VS1 2015 0050 RDA (1)

No. Contrato Nombre de la Organización 2015-0050 VIGMON LTDA. Bureau Veritas Certification Certificación de Sistemas de Gestión Visita de Seguimiento 1 ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 Bureau Veritas Certification VIGMON LTDA. Revisión Comentario de los cambios Reviso Aprobo Fecha 1 Se crea una herramienta de auditoria en formato Excel con la estructura de los formatos del BMS ATORO ATORO 01/06/2015 Se incorporan mejoras en interaccion de los formatos y se corrigen erros de la primera version ATORO ATORO 01/09/2015 ATORO ATORO 01/03/2016 ATORO ATORO 28/10/2016 2 3 4 Confidencial Se continua mejorando los formatos en la interacción con la herramienta y se incluyen nuevas normas para ser auditadas con acreditacion ONAC Se actualiza el RFC de acuerdo a lineamiento del BMS Bureau Veritas Información de la Organización Nombre de la Organización Dirección Calle 15 N° 10-24 Barrio Carvajal Ciudad Sabana de Torres. Teléfono No. 318 83 13140 Fax No. No Aplica VIGMON LTDA. Página Web No Aplica Contrato(s) No(s). 2015-0050 Información de Contacto Nombre persona contacto Dirección email Teléfono No. DIEGO ESTUPIÑAN 318 83 13140 e.montesvigmon@hotmail.com Información de la Auditoría Norma(s) 9001:2008 14001:2004 18001:2007 Código(s) 28 28 4 Nº de Empleados Tipo de Auditoría Fecha Inicio Auditoría fase 1o seguimiento: Fecha Inicio Auditoría fase 2: Proxima visita antes de: 0 0 Nº Turnos 5 1 Visita de Seguimiento 1 16/02/2017 Fecha Fin Auditoría fase 1 o seguimiento: 18/02/2017 - Fecha Fin Auditoría fase 2: - Un año Duración (dias) de la proxima visita: 2.5 Información del Auditor Auditor Líder: Auditor (es) (Miembros de Equipo) YDC No Aplica 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Especialista Horario de los Turnos Iniciales líder: YESID DIAZ CASTRO (YDC) No Aplica 08:30 - 05:30 Si se trata de una auditoria “multi-site”, se establece un Apéndice relacionando todos los emplazamientos relevantes y/o centros remotos establecidos y anexos al informe de auditoría. Distribución Cliente / Equipo Auditor / Oficina BV Certification Resumen de los hallazgos de la auditoria No. De No conformidades registradas: Mayores: ¿Se requiere una Auditoría Extraordinaria? SI Fechas reales de la auditoria extraordinaria: Observaciones auditoria extraordinaria: Menores: 1 Duración de la Auditoría No Aplica NO Extraordinaria: Inicio: Final: No Aplica 4 día(s) No aplica No Aplica Recomendación del equipo Líder Normas (s) Recomendación 9001:2008 Mantenida, sujeta a un plan de acciones correctivas satisfactorias. 14001:2004 Mantenida, sujeta a un plan de acciones correctivas satisfactorias. 18001:2007 Mantenida, sujeta a un plan de acciones correctivas satisfactorias. 0 Equipo Líder (1): Auditor (es) Miembros del equipo YESID DIAZ CASTRO (YDC) No Aplica 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Alcance (el alcance debe ser verificado) “OBRAS MECANICAS EN SOLDADURA ELÉCTRICA Y DE TUNGSTENO, SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE ENCERRAMIENTOS CON MALLAS METÁLICAS, PREFABRICADO Y MONTAJE DE TUBERÍA, ACCESORIOS Y EQUIPOS; ESTRUCTURAS Y SOPORTES; SERVICIO DE MECANIZADO DE TUBERÍA Y PIEZAS INDUSTRIALES; SANDBLASTING Y PINTURA. PRUEBAS HIDROSTÁTICAS. OBRAS EN INSTRUMENTACIÓN: INSTALACIÓN DE TABLEROS Y EQUIPOS DE CONTROL; MANTENIMIENTO DE VÁLVULAS DE CONTROL Y VÁLVULAS DE SEGURIDAD, CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS. OBRAS CIVILES QUE INCLUYE EXCAVACIONES, DEMOLICIONES, CONSTRUCCIÓN, ADECUACIONES LOCATIVAS Y REDUCCIÓN DE CONTRAPOZOS. ROCERÍA, MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA DE LOCACIONES Y UNIDADES DE BOMBEO. SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA, CAMARERÍA Y LAVANDERÍA”. El documento de existencia legal concuerda con la dirección y nombre de la empresa: VERDADERO El objeto social tiene relacion con el alcance del Sistema de Gestion. FALSO Comentarios de la revisión del documento de Ninguno existencia legal: Acreditación: Nº de Certificados requeridos: Idiomas: Motivo para emitir el Certificado: N/A N/A N/A N/A Instrucciones Adicionales (instrucciones adicionales para el certificado o información para la oficina): Especificar los cambios en la Organización (alcance, número de empleados, emplazamientos, dirección, gestión, organización...). Ver coherencia con la Solicitud de Certificación RESUMEN DE AUDITORIA Objetivos de la auditoria: FASE 1: 1. Validar el alcance. 2. Confirmar la adecuación de la documentacion de la Organización. 3. Determinar el estado de preparación para la auditoria de la etapa 2. 2. Confirmar que el Sistema de Gestion cubre adecuadamente todos los requerimientos de la norma auditada. 3. Confirmar que los elementos fundamentales del Sistema de Gestión son implementados incluyendo al menos un ciclo de auditorías internas y revisión por la dirección. 4. Revisar la asignación de recursos para la auditoria de etapa 2 obteniendo una comprensión suficiente del SG y la operación. 5. Recolectar la información relevante para la efectiva planificación de la auditoría al Sistema completo. FASE 2 1. Confirmar que el Sistema de Gestión cumple todos los requisitos aplicables de la norma auditada asi como requisitos legales; 2. Confirmar que la Organización ha implementado efectivamente las disposiciones planificadas 3. Confirmar que el Sistema de Gestión es capaz de cumplir la política y alcanzar los objetivos de la Organización. 4. Confirmar el desempeño del sistema de gestión. 5. Validar el uso del logo de BVQi. Resultados de las auditorias previas. Los resultados de la última auditoría de este Sistema han sido revisados, en particular para asegurar que se han implantado las adecuadas correcciones y acciones correctivas para tratar cualquier no conformidad identificada Nº de no conformidades de la anterior Mayores auditoría: 0 Menores 5 Nº de no conformidades cerradas: Mayores 0 Menores 5 Nº de no conformidades abiertas de nuevo: Mayores 0 Menores 0 Se observó el informe de la auditoria anterior (certificación), en dicho informe se identificaron 5 no conformidades, las cuales fueron tratadas por la organización Las conclusiones de la revisión de las dentro de los tiempos definidos por BV; se observó correo de comunicación con NC inmediatamente anteriores son: el auditor líder, donde se aceptó los planes y se determinaron como cerrados. Se hizo seguimiento a las acciones propuestas y se consideran que han sido eficaces. Verificación del ciclo completo previo de informes de Auditoría de Bureau No Aplica Veritas Certification Procesos: - Todos los contemplados en el mapa de procesos de la organización y que ha Insumos basicos y planificación inicial: sido relacionados en este informe y el plan de auditoria. (Actividades/locaciones/procesos/funciones de la organización basados en el plan de auditoría que fue presentado y se acordó con el auditado antes de la auditoría y fueron cubiertos y enumerados en la Sección de Resúmen de Auditoría (Matríz de Auditoría) del informe) Actividades - Obras mecanicas y civiles Locaciones. - Calle 15 N° 10-24 Barrio Carvajal. Sabana de Torres. Personas Claves Entrevistadas / Involucradas Nombre y Apellido Departamento / Proceso EMILIANO MONTES JIMENEZ GERENTE DIEGO ESTUPIÑAN CORDINADOR SGI EMMANUEL ANDRES MONTES ADMINISTRADOR SINDY CAROLINA PRADA AUXILIAR ADMINISTRATIVA. Hallazgos de Auditoria El equipo auditor ha realizado una auditoría basada en los procesos, centrada en los aspectos significativos, riesgos y objetivos. La metodología de auditoría empleada ha consistido en entrevistas, observación de las actividades y revisión de documentos y registros La Auditoría en sitio inició con una Reunión de Apertura, contando con la asistencia de altos directivos de la organización. Los hallazgos de auditoría fueron comunicados a la Dirección de la Organización durante la Reunión de Cierre, al igual que las conclusiones finales referentes a los resultados de la auditoría y recomendaciones dadas por el equipo auditor. Se verifica la existencia del Manual de Gestión Integrado código VIG-M-001 versión 2 con última actualización del 28 de julio de 2015, en dicho manual se observa el perfil de la empresa, se definen los valores y principios corporativos, se define la misión, visión y política Adecuación del Manual: integral HSEQ, se definen los objetivos y metas de la empresa, el compromiso gerencial y otras disposiciones. La organización define el alcance, exclusiones e interacción de los procesos. Para corroborar el alcance del Sistema se observó: 1. Certificados anteriores con el alcance descrito (adjuntos). 2. CONTRATO N° 3002372, con la empresa ECOPETROL SA, cuyo objeto del contrato es “OBRAS CIVILES PARA LA INFRAESTRUCTURA EN LOS CAMPOS PERTENECIENTE A LA COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN PROVINCIA DE LA GERENCIA DE OPERACIONES DE DESARROLLO Y PRODUCCIÓN DE MARES DE ECOPETROL SA ”, con fecha de inicio del 9 de noviembre de 2016 y plazo de finalización del 31 de diciembre de 2016. 3. Uso de opción 1 para el contrato 3002372, con la empresa ECOPETROL SA, cuyo objeto del contrato es “OBRAS CIVILES PARA LA INFRAESTRUCTURA EN LOS CAMPOS PERTENECIENTE A LA COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN PROVINCIA DE LA GERENCIA Validación de alcance y DE OPERACIONES DE DESARROLLO Y PRODUCCIÓN DE MARES DE ECOPETROL SA ”, exclusiones con las en cuya ampliación se determinó ampliar el contrato por una vigencia de 120 días adicionales a justificaciones: la fecha inicialmente pactada. (Para ISO 22000 tener en cuenta estudios HACCP) 4. CONTRATO N° 3002221, con la empresa ECOPETROL SA, cuyo objeto del contrato es “OBRAS CIVILES PARA CAMBIO DE GROUTING MAQUINA 4 DE GAS LIFT ESTACIÓN SUERTE DEL CAMPO PROVINCIA DE LA GERENCIA DE OPERACIONES DE DESARROLLO Y PRODUCCIÓN DE MARES DE ECOPETROL”, con fecha de inicio del 5 de octubre de 2016. 5. Se realizó visita al taller de mecanizado y montaje en las instalaciones de Sabana de torres. Exclusiones: Diseño y desarrollo (ISO 9001:2008, numeral 7.3): Los contratos de ingeniería se ejecutan con base en las especificaciones técnicas del contrato y demás requisitos establecidos con el cliente. Para ISO 22000 indique que criterio tuvo en cuenta para seleccionar los proyectos a auditar: Nivel de Integración: (En caso de una auditoria de sistemas de gestión integrado) Cumplimiento de los compromisos de la Política y Objetivos: FALSO Cantidad de proyectos FALSO Condiciones criticas entorno FALSO Tamaño Operación La integración del Sistema de Gestión de la organización se encuentra en un nivel medio, debido al tiempo de implementación del sistema y a las pocas oportunidades de mejora que no permiten madurar, fortalecer y depurar el mismo para evitar las redundancias de información y la optimización de los procesos y documentos Mediante la revisión de la documentación del sistema, los objetivos propuestos como organización, los programas establecidos para dar cumplimiento a dichos objetivos y la medición permanente que se está realizando al cumplimiento de los mismos mediante los indicadores de los procesos, se puede concluir que la organización se encuentra encaminada hacia el cumplimiento de la Política de Gestión Integrada. Descripción de la conformidad y capacidad del sistema de gestion: Misión General: (Descripción general de la Organización) VIGMON LTDA es una empresa especializada en la ejecución de obras de mantenimiento mecánico, civil, instrumentación y servicios de mecanizados, limpieza, rocería de instalaciones industriales, Servicios de aseo, camarería, cafetería y lavandería, para la industria petrolera y en general. Trabajamos con un alto sentido de responsabilidad y cumplimiento basados en la competencia de nuestro personal y la infraestructura necesaria para ofrecer un servicio de excelente calidad. VISIÓN Ser reconocidos para el año 2018 como una de las mejores empresas de la región, constituyéndonos como alternativa ideal para proyectos de ingeniería, con altos estándares de desempeño en materia de calidad, seguridad, salud ocupacional y ambiente. • Requisitos de Documentación (incluyendo Control de Documentos y Registros) . - 4.2.3 Control de los documentos - 4.2.4 Control de los registros. - 8.2.2 Auditorías internas - 8.3 Control del producto no conforme. - 8.5.2 Acciones correctivas - 8.5.3 Acciones preventivas • Política del Sistema de Gestión Las Políticas HSEQ de la Empresa fueron revisadas y emitidas para su conocimiento e interiorización por el personal y las partes interesadas. POLÍTICA INTEGRAL. IVIGMON LTDA, se compromete con la Calidad a través de la ejecución de contratos de mantenimiento mecánico, civil, instrumentación y servicios de mecanizados, limpieza, rocería de instalaciones industriales, servicios de aseo, camarería, cafetería y lavandería, acordes con los requerimientos Operacionales de nuestros Clientes, actuando de manera responsable en la prevención de accidentes de trabajo, enfermedades laborales, la contaminación ambiental, daños a la propiedad e impactos socio-ambientales, conforme la legislación vigente y otros requisitos que suscriba la organización en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente soportados en la competencia de nuestro personal y la mejora continua de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. La gerencia de la empresa dará el respaldo económico necesario para el cumplimiento eficaz de estos compromisos del Sistema de Gestión, así como para el desarrollo de iniciativas que mejoren la calidad de vida del personal y sus familias, las comunidades vecinas y la sociedad en general. Esta política es mantenida y comunicada al personal y está disponible para el conocimiento de las partes interesadas. Se observa que la política de la organización incluye los elementos requeridos por la norma, tiene enfoque a la mejora continua, al cumplimiento de los requisitos legales, es divulgada al personal de la organización y es revisada continuamente para su adecuación. Para la divulgación de la política al personal se observó la cartelera informativa donde se expone al personal, así mismo se observó los registros de inducción y reinducción de fecha 11 de octubre de 2016 (Daniela Suaterna) y del día 12 de diciembre de 2016 (Luz Elena Salcedo). Planificación: Planificación: • Objetivos y Programas de Gestión La empresa ha definido sus objetivos HSEQ, en forma coherente con las Políticas, definiendo las respectivas metas e indicadores, que permitirán la medición del grado de cumplimiento de cada uno. - Cumplir las especificaciones de los acuerdos contractuales establecidos con el cliente, en forma oportuna, controlando adecuadamente los costos de realización. - Contar con personal idóneo y demás recursos necesarios para las operaciones de la empresa, asegurando su competencia, disponibilidad, funcionalidad y confiabilidad. - Asegurar condiciones de trabajo seguro, previniendo la generación de lesiones y enfermedades ocupacionales en el personal y de cualquier otra persona en los sitios de trabajo bajo el control de la empresa. - Prevenir la contaminación ambiental en los proyectos ejecutados, y promover en el personal el uso racional de los recursos naturales. - Promover la mejora continua de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. Se observa la medición de los indicadores del sistema, donde se observa que a la fecha de medición, se han cumplido las metas establecidas. Se pudo observar la tabla de indicadores con las hojas de vida, donde se observa que los resultados están dentro de las metas trazadas. • Identificacion de peligros y riesgos, aspectos e impactos y requisitos legales. Se pudo observar las matrices de identificación de peligros y riesgos donde se incluyen los peligros y riesgos presentes en las actividades tanto administrativas como operativas que se realizan, ya sean rutinarias o no rutinarias y en la condición como se desarrollan (normal, anormal, emergencia) con los respectivos controles establecidos para su minimización. Se observa la matriz de identificación de requisitos legales, donde la organización ha identificado o relacionado los requisitos legales aplicables a la organización en temas de seguridad y salud en el trabajo y en temas de transporte público terrestre colectivo, individual y especial. La organización cuenta con: - Matriz de Peligros y riesgos. - Matriz de aspectos e impactos ambientales. - Matriz Gestión de Requisitos Legales. • Controles operacionales. La organización realiza el control de las operaciones mediante los planes y programas HSEQ, se planifica y establecen los controles operacionales necesarios para garantizar que las actividades se desarrollan bajo circunstancias seguras y controladas. Para realizar seguimiento en las actividades se cuenta con personal HSE quien verifica que las operaciones se realizan dentro de lo planificado. Se rinden informes periódicos a la alta dirección y al cliente, donde se establecen planes de acción y mejora a los hallazgos reportados. La empresa tiene definido un programa de inspecciones el cual se aplica para controlar y hacer seguimiento a las actividades de la empresa en materia de seguridad, salud ocupacional y ambiente y se toman las acciones cuando se consideren pertinentes. En la inspección de campo, entrevistas y verificación de las actividades realizadas, se evidenciaron loa siguientes controles: - Inspección de EPP´s. - Inspección de botiquines. - Inspección de Extintores. - Inspecciones de infraestructura. - Capacitaciones (orden y aseo, alcoholismo, pausas activas y otros). - Charlas preoperacionales. - Uso de EPP´s. - Inspección de equipos y herramientas. • Registro de control de la producción (PDT’S, Registro de inspecciones, charlas pre operacionales, HSEQ). REQUISITOS ASOCIADOS A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS - Especificaciones Técnicas de los trabajos a ejecutar - Requisitos mínimos de equipos y personal - Requisitos de materiales - Requisitos de HSE (Definidas en el registro Matriz de requisitos legales y otros en HSE). INICIACIÓN DE CONTRATOS. Implementación y operación: Se realiza un plan de Gestión Integrado, adecuado a la dimensión y la complejidad del contrato. Esta planeación es específica para el contrato y está enfocada a establecer los procedimientos y pautas para la prestación del servicio. Se cuenta con un cronograma de actividades para la realización del contrato, así mismo se cuenta con un cronograma en HSE para dar cumplimiento a los requisitos legales, los compromisos contractuales y los programas de gestión definidos por la organización. Este proceso corresponde a la prestación del servicio y su principal objetivo, es el cumplimiento de todos los requerimientos y requisitos contractuales, y los implícitos. Se observa que en el área de producción o las áreas de trabajo se cuenta con la publicación de: - Políticas y Reglamentos. - Registro de charlas, capacitaciones y sensibilizaciones. - Plan de emergencias y registros de simulacro. - Permiso de trabajo - Análisis de seguridad en el trabajo. - Exámenes de ingreso. - Entregas de dotación. • Preparación y respuesta ante emergencias La organización asegura la preparación ante situaciones de emergencia, para garantizar la seguridad de las personas, los bienes, la comunidad y el medio ambiente, que se puedan presentar y estipula criterios de respuesta y actuación documentados en el Manual de Medidas de Evacuación Médica –MEDEVAC, a través de la implementación de las directrices consignadas en el “Plan de Emergencias”. La empresa cuenta con un Plan de atención de Emergencias, donde se establecen los criterios para la atención y procedimientos, en caso de presentarse un evento que altere las operaciones normales. Se observan los registros de conformación de brigadas, donde se incluyen los brigadistas y se define la estructura interna del cuerpo de atención de emergencias. Se observan registros de actividades de entrenamiento de brigadas y los registros de simulacros, así mismo se observa el informe de simulacro. Para las actividades de campo se observaron los equipos necesarios para la atención de emergencias. • Entrenamiento, sensibilización y Competencia La formación y el entrenamiento de los trabajadores están enfocados al cumplimiento de objetivos y metas de la empresa. Se busca principalmente el desarrollo continuo de la capacitación y el crecimiento personal y profesional del personal. El punto inicial del proceso es la identificación de necesidades de capacitación y entrenamiento, lo cual se detalla en el PROGRAMA DE CAPACITACIÓN donde se identifican las necesidades de capacitación por cada cargo y se tienen registros de asistencias a las capacitaciones realizadas. Buscando la concienciación de cada trabajador en relación con la importancia de sus actividades en el logro de los Objetivos, la Política y el SIG, se realizan inducciones al personal nuevo sobre el SIG, las metas y aspectos inherentes a la gestión de personal; anualmente, se realiza reinducción al personal de la compañía y/o en una menor frecuencia en el caso específico que se requiera. • Seguimiento y Medición Con el fin de asegurar la implementación de los controles operaciones la empresa hace medición sobre los objetivos del sistema mediante los indicadores de gestión, de igual manera realiza mediciones higiénicas con el fin de controlar las áreas o ambientes de trabajo donde se ejecutan las actividades. • Evaluación de la conformidad Se hacen encuestas de satisfacción, seguimiento a quejas, peticiones o reclamos, con el fin de garantizar la satisfacción del cliente y mantener la buena imagen corporativa, de igual manera se hace seguimiento y control a los equipos y herramientas de la compañía. • Auditoria Interna Las auditorias se llevan a cabo para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del Sistema Integrado de Gestión. Los hallazgos de la Auditoria se utilizan para evaluar la eficacia del Sistema y para identificar oportunidades de mejora. Se observo el PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS código VIG-P-003 versión 1 de fecha 29 de enero de 2013, donde se determinó que Se debe programar como mínimo un ciclo de auditoría anual, que cubra todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión o la totalidad de los numerales de las normas implementadas (ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001), de manera individual o integrada. Se observa el programa de auditorías establecido, donde se definen las fechas de ejecución de las mismas para los procesos de la organización y contratos, así mismo se establecen las fechas para la realización de las auditorías externas. El programa de auditoría se ha planificado, establecido, implementado y mantenido por la organización, con base en los Seguimiento y medición: resultados de las valoraciones de riesgo de las actividades de la organización, y en los resultados de las auditorias previas. Se observó: - PROGRAMA AUDITORIAS - PLAN DE AUDITORÍA. - INFORME AUDITORÍA INTERNA. - ACCIONES CORRECTIVAS - EVALUACIÓN DE AUDITOR INTERNO. Se observó el último informe de auditoría interna para el ciclo 2016 donde se incluyeron todos los procesos y los numerales requeridos por las normas; se identificaron 2 no conformidades, para las cuales se pudo observar le plan de acción definido con análisis de causas, corrección y plan de acción. • Manejo de las No Conformidades (incluyendo investigación de incidentes) Se observan los planes de accion para las no conformidades identificadas, asi como los planes de accion para los resultados que no cumplen las expectatvas de la organización. Se observó el procedimiento de investigación de accidentes, este contempla los criterios definidos por la organización y la ley. Se observa el certificado de accidentalidad de la ARL SURA de fecha 14 de febrero donde se registra que del día 1 de enero de 2016 a 14 de febrero de 2017 no se han presentado accidentes. • Acciones de mejora correctivas y preventivas A partir de los hallazgos de la auditoria interna, de las encuestas de satisfacción, de los aportes y participación del personal, de las peticiones quejas y reclamos, de la ejecución diaria de actividades, surgen acciones de mejora que se registran en su respectivo formato con el fin de realizarles el seguimiento posterior. A partir de los indicadores de gestión y de la revisión por la dirección se han implementado acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, la conservación del medio ambiente, la satisfacción del cliente y la conformidad en cada una de las actividades que se realizan. Se observaron los planes de acción para las oportunidades de mejora establecidas por la organización a partir de los resultados de la última auditoria externa. Se realizó seguimiento a los planes de acción y se observa eficacia en las acciones implementadas. Mejora: • Revisión por la Dirección La Gerencia anualmente, revisa y concluye sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado y de sus resultados, como se explica en el VIG-P-007 “PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN”, al final de este periodo se definen las directrices para establecer el plan general de Gestión Integral para el siguiente periodo. La alta dirección ha revisado el sistema de gestión integrado de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión ha incluido la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión integrado, incluyendo las políticas y los objetivos del Sistema Integrado. La última Revisión por la Dirección se revisó todos los aspectos referidos en el Procedimiento con sus respectivos análisis y acciones a desarrollar para cada temática. Se observa el informe de revisión por la dirección para el ciclo 2016. Recomendación de Fase 1 es: FALSO Continuar con fase 2 FALSO NO Continuar con fase 2 Fortalezas No Aplica VERDADERO No Aplica No Conformidades NCR 1: 4.2.3 (numeral de la norma) Area: (Proceso) NORMA(s): ISO 9001:2008 GESTIÓN HSEQ Clasificación: MENOR Descripción: Se observó publicada en las instalaciones de la empresa la política Integrada HSEQ, la visión y los objetivos del sistema en versiones diferentes a las actuales del manual del SGI código VIGM-001 versión 2, lo cual permite o propicia el uso no intencionado de documentos obsoletos en la organización y va en contra de los direccionamientos definidos por la norma ISO 9001:2008 numeral 4.2.3 literales b, d y g y lo definido por la organización en el PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS código VIP-P-001. NCR 2: 8.5.2 (numeral de la norma) Area: (Proceso) NORMA(s): ISO 9001:2008 GESTIÓN HSEQ Clasificación: MENOR Descripción: Se observó que para la no conformidad del proceso de compras identificada en la auditoria interna y derivada de la ausencia de registros que demuestren el control y la revaluación de los proveedores de la organización, no se dio cumplimiento al plan de acción de fecha 12 de diciembre de 2016, de igual manera la no conformidad es recurrente ya que la misma se identificó en la auditoria externa de fecha 19 de febrero de 2016, por lo tanto el plan de acción propuesto no fue eficaz, incumpliendo lo definido en el numeral 8.5.2 de la norma ISO 9001:2008. 5.6.2 4.6 NCR 3: (numeral de la norma) Area: (Proceso) NORMA(s): ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 GESTIÓN ESTRATEGICA Clasificación: MENOR Descripción: Se observa que en el último informe de revisión por la dirección de fecha 10 de enero de 2017 no se incluyó para la revisión los elementos, las acciones de seguimiento de las revisiones previas, desempeño ambiental, desempeño en S y SO, evaluación de cumplimiento legal, comunicación con las partes externas interesadas, resultados de participación y consulta, estado de la investigación de accidentes, incumpliendo los requisitos definidos por las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. NCR 4: 7.4 (numeral de la norma) Area: (Proceso) NORMA(s): ISO 9001:2008 COMPRAS Clasificación: MAYOR Descripción: No se observan los registros de selección de proveedores para AGUAS MANA, COMERCIALIZADORA RODRÍGUEZ GONZÁLEZ Y DESCONT LTDA. Así mismo no se observan los certificados de apoyo tales como licencia de prestador de servicios en salud ocupacional y de habilitación de prestación de servicios (secretaria salud) para la IPS ASSERO LTDA; el listado de proveedores código VIG-022 de fecha 4 de agosto de 2015 se encuentra desactualizado, no se observaron los proveedores AGUAS MANA, COMERCIALIZADORA RODRÍGUEZ GONZÁLEZ Y DESCONT. No se observa que se realicen las requisiciones de materiales código VIG-024 para las compras realizadas durante el año 2017; no se observa la revaluación de proveedores de DESCONT Y AGUAS MANA (proveedores críticos) incumpliendo lo descrito en el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS código VIG-P-008 versión 1 y lo requerido por la norma ISO 9001:2008 numeral 7.4 NCR 5: 4.4.6 (numeral de la norma) Area: (Proceso) Clasificación: NORMA(s): OHSAS 18001:2007 GESTIÓN HSEQ MENOR En la visita de campo, la revisión de las actividades y entrevista con el personal se observó que no se controlan adecuadamente las actividades y riesgos inherentes en la realización de las labores incumpliendo lo descrito en la norma OHSAS 18001:2007 y los controles definidos en la matriz de peligros y riesgos de la empresa; se observan las siguientes fallas de control: Descripción: NCR 6: (numeral de la norma) Area: (Proceso) Clasificación: Descripción: - Extintores altura superior a 1.5 (NTC 2885). - Clasificación inadecuada de residuos en el punto ecológico de la oficina. - No se cuenta con Kit derrames para atención de eventos ambientales. - No se observa Punto ecológico de taller. - No se observan hojas de seguridad para los productos tales como gas, oxigeno, pinturas, presenten en el taller de la empresa. - Se observan los cilindros de gas y oxigeno sin asegurar. - Se observaron productos químicos sin identificar. - Se observan tomacorrientes dañados en el taller. - Se observó que la caja de breaker no cuenta con protección. NORMA(s): Las no conformidades de este informe, serán tratadas mediante el proceso de acciones correctivas de la Organización, de acuerdo con los requisitos relevantes de la norma auditada; con acciones que prevengan su repetición y conservando registros completos de las mismas. NOTA Las acciones correctivas para tratar las no conformidades mayores identificadas, serán llevadas a la práctica de manera inmediata y se notificará a Bureau Veritas Certification de dichas acciones, en un plazo de 30 días. Nuestro auditor podrá llevar a cabo una auditoría extraordinaria en un plazo de 90 días para confirmar las acciones tomadas, evaluar su eficacia y determinar si la certificación puede ser concedida o mantenida. La Organización hará llegar a BV Certification un Plan de Acciones Correctivas para tratar las no conformidades menores identificadas, este Plan será llevado a la práctica por la Organización que mantendrá registros con evidencias de ello. La respuesta a las no conformidades puede ser enviadas bien sea mediante documentos en soporte papel o en soporte electrónico (preferentemente), utilizando el formato de No conformidad incluido en el informe. Esta información deber ser enviado al correo documentacion.bvc@co.bureauveritas.com con copia al Auditor Líder. NO CONFORMIDADES En la próxima auditoría programada, el equipo auditor de BV Certification realizará el seguimiento de todas las no conformidades identificadas previamente, para confirmar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. La revisión de no conformidades se realiza a través una revisión de oficina. Sin embargo, dependiendo de la severidad de los hallazgos, el auditor puede realizar una auditoría de seguimiento para confirmar las acciones tomadas, evaluar su efectividad y determinar si se recomienda otorgar la certificación o su continuidad, según corresponda. Es recomendable que el cliente provea de una respuesta temprana a fin de que haya tiempo para revisiones adicionales en caso de ser necesarias. Para recertificaciones, el plazo para el tratamiento de no conformidades será definido por el líder del equipo auditor a fin de que las acciones correctivas sean implementadas previo al vencimiento del certificado. b. Contenido previsto de la respuesta La respuesta del cliente ante una NC debe ser revisada por el líder del equipo auditor en tres partes: corrección, análisis de causa raíz y acciones correctivas. Corrección Asegurarse de que la corrección responda a la pregunta “¿Es este un caso aislado o no?”, en otras palabras “¿Hay algún riesgo de que esto pueda volver a ocurrir en los otros sitios / departamentos?”. Análisis de Causa Raíz Asegúrese de que la causa raíz responda la pregunta “¿Qué aspecto del sistema tuvo que fallar para que el problema ocurra?”. Acción Correctiva 1. La acción correctiva o el plan de acción correctivo tratan la/s causa/s raíz/raíces determinada/s en el análisis de causa raíz. De no haber definido una verdadera causa raíz no podrá prevenir la repetición del problema. 2. Para poder ser aceptado, el plan debe incluir: - acciones para tratar la o las causas raíz. -identificación de los responsable por las acciones -un cronograma (con fechas) para su implementación -siempre debe incluir un “cambio” en el sistema. Capacitación y/o la publicación de un boletín, generalmente no son cambios en el sistema. Observaciones: No Aplica Oportunidades de mejora: No Aplica Uso del Logo: El logo de Bureau Veritas se está usando de manera adecuada, cumpliendo los lineamientos descritos en el manual de uso de la marca de certificación de BV, se observan los colores, normas certificadas y números de certificados en la marca de certificación. Se observa la marca de certificación en cartas y comunicados oficiales, así como en publicidad de la organización. Incertidumbre / Obstáculos que podrían afectar la No se presentaron incertidumbres ni obstáculos que puedan afectar la confiabilidad de las confiabilidad de las conclusiones de la Auditoría. conclusiones de la auditoria: Opiniones divergentes (discrepancias) sin resolverentre el Equipo Auditor y el Auditado: No se presentaron opiniones divergentes ni discrepancias sin resolver entre el auditor y los auditados durante el proceso de auditoría. Actividades de La próxima actividad de seguimiento se deberá realizar antes de un año (2018) con el fin de seguimiento acordadas: cumplir la visita de seguimientp del ciclo de auditoria explicado en la reunión de apertura. Conclusiones: • Se ha demostrado la conformidad de la documentación del Sistema de Gestión, con los requisitos de la norma auditada y dicha documentación proporciona estructura suficiente para apoyar la implantación y mantenimiento del sistema de gestión, • La Organización ha demostrado la efectiva implantación y mantenimiento / mejora de su Sistema de Gestión. • La Organización ha demostrado el establecimiento y seguimiento de adecuados objetivos y metas clave de desempeño, y ha realizado el seguimiento del progreso hacia su consecución. • El programa de auditorías internas ha sido implantado en su totalidad y demuestra su eficacia como herramienta para mantener y mejorar el Sistema de Gestión. • A través del proceso de auditoría, se ha demostrado la total conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos de la norma auditada. El Equipo Auditor ha realizado una auditoría basada en los procesos, centrada en los aspectos/riesgos significativos y objetivos requeridos por la(s) norma(s). La metodología de auditoría empleada ha consistido en entrevistas, observación de actuaciones, muestreo de las actividades y revisión de documentos y registros. El desarrollo de la auditoría se realizó de acuerdo al plan de auditoría y a la matriz de procesos auditados incluidos en los apéndices de este informe resumen de auditoría. Recomendaciones: El equipo auditor llega a la conclusión de que la Organización ha establecido y mantenido su sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la(s) norma(s) y ha demostrado la capacidad del sistema para lograr que se cumplan los requisitos para los productos y/o servicios incluidos en el alcance, así como la política y los objetivos de la Organización. Por lo tanto, el equipo de auditoría, basado en los resultados de esta auditoría y el estado de desarrollo y madurez demostrado del Sistema, recomienda que la certificación de este Sistema de Gestión sea: Tramitada FALSO Tramitada, sujeta a un plan de acciones correctivas satisfactorias Mantenida. Mantenida, sujeta a un plan de acciones correctivas satisfactorias. FALSO VERDADERO Suspendida hasta que se completen unas acciones correctivas satifactorias. FALSO Retirada, (se recuerda a la Organización el Procedimiento de Apelaciones definido en las Condiciones de Contrato) FALSO