TUGAS RINGKAS BUKU MENGENAI EVALUASI KINERJA DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI SALAH SATU TUGAS MATA KULIAH EVALUASI KINERJA SEKTOR PUBLIK YANG DI AMPU OLEH: Bunga chintia utami, S.IP,ME PUTRI THESYA AYUNDA 1663201001 FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI JURUSAN ADMINISTRASI NEGARA UNIVERSITAS LANCANG KUNING PEKANBARU 2018 BAB 1 Pengertian Manajemen kinerja atau performance management merupakan penerapan manajemen dengan kinerja sebagai dasar dalam melakukan fungsi manajemen. Manajemen kinerja sekarang ini menjadi penting karena: Adanya keterkaitan yang luas antara hasil kerja dan proses yang berlangsung Teknologi informasi dapat menggambarkan keterkaitan secara lebih jelas dan mudah, seperti keterkaitan “bonus” dengan pencapain jumlah pelayanan; Sistem informasi dengan bantuan model dapat melakukan proyeksi sebagai prediksi kinerja di masa datang; Model dapat disiapkan untuk mensimulasikan perubahan yang terjadi dan akibat bagi kinerja yang akan tercapai. Langkah Langkah di atas sangat penting Karena terkait dengan: Perlunya pengetian yang jelas tentang prinsip yang anut, selanjutnya dapat di terjemahkan dalam bentuk variable yg dapat di ukur; Sistem informasi yang akurat dan kalau dapat real time sangat membantu bagi keputusan yang cepat; Rancangan yang jelas dan realistis akan mendekatkan prinsip pada kinerja yang relevan; Penerapan yang “tepat” yang seharusnya juga sangat di perlukan, karena ukuran hanya angka, belum tentu bermakna sama; Perubahan yang cepat di berbagai segi, menuntut adanya perbaikan yang terus menerus, melalui kaji ulang atau pemutahiran. Ruang lingkup Ruang lingkup manajemen kinerja, sebenarnya dapat di ukur dari segi: Masukan Proses Keluaran Dampak Keterkaitan dengan penerapan pada pelayanan rumah sakit akan terkait dalam 3 hal di atas dalam komposisi dan jumlah indicator yang akan berbeda, hal ini karena: Masing masing pelayanan rumah sakit mempunyai karakterisitik yang berbeda; Dalam pelaksananaanya ada prioritas proses yang relative spesifik pada masing masing pelayanan; Kontribusi dari masing masing pelayanan pada keberhasilan rumah sakit juga berbeda. Bila di lihat secara keseluruhan,maka kinerja rumah sakit dapat di lihat secara lebih spesifik dari segi corporate performance management berikut ini. Peluang Mutu pelayanan klinis Keselamatan dan keamanan pasien Kecanggihan teknologi Kepuasan dan loyalitas pasien Penerapan di rumah sakit Penerapan penilaian kinerja di rumah sakit yang berbasis balance score card dapat dilaksanakan beberapa indicator dan prespektif dapat disesuaikan dengan kinerja yang terkait langsung dengan pelayanan rumah sakit. Penggunaan seluruh indicator terasa memberatkan dan memakan waktu lama sehingga akhirnya tidak secara utuh dapat dikerjakan, yang penting di perhatikan adanya indicator sebagai ukuran strategic. Secara lebih rinci seperti berikut ini. Pelayanan rumah sakit Indicator kinerja layanan Indicator sangat banyak jenisnya tergantung dari: Tujuan Keterkaitan dengan masalah Inisiatif ataun kegiatan perbaikan yang perlu di lakukan Rencana peningkatan yang perlu disiapkan Dengan demikian akan lebih kompak, walaupun akan disadari adanya ketidaklengkapan dan beberapa indicator yang relative baru dan harus disiapkan data dan informasinya terlebih dahulu. Sebenarnya yang dapat di lakukan adalah: Pemilihan indicator yang relevan Pengelompakkan pada sistem penilaian kinerja; Sehingga lebih jelas dan terstruktur, tetapi pasti tidak akan sampai memuaskan semua pihak. Pola yang terpakai adalah Prespektif Aspek Indicator pada masing masing layanan Kinerja pelayanan Langkah pengukuran meliputi: Penentuan tujuan – indicator- data- perhitungan- hasil Langkah ini akan disesuaikan dengan rangkaian sistem informasi agar selanjutnya akan dengan mudah terkait decision support system yang berkembang lebih lanjut. Penjelasan seperti berikut ini. Penentuan tujuan Dalam hal ini di tentukan tujuan pengukuran secara lebih spesifik terkait: Mengetahui masalah yang timbul atau mengantisipasi masalah yang akan terjadi; Menyiapkan alternative pemecahan masalah Mengembangkan peningkatan kinerja pelayanan Indikator Indikator yang telah diketahui dikelompokkan pada pola yang seragam sehingga dapat memudahkan dalam rangka pengumpulan data dan perhitungan untuk masing masing jenis pelayanan. Perhitungan Melakukan perhitungan sesuai indicator dengan menggunakan rumus yang relevan. Hasil Hasil perhitungan merupakan informasi yang dapat di bandingkan dengan target atau standar sehingga akan terlihat masalah yang timbul atau akan timbul. Dari hasil yang diketahui akan merupakan bagian dari informasi yang selanjutnya dilakukan analisis dan pemecahan masalah sebagai bagian dari decision support system. Rangkaian sistem ini akan dapat di dukung oleh perangkat lunak sehingga: Lebih cepat lebih mudah dan menyenangkan INDIKATOR KINERJA PELAYANAN Indicator kinerja pelayanan, meliputi indicator dari tiap pelayanan yang dikelompokkan sesuai dengan format yang di tentukan. Pelayanan yang telah di buat indikatornya meliputi pelayanan: gawat darurat rawat jalan rawat inap radiologi laboratorium patologi klinik laboratorium patologi anantomi operasi ICU ICCU Gizi Kebidanan Masing masing 10 indikator sehingga ada 110 indikator. Indicator yang ada seharusnya mmenuhi KPI (key performance indicator), di antaranya: Di dukung oleh komitmen yang kuat dari pimpinan Di dukung dana yang cukup Pengembangan bertahap dan terjadwal Menggunakan assement berbasis pengetahuan Tim yg berbakat dan berbasis pengetahuan Tenaga ahli di bidangnya Menunjukkan kepemimpinan dalam nilai dan akuratan dari pelayanan Data yang dapat di percaya Komunikasi yang baik tentang manfaat, fungsi dan pelaksanaan sistem. PENGUKURAN KINERJA PELAYANAN Pengertian Pada bagian ini tentang pengukuran yang merupakan penjelasan tentang: Cara mengukur atau cara menghitung sebagai bentuk perhitungan yang di gunakan; Ukuran, ukuran perhitungan seperti %, rupiah, dll sesuai dengan perhitungan; Sebenarnya sangat berharga apabila ada standar atau acuan yang dapat di jadikan patokan sebagai perbandingan. Apabila kesulitan dapat di pakai anggaran atau rencana tahunan yang ada sebagai patokan dalam pengukuran pencapaian kinerja. Perhitungan dan ukuran Setelah indicator di tentukan maka perlu di perjelas: Perhitungan, yang menunjukkan pembilang dan penyebut yang termasuk perhitungan dan secara langsung menunjukkan data apa yang di perlukan; Ukuran, uang menentukan jenis ukuran yang di gunakan sehingga jelas pola yang menjadi dasar agar dapat diperbandingkan dengan yang setara; Kedua hal di atas akan menentukan dengan mudah sistem informasi yang perlu dikembangkan. Perhitungan dan ukuran, dari berbagai pelayanan seperti di bawah ini. Gawat darurat Rawat jalan Rawat inap Radiologi Laboratorium patologi klinik Laboratorium patologi anatomi Kamar operasi ICU ICCU Gizi Kebidanan SISTEM INFORMASI KINERJA PELAYANAN Strategi-kinerja-pengukuran-analisis-peningkatan Dari gambaran di atas, penting di perhatikan: Harus ada kaitan yang jelas dengan visi, misi strategi dengan aplikasi pelayanan yang nyata; Harus merupakan siklus yang terus berulang makin baik; Harus dipilih “key performance indicator” yang mempunyai ciri: Menentukan masa datang pelayanan; Mempunyai dayan ungkit pada pelayanan RS keseluruhan; Secara praktis dapat di kerjakan. Dukungan sistem informasi terutama decision support system akan sangat mempercepat dan mengurangi kerumitan. Ada beberapa pedoman penting agar sistem dapat di bangun, di aplikasikan dan memperoleh manfaat, di antaranya seperti di bawah ini. Terkait secara erat dengan strategi, visi dan misi RS. Secara jelas diketahui pemakai sistem yang mendukung. Dikembangkan dengan pola think globaly and act consistently Tetap harus menjadi “human touch” jangan jadi seperti alat yang tidak dinamis. Di perlukan kejelasan dokumen dan pengertian berbagai pihak yang terlibat. Dikembangkan secara bertahap sambil menyelesaikan hambatan yang timbul. PENGERTIAN REKAM MEDIS Rekam medis yang menurut sejarahnya sudah di mulai sejak kurang lebih 25.000 S.M, yang bersamaan dengan praktek kedokteran, merupakan salah satu catatan sejarah. Artinya rekam medis adalah: “siapa, apa, mengapa, dimana, harapan dan bagaiamana pelayanan yang di peroleh seorang pasien selama di rawat dan di obati”, jadi bila di gambarkan adanya, hal hal: SIAPA-PASIEN- DI RAWAT DAN DIOBATI-APA, MENGAPA, DIMANA, KAPAN, BAGAIMANA KEGUNAAN REKAM MEDIS Rekam medis kegunaannya dapat dilihat. Rekam medis(RM) menurut pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang di terimanya, oleh karenannya agar lengkap maka isi berkas RM harus memuat hal berikut ini. Informasi yg cukup tentang pasien. Memberikan alasan dalam penetapan di agnosis dan perawatan. Mencatat seluruh hasil pemeriksaan. (BAB 1 bersumber dari buku yang berjudul : MANAJEMEN KINERJA PELAYANAN RUMAH SAKIT, Dr. dr. H. Boy S. Sabarguna, MARS.CV. sagung seto.jakarta ) BAB II PELAKU EVALUASI Sebagaimana dikemukakan pada bab V di atas, terdapat beberapa alternative yang melakukukan penilaian atau evaluasi kinerja individu. Alternative pertama yang lebih praktis adalah atasan langsung atau kepala unit yang bersangkutan, karena kepala unit padaa umumnya mengawasi bahawan yang merasa kurang di untungkan sering menuduh penilaian atas subyektif, berdasarkan suka dan tidak suka (like dan dise like). Oleh sebab itu di tawarkan alternative kedua, yaitu penilaian diri sendiri. Yang paling tahu mengenai pekerjaan atau apa yang di lakukan oleh seseorang adalah orang itu sdndiir. Namun obyektifitas penilaian seperti itu juga sering di ragukan, karena setiap orang cenderung melebih lebihkan kinerjanya. Oleh sebab itu, di anjurkan membentuk tim penilai yang bersifat independen, sehingga dianggap menjadi lebih obyektif. Tim penilai ini dapat dibentuk dari internal organisasi, akan tetapi dapat puka dengan mengundang konsultan dari luar organisasi. Alternative yang manapun dipilih dari tigas alternatiif tersebut, biasanya dibutuhkan penilaian pendukung, anatar lain dari bawahan pejabat yang dinilai, dari teman sekerjanya, dan dari pelanggan atau amsyarakat. Penilaian oleh atasan langsung Evaluasi diri sendiri Tim penilai khusus Pihak terkait MENGUMPULKAN INFORMASI Langkah pertama dalam mengumpulkan informasi adalah mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang berkaitan dengan kinerja dan mengelompokkannya, semua informasi yang berkaitan dengan sasaran atau tolok ukur. Informasi kelompok kedua berkaitan dengan kinerja itu sendiri, sedang informasi kelompok ketiga berkaitan dengan perubahan perubahan yang brrdampak kepada kinerja. Informasi tentang tolok ukur Informasi tentang kinerja Informasi tentang perubahan Survey kinerja MENDESKRIPSIKAN KINERJA Kinerja perlu dideskripsikan secara jelas, akurat, berkiatan dengan substansi dan tidak menilai pribadi. Deskripsikan yang jelas tidak membingungkan dan tidak membuka interprestasi yang berbeda, beda akurat berdasarkan fakta, bila mungkin di dukung oleh data. Penggunaan kalimat dimaksud dapat dibedakan melalui beberapa contoh di bawah ini. Kurang jelas : dia dapat menyelesaikan proyek itu dengan cepat dan mrnguntungkan. Lebih jelas : dia dapat menyelesaikan proyek itu dua minggu lebih c epat dari batas waktu dan menghemat 10% biaya. Kurang baik: perusahaan kehilangan pelanggan “ABC” karean pak amin direktur pemasaran sangat lambat memenuhi permitaannya. Lebih baik : menurut pelanggan ABC, pak amin direktur pemasaran dia nggap lambat memeniuhi pedrmintaannya, sehingga mereka sedang mempertimbangkan mengaliohkan bisnisnya ke pesaing kita. BAB III UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT EVALUASI KINERJA Tujuan evaluasi adalah buntuk menjamin pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan. Untuk itu, disamping evaluasi kinerja perusahaan secara totalitas, perlu juga dilakukan evaluasi masing amsing unit organisasi dan evaluasi setaip orang mulai dari pejabat yang paling rendah termasuk individu individu yang tidak mempunyai bawahan lagi. Evaluasi kinerja juga dilakukan untuk menunjukkan posisi dan tingkat pencapaian tujuan, memonitor keterlambatan dan atau penimpangan, mengindentifikasi simpul simpul atau lokasi permasalahan, supaya dapat dipercepat, diperbaiki, di sempurnakan, atau dibetulkan. Mencari lokasi keterlambatan atau penyimpangan bukan untuk menyalahkan siapa siaoa atau menghukum siapa siapa, akan tetaoi justru untuk memberdayakan yang lemah, mempercepat kelambatan, dan meluruskan penyimpangan. PENYEBAB KINERJA RENDAH Disamping mengukur dan mencatat kinerja setiap unit organisasi dan kinerja setiap orang, evaluasi kinerja juga harus mengalisis penyebab kinerja rendah. Penyebabnya dapat bersifat internal atau eksternal, menyangkut kelompok orang atau individu. Hambatan internal Hambatan eksternal Hambatan individu INFORMASI HASIL EK Sebagaimana dikemukakan di atas, hasil evaluasi kinerja perlu disampaikan kepada semua pemangkau kepentingan terutama kepada pihak yang dievaluasi supaya mendukung usaha usaha perbaikan dan peningkatan kinerja. Dengan demikian hasil EK perlu disampaikan kepada masing masing unit organisasi, setiap individu yang dievaluasi, dan kepada pimpinan puncak organisasi. Hasil EK yang disampaikan kepada unit organisasi hanya menyangkut unit organisasi itu saja. Demikian juga hasil EK yang disampaikan kepada individu hanya menyangkut pribadi individu yang bersangkutan. Pimpinan puncak menerima hasil EK lengkap, teramsuk saran saran tindak lanjut. Unit unit organisasi Kepada setiap individu Kepada pimpinan puncak UPAYA TINDAK LANJUT Tergantung pada intensitas permasalahan yang di hadapi sebagai hasil analisi dari evaluasi kinerja, pimpinan dapat melakukan beberapa alternative tindakan. Pertama, bila pernasalahan di anggap sangat mendasar, dapat dilakukan perubahan mendasar pula, yaitu merevisi visi, misi dan tujuan organisasi yang dapat berdampak pada perubahan struktur organisasi. Kedua, hasil analisis EK mungkin hanya membutuhkan perbaiki manajemen dan peningkatan efektivitas kepemimpinan, dapat mencakup antara lain penyempurnaan sistem dan pembagian kerja, penambahan atau penggantian peralatan, tambahan dana dan atau meningkat intensitas supervise dan pengawasan. Ketiga, hasil analisis EK dapat mengindikasikan permasalahan di bidang kepegawaian atau sumber daya manusia. Tindak lanjut di bidang SDM dapat berupa identifikasi dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, rotasi dan promosi. (BAB 2 & 3 bersumber dari buku yang berjudul : MANAJEMEN DAN EVALUASI KINERJA, Prof. Dr. payaman j simanjuntak ) 13