Londres, 1963. 2 28 :::.. Los componentes del sistema La vida social se ha ido complejizando y así como las organizaciones constituyen un todo, requieren un acercamiento también totalizador y situado en nuestra propia realidad. Ubiquémonos ahora como partícipes de un emprendimiento sencillo y cotidiano. Recordemos antes que se habla de organización cuando un grupo de personas se propone alcanzar algún objetivo común y para ello ponen en movimiento recursos. En nuestro caso suponemos que somos un grupo de personas egresadas de un curso de gastronomía con intención de dedicarnos a trabajar en ese rubro. ¿Qué mejor que pensar en un emprendimiento de gastronomía dedicado a la organización de eventos?¿Qué tendríamos que hacer para que nuestro propósito se concrete? Como paso previo sería necesario que contestemos preguntas como: ¿Que servicio ofrecer? ¿Dónde localizar el emprendimiento? ¿Cuál sería la fecha más apropiada para iniciar? ¿Contrataríamos un salón y ofreceríamos solo la comida? ¿Ofreceríamos ambientación también? ¿Quién se ocupará de las compras? ¿Quién contratará a los mozos o seremos mozos nosotros mismos? ¿Quién se ocupara de cocinar? ¿Dónde cocinaremos? ¡Cuántos interrogantes! ACTIVIDAD 7 a) En su carpeta siga planteando preguntas como las anteriores, enuncie con bastante detalle los pasos a seguir y los integrantes del grupo que van a realizar el emprendimiento para que este no fracase. b) Ahora, agrupe todas las tareas que mencionó, según se relacionen con: 2 29 ELEMENTOS EJEMPLOS AQUÍ COLOQUE SUS EJEMPLOS La fijación de los por ejemplo., desarrollar objetivos la profesión, trabajar Los recursos materiales por ejemplo. dinero, necesarios materiales para cocinar, cocinas Las personas necesarias por ejemplo. tres Mozos, dos cocineros... :::.. Fijación de los objetivos Así como usted y su gente se están organizando para hacer un emprendimiento gastronómico, para generarse ingresos futuros con el ejercicio de la profesión que ha estudiado, los seres humanos pueden organizarse para lograr otros objetivos. Es decir que los grupos humanos se organizan con diferentes fines: • • • • Usted y su gente para generarse ingresos y desarrollar su profesión. Quienes crean una empresa, para obtener ganancias o “lucro”. Un grupo de amigos para organizar una fiesta Una asociación sin fines de lucro para defender una causa en particular. ACTIVIDAD 8 a) Identifique cuáles son los objetivos: 1) del municipio donde usted vive al crear un hospital, 2) de la Provincia de Buenos Aires al edificar una escuela. b) Mencione cinco organizaciones y averigüe sus objetivos. Los objetivos pueden ser agrupados en dos grandes tipos: • • Los que se vinculan con el lucro, es decir, con la obtención de ganancias. Los que son diferentes del “lucro”: festejar, brindar asistencia. 3 30 A veces una cosa no impide la otra y pueden encontrarse organizaciones con objetivos mixtos, como por ejemplo una organización que se dedique a asistir a discapacitados en su inserción socio-ocupacional; en ella los integrantes pueden trabajar fabricando panes, que venden y les generan un ingreso, pero el objetivo de la organización no es solo generar ese ingreso para el sostenimiento de la institución, sino también enseñar el oficio a personas con discapacidad. ACTIVIDAD 9 A continuación hemos incluido información sobre tres organizaciones. ) 9 # ; . # J # K # K ) ' . @ K ! 3 31 890 1 / 9 5025$ 3 312. 3 0 1 5 2 6 5 /92)5$ 5<. . 0 $ 5 2 # J $ L 1 NF M N @ O ( 5 N $ P . # 2 . 5 0 2 5 @ 2 2 5 A N @ # # F " # ) . 5 / 9 0 2 5 5 La incubación de empresas es un servicio que se realiza en el espacio físico que se le otorga al productor o microempresario para producir (en estos casos el emprendedor no tiene gastos fijos para funcionar, ya que el lugar cuenta con luz, gas, etc. que paga el programa que incuba) Estas condiciones sumadas a los servicios profesionales que se le brindan como asistencia en marketing, en producción, en lo contable, etc., facilita mucho el desarrollo del emprendimiento 3 32 2 27 J F J ' J . 2 27 3 @ K N ' ' # F J " K # # ) ) ) @6 4 " 2 & P 3 "& ' Q 2 DBBD # &" ;' a) Categorice las organizaciones del ejemplo según tengan o no, fin de lucro. b) Señale los objetivos que se han planteado las organizaciones del ejemplo. Reflexione sobre los objetivos y las actividades que desarrollan estas organizaciones. c) Escriba las respuestas en su carpeta, No se olvide de consultar con el tutor cualquier duda. :::.. Los recursos necesarios Cualquiera fuera el objetivo que se han propuesto, tendrán que gestionar recursos o “riqueza” para poder alcanzarlos (llamamos recursos a los elementos necesarios para desarrollar una actividad: por ejemplo dinero, herramientas, sillas, cocina, etc.). Estos recursos son de dos clases: • • Humanos: personas Materiales: bienes económicos. 3 33 ACTIVIDAD 10 Volvamos a nuestro emprendimiento. ¿Qué recursos cree usted que hace falta para concretarlo? a) Busque información sobre la actividad gastronómica y enumere con el mayor grado de detalle posible los recursos necesarios. b) Identifique y agrupe las distintas clases de recursos. :::.. La información sobre la realidad Las organizaciones necesitan información ,tanto interna como externa, que les permita tomar las decisiones más acertadas para alcanzar mejor sus objetivos. Esa información externa la vincula con su contexto, que le da su marco y con el que se influyen mutuamente. Ahora plantearemos el tema que será ampliado en la Unidad 2. Encontramos entre otros: • • • contexto económico: posibilidad de obtener los bienes y /o los fondos para poder actuar. contexto jurídico: qué se puede y qué no se puede dentro de lo que permiten las leyes. contexto social: cultura y valores del medio en que se desenvuelve la organización. En el siguiente cuadro, presentamos una breve explicación de los elementos de una organización y ejemplos referidos al emprendimiento que estamos planeando. ELEMENTOS OBJETIVOS: EXPLICACIÓN EJEMPLIFICACIÓN Emprendimiento gastronómico son los fines hacia los Generar recursos para el grupo cuales se encamina la a través del ejercicio de la actividad de la profesión gastronomica. organización 3 34 METAS son fines específicos, Conseguir tres clientes por fin expresados en forma de semana (eventos cubiertos cuantitativa el día viernes por la noche, sábado por la noche y domingo a la mañana). RECURSOS HUMANOS son las personas o Un cocinero, un barman, dos grupos que, con sus mozos. valores, ideas y conocimientos trabajan en la organización. Se relacionan entre sí, aportan su esfuerzo físico e intelectual RECURSOS MATERIALES: INFORMACIÓN son los medios físicos, de la naturaleza y financieros El local o lugar La ventilación El dinero para la organización de los eventos Datos en forma de Información sobre los gustos, palabras o cifras las preferencias de los clientes. útiles para decidir precios de otros eventos similares, etcétera. ACTIVIDAD 11 Complete en su carpeta el siguiente cuadro comparativo. ORGANIZACIÒN ELEMENTOS EMPRENDIMIENTO GASTRONOMICO COMEDOR ALMACEN COMUNITARIO OBJETIVOS METAS RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES INFORMACIÓN 3 35 :::.. La misión Si las organizaciones son sistemas que forman los seres humanos para lograr objetivos comunes, no pueden dejar de lado, sean cuales fueren esos objetivos, sus responsabilidades para con sus integrantes y para con el medio en el que se encuentran. # $ % " & ' % ' Los propósitos de las organizaciones se ven reflejados en la misión, es por ello que trabajaremos en este apartado algunas de sus características. La misión responde a los siguientes interrogantes: ¿Quién es la organización? ¿Cuál es su función? Podemos entonces subrayar que la misión es el marco para definir objetivos y estrategias a partir de las cuales se toman las decisiones. Es la declaración de actitud y perspectiva de la organización que determina el contexto en el que se trabaja, proporciona el enfoque que se adopta definiendo un propósito, y de esta forma queda en evidencia la filosofía organizacional y la responsabilidad social. De esta definición ampliada se deriva el tema de la misión de las organizaciones es decir, el deber o accionar que a cada una de ellas les corresponde por su condición de “social”. Simplemente significa definir el para qué se ha creado esa organización, cuál es su razón de ser en la sociedad. 5 @ N4 http://www.fis.com.ar/index_es.htm 3 36 5 @ 7 3 1 . 9 # ' ! ' 5 @AAHHH A A @. El entorno influye en las organizaciones, pero también las organizaciones inciden en su entorno próximo y lejano de varias formas. Las organizaciones no deben limitarse solamente a cumplir con sus obligaciones legales y normativas, sino que deben tener en cuenta los efectos que ocasiona su accionar y los procesos de producción que utilizan para la fabricación de sus productos. La responsabilidad social de la empresa es la obligación que ésta tiene para con los elementos de su entorno. El tema de la misión de las organizaciones se vincula íntimamente con el tema de la responsabilidad social de las mismas. Peter Drucker en su obra “La gerencia. Tareas responsabilidades y practicas”6, preguntándose sobre los efectos de las organizaciones en la sociedad, da a entender que todas las organizaciones para cumplir su misión deben tener un efecto concreto sobre la sociedad en la que actúan. Así las organizaciones dan sentido a su existencia. Por otra parte la misión y el funcionamiento de una organización, según este autor, deben surgir y legitimarse en la posibilidad de convertir en oportunidades, la satisfacción de necesidades y de las carencias sociales. 6 Drucker, Peter. La gerencia. Tareas, responsabilidades y prácticas. 1º Edición. El ateneo, Buenos Aires, 1975 3 37 ACTIVIDAD 12 a) ¿Qué relación encuentra entre lo que afirma Peter Drucker y lo que plantearon los pensadores George Homans, Philip Selznick, West Churchman y Michael Verhulst? b) Lea con atención el siguiente texto referido a una organización sin fines de lucro escriba en su cuaderno cómo esta organización se relaciona con el entorno, y luego comente con su tutor este artículo. Mutual Primavera: una Institución de la Economía Social La Asociación Mutual Primavera es una Organización sin fines de lucro con sede en la calle Nueva Granada del Barrio Primavera de la localidad de José C. Paz, desde allí realiza actividades de promoción de empleo solidario y organización comunitaria como marcan sus estatutos. Esta compuesta por un Consejo Directivo de nueve miembros, por una junta fiscalizadora de tres miembros y una Asamblea de trescientos cincuenta vecinos, jefes o jefas de familia. Además de las cuestiones formales indicadas, la Mutual se constituye como una Institución de la Economía Social y es una promotora- emprendedora de iniciativas comunitarias y socioproductivas. Nacimos ante la necesidad genuina de los vecinos de Primavera para recuperar la dignidad del trabajo y la recuperación e identidad de un barrio que no tiene referentes a quien recurrir por sus reclamos, entre ellas las del transporte. De allí en más nos constituimos como empresa social del transporte. Un transporte fundamentalmente hecho para nosotros y por nosotros los vecinos del Barrio Primavera, copiando la extraordinaria experiencia de nuestros vecinos y actuales colegas de Moreno y su Mutual “El Colmenar”. La Mutual Primavera, no tiene como fin competir con las actuales empresas públicas de transporte, sino cubrir necesidades de los vecinos: transporte directo al Hospital, transporte a los centros locales y transporte público, generar empleo genuino. Somos una Institución de la Economía Social no solo porque no perseguimos fines de lucro, sino porque también nos constituimos como Institución política, que participa en distintas instancias para definir con otros qué tipo de desarrollo desde lo Local queremos7. Toda nuestra lógica de funcionamiento está centrado en el trabajo autogestivo y asociativo con el empoderamiento de los compañeros miembros socios de la mutual para la toma de decisiones, donde lo que nos convoca es el Trabajo y la participación. No perseguimos 7 Coraggio, José Luis. (2001). “Economía del Trabajo: una alternativa racional a la incertidumbre”, Trabajo presentado en el panel Fronteras de la Teoría Urbana: CGE, Incertidumbre y Economía Popular, Seminario Internacional sobre Economía y Espacio, organizado por el Centro de Desarrollo y Planificación Regional 3 38 acumular excedentes individuales sino construir grupos asociativos para que sean dueños de su propio trabajo desde donde construir autonomía. Trascendiendo la emergencia es que nuestra propuesta a largo plazo es estratégica, es decir pensamos nuestro accionar institucional construyendo redes económicas barriales con emprendimientos productivos que coordinados en cadenas productivas colaboren en la construcción de mercados solidarios. La propuesta contempla la implementación de bases sólidas de financiamiento y por supuesto el eje de capacitación y aprendizaje, aspectos imprescindibles del desarrollo. Una red de Organizaciones Mutual Primavera forma parte de una Red de organizaciones barriales de la zona oeste del conurbano bonaerense de las localidades de José C Paz, Moreno, Malvinas Argentinas y San Miguel. En la Red Barrial de la que formamos parte perseguimos, justicia social, redistribución legítima de la riqueza, empoderamiento de los sectores populares, construcción y emancipación por medio de la lucha de nuestros derechos, la construcción legítima de nuestros barrios y nuestro pueblo olvidado y desbastado. En red también construimos la identidad de las nuevas mutuales de la economía social, son nuevas en el sentido que no sólo se constituyen como no lucrativas sino como referentes políticos y económicos. Fragmento del articulo “ Mutual Primavera: una Institución de la Economía Social”, ponencia presentada en el Foro Federal de investigadores y docentes organizados por el Ministerio de Desarrollo Social - Año 2005. 3 39 ACTIVIDAD 13 a- Analice qué “misión” se han impuesto: 1) las organizaciones mencionadas en la Actividad 1 2) las organizaciones con las que usted está en vinculación 3) la Mutual Primavera. A partir de la investigación que realizo sobre los emprendimientos de gastronomía, redacte la misión para nuestro emprendimiento de eventos. :::.. En Síntesis Como síntesis de esta primera Unidad le ofrecemos el siguiente esquema: 4 40 ORGANIZACION Está integrada por una o varias personas o grupos de personas PARTICIPANTES Que persiguen que pueden ser OBJETIVOS Y METAS COMUNES y para obtenerlos hace falta se necesitan SOCIALES necesitan que se tomen ECONOMICAS HUMANOS ACCION RECURSOS ECONÓMICOS INFORMACION D E C I S I O N E S Que ayuda a tomar 4 41 UNIDAD 2: LAS ORGANIZACIONES Y SU CONTEXTO ACTIVIDAD 14 Para comenzar el desarrollo de este tema que ya hemos anticipado en la Unidad anterior, responda a las siguientes preguntas. Anote sus respuestas y comentarios y llévelas a la próxima tutoría para compararlas con las de sus compañeros: ¿Tiene sentido instalar una heladería en la Antártida? ¿Y un frigorífico de carne vacuna en la India? ¿Y un comedor comunitario en los altos de San Isidro? ¿Por qué han “resucitado” fábricas que estuvieron cerradas? :::.. Contexto social, político, cultural, geográfico Como ya vimos en la primera unidad, las organizaciones, como sistemas abiertos de carácter social, no están en el vacío, ni aisladas; intercambian con su contexto, recursos, ideas, información, materiales y acciones. Desde esta perspectiva, las organizaciones dependen para su subsistencia de un intercambio de bienes y servicios con el contexto en donde están inmersas. La organización funciona en equilibrio con su contexto, pero este es dinámico, es decir, cambiante, ya que en la organización eficiente y sana se genera un proceso que permite su adaptación a ese medio sobre el que ,a su vez, también influye. 4 42 ACTIVIDAD 15 a) Elija una organización y enumere los factores o elementos del medio ambiente que pueden influir sobre su actividad o afectarla. b) Categorice los elementos identificados estableciendo algún criterio de agrupación (por ejemplo agrupe por elementos materiales o físicos, elementos sociales, etc). Ese contexto lo conforman todos los elementos externos que de una u otra manera afectan o influyen en la actividad de la organización. En la unidad anterior lo circunscribimos a lo económico, jurídico y social, pero puede ser ampliado con aspectos políticos, culturales y geográficos. Contexto socio económico ORGANIZACIÓN Contexto geográfico Contexto cultural Contexto social: incluye las actitudes, deseos y costumbres de la gente. Con este contexto se vincula el tema de Responsabilidad Social de las Empresas, tema que desarrollamos al final de este Módulo. Contexto político: se manifiesta a través de las intenciones explícitas e implícitas del accionar del poder público y por el marco jurídico que reglamenta el accionar de las organizaciones. Contexto cultural: incluye los valores y formas de conducta usuales. Contexto geográfico: incluye la existencia de recursos naturales, de fuentes de aprovisionamiento, de transportes, de energía y de medios de comercialización. 4 43 El estudio del contexto en el que se desenvuelven las organizaciones nos permitirá conocerlas mejor y, sobre todo, gestionarlas mejor. Además podremos obtener respuestas a preguntas tales como: a) ¿Por qué ha aumentado el rendimiento de los cultivos de soja? Respuesta: porque actualmente se utilizan semillas transgénicas, es decir, que han sido genéticamente modificadas y las plantas no resultan dañadas por los venenos que se utilizan para eliminar las malezas (Contexto tecnológico). b) ¿ Por qué En los años 90 ha aumentado el número de organizaciones no gubernamentales? Respuesta: como el Estado había reducido su intervención en la vida económico-social, necesidades que antes eran cubiertas por él requirieron su cobertura por los propios ciudadanos autoorganizados (contexto político). c) ¿Por qué la principal productora de aluminio se radicó en Puerto Madryn? Respuesta: porque allí hay buena provisión de agua (situación o contexto geográfico) y de energía eléctrica (represa hidroeléctrica de Futaleufú). d) ¿Por qué han aumentado las ventas al exterior de lo que producen las empresas agrícolas? Respuesta: Porque la devaluación de la moneda argentina frente al dólar implica que el productor puede vender sus productos en el exterior a un precio mayor que en el mercado interno ya que el precio se establece de acuerdo a la cotización internacional y porque de la venta de esos productos se obtienen dólares que se convierten en más pesos que antes de la devaluación. (contexto económico). ACTIVIDAD 16 Lea el siguiente artículo y luego prepare en su carpeta un texto donde enumere, agrupándolos según los criterios explicados, los factores o elementos del medio ambiente material y social que pueden influir o afectar la actividad de la que se habla. 4 44 2 / - 5 3 ( ) ) J +B P P ' # DBB* 1..3$ 6 . 1 1 . . 5 1 ();$ (); . . ( ) ; ' # 3 ; ' . ! # ) # # J DBB* ' 3 3 . .8.2$ . 11 8 . 111 3 . 8 $ ' F $ ' 1 # # 2 R R# 3 ' ' # R ' # F # R # ) # ' # 5 ; 6 ();$ 4 45 3 ' - ' . / ' # - ( 4 F )' 2 ! S S F F $ K $ 5 6 3 ; 2 ! / 7 / # 6 ) 7 3 ' / D?ABDA*+TM 3)7/$ / :111 F M? F # 3 3 J " # # # $ # # # %3 * DBB? 4 46 El contexto puede presentarse favorable o desfavorable a la organización. Desde el punto de vista de su incertidumbre, puede ser calificado de estable o de turbulento. Por ejemplo: en la Argentina a fines del año 2001 el contexto político y el económico era turbulento. El país había anunciado la cesación de pagos de la deuda externa. Este ambiente puede catalogarse como favorable o desfavorable, depende desde donde se lo mira. ACTIVIDAD 17 ¿Tiene usted recuerdos de esa época? a. Incorpore a su carpeta relatos de vivencias propias y busque información en diarios y revistas de la época. b. Investigue cómo o qué hicieron algunas organizaciones para “adaptarse” al medio ambiente turbulento. ACTIVIDAD 18 Indique en su carpeta situaciones que ejemplifiquen los cuatro tipos de contextos citados. Para hacerlo puede recurrir a Internet, a diarios y revistas o a otros módulos. Discútalo con el tutor y con sus compañeros. a) Favorable: a favor de la organización. b) Desfavorable: afectan negativamente a la organización. c) Estable: aspectos del contexto que se mantienen a lo largo del tiempo o que pueden preverse. d) Turbulento: elementos que cambian permanentemente y que no pueden pronosticarse. 4 47 :::.. Marco jurídico normativo de las organizaciones: interno y externo # # F :::.. Marco externo Las organizaciones, para cobrar vida y ser capaces de realizar contratos como usted o yo (“personas físicas”), deben tener jerarquía de “personas” para lo cual deben observar regulaciones, normas y requisitos impuestos por ley. A estas “personas” que nacen de la ley, se las denomina “personas jurídicas” Tanto para su constitución o nacimiento, como para su desarrollo y su finalización tienen que observar lo que las leyes indican. A continuación, le presentamos algunos artículos del Código Civil de la República Argentina, donde se recopilaron todas las normas de ese carácter. Puede ampliar el tema, recurriendo a la lectura de dicho código. ) >B@ 2 ) # >*@ F # F ' # # ) >D@ ; @3 3 . 3 2 # # ' F 3 6 ' # F 7 ! ; ) 16 . 6 . 2 . 4 48 :::.. La responsabilidad Las organizaciones, al tener la categoría de “personas” podrán realizar vinculaciones con otras organizaciones dentro del marco que les fijan las leyes. Al adquirir personería jurídica, adquiere vida propia, independiente de las personas físicas que la integran. Es como si se tuviese un hijo que tiene vida por sí mismo. Por eso, un tema no menor es el de la responsabilidad de quienes las integran frente a las personas con las que la organización contrata. Con el tema de la “personería” se da seguridad jurídica a las transacciones que se realizan entre organizaciones, y entre los miembros de la misma organización. De esta manera, y para el supuesto caso de incumplimiento de una obligación, o por cualquier otra circunstancia, es la persona jurídica la que responderá con los bienes que posee y no las personas que la conforman con sus bienes propios o particulares. Sus miembros responderán solo en casos especiales. Por ejemplo: si el presidente de una cooperativa no cumple con sus obligaciones como tal, dentro del marco que fija la ley, tendrá que responder con bienes propios por las obligaciones de la cooperativa ,en el caso en que los acreedores de la misma lo demandaran. Actividad 4 49 ACTIVIDAD 19 Lea el siguiente artículo y hable con su familia o con personas de su entorno sobre lo que pasó con la institución que se menciona. Prepare un texto y escríbalo en su carpeta para llevarlo a la próxima tutoría. 3 DE 4 ; F ' # # # D+ DT ! 4 8 *++* # *E , *D J $ 3 MB BBB ' J 4 8 C *> > # ' . # ) U D 2 >D . ) 2 ' U . # ) >EB BBB U ' @ C E DMB BBB ( H . ) DM 7 7 ? BBB D 5 # %3 D MBB ?BB BBB 4 8 *> DBBM ¿Conoce algún caso en que alguien se vio afectado por algún problema de responsabilidad por ser socio de alguna entidad? Busque en diarios y revistas noticias que se refieran a esta situación y analice sus consecuencias. 5 50 En la Unidad 1 hemos agrupado las organizaciones teniendo en cuenta las normas legales argentinas, este criterio de clasificación hace referencia al marco jurídico externo. Le sugerimos que relea en dicha unidad las diferentes formas jurídicas que pueden adoptar las organizaciones. Veamos ahora el marco jurídico interno: como las organizaciones no son personas de carne y hueso, necesitan seres reales que las conduzcan y dirijan. Esto se hace a través de sus órganos y autoridades. Lo que pueden y no pueden hacer estos órganos, así como la forma de elegir las autoridades y sus responsabilidades, surgen de las leyes y reglamentos establecidos: estatutos, contratos, normas y reglamentos internos, etc. Le aconsejamos que, para un mayor acercamiento a la realidad respecto de este tema, se acerque al club de su barrio, la cooperadora escolar o a alguna otra organización cercana y busque información sobre estos temas... Comente con sus compañeros el material obtenido. Para ilustrar este tema tomaremos un modelo de organización: la cooperativa, y estudiaremos sus formas de funcionamiento: El máximo órgano de gobierno de una cooperativa es la asamblea de asociados; en ella participa toda la masa societaria, que elige de forma democrática a quienes serán sus representantes para administrarla durante un periodo de tiempo, estipulado por los estatutos de la cooperativa. Este grupo de personas elegido por la asamblea integrará el consejo de administración. Son sus obligaciones: Cumplir y hacer cumplir el Estatuto Social y Reglamentos. Administrar los recursos económicos de la cooperativa a favor de los asociados. Dictar los reglamentos necesarios para el mejor funcionamiento de la cooperativa, los cuales deberán ser aprobados por la Asamblea; no así lo referente a la organización de oficinas, plantas industriales, etc. Ser prudente, tolerante y actuar con tacto y cortesía. Saber estimular el interés de los asociados y atraer nuevos socios a la entidad. Resolver sobre la aceptación o rechazo de las solicitudes de ingreso a la cooperativa. Solicitar préstamos a cualquier Institución de créditos y resolver sobre la deuda de la entidad. 5 51 Iniciar juicios o querella en defensa de los derechos o intereses de la cooperativa. Designar gerente y demás empleados necesarios, determinando sus funciones y remuneraciones, suspenderlos y despedirlos. Otorgar al gerente y otros empleados poderes que juzgue necesario para la marcha de la entidad, siempre que no signifique delegación de facultades propias del Consejo. Convocar las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, asistir a ellas y proponer todo lo que sea necesario. Procurar el apoyo moral y material de los poderes públicos e instituciones a fin de una mejor efectivización del objeto social de la entidad. Resolver todo lo concerniente a la cooperativa, salvo lo que sea competencia exclusiva de la Asamblea. Demostrar serenidad y valentía cada vez que la cooperativa afronte una emergencia difícil. Ser hábiles componedores para resolver conflictos o rencillas que se pudieran presentar en la comunidad cooperativa. Ser rectos e intransigentes cuando éste en juego el cumplimiento de la Ley Estatuto o Reglamento Interno. Ser capaces de sacrificio cuando el interés superior de la cooperativa lo requiera. Saber pensar y expresarse con claridad y rapidez. Poder mantener una actitud imparcial en todo momento. Tener habilidad para interpretar y resumir. El consejo de administración debe estar integrado como mínimo por tres personas. Generalmente se encuentra compuesto por un presidente, un secretario y un tesorero, a estos se les suman los respectivos suplentes. Son obligaciones del presidente: Conocer en profundidad las Leyes sobre Cooperativas que rigen en el país. Tener un conocimiento acabado del Estatuto y de los Reglamentos Sociales. Confeccionar anualmente un informe explícito sobre la labor desarrollada en ese tiempo, para conocimiento de los asociados. Conocer en forma actualizada las condiciones económicas y financieras de las Cooperativas. Reunirse con el Consejo de Administración por lo menos una vez al mes, o cuando lo requiera alguno de sus miembros, a fin de analizar los asuntos que hacen al accionar de la Cooperativa Tener contacto permanente con el gerente y restantes empleados de la entidad. 5 52 Cambiar impresiones con el Síndico sobre los asuntos que así lo requieran y mantenerlo informado de su labor. Estar en contacto con las autoridades nacionales, provinciales y municipales. Son obligaciones del secretario: Debe ser el colaborador inmediato del presidente Atender toda la correspondencia. Confeccionar las actas de las reuniones del consejo de administración y de las asambleas Preparar el orden del día a considerar en reunión de consejo y en asamblea. Guardar y proteger los documentos sociales, la ley, los decretos y otras disposiciones estatales referidas a las Cooperativas para su consulta y cumplimiento. Intervenir en la confección del Informe Anual, o sea la Memoria Acompañar al presidente en las visitas protocolares que realiza Son obligaciones del Tesorero: Administrar el dinero de la Cooperativa y efectuar o controlar los libros exigidos por la ley. Presentar un informe al Consejo de Administración sobre el estado económico y financiero de la Cooperativa. Intervenir personalmente en la confección del Balance Anual. Conservar los archivos con todos los documentos referidos a las entradas y salidas de fondos. A fin de conocer un ejemplo de organización cooperativa, le sugerimos leer en Internet la página Red de investigadores latinoamericanos de economía social y solidaria “Cooperativa de Consumo y Vivienda Quilmes ltda.” http://www.riless.org/experiencias_desarrollo.shtml?x=25726 ACTIVIDAD 20 a) Explique con sus palabras la importancia del consejo de administración de una cooperativa. b) Mencione las diferencias y similitudes que considera que existen entre las responsabilidades del presidente de una cooperativa y las responsabilidades de los miembros del emprendimiento de gastronomía proyectado en la Unidad 1. Escríbalo en su carpeta y coméntelo con su tutor. 5 53 :::.. Cultura y valores organizacionales # # ' Son elementos de la cultura organizacional: • Los valores: son las creencias o convicciones del grupo de individuos que constituyen la organización. Por ejemplo la responsabilidad, la honestidad. • Las visiones: son las ideas que los líderes de la organización tienen sobre su futuro, qué negocios se continuarán, cuáles crecerán, cuáles se eliminarán. • Los impulsores: son las frases que conceptúan la misión de los líderes de la organización. Los miembros de la organización los adoptan, creen y trabajan con ellos. :::.. Un caso para el análisis Le presentamos a modo de ejemplo la visión, la misión, los impulsores y los valores de la Universidad Nacional de Gral. San Martín (UNSAM). Valores Libertad académica y respeto por la pluralidad de pensamiento; espíritu de equipo para la mejora continua de la institución; responsabilidad social y vocación de servicio; eficiencia y transparencia en la gestión; respeto por el trabajo ajeno y por el ambiente de trabajo. Visión Que la UNSAM sea reconocida por la calidad de sus actividades académicas y por contribuir al desarrollo de la comunidad, y se distinga por su carácter emprendedor e innovador, por su vocación asociativa y por su compromiso con la recreación de tradiciones. Misión Brindar formación de calidad, integrando enseñanza, investigación y experiencia, 5 54 y realizar transferencia de conocimientos y asistencia al sector público y privado, para mejorar las condiciones sociales, económicas y culturales de la comunidad. Impulsores Mejorar la calidad de vida. Integrar mente, cuerpo y espíritu. :::.. Relación entre los conceptos La misión está vinculada con los valores, visiones e impulsores de una organización y determina los objetivos y metas. Veamos de qué modo se da esta relación: En la Unidad 1, incluimos la misión de FIS empresa social S.A. “Hacer llegar el microcrédito de manera masiva y sostenible a personas de trabajo de todo el país, para contribuir a su desarrollo y el de su comunidad “. Nos preguntaremos: con esa misión, ¿cuáles podrían ser los valores de esa entidad? y ¿cuáles los impulsores? 5 55 ACTIVIDAD 21 Le pedimos que manifieste sus propias ideas. Compare sus respuestas con las que expresamos. Establezca similitudes y diferencias. Transcriba todo en su carpeta. a. ¿Cuáles podrían ser los valores de esa entidad? Nuestra respuesta “Respeto por el trabajo de las personas” Su respuesta: ……………………………………………………………. b. ¿Y los impulsores? Nuestra respuesta: Democratización del crédito Mejorar la calidad de vida de las personas pobres y sus comunidades Sus propuestas …………………………………………….. ACTIVIDAD 22 Lea atentamente el siguiente texto: a) Subraye las ideas principales y secundarias ! "! #$ 3 % & ' ' () $ * % + $ # ! F ' ' )' R R # F " # F F < ! # 5 56 J # J # # 4 R R ' J . & & ' R ) ) ' # # 6 ' ' F & V # R R ' ' J R R R R K # J RP @ J R # R R 1 < ! 2 # ' # 3' ! # # ' ' # 3 ' # ' ' 9 # ' # # # # ; ' ' # # ' $ K K R R ' @ RW 5 ' - ' XR 3' J # TB $ ; 3 8$ # # XR ; @ RWY *B # @ R; 5 57 # # # R @ RW) ' ; *B ' # @ RW. XR # ' XR ' ' # # # # F # ' ' F # # # ' ' # # # ' ' @ RWY # ' # ' J # # XR < # @ RWY # XR ' # ' # # F ' ! # ' P /2 0 - ' # # ' $ 6 ' # # F # ' F 6 # %6 P # . ) - 2 ::O1K. ( ) *++>K *M*K*ME b) Prepare una síntesis textual. c) ¿Cuál es su opinión sobre las ideas del texto? 5 58 :::.. Objetivos y metas Objetivos Son los fines generales hacia los cuales se encamina la actividad de la organización, expresados cualitativamente. En ese sentido incluyen misiones, propósitos, metas, fines, cuotas y plazos. Por ejemplo, para un almacén podría ser aumentar al máximo las utilidades esperadas, en los próximos años. Metas Son los fines específicos, expresados en forma cuantitativa. Continuando con el ejemplo del almacén, una meta sería duplicar las ventas con la misma cantidad de personal. La fijación de metas sirve como guía para las decisiones, las actividades y acciones que realiza la organización; tiende a evitar esfuerzos no encaminados hacia los objetivos Los objetivos: los establecen los niveles superiores e intermedios: el presidente de la organización, los directivos, los jefes superiores, el titular de un emprendimiento. Tienen amplitud y no incluyen detalles. Por ejemplo, en un comedor comunitario, se ha decidido que se aumente el número de personas a las que se les ofrece alimentación. Las Metas: dependen de los objetivos y se encaminan hacia ellos. En nuestro ejemplo del almacén, para alcanzar el objetivo fijado, de acuerdo con los recursos con que se cuenta, se resuelve que en el próximo mes, se aumentará en un 20% el número de personas atendidas, y en el mes siguiente en otro 50% ACTIVIDAD 23 Para las organizaciones que usted identificó en la Actividad 1, proponga metas y objetivos. 5 59 :::.. Programas y presupuestos . # # # . " # Continuando el ejemplo del almacén: Si la meta es duplicar las ventas con el mismo número de personal, habrá que establecer: -Cómo mejorar la publicidad . -Cómo comprar a mejores precios. -Cómo tentar a los clientes para que compren más. La fijación de las metas anteriores podría requerir capacitar al personal para una “mejor atención a los clientes” ,o revisar la forma de exhibir la mercadería para hacerla “más tentadora”. Y así sucesivamente. F # 6 60 ACTIVIDAD 24 Lea los siguientes ejemplos y responda las preguntas en su cuaderno o carpeta. 3 / 3/6 388.$ *+,E , 3/6 388. ' # 3 @ ) # ' 2 @ 2 # ! F 3 2 2 / 9 . 3 ; F F + %,$ "%( -$ ) @. . 3 5 / K K *++, . $ " "$ + % ' %.$ Q # #$ %.$ , " ' 8 La planificación estratégica ayuda a las organizaciones a especificar su rumbo de acuerdo con la misión que se han propuesto centrándose en los objetivos a largo plazo para cumplir con dicha misión. 6 61 - # # ' ) ) 385 731) 1;)2 # # ) 385 731) 1;)2 @ 1 3 ) $" . 3 ' . 3 ' 385 731) 1;)2 ) $" $" # $" 2 3 $ 2 2 331Z9 *@ 8 3 [ 3 $ 385 731) 1;)2 1 J 7 @ F 9 H 385 731) 1;)2 ) $ # " 0 / @ # - ! $ ' # 6 62 2 *@ 6 [ [ . . $ 385 731) 1;)2 2 385 731) 1;)2 @ . 9 H 385 731) 1;)2 . J 7 385 731) 1;)2 A # $ 9 \ E* O - / J . ( 0 1 ' ) DBB> ; )' # N< # # 9 . ' N5 # # # # # ) ' ) 9 . F ' 6 . J ' # # # F ) . 9 # ' # # 6 63 N; # 3 ' *MB - # ' > 6 # # DBB N # # J 9 # ; # . 9 2 J 2 @ N5 # J ' # # ) 9 ' ! # ' J J a) Cuál es la misión de cada una de estas organizaciones, sus objetivos y cuáles son las metas para este año. b) Cómo ven el contexto socioeconómico de su organización. c) Cuáles son los órganos que la conforman. d) Identifique a qué tipo de organización corresponde cada una de las organizaciones de los correspondientes textos. e) Presente a su tutor un informe escrito de los datos obtenidos. Puede utilizar cualquier formato, pero recuerde que debe ser claro, conciso, hacer referencia a lo que se ha venido estudiando e incluir conclusiones. 6 64 :::.. Responsabilidad social F . Esta responsabilidad es muy amplia: a) ¿Cómo afecta positiva o negativamente a su entorno lo que la organización hace? b) ¿Cómo reacciona la organización ante los problemas sociales del contexto en el cual actúa? Un ejemplo de la primera situación sería el de contaminación que generan sus procesos productivos o la ética con que desarrolla sus negocios. Un ejemplo de la segunda situación estaría dado por el hecho de que ayude o no a instituciones de bien público. La efectivización de la responsabilidad por parte de las organizaciones tiene su costo para ellas, fundamentalmente las que se refieren a la contaminación ambiental, pues allí hay una responsabilidad directa que no puede soslayar. La segunda (ayuda para resolver problemas de la sociedad) es indirecta, y dependerá de la “sensibilidad” de la organización. Por ejemplo, una organización que se dedica a la elaboración y venta de mermeladas y que compra las frutas para fabricar sus productos a una cooperativa de productores, decide su compra no solo por apoyar económicamente a la cooperativa, sino también para colaborar de manera indirecta con la lucha por la titularidad de las tierras en las que cultivan los productores de la misma. Actividad 6 65 ACTIVIDAD 25 a) Releve en su zona la existencia de organizaciones que con su accionar provocan o provocaron daños o inconvenientes en su entorno. Si no existen tales organizaciones en su zona presente algún ejemplo. 1- Explique cuales son los daños o inconvenientes provocados. 2- Averigüe si fueron solucionados: ¿cómo y por quién? 3- En caso de no haber sido solucionados, presente alternativas viables para resolver el problema. Mencione las organizaciones que podrían convocarse para colaborar en la solución del problema o qué tipo de organización podría conformarse con el objeto de resolverlo. b) Realice un relevamiento de organizaciones que con su accionar colaboren en la resolución de los problemas de la comunidad o que tengan una participación activa en la resolución de los mismos. ¿Mencione cuáles son las acciones realizadas y los problemas que ayuda a solucionar? Le sugerimos ver la película “Recursos humanos” de Laurente Cantet para observar la relación de la organización con el contexto en lo referente a la responsabilidad social de las empresas frente a situaciones como la huelga, el desempleo y los vínculos que establece con los trabajadores. 6 66 ACTIVIDAD 26 Para realizar la actividad: a) Lea con detenimiento y subraye las ideas principales de: 1- el artículo periodístico que le presentamos y 2- la página del Portal del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires que incluimos a continuación. También podrá utilizar información de libros o de recortes periodísticos o de cualquier página de Internet que trate el tema. b) A partir de lo leído elabore un texto con sus comentarios acerca del tema de Responsabilidad Social. Preséntelo en la tutoría. 9 083182 ] 5 73)682@ 2;/618 385.)7)68 9 (7)21 < )70 9;19) 2 2 ! >T 3 S . 2 5 S ! 5 >TG +*G ( ) ' ( ' . ) ,G # ' ( M*G ; 8# . # ' # # # ) # # TBG # ' ( MB # ) ( F ) ' *?G # 6 67 J # ) ( >?G >?G ( ?DG # # MBG ) ( # # ,BG # %3 DT DBB? + ) @ ^2 7 ^- 2 # ! " # 0 3 ( ) # 7 J 2 # ! ! @ # 7 2 2 # 4 # F ! # %' @AAHHH A DD DBB? 6 68 Asumir una posición indiferente ante los crecientes conflictos que afectan a la humanidad (contaminación ambiental, desorden social, pérdida de principios y valores, y más), será un problema que, de avanzar podrá llevar a la peor de las catástrofes. Es importante que las organizaciones (empresariales, profesionales, el estado, las entidades educativas, etc.) asuman una posición de liderazgo para combatir estos flagelos. La principal causa de contaminación tiene mucho que ver con el accionar de empresas que, inescrupulosamente, no cuidan el medio ambiente, pero es importante destacar que todos: los niveles de estado, gobierno y sus políticas, colegios y universidades, empresas, empleados, consumidores, medios informativos y demás que inciden en patrones de comportamiento y en la cultura, son igualmente responsables de los daños ocasionados, bien por acciones directas o por omisión. La responsabilidad social de la empresa supone una combinación de aspectos legales, éticos, morales y ambientales, y es una decisión voluntaria, no impuesta, aunque exista cierta normatividad frente al tema. Orientar los esfuerzos de la empresa solamente a producir resultados basados en las teorías de producir y vender más con el mínimo costo sin importar el impacto social, es, a lo largo del tiempo, el peor negocio que el sector productivo pueda emprender. La estrategia actual y sus esperados beneficios desmedidos, puede ser mañana el motivo de su fracaso. La responsabilidad social de la empresa abarca aspectos internos y externos, los primeros orientados a los colaboradores o el equipo de trabajo, sus asociados y accionistas, y los segundos, los externos, a clientes , proveedores, la familia de los trabajadores, la comunidad y el entorno social, entre estos también está el medio ambiente. Varias organizaciones asumen hoy una responsabilidad en el cuidado y la protección del medio ambiente. Por eso es que su conocimiento y difusión se torna esencial. 6 69 UNIDAD 3: EVOLUCIÓN DE LAS FORMAS ORGANIZACIONALES Es importante que quien estudie las organizaciones conozca que tanto las formas organizacionales como las teorías que las explican han ido cambiando a medida que el mundo fue evolucionando. ¿Por qué estudiar esos cambios? Porque, por tratarse de una forma social, conociendo su pasado podremos proyectar su desenvolvimiento futuro y, sobre todo, entenderlo y anticiparnos. En esta Unidad hablaremos de ello. Las concepciones sobre organización no solo aparecen en el Módulo que usted tiene entre sus manos. Ya en el Módulo de Biología, en la Unidad 2, usted en Ecología estudió los niveles de organización, considerando las poblaciones y en la Unidad 3 de ese mismo módulo analizó en qué consisten los “sistemas”. ! 3( $ O # . ) # # # # _ ` 4 # F . # a . @ b 9 L 5 b 1 L _ ` $ 2 # 9 ! . # # ! ' 7 70 2 J ' # 5 " En el Módulo de Geografía Mundial Contemporánea también apareció el concepto de organización, cuando estudió Estado, nación y territorio nacional, y conoció la existencia de organizaciones supranacionales, como la Organización Mundial del Comercio. $ * _ ` $ # ' $ # $ 6 ' 1 # _ ` ' # :: $ # 89/ 8;)9 836 $ _ ` 4 2 5 0 # $ 4 ' >MB En esta Unidad primero haremos un recorrido por la historia del pensamiento acerca de cómo “ver” las organizaciones y por lo tanto cómo “manejarlas”. Mencionaremos también algunas creaciones en cuanto a estrategias y métodos. 7 71 En segundo lugar puntualizaremos los tres enfoques principales: la organización como máquina, como organismo y como sistema, ya que cada enfoque dará lugar a diferentes maneras de gestionar las organizaciones. :::.. Evolución del pensamiento acerca del manejo de las organizaciones Todas las civilizaciones y modelos que señalan el desarrollo humano hasta mediados del siglo XVIII han servido para aportar ideas y conocimientos y nos ayudan a comprender cómo hemos llegado a lo que hoy conocemos como valores, culturas, formas de organización social y política, diferentes formas organizacionales, etc. La Revolución industrial marcó un punto de corte a partir de la introducción de diferentes maquinarias e ingenios, que contribuyeron a modificar estructuras sociales preexistentes. Pero también generó la necesidad de comprender los cambios que se producían y establecer una forma lógica y eficaz de administrar las consecuencias del fenómeno. El análisis sistemático de las organizaciones y cómo administrarlas es un fenómeno observable a partir de la Revolución. Las teorías desarrolladas en esa época pueden considerarse como la base de las que hoy aplicamos. Haciendo abstracción del contexto en el que cada una de esas teorías pudo convertirse en operativa, se debe reconocer en los teóricos de antaño una enorme habilidad y conocimiento para analizar aspectos del ser humano en las organizaciones, y del desarrollo organizacional, que se mantienen vigentes por su profundidad y precisión. Por eso se habla de evolución de pensamiento. Colocar estas teorías en el entorno en que fueron enunciadas nos permite extraer lo fundamental de su aplicación. Hasta el 1800 la naturaleza de la sociedad era fundamentalmente agraria, el ambiente de trabajo característico era el campo o la granja, las tareas comunes que se desarrollaban tenían que ver con el esfuerzo físico, la agricultura y las artesanías, el recurso clave era la tierra y el rol de la administración se centraba en controlar el comportamiento del trabajador. Desde el 1800 a 1930 la naturaleza de la sociedad fue principalmente industrial. El ambiente característico de trabajo era la fábrica; la naturaleza de las actividades más comunes eran físicas, mecánicas y rutinarias, y respondían a la utilización de las máquinas empleadas; el recurso clave en la producción eran las máquinas y el rol de la administración tenía su eje en maximizar la producción en serie. De 1930 a 1960, si bien la naturaleza de la sociedad seguía siendo industrial y el ambiente de trabajo era la fábrica, aparece un factor clave que cambiara la mirada de la organización, ese factor es el trabajo del operario por consiguiente 7 72 el rol de la administración pasa a centrarse en el mantenimiento del sistema social de los empleados. La evolución del pensamiento en lo que respecta a las organizaciones, entrando en lo que denominamos la época moderna, (a partir del Siglo XIX) se encuentra en varias escuelas que aportaron al desarrollo de este pensamiento, Sin duda, los precursores del pensamiento moderno son Frederick Taylor y Henry Fayol. Frederick Taylor (1856-1915) fue un ingeniero norteamericano, proveniente de una familia acomodada, abandono sus estudios universitarios por un problema en la vista y se dedico a trabajar como obrero en un empresa siderurgica, luego paso a dirigir un puesto en un taller de maquinarias y allí inició el estudió del trabajo en las plantas industriales; propuso nuevos métodos para mejorar la calidad de vida del trabajador, y que a su vez aumentaran la productividad del trabajo. mirada más amplia de las organizaciones, propuso la idea que administrar es gobernar los negocios, manteniendo una relación equitativa de todas las áreas de la organización. Fayol (1841-1925). Ingeniero y teórico de la administración de empresas. Nacido en el seno de una familia burguesa tuvo una 8 . 6 7 ' Sostiene que sus ideas son aplicables a todo tipo de organizaciones y señala la necesidad de realizar una teoría común a todas las organizaciones. # ' *,?E K*+DB$ ) # 7 73 # 2 ' # 3 # ! . N *+>D # $ . F J *,,BK*+E+$ ' ' 2 Q 4 H' # # . 5 # A # 8 F / 8 . Q ' 9 *+B,K*+TB$ & : ' 8 - 4 # @ *K DK3 2 F ' # # @ # 8 @ # / # # % 8 # F 7 74 6 *+B?K*+?E$ # ; # . : < @ N; • • : ' ' • @ # # ' 5 N; < @ $ $ ! 2 $ 5 ' ' # 0 # # ) ' : 8 F + # ; *+B?$ 0 # En resumen, luego de la Teoría de Taylor la preocupación se enfocó en la estructura, más tarde, con las teorías de Fayol y Weber se enfatizó en las personas a través de la Teoría de las Relaciones Humanas complementada luego con las teorías del Comportamiento y el Desarrollo Humano; posteriormente surge la teoría de Sistemas que se basa en la relación de la organización y el ambiente como un sistema integral, y por último los aportes de Drucker se centran en el estudio de las habilidades gerenciales alcanzadas mediante la administración por objetivos. ACTIVIDAD 27 Copie el siguiente cuadro en su carpeta y complételo para ir organizando los conceptos estudiados hasta aquí. Es importante que, para ampliar la información que aquí le brindamos, consulte otros textos, por ejemplo: Organizaciones, 7 75 estructuras y procesos de Richard Hall, Introducción a la administración de Chicavenato o en Internet. La evolución del pensamiento sobre las organizaciones Autor Algunos datos biográficos (año y ciudad de nacimiento, profesión, etc.) Principales aportes :::.. Metáforas principales acerca de las organizaciones Después de este viaje por el tiempo, ahora nos centraremos en los tres enfoques principales de la organización: como máquina, como organismo y como sistema. ¿Por qué es importante conocer el enfoque? Porque según sea el que se elija dará lugar a diferentes diseños de las organizaciones y distintas formas de gestionarlas. Una de las formas de acercarse a su estudio es comparándolas con alguna otra cosa que el ser humano ya conoce. Es como cuando decimos que un equipo de fútbol es como una “máquina”, o que los obreros de una fábrica son como “abejas en un panal”. Es decir, se recurre a lo que se conoce como metáfora. Estas metáforas han surgido por los cambios reales en las propias organizaciones –de pequeños grupos hasta las empresas trasnacionales__lo que ha hecho que fuera necesario incorporar nuevas herramientas de análisis o se identificaran otros elementos para explicarlas y comprenderlas. Aquí retomamos lo que a modo de introducción, se planteó en la Unidad 1. Así, los diferentes enfoques utilizados para las organizaciones pueden sintetizarse de la siguiente manera: • Enfoque mecanicista que explica a la organización como si fuera una máquina. Una teoría mecanicista hará hincapié en la forma de estructurar y ordenar las tareas, en la disciplina, el orden y la jerarquía. Buen ejemplo de una organización de este tipo se presenta en la película “Tiempos modernos”. 7 76 Le sugerimos que vea esta película, de ser posible en algún encuentro con su profesor y sus compañeros, para observar lo rutinario y repetitivo de las tareas que realizan los operarios. • Enfoque sociológico que la explica como si fuera simplemente un grupo u organismo viviente con interrelaciones culturales que se va adaptando a un medio externo cambiante. Una teoría organicista tendrá en cuenta cuestiones de conducta y participación grupal; cuestiones de liderazgo y participación y la motivación de los integrantes. Pensemos por ejemplo en cómo actúa un equipo de fútbol. :| Le sugerimos que vea la película “Secretaria Ejecutiva” y observe las relaciones que se establecen dentro de la oficina. • Enfoque sistémico o sistemático por el cual estas entidades se explican de manera similar a cualquier otro sistema, sea en el campo de la física como inclusive del cuerpo humano. Precisamente este es el enfoque que tiene este diseño, dado que es el más totalizador y permite una mejor comprensión de lo que se ha dado en llamar “la organización” pues no solo permite analizar sus componentes sino también sus relaciones con el contexto en que se desarrollan. La teoría de los sistemas analiza la organización en sus diferentes áreas y conjuntos estructurados jerárquicamente, con funciones propias e interdependientes, lo que provoca que el todo (la organización) sea mayor que la suma de las partes (sistemas de compras, ventas, producción, etc.) que la conforman. En la película “Cambio de hábito” se pueden observar las distintas partes que trabajan en la organización y cuál es el resultado de una buena acción conjunta. A continuación le proporcionamos una explicación más detallada de cada una de las metáforas mencionadas 7 77 :::.. La organización como máquina Esta concepción se sostuvo hasta los primeros años del siglo XX. Al ser consideradas como máquinas, carecían de propósitos propios y su única función era servir a sus propietarios o creadores a fin de que estos sí pudieran obtener sus objetivos personales, que podían consistir fundamentalmente en la obtención de utilidades, pero que también podían tener objetivos de otro carácter, como el prestigio, el poder, y similares. En este enfoque el trabajo de las personas era considerado como una más de las partes de una máquina, reemplazable e intercambiable en cualquier momento y circunstancia, en donde la condición humana y los objetivos personales de estos trabajadores no se consideraban bajo ningún aspecto. Esta concepción se traduce en una forma de organización y de conducción totalmente mecanicista que considera cada elemento solo como un engranaje que debe permanecer perfectamente aceitado para que todo funcione correctamente. Autores como Taylor y Fayol se ocuparon de analizar las reglas para lograr que la máquina anduviera sin problemas, aumentando la productividad del trabajo mediante la observación de ciertas reglas como, por ejemplo, que una tarea no entorpeciera a la otra, estudiando tiempos y movimiento que lleva cada tarea, con incentivos según el nivel de producción, subordinación del interés general sobre el particular, unidad de dirección y de mando, disciplina, división del trabajo. ACTIVIDAD 28 ¿Conoce alguna organización diagramada con este criterio? Piense y redacte en su carpeta su descripción, fundamentando su inclusión como Organización mecanicista. :::.. La organización como organismo Este enfoque consiste en atribuirle vida y propósitos propios a las organizaciones las que, al igual que cualquier otro organismo viviente, tienen como objetivo final la supervivencia y el crecimiento de la propia organización. Aparece el factor social como primordial, y se tiene en cuenta a la organización informal. 7 78 Alrededor del año 1930 ganó adeptos la idea de que las personas constituían el aspecto más importante en las organizaciones. Así, autores como Elton Mayo (1880 -1949) analizaron aspectos sicológicos y sociológicos dentro de las organizaciones, fundamentalmente las conductas humanas y su influencia en las organizaciones, como también la importancia de los grupos de trabajo y la participación y motivaciones del factor humano. De esta concepción se derivan una serie de analogías con organismos vivientes. Así se considera que la administración era el cerebro de las organizaciones, que los empleados eran los órganos encargados de llevar a cabo las tareas, que la información era el aparato circulatorio y que las utilidades representaban el oxígeno necesario para la vida. :::.. La organización como sistema Karl Ludwig von Bertalanffy (1901-14972), biólogo de profesión, formuló la Teoría de sistemas. Se centró en la concepción del organismo como un sistema abierto en el que la ciencia es capaz de investigar con su método. La formulación de su teoría la realizó en "La Teoría General de Sistemas" y la desarrolló en detalle en 1969 en el libro que se llamó de igual manera. Se basó en esos principios para explorar y explicar temas científicos y filosóficos, incluyendo una concepción humanista de la naturaleza humana, opuesta a la concepción mecanicista. 7 79 Sus ideas trasladadas al campo de nuestro estudio, indican que la organización es el sistema y los subsistemas se conforman por las diferentes áreas.(compras, ventas, producción, finanzas, etc.) con funciones propias y con otras interdependientes. Al decir de Volpentesta, Jorge9 en Estudio de Sistemas de Información (1993)10l esta concepción adjudica a las organizaciones otras responsabilidades con sus integrantes y con el medio en el que se encuentran. Por ejemplo cuando se incorporan nuevas tecnologías en los procesos que llevan a cabo las organizaciones, deben diseñarse conjuntamente los equipos y herramientas (sistema técnico) y tenerse en cuenta el grupo de trabajadores (sistema social) para poder alcanzar niveles de eficiencia y satisfacción adecuados en la actividad específica. Si así no se hiciera podría ocurrir que, al cambiarse la tecnología de la productividad, el personal reaccionará de forma negativa, contrarrestando los beneficios de esa nueva tecnología. Por ejemplo, cuando en la época de la revolución industrial se incorporaron maquinarias en las fábricas, lo que hacía que sobrara personal, los obreros, para defenderse, echaban su calzado (zuecos) dentro de las máquinas para romperlas. De la palabra zueco, en francés “sabor”, deriva precisamente el término sabotaje. < 2 . 1 + 2 ; 2 5 = 3 $ 2 ' 51; 2 2 # # # N # # # # 2 6 L *++B %6 . 2 ) 0 5 6/3) ( ) DBB> Como conclusión compartimos con usted unas reflexiones extraídas de una entrevista realizada a Peter Senge por la revista Fast Company . 9 Volpentesta, Jorge: Estudio de Sistemas de Información, Buenos Aires, Osmar Buyatti, 1993 7 79 En este artículo, el autor expresa claramente la relación que existe entre las lógicas dominantes (mecánicas vs. biologistas) y el tipo de abordaje que la organización elabora respecto del “cambio”. Actividad ACTIVIDAD 29 Lea con cuidado el texto, destaque las ideas principales y anótelas en su carpeta. En la próxima tutoría coméntelas con sus compañeros y con su tutor. >+ : 2 8 = # -)2; 385.)9< . 3 # . J # 2 M* J # @ 2 ' . . 2 KW3 ! X K5 2 F W3 @ W3 . # # 51; # F ' . DB # >B 2 J # 2 X X # ' ' 3 ! . ' # 3 ! F *B J # ' # # ) KW3 F # K ' X # # ' # O ' DM J # @ # . # ' 8 W. # @ # @ ' X < @ 3 # # 8 80 K K @ ! / DBB J K ' K # # # J # J 3 J # # J # ' # 6 ' ' # 7 6 1 ' # # J J K 2 # ; KWY XK ' # # # 4 # J 4 J @ # J # @ @ # J # J K < # @ # 3 # # # . . # F F ' F @ # # Y J # # # # 2 2 # # ' # # # KWY X K2 3 # # 3 # 1 9 ) KO # # 6 @ W6 X ! . # X 5 F Q 9 ;' - ' XK ' W3 # H $ 6 ' # # 8 81 ; 2 %3 5 W. ' # ' X E *+++ ACTIVIDAD 30 a) ¿Con cuál de las siguientes afirmaciones está más de acuerdo? ¿Por qué? 1. Una organización tiene que andar como un “relojito”. 2. Una organización es equivalente a un panal de abejas 3. Una organización es similar a una manada de elefantes 4. Una organización actúa como un equipo de fútbol 5. Una organización es como un cuerpo humano. b) Identifique la concepción de organización que se utiliza en las expresiones anteriores y justifique su elección. c) Analice la definición de organización que ha venido construyendo. Reelabórela e incluya los conceptos referidos a la metáfora organizacional que considere más adecuada. d) Preséntela a su tutor en el próximo encuentro. UNIDAD 4: COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL :::.. Componentes de la organización En esta Unidad seguiremos la línea conceptual que nos propone Jorge Volpentesta, en su obra Estudio de Sistemas de Información, que le recomendamos especialmente como bibliografía de consulta.11 Por oposición a los sistemas mecánicos donde existe una relación directa de causa y efecto entre las condiciones de un estado inicial y un estado final, en las organizaciones se pueden lograr los objetivos comunes de más de una manera, el administrador puede utilizar toda una gama de elementos o componentes de las más variadas formas a fin de obtener los resultados esperados. 11 Volpentesta, Jorge Roberto. Estudio de sistemas de información para la administración, Buenos Aires, O D Buyatti, 1993 . 8 82 Ya hemos presentado una definición de las organizaciones como sistemas socio técnicos abiertos intercambian información, materiales y energía con su medio ambiente. Desde esta concepción, se considera a la organización constituida por cuatro componentes interrelacionados: Tareas Personal Tecnología Estructura Algunos teóricos incluyen un quinto componente: la cultura organizacional ya que es un modelo de supuestos básicos que establece un conjunto de reglas formales e informales, que determinan los modelos mentales, los comportamientos y lo que las personas asumen como verdades. La cultura esta compuesta por las creencias, los valores y los supuestos que prevalecen en la organización. Conocer e interpretar la cultura de la organización es importante ya que afecta tanto a la puesta en marcha de estrategias como a la productividad. Al diseñar el sistema organizacional según sea el criterio del diseñador, se suele hacer hincapié en alguno de los componentes en desmedro de los otros. Por eso preferimos el enfoque “socio técnico” donde se tiene en cuenta todos los componentes, constituyéndose cada uno de ellos en subsistemas. A continuación explicaremos la relación entre cada uno de los componentes que conforman la organización y el subsistema respectivo. • El componente “tareas” remite al Subsistema Administrativo: cubre a toda la organización. Es el encargado de las relaciones con el medio ambiente, de promover la fijación de objetivos y de adecuar los recursos para la obtención de esos objetivos. En el caso de nuestro emprendimiento de gastronomía el subsistema administrativo encara, precisamente, definir el tipo de servicio a ofrecer y conseguir y distribuir los recursos para realizarlo. • El componente “personal” es el Subsistema Sicosocial: conformado por las personas y los grupos que ellas constituyen. Aquí se consideran aspectos tales como las necesidades, valores, motivación los que, junto con otros elementos (actitudes, expectativas, sentimientos, aspiraciones) crean el clima organizacional, que es el ambiente en el cual se desarrollan las tareas. En nuestro ejemplo se referirá a que el grupo de personas que conforma el emprendimiento esté constituido por 8 83 profesionales de la gastronomía, con ganas de trabajar, con habilidad para trabajar en equipo, entre otras cuestiones. • La tecnología da lugar al Subsistema Técnico: se refiere al conocimiento técnico, al equipamiento y a la estructura necesaria para realizar las tareas como son por ejemplo las técnicas, los equipos y las instalaciones. En el emprendimiento que hemos propuesto este subsistema estaría constituido por los conocimientos adquiridos en el curso de gastronomía, la cocina, el local, las mesas y sillas, la vajilla, la mantelería y similares, • El componente estructura refiere al Subsistema Estructura: remite a la manera en que se dividen las tareas y cómo se coordinan. Es decir, cómo se diferencian y luego cómo se integran. Responde a las preguntas ¿cuáles son las tareas que hay que hacer en un evento? ¿quienes tendrán a su cargo cada una de ellas? • El componente “cultural” origina el Subsistema de Objetivos y Valores: representa la cultura organizacional; muchos de los objetivos y valores los toma de su entorno sociocultural. La cultura organizacional es la personalidad de la organización. El concepto de cultura organizativa puede ser definido como un “modelo de supuestos básicos que un grupo aprende, ya que le ayuda a resolver los problemas de adaptación externos y de integración interna”.12 Cuando hablamos de supuestos básicos nos estamos refiriendo al conjunto de reglas que determinan los modelos mentales, los comportamientos y las acciones de una organización. Estos supuestos son valorados porque han sido útiles para la organización, y las personas los asumen como verdades dentro de la misma. 12 Schein, Edgard H. La cultura empresarial y el liderazgo. Una visión dinámica. Plaza&Janés, Barcelona, 1988. 8 84 La cultura organizacional esta integrada por dos conjuntos de elementos: los visibles y los menos visibles. Nos centraremos en aquellos indicadores y manifestaciones de la cultura que son observables. En primer lugar tenemos los ritos, rituales y ceremonias que son manifestaciones sociales de los valores que predominan en la organización, luego podemos mencionar, como señala Cardozo los símbolos y metáforas, que son maneras rápidas de identificar, reconocer a la organización y sus productos13 Otro elemento integrador de la cultura es el lenguaje que es la propia lengua o jerga que se emplea en la organización, y que a veces actúa como barrera para otras personas que no son parte de la misma Por ejemplo una empresa de sistemas que tiene sus propios códigos, por tratarse de una disciplina que utiliza un vocabulario muy técnico, utiliza un lenguaje poco comprensible para quienes no forman parte de la organización. La estructura física es otro de los elementos de la cultura organizacional, comprende el diseño, el sistema de distribución, tamaño de las oficinas, localización de las mismas, espacios; por ejemplo las áreas integradas facilitan la comunicación. Pero ninguno de los cinco componentes de la organización que hemos mencionado existe en forma aislada. Usted ya ha analizado a la organización como un “sistema” y, al hacerlo, habrá notado que es casi imposible hablar de uno de sus componentes sin vincularlo con los otros. Por eso es que le ofrecemos a continuación una explicación precisamente “integrada” e integradora, haciendo hincapié en el aspecto de las personas, de las tareas y de la estructura o articulación. Le sugerimos retomar la relación de las organizaciones con los diferentes elementos del contexto que se mencionan en la Unidad 2 centrándose en el punto en el que se habla sobre Cultura y valores organizacionales. El componente tecnológico será tratado en módulos específicos de la orientación: Tecnología de la Información y la Comunicación y Tecnologías de Gestión. ACTIVIDAD 31 Identifique una organización de su entorno, complete el siguiente cuadro, haga referencia a todos los componentes que hemos desarrollado a lo largo del texto, 13 Cardozo Alejandro, Administración empresarial. 4ta Edición, Editorial temas, Marzo de 2005. 8 85 escríbalo en su cuaderno y llévelo a la siguiente tutoría. A modo de ejemplo completamos la primera fila, tomando como organización a una escuela primaria. Componente Subsistema Personal Sicosocial Identificación en la organización elegida -alumnos con predisposición para aprender. -Docentes capacitados y con predisposición para enseñar -Directivos coordinando las actividades educativas. -cooperadora colaborando con el sostenimiento de la institución. :::.. Recursos materiales y humanos en las organizaciones 2 # ' # ; # Todos estos recursos son puestos en movimiento en la organización, es decir en ella se realizan tareas que se deducen de los objetivos que se hayan establecido. Por tratarse de grupos humanos, es necesario indicar quién hará cada cosa. Así se distribuyen entre cada uno de los miembros de la 8 86 organización, pero de forma tal que quede todo articulado para poder alcanzar los fines propuestos. Las diferentes tareas deben dividirse racionalmente para llevar a cabo las actividades necesarias en forma ordenada y eficiente. ACTIVIDAD 32 Vuelva a la Unidad 1 y a la lista de tareas que redactó en la organización de nuestro emprendimiento. Agrúpelas de tal manera que sean cumplidas con mayor eficiencia (que lleguen al objetivo con el menor esfuerzo) y escríbalas en su carpeta. Quizá pueda agruparlas en: tareas de aprovisionamiento, de acondicionamiento del local, de contratación de mozos, de elaboración de la comida y similares, de administración del dinero. :::.. Formas básicas de articular tareas Notamos que: Las diferentes actividades se realizarán mejor si las agrupamos con algún criterio, por ejemplo en base a la semejanza de la tarea o por cuestiones de eficiencia. Por ejemplo no sería necesario que cada persona limpiara su lugar de trabajo, parece más lógico que haya algunas que se dediquen especialmente a esta actividad, dejando a las demás libres para que cumplan otras “funciones”. Al hacer esta asignación es bueno que la tarea asignada se adapte al interés, la conducta, la experiencia y la capacidad del empleado. Estos agrupamientos se denominan “unidades de trabajo” o a veces, sectores de tareas. Pero con esto no alcanza. Además de establecer la relación de cada empleado con su actividad, también es necesario indicar la interacción entre uno y otro empleado, sea que ambos estén en un mismo sector o en diferentes unidades de trabajo. En el siguiente gráfico se esquematizan las tareas (numeradas). El mismo número está asignado a cada empleado y unido con una flecha, se indica que es esa persona la encargada de llevarla a cabo. Con línea de puntos se marca con qué otros empleados se relacionan los encargados directos de las tareas. 8 87 En la parte de “Relaciones” está esquematizada la jerarquía entre los diferentes agentes de la organización. Esta parte del gráfico se repite más abajo y se lo vincula con algo denominado “Ambiente”, que refiere a que, como las tareas no se desarrollan en el vacío, también se incluirán los medios físicos y el clima general dentro del que los empleados realizarán su labor. La ubicación, las máquinas, los escritorios, los formularios, la luz, el espíritu general y las actitudes son algunos de los factores que hacen al ambiente. Influyen significativamente en los resultados obtenidos en la tarea de organizar. Tareas © TERRY, G.R, Principios de Administración, Buenos Aires, El Ateneo ,1973. De la división y atribución de tareas surge la estructura de la organización que indica el flujo de interacciones en su seno: qué hacer, quién lo ordena a quién, quién responde y quién realiza qué trabajo. Esta estructura, en forma de diagrama, forma lo que se denomina organigrama. Con este elemento se ayuda a tener una visión concreta de la organización formal. 8 88 En este gráfico se observa: Quién manda o supervisa a quién A quién responde cada uno Con quién se relaciona cada uno ACTIVIDAD 33 a) Presente un organigrama de su lugar de trabajo o del centro donde concurre. b) Elabore un organigrama y defina los roles de cada integrante para la organización de nuestro emprendimiento: Podemos resumir las reglas para diseñar la estructura así: • Que todas las funciones necesarias para cumplir con los objetivos de la organización se encuentren cubiertas • Que cada unidad esté en condiciones y con capacidad de cumplir con las funciones asignadas a ella. • Que la asignación de tareas a cada unidad y, dentro de ella, a cada persona busque la eficiencia, es decir, que cada persona tenga asignada una cantidad de tareas tal que las pueda cumplir y, a la vez, que ocupe la totalidad de su tiempo disponible. 8 89 • Que las tareas homogéneas sean asignadas a la misma unidad, a los efectos de obtener economías por especialización. • Que las interacciones entre las distintas unidades sean las mínimas necesarias, a los efectos de facilitar la coordinación y el cumplimiento de los objetivos. :::.. Un ejemplo de desarrollo empresarial14 El primer paso consiste en considerar la dotación de recursos humanos y materiales: Se trata de una empresa que tiene 100 empleados, un capital social de $ 1.000.000 y se dedica a la producción de yogur. En el segundo paso recién podremos considerarla organizada cuando se hayan establecido claramente: a) Los objetivos del grupo Por ejemplo, conseguir una ganancia anual no menor a la del año anterior. b) La división del grupo en sub-grupos más pequeños ¿Cómo es la distribución de los empleados? - en Dirección, 4 empleados • en la sección Ventas, 25 empleados – • en la sección Administración, 15 empleados y • 56 empleados en la Fábrica. c) La asignación de trabajos concretos a cada grupo Por ejemplo, la fábrica producirá yogur, la sección Ventas se ocupará de conseguir clientes y publicitar el yogur. d) Las relaciones de jerarquía y/o dependencia entre las distintas áreas de la empresa. ¿Quién dará las órdenes a quién? Los departamentos de Administración, Producción, y Comercialización estarán a cargo de un Jefe de Departamento. Los tres jefes tendrán un mismo rango y serán controlados por la Dirección General. 14 SELTZER y SOSISKY: El laberinto administrativo. . Buenos Aries Osmar Buyatti, 1994. 9 90 DIRECCIÓN GENERAL PRODUCCIÓN ADMINISTRACIÓN COMERCIALIZACIÓN Cuando se analiza o se diseña el sistema organizacional, es necesario dejar preestablecida la asignación de tareas y responsabilidades de cada puesto, para que las reglas de juego estén claras. Para llevar a cabo lo antedicho, es necesario tener presente y profundizar los siguientes conceptos: a) Departamentalización b) Delegación c) Descentralización :::.. Departamentalización Es el proceso que tiene lugar en las diferentes empresas, cualquiera sean sus características, y que consiste en el agrupamiento de actividades en secciones. Esto se hace con fines de dirección, logrando relaciones de autoridad y sistemas de información. Este proceso puede realizarse teniendo en cuenta diferentes pautas, por ejemplo: por productos o servicios: en una gran empresa de electrodomésticos, se podría departamentalizar de la siguiente manera:, el departamento de electrodomésticos, el de audio y video, el de cobranzas, etc. por clientes: empresas, particulares, listas de casamientos por localización geográfica: las diferentes sucursales dentro de la ciudad y en otras ciudades. :::.. Delegación Es recomendar a otro la realización de determinadas tareas. Tomemos como ejemplo un emprendimiento familiar dedicado a la fabricación de calzado, podemos pensar que el titular del mismo (el padre de la familia) se dedica a fabricar el calzado, que la madre se dedica a la compra de las materias primas necesarias y que los hijos se dedican a la venta. En este ejemplo, el titular 9 91 delega en su mujer la realización de la tarea de compra y en sus hijos la venta de los productos que fabrica. Si esa delegación trae aparejada autoridad, hablamos de responsabilidad. Siguiendo con el ejemplo del emprendimiento de fabricación de zapatos, cada vez que el hijo se dispone a realizar una venta no tiene que pedir autorización a su padre para realizarla, sino que, sabiendo la capacidad de producción que existe, puede comprometerse con cierta cantidad de productos para vender, esto es lo que se llama delegación. Si en algún momento el emprendimiento crece y tiene que tomar vendedores para poder llevar adelante la venta de la producción, el hijo seguramente será el responsable de la tarea de coordinar al equipo de vendedores; en esta instancia el será el que tiene la autoridad sobre los mismos, lo que implica una responsabilidad sobre las decisiones tomadas en ese aspecto. Ahora bien, si cada vez que se encuentre en situación de vender tiene primero que ser autorizado por su padre, lo que tiene encomendado es la realización de una tarea determinada, la cual no implica responsabilidad sobre las decisiones tomadas en cada caso. 2 ! 7 $ * . ) J " # . ' ' ? . 6 ' 3 # @ . # # Para una mejor comprensión, podemos pensar el siguiente ejemplo: cuando el gerente general de una gran empresa permite que el jefe de cada sucursal dirija a los vendedores de esa sucursal, está delegando autoridad, es decir, parte de su autoridad se la pasa a los jefes de sucursal. Por ese motivo, estos últimos son responsables por la actividad que desarrollan los vendedores de la sucursal a su cargo. :::.. Descentralización La descentralización es un tipo de delegación en la cual la responsabilidad adquirida esta acompañada de cierta autonomía sobre las decisiones. Cuando se produce una concentración de las decisiones en la cúspide de la organización, se denomina centralización. Por el contrario, cuando en los puestos de niveles organizativos más bajos, se encomienda cierta capacidad para tomar decisiones, es decir, se otorga cierto grado de autonomía y de responsabilidad, se denomina descentralización. Cuanto mayor sea el grado de autoridad otorgado, mayor será la descentralización. 9 92 A mayor descentralización, mayor participación en las decisiones y en la elaboración de los objetivos generales. En la empresa de yogur; ¿se dieron estos procesos que hacen a un mejor desempeño? Resolvamos la siguiente actividad para obtener una respuesta: ACTIVIDAD 34 Responda y fundamente sus respuestas a los siguientes interrogantes. En nuestra fábrica de yogurt: ¿hubo delegación de funciones? ¿se departamentalizó? ¿existió descentralización? Consulte las respuestas elaboradas con su tutor. ACTIVIDAD 35 He aquí otro organigrama aplicable a la fábrica de yogurt (no es única la asignación de puestos y la definición de sus funciones). Veamos a continuación otro tipo de estructura. Lo que figura con línea de puntos indica que asesora a quien tiene la máxima autoridad. 9 93 En el primer nivel reemplace el término “Dueño” por el nombre de las personas que usted elegiría para formar la organización. Indique el título profesional que deberían tener quienes estuvieran a cargo de las tareas de asesoramiento administrativo y jurídico. (los que están con líneas de puntos “asesoran” al dueño. En el segundo nivel, reemplace lo escrito (“Encargado” 1, 2 y 3), colocando los nombres de los tres sectores que conforman la empresa de yogur. En el tercer nivel, usted verá que en todos los casos se menciona “Obrero”. ¿Usted está de acuerdo con que sean “Obreros”? Proponga lo que considere necesario para mejorar el organigrama., Justifíquelo No se olvide de hacer todo por escrito en su carpeta y llevarlo a la próxima tutoría. :::.. Los ambientes de trabajo: las relaciones interpersonales Los autores Cortagerena y Freijedo en “Administración y Gestión de las Organizaciones” (2000)15; tratan el tema de la relaciones interpersonales en las organizaciones y consideran que una organización es tanto una entidad social 15 Cortagerena y Freijedo en Administración y Gestión de las Organizaciones, Buenos Aires, Ediciones Macchi, 2000 9 94 como una estructura económica. Brinda un estímulo social que afecta a la mayoría de las personas, vale decir, la organización afecta al individuo y éste, a su vez, afecta a la organización. Los grupos sociales influyen en el comportamiento de sus miembros: -el hecho de que el grupo apruebe o desapruebe las conductas individuales de sus miembros es socialmente muy importante porque hace que la conducta guiada por la motivación individual se manifieste o no, colaborando entonces para la armonía grupal en pos de los objetivos comunes. -el grupo proporciona numerosas creencias y valores a sus miembros. Algunas se construyen grupalmente como fruto de la convivencia laboral y otras las proporciona el contexto social. -el grupo influye para que el cambio sea visto con buenos ojos aunque no siempre ocurre así pues el individuo y algunos grupos sienten aversión al cambio, pues se siente como amenaza de destrucción de sus normas habituales de conducta. Por eso en las organizaciones es conveniente identificar las fuerzas sociales existentes y los papeles que desempeñan sus integrantes, como ser: • • • Quiénes son los líderes y si son negativos o positivos, es decir, si ayudan o no a que el grupo alcance sus objetivos, haciendo propuestas y movilizando a los otros. Quienes son los seguidores: los que se dejan llevar por decisiones ajenas. Quienes son optimistas y quienes pesimistas: los que ven todo bien o por el contrario, todo difícil o mal. 9 95 ACTIVIDAD 36 a) Mencione la importancia que tiene para una organización el ambiente interpersonal que se genera. b) En el emprendimiento de gastronomía: 1. Identifique los diferentes roles: líderes, seguidores, características personales que se podrían llegar a dar 2. Distribuya las tareas c) Teniendo en cuenta lo estudiado en este apartado explique en que aspectos se debería poner especial atención Identificando las fuerzas sociales intervinientes – los líderes, sus seguidores, los negativos y optimistas- podrán diagramarse mejor las conductas formales y prever las informales. ¿A que nos referimos con Conducta formal e informal? Ya hemos visto que las organizaciones tienen una estructura que indica el flujo de interacciones en su seno y que marca qué hacer, quién lo indica a quién, quién responde y quién realiza qué trabajo. Sin embargo, las cosas no siempre suceden como lo indica la estructura, no solo porque esta puede no estar completa, sino también porque estamos tratando con seres humanos que tienen distintas reacciones según sus respectivas personalidades. Tal vez, en alguna oportunidad, usted ha hecho algún reclamo ante una organización por no haber sido atendido como estimaba que correspondía. Dentro de la misma organización su reclamo pudo haber sido atendido de diferentes modos: con más simpatía, por ejemplo, o con menos consideración. Bueno, a eso es a lo que nos referimos cuando hablamos de conducta informal. Seguramente esta pautado como debe atenderse a un cliente, pero hay personas que le agregan un “toque personal” a su conducta. La conducta de las personas que trabajan en las organizaciones puede ser de diferentes tipos, nosotros consideraremos solo dos tipos: • formal: prescripta por la estructura formal de la organización 9 96 • informal: no prescripta pero que coexiste con la estructura formal, supliendo muchas veces lo que esta no ha contemplado. :::.. El conflicto en las organizaciones Cuando una conducta esperada no se cumple, quien interactúa no sabe qué esperar; entonces nace el conflicto. Por ejemplo: si vamos a reclamar a una organización por un servicio incumplido (nos cortaron la luz por falta de pago y habíamos pagado) vamos esperando que nos presten atención como clientes cumplidores, que nos pidan disculpas y reconozcan el error. Si al llegar nos encontramos con una larga fila de gente, pocos empleados atendiendo, y cuando nos corresponde el turno nos gritan, seguramente surgirá una discusión como manifestación del conflicto entre lo que esperábamos y lo que encontramos. Así también, dentro de los grupos de trabajo ocurren situaciones similares. El conflicto está siempre potencialmente en las interrelaciones del grupo que trabaja en las organizaciones. Pero es necesario arbitrar los medios para prevenirlo y una vez ocurrido, solucionarlo; sea por las mismas personas involucradas en el conflicto o por los superiores jerárquicos. En los emprendimientos familiares, en general, los conflictos se desencadenan por cuestiones que tienen que ver con el propio trabajo, pero también por cuestiones personales existentes en la misma vida familiar, por este tema es imprescindible trabajar profundamente con los roles y funciones de cada uno hacia adentro del emprendimiento. Pero, ¿que son los conflictos? Es el desacuerdo entre los miembros de una organización, este desacuerdo puede darse porque deben compartir recursos escasos, o realizar actividades con las que no se esta de acuerdo, o también porque no comparten las ideas y los valores de la organización o de algunos otros miembros o simplemente por celos profesionales entre unos y otros. En cualquier caso, los miembros que defienden cada posición procuran hacer que su causa o punto de vista prevalezca sobre la de los demás. ! A La comunicación, que es el proceso que posibilita la transmisión de información entre las personas, para que sea eficaz, es decir, que cumpla los objetivos, debe utilizar los medios y modos más adecuados para que el mensaje (lo que se 9 97 quiere comunicar) llegue realmente al destinatario, evitando los “ruidos” o interferencias. La participación se da cuando existe un compromiso de la gente con los resultados que generen sus tareas. Hay formas para alentar la participación como los denominados “círculos de calidad”16 para resolver problemas de coordinación y productividad, o los equipos de tareas para llevar a cabo un proyecto en conjunto haciéndose responsables por los resultados (la cogestión). La negociación es el proceso por el cual, de una manera amigable y con la ayuda de una persona ajena al conflicto, se logran acuerdos en los que cada parte “cede” parte de sus pretensiones. ACTIVIDAD 37 Describa situaciones que podrían surgir en nuestro emprendimiento de gastronomía, que puedan afectar las relaciones entre los miembros. ¿Cree que una buena comunicación y la participación activa de los miembros puede aportar para que esos conflictos no surjan? ¿Por que? Fundamente su respuesta y coméntela con su tutor y con sus compañeros en la próxima reunión. En la unidad anterior se sugirió que mirara la película Secretaria Ejecutiva. Le recomendamos que vuelva a verla e identifique situaciones de conflicto. Escríbalas en su carpeta. Señale también las escenas donde se manifiestan los temas vistos en cuanto a comunicación, participación, negociación. 16 Los círculos de calidad son reuniones periódicas y voluntarias de un grupo de personas que, bajo la dirección de un coordinador competente, buscará y propondrá soluciones creativas, apuntando a mejorar los niveles de calidad del conjunto de acciones de la organización. 9 98 ACTIVIDAD 38 Indique Verdadero o Falso y explique o fundamente su respuesta. - Las organizaciones son entidades sociales y económicas al mismo tiempo. - Por definición, los grupos sociales dentro de una organización desgastan la estructura formal de una organización. - El equipo de tareas es un grupo organizado para el cumplimiento de un proyecto determinado. No es un organismo permanente. - Si las pautas reales de interacción difieren de las establecidas en la estructura de la organización, esto indica que esa estructura está mal hecha. - La conducta informal no está prescripta en la organización formal, por lo tanto, es una conducta inaceptable. - El empleado recurre a la conducta informal por despecho. - Un organigrama es un resumen de la organización formal de la empresa. - Es probable que los individuos de características similares o que se hallan en circunstancias semejantes, constituyan un grupo informal. - Una camarilla es un grupo informal cuyo objetivo puede oponerse a un objetivo de la compañía. ACTIVIDAD 39 Redacte una experiencia vivida por usted en una organización donde haya manifestado alguna “conducta informal”. Indique por qué la considera informal, cuáles fueron los motivos que lo llevaron a comportarse de esa manera, cuáles fueron las consecuencias o los resultados. 9 99 UNIDAD 5: LAS ORGANIZACIONES Y LA INFORMACIÓN :::.. Los sistemas de información Nuestro Emprendimiento!!! Que el lugar en donde lo vamos a instalar mida 50m2 constituye un dato, es decir, una simple puntuación o conocimiento de algo. Pero si además nos dicen que se estima que a cada evento concurrirían entre 150 a 200 personas y que usualmente se considera que se requiere un m2 por persona para que puedan estar cómodos, no solo tenemos datos sueltos, sino también tenemos información, entonces, algo tendremos que hacer al respecto. Por eso se dice que la información es un conjunto de datos que se presentan en forma entendible al receptor. Son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras. Los datos deben ser procesados de alguna forma para producir información, ya que esta es más que simples datos. Le anticipamos que este tema es el núcleo temático de un módulo posterior; por eso es que no se desarrolla aquí en profundidad. Sirva el texto siguiente como introducción a la temática. Siguiendo a Shannon Claude y Warren Weaver17 todo acto de comunicación verbal se compone de 4 factores constitutivos del propio proceso, esos factores son: • • • • Un emisor: es la persona que tiene algún mensaje para comunicar a otra u otras personas, podría ser información, necesidad o deseo, Un canal de comunicación: es el medio formal de comunicación entre un emisor y un receptor por el cual son conducidos los mensajes. Este canal puede ser sonoro (en el caso del habla), visual en el caso de la información escrita). Un mensaje: es la información que se quiere trasmitir por medio del habla, los gestos, la grafica, las posiciones corporales, etc., y la cual va a ser recibida por el receptor Un receptor: es la persona que recibe el mensaje que intenta trasmitir el emisor, Al devolver a cambio otra información el receptor se convierte en emisor dando origen al proceso denominado retroalimentación. Si pensáramos en un ejemplo que haga referencia a un microempredimiento podríamos pensar en una comunicación como la que se representa en el 17 Shannon Claude y Warren Weaver. The mathematical theory of communication, Urbana IL, 1964 100 1 siguiente diagrama: Mensaje: Ofertas del mes Emisor (Emprendedor) Receptor (Clientes) Canal: Folleto Como los individuos recurren a múltiples fuentes de información (charlas informales, informes, memos, comunicaciones telefónicas, observación, etc.) se debe elaborar algún tipo de sistema que filtre, condense, almacene y trasmita toda esa información. La información vincula todos los componentes de una organización: hombres y mujeres, maquinas, dinero, material, etc. Contar con información no es contar con simples datos aislados, consiste en tener datos ordenados, ciertos y validados. Contar con un sistema de información consiste en tener un sistema que logra darle forma a los datos, validarlos, ordenarlos, es darle un sentido a un material que de otro modo carecería de importancia. Los sistemas administrativos actúan como procesadores de información, donde se generan flujos de información que se movilizan por toda la organización pero bajo esquemas y modelos determinados, que se agrupan bajo la denominación de Sistemas de Información. En forma global los sistemas de información tienen como finalidad procesar entradas (captando datos), crear y mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes e informes. 1 2 101 1 Entonces siguiendo a Volpentesta, podemos arribar a la siguiente definición: " Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen, o son tomados, de otros sistemas o módulos. Si pensáramos en un microemprendimiento que quiere comenzar a diseñar un sistema de información referido al control de clientes podría realizar la entrada de la información con los siguientes elementos: Datos personales del cliente: nombre, dirección, teléfono, tipo de cliente, etc. Políticas de créditos: información sobre la forma de pago con la que el cliente habitualmente opera en el mercado, plazo de pago, etc. Pedidos realizados Pagos de los clientes Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. Siguiendo con el caso del emprendimiento, el 102 1 almacenamiento de la información requiere el uso de los siguientes datos y registros: • • • • Movimientos mensuales de la cuenta de cada cliente (pagos, depuraciones). Catálogo de clientes. Facturas. Pedidos Procesamiento de Información: es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general. Pensando en el caso del microemprendimiento que vamos planteando, seria interesante que se concentrara en este punto en calcular los siguientes ítems: • • • Cálculo de antigüedad de saldos: ya que nos permite saber cuanto tiempo hace que tenemos un saldo pendiente. Cálculo de intereses: este ítem nos permite conocer y por ende tomar decisiones sobre los intereses que se nos aplica por comprar la mercadería a plazo o tomar un crédito. Cálculo del saldo de un cliente, nos permitirá tener información sobre la deuda actualizada de un cliente en particular. Salida de Información: la salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada ,o bien datos de entrada, al exterior. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, existe una vía automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una vía automática de salida con el Sistema de Contabilidad. Siguiendo con el emprendimiento del ejemplo, seria interesante contar en este paso con la siguiente información: • • • Reporte de pagos: al emitirlo se recopila la información de los pagos que nos han realizado en un periodo de tiempo. Estados de cuenta: este informe nos permite saber cuál es la situación de la cuenta de los diferentes aspectos, podríamos saber le estado de cuentas bancarias, de cuenta con determinados clientes, etc. Reporte mensual de compras: permite conocer la cantidad y el monto de dinero invertido en compras de mercaderías o de materias primas. 103 1 Los sistemas de información procesan entradas de datos que se producen en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en la organización. Los métodos de captación pueden ir tanto desde un sistema manual hasta sistemas de identificación automática. Los datos deben ser capturados lo más cerca posible de las transacciones, tanto en tiempo como en espacio. Los datos captados deberán registrarse de acuerdo a las características del equipo utilizado por el sistema, a fin de que sean utilizables por dicho sistema. Los medios de registros van desde los más modernos hasta los más primitivos. Por ejemplo los registros son conjuntos completos de datos relacionados pertenecientes a una entrada, tal como una factura que es un documento portador de información acerca de una transacción denominada compraventa. Los datos recolectados deben sistematizarse a fin de que puedan ser utilizables por la organización; la creación y el mantenimiento de los archivos cumplen esa función. Uno de los productos más importantes para los usuarios de un sistema de información son las salidas que este produce. Los más significativos son los informes, generalmente programados con anticipación para satisfacer requerimientos de situaciones repetitivas. Y también informes especiales pedidos específicamente, como ejemplo podríamos tomar el caso de una empresa que quiere saber cuantos clientes han pedido extensión de plazo para realizar los pagos pactados, este informe si bien no es un informe habitual puede brindar un dato que podría llevar a tomar la decisión de pactar plazos de pago o cobranzas mas largos. . J $ # $ 104 1 Así tendremos sistemas especializados para proveer de información en cualquier nivel: • • Sistema de procesamiento de transacciones Sistema de información administrativa :::.. Sistema de procesamiento de transacciones: Una transacción es cualquier tarea, actividad o suceso, interno o de fuera de la organización, que afecta a esta. Se refiere a ventas, compras, cobranzas, pedidos, pagos, depósitos y similares. ENTRADA TRANSACCIONES EXTERNAS: 1. Ventas al contado; PROCESAMIENTO SALIDA DOCUMENTOS 1. Facturas 2. Compras y servicios 2. Facturas de proveedores 3. Cobranzas; 3.Recibos de cobranzas, 4. Pedido de suministros 4.Notas de pedido 5. Pagos TRANSACCIONES INTERNAS. 1. Pase de materiales al proceso productivo 2. Tarjetas de tiempo de empleados; ARCHIV0 DE DATOS 5. Cheques a proveedores de bienes y de servicios. INFORMES 1. Ordenes de trabajo Materiales 2. Ordenes de trabajo: Mano de Obra 105 1 :::.. Sistema de información administrativa Del archivo de datos almacenados como consecuencia del procesamiento de transacciones más la información de archivos especiales y del exterior relevante es posible construir informes para las decisiones administrativas. Por ejemplo, si se pensara en cambiar el precio de un artículo se podrían generar informes como: Del archivo de transacciones De archivos maestros especiales. Nivel de ventas actual Nivel histórico de ventas Precios asociados a esos niveles de ventas Utilidades de los productos a los actuales precios Fecha del último cambio de precio Variación de costos de materias primas y de fabricación. Presupuestos de ventas estimadas por artículo y por mes. Desvíos entre lo presupuestado y lo efectivamente realizado. Análisis de volúmenes de ventas por producto, cliente o región geográfica Contratación y entrenamiento del personal de ventas Confección de presupuestos Comparación de resultados reales contra planeados Formulación de programas de publicidad Venta y promoción de productos o servicios Investigaciones de mercados Desarrollo de nuevos producto De archivos de información exterior relevante: Respecto de la competencia: Cambios en su estrategia Cambios de presentación de sus productos ACTIVIDAD 40 Identifique a que sistema de información corresponden los siguientes datos. Marque con una cruz el casillero correspondiente para indicar: si corresponde al sistema de información de transacciones si corresponde al sistema de información administrativa. No olvide de transcribirlo a su carpeta. 106 1 Informa Información ción de administrativa transacc iones Dato Venta de mercaderías Selección de un proveedor para comprarle materias primas Contratación de un empleado Cantidad de clientes que posee la organización Depósito en cuenta corriente bancaria Resultado favorable de una investigación para lanzar un nuevo producto al mercado Lanzamiento de un nuevo producto por el competidor @ $ $ $2 # $ Para ello se valen de procedimientos o circuitos que pueden estar impresos o disponibles para su consulta vía computadora. Aquí tiene un listado de informes, indicando su utilidad y el sistema que lo origina. Informes Utilidad Originado en el sistema de Cursogramas Mediante diferentes símbolos Control administrativo gráficos se describe el flujo de los comprobantes y el de las tareas Manuales de Exponen en forma de narración las Control administrativo. procedimientos acciones que tienen lugar en cada área y su encadenamiento Diagrama de flujo Grafican con símbolos la red de Control administrativo de datos funciones y almacenamiento de información en forma interconectada Manuales de Dan instrucciones acerca de los Control administrativo usuario instrumentos que se utilizan para que funcione el sistema de información 107 1 Estado situación patrimonial de Resumen de los bienes y deudas de una organización en un momento determinado, expresados en moneda. Registro de socios Listado de las personas propietarias de la organización Informes Expresión en cantidades (moneda u proyectados con otra unidad de medida) de los planes indicación de las de acción de una organización. metas Informes Lista de cantidades (en pesos o en estadísticos de unidades físicas) de las ventas de la ventas organización en uno o varios períodos, sea por totales o clasificados por artículo, líneas de productos, zonas geográficas, clientes. Informes de la Lista de personas a quienes la nómina de organización les compra, agrupados proveedores por por productos con indicación de productos y totales anuales en pesos y en compras anuales volumen totales en unidades monetarias y físicas De transacciones Control administrativo Control administrativo De transacciones De transacciones De Control administrativo :::.. Cursogramas El cursograma sirve para describir una operatoria determinada dentro de una organización, en nuestro caso la compra de bienes. Por ejemplo: vemos que la orden de compra se distribuye en distintos sectores: proveedores, gerencia general y almacenes. 108 1 Establecer canon Verificar cumplimiento si Aprobad o n o Mandar nueva inspección si Visitado Expediente en inspección n o Ingresar a hoja de ruta Pasar a inspector de 109 1 Evaluación de un crédito para emprendimientos productivos Produce Comité de credito Aproba do no si En cartera n o Administ ración Comunicación con titular si Reformulación Desembolso n o si 110 1 ACTIVIDAD 41 A continuación le presentamos dos informes. Después de leerlo determine para cada uno quién lo emite, para quién se emite y cuál es su utilidad. Transcriba sus observaciones en su carpeta y llévelas a la próxima tutoría. .$.% #$ %. ' # $ " A #$ +$ %#% $+" $.5 $ #$ CDDEF !5 " B" % % "% #$ CDDD F ! # 3 K ' 9 # 3 # # # J ' 3 ' 3 ) 6 J F' # # 0 / 5! 3 F ' J # 3 ' ' # ! 4 3 F # ' 111 1 ; J c J # @ ' ' ! @ ' ' K ; # # . F 3 # ' # J # d ' # F . ' ; ' d ) # ! # # 112 1 G 3HHI NO O DBB? ' F ' # ' # # # 2 ) F C MDBB F C D?EB CDM?B # :::.. Documentación usual en el comercio Este tema forma parte puntualmente del Módulo “Tecnologías de Gestión” que usted abordará más adelante. He aquí un anticipo: Los documentos comerciales son constancias escritas de la realización de operaciones. Permiten individualizar a las partes intervinientes y los detalles de la/s operación/es que documentan. Asimismo, sirven como medio de prueba ante eventuales controversias que pudieran surgir en el futuro. Actúan tanto como respaldatorias de la existencia jurídica de la propia organización como de los actos jurídicos que la misma realice: compras y ventas, pagos y cobros u otras situaciones. Por lo tanto, sirven de respaldo para la realización del sistema contable. Actividad 113 1 ACTIVIDAD 42 a) Observe los documentos presentados. b) Enumere los datos que aparecen en los documentos. c) Identifique semejanzas y diferencias de los documentos presentados. d) Identifique las funciones de cada uno. 114 1 ACTIVIDAD 43 El Código de Comercio de la República Argentina esta divido en distintos libros, busque, analice y transcriba en su carpeta el titulo de cada uno de los 4 libros en los que esta dividido y realice una pequeña reseña sobre que temas trata cada uno. También, transcriba en su cuaderno el art. 67 del Código de Comercio. En él se habla de la conservación de la documentación. El Código de Comercio puede encontrarlo en la página Web del Ministerio de Justicia y derechos humanos 18 o en la biblioteca de su centro. :::.. Clasificación: de registro y/o de archivo La documentación puede ser clasificada de distintas maneras, que dependen del criterio que se aplique. Mencionaremos algunas: • • Según corresponda su registro y/o archivo: • Documentación que se archiva, que solo se guardará como comprobante de algún hecho, a título de recordación, pero que no se combinará con otra para generar algún informe. Por ejemplo, la correspondencia. • Documentación que se registra y se archiva: se registran los datos en ella contenida para dar lugar a la generación de informes. Por ejemplo en el caso de nuestra fiesta, las facturas de compras de sándwiches y bebidas, que luego darán lugar a un informe de lo gastado. Según la función que cumpla en las operaciones: • De compraventa • De cobros y pagos • De transporte de bienes Actividad 18 Biblioteca Digital del Ministerio de Justicia y derechos humanos http://www.biblioteca.jus.gov.ar/codigo-comercio.html 115 1 ACTIVIDAD 44 Clasifique la documentación analizada en la Actividad anterior considerando los dos criterios explicados. ACTIVIDAD 45 Volviendo al tema de nuestro emprendimiento de gastronomía: a) Identificar recursos necesarios b) Qué transacciones se deberán realizar. c) Qué datos se deberán recabar en los momentos previos a la puesta en marcha de nuestro emprendimiento d) Qué datos se deberán tener en cuenta en la distribución de las tareas. e) Cuál documentación será necesaria. Y ¿por qué? Con todas sus respuestas prepare un informe y concurra con él a su próxima tutoría. En su redacción tenga en cuenta lo que ha estudiado en esta unidad respecto del emisor, el canal, el receptor, etc. 116 1 UNIDAD 6: LAS ORGANIZACIONES Y LA DECISIÓN :::.. Toma de decisiones ¿Recuerda cuando comenzamos a pensar sobre la instalación de un emprendimiento de gastronomía? ¡Cuántos interrogantes! ¿Dónde hacerlo?, ¿cuál sería el lugar mas apropiado?, ¿cuándo comenzar?, ¿qué servicios ofrecer? Tenemos que responder a estos interrogantes. Para eso tenemos que decidir entre varias alternativas. ( ( ) % *+ , % Siguiendo a Cortagerena y Feijedo, constantemente y en todos los niveles se están tomando decisiones, por parte de una persona o de un grupo de personas dentro de la organización. :::.. Estrategias y tácticas La toma de decisiones en una organización involucra a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas más importantes. Dentro de las organizaciones hay decisiones de diferente importancia: • Las estratégicas: son las vinculadas a los objetivos de la organización: ampliar la organización, trasladarla de lugar, etc. • Las tácticas: son las que se toman para llevar a cabo las acciones conducentes a lograr los objetivos estratégicos. Por ejemplo, definir la forma de hacer la mudanza Las decisiones también pueden ser clasificadas por su frecuencia o rutina, así encontramos a las Programadas y no programadas Programadas: las que atienden situaciones frecuentes, repetitivas u ordinarias. Tienen que ver con la operatoria habitual. 117 1 No programadas: para enfrentar situaciones nuevas, imprevistas y muy importantes para la organización. :::.. Alternativas y Análisis Al tomar decisiones se trabaja con cuestiones que hasta cierto punto son desconocidas o por lo menos inciertas. Y como la decisión se hace en base a alternativas, la misma selección de las alternativas se basa siempre en criterios: bajar costos, ahorrar tiempo, grado de receptividad del personal a las decisiones tomadas, etc. Para cada una de las alternativas se prevén los resultados posibles. Estos resultados se los evalúa en función de su contribución para alcanzar mejor el objetivo buscado. Por eso se habla de racionalidad administrativa a la hora de decidir. El proceso de decisión es un proceso con limitaciones dadas por el contexto de la organización y por el nivel de información disponible. Se toma la decisión que mejor conduce al objetivo (más eficiente) con la información y recursos disponibles. Por ejemplo, si al realizar una investigación de mercado para el lanzamiento de una nueva línea de productos, compuesta por 6 productos básicos, de los cuales se verificaron como muy atrayentes para el mercado tres de ellos, y sus costos de producción son de $ 10, $20 y $ 50 respectivamente, es la mejor decisión comenzar con los dos mas económicos para probar la línea y luego, según el resultado, ver la posibilidad de lanzar el tercero. Según la cuestión sobre la que hay que decidir, existen técnicas que ayudan para valorar las consecuencias de elegir una alternativa u otra, como las psicológicas, la intuición, la experiencia, la experimentación o el análisis. Veamos esta última, ya que estamos en el ámbito de lo que se denomina la “racionalidad”: se trata de tomar la decisión más eficiente con la información y los recursos disponibles en cada momento. Análisis: se puede facilitar la toma de una decisión, en un caso dado, descomponiendo el problema en sus partes y estudiando cada una de ellas individualmente y en relación con las otras. De este modo se llevan a primer plano los aspectos principales de la decisión y se pueden identificar las relaciones de causa y efecto. En muchos casos se emplean preguntas para ayudar en el análisis. Por ejemplo si el objetivo es duplicar las utilidades, las alternativas podrían ser aumentar los precios o comprar más barato. ¿Cuál de ambas alternativas me llevará a conseguir mejor el objetivo de duplicar las utilidades? Veamos: 118 1 Aumentar los precios, sí lo puedo hacer, pero, ¿cuál será el efecto o consecuencia?, ¿realmente los clientes seguirán comprándome a esos precios?, ¿cómo puedo valorar esa consecuencia? Para ello tendré en cuenta: • El comportamiento de los consumidores de mi producto • El poder adquisitivo de ellos • La existencia o no de competidores y sus políticas de precios. Comprar más barato: ¿cómo lo lograré?,¿bajaré la calidad?,¿buscaré proveedores diferentes? Muchas son las preguntas que debemos hacernos para decidir, con la mirada en los objetivos y metas organizacionales. De más está decir que para poder responder a estas preguntas, se requiere contar con información adecuada y suficiente, según se vio en el punto anterior. ACTIVIDAD 46 a) Para cada una de las preguntas que se plantearon referidas al emprendimiento de gastronomía, plantee diferentes alternativas posibles. b) Qué decisiones se tomaron y quiénes las tomaron. c) Cuál fue la mayor preocupación en el momento de tomar las decisiones. d) Qué podría ocurrir con la planteadas. elección de cada una de las alternativas 119 1 ACTIVIDAD 47 Para el emprendimiento de la fábrica de yogur, a) Plantee preguntas que puedan surgir al momento de diseñar la organización, por ejemplo: ¿Cuáles podrían ser los objetivos? ¿Cómo se distribuirá la gente en los diferentes sectores? ¿De qué se ocupará cada sector? ¿Quién dará las órdenes a quién? b) Proponga diferentes alternativas posibles a las preguntas planteadas ACTIVIDAD 48 a) Indique si las siguientes afirmaciones son Verdaderas o Falsas: Solo toman decisiones los que están en los puestos más altos de las organizaciones. La incertidumbre en la decisión se refiere a la existencia de dos o más alternativas, de las cuales debe escogerse una. Las decisiones programadas se dan cuando la persona recurre a sus decisiones previas como guía para tomar las decisiones del momento. b) Presente tres ejemplos de decisión: 1-Estratégica 2-Táctica 120 1 ACTIVIDAD 49 Para el siguiente planteo: a) agregue alternativas b) identifique consecuencias de las alternativas. La organización “Cielito”, que atiende un comedor comunitario, se plantea como nuevo objetivo elaborar comida para vender. Complete con sus respuestas un cuadro como el que aquí se presenta como modelo. Alternativas a través de locales instalados en zonas cercanas muy pobladas Consecuencias por venta telefónica por un grupo de asociados, en forma directa a domicilio a posibles interesados c) A partir de las consecuencias identificadas para cada alternativa plantee, fundamentando, cuál podría ser la alternativa mejor, tenga en cuenta la misión que una entidad de este tipo tiene. 121 1 ACTIVIDAD 50 Lea el siguiente texto y elabore una síntesis en la que se incluyan las ideas principales del autor y los conceptos que se han desarrollado acerca de la toma de decisiones. #$ ' R ' F ! . $ # R R # # # ' ' " # ! . R # # J R . R ) R R' R # # ! %- ( 5 0 5 6 R ( ) ) *+,D Es importante, en el proceso de toma de decisiones, analizar las condiciones bajo las cuales se pueden tomar las mismas. Existen tres tipos de condiciones a partir de las cuales se toman las decisiones: certeza, riesgo y un ambiente incierto. Certeza: existe en un medio ambiente la certeza cuando el administrador puede predecir los resultados esperados (contando con información confiable) con un 122 1 100% seguridad en cada opción. Por ejemplo, si un emprendimiento de parquizaciones esta intentando conseguir el permiso de exclusividad en uno de los country que trabaja, y ha ofrecido un presupuesto de $ 1.000 al mes, teniendo la información que otros jardineros pasaron un valor entre $ 1500.$1800. Riesgo: cuando se tiene que resolver un problema y no se tiene la certeza acerca de los resultados de sus acciones, pero tampoco se está completamente inseguro acerca del cuál puede ser el resultado. Sin embargo, se puede asignar una probabilidad al resultado de cada opción. Esta es una de las situaciones más frecuentes que enfrentan los administradores. Podríamos citar como ejemplo el caso de una empresa que fabrica alimentos para perros y esta por colocar su producto en una cadena de criaderos, el gerente del mismo le aseguro que por el precio ofrecido y por la calidad del producto ,seguramente, el jefe del criadero estaría dispuesto a comprar, pero tiene que consultarlo. Medio ambiente incierto: cuando existe incertidumbre, los administradores no pueden asignar una probabilidad a los resultados de las opciones que se generan en la solución de problemas. Se producen situaciones no estructuradas, complejas y no anticipadas, por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto en el mercado, sin medir el éxito que pueda tener. :::.. Tipos de problemas y decisiones Los problemas se clasifican en dos categorías: los estructurados y no estructurados, y anticipados o sorpresivos. a) Los problemas estructurados son aquellos que ocurren sobre una base rutinaria y en la que rápidamente se identifican sus atributos (factores involucrados y sus interrelaciones). Este tipo de problemas tienen un estándar de soluciones casi automáticas: con frecuencia se resuelven aplicando reglas o soluciones programadas. Loa problemas no estructurados no son rutinarios; son problemas complejos en los que se presenta una dificultad para identificar los atributos, lo que lleva a decisiones no programadas. Generalmente este tipo de problema no se ha presentado con anterioridad. Para resolver este tipo de problemas se requiere de intuición, creatividad y heurística (arte o ciencia de descubrir o crear nuevos métodos). b) Problemas anticipados. Los buenos administradores se anticipan a los problemas que pueden ocurrir, ya sean o no el resultado de sus acciones o decisiones. Deben anticiparse a los problemas potenciales de cualquier situación en la que se encuentren, independientemente de las decisiones que los llevaron 123 1 a ellos , por ejemplo, si se ha decidido realizar baja producción de algún artículo, prever que posiblemente se tendrá problemas de suministro hacia los clientes. Algunos problemas sorpresivos pueden ser menos complejos (por ejemplo descomposturas en la maquinaria, falla en la energía eléctrica). Este tipo de problemas pueden reconocerse con el transcurso del tiempo y de la experiencia por lo que algunas sorpresas o la ocurrencia de ciertos eventos pueden llegar a anticiparse de alguna forma. Sin embargo, al gestionar una organización se puede llegar a enfrentar una crisis (que significa la forma más extrema de un problema no anticipado) y tomar una inmediata solución bajo condiciones de gran tensión. Por ejemplo, si una empresa dedicada a la venta de artículos comestibles tiene problemas de humedad en sus depósitos, la solución de este problema debe ser inmediata porque se echaría a perder la mercadería. Tal vez ese problema no hubiese aparecido si en su momento se hubieran tomado las medidas necesarias para el mantenimiento del edificio. Tal como mencionamos anteriormente, el contar con información confiable es imprescindible a la hora de tomar decisiones dentro de las organizaciones. ACTIVIDAD 51 a) Identifique las siguientes situaciones según el tipo de problema. Renuncia de un empleado Reducción de ventas Falta de una materia prima esencial para la producción en el mercado habitual donde la empresa acostumbra comprar Saturación de la empresa por el incremento de la cantidad de clientes Rotura de una maquina que andaba mal b) Plantee las alternativas posibles en cada caso y proponga una solución a tales problemas. Seguir procedimientos y tomar decisiones son aspectos importantes de cualquier organización. De hecho, la administración misma es, esencialmente, toma de decisiones. 124 1 Las decisiones y procedimientos son de importancia para el analista cuando se están estudiando los sistemas de información y decisión dentro de la organización Cuando se analizan procedimientos y decisiones, el primer paso es identificar condiciones y acciones, conceptos comunes a todas las actividades. Las condiciones son los posibles estados de una entidad (persona, objeto, lugar), estas cambian y por esta razón son llamadas variables de decisión. Por ejemplo, en una empresa, el manejo de una factura esta basado en una condición que constituye una variable de decisión. Algunas organizaciones insisten en que todas sus facturas lleven una firma (quizás del controlador, o del encargado, etc.) como requisito para autorizar le pago. En tales casos existen dos alternativas para la recepción de la factura por parte de la organización: con firma o sin ella. La misma factura también puede ser descripta por otras condiciones: autorizada o no autorizada, con el monto correcto o incorrecto. Al documentar la decisión sobre cómo procesar facturas (o cualquier otro procedimiento) se deben identificar las condiciones permisibles y las relevantes que pueden presentarse en determinada situación. Tener diferentes interpretaciones o formas de decir la misma cosa trae dificultades de comunicación, por lo tanto, es interesante utilizar árboles de decisión en el que se describan las decisiones y así se evitarán dificultades de comunicación. El árbol de decisión es un diagrama que representa en forma secuencial condiciones y acciones; muestra qué condiciones se consideran en primer lugar, cuáles en segundo y así sucesivamente. También permite mostrar la relación existente entre cada condición y el grupo de acciones permisibles asociado con ella. 125 1 Capital 100 negocios____200 Km. Solo provincia de Bs. As Zona Sur Provincia Zona oeste 30 negocios---110 Km. 80 negocios___80 Km. Ventas Noa__300 negocios-________700 Km. En el interior del país Sur __ 100 negocios ______ 800 Km. ACTIVIDAD 52 Desarrolle un árbol de decisión para el emprendimiento gastronómico que vinimos pensando desde las actividades anteriores, grafíquelo en su carpeta y llévelo a la tutoría. 126 1 ACTIVIDAD 53 DE INTEGRACIÓN Acérquese a una de las organizaciones con las que ya tomó contacto a lo largo del curso. Esta vez tratará de completar su observación de la misma, indagando sobre los aspectos que se correspondan con todos los conceptos trabajados en este Módulo que aquí finaliza. De esta manera podrá tener una visión integrada. Previamente confeccione una guía de observación que le facilitará y ordenará la tarea. Preséntela a su tutor para que lo ayude a perfeccionarla. Compare los resultados de su observación con los de otros compañeros de estudio, establezca diferencias y similitudes entre las organizaciones reales que han analizado u observado. 127 1